BeExcellent blijft in beweging

BeExcellent blijft in beweging

Eens in de zoveel tijd houden we u op de hoogte van de nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden van BeExcellent. Die vernieuwingen spelen in op uw wensen en maken uw werk makkelijker. Het afgelopen kwartaal stond vooral in het teken van het gebruikersgemak van BeExcellent. We vinden het belangrijk dat gebruikers de voor hen belangrijke informatie gemakkelijk kunnen vinden. Bovendien zijn we er van overtuigd dat gebruikers de weg naar deze informatie beter zullen vinden door de omgeving aantrekkelijk te maken.

Upgrade het dashboard

De eerste plek waar een gebruiker terecht komt, is het dashboard. Als beheerder van BeExcellent bent u verantwoordelijk om dit visitekaartje van BeExcellent zo in te richten dat gebruikers gemakkelijk hun weg vinden. Zorg dus voor een aantrekkelijke startpagina voor uw gebruikers!

BeExcellent biedt een scala aan widgets die dit mogelijk maken. Zo zijn er widgets die de weg naar artikelen gemakkelijker maken, maar ook widgets met een meer sociaal karakter waarmee u bijvoorbeeld rechtstreeks berichten van sociale media zoals van het ITAA, andere beroepsverenigingen of de FOD Financiën op uw dashboard kan tonen. En maakt u al gebruik van de verjaardagen widget? Of heeft u het dashboard al verrijkt met relevante video’s of nieuwsberichten?

Het afgelopen kwartaal hebben we een aantal nieuwe widgets ontwikkeld die het gebruik van BeExcellent nog meer stimuleren.

Snelkoppelingen widget

Door het toevoegen van verschillende snelkoppelingen aan uw dashboard kunt u BeExcellent gebruiken als centraal startpunt voor uw dag. Vanuit de Snelkoppelingen widget kunnen gebruikers makkelijk doorklikken naar andere programma’s die zij in het dagelijks werk gebruiken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat BeExcellent automatisch wordt opgestart bij het aanzetten van de computer. Zo beginnen de medewerkers de dag met het lezen van het belangrijkste nieuws en nieuwe of gewijzigde artikelen en kunnen zij vervolgens vanuit de Snelkoppelingen widget de overige programma’s bereiken om de werkdag verder te zetten.

Nieuwsfeed widget

Misschien bent u al bekend met de Nieuwsfeed widget. In deze vernieuwde versie van de nieuwsberichten widget deelt u samen met collega’s nog makkelijker belangrijk nieuws uit uw organisatie. Voeg nu bijvoorbeeld aantrekkelijke foto’s toe of zorg ervoor dat iedereen het nieuws heeft gelezen door leestaken uit te zetten!

Personaliseer meerdere dashboards

Voortaan is het mogelijk om tot maar liefst tien extra dashboards aan te maken. Personaliseer bijvoorbeeld een dashboard per afdeling of per vestiging waar alleen de gebruikers van die afdeling of vestiging er toegang toe hebben. Laat gebruikers hierdoor nog makkelijker samenwerken!

Of maak een dashboard per onderwerp: GDPR, beroepsdocumentatie, antiwitwas, enzovoort. Op die manier vindt u de juiste informatie in één oogopslag terug.

Eén centrale plek met alle info over uw collega’s

Gebruik BeExcellent als dé centrale plek waar collega’s informatie over elkaar kunnen vinden. Zorg ervoor dat alle collega’s aan BeExcellent zijn toegevoegd en de informatie van gebruikers zo volledig mogelijk is ingevuld. Dit kunt u als beheerder doen, maar u kan ook de gebruiker hiervoor zelf verantwoordelijk maken. Stel als beheerder zelf vast welke velden wel of niet ingevuld mogen worden. Hoe beter de velden gevuld zijn, hoe makkelijker het voor gebruikers is om collega’s te vinden en te benaderen.

TIP: De geboortedata uit het gebruikersoverzicht zijn de basis voor de verjaardagenwidget. Zorg voor een volledig verjaardagenoverzicht door in ieder geval de geboortedata in te (laten) vullen.

Zoeken kan nu nog doelgerichter

De zoekmachine van BeExcellent zorgt ervoor dat u gemakkelijk elk gewenst artikel vindt. De zoekmachine zoekt met een unieke zoekcapaciteit op de titel van artikelen en de inhoud van artikelen, maar ook in de inhoud van bestanden in BeExcellent. Er is de laatste maanden hard gewerkt om het zoeken nóg doelgerichter en verfijnder te maken. We hebben een aantal filters toegevoegd en u kunt nu ook zoeken op een combinatie van termen.

Artikelen uit categorie sorteren

Bepaal nu nog makkelijker zelf de volgorde van artikelen binnen een categorie. Waar u artikelen voorheen handmatig op de gewenste plek sleepte, is het nu mogelijk om geautomatiseerd te sorteren op bijvoorbeeld alfabet of chronologische volgorde.

Wat kan u nog van ons verwachten?

De komende maanden staan er opnieuw een aantal nieuwe onderwerpen op de planning van ons ontwikkelteam:

• de mogelijkheden om overzichten te exporteren worden uitgebreid;

• we gaan aan de slag met de taxonomie van artikelen;

• het wordt nog gemakkelijker om collega’s te betrekken door het uitzetten van taken.

Benieuwd naar de complete planning voor het tweede kwartaal? Zie: https://help.mijnscienta.nl/Articles/ article/15054

De volledige beroepsdocumentatie voor al uw medewerkers beschikbaar

Wist u al dat u de volledige beroepsdocumentatie gemakkelijk in BeExcellent kan terugvinden? Daardoor moet u nooit op zoek gaan naar de laatste versie van deze documenten. Maak het uw medewerkers nu nog makkelijker en geef ze ook direct toegang tot de laatste versie van de volledige beroepsdocumentatie.

Haal het maximale uit BeExcellent

BeExcellent helpt u om alle kennis binnen uw organisatie te structureren én eenvoudig te delen met alle medewerkers. Op één plek. Zonder gedoe. Geef al uw medewerkers toegang tot BeExcellent en profiteer van alle voordelen.

Heeft u hulp nodig bij het aanmaken van gebruikers? Lees hieronder hoe u dit gemakkelijk zelf doet in slechts drie eenvoudige stappen of bekijk de instructievideo via https://www. youtube.com/watch?v=3uZqIDpnWG4. Mist u iets in BeExcellent dat uw werk nog eenvoudiger zou maken? Laat het ons weten via servicedesk@itaa. be. Wellicht kunnen we uw wensen het komende kwartaal meenemen in onze ontwikkelingen.

In 3 eenvoudige stappen al uw medewerkers toevoegen

Kennis delen is nog nooit zo makkelijk geweest. Voeg nu al uw collega’s toe in BeExcellent zodat zij ook kunnen profiteren van de voordelen.

1. Ga naar de juiste pagina

Log in als beheerder → Ga naar het beheer en kies voor → Instellingen → Gebruikers

2. Kies de juiste button

Klik rechtsboven op de button → Er opent een nieuw scherm

Wil u veel medewerkers tegelijk toevoegen of het gebruikersbeheer koppelen aan de Active Directory van uw organisatie? Neem dan contact op met de servicedesk van BeExcellent. We helpen u hier graag bij.

3. Vul de gegevens van de nieuwe gebruiker in

Alleen een e-mailadres volstaat al. BeExcellent maakt zelf een sterk wachtwoord aan voor de gebruiker als u deze velden leeg laat. De nieuwe gebruiker krijgt vervolgens een e-mail met de inloggegevens waarmee direct ingelogd kan worden in BeExcellent.

Optioneel kunt u bij het aanmaken van de nieuwe gebruiker ook extra informatie toevoegen zoals contactgegevens, persoonlijke gegevens zoals geboortedatum en sociale media. U kan dit ook aan de nieuwe gebruiker zelf overlaten!

Niet voldoende gebruikers in uw licentie om alle collega’s toe te voegen? Neem contact op met de servicedesk van BeExcellent op servicedesk@itaa.be om het aantal gebruikers te verhogen.

Yvonne Kalkhoven

Klantadviseur