Alles wat u nodig heeft om collega’s te betrekken bij uw organisatie

7

Alles wat u nodig heeft om collega’s te betrekken bij uw organisatie

Samen bereikt u meer. Dit is niet voor niets een bekende uitspraak. Wij geloven hier dan ook heilig in. U bereikt meer als u weet waar u als organisatie voor staat, als u weet waar u samen naar toe werkt en hoe u dat gaat bereiken. Hiervoor moet u gebruik maken van elkaars kennis, ervaring en kunde. Alleen dan kunt u succesvol zijn. Wij geloven dat mensen efficiënter zijn wanneer ze over de juiste informatie beschikken. Uw documenten, formulieren en nieuws zijn in BeExcellent vindbaar, beheersbaar en toegankelijk voor alle medewerkers.

Uw medewerkers besteden 20% van hun tijd aan het zoeken naar informatie

Er gebeurt zo veel dat één persoon of afdeling onmogelijk alles kan blijven overzien. De complexiteit van werk neemt steeds verder toe. Dit kan komen door de groei van de organisatie, technologische ontwikkelingen, veranderingen in wet- en regelgeving, eisen vanuit externe partijen en/of de toenemende verwachtingen van de klant. Doordat u met steeds meer rekening moet houden en steeds meer moet leren en onthouden. Wordt er vaker naar informatie gezocht. Om de juiste beslissing te maken en fouten te voorkomen. McKinsey heeft hier een onderzoek naar gedaan. Zij hebben uitgezocht hoeveel tijd een werknemer besteed aan het zoeken naar informatie. Dit bleek twintig procent van zijn tijd te zijn. Een hele dag in de week bij een fulltimedienstverband. (McKinsey, 2019)

bijna alle vragen zijn de antwoorden gewoon bekend. Dit zijn de vragen die we keer op keer aan managers en collega’s stellen. Dubbel verspilde tijd dus, omdat zowel de medewerker als de manager er druk mee zijn. Bovendien worden dezelfde vragen opnieuw gesteld en wordt het antwoord meerdere keren gegeven.

Alle organisaties zitten met dezelfde uitdagingen en vragen. Hoe zorgen we dat kennis en kunde in huis blijft om de continuïteit te waarborgen? Hoe betrekken we iedereen bij de organisatie? Hoe houden we onze kwaliteit op het gewenste niveau? Hoe zorgen we dat we doen wat we beloven? Een hoop verspilde tijd, want op

Om te beginnen moet u er voor zorgen dat u een goede en heldere strategie hebt. U moet zorgen dat iedereen weet waar hij aan toe is, dat

8

de toegang tot kennis en informatie eenvoudig is. En vooral blijven communiceren over wat de bedoeling is en wat u als organisatie wil bereiken.

Hiervoor is het belangrijk om gebruik te maken van elkaars kracht. Iedereen heeft een andere specialiteit en kennis van verschillende dingen. Of een andere kijk op zaken. Wij noemen dit het inzetten van de collectieve intelligentie. Mensen verbinden, betrekken en zorgen dat kennis van iedereen door de hele organisatie stroomt.

Zo zet u kwaliteitsmanagementsoftware in om de medewerkers te betrekken

Hoe doet u dat? Hoe zorgt u ervoor dat de collectieve intelligentie voor de hele organisatie beschikbaar is? Goede kwaliteitsmanagementsoftware ondersteunt hierin. Maar veel systemen maken het er niet makkelijker op. Het is gemaakt voor de kwaliteitsmedewerkers. Hierdoor worden de kwaliteitsmedewerkers te veel belast en is het te ingewikkeld voor de medewerkers op de werkvloer.

Écht goede kwaliteitsmanagementsoftware ondersteunt en ontlast juist de hele organisatie en alle medewerkers. Daarom ontwikkelden we in 2003 het kwaliteitssysteem BeExcellent. BeExcellent is geen traditioneel systeem. Het richt zich op de ‘gewone’ medewerkers en niet alleen op de kwaliteitsmedewerker.

Het unieke aan BeExcellent is dat het niet alleen een kwaliteitssysteem is, maar een sociaal-intranetplatform dat informatie en mensen verbindt. Hierdoor gebruiken de medewerkers BeExcellent graag. Het sociaal intranet zorgt er ook voor dat mensen vaker inloggen. Doordat ze er niet alleen werkprocessen en handleidingen vinden, maar ook wie er jarig is, wie er binnenkort een werkjubileum heeft en het interne nieuws. Een andere veel gebruikte functie zijn de wijzigingsvoorstellen. Hiermee kan een medewerker die een verbetering ziet in een werkproces dit direct doorvoeren en naar de beheerder sturen voor controle. Dit maakt het dynamischer dan de oude, statische intranetten. Medewerkers kunnen actief meedenken en reageren op de processen, beschrijvingen, enzovoort.

Zo haalt u het maximale uit BeExcellent

Hoe bereikt u dit? Hoe zorgt u ervoor dat kwaliteitsmanagement iets wordt van de hele organisatie? Om u hier bij te helpen, hebben we drie tips voor u.

Tip 1 – Voeg alle medewerkers toe

Begin met te zorgen dat alle medewerkers toegang hebben tot BeExcellent. Dit is het allerbelangrijkste. Als u de collectieve intelligentie wilt inzetten, heeft iedereen toegang nodig. Als maar een deel van de medewerkers toegang krijgt, kan de collectieve intelligentie nooit benut worden. Daarnaast heeft een sociaal intranet weinig nut als niet iedereen toegang heeft. Zo zou dan maar een deel van de medewerkers het interne nieuws mee krijgen, of zijn niet alle verjaardagen zichtbaar.

Tip 2 – Zorg dat alle informatie online staat

Als alle medewerkers toegang hebben tot BeExcellent, zorg dan dat alle informatie online staat.

Bovendien hebben we door de coronacrisis en het daar bijhorende thuiswerken, meer dan ooit gemerkt hoe belangrijk het is als alle informatie op 1 plek beschikbaar is, het liefst ook nog online zodat iedereen er overal bij kan. De vragen die door een collega beantwoord werden als u op kantoor om hulp riep, kan u nu niet meer zo makkelijk stellen. U moet bellen of mailen. Hierdoor is het nog duidelijker geworden hoeveel tijd er verloren gaat aan het zoeken naar informatie. Door alles duidelijk te beschrijven en op 1 plek te zetten, bespaart u deze tijd.

Tip 3 – Stimuleer om in te loggen

Om van BeExcellent echt een succes te maken, moeten de medewerkers dagelijks even inloggen om te kijken naar het laatste nieuws bijvoorbeeld. Voor alle medewerkers die BeExcellent nodig hebben voor hun dagelijkse werk is dit geen probleem. Maar de medewerkers die het niet dagelijks nodig hebben, moeten gestimuleerd worden om dagelijks even in te loggen.

Hier zijn verschillende manieren voor. Zo kan u BeExcellent automatisch laten openen bij het opstarten van de internetbrowser. Maar u kan ook nieuwtjes exclusief delen op BeExcellent, zodat de medewerkers die BeExcellent niet openen, dingen missen.

Om u op gang te helpen, organiseren wij twee online trainingen. Eén voor de beginnende BeExcellent gebruiker waarin we de basis uitleggen, en één voor de gebruiker die al meer van BeExcellent weet en toe is aan de verdiepingsslag om het maximale uit BeExcellent te halen.

U kan zich hier aanmelden voor de trainingen: https://www.scienta.nl/support/ webinars-be-excellent/

Let op! De trainingen worden gegeven in het Nederlands.

Wil u meer weten over BeExcellent? Neem dan eens een kijkje op www.scienta.nl. Heeft u ergens hulp bij nodig, dan mag u ons ook altijd bellen op +31 431 – 700 256.