Tout ce dont vous avez besoin pour impliquer vos collègues dans votre organisation

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L’union fait la force. C’est une affirmation bien connue. Nous y croyons dur comme fer. Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous savez où vous en êtes en tant qu’organisation, si vous savez où vous vous dirigez ensemble et comment vous allez y parvenir. Pour ce faire, vous devez utiliser les connaissances, l’expérience et les compétences de chacun. Ce n’est qu’alors que vous pouvez réussir. Nous pensons que les gens sont plus efficaces lorsqu’ils disposent des bonnes informations. Vos documents, formulaires et infos sont dans BeExcellent, faciles à trouver, gérables et accessibles pour tous les collaborateurs.

Vos collaborateurs consacrent 20 % de leur temps à la recherche d’information

Il se passe tellement de choses qu’il est impossible pour une personne ou un département de tout contrôler. La complexité du travail ne cesse de s’accroître. Cela peut être dû à la crois sance de l’organisation, aux évolutions technologiques, aux changements de législation et de réglementation, aux exigences de parties externes et/ou aux attentes croissantes du client.

De ce fait, il faut prendre de plus en plus en compte, en apprendre toujours plus et mémoriser. La recherche d’informations est plus fréquente. Pour prendre la bonne décision et éviter les erreurs. McKinsey a mené une enquête à ce sujet. Ils ont déterminé le temps qu’un employé consacre à la recherche d’informations. Cela semble être 20 % de son temps, soit une journée entière dans le cadre d’un emploi à temps plein (McKinsey, 2019).

Beaucoup de temps perdu, car les réponses à presque toutes les ques tions sont tout simplement connues. Ce sont les questions que nous ne ces sons de poser à nos managers et à nos collègues. Une double perte de temps, car l’employé et le manager sont tous deux fort occupés. De plus, les mêmes questions sont posées à nouveau et la réponse est donnée plusieurs fois.

Toutes les organisations sont confron tées aux mêmes défis et aux mêmes les connaissances et les compétences restent en interne afin de garantir la continuité ? Comment impliquer tout le monde dans l’organisation ? Comment maintenir notre qualité au niveau souhaité ? Comment nous assurer que nous faisons ce que nous promettons ?

Pour commencer, assurez-vous d’avoir une stratégie claire et précise. Vous devez vous assurer que chacun sait où il en est, que l’accès aux connais sances et à l’information est simple. Et surtout, continuez à communiquer sur

questions. Comment faire en sorte que vos intentions et sur ce que vous vou lez réaliser en tant qu’organisation.

Pour cela, il est important d’utiliser les forces de chacun. Chacun a une spécialité propre et des connaissances spécifiques. Ou une vision différente des choses. Nous appelons cela le recours à l’intelligence collective. Mettre les gens en contact, les impli quer et veiller à ce que les connaissances de chacun circulent dans toute l’organisation.

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C’est ainsi que vous utilisez un logiciel de gestion de la qualité pour impliquer les collaborateurs

Comment faire ? Comment s’assurer que l’intelligence collective est disponible pour l’ensemble de l’organisation ? Un bon logiciel de gestion de la qualité permet d’y parvenir. Mais de nombreux systèmes ne facilitent pas la y a accès, l’intelligence collective ne

tâche. Ils sont destinés aux collaborateurs responsables de la qualité. De ce fait, les collaborateurs responsables de la qualité sont surchargés et cela devient trop compliqué pour les collaborateurs sur le lieu de travail.

Un très bon système de gestion de la qualité soutient et soulage toute l’organisation et tous les collaborateurs. C’est pourquoi nous avons développé le système de qualité BeExcellent en 2003. BeExcellent n’est pas un système traditionnel. Il se concentre sur les collaborateurs « ordinaires » et pas seulement sur le collaborateur responsable de la qualité.

La particularité de BeExcellent est qu’il ne s’agit pas seulement d’un système de gestion de la qualité, mais d’une plateforme intranet sociale qui relie l’information et les individus. Pour cette raison, les collaborateurs aiment utiliser BeExcellent. L’intranet social fait aussi en sorte que les gens se connectent plus souvent. Car ils n’y trouvent pas seulement des procédures de travail et des manuels, mais aussi qui fête un anniversaire, qui aura bientôt un anniversaire professionnel

Les propositions de modification sont une autre fonction très utilisée. Cela permet à un employé qui entrevoit une amélioration dans un processus de travail de la mettre en œuvre immédiatement et de l’envoyer au responsable pour contrôle. Cela le rend plus dynamique que les anciens intranets statiques. Les collaborateurs peuvent réfléchir et réagir activement aux processus, descriptions, etc.

Tirez le meilleur parti de BeExcellent

Comment y arriver ? Comment faire en sorte que la gestion de la qualité devienne l’affaire de toute l’organisation ? Pour vous aider, nous avons trois astuces à vous proposer.

Astuce 1 – Ajouter tous les collaborateurs

Commencez par vérifier que tous les collaborateurs ont accès à BeExcellent. C’est le plus important. Si vous voulez recourir à l’intelligence collective, tout le monde doit y avoir accès. Si seu lement une partie des collaborateurs et les informations en interne.

pourra jamais être utilisée.

En outre, un intranet social est peu utile si tout le monde n’y a pas accès. Cela signifierait que seule une partie des collaborateurs recevrait les informations internes, ou que tous les anniversaires ne seraient pas visibles.

Astuce 2 – Veillez à ce que toute information soit en ligne

Lorsque tous les collaborateurs ont accès à BeExcellent, la deuxième astuce est de veiller à ce que toute l’information soit en ligne. Ainsi que d’éviter des erreurs causées par les anciennes versions des documents. Souhaitez-vous que le temps de recherche des informations soit réduit ?

De plus, en raison de la crise du coronavirus et du travail à domicile qui y est associé, nous avons remarqué plus que jamais combien il est important que toutes les informations soient disponibles en un seul endroit, de préférence aussi en ligne, afin que chacun puisse y accéder partout. Les questions auxquelles un collègue a répondu auparavant lorsque vous avez demandé de l’aide au bureau. Maintenant, vous ne pouvez pas les poser aussi facilement. Vous devez téléphoner ou envoyer un courriel directement. Ainsi, le temps perdu dans la recherche d’informations est encore plus évident. En décrivant tout clairement et en mettant tout en un seul endroit, vous gagnez du temps.

Astuce 3 – Encouragez vos collaborateurs à se connecter

Pour faire de BeExcellent un véritable succès, les collaborateurs doivent se connecter quotidiennement pour regarder les dernières nouvelles. Pour tous les collaborateurs qui ont besoin de BeExcellent dans leur travail quotidien, ce n’est bien sûr pas un problème. Mais les collaborateurs qui ne l’utilisent pas quotidiennement devront être encouragés à se connec ter chaque jour.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous. Par exemple, vous pouvez veiller à ce que BeExcellent s’ouvre automati quement au démarrage du navigateur internet. Mais aussi faire en sorte que les collaborateurs n’ouvrant pas BeExcellent manquent des informa tions qui sont partagées exclusivement sur BeExcellent.

Pour vous aider à démarrer, nous avons organisé deux formations en ligne. Une pour l’utilisateur débutant de BeExcellent dans laquelle nous expliquons les bases, et une autre pour l’utilisateur qui en sait déjà plus sur BeExcellent et qui est prêt à en tirer le maximum.

Vous pouvez vous inscrire ici pour les formations :

https://www.scienta.nl/support/ webinars-be-excellent/

Attention ! Les formations ne sont dispensées qu’en néerlandais.

Désirez-vous en savoir plus sur BeExcellent ? Jetez un coup d’oeil sur www.scienta.nl. Avez-vous besoin d’aide ? Contactez-nous alors via le +31 431 – 700 256.