Código: MF-RH-12-43
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:
PROFESIONAL DE COMPRAS DIRECTOR DE COMPRAS N.A.
Área a la que pertenece: Proceso al que pertenece:
COMPRAS APOYO
OBJETIVO
Dar apoyo en las actividades del área de compras con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de la compañía.
FUNCIONES
Apoyar el proceso de compras de la organización
CONTRIBUCION INDIVIDUAL Realizar cotizaciones de acuerdo a los requerimientos del cliente interno.
FRECUENCIA Cuando se requiera
Realizar búsqueda de proveedores cumpliendo con las especificaciones impartidas por el coordinador.
Cuando se requiera
Gestionar la reserva y compra de tiquetes aéreos solicitados por el cliente interno
Cuando se requiera
Informar al cliente interno sobre el estado de sus requerimientos
Cuando se requiera
Elaborar y realizar seguimiento de ordenes de compra Realizar búsqueda y selección de proveedores
Cuando se requiera
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Apoyo en la compra de EPP y equipos críticos
Apoyo en la verificación de que los EPP y equipos críticos se adquieran teniendo en cuenta las especificaciones requeridas.
Cuando se requiera
Realizar seguimiento a las requisiciones del cliente interno, teniendo en cuenta la frecuencia, cantidad y necesidad
Cuando se requiera
Solicitar y elaborar las evaluaciones de desempeño de las diferentes compras y servicios
Mensual
Retroalimentar a los proveedores y/o contratistas sobre el servicio prestado
Mensual
Elaborar contratos de prestación de servicios (especialistas, servicios de alquiler, servicios de laboratorios, entre otros)
Cuando se requiera
Solicitar documentación necesaria de cada uno de los proveedores y/o contratistas para ingresarlos en la base de datos de la organización
Cuando se requiera
Evaluación de desempeño de compras y/o servicios
Elaboración y seguimiento de contratos de servicios
Realizar tramite y cotización de pólizas Garantizar que los vehículos de la organización cuenten con los requerimientos necesarios para la prestación del servicio Seguimiento de documentación necesaria para el tránsito de vehículos (pólizas, seguros, certificados)
Cuando se requiera Mensual
Actualización del sistema de gestión integral que aplica al Realizar el listado maestro de documentos externos, listado proceso de gestión comercial maestro de registros, documentos que aplican a compras.
Cuando se requiera
Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.
Cuando se requiera
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RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:
QHSE:
Equipos de oficina. Compras Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros. Reportar de manera oportuna todos los accidentes e incidentes de trabajo. Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización (capacitaciones, charlas, jornadas de vacunación, entre otras). Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera. Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros. Proponer actividades SSTMA para la prevención de accidentes e incidentes. Velar por la seguridad de los visitantes que ingresan a los centros de trabajo. Reportar por medio de la tarjeta OPAI, actos y condiciones inseguras. Procurar el cuidado integral de la salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa. Informar oportunamente acerca de peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definidas en el plan de capacitación del SG-SST. Participar y contribuir al cumplimento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST. Disponer adecuadamente los residuos sólidos especiales. Participar en la realización de simulacros ambientales. Implementar buenas prácticas para el ahorro y uso eficiente del agua y de la energía. Codificar los residuos según el código de colores. Informar oportunamente acerca de los incidentes e incidentes que se presenten Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización.
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Uso y reserva de la información
Custodiar y hacer uso de la información de manera ética, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la información de la organización.
Informes:
N/A
Información
Responsable de realizar copias de seguridad de la información que esta bajo su responsabilidad y del correo corporativo.
AUTORIDAD Priorización de las labores según las necesidades del proceso bajo su responsabilidad. RENDICION DE CUENTAS Reportar a al Coordinador de Compras , suministros, servicios, locaciones, alquileres o servicios solicitados y/o tramitados ESTUDIOS
EXPERIENCIA
FORMACION / ENTRENAMIENTO Manejo de office
Profesional en Ingeniería Industrial o áreas Mínimo seis (6) meses de experiencia en cargos Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, afines con la gestión de compras. relacionados. Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474. HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio
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