Código: MF-RH-12-36
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato:
SECRETARIA DIRECTOR DE INTERVENTORIA
Cargo bajo dependencia directa:
Área a la que pertenece: Proceso al que pertenece:
CONTROL ADMINISTRATIVO MISIONAL
N/A
OBJETIVO Llevar a cabo actividades de apoyo secretarial y administrativo de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Procedimientos, con el objetivo de asistir a las diferentes áreas
FUNCIONES
Manejo y control de la caja menor
CONTRIBUCION INDIVIDUAL
FRECUENCIA
Desembolsar el efectivo de la caja menor
cuando se requiera
Llevar el control de los diferentes soportes de la caja menor
cuando se requiera
Diligenciar cuadro de gastos de caja menor
cuando se requiera
Código: MF-RH-12-36 Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
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Radicación de correspondencia cuando el mensajero se encuentra ausente
cuando se requiera
Distribuir internamente la correspondencia y elaborando las planillas de control para la misma, utilizando los sistemas de información y formatos adoptados para este fin
Diario
suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos
cuando se requiera
Manejo y control de la correspondencia Hacer seguimiento de respuestas en tiempo oportuno, informando a la coordinación del proyecto de su estado.
Diario
Realizar la migración de datos de correspondencia, colaborar con la verificación de la información migrada, y verificarla en la base de datos
Diario
Scanear la correspondencia recibida y actualizar la base de datos.
Diario
Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.
Cuando se requiera
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RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:
QHSE:
Equipos de oficina, recursos físicos del proyecto Proceso de interventoría de estudios y diseño y/o construcción. Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros. Reportar de manera oportuna todos los accidentes e incidentes de trabajo. Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización (capacitaciones, charlas, jornadas de vacunación, entre otras). Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera. Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros. Proponer actividades SSTMA para la prevención de accidentes e incidentes. Velar por la seguridad de los visitantes que ingresan a los centros de trabajo. Reportar por medio de la tarjeta OPAI, actos y condiciones inseguras. Procurar el cuidado integral de la salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa. Informar oportunamente acerca de peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definidas en el plan de capacitación del SG-SST. Participar y contribuir al cumplimento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST. Disponer adecuadamente los residuos sólidos especiales. Participar en la realización de simulacros ambientales. Implementar buenas prácticas para el ahorro y uso eficiente del agua y de la energía. Codificar los residuos según el código de colores. Informar oportunamente acerca de los incidentes e incidentes que se presenten Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización.
Código: MF-RH-12-36 Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
Uso y reserva de la información Informes: Información de usuarios
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO Custodiar y hacer uso de la información de manera ética, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la información de la organización. manejo de caja menor Responsable de realizar copias de seguridad de la información que esta bajo su responsabilidad y del correo corporativo
AUTORIDAD Realizar solicitud de insumos de papelería y mantenimiento de equipos y recursos físicos del proyecto. RENDICION DE CUENTAS Mantener actualizada la base de datos de la correspondencia enviada y recibida. Control del manejo de la caja menor del proyecto. ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Mínimo bachiller
FORMACION / ENTRENAMIENTO Manejo de Correspondencia (Esta formación es propia de MAB ingeniera de valor según procedimientos establecidos). Manejo de office. Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.
N/A
HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo
A
B
C
D
C贸digo: MF-RH-12-36 Versi贸n: 09 Fecha: 26-Sep-2014
Credibilidad t茅cnica Comunicaci贸n eficaz Adaptabilidad al cambio
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