Accountants, partners in business?

Externe accountants vervullen een sleutelrol in het Europese en Belgische kmo-landschap. Net als artsen in een medische context volgen externe accountants de financiële gezondheid van de onderneming en verlenen ze op basis daarvan deskundig advies. Ondanks hun knowhow, expertise en specifieke kennis van het kmo-bedrijf in kwestie, worden externe accountants echter niet altijd gecontacteerd voor het verlenen van aanvullend advies. Tijdens haar doctoraatsstudie onderzocht Stefanie De Bruyckere (HOGENT) 1 hoe externe accountants de samenwerking met hun kmo-klanten kunnen optimaliseren en versterken. Haar onderzoeksresultaten worden verder toegelicht tijdens een netwerkevenement, dat op 31 maart 2022 georganiseerd wordt door UGent en HOGENT 2. Eén van de sprekers op dat evenement is Bart Van Coile, voorzitter van het ITAA.

1. Determinanten

Uitgebreid literatuuronderzoek leert ons dat bepaalde determinanten een rol spelen bij de beslissing van kmo-klanten om al dan niet een beroep te doen op hun accountant voor het inwinnen van bedrijfsadvies.

Die determinanten hebben te maken met de relatie tussen de externe accountant en de kmo-zaakvoerder, de externe accountant zelf, de kmo als onderneming en de zaakvoerder van de kmo als persoon.

Op het niveau van de relatie tussen de externe accountant en de kmo-zaakvoerder is vertrouwen uiterst belangrijk. Vertrouwen vormt de basis voor een succesvolle samenwerking. Voor de externe accountant zelf is het belangrijk om empathisch te handelen en om oprecht belangstelling te tonen voor de visie, de doelstellingen en de belangen van de kmo-zaakvoerder.

De kmo-zaakvoerder moet de cijfers, de boekhoudkundige rapportage en de toelichting van de accountant begrijpen. Externe accountants bieden in eerste instantie ondersteuning bij het voldoen aan de wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen; daarnaast verlenen ze aanvullend bedrijfsadvies, op basis waarvan hun kmo-klanten weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Accountants analyseren en interpreteren cijfers en rapporten/ jaarrekeningen, en vertalen deze vervolgens in een helder en op maat gemaakt waardevol bedrijfsadvies. Deze waardevolle informatie stelt de ondernemer in staat om gefundeerde beslissingen te nemen. Vandaar de belangrijke educatieve rol van de externe accountant.

Ook bedrijfsspecifieke kenmerken kunnen bepalend zijn voor de beslissing van kmo-klanten om al dan niet een beroep te doen op hun accountant voor het inwinnen van additioneel bedrijfsadvies.

Het is belangrijk dat externe accountants anticiperen op (onverwachte) gebeurtenissen en ze hun kmo-klanten nauwgezet begeleiden bij elke mijlpaal in de levenscyclus van de onderneming.

2. Tijdens de opstartfase

Een eerste belangrijke mijlpaal voor een onderneming is haar opstart. Starters worden sterk aangemoedigd om een businessplan op te maken waarin ze de economische, organisatorische en financiële haalbaarheid van hun project inschatten. Uitgangspunt daarbij is dat het businessplan de ondernemers helpt bij het identificeren van de uitdagingen en opportuniteiten, vooraleer ze hun eigen zaak doordacht en voorbereid opstarten.

Toch is niet iedereen ervan overtuigd dat het opmaken van een businessplan een (meer)waarde biedt. De vraag is dan ook of een businessplan startende ondernemers écht ondersteunt om hun onderneming effectief te sturen en te beheren.

2.1. Belang van het businessplan

Onderzoeksresultaten gebaseerd op 283 online-enquêtes bij Vlaamse starters tonen aan dat startende ondernemers die een kwaliteitsvol businessplan opmaken, beter in staat zijn om het eerste jaar na de opstart enkele cruciale sleutelindicatoren op te volgen. Ondernemers die vooraf heel grondig nadenken over hun businessplan, zijn beter in staat om (1) financiële noden op te volgen, (2) het ontstaan van eigen loon te begrijpen en op te volgen, (3) omzetcijfers op te volgen, (4) liquiditeitstekorten te voorkomen en (5) beslissingen te nemen die de levensvatbaarheid van de onderneming waarborgen.

De kwaliteit van een businessplan werd gemeten als de mate waarin het voor de startende ondernemer belangrijk was om vooraf grondig te reflecteren over 22 relevante aspecten die traditioneel in zo’n plan vervat zitten (waaronder sectoranalyse, markt- en doelgroep-analyse, omzet, break-even, enz.).

2.2. Motivatie van de ondernemer

De motivatie van de ondernemer om een businessplan op te maken, heeft een belangrijke invloed op de kwaliteit ervan. Op basis van de zelfdeterminatietheorie werden verschillende motivatieprofielen in de start-up-context onderscheiden.

Ondernemers die een businessplan opmaken omdat ze een goedkeuring of een erkenning van anderen wensen (introjectie) en ondernemers die een businessplan opmaken omdat ze inzicht willen krijgen in de levensvatbaarheid van hun project (identificatie), stellen een kwaliteitsvol businessplan op. Dat betekent dat ze heel grondig nadenken over diverse topics uit hun businessplan, wat hen in staat stelt om de onderneming na de opstart ook effectief te monitoren.

Extern gemotiveerde ondernemers maken een businessplan op ‘omdat het moet’, omwille van een wettelijke verplichting of omwille van de verwachtingen van een externe partij, Het is belangrijk dat externe accountants anticiperen op (onverwachte) gebeurtenissen en ze hun kmo-klanten nauwgezet begeleiden bij elke mijlpaal in de levenscyclus van de onderneming.

zoals een investeerder. Deze ondernemers zijn niet geneigd om een kwaliteitsvol businessplan uit te werken, wat hen net belemmert om enkele cruciale parameters te monitoren tijdens het eerste jaar na de opstart van de onderneming. Zij zijn wél het meest geneigd om een beroep te doen op de expertise van een externe accountant voor de opmaak van hun businessplan. Hieruit blijkt dat de externe accountant voornamelijk geraadpleegd wordt om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen of de verwachtingen van externe partijen. De dienstverlening van de externe accountant wordt daarom niet steeds ten volle benut.

2.3. Rol van de externe accountant

De onderzoeksresultaten tonen aan dat de externe accountant net een belangrijke rol kan vervullen bij het opmaken van een businessplan. Advies verleend door de externe accountant helpt de ondernemers om vooraf grondig te reflecteren over de relevante aspecten van hun businessproject. De accountant biedt ondersteuning en identificeert leemtes, kan kritische bedenkingen formuleren om het businessplan verder te verfijnen. Zo overstijgt de accountant zijn traditionele rol, waarin voornamelijk gefocust wordt op de wettelijke verplichtingen. Het verleende advies helpt de ondernemers op een betekenisvolle manier om het businessplan te verbeteren en dus alle relevante aspecten grondig te analyseren.

Om de (potentiële) waarde van een businessplan ten volle te benutten, is het belangrijk dat de ondernemer intens betrokken wordt bij de opmaak ervan en hij een constructieve dialoog voert met de accountant. Een kwaliteitsvol businessplan opmaken biedt de ondernemer én de accountant de mogelijkheid om het project verder te optimaliseren, de dynamiek ervan te begrijpen, het op te volgen én te anticiperen op ‘het onverwachte’.

2.4. Enkel zinvol, indien kwalitatief

De wetgever besloot recent om het belang van het financieel plan, als onderdeel van het businessplan, sterker te verankeren in het wettelijk kader3. De onderzoeksresultaten tonen echter aan dat extern gemotiveerde ondernemers (concreet: ondernemers die enkel een businessplan opmaken om te voldoen aan deze wettelijke verplichting) niet noodzakelijk een kwaliteitsvol businessplan opmaken.

De meerwaarde van het businessplan wordt pas duidelijk wanneer ondernemers de wettelijke verplichting ter harte nemen en ze grondig nadenken over hun voorgenomen bedrijfsactiviteit. Een kwaliteitsvol businessplan blijkt wel degelijk een belangrijk managementinstrument te zijn voor ondernemers, om te anticiperen op onverwachte factoren en om het voortbestaan van de onderneming te waarborgen. Een externe accountant kan ondernemers hierbij betekenisvol ondersteunen, met dienstverlening op maat.

Accountants staan dus voor een belangrijke uitdaging, aangezien hun bedrijfsadvies ondernemers ondersteunt bij het anticiperen op ‘het onverwachte’, wat de accountants vervolgens in staat stelt om de onderneming op een effectieve manier te monitoren.

3. Na de opstartfase

Wanneer aan de wettelijke verplichtingen voldaan is en de jaarrekening is opgemaakt, wordt vaak – verkeerdelijk – gedacht dat de taak van de accountant is afgerond. Niets is minder waar. Om de toegevoegde waarde van de gemaakte analyses en het opgemaakte rapport écht te verkrijgen, moeten die gegevens geïnterpreteerd worden, een ondernemer moet ze kunnen lezen en begrijpen.

De accountant ondersteunt de ondernemers hierbij, licht de – vaak vertrouwelijke en complexe – materie op een toegankelijke manier toe, zodat de klant-ondernemer met kennis van zaken correcte, toekomstgerichte beslissingen kan nemen. Het advies van de externe accountant kan de financiële gezondheid van de onderneming dan ook beïnvloeden, want het vormt de basis voor de besluitvorming van de ondernemer. Tijdens hun samenwerking streven zowel de accountant als de ondernemer een gemeenschappelijk doel na: het waarborgen van de continuïteit en een goede financiële gezondheid van de onderneming.

Om dit gemeenschappelijke doel te bereiken, is mutual understanding (een goede wederzijdse verstandhouding) essentieel. Dat houdt in dat de externe accountant en de ondernemer (1) elkaar begrijpen en (2) weten wat zij van elkaar kunnen verwachten.

3.1 Belang van mutual understanding

Uit interviews blijkt dat ondernemers niet altijd goed op de hoogte zijn van het dienstenpakket dat hun accountant hen kan aanbieden. Ook de toelichting van de accountant over de cijfers, de uitleg over de financiële situatie van de onderneming, begrijpen ondernemers niet altijd ten volle. Dat is nochtans essentieel om weloverwogen, gefundeerde beslissingen te nemen als ondernemer. De interpretatie en vertaling van de complexe bedrijfsinformatie in een helder, op maat gemaakt advies dat waarde toevoegt aan de onderneming, wint aan belang en illustreert de educatieve rol van de accountant.

Bovendien moeten de ondernemers zich ook begrepen voelen: hun strategische visie, missie, ondernemersdoelen spelen een cruciale rol in de samenwerking met hun accountant. Dit betekent dat je als accountant écht moet luisteren naar je klant, zodat zijn noden proactief geïdentificeerd kunnen worden.

Voorts vinden ondernemers het ook niet evident om hun concrete verwachtingen tegenover hun accountant te expliciteren.

Tot slot blijken er ook vaak misverstanden te ontstaan over de prijs en de facturatievoorwaarden.

Tabel 1 weerspiegelt de items die van belang zijn om de mutual understanding tussen de externe accountant en de klant-ondernemer in kaart te brengen.

Tabel 1: Meetschaal voor Mutual Understanding

In welke mate…

- Bent u op de hoogte van het dienstenpakket dat uw accountant aanbiedt?

- Expliciteert/verduidelijkt u wat u verwacht van uw accountant?

- Begrijpt u de toelichting van de cijfers door uw accountant?

- Hebt u de indruk dat uw accountant u begrijpt?

- Hebt u de indruk dat uw accountant naar u luistert?

- Bent u op de hoogte van de prijs die uw accountant u aanrekent?

- Bent u op de hoogte van de manier waarop uw accountant factureert?

3.2. Financiële gezondheid waarborgen

De resultaten van dit onderzoek, gebaseerd op 310 online-enquêtes bij Belgische kmo-zaakvoerders, tonen aan dat de zaakvoerders die een goede wederzijdse verstandhouding ervaren, meer geneigd zijn om een beroep te doen op hun externe accountant voor het inwinnen van bijkomend bedrijfsadvies. Als zaakvoerders hun accountant begrijpen en zij zich begrepen voelen, werken ze intenser samen met hun externe accountant.

Die intense samenwerking is positief gerelateerd aan de financiële gezondheid van de onderneming. Dat impliceert dat advies, verleend door de externe accountant, ondernemers ondersteunt bij het nemen van gefundeerde beslissingen, wat een positief effect heeft op de financiële gezondheid van de onderneming.

Samengevat: een goede wederzijdse verstandhouding leidt tot een meer intense samenwerking met de externe accountant, wat op zijn beurt resulteert in een betere financiële gezondheid van de kmo.

3.3. Kenmerken van een ‘goede verstandhouding’?

Zaakvoerders die een goede wederzijdse verstandhouding ervaren beschouwen hun accountant als een strategische partner die proactief handelt. Zij vinden informeel contact belangrijk en hebben frequent formele besprekingen met hun accountant. Bovendien is het boekhoudkundige en fiscale kennisniveau van deze kmo-klanten, het aantal indicatoren dat zij zelf opvolgen, en de mate van transparantie ten opzichte van hun accountant, positief gerelateerd aan die goede wederzijdse verstandhouding.

Het louter gebruiken van rapporteringsinstrumenten of tools om de interpretatie van de cijfers toegankelijk te maken voor de ondernemers, leidt niet noodzakelijk tot het realiseren van mutual understanding. De klant-ondernemer moet de analyse van de cijfers écht begrijpen. Het is dan ook de toelichting van de accountant, mogelijks met de ondersteuning van een rapporteringsinstrument, die het verschil maakt en die de ondernemers dus ultiem ondersteunt bij het nemen van gefundeerde beslissingen.

De mate waarin de ondernemer en de accountant een vriendschappelijke band hebben, is irrelevant om mutual understanding te bewerkstelligen. Daarnaast zal mutual understanding ook niet vanzelf ontstaan, naarmate de duur van de samenwerking vordert. De duur van de samenwerking is namelijk niet significant verschillend voor de groep van ondernemers met een hoge, versus een lage mutual understanding.

Conclusie

Net als de artsen in een medische context houden de accountants de vinger aan de pols, monitoren ze de hartslag en de volledige financiële gezondheid van de onderneming. Om de waarde van hun samenwerking te maximaliseren, moeten zowel de accountant, als de ondernemer het potentieel ervan erkennen en omarmen. Effectieve communicatie en elkaar begrijpen op alle niveaus van de samenwerking worden belangrijker dan ooit.

Meer info: U kan de reportage ‘The role of external accountants as service providers for SMEs’ van Stefanie De Bruyckere bekijken en volgende publicaties raadplegen:

• De Bruyckere, S., Verplancke, F., Everaert, P., Sarens, G. and Coppens, C. 2017, The Role of External Accountants as Service Providers for SMEs: A Literature Review, Accountancy & Bedrijfskunde, p.49-62;

• De Bruyckere, S., Verplancke,

F., Everaert, P., Sarens, G. and Coppens, C. 2020, The Importance of Mutual Understanding between External Accountants and Owner- Managers of SMEs, Australian Accounting Review, 30(1): 4–2; en

• De Bruyckere, S. and Everaert, P. 2021, The Role of the External Accountant in Business Planning for Starters: Perspective of the Self- Determination Theory, Sustainability, 13(6), 3014.

Dr. Stefanie De Bruyckere

Lector en onderzoeker HOGENT Promotoren: Prof. dr. Patricia Everaert (UGent) en Carine Coppens (HOGENT)

1 Doctoraatsonderzoek van dr. Stefanie De Bruyckere, gefinancierd door het HOGENT Onderzoeksfonds PWO. Promotoren Prof. dr. Patricia Everaert (UGent) en Carine Coppens, Opleidingshoofd Financieel Management (HOGENT).

2 https://shop.stamhoofd.be/event-accountants-31-maart/