Manual „Jak zaplanować kampanię 1%” by Instytut Spraw Obywatelskich

JAK ZAPLANOWAĆ

KAMPANIĘ 1%

Manual przygotowany przez Instytut Spraw Obywatelskich w ramach inicjatywy Centrum KLUCZ w projekcie „1(00)% wsparcia dla 3. sektora”. Raport przygotowany został wze ramach inicjatywy CentrumFundusz KLUCZ(www.centrumklucz.pl), Projekt dofinansowany środków Programu Inicjatyw Obywatelskich. podczas realizacji projektu „1(00)% wsparcia dla 3. sektora” przez Instytut Spraw Obywatelskich. Projekt dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich.

Minister Pracy

Minister Pracy i Polityki Społecznej i Polityki Społecznej W Ł A D Y S Ł A W K O S I N I A K - K A M Y S Z

WŁ ADYS Ł AW KOSINIAK- K AM YSZ PAT R O N AT H O N O R O W Y

PAT R O N AT H O N O R O W Y

AUTORZY Marlena Zacharek Patrycja Kołomańska Ilona Pietrzak Autor: Sylwia Kobayashi (Sentio. Pracownia Coachingu i Fundraisingu)

Redakcja i korekta: Łucja Oś-Goś REDAKCJA I KOREKTA Łucja Oś-Goś Projekt i skład: Bartosz Spławski

6. $' Konrad Wójcik Instytut Spraw Obywatelskich (INSPRO)

ul. Pomorska 40, 91-408 Łódź WYDAWCA Instytut Spraw Obywatelskich tel./fax: 42 630 17 49 ul. Pomorska 40, 91-408 Łódź tel./fax: 42 630 17 49 biuro@inspro.org.pl e-mail: biuro@inspro.org.pl www.inspro.org.pl www.inspro.org.pl

ISBN 978-83-942311-0-1 Publikacja na licencji Creative Commons by-nc-nd 3.0

Wersja elektroniczna dostępna na: Treść raportu można publikować w celach niekomercyjnych z podaniem źródła. www.bankwiedzy.org Wersja elektroniczna publikacji znajduje się na stronie internetowej: www.centrumklucz.pl

WESPRZYJ NAS! Wpłać darowiznę – Bank Spółdzielczy Rzemiosła w Łodzi, 11 8784 0003 0005 0010 0013 0001 Przekaż 1% swojego podatku – KRS 0000191928

JAK ZAPLANOWAĆ KAMPANIĘ 1% – po bożemu ;-)

Spis treści

Właściwie po co masz planować swoją kampanię?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Zdecydowałeś, że planujesz? Świetnie! Przygotuj się do planowania!. . . . . . . . . 3 Czas na cel!. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Czas na odbiorcę. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Czas na sposoby . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Czas na kalendarz i podział zadań. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Czas na budżet i przewidywania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Czas na ewaluację. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Najważniejsze rady. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1. WŁAŚCIWIE PO CO MASZ PLANOWAĆ SWOJĄ KAMPANIĘ?

ą osoby, które bez planu nie ruszą do przodu na centymetr. Są osoby, które myślą o planowaniu dopiero wtedy, gdy po raz kolejny podejście „robimy i zobaczymy, co się stanie” spali na panewce.

Nieważne, do której grupy należysz. Ważne, żebyś spojrzał, co planowanie może Ci dać. 1. Planowanie to już element kampanii. Oznacza, że podchodzisz do niej poważnie i realnie zwiększasz swoje szanse na dobry wynik. 2. Planowanie pozwala Ci zebrać użyteczne informacje jeszcze przed rozpoczęciem akcji. I już samo to może zmienić lub wpłynąć na to, co wybierzesz. 3. Planowanie pozwoli Ci wybrać, na czym chcesz się skoncentrować. Kampania 1% to długa kampania. Warto wybrać, co i kiedy. 4. Planowanie da Ci klucz do oceny Twojego wyniku – bo już zawczasu określisz cel i powiesz sobie, po czym poznać, że to był sukces. 5. Planowanie sprawia, że musisz trochę wyjść ze strefy komfortu – wyjść poza obręb swojej organizacji. Spytać innych. To może wiele zmienić. Spotkasz mądrych doradców i sojuszników. Zobaczysz swoją organizację innymi oczyma. 6. Im głębiej planujesz, tym bardziej masz szansę mądrze wybrać. 7. Możesz wpaść na pomysł, który w robieniu kampanii „na szybko” nigdy by nie powstał. Co się trochę „uleży”, ma szansę zaprocentować. Więc do dzieła!

2. ZDECYDOWAŁEŚ, ŻE PLANUJESZ? ŚWIETNIE! PRZYGOTUJ SIĘ DO PLANOWANIA!

oniższe rady możesz wykorzystać do planowania dowolnej kampanii fundraisingowej czy komunikacyjnej, ale dziś skupiamy się głównie na kampaniach 1%. Tej specyfiki będą dotyczyć poniższe rady.

Przede wszystkim: kiedy warto planować? Patrząc na kalendarz, kampanie 1% – ze względu na czas rozliczania się Polaków z podatku dochodowego – trwają od stycznia do kwietnia. Z punktu widzenia kampanii, ten czas jest dość długi. Dlatego warto wybrać punkty w czasie, na których będziemy się koncentrować. I nawet, jeśli to nie jest styczeń, to już od stycznia na stronach www Twojej organizacji temat 1% i informacje o tym, jak darczyńca może przekazać Ci 1%, powinny być obecne. Dlatego też wydaje się dobrym pomysłem, aby rozpocząć planowanie kampanii 1% w listopadzie, a nawet już w październiku. Z jednej strony piszę z pełnym przekonaniem, że tak być powinno, z drugiej zaś – sama pracując w NGO – wiem, że gdy akcja goni akcję, czasem trudno planować z takim wyprzedzeniem. Ale gorąco zachęcam!

Pomyślmy: z kim planujesz? Ustal zespół planujący i zespół wykonawczy Zespół ma moc! I zachęcam do planowania w zespole. Daje Ci to dwie rzeczy: • kampania staje się sprawą organizacji – jest wspólnym celem, • masz trzeźwe spojrzenie osób z różnych stron organizacji – to wzbogaca. Kto powinien planować? Z pewnością warto włączyć osobę ostatecznie decydującą. Jeśli nie jesteś to Ty – tylko ktoś inny w Twojej organizacji – włącz go zawczasu. Skrócisz swój czas pracy i unikniesz sytuacji, gdy gotowy plan na samym końcu

ulega zmianie przez decydenta. Jeśli osoba akceptująca nie może brać udziału w planowaniu – spytaj ją koniecznie, po czym pozna, że kampania będzie przygotowana dobrze. Nie daj się zadowolić odpowiedzią: „Bo będzie ładna/widoczna”. Dopytaj, co to konkretnie oznacza dla Twojego szefa. Ile osób powinien tworzyć zespół? To zależy od Twojej organizacji – ale z pewnością nie za dużo. Optymalne zespoły to takie 3–5-osobowe. Im bardziej poszczególne osoby będę miały różne doświadczenia i umiejętności – tym lepiej. Pamiętaj też, że zespół jest po to, aby dzielić między siebie prace.

Wyznacz lidera. Kto jest właścicielem tej kampanii od A do Z? Często słyszę, że nie trzeba wyznaczać osoby odpowiedzialnej, bo każdy ma swoją działkę i za nią odpowiada. To błąd. Każdy projekt musi mieć osobę odpowiedzialną od A do Z. Lidera. To nie oznacza, że ta osoba pracuje od A do Z; to oznacza, że ta osoba może oczywiście mieć swoją merytoryczną część, ale przede wszystkim jest koordynatorem, dopina całość, sprawdza terminy, kontroluje, czy wszystko zostało oddane na czas. Pomyśl, co jeszcze powinien robić właściciel kampanii?

Ustal timing całego procesu planowania Wyznacz fazy projektu. Fazę planowania i wdrażania. Ustalcie, od kiedy do kiedy planujecie i ile czasu sobie na to dajecie. Zazwyczaj zajmuje to więcej niż jedno spotkanie. Zaplanuj, jak chcesz to przeprowadzić. Wyznacz też czas, kiedy przechodzisz do fazy realizacji.

Sprawdź budżet. Skąd go masz i od kogo? Przygotowanie do planowania oznacza zebranie wszystkiego, z czym wchodzę w planowanie kampanii. I budżet staje się tutaj jednym z najważniejszych elementów. Ustal, jaki masz budżet na kampanię? Zobacz, czy jesteś w stanie go zwiększyć w stosunku do zeszłego roku. Pomyśl, skąd go możesz mieć. Czy z poprzedniego wpływu 1%? Z innych darowizn? Może masz jakiś wyjątkowy grant, który umożliwia Ci wykorzystanie jego części? Oczywiście możesz pewne rzeczy starać się wykonać w partnerstwie – barterem czy pro bono, ale niech to nie będzie główna oś kampanii. Budżet, nawet na minimalnym poziomie, jest ważny.

Czy ktoś może Ci pomóc? Czas planowania ma tę dobrą stronę, że możesz się rozejrzeć i sprawdzić, jak robią to inni, albo możesz pomyśleć, kto wokół Ciebie ma dużo doświadczeń w kampaniach 1%. Poproś go o pomoc. To może być zaprzyjaźniona organizacja. Albo doradca fundraisingowy. Albo partner biznesowy, który spojrzy innym okiem. Czy może wreszcie agencja.

Poznaj otaczający świat – czyli poznaj rynek, liczby, doświadczenia Na co dzień pędzimy w naszych zadaniach i nie mamy czasu spojrzeć na rynek. Różne badania czy opracowania nie powstają tak często jak choćby w biznesie, więc źródeł dotyczących rynku nie jest wiele. Ale zajrzyj na NGO.pl i zobacz, jakie analizy i podsumowania są tam oferowane. Wejdź też na strony ministerstwa, tam także znajdziesz fakty na temat NGO. Ale najprościej jest skorzystać z opracowania na stronie www.bankwiedzy.org. Tam znajdziesz dobry, zbiorczy raport o 1%. Zajrzyj do pozostałych przewodników zawartych na tej stronie.

Przygotuj sobie raporty i résumé z ostatnich Twoich kampanii Wierzę, że udało Ci się zrobić raport z ostatnich akcji 1% z poprzednich lat. Jeśli nie, to teraz jest świetny czas. To, co udało Ci się w zeszłych latach, jest wyjątkowo dobrą podwaliną do planowania nowej kampanii. To, co się nie udało i nie wyszło – także świetnie nadaje się do podsumowania. Wyciągnij wnioski.

3. CZAS NA CEL!

O co chodzi w tej kampanii? Po co ją robicie? Jaki ma być efekt? Czego oczekujemy? Po co robimy tę kampanię? Po czym poznamy, że osiągnęliśmy sukces? – to powinny być pierwsze pytania na pierwszej sesji planowania. I poświęć im sporo czasu. Dokładnie zaplanuj, jaki jest cel. • Zdefiniuj efekt. Zapisz go w formie liczby osób, które mają odpowiedzieć na Wasz apel. W formie ilości pieniędzy, które chcecie zebrać. Może w formie liczby osób, które mają mieć styczność z kampanią. • Zapisz cele, które możesz zmierzyć i które są realne – realne nie oznacza mało ambitne. Niech będą większe niż ostatnio, ale do zrobienia. • Zapisz inne cele. Może chcesz coś przetestować, np. jak odpowie dana grupa. Albo jak wyjdzie współpraca z nowym partnerem. Może Twoim celem jest także zwiększenie rozpoznawalności – tak! Kampanie fundraisingowe też dają taki efekt. • Zapisz cele miękkie, inne wewnętrzne. Sprawdź, jak działa Wasz zespół. Zobacz, czy outsourcing sprawdza się w Waszym wydaniu.

Nasza historia w tej kampanii. Oś komunikacji Jaki problem chcemy rozwiązać? To także główne pytanie, które musi znaleźć odpowiedź. I co ważniejsze – odbiorca kampanii – musi właśnie je zrozumieć. a) Nazwij problem. Staraj się to zrobić językiem powszechnie zrozumiałym. Nie używaj żargonu. Zadaj sobie pytania: Jaki problem chcemy rozwiązać? Co wymaga drastycznej zmiany? Co najbardziej nam tu przeszkadza? Co jest tu prawdziwym problemem? Co chcemy zmienić naszym działaniem? b) Nazwij rozwiązanie. Zadaj sobie pytania: Jak możemy rozwiązać ten problem? Co sprawi, że sytuacja zmieni się diametralnie? W czym uczestniczysz, Drogi Darczyńco? Co dzięki Tobie i nam uda się zmienić?

Stwórz komunikat, bazując na powyższych pytaniach. Pamiętaj, że możesz wybrać część problemu – jakąś najbardziej palącą rzecz, że możesz skupić się na szczególe, a nie zawsze na ogóle. Każda organizacja definiuje to dla siebie. Zobacz, czy chcesz być konkretny, budzący współczucie, zabawny, ostry, prowokujący… Wykorzystaj to, co jest w osobowości Twojej organizacji. Przykłady różnych haseł w kampaniach 1% UNICEF: „Kiedyś pomagano nam. Teraz my pomóżmy! Przekaż 1% UNICEF” RAK’N’ROLL: „Zbieramy na cycki, nowe fryzury i dragi. Oddaj 1% na przejście przez raka” Hasło kampanii i jej główny przekaz może zmieniać się co roku, ale jeśli dobrze służy i jest mocno zapamiętywany, może stanowić Wasze motto przez kilka lat. Zachęcam do poświęcania czasu na dobry wybór osi komunikacji – czyli jaki jest problem i co się zmieni dzięki Twojej pomocy, Darczyńco. Przetestujcie różne warianty hasła. Popytajcie innych, jak je odbierają. Może skorzystajcie z pomocy agencji kreatywnej. Istotną częścią każdej komunikacji jest tak zwany key visual. Nawet jak nie robisz kampanii w telewizji, w prasie czy na bilbordach, warto jest opracować na bazie osi komunikacji jakąś wizualizację graficzną. W formie plakatu, ulotki czy pliku PDF. To także (zapewne w trochę innym formacie) zdecydowanie przyda Ci się na stronę www. Tutaj potrzebne będzie zdjęcie, grafika, hasło i jakiś krótki tekst opisujący prośbę.

Jaki jest mechanizm kampanii? Warto sobie określić mechanizm kampanii. To znaczy, jakiej konkretnie akcji oczekujecie? Co chcecie, żeby Darczyńca zrobił i co chcecie mu dać? Czy chcecie, aby Darczyńca znalazł nasz KRS i sposób rozliczenia PIT na stronie www? Czy może będziecie bezpośrednio wysyłać gotowe narzędzia, które posłużą do rozliczenia (np. płyty z PIT-em), a może chcecie zrobić kampanię i jej celem będzie rozsyłanie SMS-ów z nr KRS. Pomyśl. Odpowiedzcie sobie na pytanie – jakiej akcji oczekujecie od darczyńcy i jak mu dostarczycie najbardziej ważną wiadomość.

4. CZAS NA ODBIORCĘ

Kto jest Waszym odbiorcą? Grupa docelowa? Cóż, przy kampanii 1% ta grupa jest szczególnie szeroka, bo może to być każdy, kto płaci podatki. Ale to zbyt szeroko. Spróbuj powiązać grupę z Twoją misją i kampanią, którą zamierzasz stworzyć. Spytaj siebie, jakich ludzi szukasz? Czym mogliby się interesować? Jakie wartości wyznawać? Co jest dla nich ważne? Gdzie szukają informacji? Co robią w wolnym czasie? Co czytają? Jak się komunikują?

Wyznacz sobie, kogo szukasz i gdzie? Gdy już sobie odpowiesz na pytania powyżej, rozłóż swoje poszukiwania pomiędzy dwie grupy. a) Grupę „bliżej ciała”. To są Twoi dotychczasowi darczyńcy. Ci, którzy przekazywali Ci już 1% bądź inną formę pomocy. To mogą być Twoi sympatycy, osoby, do których masz e-mail bądź które lubią Cię na portalach społecznościowych. Warto bardzo mocno pamiętać o grupach związanych z pracą programową – np. rodzinami beneficjentów, profesjonalistami, którzy Ci pomagają, wolontariuszami, osobami na umowę-zlecenie. Oni wszyscy mogą chętnie stać się darczyńcami. b) Druga grupa to szeroko pojęci nowi darczyńcy. Do nich kierujemy główny nurt kampanii. Nazwij tę grupę na podstawie powyższych przemyśleń. Nie musisz opisywać jej bardzo dokładnie, np. wiekem, płcią, miejscem zamieszkania; możesz ją też opisać pod kątem zainteresowań lub charakteru.

Zaplanuj, kogo możesz poprosić o pomoc w tych poszukiwaniach Jeśli już zdefiniowałeś, jakie rodzaje odbiorców Cię interesują, pomyśl, kto może pomóc Ci do nich dotrzeć. Może partnerzy, inne organizacje, biznes, który jest blisko tej grupy. Szukaj, trochę myśląc o „kanale dystrybucji” lub Twojej „tubie marketingowej”. Nie bój się ich prosić o pomoc. Natomiast proś o informacje, co zrobili i do jak dużej grupy osób dotarli. To da Ci wiedzę na temat efektów kampanii. Partnerzy znacznie zwiększają zasięg.

5. CZAS NA SPOSOBY

Zobacz, co (jakie narzędzia, kanały, sposoby) się już sprawdziło – u Ciebie i u innych Nie warto wyważać otwartych drzwi. Wykorzystaj najbardziej sprawdzone metody i sposoby. Najpierw zobacz, co działało u Ciebie w poprzednich latach. Niestety 1% jest jednym z nielicznych rodzajów kampanii fundraisingowej, w których kodowanie akcji i potem dokładne odczytywanie, z którego źródła przyszli do nas darczyńcy, jest bardzo utrudnione – jeśli nie niemożliwe. Dlatego szukanie, co zadziałało najlepiej, bywa niełatwe. Ale warto poświęcić temu czas. Jeśli choćby chcesz sprawdzić, czy apel wysłany do Twojej obecnej bazy darczyńców działał – porównaj bazy darczyńców z urzędu skarbowego z Twoją bazą – i sprawdź, jaki procent stanowią. Dla przykładu, w programach, które obserwowałam, czasem jest to od 20 do 50% grupy obecnych darczyńców.

Jeśli trudno Ci sprawdzić poszczególne metody, spójrz na cały mix narzędzi, których użyłeś w kampanii – dla przykładu w jednym roku robiliśmy ulotki, plakaty, Internet i wynik był X. W drugim roku do tego, co było, wysłaliśmy listy do obecnych darczyńców, dodaliśmy ogłoszenia w prasie i jeszcze SMS-y. Wynik był Y. Jest duże prawdopodobieństwo, że inny dobór narzędzi wpłynął na wynik kampanii. Ale takie spojrzenie polecam tylko w przypadku 1%, bo w innych działaniach gorąco polecam kodować i sprawdzać każdorazowo pojedynczą akcję. A jeśli dopiero zaczynasz i nie ma do czego sięgnąć, znajdź życzliwą organizację i podpytaj, jakie narzędzia sprawdzają się najlepiej. Szukaj ewentualnych przykładów w Internecie. I czytaj inne poradniki na stronie www.bankwiedzy.org.

Zobacz, co jeszcze jest możliwe – przejrzyj kanały fundraisingowe Zachęcam, aby co roku próbować czegoś nowego. I stale szukać, co jest możliwe. Przejrzyj kanały fundraisingowe – część z nich możesz znaleźć w dokumencie „Fundraising na skróty”, a niektóre informacje także w manualu „Najczęstsze metody pozyskiwania 1%”. Wszystkie znajdziesz w Banku Wiedzy o 1%. Niektóre są klasyczne, jak choćby ogłoszenie w Internecie (baner) czy ogłoszenie w prasie. Bilbord czy Direct Mailing. Inne mogą być specyficzne dla 1% – jak choćby praca z nr KRS w programach do rozliczania PIT czy reklama u księgowych.

Zaplanuj, co wybierasz Stwórz swój własny fundraising mix. Proponuję zrobić to już w tabeli lub na mapie myśli. Doprecyzuj, do jakiej grupy narzędzie to będzie skierowane, bo możesz wybrać różne opcje w zależności od grupy. Nie bój się na tym etapie, że to drogie albo że do Ciebie nie pasuje. Planuj odważnie – potem dokonasz korekty budżetowej. Jeśli jesteś początkujący – nie decyduj się wybierać zbyt wielu metod. Przetestuj dwie lub trzy. Zobacz, jak to dla Ciebie działa.

Zobacz, z czym to się łączy i czy masz wszystko, aby to uruchomić Planowanie jest cenne, bo masz szansę na wczesnym etapie określić, co potrzeba uruchomić, kupić, stworzyć, aby ruszyć z kampanią lub jakimś narzędziem.

Zrób listę programów i aplikacji – czyli infrastruktury, która będzie Ci niezbędna na starcie. I tak dla przykładu – jeśli uruchamiasz kampanię SMS (wysyłasz prośby o 1% SMS-em do swojej bazy kontaktów), to potrzebna Ci bramka SMS. Gdy umieszczasz PIT na stronie, potrzebujesz swojego programu do rozliczeń. Sprawdź, co jeszcze powinieneś uruchomić, przygotować, aby wszystko było możliwe do wprowadzenia.

Dobierz potrzebnych partnerów/dostawców Większość organizacji stara się zrobić większość rzeczy we własnym zakresie. To jasne – ograniczamy koszty. Ale czasem warto zlecić zadanie na zewnątrz, aby zrobił to ktoś wyspecjalizowany. Ktoś, kto da Ci wartość w postaci doświadczenia. Może też skrócić czas pracy nad banerem, plakatem, ulotką czy filmem. Polecam zlecanie zadań na zewnątrz. Może też ktoś mógłby Ci pomóc w planowaniu kampanii. Rozejrzyj się, definiując dla siebie wcześniej, gdzie Twoje i organizacji umiejętności są największe, a gdzie potrzebowalibyście wsparcia.

6. CZAS NA KALENDARZ i PODZIAŁ ZADAŃ

ażnym elementem planu jest ułożenie Twoich wyborów na osi czasu. I przypisanie zadań poszczególnym osobom. Tu już Twój plan nabiera statusu operacyjnego. Zaczyna być jasne, CO i KTO będzie robił.

Zrób harmonogram – na osi czasu Harmonogram z zadaniami jest kluczowym elementem w planowaniu kampanii. Możesz go narysować w Excelu lub Wordzie. Gorąco polecam Excel, bo to dobre narzędzie. Możesz wykorzystać profesjonalne narzędzia do planowania projektów – jak Project Manager. Ważne, aby było łatwo widać, co po czym następuje. Kiedy jest faza przygotowania, a kiedy już narzędzie startuje i jest na rynku. Ta kampania zazwyczaj trwa 4 miesiące, ze swoimi „pikami” – bardziej intensywnymi obszarami. Warto ten kalendarz podzielić nawet na tygodnie – tak, aby było dość precyzyjnie. Gdy już go narysujesz – w Excelu, Project Managerze czy Wordzie – zadaj sobie pytania: • Czy to jest realistyczne? Czy nie za ambitne? • Czy nie mam zbyt dużych spiętrzeń zadań w jednym tygodniu lub miesiącu? • Czy zaznaczyłem w harmonogramie także fazę przygotowania do startu danego narzędzia? • Czy jest jasne, kto się czym zajmuje i czy będzie mógł robić kilka zadań w jednym czasie? Ułożenie kalendarza w sposób graficzny, gdzie liniami lub kolorowymi polami zaznaczasz dane odcinki, bardzo ułatwia trzeźwą ocenę tego, czy nie za dużo planujemy w jednym momencie. Polecam powieszenie takiego planu w widocz-

nym miejscu – lub w sieci – albo przerysowanie go na tablicę – tak, aby zespół miał dostęp do tego kalendarza.

Przydziel zadania Jeśli wcześniej zbudowałeś zespół wokół kampanii, to czas rozdzielić zadania. Sam najlepiej znasz swój zespół i wiesz, na jakim poziomie warto mówić o zadaniach. Są osoby, którym wystarczy hasło: uruchamiamy kampanię SMS. I będą wiedziały, co zrobić. A są osoby, z którymi warto doprecyzować, czy wiedzą, jak dany cel rozbić na mniejsze zadania. Jeśli nie wiedzą – wesprzyj je w tym i koniecznie powiedz, co ma być efektem końcowym. To gwarantuje dobry efekt na końcu. W czasie planowania niech każdy potwierdzi, czy i jak rozumie własną rolę i zadanie. Dopiszcie to do harmonogramu – niech to stanowi całość. Na końcu zgódźcie się co do tego, jak będziecie się komunikować, jak informować o postępach, jak często spotykać. Może będzie współdzielić jakieś dokumenty. Może ustalicie stałe dni spotkań. I zachęcam – piszcie krótkie memo (podsumowania spotkań – z ustaleniami).

7. CZAS NA BUDŻET I PRZEWIDYWANIA

Zabudżetuj całość Gdy wybrałeś narzędzia, zaplanowałeś je na osi czasu. Warto teraz zabudżetować koszty. Zakładam, że w fazie przygotowań ustaliłeś, jaki budżet może Twoja organizacja „udźwignąć” w tym roku. Teraz skonfrontuj to z planami. Wiem, że często planuje się na miarę budżetu. Ale to jest metoda, która trochę wiąże ręce i szerokie myślenie. Dlatego proponuję najpierw wybrać narzędzia, a potem budżetować. Zawsze jest wtedy czas na cięcie – całego narzędzia albo jego rozmachu. Jeśli rzeczywiście będzie ci na tym zależało, to znajdziesz pieniądze, choćby pod ziemią. Jeśli Twoje koszty są związane z poddostawcami – postaraj się znaleźć czas i spytaj o wycenę dwie lub trzy organizacje. To da Ci pewność, że nie przepłacasz, i otworzy drogę do negocjacji.

Zrób symulację przychodów Tu zaczyna się trudniej – ale to jest ważne „ćwiczenie”. Bo warto przewidywać, ile pieniędzy przyjdzie do nas z kampanii i ile z jakich narzędzi i akcji jeszcze przed kampanią. Szukaj danych, tak zwanych benchmarków, w Twoich doświadczeniach, ale także w innych organizacjach. To naprawdę kluczowe. Bo czasem otrzymujecie świetną ofertę reklamową, ale nie wiecie, że prawdopodobnie nie przyniesie ona tak dużo darczyńców, jak zakładacie. Sprawdzajcie, jakie są dane na rynku – np. średnia wpłata z 1% to około 45 PLN. To już pozwala dokonać pewnych symulacji.

I symulacji się nie bójcie. Robienie planu przychodów nie oznacza, że musicie mieć 100% pewności. Planujcie, symulujcie, a to pomoże Wam nauczyć się dobrze przewidywać wyniki Waszych akcji. Nawet określenie na wysokim poziomie: będzie 20% więcej wpływów niż w zeszłym roku – też jest w porządku. I jeszcze jedna rada: gdy liczycie koszty, przyjmijcie scenariusz maksimum. Załóżcie margines kosztów nieprzewidzianych, pomyślcie, że coś może nagle więcej kosztować. Gdy symulujecie przychody, bądźcie bardziej pesymistyczni. Takie planowanie pomaga ograniczyć rozczarowania.

Ważne! Porównaj to z celem Teraz porównaj swoje predykcje i symulacje z celem, który założyliście na początku planowania. I jak? Jest blisko? Przystaje? Jeśli tak – gratuluję! Jeśli nie – nic się nie stało; jesteś jeszcze na szczęście na etapie planowania! Masz za duże koszty – wyższe niż Twój budżet? Może wyliczyłeś, że przełożą się na wyższy przychód? Może w takim razie warto ponegocjować budżet w organizacji? Potraktuj to porównanie jako świetne ćwiczenie i lekcję. Jeszcze na tym etapie możesz wiele zmienić. Ustal PLAN KOŃCOWY, ZAKOMUNIKUJ TO W ORGANIZACJI I PRZEJDŹ DO REALIZACJI. TRZY CZTERY – START!

8. CZAS NA EWALUACJĘ

waluacja – czyli ocena wyników akcji. Dlaczego w ogóle piszę o niej przy planowaniu? Z dwóch powodów – już teraz zobacz, po czym ocenisz sukces kampanii i czy coś już musisz przygotować do ewaluacji. Ponadto – ta ewaluacja będzie początkiem przyszłego planowania. Jakie narzędzia czy miary są Ci do tego potrzebne? Czy potrzebujesz kogoś do pomocy? Dla przykładu, po kampanii 1% otrzymujesz od urzędu skarbowego listę darczyńców, którzy przekazali Ci 1%. Zakładam oczywiście, że zaraz im dziękujesz. Ale potem jak zaczerpnąć z tego wiedzę? Kto „zderzy” tę bazę z Twoją obecną bazą darczyńców? Abyś widział, jaki jest procent osób nowych i osób, które Cię wspierają kolejny raz. Abyś poznał demografię swoich darczyńców. Gdzie mieszkają, czy jest więcej kobiet, czy mężczyzn. Jakie mają średnie dochody. Już teraz wiesz więc, że będziesz potrzebował analityka lub dobrego narzędzia. Ewaluację warto robić w formie raportu. Choćby krótkiego, ale ważne, aby był on kompletny. Nieważne, czy zrobisz go w Wordzie, czy w pięknym graficznym pliku i zapiszesz jako PDF, czy w Excelu. Warto natomiast, aby zawierał: 1. Datę startu i końca – czyli czas trwania 2. Cel kampanii i mechanizm 3. Apel – czyli o co prosisz darczyńcę 4. Oś komunikacji – czyli komunikat i np. zdjęcie wizualizacji 5. Opis grupy, do której kierujesz kampanię 6. Listę narzędzi/kanałów/sposobów, które wybrałeś do tej kampanii 7. Budżet/harmonogram 8. Wyniki 9. Wnioski. To ważne. Co wyszło dobrze i warto powtarzać w przyszłości, a co było błędem i warto tego unikać. To drugie także bardzo służy rozwojowi.

Róbmy zatem raporty! Wiem, że w codziennej gonitwie o to trudno – ale opłaca się to wyjątkowo w długiej perspektywie.

9. NAJWAŻNIEJSZE RADY

uż zupełnie na koniec: traktuj swoje działania 1% jako kampanię. Nie musi być szeroka, ale powinna być ułożona i zawierać te części, które znalazłeś powyżej. Komunikuj ten plan w organizacji – żyjcie tym. To zwiększa szanse powodzenia kampanii. Bądź odważny, ale niech towarzyszy Ci też realizm – nie za dużo na pierwszy raz. I nie bój się szukać pomocy – pytać innych. Wciągać zespół. To da Ci więcej wiary i wielu sojuszników. Bądź gotowy do doświadczania. Powodzenia

STR.

INSTYTUT SPRAW INSPRO OBYWATELSKICH INSTYTUT SPRAW OBYWATELSKICH

Głos Obywateli

INSPR

INSTYTUT SPRAW OBYW

Jak działamy?

Instytut Spraw Obywatelskich (INSPRO) jest Wprowadzamy zmiany społeczne dzięki łączeorganizacją pozarządową niezależną od partii niu eksperckich (think tank) z oddolną GŁOS OBYWATELI JAK działań DZIAŁAMY? politycznych. Od 2004 roku słuchamy głosu mobilizacją obywatelską (action tank). Naszą obywateli i zamieniamy go (INSPRO) w czyn. Naszym specjalnością są kampanie obywatelskie Instytut Spraw Obywatelskich jest orgaWprowadzamy zmiany społeczne dzięki łączeniuoraz nizacją niezależną od partii polityczdziałań eksperckich (think tank) z oddolną mobilicelem sąpozarządową systemowe zmiany społeczne. działania rzecznicze i strażnicze. Przepronych. Od 2004 roku słuchamy głosu obywateli i zazacją obywatelską (action tank). Naszą specjalnością Marzy nam się Polska szczęśliwych obywateli, wadzamy akcje mobilizacyjne, organizujemieniamy go w czyn. Naszym celem są systemowe są kampanie obywatelskie oraz działania rzecznicze którzy czują się odpowiedzialni za swoją rodzimy debaty i konferencje, animujemy zbiórspołeczne. Marzy nam się Polska szczęślii strażnicze. Przeprowadzamy akcje mobilizacyjne, nę, zmiany dom, ulicę, miasto i państwo. Marzy nam ki podpisów pod petycjami, opracowujemy INSTYTUT SPRAW OBYWATELSKICH INSTYTUT SPRAW OBYW wych obywateli, którzy czują się odpowiedzialni za organizujemy debaty i konferencje, się Polska ułatwiająca obywatelom dbanie ekspertyzy i raporty, inicjujemyanimujemy happeningi swoją rodzinę, dom, ulicę, miasto i państwo. Marzy podpisów pod petycjami, opracowujemy o dobro wspólne i angażowanie się w życie izbiórki pikiety, monitorujemy i kontrolujemy, szkonam się Polska ułatwiająca obywatelom dbanie o doekspertyzy i raporty, inicjujemy happeningi i pikiety, publiczne. Marzy nam się Polska, w której limy i doradzamy, prowadzimy dialog z decybro wspólne i angażowanie się w życie publiczne. monitorujemy i kontrolujemy, szkolimy i doradzamy, władza słucha obywateli i razem z nimi polepdentami. Marzy nam się Polska, w której władza słucha obyprowadzimy dialog z decydentami. sza jakość codziennego życia. wateli i razem z nimi polepsza jakość codziennego

INSPRO

życia.

Inicjatywy INSPRO INICJATYWY INSPRO

INSPR

INSTYTUT SPRAW OBYWATELSKICH STR.

Dołącz do nas!

Twoja cegiełka

Zapraszamy do społeczności INSPRO, którą DOŁĄCZ DO NAS! tworzą aktywni Obywatele. Łączą nas marzenia i pragmatyzm przekuwania ich w czyn. Zapraszamy do społeczności INSPRO, którą twoJeślirząsąaktywni Ci bliskie nasze cele i szukasz przeObywatele. Łączą nas marzenia i pragstrzeni do działania, do nas! Oferujemy matyzm przekuwaniadołącz ich w czyn. Jeśli są Ci bliskie wyzwania i przygodę. Oferujemy know-how nasze cele i szukasz przestrzeni do działania, dołącz i doświadczenie. Oferujemy i radość do nas! Oferujemy wyzwania i ciekawość przygodę. Oferujemy działania. Czekamy na tych,Oferujemy którzy chcąc zmieknow-how i doświadczenie. ciekawość działania. Czekamy tych, którzy chcąc niaći radość Polskę, zaczynają odnasiebie. Czekamy zmieniać Polskę, zaczynają od siebie. Czekamy na na Ciebie.

INSPRO swoją niezależność w osiąganiu celów opiera na czterech źródłach finansowania. Działamy dzięki wsparciu darczyńców indyINSPRO swoją niezależność w osiąganiu celów widualnych, biznesowych, publicznych oraz opiera na czterech źródłach finansowania. Działamy dziękiwsparciu klientom kupującym nasze usługi. dzięki darczyńców indywidualnych, biz-Szczególnie ważne jest dla wsparcie Sympanesowych, publicznych oraznas dzięki klientomod kuputykównasze naszych aktywnych Obywającym usługi.inicjatyw Szczególnie–ważne jest dla nas teli. od Sympatyków naszych inicjatyw – akwsparcie

Ciebie.

Więcej o INSPRO WIĘCEJ O INSPROwięcej, odwiedź naszą stronę Chcesz wiedzieć internetową: www.inspro.org.pl. Chcesz wiedzieć więcej, odwiedź naszą stronę internetową:też www.inspro.org.pl. Jesteśmy na: Jesteśmy też na:

@fundacja.inspro @fundacja.inspro @INSPROmedia @INSPROmedia @Rafal_Gorski @Rafal_Gorski

TWOJA CEGIEŁKA

tywnych Obywateli.

Pomóż nam wygrywać w sprawach ważnych

Pomóż nam wygrywać w sprawach ważnych dla nas dla nas wszystkich. wszystkich. r Przekaż darowiznę na numer na konta INSPRO: 11 IN• Przekaż darowiznę numer konta 8784 0003 0005 0010 0013. SPRO: 11 8784 0003Kwotę 0005darowizny 0010 0013. możesz odliczyć od podstawy swojego opodatKwotę darowizny możesz odliczyć kowania! od podstawy swojego opodatkowania! r Przekaż nam 1% swojego podatku: KRS 0000191928. • Przekaż nam 1% swojego podatku: KRS r Zamów usługę oferowaną przez Grupę INSPRO, 0000191928. która jest spółką działającą dla zysku społeczne• www.grupainspro.pl. Zamów usługę oferowaną przez Grupę go:

INSPRO, która jest spółką działającą dla zysku społecznego: www.grupainspro.pl.

JAK MOŻESZ POMÓC?

ZOSTAŃ NASZYM DARCZYŃCĄ ZOSTAŃ NASZYM WOLONTARIUSZEM POLEĆ NAS ZNAJOMYM

ZAMÓW NASZE USŁUGI

WWW.INSPRO.ORG.PL

WiÄ&#x2122;cej na: