Ako sa pripraviť na hodnotiace zasadnutie poroty?

V závislosti od množstva prijatých súťažných návrhov navrhne sekretár harmonogram postupu. V prípade, ak bolo prijaté veľké množstvo návrhov, treba náležite upraviť čas na overovanie, inštaláciu súťažných návrhov do priestorov na hodnotenie a hodnotenie samotné.

Sekretár súťaže zabezpečí, aby boli návrhy po ich elektronickom prijatí vytlačené. Pred prebratím výtlačkov je nutné vykonať vizuálnu kontrolu porovnaním vytlačeného panelu a panelu v elektronickej podobe, či technickou chybou nedošlo k znečitateľneniu návrhu alebo vynechaniu nejakej časti jeho obsahu. Problémom môže byť tlač príliš tenkých čiar, šrafúr a podobne.

Overovateľ v súťažných návrhoch skontroluje výlučne to, čo bolo v súťažných podmienkach formulované ako záväzné. Pripomíname, že obsahová stránka návrhu by nemala byť požadovaná ako záväzná. Aj z tohto dôvodu sa odporúča, aby bolo ako záväzné vyžadované nevyhnutné minimum náležitostí. O overení je spracovaný písomný záznam.

Ak tak porota určila, ešte pred jej zasadnutím sú expertom poroty sprístupnené návrhy, aby ich mohli v rámci poľa svojej odbornosti posúdiť a pripraviť o tom zápis. Takýmto spôsobom je možné vyhodnotiť aj splnenie lokalitného programu, územného plánu alebo ďalších požiadaviek kladených v zadaní.

Sekretár minimálne dva týždne vopred pošle porotcom, overovateľovi a podľa dohody aj expertom prostredníctvom elektronického dotazníka návrh viacerých termínov, počas ktorých sa môže odohrať hodnotiace zasadnutie poroty. Po tom, ako každý z dotazovaných vyplní svoje možnosti, je určený konečný termín, ktorý najviac vyhovuje a sekretár odošle potvrdenie termínu, času a miesta zasadnutia.