Toekenning van cheques aan werknemers: het fiscale kluwen ontward

Toekenning van cheques aan werknemers: het fiscale kluwen ontward

In de CORONA III-wet[1] heeft de wetgever met de consumptiecheque nog maar eens een nieuw type cheque geïntroduceerd. De consumptiecheque werd in het leven geroepen met een dubbele doelstelling. Vooreerst is het de bedoeling om de financiële situatie en koopkracht van werknemers te verbeteren. Daarnaast beoogt men de activiteiten en werkgelegenheid in sectoren die zwaar getroffen werden door de COVID-19-crisis zoals de horeca, culturele of sportieve sector, te ondersteunen. Als aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan, is de consumptiecheque vrijgesteld van inkomstenbelastingen in hoofde van de werknemer en aftrekbaar als beroepskost bij de werkgever. In wat volgt staan we stil bij de fiscale behandeling van de consumptiecheque en maken we de vergelijking met sport- en cultuurcheques, maaltijdcheques en ecocheques.

1. Consumptiecheque

Als principe geldt dat de consumptiecheque die werkgevers aanbieden aan hun werknemers een bezoldiging uitmaakt. Dit voordeel van alle aard (VAA) wordt evenwel vrijgesteld van inkomstenbelasting indien aan een aantal strikte cumulatieve voorwaarden is voldaan (artikel 19quinquies KB 28 november 1969). De Circulaire 2020/C/131 van 22 oktober 2020 verduidelijkt deze wettelijke voorwaarden.

Het koninklijk besluit maakt een onderscheid tussen papieren en elektronische cheques. Voor beiden types gelden volgende voorwaarden:

• De consumptiecheque mag niet worden toegekend ter vervanging of ter omzetting van loon, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel of van een aanvulling bij het voorgaande. De consumptiecheque moet met andere woorden bovenop de bestaande bezoldiging van de betrokken werknemer worden toegekend.

• De toekenning van de consumptiecheque moet (net zoals bij maaltijdscheques) vervat zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of in een schriftelijke individuele overeenkomst. Voor de openbare sector moet de toekenning voorzien zijn in een reglementaire handeling die het voorwerp heeft uitgemaakt van een onderhandeling in het daarvoor bevoegde onderhandelingscomité.

• De consumptiecheque is geldig tot en met 31 december 2021. Aanvankelijk was voorzien dat de cheque slechts geldig was tot 7 juni 2021 [2]. De geldigheidstermijn van een papieren cheque die deze datum vermeldt wordt automatisch verlengd tot 31 december 2021. Op de papieren consumptiecheque dient de geldigheidsduur uitdrukkelijk te zijn vermeld.

• De consumptiecheque mag niet omgeruild worden. • De consumptiecheque moet op naam van de werknemer worden afgeleverd.

• De consumptiecheque mag enkel besteed worden in (1) inrichtingen die vallen onder de horecasector of kwalificeren als kleinhandelszaken die verplicht langer dan één maand gesloten zijn geweest en die, in de gelijktijdige fysieke aanwezigheid van de consument in de vestigingseenheid, goederen of diensten aanbieden aan de consument en micro-inrichtingen uitmaken in de zin van artikel 15/1 van het WVV; (2) inrichtingen die behoren tot de culturele sector die erkend, goedgekeurd of gesubsidieerd zijn door de bevoegde overheid; of (3) sportverenigingen voor wie een federatie, erkend of gesubsidieerd door de gemeenschappen, bestaat of behorend tot een van de nationale federaties. Voor consumptiecheques op papier moet deze informatie op de cheque zijn opgenomen.

[1] Wet van 15 juli 2020 houdende diverse dringende fiscale bepalingen ten gevolge van de COVID-19-pandemie (CORONA III), BS 23 juli 2020.

[2] Zie Circulaire 2021/C/25 van 12 maart 2021, Addendum aan de Circulaire 2020/C/131.

Het koninklijk besluit voorziet in twee grenzen voor wat betreft de waarde van de consumptiecheque. De waarde van een consumptiecheque mag enerzijds niet meer bedragen dan de maximale nominale waarde bepaald in de collectieve arbeidsovereenkomst of de individuele overeenkomst, met als maximum 10 euro. Anderzijds mag de werkgever niet meer dan 300 euro aan consumptiecheques toekennen aan eenzelfde werknemer. Een consumptiecheque met een nominale waarde van meer dan 10 euro zal geen recht geven op de vrijstelling van inkomstenbelasting. Evenmin zal een consumptiecheque die wordt toegekend aan een werknemer die al consumptiecheques voor een bedrag van 300 euro van dezelfde werkgever heeft ontvangen, recht geven op de vrijstelling. De consumptiecheques zijn in dat geval belastbaar bij de werknemer voor hun totaliteit en niet enkel voor het deel dat de grens van 300 euro overschrijdt.

In de circulaire 2020/C/131 wordt het voorgaande verduidelijkt aan de hand van voorbeelden.

De wetgever voerde met terugwerkende kracht vanaf 17 juli 2020 ook de mogelijkheid in om consumptiecheques in elektronische vorm uit te geven [3]. Om niet als loon te worden beschouwd moeten elektronische consumptiecheques niet alleen aan alle voorwaarden voor papieren consumptiecheques (supra) voldoen maar tegelijk aan de volgende voorwaarden:

• Het aantal consumptiecheques in een elektronische vorm en het brutobedrag ervan worden vermeld op de afrekening die bij elke definitieve betaling aan de betrokken werknemer wordt overhandigd.

• Vóór het gebruik van de consumptiecheques in een elektronische vorm kan de werknemer op eenvoudige wijze het saldo en de geldigheidsduur nagaan van de cheques die aan hem werden toegekend maar nog niet gebruikt.

• De keuze voor elektronische consumptiecheques moet worden geregeld via een collectieve arbeidsovereenkomst of in een schriftelijke individuele overeenkomst.

• De elektronische consumptiecheques mogen enkel ter beschikking worden gesteld via een erkende uitgever.

• Ten slotte mag het gebruik van deze consumptiecheques geen kosten voor de werknemer met zich meebrengen.

Als aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan, is de consumptiecheque vrijgesteld van inkomstenbelastingen in hoofde van de werknemer en aftrekbaar als beroepskost bij de werkgever.

De consumptiecheque die aan alle voorwaarden voldoet is, in tegenstelling tot de kosten voor (elektronische) maaltijdcheques, sportcheques, cultuurcheques en ecocheques principieel aftrekbaar als beroepskost in hoofde van de werkgever in de zin van artikel 49 van het WIB 92. Het niet cumulatief voldoen aan alle voormelde voorwaarden heeft niet enkel tot gevolg dat de consumptiecheque belastbaar is als bezoldiging bij de verkrijger. Het volledige bedrag van de consumptiecheque moet dan als voordeel van alle aard in hoofde van de werknemer (artikel 57, 2°, WIB 92) op de passende fiscale fiches onder de belastbare bezoldigingen opgenomen worden om alsnog aftrekbaar te zijn in hoofde van de werkgever.

In de circulaire heeft de administratie een standpunt ingenomen over de vraag of ook zelfstandige bedrijfsleiders kunnen genieten van de vrijstelling van inkomstenbelasting indien aan hen consumptiecheques worden toegekend. De administratie meent dat zelfstandige bedrijfsleiders buiten het toepassingsgebied van het koninklijk besluit vallen zodat de consumptiecheques die zij zouden ontvangen niet worden vrijgesteld. Bedrijfsleiders die ook werknemer zijn (met arbeidsovereenkomst), komen wel in aanmerking voor de vrijstelling als alle voorwaarden zijn voldaan.

[3] Wet van 31 juli 2020 tot wijziging van diverse bepalingen met het oog op de invoering van de elektronische consumptiecheques, BS 17 augustus 2020.

2. Sport- en cultuurcheques

Sport- en cultuurcheques kan de genieter gebruiken voor de betaling van lidgelden bij cultuur- en/of sportorganisaties, voor het huren van sportterreinen, de aankoop van abonnementen en toegangskaarten voor bijvoorbeeld het zwembad, museum, theatervoorstellingen, enzovoort. De cheques kunnen niet worden ingezet voor de aankoop van sportmateriaal of uitrusting.

Zoals al aangehaald zijn kosten die een werkgever of onderneming heeft gemaakt om aan haar werknemers of bedrijfsleiders sport- en cultuurcheques te verstrekken niet aftrekbaar als beroepskost.

Zij vormen principieel een belastbaar voordeel van alle aard voor de werknemer of de bedrijfsleider. De tussenkomst van de werkgever of onderneming in de sport- en cultuurcheques wordt evenwel vrijgesteld in hoofde van de verkrijger, zowel werknemers als bedrijfsleiders (artikel 38, §1, 25° WIB 92 en artikel 38/1 WIB 92), als ze niet worden verleend ter vervanging van de bezoldiging of enige andere vergoeding en als de volgende voorwaarden zijn vervuld.

De toekenning van de sport- en cultuurcheques moet vervat zijn in een cao of in een individuele overeenkomst. Verder kan de inwisseling van de cheques uitsluitend gebeuren bij erkende of gesubsidieerde cultuuroperatoren of bij sportorganisaties die aangesloten zijn bij een erkende federatie of één van de vier nationale federaties. De sport- en cultuurcheque zowel op papier als elektronisch moet op naam van de werknemer of bedrijfsleider zijn afgeleverd en heeft een beperkte geldigheidsduur van 15 maanden, die loopt van 1 juli van dat jaar tot 30 september van het volgende jaar. Op vraag van de Nationale Arbeidsraad (NAR) en ingevolge de COVID-19-pandemie, werd de geldigheidsduur van de cheques die verliepen op 30 september 2020 verlengd tot en met 30 september 2021 [4]. Het totale bedrag van de sport- en cultuurcheques toegekend door de werkgever of de onderneming mag per werknemer of bedrijfsleider niet groter zijn dan 100 euro per jaar. Ten slotte kan de cheque niet worden omgeruild voor geld.

3. Elektronische maaltijdcheques

De maaltijdcheque is bij het grote publiek genoegzaam bekend. Het betreft een tussenkomst van de werkgever in de lunchkosten van haar werknemers en bedrijfsleiders.

Sinds 1 januari 2016 kunnen maaltijdcheques enkel nog elektronisch worden verstrekt en is het maximale bedrag beperkt tot 8 euro per maaltijdcheque. Dit maximale bedrag bestaat uit een tussenkomst van de werkgever die maximaal 6,91 euro bedraagt en een eigen bijdrage van de werknemer van minstens 1,09 euro.

De kosten die een vennootschap heeft gemaakt om maaltijdcheques te verstrekken aan werknemers of bedrijfsleiders zijn niet aftrekbaar als beroepskost, met uitzondering van de in voorkomend geval tot 2 euro beperkte tussenkomst van de werkgever per maaltijdcheque. Zodra de tussenkomst van de vennootschap per maaltijdcheque 2 euro of meer bedraagt, mag per maaltijdcheque 2 euro als beroepskost worden afgetrokken.

De maaltijdcheques zijn een vrijgesteld inkomen voor de genieter als ze niet worden verleend ter vervanging van de bezoldiging of enige andere vergoeding en als de volgende voorwaarden zijn vervuld.

De toekenning van de maaltijdcheques moet vervat zijn in een cao of in een individuele overeenkomst. Het aantal toegekende cheques moet overeenstemmen met het aantal effectief gewerkte dagen van de werknemer of bedrijfsleider. De maaltijdcheque moet op naam van de werknemer of bedrijfsleider zijn afgeleverd en heeft een beperkte geldigheidsduur van twaalf maanden. De geldigheidsduur van de elektronische maaltijdcheques die is verlopen tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020 inbegrepen en tussen 1 november 2020 en 31 maart 2021 inbegrepen, werd met zes maanden verlengd als gevolg van de COVID-19-pandemie. Bovendien kan de geldigheidsduur van elektronische maaltijdcheques die verlopen in mei en juni 2020 en waarvan de geldigheidsduur met zes maanden werd verlengd, nógmaals met zes maanden worden verlengd [5]. De cheque mag slechts worden gebruikt ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding. De tussenkomst van de werkgever in de kost van de maaltijdcheque mag ten hoogste 6,91 euro per cheque bedragen, terwijl de tussenkomst van de werknemer of bedrijfsleider minstens 1,09 euro moet bedragen.

4 Zie Circulaire 2021/C/28 van 16 maart 2021 over de verlenging van de geldigheidsduur van de maaltijdcheques, eco-cheques en sport/ cultuurcheques ten gevolge van de COVID-19-pandemie.

5 Zie voetnoot 4.

Inzake socialezekerheidsbijdragen geldt sinds 1 januari 2011 een bijkomende voorwaarde die (nog) niet in de fiscale wetgeving terug te vinden is. Een maaltijdcheque mag niet gecumuleerd worden met een onkostenvergoeding voor eenzelfde maaltijd voor dezelfde dag.

4. Ecocheques

Ecocheques zijn bedoeld voor de aankoop van producten en diensten van ecologische aard, zoals energiebesparende huishoudtoestellen, installaties die gericht zijn op waterbesparing, investeringen in duurzame mobiliteit, enzovoort.

Ecocheques kunnen aan werknemers en bedrijfsleiders worden verstrekt (artikel 38, §1, 25° WIB 92). De kosten die de werkgever of onderneming heeft gemaakt om ecocheques te verstrekken, zijn niet aftrekbaar als beroepskost.

De ecocheques zijn een vrijgesteld inkomen voor de genieter (werknemer of bedrijfsleider) als ze niet worden verleend ter vervanging van de bezoldiging of enige andere vergoeding en als de volgende voorwaarden zijn vervuld.

De toekenning van de ecocheque moet vervat zijn in een cao of een individuele overeenkomst. De individuele overeenkomst of cao bepaalt de waarde van de ecocheque, met een maximum van 10 euro per ecocheque en een maximaal totaalbedrag per werknemer of bedrijfsleider van 250euro per jaar. De ecocheque wordt op naam afgeleverd, met een beperkte geldigheidsduur tot 24 maanden. Als gevolg van de COVID-19-pandemie wordt de geldigheidsduur van papieren en elektronische ecocheques die tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020 inbegrepen en tussen 1 november 2020 en 31 maart 2021 inbegrepen, met zes maanden verlengd. Bovendien kan de geldigheidsduur van ecocheques die verlopen in mei en juni 2020 en waarvan de geldigheidsduur met zes maanden werd verlengd, nógmaals met zes maanden worden verlengd [6]. De ecocheque mag slechts worden aangewend voor de aankoop van producten en diensten met een ecologisch karakter. De ecocheques kunnen geheel noch gedeeltelijk worden omgeruild in geld.

Als niet tezelfdertijd aan alle voorwaarden is voldaan, worden de toegekende ecocheques voor de totaliteit als belastbare voordelen van alle aard aangemerkt. De kosten zijn dan aftrekbaar voor de werkgever als die de ecocheques vermeldt als bezoldiging op de individuele loonfiches op naam van de werknemers of bedrijfsleiders.

Ecocheques zijn bons voor meervoudig gebruik, er is daarom geen btw verschuldigd op het moment van de uitgifte, maar pas op moment van de inruiling. Er is wel btw verschuldigd op het commissieloon dat wordt aangerekend door de onderneming die de ecocheques uitgeeft. Die aangerekende btw is dan ook aftrekbaar.

Isabelle Montmorency

Tomas Dujardin