Ako pripraviť zápis?

Sekretár pripraví zápis procesu (v zhode s vyhláškou č. 157/2016) tak, ako prebehol, porotcovia podľa dohody pripravujú komentáre k návrhom. Je dôležité, aby si túto úlohu nerozdelili medzi seba po jednom. Každý z nich môže mať odlišnú schopnosť formulovať svoje, aj keď odborné, stále subjektívne, vnemy – vedie to k nevyváženej miere kritiky/chválospevu, čo môže spôsobovať nesúmerateľnosť komentárov a nepochopenie na strane účastníkov a verejnosti. Ak tak porotcovia urobia, odporúča sa, aby ich komentáre nakoniec skorigoval jeden z nich. Je ideálne, aby to bol predseda.

Komentáre poroty je nutné uvádzať vyložene ako „komentáre”, nie ako „hodnotenie”. Hodnotením je totiž akt určenia poradia, nie verbalizovanie postrehov. Odporúčame, aby komentáre boli

k oceneným návrhom rozsiahlejšie, k víťaznému aj odporúčania pre dopracovanie,

k odmeneným stručnejšie,

k ostatným podľa toho, akú má porota časovú kapacitu. Ak má byť komentár príliš stručný, tak ho radšej odporúčame neuvádzať vôbec.

Po dokončení zápisu a komentárov ich sekretár pošle elektronickou formou všetkým, ktorí sa zúčastnili hodnotiaceho zasadnutia a požiada ich o schválenie konečného znenia.