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1. OBJETO Describir el proceso de planeación, análisis y elaboración de propuestas; así como las diversas actividades de control y seguimiento descritos en el presente documento, propios del proceso que conlleven a la presentación de propuestas ganadoras. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la elaboración, control y seguimiento, sobre los procesos básicos definidos dentro de la gestión del área, teniendo como principal producto la elaboración de propuestas ganadoras. 3. DEFINICIONES Propuestas: Son los documentos presentados por MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. para las Invitaciones, Convocatorias, Concursos y/o Licitaciones. Invitación, Convocatoria, Concurso y/o Licitación: La clasificación de invitación, convocatoria y concurso y licitación se establece de acuerdo con el monto de la propuesta, es decir, la diferencia entre estos propuestas radica en el presupuesto contratado, el cual depende del Cliente Contratante que la esté ofreciendo, siendo de menor a mayor valor como sigue: invitación directa, convocatoria, concurso público (solo para consultorías). La licitación pública es la de máximo valor. Licitación pública: La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública. Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento. Esta modalidad aplica para la contratación de Obra. Selección abreviada: La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. a. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de
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su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. La contratación de menor cuantía. Se entenderá por menor cuantía los valores determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales. La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto; en cuyo caso la entidad deberá iniciar la selección abreviada dentro de los cuatro meses siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial. h. Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamiento violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
Concurso de méritos: Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este ultimo caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso. Esta modalidad aplica para la contratación de Interventoria. Contratación directa: La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos: a. Urgencia manifiesta; b. Contratación de empréstitos; c. Contratos interadministrativos d. La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa que necesiten reserva para su adquisición. e. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. f. Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las leyes 550
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de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público. g. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. h. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. El arrendamiento o adquisición de inmuebles Borrador: Es el primer estado del proceso de contratación con participación pública (Licitación y Contratación Directa de Menor Cuantía). Incluye una documentación en Borrador de los términos de referencia que se va a exigir para la contratación de un bien o servicio. Se denomina Borrador porque una vez puesto en conocimiento de la ciudadanía, puede ser modificado las veces que sea necesario, el objetivo es no atentar contra los derechos de la ciudadanía y hacer cumplir las obligaciones del Estado de preservar el recurso público. Borrador descartado: Si una vez manifestada la intención de contratar, es decir publicado el Borrador de los términos de referencia, la entidad decide no iniciar el proceso por carencia de recursos o modificaciones considerables en los términos de referencia (o algún otro motivo), producto de la validación con el público, se da lugar al estado de borrador descartado. Sólo un proceso en estado borrador puede ser borrador descartado. Convocado: Es el estado que representa que el proceso de contratación se abre al público y que se tiene la posibilidad de presentar ofertas, ser evaluado y seleccionado, según unos términos de referencia definidos. Terminado anormalmente después de convocado: Es un estado de proceso que se utiliza para aquellos casos en que una vez abierta la convocatoria la entidad decide abortar el proceso. Cuando el proceso es oficialmente abierto al público (Convocado) la ley obliga a que se especifique la fecha y el motivo de terminación. A diferencia del estado borrador descartado en que no se exige justificación. Adjudicado: Este estado se refiere al momento del proceso en el que se han seleccionado los proponentes favorecidos para llevar a cabo el objeto por el cual se realizó el proceso. Celebrado: Este estado aplica a cualquier tipo de proceso, porque incluye toda la información de los contratos celebrados que se hayan originado de un proceso de contratación, independientemente del proceso de contratación que se haya llevado a cabo.
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Liquidado/ terminado sin liquidar normal: Hace referencia al momento en que se termina un contrato que ha sido Celebrado satisfactoriamente (normalmente) cumpliendo el tiempo establecido sin inconvenientes de ninguna de las partes. No obstante, existen algunos contratos que por sus características deben ser Liquidados (artículo 60 de la Ley 80 de 1993) y otros que no requieren dicha formalidad los cuales se pueden dar por terminados sin liquidar. Liquidado/ terminado sin liquidar a normal: Hace referencia al momento en que se termina un contrato que ha sido celebrado, pero en el cual no se cumple con el objeto contractual que dio lugar al acuerdo entre las partes. Es decir, aquellos casos en que por algún motivo no fue posible dar cumplimiento a lo establecido en el contrato. Pliegos de Condiciones: Son los documentos que establecen las reglas de participación en un concurso público; estos aplican para las interventorías y las consultorías R: Responsable de una actividad. DGC: Director de Gestión Comercial PGC: Profesional de Gestión Comercial AGC: Auxiliar de Gestión Comercial 4. DESCRIPCIÓN 4.1 BÚSQUEDA Y CONSECUCIÓN DE OPORTUNIDADES DE NEGOCIO MAB INGENIERÍA DE VALOR S.A., realiza la consecución de oportunidades de negocio mediante la búsqueda de procesos de contratación en las diferentes modalidades (concursos, convocatorias o invitaciones de Consultoría en las diferentes Entidades Estatales y Privadas, en las cuales la Empresa pueda participar) por medio de la consulta de páginas WEB (www.contratos.gov.co, contratación a la vista, http://www.setcon.com.co/, entre otras), invitaciones y publicaciones en periódicos y prensa. Una vez detectada la posible oportunidad, se listan en el FR-GC-09-07 Control de búsqueda y seguimiento de procesos en estudio, en donde se identifican principalmente: Entidad, el No. proceso, objeto, , fechas importantes, presupuesto, plazo y observaciones en caso de ser necesarias. La Búsqueda y seguimiento del proceso se realiza diariamente; como evidencia se llevara el seguimiento por medio de una aplicación tecnológica de propiedad exclusiva de Gestión Comercial, la cual realiza un seguimiento continuo automático, y notifica el cambio en el proceso (R: PGC).
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Posteriormente se realiza una preselección inicial de las posibles oportunidades registradas en el FR-GC-09-07 Control de búsqueda y seguimiento de procesos en estudio según criterio de aprobación (si/no), por su facturación mensual, zona y experiencia, la cual es socializada con el equipo de Gestión Comercial. (R: DGC). Además de la búsqueda de nuevos procesos de contratación, se realiza la búsqueda de nuevos clientes e inscripción en las bases de proveedores, para la aplicación a propuestas en nuevos mercados. (R: DGC)
4.2 CONSULTA PRELIMINAR, CONTRATACIÓN
REVISIÓN
Y
ANÁLISIS
DE
PROCESOS
DE
Se registra la consulta y análisis de los pliegos de condiciones en el FR-GC-09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas (R: DGC y PGC), de cada uno de los procesos aprobados listados en el FR-GC-09-07 Control de búsqueda y seguimiento de procesos en estudio, con el cual se autoriza la presentación de las propuestas, mediante firma del DGC y en los casos donde los presupuestos sean muy ajustados o condiciones específicas que puedan generar riesgos se considera la firma del Gerente. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.
Descripción general de la propuesta. Fechas importantes. Valor de los Términos. Legales y reglamentarios. Requisitos de Experiencia exigida a la firma. Aspectos o requerimientos financieros exigidos a la firma. Personal solicitado. Criterios de desempate Observaciones a los requerimientos Aspectos relevantes del cliente para la ejecución del contrato (forma de pago)
Esta información se presenta ante el DGC para que este evalúe sí está en capacidad de cumplir, en caso de no poder cumplir con estos requerimientos, es necesario contemplar la posibilidad de conformar un consorcio o una unión temporal con una o varias empresas, siempre y cuando se conserven los lineamientos, principios, políticas y objetivos de la empresa; en caso de no cumplirse estas expectativas y requisitos, se dará por terminado este procedimiento.
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Para aquellas propuestas aprobadas, se creará una carpeta en medio magnético, en donde se descargue la información, para su presentación. (R: PGC, AGC) Aprobación de presentación de propuestas sujetos a ciertas condiciones: Si en el FR-GC-09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas se ha definido la necesidad de socios para la presentación de la propuesta, se realizará la búsqueda de alianzas estratégicas de acuerdo a las necesidades (R: DGC y PGC), y la aprobación de los aliados es definida por la Gerencia. El manejo, socialización (informar sobre el avance de las propuestas donde han sido involucrados) y necesidades de información de los socios, de las propuestas que se presentan se realizara por medio del DGC. En caso de ser alianzas nuevas a las preexistentes se deberá contar con la aprobación del Gerente, la cual se entenderá cumplida con la firma del Acuerdo Consorcial en la Propuesta. En los casos, donde se haya definido la necesidad de realización de cambios en el pliego para su presentación, se deberán redactar las observaciones necesarias (R: PGC y DGC) Cuando sea necesario se consultará la asesoría del abogado, para una mayor eficacia.
Es de anotar que al FR-GC-09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas se deben anexar las adendas publicadas por el cliente, de tal forma que se mantenga actualizada la información requerida y fundamentalmente la fecha de cierre de la propuesta. (R: AGC y PGC).
4.3 PLANIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DE PROPUESTAS Para la elaboración de las propuestas se diligenciará el FR-GC-09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas, donde se relacionan las condiciones y documentos requeridos en el pliego de condiciones. En este se establecerá el responsable y el plazo máximo para aportar los documentos o realizar la actividad. Posteriormente se debe realizar la elaboración de formatos definidos por el cliente y/o recopilación de documentos jurídicos, legales y financieros, documentos técnicos, documentos del personal profesional a presentar (R: DGC, PGC, AGC); elaboración de enfoques, metodologías, organigramas y/o planes de calidad, elaboración de presupuestos (R: DGC).
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La elaboración de la propuesta está basada en costos reales de operación y ajustada al presupuesto oficial de cada proyecto (sí éste se conoce); esta siempre debe ir firmada por el Representante Legal, y en caso que no se especifique el factor multiplicador dentro del formato de presentación de la propuesta económica se debe anexar a la misma (siempre y cuando no haya limitación en los pliegos de condiciones). De acuerdo al tipo de propuesta aplicaran todos o algunos de los documentos anteriormente mencionados. Para el caso de las hojas de vida solicitadas, se aplicará el PD-AQ-12 Procedimiento Recursos Humanos Las hojas de vida son analizadas y seleccionadas, para finalmente contactar a los respectivos profesionales ejecutando los diferentes trámites que sean necesarios para el cumplimiento de los requisitos del pliego. (R: DGC, PGC, AGC). Reuniones Se establece la realización de reuniones periódicas, por citación del DGC o por definición de la Gerencia, en estas participarán las personas se encuentran relacionadas dentro de la planificación de la propuesta FR-GC-09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas; las decisiones de dicha reunión se registran en el FR-AQ-03-02 Acta de Reunión. Casos específicos Con respecto a los presupuestos en donde el cliente realice la calificación por formula sobre la propuesta económica, se realizará el análisis respectivo de la formula. (R: DGC) Para los casos en los cuales el cliente, no defina pliegos de condiciones como son invitaciones privadas, el DGC armará el propuesta de acuerdo a los documentos que considere pertinentes para presentar, por lo cual no realizará el FR-GC-09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas, sino que presentará la versión final de la propuesta ante el Gerente el cual dará la aprobación con las firmas de la carta de remisión y la propuesta económica.
4.4 REVISIÓN Y ENTREGA DE LAS PROPUESTAS
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La revisión y verificación inicial de la propuesta se realizará en medio físico, teniendo como base el pliego de condiciones, esto con el fin de chequear los documentos y condiciones requeridas. Como evidencia de la revisión realizada se realizaran las respectivas observaciones que serán consignadas en el formato FR-GC-09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas (R: DGC, PGC), las cuales serán subsanadas por la persona encargada de la propuesta. Una vez subsanadas las observaciones detectadas en la primera revisión, el personal definido por la Gerencia procederá a realizar la revisión final, con el fin de verificar el cumplimiento total de los requerimientos realizados por el cliente para la presentación de la propuesta. Las observaciones de esta última verificación se registraran en el FR-GC09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas. Sí de esta revisión se determina que la propuesta se encuentra conforme se deben sacar las copias que requiera la entidad Contratante y la copia escaneada para MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. Posteriormente se organizará el contenido de cada uno de los sobres de la propuesta (original, copias y económica), así como los medios magnéticos requeridos por el cliente. Previo al cierre de los sobres, el DGC o el PGC, aprobará el envío de la propuesta cuando este haya verificado cada uno de los requisitos de presentación y entrega. La propuesta se debe entregar dentro de los plazos establecidos por el cliente, teniendo en cuenta previamente el lugar, fecha y hora de cierre. Cuando se trate de una propuesta que debe entregarse fuera de la ciudad de Bogotá, el DGC se encargará de contactar a una persona, para la realización de esta actividad.
4.5 SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE PROPUESTAS En la entrega y adjudicación de las propuestas (en aquellas donde la oferta económica sea objeto de evaluación), se hace necesario el diligenciamiento del FR-GC-09-04 Relación de proponentes con la siguiente información (Nombre del proponente, valor de la propuesta, observaciones y el numero de folios (si es el caso) o anexar el acta de cierre publicado por la Entidad. Una vez entregada la propuesta, el proceso correspondiente será incluido en el FR-GC09-07 Control de búsqueda y seguimiento de procesos en estudio, en donde se lleva el record de propuestas presentadas y el seguimiento a estas (fecha de cierre, fechas de
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publicación de evaluaciones, fechas máximas de presentación de subsanaciones solicitadas, fechas máximas de observaciones y fechas de audiencias de adjudicación). En los casos, que el cliente solicite subsanaciones, estás deberán entregarse en los plazos máximos establecidos. La realización de subsanaciones de acuerdo al grado de dificultad, serán consultadas al Abogado asesor (R: DGC, PGC) Al momento de publicación de la evaluación, se realizaran las observaciones pertinentes al informe de evaluación o a las propuestas de otros oferentes. (R: DGC Y PGC) Para la fecha establecida como audiencia de adjudicación, el DGC coordinara las personas que deben asistir al proceso. Finalizado el proceso de presentación, evaluación y adjudicación de la propuesta, se procederá a analizar los resultados obtenidos, con el fin de detectar debilidades, errores y fortalezas para así tomar las correspondientes acciones correctivas y/o preventivas que nos conlleven a la mejora continua de la gestión realizada. El registro de este análisis de evidenciará en el FR-GC-09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas. Contratos No Adjudicados Para el caso de los contratos no adjudicados, la información se guardará según el PDAQ-03 Procedimiento Control de documentos.
4.6 REVISIÓN DEL CONTRATO, LEGALIZACIÓN Y DEFINICIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO Previo a la firma del contrato se debe diligenciar el FR-GC-09-05 Control legalización contrato, para que el Gerente o quien este designe, posea la información necesaria para verificar las cláusulas del mismo. De esta revisión se debe concluir lo siguiente: 1 Requisitos Establecer si los requisitos expuestos en el contrato se encuentran claros para continuar con la revisión de los demás aspectos. Si se presentan diversas interpretaciones se hace necesario informar al cliente, con el fin de aclarar estos requisitos (debe quedar por escrito dentro del contrato).
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2 Diferencias Detectar las diferencias existentes entre lo exigido por el cliente y lo ofrecido por MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. en su propuesta, en caso de no existir diferencias se puede continuar con el procedimiento, pero en caso contrario se debe recurrir inmediatamente al cliente, con el fin de aclarar toda diferencia existente. Sí es el caso, se debe desarrollar una propuesta de mediación para llegar a un acuerdo siempre y cuando éste no vaya en contra de los intereses y principios de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A., lo cual debe quedar registrado por escrito dentro del contrato. Por último, el registro de satisfacción es la firma del contrato con lo cual se da por entendido el pleno conocimiento de los compromisos que asume MAB INGENIERIA DE VALOR S.A.
4.7 ANÁLISIS DE GESTIÓN De acuerdo a los lineamientos del sistema de gestión integral, se debe diligenciar el FRCG-09-06 Informe de gestión comercial, que se encuentra basado en las actividades realizadas durante el mes y las propuestas presentadas (R: DGC). Adicionalmente, el equipo de trabajo presenta solicitudes de cambio para el mejoramiento continuo de MAB.
5. ANEXOS FR-GC-09-01 Verificación, planificación y revisión de propuestas. FR-GC-09-04 Relación de proponentes FR-GC-09-05 Control legalización contrato FR-CG-09-06 Informe de gestión comercial. FR-GC-09-07 Control de búsqueda y seguimiento de procesos en estudio FR-AQ-03-02 Acta de reunión