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1. OBJETO Ejecutar y direccionar las tareas inherentes con la administración del recurso humano tales como contratación, capacitación, evaluación de desempeño, bienestar social, salud ocupacional, estudio de clima organizacional, entrenamiento y, todo ello para tener una organización competente con base en la educación, experiencia, formación y habilidades. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el personal que labora en MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Outdoor training: aprendizaje y entrenamiento experiencial, el cual busca el fortalecimiento de las habilidades, competencias y características del personal. OPAI: Observación para la prevención de accidentes e incidentes. SGI: Sistema de gestión integral RRHH: Recursos Humanos Evaluación 180°: Evaluación de desempeño laboral donde evalúan jefe inmediato y a sí mismo. 4. DESCRIPCIÓN 4.1 SELECCIÓN Y CONTRATACION MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. mediante el área de Recursos humanos establece, las políticas, programas, procedimientos y actividades que propenden por el bienestar y la calidad de vida laboral del personal de la organización.
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4.1.1 NECESIDAD DE PERSONAL Una vez a MAB INGENIERIA DE VALOR S.A, se le adjudique una propuesta e inicié su planificación, o requiera personal adicional para su organización es indispensable establecer las necesidades del cargo. Estas necesidades son presentadas a la Gerencia por el Director de Gestión Comercial, una vez aprobada dicha solicitud la Gerencia notificará al Director de Recursos Humanos la necesidad de personal del respectivo proyecto y cada Director deberá hacer entrega del FR-RH-12-05 Solicitud y/o vinculación de personal. Al igual para los proyectos que ya se encuentran en ejecución, el personal que se requiera será solicitado por el Gerente Técnico y/o Director de Interventoría a la Gerencia para la respectiva aprobación y dicha solicitud se registrará en el FR-RH-12-05 Solicitud y/o vinculación de personal. 4.1.2 BUSQUEDA DEL PERSONAL Identificadas las necesidades, se procede a la búsqueda del personal que cumpla el perfil de cargo y competencias requeridas por el cliente y/o definidas en el MF-RH-12-No. Manual de funciones y perfil de cargo. La búsqueda del personal se realiza de dos formas: Reclutamiento interno: Se informa a los colaboradores de MAB sobre las vacantes y se realiza un estudio de las hojas de vida junto con el Director de Interventoría. Reclutamiento externo: Esta se realiza por anuncios en internet, centros educativos, por recomendación del personal que se encuentra laborando en la empresa y se cuenta con los servicios de empresas especializadas en reclutamiento de personal. 4.1.3 SELECCIÓN DEL PERSONAL Una vez se presenta la necesidad de personal, el jefe inmediato diligencia el formato de Solicitud y/o Vinculación de Personal FR-RH-12-05 y lo envía al área de Recursos Humanos, el Profesional de Recursos Humanos preselecciona las hojas de vida calificadas para el cargo, valida conjuntamente con el Jefe Inmediato todo lo relacionado a su experiencia técnica y cita a entrevista a aquellas personas que cumplen con la totalidad del perfil, evaluará la idoneidad de los candidatos con base en su educación, experiencia, formación y habilidades, dicho registro se realizara en FR-RH-12-03 Entrevista de selección.
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Cabe anotar que para los perfiles que no se ajustan a los establecidos por la compañía en cuanto a experiencia y educación los cuales son solicitados por la entidad contratante se lleva a cabo la respectiva homologación. El área de Recursos Humanos cuenta con diez (10) días calendario para preseleccionar cargos básicos (auxiliares, analistas, profesionales recién egresados), realizar las entrevistas, la aplicación de las pruebas técnicas y psicotécnicas, las cuales dependen del cargo y quince (15) días calendario para la preselección de cargos Profesionales y Directivos (Residentes, Profesionales, Directores). Dentro del proceso de selección se debe realizar la Verificación de Referencias FR-RH-12-28. En los casos particulares, que la Gerencia realice el proceso de la entrevista no se diligenciara el FR-RH-12-03 Entrevista de selección. Se debe contar con el visto bueno para la contratación por parte de la Gerencia o del Director de Área o de Proyecto, según aplique. Una vez se tenga a la persona seleccionada se le envía por correo electrónico la remisión para realizarse exámenes médicos ocupacionales de acuerdo al Profesiograma, informando previamente esta novedad al centro médico mediante la respectiva orden. El estudio de seguridad se solicita a una empresa especializada dependiendo el cargo, en este estudio se realiza la verificación de antecedentes, visita domiciliaria, prueba de confiabilidad o polígrafo. Sin embargo para todo nuevo colaborador sin excepción se solicita la verificación de antecedentes. 4.1.4 CONTRATACION El Área de recursos humanos envía por correo electrónico el FR-RH-12-12 Vinculación Personal a la persona seleccionada y en este documento se describe la totalidad de documentación necesaria. El tiempo manejado para el proceso de contratación a nivel país es de ocho (8) días calendario. Los días definidos para contratación son únicamente los días Lunes y Martes de cada semana, salvo casos autorizados por la Gerencia General que se hará un día diferente. A continuación se relacionan las principales actividades que se desarrollan dentro del proceso:
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Recepción del formato Solicitud y/o Vinculación de Personal FR-RH-12-05, con los resultados de examen médico y proceso de selección si aplica. Solicitud al área de compras de los EPP de acuerdo al cargo. Validación de documentos (hoja de vida, certificados laborales, certificados de estudio, certificado de afiliación de EPS y AFP, documentos personales) Solicitud de elaboración de carnet corporativo. Solicitud al Residente de Sistemas de la creación del correo corporativo. Solicitud al área financiera de elaboración de carta para apertura de cuenta bancaria. Realización de las afiliaciones al sistema integrado de Seguridad Social de acuerdo a la legislación vigente. En caso de ser una nueva empresa o razón social, es necesario crear ante las diferentes entidades de seguridad social, dicha empresa. Elaboración del contrato laboral y respectiva firma por parte de la Gerencia y el nuevo colaborador. Así mismo se entrega a este el correspondiente MF-RH-12-No. Manual de funciones y perfil de cargo. Entrega al nuevo colaborador de las recomendaciones médicas obtenidas del examen médico de ingreso por parte del área QHSE. 4.2 INDUCCIÓN DE PERSONAL Como requisito para iniciar las respectivas actividades en cada uno de los cargos definidos por la organización, la población trabajadora cualquiera que sea su profesión o cargo que desempeñe, vinculados directamente, deberán asistir a la inducción, la cual será ejecutada por las áreas QHSE, Recursos Humanos, Compras, Financiera y Sistemas. Con respecto al personal que se encuentra en los proyectos fuera de Bogotá, se enviará la presentación de la inducción por correo electrónico, y se designará el personal idóneo para realizar esta actividad. La finalidad de la inducción es dar a conocer los estándares, programas, procedimientos y lineamientos de la organización en materia de QHSE y administrativas, para que sean entendidas y aplicadas en cada puesto de trabajo. Área Recursos Humanos Reglamento Interno de trabajo, Nivel jerárquico, Presentación con compañeros de la organización, Asignación o ubicación del lugar de trabajo, Carnetización, Capacitación y
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entrenamiento, Políticas de Bienestar, Entrega de Dotación, Manual de Funciones, Ausentismo Laboral, Incapacidades, Horario de trabajo, Caja de Compensación Familiar a la que pertenece, novedades de Nómina y medios de pago (Apertura cuenta de Nómina). Área QHSE Generalidades de la empresa, Reseña histórica, Alcance del sistema de gestión Integral, Misión, Visión, Política de gestión integral, Política de Alcoholismo, tabaquismo y farmacodependencia, Objetivos y Metas, Mapa de procesos, Interacción de procesos, Plan de Calidad, No conformidades, Auditorías internas, Indicadores de Gestión, Aspectos generales y legales en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, seguridad y salud en el trabajo, Accidente de Trabajo, incidente laboral, enfermedad laboral, reglamento de higiene y seguridad industrial, factores de riesgo y sus controles FR-SSMA-16-21 Notificación de riesgos para trabajadores, notificación de examen ocupacional de egreso, programa de vigilancia epidemiológica, funcionamiento del comité paritario de salud ocupacional, plan de emergencia, aspectos e impactos ambientales, procedimientos seguros para el desarrollo de la tarea, derechos y deberes del sistema general de riesgos profesionales, procedimiento de incidentes y accidentes, funcionamiento del comité de convivencia, brigada de emergencia, Uso de los EPP, Hoja de seguridad, manejo de residuos sólidos, uso eficiente de energía, uso eficiente de agua. Área de Compras Se explica el procedimiento de compras, solicitud de Elementos de Protección Personal, formato de requisición, órdenes de compras, funciones y responsabilidades del área. Área Sistemas Se brinda el conocimiento al nuevo colaborador respecto al procedimiento para ingresar al correo corporativo, el acceso al Sistema de Gestión Documental y las Políticas de Seguridad Informática. Área Financiera Manejo de caja menor, pago a proveedores, novedades de nómina, legalización de gastos. Área Técnica (Jefe Inmediato o par) Procedimientos y formatos aplicables al cargo.
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4.2.1 EVALUACION DE INDUCCION Una vez finalizada la inducción esta será evaluada con el FR-RH-12-17 Evaluación de Inducción, para cada sesión de inducción se realiza la retroalimentación, con el fin de que las dudas presentadas en la misma sean solucionadas y/o entendidas por la totalidad del personal de la organización. De esta actividad, se realiza un FR-SSMA-16-14 Análisis tendencial evaluaciones inducción y reinducción con el fin de determinar los planes de acción para dar cumplimiento a los planes estratégicos. 4.2.2 NOTIFICACION EXAMEN DE EGRESO En la inducción, se informa al personal sobre el tiempo legal que tiene una vez se retire de la compañía para realizarse el examen médico ocupacional de egreso, dicha comunicación se realizará por escrito en la carta de terminación de contrato o de aceptación de renuncia. 4.2.3. MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO Cada vez que se establezca un cargo nuevo, se debe adicionar y establecer el MF-RH12-No. Manual de funciones y perfil de cargo, esta actividad se debe realizar con el Gerente Técnico y/o Gerente General y/o Responsable del proyecto y/o proceso, con el fin de establecer educación, formación, experiencia y competencias para este nuevo cargo. Dentro del manual de funciones y perfiles se deben establecer las tareas que debe realizar el ocupante del mismo, periodicidad, además se especifica el perfil del cargo con base a educación, formación, experiencia, habilidades y competencias. 4.2.4 REINDUCCION Anualmente, se realizará el proceso de re inducción para la totalidad del personal, con el fin de evidenciar el entendimiento del sistema de gestión de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. Esta actividad se registra en el FR-RH-12-10 Evaluación de reinducción
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De esta actividad, se realiza un FR-SSMA-16-14 Análisis tendencial evaluaciones inducción y reinducción con el fin de determinar los planes de acción para dar cumplimiento a los planes estratégicos. 4.3 EVALUACION DE DESEMPEÑO Para dicha evaluación se utilizara el FR-RH-12-09 Evaluación del desempeño laboral, éste formato obedece a una evaluación bajo el modelo de 180°, donde cada individuo es evaluado por su jefe inmediato y adicionalmente realiza su autoevaluación. En estas evaluaciones se evalúan las competencias comportamentales y funcionales. Las competencias funcionales solo son evaluadas por el jefe inmediato. La frecuencia de la evaluación de desempeño es de 2 veces al año, para cada uno de los cargos, teniendo en cuenta que la evaluación se realizará al personal que tiene como mínimo 6 meses de labor en la organización. Finalmente se establecerán las generalidades de intervención al personal o plan de acción, de acuerdo a los resultados globales obtenidos y se llevará a cabo la intervención de los temas críticos principalmente mediante metodología OUTDOOR TRAINING. Con el fin de evaluar que el nuevo colaborador cumple con los requisitos exigidos para el cargo se realizará la evaluación de FR-RH-12-26 Periodo De Prueba, la cual se realiza antes del plazo fijado en el contrato individual de trabajo. Cabe mencionar que esta evaluación se realiza únicamente a las personas que inician un contrato por primera vez en la compañía y no han sido trasladados de otros proyectos, excepto si han estado desvinculados de la empresa durante más de 3 meses. 4.4 CLIMA ORGANIZACIONAL El área de recursos humanos propende porque cada uno de los colaboradores de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A., este mejor orientado, más satisfecho con su grupo de trabajo y comprometido; lo anterior, con el fin de obtener mejores resultados organizacionales bajo un esquema de calidad de vida laboral. Con el fin de medir el estado de las realidades psicolaborales, el personal que tiene como mínimo 4 meses de labor de la organización diligencia el FR-RH-12-08 Clima organizacional (en formulario web), en donde se busca identificar fortalezas y debilidades que se presentan a través de percepciones que el trabajador tiene de la
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estructura y de los procesos que ocurren en el medio laboral, además de la motivación y su comportamiento. Como resultado de esta medición anual, el Director de Recursos Humanos presenta a la Gerencia los resultados y planes de acción con el fin de intervenir el clima organizacional. 4.5 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO MAB INGENIERIA DE VALOR S.A., con el objetivo de aumentar las competencias de su personal establece y ejecuta el FR-RH-12-07 Cronograma de Actividades y Entrenamiento, dicho cronograma será resultado de las falencias evidenciadas en el procesos de selección, evaluación de desempeño, evaluación de clima organizacional, análisis de accidentalidad y las actividades QHSE que requieren del entrenamiento, sensibilización y divulgación, de igual forma el área de recursos humanos solicitará al personal realizar sugerencias en los distintos temas de capacitación las cuales podrán ser notificadas por correo electrónico o informadas verbalmente. En los casos que el cronograma sea modificado ya sea porque se adicionen actividades o se reprogramen, se cambiará la fecha de actualización. De otro modo, al momento de citar el personal a capacitación se tendrá en cuenta lo establecido en la MT-AQ-01-03 Matriz de entrenamiento por cargo. Toda capacitación deberá ser registrada mediante el FR-RH-12-06 Registro de Asistencia dicho registro será transcrito en la MT-AQ-01-05 Matriz de entrenamiento por trabajador con el fin de identificar el cumplimiento a la matriz. Una vez realizada la capacitación, esta se evalúa y los resultados se registran en el FRRH-12-22 Evaluación de capacitación, igualmente, en este formato se registra información sobre la eficacia y pertinencia de la capacitación, al igual que el grado de conocimiento adquirido. En el ítem de “contenido” se realizarán las preguntas que el capacitador consideré pertinentes (Máximo 3) las cuales suman un total de: 5 puntos. En los casos que el evaluado obtenga una calificación inferior a 3, este recibirá la retroalimentación para corregir y aclarar los temas, y se enviará vía correo electrónico nuevamente la presentación y el formato de evaluación para ser diligenciado por segunda vez. Igualmente, se registra la conformidad del trabajador con respecto al capacitador y elementos utilizados. Lo anterior, con el fin de realizar mejoras en este proceso. Con el fin de realizar una planeación y posterior seguimiento q esta actividad se cuenta con el PR-SSMA-16-03 Programas de gestión actividades y entrenamiento.
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4.6 AUSENTISMO LABORAL El Director de Recursos Humanos llevará los índices de ausentismo laboral mensualmente, de acuerdo a esto cada vez que un funcionario se ausente de la organización deberá diligenciar el FR-RH-12-04 Ausentismo laboral. Los índices de ausentismo se tabularan en archivo magnético “ausentismo laboral” en el cual se precisa: tipo de ausencia (permiso personal, permiso médico, incapacidad por enfermedad general o por accidente de trabajo), horas, proyecto al cual pertenece, de tal modo se obtendrá la tasa global de ausentismo. Con el fin de controlar y hacer intervención a los casos de ausentismos laboral, se hará seguimiento de aquellas personas que presentan de manera reiterativa ausentismos laborales, de tal modo que se ejecutará un plan de acción en aras de disminuir el índice de ausentismo laboral. 4.7 EVALUACION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES SISOMA El Director de Recursos Humanos, llevará a cabo la evaluación de responsabilidades SISOMA una vez al año, al personal que como mínimo tiene 4 meses desarrollando labores en la organización y una vez realizado el entrenamiento pertinente, tal evaluación se realizará con el FR-SSMA-16-19 Evaluación funciones y responsabilidades SISOMA. Con el fin de afianzar este tema, anualmente se enviaran las funciones y responsabilidades SISOMA por niveles, se realizaran charlas de 5 minutos, se enviara la evaluación con las respuestas correctas y los resultados de las mismas. 4.8 BIENESTAR SOCIAL, MOTIVACIÓN, COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA. El Director de Recursos Humanos es responsable de proponer, implementar y evaluar programas tendientes al bienestar social, la motivación organizacional, el reconocimiento laboral, la difusión de planes, programas y proyectos corporativos.
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4.8.1 PLAN DE RECONOCIMIENTO Se busca brindar a los empleados reconocimiento por su trabajo, esfuerzo, compromiso e interés en la mejora continua, reporte de actos y condiciones inseguras. Para efectos de premiaciones y reconocimientos se hará seguimiento durante todo el año y al final de éste se brindará un obsequio. El cumplimiento a todos los aspectos resaltados a continuación dará lugar a la premiación de los empleados que cumplan con los mismos. El reconocimiento será seleccionado por el Gerente de la organización, excepto para los estudiantes de pregrado con un promedio superior a 4.0, dado que el premio es cancelar el monto económico equivalente al semestre del estudiante que alcance dicho promedio.
ACTIVIDADES DE RECONOCIMIENTO Período de reconocimientos Se realizarán seguimientos durante todo el año y la premiación se realizará a finalizar del mismo. Para el caso del reporte de las Tarjetas OPAI la premiación se realizará cada 2 meses. Controles de campo Inspecciones en el área para verificar cumplimiento de recomendaciones Auditorias Visitas gerenciales Revisión del cumplimiento de los compromisos adquiridos. Acciones implementadas. Reportes Como el trabajador logrará el objetivo
Conocimiento de la Política de Gestión integral. Conocimiento de la Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y definición de controles Identificación y reporte de actos inseguros, condiciones inseguras, informando a su Jefe inmediato y/o residente SISOMA del proyecto Participación en los simulacros de emergencia y ambientales. Desarrollo de charlas QHSE
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Desarrollo de mejoras en campo. Participación como capacitadores Informar y reportar Incidentes - Accidentes a tiempo. Proponer acciones preventivas Orden y limpieza en su área de trabajo. Utilización adecuado de los EPP Sugerencias y oportunidades de mejora Puntualidad en la entrega de la información para las estadísticas. Cumplimiento y participación en las inspecciones gerenciales. Asistencia del personal a todas las capacitaciones y entrenamientos programados. Estadísticas de ausentismo laboral. Estudiantes de pregrado con un promedio superior a 4.0 Participar activamente en la detección de actos y condiciones inseguras, registradas en el FR-SSMA-16-02 Tarjeta OPAI. Evaluar los trabajadores durante el desempeño de sus labores y reconocer las metas alcanzadas en MAB INGENIERÍA DE VALOR S.A. Participar activamente con propuestas y/o observaciones, para el mejoramiento continuo de la organización. Participación de la totalidad de actividades ejecutadas durante el año. Participación en los comités implementados en la organización. Participar activamente en la campaña Cuida a tu amigo
4.8.2. BIENESTAR SOCIAL El programa de bienestar PR-SSMA-16-03 Programas de gestión bienestar social propende por generar actividades sociales con el fin de generar un ambiente ameno, acogedor y participativo dentro de la organización, para esto realizará y brindara el espacio para la celebración de eventos tales como:
Se ejecutaran actividades a lo largo del año, mediante OUTDOOR TRAINING Celebración de la fiesta institucional por aniversario de la Compañía Celebración de fechas especiales tales como de cumpleaños, Día de la Mujer, Día de la madre, Día de las profesiones, Fiesta de los niños en el mes de Octubre y fiesta de disfraces para los empleados. Baby shower, obsequio de Grado, regalos de bodas, entre otros. Actividades de integración y esparcimiento fin de año: en la fecha que la gerencia designe se realizará el evento de fin de año, para este evento la gerencia designará
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los obsequios que considere pertinentes y convocará al personal de la organización para celebrar socialmente el cierre de actividades del año. Adicional a las anteriormente mencionadas, existen otras políticas de Bienestar para sus colaboradores:
Prima anual de Antigüedad: Por cada año de servicios se brinda una prima no prestacional equivalente a un porcentaje del salario mensual, comenzando con un 10% al año. Así las cosas, cada año, irá incrementando el porcentaje y por ende el valor de la prima. Este reconocimiento se realiza dos veces al año, en los meses de Enero y Julio. Para aplicar a la prima se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: La prima es por año cumplido, es decir no se otorga parcialmente. El tiempo laborado en los diferentes consorcios debe ser continuo. Entre contrato y contrato no puede haber más de (1) un día de interrupción. Auxilio Educativo en Pregrado: Para los colaboradores que se encuentran en Pregrado y acumulen un promedio en el semestre superior a 4.0, podrán acceder al beneficio del pago del 100% del valor del semestre. Esta solicitud debe ser presentada al área de Recursos Humanos, adjuntando carta, sábana de notas y la copia de la orden de matrícula, con la debida anticipación a fin de solicitar autorización por parte de la Gerencia General. Seguro de vida y Auxilio Funerario: Todo el personal activo cuenta con una póliza de vida equivalente a $40.000.000.oo, más un auxilio funerario correspondiente al 10% de dicha póliza. El nuevo colaborador ingresa a la póliza colectiva una vez haga entrega del formulario debidamente diligenciado con firma y huella al Área de Recursos Humanos, quien se encargará de radicarla en la Aseguradora. La persona pierde automáticamente el derecho en el momento de retirarse de la Compañía. Día Libre de Cumpleaños: Como otra política de bienestar está dar un día libre de cumpleaños, el cual puede ser tomado a partir del siguiente día de cumpleaños y hasta 30 días después. Flex Day: Máximo 2 veces al mes el trabajador puede tener una jornada flexible, es decir, se le brinda la posibilidad de ingresar a las 6:00 am y salir a las 2:00 pm, sin tomar hora de almuerzo, con el fin de que pueda realizar sus diligencias personales sin tener que solicitar permiso en horario laboral. Esta solicitud debe estar autorizada
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por el Director del Área o Proyecto y entregado al Área de Recursos Humanos en el FR-RH-12-04 Ausentismo laboral. 4.8.3. PARTICIPACIÓN A continuación se relacionan las actividades en las cuales el trabajador puede participar activamente, con el fin de lograr el mejoramiento continuo de la organización.
Actividades de formación Detección de actos y condiciones inseguras (por medio del FR-SSMA-16-02 Tarjeta OPAI). Investigación de accidentes e incidentes, propuesta con respecto al mejoramiento continuo del sistema de gestión integral, inspecciones planeadas y no planeadas. Propuestas de mejora continúa para los diferentes lineamientos de la organización. Integrar los diferentes comités y grupos de la organización, para ello convocará, registrará y divulgará la conformación de los mismos, tales como: COPASO, COMITÉ DE CONVIVENCIA, BRIGADISTAS. Se realiza anualmente la evaluación de políticas, donde se solicita que el personal defina que actividades se deben mejorar en el sistema de gestión integral Proponer y revisar los peligros o impactos detectados en las labores que se desarrollan en la organización, según lo dispuesto en MT-AQ01-02 Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y definición de controles y MT-AQ-01-07 Identificación de aspectos e impactos ambientales.
Adicionalmente, en el correo corporativo del Director de Recursos Humanos se manifestaran solicitudes, quejas, reclamos, reporte de condición insegura y demás factores o actos que se quieran manifestar por parte de los trabajadores. 4.8.4 COMUNICACIÓN Y CONSULTA MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. ha establecido diferentes canales de comunicación por medio de los cuales emitirá la información institucional, para ello ha establecido en primera instancia la MT-RH-12-01 Matriz de comunicación en la que se define que se comunica, a quien se le comunica, como comunica y quien es el responsable de comunicar, de la misma manera se establece la forma, medios y/o canales a través de los cuales se llevará a cabo la comunicación dentro de la organización.
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De igual forma la empresa divulgará por medio de correos electrónicos, carteleras institucionales, reuniones gerenciales, reuniones de seguimiento y/o MAB CUENTA las diferentes actividades, cambios, convocatorias, información, y demás actividades de interés organizacional. Adicionalmente MAB INGENIERIA DE VALOR S.A., cuenta con un buzón y correo corporativo en el cual se reciben las sugerencias por parte de los colaboradores. Las sugerencias se presentan a la Gerencia, para dar respuesta a las mismas. 4.8.5 TOMA DE CONCIENCIA MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. realiza reuniones mensuales del sistema de gestión integral y reuniones periódicas con cada proyecto, en donde la Gerencia insiste en la toma de conciencia del personal para con el sistema de gestión. Igualmente se ha establecido que cada seis meses se realiza medición del aprendizaje con respecto a las actividades desarrolladas en la organización (capacitación y entrenamiento), por lo cual se diligencia FR-RH-12-11 Toma de conciencia a largo plazo. El resultado de esta evaluación se divulga al personal, con el fin de aclarar las respectivas dudas. 4.9 RESPONSABILIDAD SOCIAL Con el PR-SSMA-16-03 Programas de gestión responsabilidad social se busca desarrollo integral de los colaboradores, teniendo en cuenta actividades encaminadas desarrollo social de la población trabajadora, igualmente este programa contempla medición del desempeño por medio de indicadores que se evalúan cada semestre. En IN-RH-12-02 Instructivo responsabilidad social se describen los ítems que componen, al igual que la evaluación de los grupos de interés identificados en organización.
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4.10 RIESGO PSICOSOCIAL Esta evaluación se debe realizar una vez al año, al momento de realizar la medición se debe tener en cuenta que esta se realizara al personal que tiene como mínimo seis (6) meses de labor en la organización, pues el objetivo del PR-SSMA-16-03 Programas de gestión riesgo psicosocial es identificar los riesgos latentes a los cuales están expuestos los colaboradores de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. mejorando de esta
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forma las relaciones interpersonales, cultura organizacional, estilo de dirección, entre otros. En el IN-RH-12-01 Instructivo intervención de los factores de riesgo psicosocial se definen los parámetros de medición, según la legislación vigente. Como resultado de esta medición el Director de Recursos Humanos planteara un plan de acción, en busca del mejoramiento continuo de la organización. 4.11 DESVINCULACION DE PERSONAL Y ENTREGA PUESTO DE TRABAJO Cada vez que una persona se retira de la organización o cambia de proyecto, el trabajador deberá realizar la entrega formal de su puesto de trabajo, para ello deberá diligenciar el FR-RH-12-01 Acta de entrega puesto de trabajo, de igual forma deberá diligenciar el FR-RH-12-02 Paz y Salvo con el cual se certificará que el trabajador no tiene ningún asunto pendiente (de índole laboral o administrativo) con la organización, dichos documentos deberán reposar en la hoja de vida del extrabajador. En el momento de aceptar la renuncia o informar la terminación del contrato al trabajador, el Director de Recursos Humanos adicionalmente hace entrega del FR-RH-12-27 Entrevista de Retiro el cual debe ser diligenciado por el extrabajador. 4.12 DOTACIÓN El Director de Recursos Humanos entregará la dotación al personal que devengue hasta 2 SMMLV cada cuatro meses (abril 30, agosto 30 y diciembre 20 de cada año). En cuanto a la entrega de EPP, la Dirección de Recursos Humanos hace una solicitud inicial (Requisición) al área de compras de los elementos a entregar cuando ingresa un nuevo colaborador. Posteriormente la Dirección de Compras realizará las entregas periódicas de EPP en la medida que sean solicitados y deban ser reemplazados por deterioro. 4.13 INFORME DE GESTIÓN El Director de Recursos Humanos elaborará el FR-RH-12-14 Informe de Gestión Recursos Humanos dependiendo del cronograma de entrega de informe (establecido al inicio del año por el Director QHSE). En el cual se describirán las actividades realizadas durante el periodo correspondiente. Los incumplimientos en el proceso, se deben registrar
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en el FR-INT-07-01 Acciones de Mejoramiento. Estos informes y los soportes serán enviados al Director QHSE para su análisis. 5. ANEXOS FR-INT-07-01 Acciones de mejoramiento MF-RH-12-No. Manual de funciones y perfil de cargo FR-RH-12-01 Acta de Entrega de puesto de trabajo FR-RH-12-02 Paz y salvo FR-RH-12-03 Entrevista de selección FR-RH-12-04 Ausentismo Laboral FR-RH-12-05 Solicitud y/o vinculación de personal FR-RH-12-06 Registro de Asistencia FR-RH-12-07 Cronograma de actividades y entrenamiento FR-RH-12-08 Clima organizacional FR-RH-12-09 Evaluación del desempeño laboral FR-RH-12-10 Evaluación de reinducción FR-RH-12-11 Toma de conciencia a largo plazo FR-RH-12-12 Vinculación personal FR-RH-12-14 Informe de gestión Recursos Humanos FR-RH-12-17 Evaluación de inducción FR-RH-12-22 Evaluación de capacitación FR-RH-12-25 Carta examen de egreso MT-RH-12-01 Matriz de comunicación MT-AQ-01-03 Matriz de entrenamiento por cargo MT-AQ-01-05 Matriz de entrenamiento por trabajador FR-SSMA-16-21 Notificación de riesgos para trabajadores FR-SSMA-16-10 Suministro de dotación PR-SSMA-16-03 Programas de gestión capacitación y entrenamiento PR-SSMA-16-03 Programas de gestión riesgo psicosocial PR-SSMA-16-03 Programas de gestión responsabilidad social PR-SSMA-16-03 Programas de gestión bienestar social FR-RH-12-27 Entrevista de Retiro FR-RH-12-28Verificación de Referencias FR-RH-12-26 Periodo De Prueba