Código: MF-RH-12-24
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:
PROFESIONAL DE APOYO DIRECTOR DE INTERVENTORIA N.A.
Área a la que pertenece: Proceso al que pertenece:
TECNICA OPERATIVO
OBJETIVO
Realizar el manejo administrativo, financiero y legal de los proyectos asignados, con el fin de dar cumplir a los requerimientos de la entidad contratante
FUNCIONES
CONTRIBUCION INDIVIDUAL
FRECUENCIA
Entrega de información a especialistas para revisión (documentación contractual, diseños, estudios)
Antes de la firma del acta de inicio.
Preparar hojas de vida del personal de interventoría.
1 semana antes de la firma del acta.
Actividades preliminares a la firma del acta de inicio.
Trazabilidad de la correspondencia enviada y recibida.
Recibir y digitalizar la correspondencia enviada y recibida
Diario
Almacenar la documentación en el sistema de gestión documental y archivo físico
Diario
Elaborar y/o imprimir la correspondencia (seguimiento al proceso de radicación)
Diario
enviada
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Actualizar el archivo magnético actualizado de la información propia del proyecto
Semanal
Realizar backup de la información propia del proyecto
Semanal
Almacenamiento de la información
Diligenciar los documentos designados para las diferentes actividades (correspondencia, elaboración de informes, revisión de actas, control de documentos, control de Actualización del sistema de gestión integral que aplica a cada registros). uno de los proyectos Diligenciamiento de los formatos para el control y seguimiento del proyecto (control de registros, control entrega de documentación, listado maestro de documentos, contenido informe de interventoría). Resolver las inquietudes y necesidades del cliente
Seguimiento legal y financiero
Cuando se requiera
Al inicio y durante el plazo del contrato
Gestionar oportunamente los requerimientos del cliente.
Cuando se requiera
Diligenciar los documentos solicitados por la entidad contratante (acta de inicio, acta de suspensión, acta de liquidación, acta de reinicio, acta de prorroga / adición, acta de recibo definitivo, entre otras)
Cuando se requiera
Elaborar y realizar seguimiento al acta de costos de la interventoría.
Mensual
Levantar las actas de las reuniones de comité, reuniones con las ESP, y demás reuniones.
Cuando aplique
Revisar programa de inversión, desembolso, informe de inversión periódico y hacer seguimiento a la inversión.
Cuando se requiera
Elaboración de actas de pago de interventoría.
Mensual
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Elaboración y seguimiento balance financiero del contrato de interventoría.
Mensual
Realizar seguimiento al acta de pago del contratista y/o concesionario.
Mensual
Revisión de la forma de pago de los contratos (obra e 1 semana despúes del interventoría). acta del inicio. Seguimiento legal y financiero Verificar que la entidad contratante este amparada por las garantías contractuales (contratista - interventoría)
Periódicamente
Realizar control financiero de las cuentas de pago (interventoría - contratista)
Periódicamente
Elaborar y/o editar los informes semanales, mensuales, finales y otros informes solicitados por la entidad contratante y/o la organización.
Cuando se requiera
Consolidar la información de los anexos de los informes.
Cuando se requiera
Realizar seguimiento y tramite de los informes para la entrega oportuna ante la entidad contratante.
Cuando se requiera
Consolidar y entregar al área HSEQ los informes de gestión de acuerdo al cronograma establecido.
Según cronograma.
Preparar y atender las auditoría del sistema de gestión integral.
Cuando se requiera
Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.
Cuando se requiera
Seguimiento a informes
Calidad
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RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:
QHSE:
Computador, impresora, fax y fotocopiadora Interventoría de estudios y diseños y/o construcción Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros. Reportar de manera oportuna todos los accidentes e incidentes de trabajo. Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización (capacitaciones, charlas, jornadas de vacunación, entre otras). Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera. Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros. Proponer actividades SSTMA para la prevención de accidentes e incidentes. Velar por la seguridad de los visitantes que ingresan a los centros de trabajo. Reportar por medio de la tarjeta OPAI, actos y condiciones inseguras. Procurar el cuidado integral de la salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa. Informar oportunamente acerca de peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definidas en el plan de capacitación del SG-SST. Participar y contribuir al cumplimento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST. Disponer adecuadamente los residuos sólidos especiales. Participar en la realización de simulacros ambientales. Implementar buenas prácticas para el ahorro y uso eficiente del agua y de la energía. Codificar los residuos según el código de colores. Informar oportunamente acerca de los incidentes e incidentes que se presenten Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización.
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Uso y reserva de la información Informes: Información de usuarios
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO Custodiar y hacer uso de la información de manera ética, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la información de la organización. Responsable de realizar copias de seguridad de la información que esta bajo su responsabilidad y del correo corporativo.
AUTORIDAD Dar trámite a la correspondencia enviada y recibida RENDICION DE CUENTAS Diligenciar los documentos del sistema de gestión integral aplicables a cada uno de los proyectos Manejar y organizar el archivo físico - magnético de la documentación relacionada con los diferentes proyectos. Realizar las actas legales y financieras de Interventoría y algunas del contratista
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO PROFESIONAL DE APOYO I
ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Ingeniero Civil, arquitecto, o áreas a fines.
FORMACION / ENTRENAMIENTO
Mayor o igual a un (1) año.
PROFESIONAL DE APOYO II ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Ingeniero Civil, arquitecto o áreas a fines.
Manejo de Office Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.
De cero (0) a once (11) meses.
PROFESIONAL DE APOYO III ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Estudiante de ingeniería civil o arquitectura o áreas a fines.
N.A
HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio
A
B
C
D