Código: MF-RH-12-29
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Versión: 09 Fecha: 26-Sep-2014
DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:
SECRETARIA DE GERENCIA GERENTE GENERAL MENSAJERO CONDUCTOR AUXILIAR DE ASEO Y CAFETERIA
Área a la que pertenece: Proceso al que pertenece:
ADMINISTRATIVA APOYO
OBJETIVO Asistir a la Gerencia General en la organización de las labores administrativas con el propósito de contribuir a la planeación de sus actividades y el oportuno desarrollo de las mismas.
FUNCIONES
CONTRIBUCION INDIVIDUAL Canalizar las llamadas a los receptores correspondientes.
FRECUENCIA Diario
Atender las llamadas telefónicas y visitantes que ingresen a la Atender y orientar al personal externo que visite la oficina principal. organización , autorizando su ingreso y comunicarle al área correspondiente.
Diario
Recepcionar y registrar la correspondencia recibida con destino a las diferentes áreas de la organización.
Diario
Velar por el trámite respectivo a la documentación entrante y Radicar las facturas y/o cuentas de cobro recibidas de los saliente. diferentes proveedores y/o contratistas
Diario
Coordinar envío de correspondencia con el personal a cargo teniendo en cuenta las prioridades de esta
Diario
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Supervisar el cumplimento de las funciones asignadas mensajero, conductor y auxiliar de aseo y cafetería.
Coordinar las diferentes actividades diarias según las al necesidades de la organización
Diario
Solicitar elementos de aseo y papelería necesarios para dar cumplimiento a las labores
Cuando se requiera
Desembolsar el efectivo de la caja menor, solicitado por parte de los diferentes empleados
Diario
Elaborar el reembolso de caja menor con el fin de obtener el reintegro de los fondos para la operación de la caja menor.
Diario
Manejo, control y custodia de la caja menor
Custodia y entrega colaboradores Coordinar los diferentes pagos según necesidad
de
cheques
de
proveedores
y
Entrega de comprobantes de egresos una vez tramitados Coordinar el pago de legalización de los proyectos (gaceta oficial, impuesto de timbre, entre otros)
Organizar la agenda diaria del superior inmediato. Administrar la agenda y registro de citas concertadas del Gerente General Informar oportunamente al jefe inmediato las diferentes actividades programadas diarias. Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.
Cuando se requiera Diario Cuando se requiera Diario Diario
Cuando se requiera
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RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:
QHSE:
Equipos de oficina. Manejo de Correspondencia Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros. Reportar de manera oportuna todos los accidentes e incidentes de trabajo. Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización (capacitaciones, charlas, jornadas de vacunación, entre otras). Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera. Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros. Proponer actividades SSTMA para la prevención de accidentes e incidentes. Velar por la seguridad de los visitantes que ingresan a los centros de trabajo. Reportar por medio de la tarjeta OPAI, actos y condiciones inseguras. Procurar el cuidado integral de la salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa. Informar oportunamente acerca de peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definidas en el plan de capacitación del SG-SST. Participar y contribuir al cumplimento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST. Disponer adecuadamente los residuos sólidos especiales. Participar en la realización de simulacros ambientales. Implementar buenas prácticas para el ahorro y uso eficiente del agua y de la energía. Codificar los residuos según el código de colores. Informar oportunamente acerca de los incidentes e incidentes que se presenten Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización.
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Uso y reserva de la información Informes:
Custodiar y hacer uso de la información de manera ética, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la información de la organización. Formato de manejo de caja menor de la organización, Control de correspondencia.
Información de usuarios
Responsable de realizar copias de seguridad de la información que esta bajo su responsabilidad y del correo corporativo
AUTORIDAD Solicitar insumos para la oficina, aseo y cafetería.
RENDICION DE CUENTAS
Informar a la Gerencia sobre trámites administrativos realizados para el buen desarrollo de la labor
ESTUDIOS
Mínimo Bachiller
EXPERIENCIA
Dos años de experiencia especifica
FORMACION / ENTRENAMIENTO Manejo de office Manejo de Archivo Manejo de Correspondencia Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.
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HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio Manejo de la información
A
B
C
D