Actualizaciรณn Estructura Orgรกnica Universidad Catรณlica de Pereira Noviembre 2013 Direcciรณn de Planeaciรณn y Calidad
Trazabilidad de las actualizaciones Atendiendo los requerimientos detectados en el año 2002, la Universidad realizó una transformación organizativa significativa en este año.
En el año 2008 el consejo Académico de la Universidad documentó la reflexión denominada “Estructura Académica” en el cual se circunscribe a la organización académica de la Universidad Católica de Pereira.
En el año 2010 por medio de los estatutos se complementó la reflexión de la definición de los órganos de gobierno y gestión, lo cual llevó a la aprobación de la estructura orgánica vigente.
En el año 2012 se inicia la nueva revisión de la estructura.
CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA • Los requerimientos que se le hacen a la educación en los ámbitos mundiales y nacionales, en términos de eficiencia y calidad, exige el incorporar modelos de gestión más adecuados, respaldados con la organización de áreas óptima y la estructuración, planeación, ejecución y seguimiento de procesos académicos y administrativos que garanticen el cumplimiento de los objetivos planteados.
La revisión de la estructura es un proyecto colectivo, liderado por la dirección de planeación y calidad y asesorada por un comité de expertos conformado para este proyecto. La estructura orgánica propuesta fue planteada con la integración de las recomendaciones realizadas en Comité Rectoral, Consejo Académico y el Comité de Expertos. El comité de expertos fue conformado por: Directora Administrativa y Financiera, Decano Facultad Ciencias Económicas y Administrativas, Decano Facultad Ciencias Humanas Sociales y de la Educación, Decano Facultad Arquitectura y Diseño, Asesora de Posgrados, Director del Centro de Investigaciones e Innovación y Coordinadora de Gestión Humana
Para la evaluación de la estructura organizacional se tienen las siguientes premisas: La organización debe ser una expresión de los objetivos estratégicos de la Universidad. • Las necesidades de actualización partiendo de la experiencia, el crecimiento, las características especiales y el nivel de complejidad de la Universidad • Los Estatutos de la Universidad como soporte básico de la definición de la estructura. • La propuesta como respuesta a las necesidades organizativas que soporten un modelo de gestión eficiente. • La construcción colectiva y la articulación del proceso de evaluación y actualización de la estructura orgánica con los demás procesos de desarrollo organizacional.
DIAGNÓSTICO ESTRUCTURA ORGÁNICA
Presentaba limitaciones para el buen cumplimiento de las funciones misionales y de apoyo de la universidad
No reflejaba la organización actual y real de la institución, la cual se ha venido adecuando para responder a las apuestas contempladas en el plan estratégico de desarrollo vigente
Mezcla de la estructura de áreas, cargos y responsabilida des
Dificultaba la lectura de la misma
No contemplaba algunas áreas y comités centrales
No reflejaba la estructura jerárquica que se ha creado para el alcance de los retos planteados en el plan estratégico de desarrollo
Entre el año 2012 y 2013 se lideró el proceso de evaluación y ajuste de la estructura orgánica aprobada en el año 2010. El proceso liderado por la rectoría y la dirección de planeación y calidad fue realizado de forma participativa, llevando el tema para reflexión y aprobación a: Fecha 18-082012
Responsables Comité Rectoral
Integrantes Rector Vicerrector Académico Vicerrector Proyecto de Vida Directora Administrativa y Financiera Directora de Planeación y Calidad 10-10Reunión Gestión Humana y Coordinadora de Gestión Humana (Dra. María 2012 Secretaría General Helena Castrillón) Secretaría General (Dra. Adriana Lucia Díaz) 13-11Comité Rectoral Rector 2012 Vicerrector Académico Vicerrector Proyecto de Vida Directora Administrativa y Financiera Directora de Planeación y Calidad 22-11Reunión Gestión Humana y Coordinadora de Gestión Humana (Dra. María 2012 Secretaría General Helena Castrillón) Secretaría General (Dra. Adriana Lucia Díaz) 11-12Comité Rectoral Rector 2012 Vicerrector Académico Vicerrector Proyecto de Vida Directora Administrativa y Financiera Directora de Planeación y Calidad 21-01Reunión Vicerrectoría Socialización Proyecto 2013 Académica 30-01Consejo Académico Decanos 2013 Rector Vicerrector Académico Vicerrector Proyecto de Vida Representante de los Docentes 07-01Reunión Comité de Expertos Decano Facultad Ciencias Económicas y 2013 Administrativas (delegado del consejo académico como experto asesor principal) Decana Facultad Ciencias Sociales, Humanas y de la Educación (asesor) Directora Administrativa y Financiera (asesora) Dirección de Planeación y Calidad (coordinadora del proyecto) Nota: Complementariamente se realizaron reuniones con rectoría, comité de expertos, coordinadora de gestión humana, directora administrativa y financiera y otros líderes de la comunidad académico administrativa para retroalimentar el ejercicio y reportar el estado de avance del mismo.
13-032013
Reunión Gestión Humana
15-032013 20-032013
Reunión Rectoría
02-042013
Reunión Gestión Humana Dirección Administrativa Financiera Reunión Rectoría
19-042013 23-042013 06-052013
22-072013 05-082013
30-102013
Reunión Comité Escala Salarial
Coordinadora Gestión Humana –Dra. Viviana Racero Practicante Manual de funciones Revisión y Ajuste Proyecto Directora Administrativa y Financiera Director de Investigaciones Coordinadora Posgrados de la Facultad de ciencias económicas y Administrativas. (Dra. Lucia Ruiz Granada) Docente (Dra. Adaneys Álvarez Ramírez) Coordinadora Gestión Humana –Dra. Viviana y Racero Practicante Manual de funciones Revisión y Ajuste Proyecto
Reunión Vicerrectoría Validación Proyecto Académica Reunión Comité Escala Salarial Directora Administrativa y Financiera Director de Investigaciones Coordinadora Posgrados de la Facultad de ciencias económicas y Administrativas. (Dra. Lucia Ruiz Granada) Revisión Rectoral Rector Comité de Expertos
Consejo Académico
Rector Directora Administrativa y Financiera Vicerrector Académico Coordinadora Posgrados de la Facultad de ciencias económicas y Administrativas. (Dra. Lucia Ruiz Granada) Dirección de Planeación y Calidad (coordinadora del proyecto) Se aprueba la propuesta, se aclara que la estructura no presentará los cargos que la integran. Se define el desplegar la estructura de las facultades.
Tópico
Revisión con Decanos
Revisión con Expertos
Consejo Académico
Acta 18 del 13/11/2012
Acta 01 del 30/01/2013
Acta 01 del 07/02/2013
Acta 01 del 05/2013
Acta 01 del 23/07/2013
Acta 04 del 03/08/2013
Acta 08 del 06/08/2013
Conclusiones:
Conclusiones:
Conclusiones:
Conclusiones:
Conclusiones:
Conclusiones:
Conclusiones:
Evaluar y replantear los comités en la Se valida que estén los consejos y comités estructura orgánica pertinentes Evaluar y replantear las líneas staff en la Se eliminan los cuadros en staff y se dejan con estructura orgánica linea staff las asesorías y los comités. Evaluar las denominaciones de unidades u Se aprueba el manejo en la estructura jerárquica de Direcciones, Centros y oficinas en la estructura de la universidad Oficinas. (se adjunta documento soporte) · Eliminar la presentación de las áreas con sus funciones como si fuera cargos como es el caso de planeación. · Eliminar la casilla de aseguramiento de la calidad, que es función de la vicerrectoría académica y planeación. · Quitar el nombre de “asistencias” a las oficinas coordinadoras de procesos.
Vicerrectoría Académica
· Evaluar la creación de las asistencias a la vicerrectoría académica.
Admisiones y Registro
· Incluir a admisiones y registro como dependencias de vicerrectoría académica
Se eliminan casillas con funciones delas áreas. Se eliminan las funciones de aseguramiento de la calidad , desarrollos académicos, currículos pedagogía y didáctica
Se eliminan las asistencias de Vicerrectoría académica y se remplaza por el comité central de pedagogía y currículo. Se aprueba la inclusión de la oficina de admisiones y registro en la vicerrectoría académica
Se aprueba por el grupo liderando el proceso de estructura salarial la estructura Orgánica. El equipo esta conformado por: - Coordinadora Gestión Humana -Directora Administrativa y Financiera -Director de C. e Investigaciones e Innovación. -Doctora Lucia Ruíz, Coordinadora de Posgrados
Se sugiere revisar la carga asignada a la vicerrectoría académica Se propone el que internacionalización dependa directamente a la rectoría
· Incluir a Proyección social como una · Incluir a Proyección social como una dependencia de la vicerrectoría académica, al Se aprueba la inclusión de la dirección de dependencia de la vicerrectoría académica. mismo nivel de la dirección de investigaciones. proyección social en la vicerrectoría académica
Dejar el nivel de virtualización e internacionalización que entran como oficinas este año Se llevará para evaluación si esto realmente es un área o debe asumirse como un comité de apoyo a la virtualización como medio pedagógico. Evaluar si incluir publicaciones como una Se debe evaluar si incluir sistema de unidad o un comité publicaciones o comité editorial.
Internacionalización Virtualización Publicaciones Relaciones Públicas
Revisión con rectoría y expertos.
Comité Rectoral
General
Proyección Social
Equipo Evaluador Decanos Planeación
Equipo Evaluador Decanos Planeación
Revisión de departamentos académicos Organización presentación facultades
· Eliminar el área de relaciones públicas, pues este papel lo entra a desarrollar comunicaciones y proyección social.
Se sugiere la denominación de áreas, en vez de oficinas · Incluir dentro de las facultades las dependencias de grupos de investigación y Se aprueba homogenizar la presentación de proyección social, quitando los nombres de los las facultades, quitando las denominaciones centros. de centros.
Facultades
Se evidencia preocupación por la carga de vicerrectoria académica Se suigere una figura de secretario académico, que respalde el modelo de gestión de la vicerrectoría académica.
Se evaluará si se presenta la proyección social dentro de las facultades al igual que los grupos de investigación.
Vicerrectoría Proyecto de Vida
Quitar el cuadro que dice "bienestar Universitario"
Se aprueba al ubicar a internacionalización dependiendo de la rectoría y buscando que este proyecto permee la Universidad de forma integral. Se denominará Oficina de Internacionalización y relaciones interistitucionales
Evaluar como apropiar Bienestar Universitario
la
definición
de
Se eliminan las funciones y se relacionan las áreas de bienestar social.
Incluir Bienestar Social en la vicerrectoría de proyecto de vida Eliminar el nivel de identidad institucional
Investigaciones Comunicación Comité de ética
Comunicaciones Emprendimiento Sistemas-Gestión Tecnológica Proyecto de Vida
Incluir comité de Publicaciones Remplazar el área de relaciones públicas por el de la oficina de comunicaciones a cargo de la dirección administrativa. Se sugiere revisar la ubicación del comité de ética
Se ubica el comité de ética dependiendo de la rectoría Se sugiere que la oficina de comunicaciones dependa de la rectoría fortaleciendo la comunicación interna y externa de la Universidad. Y cumpliendo una parte de la labor de relacionista público. Se aprueba el ubicar la Unidad de emprendimiento como dependencia de la vicerrectoría académica
Se aprueba que la oficina de comunicaciones dependa de la rectoría fortaleciendo la comunicación interna y externa de la Universidad. Se aprueba el ubicar la Unidad de emprendimiento como dependencia de la vicerrectoría académica
Se requiere ampliar en las definiciones de centros, oficinas, departamentos y programas.
Se sugiere el denomiar las oficinas como áreas.
CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Se inspira en la cultura de la Calidad, promueve la creatividad, el trabajo en equipo y la participación en el mejoramiento de procesos. Se busca asegurar la vivencia y el compromiso de la comunidad Universitaria dentro de los lineamientos del Proyecto Educativo Institucional (PEI), los valores institucionales y la concepción de catolicidad propios de la Universidad (PEI, 2003).
CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Características: ágil, flexible, funcional, con orientación matricial, que contempla el aumento de la autonomía. La expresión gráfica del organigrama es mixta, involucra un desglose vertical y horizontal, permitiendo una representación limpia que refleja la gestión por procesos liderada por la Universidad. Es una estructura funcional con orientación matricial que pueda fusionar a expertos de diferentes especialidades en equipos creativos que funcionen armoniosamente. La estructura se considera orgánica –en contraposición a mecánica- por sus necesidades de coordinación, depende de la adaptación mutua entre los expertos altamente capacitados y altamente especializados, lo cual estimula formas de enlace como comités permanentes y sobre todo comités temporales.
CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Los procesos de coordinación que buscan garantizar el alcance de los objetivos se generan en los procesos a través de la supervisión y normalización de habilidades, procesos y resultados construidos conjuntamente(Mintzberg, 1991). Los equipos de trabajo existen en todos los niveles de la estructura y de acuerdo a la decisión que tenga que ser tomada se les delega un cierto poder sobre determinados aspectos. El poder se distribuye en la estructura dependiendo del conocimiento, la experiencia y las necesidades de cada caso (Ruiz Granada, 2002, p.7). La estructura que se ha diseñado favorece el trabajo disciplinario e interdisciplinario en el desarrollo de la investigación, la proyección social y los aprendizajes interactivos, a través de la apertura a diferentes formas de asociación entre las unidades académicas que integran las facultades y la cohesión que se ve favorecida por un sistema de docencia, investigación y proyección social institucionales (Consejo Académico UCP, 2008).
CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA La Universidad Católica de Pereira en sus años de existencia ha sabido asumir organizacionalmente los diferentes retos que los momentos históricos le han planteado, llegando a ser una institución sólida, pujante y reconocida. En el cumplimiento de su PEI, la Universidad organiza sus funciones alrededor de tres grandes áreas: académica, proyecto de vida y administrativa necesarios para que en dinámica coordinada contribuyan al desarrollo de la misión institucional (.Betancur Jiménez, Ruiz Granada y Salazar González, 2005).
Académica
Proyecto de vida
Administrativa
PRINCIPALES AJUSTES • • •
•
• • • • • •
Ajustar la estructura orgánica por procesos, presentando las áreas de la Universidad y no los cargos y actividades. Ordenar la estructura dando uniformidad a la definición de unidades de gestión, Eliminar la representación de la estructura de las asistencias de Vicerrectoría Académica, teniendo en cuenta que el esquema presentado representa las áreas de la universidad y no los cargos. Incluir los comités centrales de pedagogía y currículo, comité editorial y comité de ética. Incluir la oficina de admisiones y registro bajo la dependencia de la vicerrectoría académica Incluir la dirección de proyección social como unidad de vicerrectoría académica al mismo nivel que la dirección de investigaciones e innovación. Omitir las concepciones de sistemas que están inmersas en la gestión de las áreas. Homogenizar la presentación de las facultades. Ajuste de la estructura de la vicerrectoría académica. Creación de la oficina de comunicaciones y de internacionalización y relaciones interinstitucionales. Estandarización de parámetros para la denominación de unidades organizativas (áreas, departamentos, centros, oficinas, direcciones).
LAS TRES GRANDES ÁREAS • EL ÁREA ACADÉMICA • EL ÁREA DE PROYECTO DE VIDA • EL ÁREA ADMINISTRATIVA CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA PROCESO DE EVALUACIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICA
Organigrama
Consejo Superior Revisoría Fiscal
Organigrama Institucional
Rectoría Consejo Académico
Comité Rectoral Comité de Ética
Secretaría General Dirección de Planeación y Calidad Internacionalización y Relaciones Interinstitucionales Comunicaciones
Vicerrectoría Académica
Vicerrectoría de Proyecto de Vida
Comité Central Pedagogía y Currículo
Comité Editorial
Bienestar Social Desarrollo Humano
Facultades Dirección de Proyección Social
Ciencias Económicas y Administrativas Ciencias Humanas, Sociales y de la Educación Arquitectura y Diseño
Dirección de Investigaciones e Innovación
Consejo de Facultad
Comité Básico de Facultad Pregrados
Postgrados Grupos de Investigación
Pastoral Universitaria Gestión del Talento Humano
Ciencias Básicas e Ingeniería
Admisiones y Registro Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Prácticas Académicas
Proyección Social
Idiomas
Departamento s Académicos
Graduados
Virtualización Emprendimiento
Recreación y Deportes
Dirección Administrativa y Financiera
Contable y Financiera Mercadeo Gestión Tecnológica Servicios Generales y Logística
Expresión Cultural Acompañamient o Académico Centro de Familia