Guia academica adm empresarial 2014

GUIA ACADEMICA ADMINISTRACION EMPRESARIAL- CONTABILIDAD 2014-I

I. INTRODUCCION AL ESTUDIO DE LA ADMINISTRACIÓN Objetivo general

El lector comprenderá los conceptos básicos de la administración y su proceso.

Objetivos específicos El lector será capaz de: • Distinguir las características esenciales de la administración en cada una de las etapas históricas.

• Explicar el desarrollo histórico de la administración en su país.  . Definir con sus propias palabras el concepto administración a partir de sus elementos primordiales enunciados por cinco de los autores más conocidos en este campo.

• Explicar la importancia de la administración.

• Describir cuatro características de la administración.

• Distinguir las diferencias entre ciencia, técnicas y arte.  Explicar las aportaciones de las ciencias y las técnicas que sirven de base a la administración.  Explicaren qué consiste el proceso administrativo.  Mencionar cuatro de los diversos criterios acerca de las etapas del proceso administrativo.

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 Definir las etapas y los elementos del proceso administrativo que se estudian en el texto.  Argumentar la importancia de los valores institucionales de la administración.

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1. CONCEPTOS CLAVE

Desde que el ser humano apareció en la Tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello, ha utilizado en cierto grado la administración. En la época primitiva, al trabajar el hombre en grupo surgió de manera incipiente la administración, como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere de la participación de varias personas. El crecimiento demográfico obligó a la humanidad a coordinar mejor sus esfuerzos en los grupos sociales y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración. Con la aparición del Estado, que señala el inicio de la civilización, surgieron la ciencia, la literatura, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. En Mesopotamia y Egipto, Estados representativos de la época agrícola, la sociedad se dividió en clases sociales. El control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie eran las bases en que se apoyaban estas civilizaciones, lo que obviamente exigía una mayor complejidad en la administración. En la antigüedad grecolatina surgió el esclavismo, durante el cual la administración se orientaba hacia una estricta supervisión del trabajo mediante el castigo físico.

En el transcurso del feudalismo las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de servidumbre. La administración del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal, quien controlaba la producción del ciervo. Durante la Revolución Industrial aparecieron diversos inventos y descubrimientos, por ejemplo, la máquina de vapor, que propiciaron el desarrollo industrial y, consecuentemente, grandes cambios en la organización social. Por otra parte, la complejidad del trabajo hizo necesaria la aparición de especialistas, incipientes administradores, que manejaban directamente todos los problemas de la fábrica.

El siglo xx se distingue por un gran desarrollo tecnológico e industrial y, en consecuencia, por la consolidación de la administración. A principios de este siglo surge la administración científica, cuyo iniciador fue Frederick Winslow Taylor;1 de ahí en Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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adelante, multitud de autores se han dedicado al estudio de esta disciplina que en todas las organizaciones es indispensable para lograr una mayor competitividad.

La administración es un proceso a través del cual se coordinan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficiencia, calidad y productividad en el logro de sus objetivos.

Esta disciplina posee ciertas características que la diferencian de otras: universalidad, debido a que existe en cualquier grupo social; valor instrumental, dado que su finalidad es eminentemente practica, por lo cual, la administración resulta ser un medio para lograr un fin, y no un fin en sí misma; unidad temporal, ya que es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente; amplitud de ejercicio, pues se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal; especificidad, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines; interdisciplinariedad, en virtud de que es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con el logro de la eficiencia en el trabajo, y por último flexibilidad, pues los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican.

En este contexto, la administración es indispensable en el funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más necesaria en organizaciones más grandes.

Esta disciplina simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad; de hecho, la productividad y la eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. A través de sus principios, la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, mejorar las relaciones humanas y genera empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en las actividades del hombre.

Por ser interdisciplinaria, la administración se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas tales como: ciencias Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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sociales, sociología, psicología, derecho, economía y antropología; también se auxilia de las ciencias exactas, como matemáticas, y de disciplinas técnicas, como ingeniería industrial, contabilidad, ergonomía e informática.

Al conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral, se le conoce como proceso administrativo. Este proceso es una metodología básica que permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario o a cualquier persona, manejar eficazmente una organización, además de proporcionarle los fundamentos para aplicar otros enfoques o estilos de gestión. Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿qué?, ¿para qué?, ¿cómo?, ¿con quién?, ¿cuándo? y ¿dónde?, interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administración.

Es importante saber que existen diversos criterios en cuanto al número de etapas que constituyen el proceso administrativo, aunque, de hecho, para todos los autores los elementos esenciales sean los mismos. En esta obra se utilizará el criterio de las cuatro etapas porque es uno de los más difundidos y aceptados en el mundo de la administración, además de que ofrece mayor claridad para fines didácticos.

A pesar de que en la historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la historia de las organizaciones y de su administración es un capítulo que comenzó en época reciente, se puede afirmar que la administración es tan antigua como el hombre; las personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones.

Las personas también han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de que términos como "administración" fueran de uso común. En toda su larga historia la administración se desarrolló con una lentitud impresionante.

Sólo a partir del siglo XX cuando las personas le dieron la mayor importancia a la administración, este siglo atravesó etapas de desarrollo de notable innovación.

2. ADMINISTRACIÓN EN LA EPOCA ANTIGUA Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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

SOCIEDAD PRIMITIVA

Uno de los avances de la sociedad primitiva, fue la coordinación de esfuerzos y la división natural del trabajo con arreglo al sexo y edad entre hombres y mujeres; adultos, niños y ancianos.

La agrupación de estos seres primitivos, dio paso a la formación de las hordas, que consistían en un grupo de unas decenas de personas unidas por vínculos de sangre y varias hordas formaban los clanes y la unión de éstos conformaban la tribu, que era una "forma superior de organización de la sociedad primitiva".

La Ley económica del régimen de la comunidad primitiva, era producir los medios indispensables para la existencia de las hordas, clanes y tribus con la ayuda de instrumentos de producción rudimentarios y a base de trabajo colectivo, sin que existiera la propiedad privada, la división de la sociedad en clases y la explotación del hombre por el hombre. La ausencia de la propiedad privada, la inexistencia de la división de la sociedad en clases y de la explotación del hombre por el hombre, excluían la posibilidad de que existiera el Estado  SUMERIA (5000 a. C.) Fueron los primeros en tener escritura, los sacerdotes llevaban en forma arcaica, el control administrativo del cobro de los impuestos. En la sociedad sumeria la escritura fue la base del progreso, y precisamente a Sumer se debe esta invención hacia el año 3.000 a.C. Surgió con el desarrollo del comercio, cuando los sumerios necesitaron un sistema para registrar sus transacciones comerciales, los datos importantes se conservaban en tablas cocidas al horno 3. Revolución Urbana: La revolución urbana trajo consigo la aparición del Estado y una determinada estratificación económica y social, así como el uso de la escritura. Con ella se asiste a una separación entre la producción primaria de alimentos y a las técnicas especializadas. Las aldeas, encargadas de la producción de alimentos, no tardaron en quedar subordinadas a los grandes centros urbanos. . Aparecen ahora las grandes organizaciones de los templos y los palacios, que diferenciarán substancialmente la ciudad de las aldeas.

4. La dualidad templo- palacio: Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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La cultura sumeria se caracterizo por la existencia de dos polos, el templo y el palacio. Ambos tenían en común el ser centros económicos de producción, distribución, transformación y comercio de primer orden.

5. Los templos tenían importantes explotaciones agrícolas y ganaderas.

Funcionaban como empresas autónomas con personal especializado de todo tipo: pastores, agricultores, cuidadores, tejedores, carpinteros, carniceros, etc. Un sacerdote, un intendente y un inspector eran los encargados de la administración, ayudados por los escribas. En el templo trabajaban esclavos dedicados a labores de jardinería y molienda, pero también hombres libres que recibían un salario en especie y lotes de tierra para cultivar con su familia.

6. El palacio donde residía el rey. Se conocen palacios de este periodo en Eridú, Kish, Mari, etc. El monarca desempeñaba las funciones de juez y de sumo sacerdote. Como vicario del dios sobre la tierra era el que administraba sus bienes, pero también administraba sus ciudades como si de una gran propiedad se tratara.  EGIPTO (4000-2000 a. C.) Los egipcios contaban con dirigentes capaces de planear, organizar y controlar a miles de trabajadores en la ejecución de sus monumentos. Las pirámides de Egipto son evidencia actual de que se intentaron proyectos de enorme alcance, que emplearon decenas de miles de personas, con bastante anticipación a los tiempos modernos.

Las pirámides son un ejemplo en especial interesante. En la construcción de una sola pirámide se utilizaron los servicios de más de 100 mil personas durante veinte años. En Egipto el tipo de administración se refleja una coordinación con un objetivo previamente fijado, su sistema el factor humano ya tenía cargos especiales es decir contaba con arquero, colectores de miel, marineros; algo importante de esta organización es que ya se contaba con un fondo de valores para los egipcios que se obtenía de los impuestos que el gobierno cobraba a sus habitantes, con el fin de después duplicarlo al comercializarlo por otros objetos.

Egipto tenía una economía planeada y, un sistema administrativo bastante amplio, que ha sido clasificado por Weber como "burocrático". Debido a los medios de comunicación marítima fluvial, así como el uso comunal de la tierra, fue necesario que tales servicios y bienes fueran administrados de manera pública y colectiva, a través del gran poder del gobierno central.  BABILONIA (2000-1700 a. C.) Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Babilonia (imperio), antiguo reino de Mesopotamia, conocido originalmente como Sumer y después como Sumer y Acad, situado entre los ríos Tigris y Éufrates; era un imperio de carácter urbano, aunque se basaba en la agricultura más que en la industria. El país estaba compuesto por unas doce ciudades, rodeadas de pueblos y aldeas. A la cabeza de la estructura política estaba el rey, monarca absoluto que ejercía el poder legislativo, judicial y ejecutivo. Por debajo de él había un grupo de gobernadores y administradores selectos. Los alcaldes y los consejos de ancianos de la ciudad se ocupaban de la administración local. 

El código de Hammurabi:

Se considera que la historia de Babilonia se inicia con Hammurabi.

Administrador inusualmente activo y capaz, Hammurabi ofreció su atención personal a detalles tales como la limpieza de canales de irrigación y la introducción de un mes más en el calendario. Era un extraordinario legislador; el Código de Hammurabi es uno de los documentos legales más importantes jamás descubierto. Se ha encontrado una colección importante de obras de literatura babilónica gracias a las excavaciones. Una de las más importantes es la magnífica colección de leyes (siglo XVIII a.C.) frecuentemente denominada Código de Hammurabi, que junto con otros documentos y cartas pertenecientes a distintos periodos, proporcionan un amplio cuadro de la estructura social y de la organización económica.

Ley y justicia eran conceptos fundamentales en el modo de vida babilónico. La justicia era administrada por los tribunales, cada uno de los cuales tenía entre uno y cuatro jueces. Los ancianos de una ciudad frecuentemente formaban un tribunal. Los jueces no podían revocar sus decisiones por ninguna razón, aunque podían dirigirse apelaciones contra sus veredictos ante el rey. 

LOS HEBREOS (1200 a. C.)

Aplicaron el principio de excepción y la departamentalización, los Diez Mandamientos, la planeación a largo plazo y el tramo de control. La sociedad israelita estaba íntimamente relacionada con su religión. El núcleo de la sociedad hebrea es la familia. Esta es patriarcal, donde el padre es la máxima autoridad. Existían también los esclavos; que se obtenían por compra o por ser prisioneros de guerra; no se los trataba con crueldad.

En cuanto a la organización política continuaron divididos en doce tribus, sin confirmar un solo estado. Su vínculo primordial era el religioso. Cuando eran atacados por enemigos (momentos difíciles) las tribus aceptaban eventualmente Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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a un único jefe, llamado juez, que era, generalmente, un caudillo. Este unía a varias tribus bajo su autoridad. Entre ellos se destacaron Gedeón, Sansón y Samuel.

El primer rey, Saúl, venció a los filisteos y floreció al Estado, su gobierno era acompañado por un Consejo de Ancianos. Su sucesor, David, ataco la ciudad de Cananea de Sión y se apropio de ella llamándola Jerusalén. Posteriormente sometió a los filisteos y extendió los demonios de Israel, desde al Éufrates hasta el Mar Rojo.

Los hebreos, establecidos en Palestina, se dedicaron a la agricultura y la ganadería. El cultivo característico era el olivo y la vid, también obtuvieron legumbres y lentejas. El pastoreo de ovejas, bueyes, cobras, caballos y camellos acompañaba la actividad agrícola. También trabajaron cerámica y confeccionaron numerosos tejidos de lana y lino. Lo más importante de su actividad económica fue el comercio. Esto se debía a que su lugar de asentamiento, Palestina, era una tierra puente, es decir, un lugar de transito de mercaderes entre Mesopotamia y Egipto: exportaban aceite y vino e importaban metales (cobre de Chipre, hierro de Australia, oro de Arabia), marfil y espacias.  CHINA (500 a. C.) El gran filósofo Confucio sentó las primeras bases de un buen gobierno en China, a pesar de que nunca estuvo satisfecho de los que había aportado con tal fin en los diferentes cargos que desempeñó, desde magistrado local hasta primer ministro. Al retirarse de la vida pública escribió sobre aspectos políticos y gobierno, incluyendo su criterio sobre varias cosas Reglas De Confucio: o Es obligación de los gobernantes estudiar un problema para dar así la más adecuada resolución. o La solución a un problema deberá ser viéndolo desde una manera objetiva y sin rebasar las reglas de ética profesional. o Se trabaja hacia un pueblo, por lo cual el gobernante se debe tener un amplio criterio de resolución de problemas y de imparcialidad entre funcionarios. o La preocupación básica es lo económico, pero con esfuerzo colectivo se sobrepondrá. o La mente de un gobernante siempre debe de estar trabajando, para mejorar de alguna manera su gobierno sin preferencias de ningún tipo. o El administrador deberá ser de conducta intachable y sin egoísmos hacia sus colegas.  Constitución De Chow: Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Antes de gobernar y organizar al mismo gobierno. Es imposible que alguien que no se organiza internamente o propiamente sea capaz de llevar la batuta de un estado. o Definición de funciones: El definir correctamente nos ahorra trabajo y se es más productivo. o Cooperación: Es indispensable para mostrar óptimos resultados. o Procesos eficientes: Si el proceso es bueno el resultado será mejor. o Formalidad de elementos humanos: Es la base de toda organización así que deben estar bien formalizados para un desempeño óptimo y por consiguiente mejores resultados. o Personal optimo para Gobierno: En este renglón no se debe escatimar en el personal mejor capacitado ya que es el que dará mejores secuelas. o Sanciones: Es la manera más lógica de y natural de corregir los errores. o Ajustes: Para valorar administración. Este nos servirá para saber como es que nos esta funcionando la administración llevada hasta ese momento. 

GRECIA (500-200 a. C.)

Desarrollaron la ética del trabajo; la universalidad de la administración (Sócrates); iniciaron el método científico para la solución de los problemas. La aportación que dio Grecia a la administración es grande y fue gracias a sus filósofos, algunos conceptos prevalecen aún.  Sócrates (469-399 a. C.) Utiliza en la organización aspectos administrativos, separando el conocimiento técnico de la experiencia. Era un personaje polémico, en la historia se encuentran tres versiones acerca de el, la más conocida es la que nos presenta Platón en cuyos diálogos Sócrates es el personaje central, el conduce la discusión y el quien ofrece la mejor solución para la cuestión que se discute.

Decía... “No es investigando las cosas del universo como encontramos la verdad, sino conociéndonos a nosotros mismos”, de allí su frase célebre: “Conócete a ti mismo”.  Platón (427-347 a. C.) Habla de las aptitudes naturales de los hombres, da origen a la especialización.

En el planteamiento Platónico la cuestión primaria es: ¿Qué es el Hombre? ¿Qué es el alma? ¿Cuál es el origen y la organización política de la sociedad?, ¿en que consiste la moral individual y social? Si hay respuestas para estas últimas cuestiones, quedaría resuelto el problema de la naturaleza o esencia del Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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hombre. Para Platón la ética y la política eran casi la misma cosa, salvo que una se aplicaba al hombre y la otra a la sociedad. Tratándose del individuo, tiene tres partes: el alma racional, el alma irascible y el alma concupiscible. habrá justicia social. Platón en su libro "La República" da sus puntos de vista sobre la administración de los negocios públicos y el principio de especialización. Platón que dentro de sus grandes aportaciones están: 1.- La clasificación de las formas de gobierno que se dividen en: o Aristocracia : Gobierno de la nobleza o clase alta. o Oligarquía : Gobierno de una sola clase social. o Timarquía : Gobierno de los que cobraban rentas. o Democracia : Gobierno del pueblo. o Tiranía : Gobierno de una sola persona.

2.- Clasificación de las clases sociales que se dividen en: o Oro : Eran los gobernantes. o Plata : Los guerreros o Bronce : Eran los artesanos y comerciantes.

3.- Sus obras: "Fedro", "El Banquete", "Las leyes y la república".  Aristóteles (384-322 a. C.) La teoría sobre la ética de Aristóteles toma como punto de partida la siguiente afirmación: “El fin último del hombre es la felicidad”. Nadie puede negar que toda actividad tenga un fin. Todo el que hace algo, el que actúa, lo hace por algo. El fin que mueve al sujeto necesariamente tiene que ser considerado por este como un bien para él. En su libro "La política" distingue tres formas de administración pública: Ejecutivo, Legislativo y Judicial. Aristóteles: filosofo que clasificó a la administración pública en: o Monarquía : Gobierno de uno sólo o Aristocracia : Gobierno de la clase alta. o Democracia : Gobierno del pueblo. 

ROMA (200 a. C. - 400 d. C.)

El pueblo romano influyó en la sociedad actual haciendo uso de la administración que incluso teniendo administradores que se hacían cargo de ella, que recibían el nombre de gestores o mandatarios. La organización de Roma repercutió significativamente en el éxito del imperio romano y aunque no quedan muchos documentos de su administración se sabe que se manejaban Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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por magisterios plenamente identificados en un orden jerárquico de importancia para el estado. Roma clasifica a las empresas en tres: o Públicas : Las que realizan actividades del Estado. o Semipúblicas : Las que pertenecen a sindicatos. o Privadas : Las que eran manejadas por civiles.

Roma tuvo tres periodos: o La república: Donde las actividades eran manejadas por el pueblo y predominaba la igualdad de los derechos. o La monarquía: En donde dirigía el gobierno, la alta sociedad y no intervenía el pueblo. o La caída del imperio Romano: Este periodo se caracterizó por la desorganización.

3. LA EDAD MEDIA Es un periodo comprendido entre el siglo V y mediados del siglo XV, este se divide en tres épocas que son: las invasiones, el régimen feudal y por ultimo la organización social.  Las invasiones Aquí se da la primera destrucción del imperio de occidente y su restauración lograda por Carlomagno.  El Feudalismo El sistema feudal es lo más característico de este tiempo, la propiedad, concretamente la de la tierra, era adquirida, consolidada y defendida mediante guerras que sostenían los señores feudales para perpetuar y ampliar sus dominios.

El poder político estaba totalmente descentralizado, de hecho no había naciones en el sentido moderno de la palabra. Los feudos porciones relativamente pequeñas de territorio- eran gobernados con base a ciertas prácticas de costumbre y, generalmente, prevalecían las personales y caprichosas decisiones del señor amo.  La Organización Social Terminaría con la toma de Constantinopla por turcos, es el final del Imperio de Oriente. Las constantes luchas en pos del poder hacen creer que la Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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administración del la edad media era insuperable pues solo con una buena organización rápida y eficiente de tipo social, política, económica y religiosa se pudo haber salido de los problemas bélicos.

La Iglesia Católica Apostólica y Romana



La iglesia católica ha aportado infinidad de principios aplicables tanto a la macro empresa y a la microempresa: o Necesidad geográfica de controles autónomos, dividir geográficamente la administración. o Capacitación para los ejecutivos de acuerdo a su agenda. o Libertad de decisión al ejecutivo. o Seguridad de la capacidad de un individuo para el correcto puesto. o Habilidad y dedicación al trabajo. o El incentivo de la ascensión desde el los niveles inferiores. o Capacidad de decisión de acuerdo a la problemática. o Ser hábiles en todas las negociaciones. o No al favoritismo parental en altos puestos.

Organizaciones Militares



Estas organizaciones son las más presionadas en cuanto a una buena administración se refiere es por eso que ella ha aportado demasiados principios, uno de los más importantes ha sido el de organizar toda una autoridad en un solo jefe de estado mayor, las empresa lo tomaron como una manera de jerarquización para la concentración de personal.

3.1 LA EDAD MODERNA  Nicolás Maquiavelo En sus libros El príncipe y Los discursos hace importantes aportes a la administración al referirse a: o o o o

Dependencia de la aprobación de las masas, Liderazgo, Cohesión, Derecho a la supervivencia.

 Charles Babbage Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Uno de los partidarios de la división del trabajo, plantea los principios: o o o o o

Tiempo necesario para aprender, Tiempo perdido al cambiar de una ocupación a otra



Adam Smith

Habilidad adquirida por la frecuente repetición de un proceso, Invención de herramientas y maquinaria para realizar procesos

Los tres factores que llevan a un aumento en la productividad: o El aumento en la destreza, al reducir las labores de cada hombre a una simple operación hombre. o Ahorro del tiempo perdido. o Invención y uso de maquinaria apropiada. 

John Locke

El nos habla de la división de poderes en tres legislativo, regiría a la política nacional; el ejecutivo, elegido por el legislativo que junto con este darían la cara a la gente, y por ultimo el federativo, este manejaba lo que a política extranjera y daba la pauta para que actuara el poder ejecutivo. 

FREDERICK WINSLOW TAYLOR

Fue un ingeniero mecánico y economista estadounidense, promotor de la organización científica del trabajo y es considerado el padre de la Administración Científica. En 1878 efectuó sus primeras observaciones sobre la industria del trabajo en la industria del acero.

Es considerado uno de los primeros pensadores de la administración gerencial.

Con su obra “PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA”, da los primeros pasos del pensamiento administrativo y hoy su legado es considerado como fundamental y una referencia obligatoria para cualquier gerente ya que a pesar del tiempo, sus apreciaciones resultan de gran actualidad.

El gran aporte de Taylor fue el haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una Administración Científica a partir de los siguientes principios: Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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1. Organización Científica del Trabajo: Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar los administradores para remplazar los métodos de trabajo ineficientes y evitar la simulación del trabajo, teniendo en cuenta (tiempos, demoras, movimientos, operaciones responsables y herramientas.

2. Selección y entrenamiento del trabajador: La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo correspondiente según sus capacidades, propiciando una mejora del bienestar del trabajador.

Cuando el trabajo se analiza metódicamente, la administración debe precisar los requisitos mínimos de trabajo para un desempeño eficiente del cargo, escogiendo siempre al personal más capacitado.

3. Cooperación entre directivos y operarios: La idea es que los intereses del obrero sean los mismos del empleador, para lograr esto se propone una remuneración por eficiencia o por unidad de producto, de tal manera que el trabajador que produzca más, gane más y evite la simulación del trabajo.

4. Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo: Los gerentes se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, y los operarios del trabajo manual, generando una división del trabajo más acentuada y mayor eficiencia. 

HENRY FAYOL

Henry Fayol es sobre todo conocido por sus aportaciones en el terreno del pensamiento administrativo. Expuso sus ideas en la obra Administración industrial y general, publicada en Francia en 1916. Tras las aportaciones realizadas por Taylor en el terreno de la organización científica del trabajo, Fayol, utilizando una metodología positivista, consistente en observar los hechos, realizar experiencias y extraer reglas, desarrolló todo un modelo administrativo de gran rigor para su época. En otra obra suya, La incapacidad industrial del estado (1921), hizo una defensa de los postulados de la libre empresa frente a la intervención del Estado en la vida económica.

El modelo administrativo de Fayol, se basa en tres aspectos fundamentales: La división del trabajo, la aplicación de un proceso administrativo y la formulación de criterios técnicos que deben orientar la función administrativa.

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Fayol divide las operaciones de las empresas en:  Administrativas o de gerencia: previsión, mando, organización, coordinación y control.  Técnicas de producción: Fabricación, transformación de insumos.  Comerciales: Compras, ventas, búsqueda de mercados.  Financieras: Búsqueda y administración de capitales.  Contabilidad: Registros de ingresos y egresos, inventarios, balances, estadísticas, precios.  Seguridad: Protección de bienes y de personas.

Principios generales de la administración de Fayol 1. La división del trabajo: se hace con el objeto de producir mas y mejor con el mismo objeto y esfuerzo, nos trae como consecuencia, especialización de funciones y separación de poderes 2. La autoridad y responsabilidad: Es el derecho que se tiene de mandar y el poder de hacerse obedecer, esta debe acompañarse de una recompensa o castigo conocida como responsabilidad 3. Disciplina: Es la obediencia manifestada hacia la empresa de parte de su parte social y esta se da gracias a: a) Buenos jefes en todos los grados. b) Juntas más claras y equitativas c) Sanciones correctamente aplicadas.

4. Unidad de mando: Solamente se recibirán órdenes de un solo jefe, pues las dualidades de mando crean conflictos.

5. Unidad de dirección: La dirección de los programas solo debe estar a cargo y ser implantadas por un solo jefe.

6. Subordinación de los intereses particulares del interés general: Un interés de tipo personal jama debe anteponerse a los intereses de una empresa u organismo social.

7. Remuneración de personal: El pago a los empleados o parte social debe y será justa para ambas partes, esta dependerá dela voluntad del patrón y de la calidad del empleado, como se supone hasta la actualidad es un problema no resuelto.

8. Centralización: Aunque no se establece si es una buena o mala administración se hace por efecto natural, su objetivo es para la utilización del 100 % de las facultades de los empleados.

9. Jerarquía: Es el organizar correctamente el grado de orden, autoridad y responsabilidad de un individuo dentro de un organismo social.

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10. Orden: el personal debe colocarse donde mejor se pueda aprovechar sus facultades como tal.

11. Equidad: Utilizada en vez de la justicia, requiere de sensatez, bondad y mucha experiencia y se refiere a la igualdad del personal.

12. Estabilidad del personal: Dejar que el personal obtenga experiencia en cierto nivel y depuse si así se requiere mudarlo de ahí. Nunca antes.

13. Iniciativa: Facultad de crear y ejecutar cierto plan para la obtención de éxito.

14. Unión de personal: Entre mas armonía exista dentro del personal, mejor serán los resultados para el organismo social.

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II. LA EMPRESA

La Empresa tiene un desarrollo primario en la mente del empresario cuando este comienza a desarrollar su idea basándose en las necesidades que él observa.

Comúnmente decimos hay que desarrollar un estudio de mercado, llamemos a un asesor o alguien experto en la materia, cuando el primer estudio de mercado que se desarrolla es por medio de la observación, cuando estamos sentados en nuestro automóvil o en la combi, observamos los negocios, los centros comerciales, mercados, avenidas, etc. y vemos por ejemplo que por esta zona no existe una panadería, un billar, una peluquería, un emporio, un mini market, etc. Y pensamos que allí existe una oportunidad de aplicar nuestro capital ocioso, debemos tener cuidado, pues no todos los negocios son iguales, todos son distintos y su análisis debe ser cuidadoso por el tipo de consumidor y segmento al cual se apunta.

5.4 NACIMIENTO DE LA EMPRESA Toda empresa nace de la conjunción entre una o varias personas emprendedoras, una idea que ponen en practica y un capital, la idea puede ser, por ejemplo la fabricación de prendas de vestir o la venta de servicios, etc.

Así como las personas necesitan satisfacer sus necesidades básicas fundamentales, las empresas precisan de ciertos requisitos para subsistir. El hombre necesita comer, dormir, trabajar, respirar; la empresa tiene que vender el producto de sus trabajo a un precio determinado y en cantidades que le permitan subsistir y que además aseguren su crecimiento y su futuro, en caso contrario la empresa desaparecerá, para ello debemos tener en cuenta lo siguiente:

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1) Empresas con fines de lucro.

2) El Estado.

3) Las Cooperativas.

4) Las Instituciones Página 20 Civiles.

5) Los Sindicatos.

6) Los Partidos Políticos.

7) Los Ateneos Culturales.

8) Los Clubes.

9) Las Fuerzas Armadas.

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Tipos de Organizaciones

5.4

SEGÚN SUS ASPECTOS COMUNES

A) Según la Forma de Integración del Capital B) Según sus fines u Objetivos:

- Privadas - Estatales - Mixtas

1) Con Fines Comunitarios.

2) Con Fines Religiosos.

3) Con Fines Culturales.

4) Con Fines Políticos.

5) Con Fines Deportivos.

6) Con Fines Gremiales.

 Con fines de Lucro  Sin fines de lucro

C) Según su Forma Jurídica.

1) Sociedad Anónima Abierta.

2) Sociedad Anónima Cerrada.

3) Sociedad Colectiva.

4) Sociedad En comandita Simple.

5) Sociedad En comandita Por Acciones.

6) Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada.

7) Sociedades Civiles.

 Unipersonal  Por Sociedades LEY 26887 D)   

Según el Origen del Capital Nacional.

Extranjero.

Mixta.

E) Según su Sistema de Autoridad

 Autoritarias

- Propiamente dichas - Paternalista.

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- Burocrática.  Participativas

- Propiamente Dichas.

- De Cogestión.

- De Autogestión.

F) Según su Tamaño  Grandes  Medianas.  Pequeñas.

5.4

Persona física: Es cualquier individuo reconocido como poseedor de derechos y obligaciones.

Empresa Persona moral: Es una organización o agrupación de personas a los que la ley les otorga la facultad de poseer derechos y obligaciones. Una persona moral puede formarse por varias personas físicas o morales.

5.4 Sociedad: Es aquella que se establece por personas que aportan bienes o esfuerzos para la realización de objetivos comunes, basado en un convenio escrito, oral o implícito entre dos o más personas y, en conjunto, forman una entidad con responsabilidad jurídica distinta a la que cada uno de sus integrantes.

4.1 Sociedad Anónima: Es la que debajo de una denominación (un nombre) se compone de dos socios como mínimo, que corresponden a las obligaciones sociales limitadamente hasta el valor de sus aportaciones. Cuenta con u capital social dividido en acciones negociables. Se constituye ante notario público. Se designa una Asamblea General que se encarga de gestionar y tomar decisiones que la afecten.

4.2 Sociedad Cooperativa. Es la que constituye para un objeto de utilidad común entre los socios, tiene las siguientes características: Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Se integra por individuos de la clase trabajadora, que aportan a la sociedad su fuerza laboral.

Funciona mediante principios de igualdad de derechos entre los socios.

Tiene un número variable de socios, pero no menor a diez.

Tiene capital variable y duración indefinida.

Prorratear los rendimientos entre los socios a razón del tiempo trabajado.

4.3 Sociedad de Responsabilidad Limitada. Es aquella que se establece bajo una razón social y se compone de dos o más socios y no más de 25, cada uno responde a las obligaciones limitadamente hasta el valor de sus aportaciones., que no podrán títulos negociables. Tiene un límite mínimo de capital, y la modificación del mismo no podrá ser de forma pública.

4.4 Sociedad en Nombre Colectivo. Es aquella que se constituye bajo una razón social en la que cada uno de los socios responde de modo subsidiario, solidario e ilimitado de las obligaciones sociales. Los socios no pueden ceder derechos sin el consentimiento de los demás, no pueden dedicarse a negocios del mismo género a los de la sociedad, ni formar parte de otras sociedades que lo hagan.

4.5 Sociedad en Comandita Simple. Es la que existe bajo una razón social y se compone de uno o varios socios comanditados que responden de manera ilimitada a las obligaciones sociales, y de uno o varios socios comanditarios que únicamente están obligados al pago de sus aportaciones, no pueden participar en la gestión de la empresa.

4.6 Sociedad en Comandita por Acciones. Es la que se compone de uno o varios socios comanditados que responden de manera ilimitada a las obligaciones sociales, y de uno o varios comanditarios que únicamente están obligados al pago de sus acciones. El capital se divide en acciones, por lo que se rige por las mismas reglas de la sociedad anónima.

5. FINES DE LA EMPRESA Los fines de la empresa, objetivamente considerados y otra muy diversa es analizar cuales son los fines que persiguen, el, o los empresarios.  Fines objetivamente considerados

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

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Fin Inmediato. Es “la producción de bienes y servicios para un mercado”, no hay ninguna empresa que no se establezca para lograr este fin directo. Independientemente de los fines que se pretendan llenar con esa producción.

Fin Mediato. Analizar que se busca con esa producción de bienes y servicios. Aquí es donde entra la división entre empresa publica y privada.

 Fines de la empresa privada Busca la obtención de un beneficio económico mediante la satisfacción de alguna necesidad de orden general o social.

Si la empresa no responde a una necesidad más o menos generalizada o social, la empresa pierde su razón de ser, y tiene que cerrar.  Fines de la empresa publica Tiene como fin satisfacer una necesidad de carácter general o social, pudiendo obtener, o no, beneficios.

Podrá trabajar obteniendo beneficios; pero puede también que se haya planeado aun a base de perdidas, por que el fin del estado como empresario, no puede obtener lucros, sino satisfacer necesidades.

6. FUNCIONES SUSTANTIVAS Y ADJETIVAS DE LA EMPRESA La finalidad natural, es la obtención de utilidades justas y adecuadas: esto es lo que mueve de suyo a todo empresario a crear y mantener la empresa. Pueden existir, y de hecho existen, finalidades colaterales, tales como la obtención de un prestigio social, la satisfacción de una tendencia creadora, el cumplimiento de una responsabilidad social, el abrir fuentes de trabajo, etc.

Debe advertirse que estas finalidades, pueden, en forma artificiosa, colocarse en primer lugar, en un hombre de negocios que ya obtiene en otras empresas lo necesario para su vida.

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Por cuanto hace a los demás elementos que intervienen en la empresa, como pueden tener algunas funciones empresariales, señalaremos los fines que se proponen al trabajar en la misma.

Por parte de los empleados, técnicos y jefes. Además de la obtención de un sueldo para sostenerse, suelen buscar el mejoramiento de su posición social, su expresión personal, la seguridad en su trabajo, la garantía de su futuro, etc.

El obrero. Al igual que el empleado, suele buscar salario justo, a condiciones de trabajo adecuadas, mejoramiento, seguridad, etc.

El capitalista. Suele tratar de conseguir réditos adecuados a su capital, seguridad en su inversión, etc.

7. AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA Las área de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas; las más usuales, y comunes a toda empresa, son: producción, mercadotecnia, recursos humanos y finanzas.

Es necesario conceptuar ala empresa como un sistema que comprende las cuatro funcione, ya que darle mayor importancia a cualquiera de estas podría ocasionar que la empresa se convirtiera en una serie de secciones heterogéneas sin ningún propósito u objetivo consolidado.

La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica, sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son: Tiene como funciones: 1. Investigación de mercados.

2. plantación y desarrollo del producto:  Empaque  Marca Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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3.

4.

5.

6.

Precio distribución y logística ventas comunicación:  promoción de ventas  publicidad  relaciones públicas  Finanzas De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero, esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

El área de finanzas tiene implícito el objeto del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros. Comprende las siguientes funciones: 1. Financiamiento:  plantación Financiera  Relaciones Financieras  Tesorería  Obtención de recursos  Inversiones 2. Contraloría:  Contabilidad General  Contabilidad de costos  Presupuestos  Auditoria interna  estadística  Crédito y cobranzas  Impuestos  Administración de recursos humanos Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación y desarrollo.

Sus funciones principales son: Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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1. Contratación y empleo  Reclutamiento  Selección  Contratación  Introducción o Inducción  Promoción, transferencias y ascensos 2. Capacitación y desarrollo:  Entrenamiento  capacitación  Desarrollo 3. Sueldos y Salarios:  Análisis y Valuación de puestos  Calificación de meritos  Remuneración y vacaciones 4. Relaciones laborales:  Comunicación  Contratos colectivos de trabajo  Disciplina  Investigación de personal  Relaciones de trabajo 5. Servicios y prestaciones:  actividades recreativas  Actividades culturales  Prestaciones 6. Higiene y Seguridad Industrial:  Servicio Medico  Campañas de higiene y Seguridad  Ausentismo y accidentes 7. Plantación de Recursos humanos:  Inventario de recursos humanos  Rotación  Auditoria de personal  Recursos Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie que elementos o recursos que conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento adecuado.  Recursos Materiales Son aquellos bienes tangibles, propiedad de la empresa: a) Edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, etc. b) Materias primas, materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados, etc.  Recursos técnicos Aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos: a) Sistemas de producción, sistemas de venta, sistemas de finanzas, sistemas administrativos, etc. b) Formulas, patentes, etc.  Recursos humanos Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social; de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos.

Los recursos humanos poseen características tales como: posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación, sentimientos, experiencia, habilidades, etc., mismas que los diferencian de los demás recursos. Según la función que desempeñen y el nivel jerárquico en que se encuentren dentro de la organización, pueden ser: 1) 2) 3) 4)

Obreros. Calificados y no calificados.

Oficinistas. Calificados y no calificados.

Supervisores. Se encargan de vigilar el cumplimiento de las actividades. técnicos. Efectúan nuevos diseños de productos, sistemas administrativos, métodos, controles, etc.

5) Ejecutivos. Se encargan de poner en ejecución las disposiciones de los directivos.

6) Directores. Fijan los objetos, estrategias, políticas, etc.

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La administración debe poner especial interés en los recursos humanos, pues el hombre es el factor primordial en la marcha d una empresa. De la habilidad de aquel de su fuerza física de su inteligencia de sus conocimientos y experiencia, depende el logro de los objetivos de la empresa y el adecuado manejo de los demás elementos de esta.

Recursos financieros Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una empresa, indispensables para la ejecución de sus decisiones.

Entre los recursos financieros propios se pueden citar: 1) Diseño en efectivo 2) Aportaciones de los socios (acciones) 3) Utilidades Los recursos financieros ajenos están representados por: 1) Prestamos de acreedores y proveedores 2) Créditos bancarios o privados 3) Emisión de valores (bonos, cedulas, etc.)

Todos los recursos tienen gran importancia para el logro de los objetivos de la empresa. Del adecuado maneo de los mismos y de su productividad dependerá el éxito de cualquier empresa. .

III. EN QUE CONSISTE LA ADMINISTRACION

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5.3QUE ES LA ADMINISTRACION

 Para Taylor es ciencia y no regla empírica, aunque su idea     

de la ciencia esta totalmente desvirtuada y nada tiene que ver con el verdadero concepto científico.

Para Fayol es una doctrina administrativa además del arte de gobernar a la empresa Para koontz y O´donnell es un sistema de principios.

Para Simon es una teoría.

Para Drucker es gerencia.

Para Timms completa dicha apreciación al asimilar a la administración con la gerencia, la cual considera como una mezcla de arte y ciencia.

CIENCIA : Significa comprensión y explicación de la realidad; debe de ser capaz de predecir, es decir de lograr un análisis prospectivo sobre evolución y la dinamica del objeto de estudio, es también un resultado comprobado matemáticamente mediante el uso de formulas para dicho efecto y sus dimensiones son: - La Evolución o retrospectiva.

- La Presente o actual.

ARTE : Se interpreta según la vivencia, enfocando lo esencial pero en forma marcadamente subjetiva, en consecuencia el arte es una captación vivencial y espiritual de una realidad con clara connotación subjetiva, donde juegan los valores del ser humano, sus estados de animo y su personalidad.

POR ELLO LA ADMINISTRACION Es la ciencia y el arte, que estudia a las empresas y las organizaciones con fines descriptivos para comprender su funcionamiento, su evolución, su crecimiento y su conducta; esta es la actividad que desarrollan las empresas y para ello utilizan las ciencias y las artes para poder manejar este universo.

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5.3 AMBIENTES EN QUE SE DESARROLLA LA ADMINISTRACIÓN  AMBIENTE INTERNO: a) Económico Se piensa que el ambiente económico solo interesa a los negocios cuya misión, aprobada por la sociedad es la de producir y distribuir bienes y servicios que la población desea y por los que puede pagar. pero también es de la mayor importancia para otros tipos de empresas dicho universo gira en torno a ingresos que la población obtiene por su trabajo estos ingresos son la economía determinada por el ingreso per capita de la población. b) Capital Casi todas las clases organizacionales necesitan capital: maquinaria, equipos, herramientas y para ello se necesitan recursos en efectivo y para ello el efectivo es necesario para incrementar su nivel operativo. c) Trabajo El precio de la mano de obra también es un factor económico importante para la empresa, aunque la automatización disminuye sus altos costos , es por ello que en esto radica el esfuerzo de los planes de la empresa. d) Niveles de Precios La parte de los insumos de una empresa recibe la clara influencia de los cambios de los niveles de precios, la inflación no solo desequilibra a las empresas sino que distorsiona todo tipo de organizaciones por sus efectos sobre los costos de la mano de obra, los materiales, y otros artículos necesarios para el elemento productivo. e) Políticas Fiscales y Tributarias Estos son aspectos de política y siempre tienen una repercusión económica sobre las empresas, la política de impuestos afecta a toda la sociedad, la forma de recaudación es importante y debe de ser efectiva y no la de espantar a los inversionistas. f) Clientes Uno de los éxitos de las empresas radican en los clientes, sin ellos el negocio no puede existir y para atraerlos el negocio debe determinar que necesitan las personas y que compraran. las empresas no lucrativas tienen siempre clientes a quienes atender, es evidente que las demandas y expectativas se basan en deseos y para ello la empresa debe de orientar sus productos en este sentido buscando mejorar cada momento , el sistema mas empleado es el de mejoramiento continuo.

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 EL AMBIENTE EXTERNO a) Tecnológico La ciencia proporciona el conocimiento y la tecnología lo usa, el termino tecnología se refiere a la suma total del conocimiento que se tiene de las formas de hacer las cosas incluye las invenciones, las técnicas y el amplio deposito del conocimiento organizado sobre todas las cosas, desde la aerodinámica hasta la zoología, sin embargo su principal influencia es sobre la forma de hacer las cosas. b) Beneficios y Problemas La repercusión de la tecnología se manifiesta en nuevos productos, nuevas maquinas, nuevas herramientas, nuevos servicios, etc. algunos beneficios Son la mayor productividad, estándares mas altos de vida, mas tiempo de descanso y una mayor variedad de productos sin embargo deben ponderarse los beneficios de la tecnología contra los problemas que conllevan estos avances como embotellamientos, basura radioactiva, perdida de privacidad, etc. se requiere un enfoque equilibrado que la aproveche y al mismo tiempo disminuya algunos de sus efectos colaterales indeseables. c) Categorías del Cambio Tecnológico los cambios tecnológicos han sido tan violentos que se han denominado revoluciones tenemos algunas categorías de estos cambios como: - Mayor capacidad para dominar el tiempo y la distancia.

- Mayor capacidad para generar, almacenar, transportar y distribuir energía eléctrica, nuclear y el rayo láser (Rojo o Azul).

- Mayor capacidad para diseñar nuevos materiales y cambiar las propiedades de otros.

- Automatización de los procesos físicos, estos ahorran mano de obra.

- Ampliación de la capacidad humana para percibir cosas, el radar, el microscopio electrónico, visión nocturna, etc.

- Mayor comprensión del comportamiento individual y de grupo y de cómo hacerles frente, motivación, psicología, patrones de comportamiento, etc.

- Mayor rapidez en la atención de enfermedades y de su tratamiento.  EL AMBIENTE SOCIAL a) Social Es en extremo difícil separar los medios sociales, políticos y éticos, sin embargo esto es posible desde un punto de vista conceptual, el ambiente social se compone de actitudes, deseos, expectativas, grados de inteligencia y educación, Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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creencias y costumbres; en el ambiente político legal es principalmente el grupo de leyes, regulaciones y agendas gubernamentales y sus acciones que afectan a toda clase de empresas en distintos grados; el concepto de la responsabilidad social requiere que las organizaciones consideren las repercusiones de sus acciones sobre la sociedad y el ambiente ético que podría incluirse como un elemento social incluye estándares de conducta personal generalmente aceptados y practicados por el medio de su sociedad. b) Actitudes Sociales, Creencias y Valores Se han criticado a los administradores de empresas por no mostrar sensibilidad hacia las actitudes, creencias y valores sociales de personas, grupos o sociedades en particular, sin embargo las actitudes y los valores difieren entre trabajadores y empresarios, ricos y pobres, estudiantes y ex alumnos, etc. existe algunas creencias sociales que resultan significativas y son: -

Creencia en que las personas estén dispuestas y capacitadas para trabajar Fe en los negocios y respeto para los propietarios y dirigentes de negocios.

Creencia en la competencia y la competitividad con ética y con valores.

Respeto por la persona individual con independencia de su raza, religión y credo.

Respeto por la autoridad que proviene de la posesión de una propiedad, del conocimiento y de alguna posición política por elección o designación.

Creencia en el respeto y la educación.

Fe en los procesos justos y equitativos (justicia).

5.3 LAS VARIABLES

Todo negocio, empresa, organización o grupo se enfrenta a una serie de problemas o de in contingencias que en términos empresariales las denominaremos variables y son:  Variables Económicas.- Es evidente que la situación y las tendencias generales de la economía son criticas para el éxito de la organización, los salarios, los precios que cobran los proveedores y los competidores así como las políticas fiscales del gobierno afectan los costos de producir y vender.

Todos los indicadores económicos mas comunes miden el ingreso, el producto, el ahorro, etc. Pero todos estos factores están sujetos al tiempo y se debe tener en cuenta el siguiente cuadro  Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Indicadores Frecuentes de la Economía Ingreso y Producto Nacional  Producto Nacional Bruto.  Ingreso Personal.  Egreso para el Consumo.  Venta al menudeo.

Ahorro  Ahorro personal.  Ahorro de la empresa.

Inversión.  Inversión de la Industria.  Gasto para la Inversión.  Pedidos de equipo nuevo.  Inversión en Inventarios.

Precios, Salarios y Productividad  Tasa de Inflación.  Cambios de precios.  Cambios de Precios en la Materia prima.

Ingreso promedio por hora.



Producto por hora y sector empresarial.

Mano de obra y empleo.

Cantidad de empleados por edad, sexo, tipo de trabajo.

Tasa de desempleo.

Actividades del gobierno.

Déficit, superávit.

Egresos por rubro.

Adquisición de bienes o servicios.

Egresos por áreas o departamentos de la empresa.

Cambios en la moneda.

Tipo de cambio.

Exportaciones por tipo.

Importaciones por tipo.

Balanza comercial.

Mercaderías, bienes y servicios.

Inversiones.

Variables Políticas.- Dependiendo de la actitud que adopte el gobierno sea por una posición estricta o complaciente, depende de las leyes e impuestos que afecten a la empresa. El proceso político entraña la competencia entre diferentes grupos de interés, cada uno de los cuales trata de imponer sus valores y metas.

Variables Políticas Cambio de Gobierno.

Nuevos Impuestos.

Aumento del IGV. Ley Laboral.

Huelgas.

Canon Minero Elecciones.



Variables Tecnológicas.- Incluyen los adelantos de las ciencias básicas, el grado de la tecnología de una sociedad o industria determina en gran medida

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los productos y servicios que se producirán, el equipo que usara y la forma en que manejara las operaciones ciencia Variables Tecnológicas Ahorro de Energía.

Las Computadoras.

Producción en masa La Automatización.

La Bio Tecnología.

La Energía Solar.

La Globalización.

Los Vehículos.

La Aeronáutica.

5.3 EL ÉXITO DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA DESCANSA EN: La primera observación importante es que muy pocos tropiezos se deben únicamente a un desconocimiento técnico por parte del empresario; raro es el constructor que tiene problemas sólo porque no conoce a fondo el negocio de la construcción, el minorista de alimentación que no sale adelante exclusivamente porque carece de una visión global y un conocimiento detallado del sector alimentario, o del pequeño fabricante que no puede competir únicamente por desconocer algún secreto de los métodos de fabricación que le atañen. ¿ Dónde se esconde la razón de las tribulaciones que atraviesan algunas empresas?

Sin duda, el problema que se plantea el empresario es adquirir una verdadera capacidad de dirección, no es lo mismo dirigir una empresa que la explotación de la empresa, de hecho son dos funciones diferentes por completo.

Primero la función de explotación tiene por objeto hacer funcionar la empresa bajo el punto de vista técnico, es decir, conseguir que esta fabrique o preste el servicio que es la razón de ser de la empresa; hay una complejidad enorme en dicha explotación y además en cada sector y sub sector, los métodos y procedimientos son distintos, esto lo profundizaremos en el segundo periodo, donde se trataran a fondo estos aspectos.

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Segundo los principios de la buena dirección empresarial son universales, se aplican por igual a las empresas de un mismo sector, en esta función llámese de dirección o de gestión, son donde se encuentran los verdaderos problemas.

5 LA EMPRESA Y SU PROBLEMATICA En muchos casos el empresario considera que su empresa por su reducido tamaño no requiere de actividades administrativas especializadas; sin embrago, la misma prosperidad del negocio lo hace consciente de las necesidades de capacitación, asesorías, ventas, recursos humanos, etc.

Sin embargo las PYMES con el tiempo se han ido modernizando y hoy demandan que el empresario tome decisiones sobre lo que debe sustituir, transformar o desarrollar a fin de lograr eficacia y eficiencia. Uno de los cambios importantes, por ejemplo es la Sustitución de una administración informal por una formal.

La administración es esencial para toda empresa organizada, pues agrupa conocimientos y habilidades que le permiten llegar a dominar directa o indirectamente todas las actividades y Transacciones que ella realizara.

El éxito de las PYME esta en sustituir la administración informal por una administración con principios fundamentales como: - Planeación.

- La Organización.

- La Dirección

La buena administración de la empresa permitirá obtener beneficios personales y sociales, como la obtención de utilidades, por mas que parezca sencilla la actividad empresarial, no lo es, aplicar los principios del proceso administrativo le ayudara a mantener el control y la eficiencia de los resultados.

IV. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Material colgada en la plataforma de ISEPCH

V. LA EMPRESA, FORMAS DE CONSTITUCIÓN 5.1 Concepto: 

Una empresa puede ser definida como una entidad que, operando en forma organizada, combina las técnicas y los recursos para elaborar productos o prestar servicios con el objeto de colocarlos en el mercado para obtener una ganancia.

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

Es una entidad económica de carácter pública o privada, que está integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.

 Una empresa es un conjunto de personas organizadas, que contando con el capital dinerario y no dinerario (herramienta, maquinaria, materias primas, insumos, etc.), van a producir bienes o servicios para un mercado específico.

5.2 Importancia: Una empresa es importante porque ayuda a la económica del país, genera divisas e impuestos, contribuyen a la generación de empleo satisfaciendo las necesidades de la población.

5.3 Finalidad(es): Hay muchos ángulos para definir las finalidades de una empresa según la perspectiva de dueño, gerente, socio, empleado, cliente, comunidad o asesor.  Satisfacer a los clientes  Obtener la máxima rentabilidad  Obtener resultados a corto plazo  Beneficiar a la comunidad  Dar servicio a los clientes 

Beneficiar a los empleados

5.4 Recursos básicos:  Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria, insumos, etc.  Financieros: es el recurso monetario con el que la empresa funcionará.  Humanos: conformado por todo el personal que labora en la empresa. Este es el elemento más importante dentro de la organización.

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 Técnicos-Administrativos: compuesto por el conjunto de procedimientos y sistemas aplicables en una empresa, por ejemplo, el sistema de contabilidad, técnicas de inducción, técnicas de evaluación del desempeño, etc.

5.6 Funciones:  Recursos Humanos: dónde se recluta, selecciona, contrata e induce al personal que ingresa a la empresa.  Producción: dónde se lleva a cabo la transformación de la materia prima e insumos en productos terminados, listos para ser consumidos.  Mercadotecnia: dónde se lleva a cabo la función de promoción y ventas de los productos.  Finanzas: dónde se lleva a cabo la obtención y administración de los recursos financieros de la empresa.  Administración: dónde se llevan a cabo las funciones de previsión, planificación, organización, dirección y control de todas las actividades generales de la empresa.

5.6 Tipos:  Según sus actividades: 

Producción de bienes.



Producción de servicios.

 Según su forma de constitución: 

Persona natural.



Persona jurídica.

 Según el número de trabajadores o sus ventas: 

Microempresa.



Pequeña empresa.



Mediana empresa.

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

Gran empresa.

5. 7 Características y estructura empresarial de las MYPES. Las MYPES pueden ser constituidas por personas naturales o jurídicas, bajo cualquier forma de organización empresarial. Según la Ley, para acogerse a los beneficios de los que gozan las MYPES en el Perú, éstas deben cumplir con ciertos requisitos concernientes a su número de trabajadores y sus volúmenes de ventas.

NÚMERO TOTAL DE TRABAJADORES

Microempresa Pequeña empresa

De uno (1) hasta diez (10) trabajadores.

De uno (1) a cincuenta (50) trabajadores.

NIVELES ANUALES DE VENTAS

Hasta el monto máximo de 150 UIT. Desde 150 UIT hasta 1700 UIT.

5.8 Aspectos característicos de la micro y pequeñas empresa.

Generalmente se resaltan los siguientes elementos característicos: a) Administración independiente: usualmente dirigida y operada por el propio dueño. b) Incidencia no significativa en el mercado: el área de operaciones es relativamente pequeñas y principalmente local. c) Escasa especialización en el trabajo: tanto en el aspecto productivo como en lo administrativo; en este último el empresario atienen todos los campos: ventas, producción, finanzas, compras, personal, etc. d) Actividad no intensiva en capital: denominado también con predominio de mano de obra. e) Limitados recursos financieros: el capital de la empresa es suministrado por el propio dueño. f) Tecnología: existen dos opiniones con relación a este punto: 1) Aquellos que consideran que la Pequeñas Empresa utiliza tecnología en relación al mercado que abastece, esto es, resaltar la capacidad creativa y adopción de tecnología de acuerdo al medio.

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2) Aquellos que resaltan la escasa información tecnológica que caracterizan algunas actividades de pequeñas escala.

6.1 Criterios para la implementación de una pequeña empresa industrial.

IDEA MERCADO

Pensamiento expresado en conceptos Tipo y cantidad de productos Localización y comercialización

ASPECTOS PRODUCTIVOS

Métodos y medios de producción

ASPECTOS ECONOMICOS

Cálculos, costos y rentabilidad

ASPECTOS FINANCIEROS

Visualización de fuentes financieras

ORGANIZACION

Organizar y relacionar el trabajo para alcanzar efectivamente las metas fijadas

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VI. LA EMPRESA, FORMAS DE CONSTITUCIÓN Toda persona que desea realizar un negocio debe decidir primero si la actividad que va a desarrollar la va efectuar como persona natural, es decir a titulo personal (persona natural con negocio) o como persona jurídica. El régimen tributario en los dos casos es sustancialmente el mismo.

Una vez que se ha estudiado la factibilidad de establecer una empresa, se tiene que considerar el tipo de estructura legal bajo la cual va a operar. Esta es una decisión que el dueño potencial no debe de hacer por si mismo. Sino que debe de hacerlo bajo el asesoramiento de un profesional en derecho empresarial (abogado, contador público colegiado, economista o un administrador de empresas). A continuación le detallamos de una manera más amplia las formas de constitución, sus ventas y desventajas.

6.1 Persona Natural. ¿Qué es una persona natural?

Persona natural es el hombre o mujer como sujeto jurídico, con capacidad para ejercer derechos, contraer y cumplir obligaciones. Además las personas naturales pueden realizar actividades económicas lucrativas, que serán considerados como rentas de tercera categoría. ¿Qué es una PERSONA NATURAL CON NEGOCIO? Son aquellas personas naturales que tienen un negocio individual en el cual el propietario desarrolla toda la actividad empresarial, aportando capital, trabajo, esfuerzo directriz y perciben ingresos por las ventas, las cuales son llamadas “rentas de tercera categoría”.

Esta persona para emprender un negocio deberá obtener su Registro Único de Contribuyente (RUC) y declarar ante la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) de que percibirá las referidas rentas, así como establecer el régimen tributario al cual deseen acogerse.

En este caso sus propietarios no han constituido una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada E.I.R.L. para realizar su negocio, y por ello se las denomina “Personas Naturales con Negocio”. No existen disposiciones propias aplicables a estas empresas y no es obligatoria su inscripción en Registros Públicos.  Ventajas: El operar el negocio bajo esta forma tiene las siguientes ventajas: Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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1. Desde el punto de vista legal, este tipo de negoció se crea y se liquida fácilmente.

2. Unidad de mando y acción, porque la propiedad, el control y la administración de la empresa esta en una sola persona.

3. La flexibilidad por parte del empresario para reaccionar rápidamente en casos de cambios bruscos en el mercado que puedan afectar a la empresa.

4. Un mínimo de regulaciones a alas que hay que hacerles frente.  Limitaciones: Sin embargo, es importante que el negociante tome en cuenta una serie de limitaciones y desventajas que conlleva el operar bajo la forma de persona natural con negocio.

6.6.1 Responsabilidad Ilimitada: El dueño tiene que estar preparado para asumir las deudas de la empresa con todo su patrimonio personal, en caso que los recursos de la empresa sean insuficientes para hacer frente a las deudas.

6.6.1 Disponibilidad de Capital Limitado: El capital generalmente esta limitado a la inversión del dueño; lo que puede representar serios problemas al crecimiento futuro de la firma, debemos recalcar que incluso su capacidad de endeudamiento es limitado, ya que las entidades financieras y/o proveedores dan una mayor línea de crédito a las empresas con personería jurídica.

6.6.1 Falta de continuidad en caso de incapacidad del dueño: Una enfermedad del empresario que le impida participar activamente en el manejo del negocio afectara las operaciones de éste.

6.2 Persona Jurídica. ¿Qué es una Persona Jurídica?

Se denomina personas jurídicas porque no existen sino un fin jurídico, sujeto de derechos y obligaciones que no son la persona natural o física es decir, ni el hombre ni

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la mujer, sino organizaciones con una finalidad económica, política, cultural, deportiva o de otro género.

Las personas jurídicas no pueden ejercer sus derechos por si solos, por lo que toda persona jurídica será administrada y representada por una o más personas naturales.

La representación deberá ser inscrita en los Registro Públicos (SUNARP).  Ventajas: El operar el negocio bajo esta forma tiene las siguientes ventajas: 1. Proteger su patrimonio personal de los riesgos de su empresa: Cuando la empresa se constituye como persona jurídica en cualquiera de sus formas asociativas esta adquiere responsabilidad propia, lo que significa que tienen su propio patrimonio que la respalda, esto es el dinero o los bienes que se aportaron en el momento de su constitución.

Siendo así, usted como dueño o representante legal de la empresa y, si lo conformó con otras personas, los socios de la empresa tienen separado su patrimonio personal del de la empresa, por lo que, en caso de que la empresa corra algún riesgo de deuda o fraude, sus bienes personales no serán tocados para cobrar ninguna obligación.

2. Credibilidad frente a terceros: Como persona jurídica su empresa tienen credibilidad en el mercado, para sus clientes será más seguro comprarle o adquirir algún servicio de su empresa, ya que la imagen de su empresa será de una organización seria y no improvisada con proyección de ser duradera.

3. Facilidad para el financiamiento: Una persona jurídica puede tener mayores facilidades para acceder a un crédito de capital o financiamiento de bienes, porque una entidad financiera, al igual que un cliente, tiene más confianza en financiar a una empresa constituida que demuestre estabilidad y responsabilidad para ser sujeto de crédito.

Otra manera de obtener financiamiento es por aporte de capital donde ingresan nuevos socios a la empresa, para ello una empresa constituida como persona jurídica es más interesante y segura para los potenciales inversionistas.

4. Ventajas Tributarias: Al constituir una sociedad usted puede hacer uso de una serie de deducciones tributarias que eventualmente pueden ser difíciles de acreditar en el caso de ser una persona natural dedicada a Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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los negocios. Además usted podría tener diversos negocios a través de distintas sociedades y de esa manera tributar de manera separadas por cada uno de dichos negocios.

5. Relativo Anonimato: Si bien actualmente en el Perú la información sobre los accionistas de una sociedad puede ser obtenida con la relativa facilidad, existe un relativo anonimato sobre quienes son los accionistas de una sociedad dado que el nombre que se usa es el de la denominación social que se asigne a la sociedad. Esto puede ser muy importante por razones de seguridad.

6. Existencia de una organización dada por la ley: Al constituir usted tiene que establecer los estatutos que gobernaran a la nueva sociedad pero que básicamente sigue la estructura ya dada por la Ley General de Sociedades que establece mecanismos de protección en las relaciones entre los socios. Si usted no constituye una empresa puede tener una serie de problemas en las relaciones con sus socios producto exclusivamente de una inexistente regulación previa de sus relaciones internas.

7. Estabilidad de la sociedad mas allá de la situación personal del propietario: Constituyendo una sociedad usted evita los riesgos que pueden sobrevenir como consecuencia de cualquier incapacidad o incluso muerte de los socios dado que la sociedad tiene existencia más allá de la situación personal de los socios. Precisamente su organización legal evitará su desaparición, salvo que se decida lo contrario. Si usted no constituye una empresa su negocio se vera envuelto en una serie de problemas a su muerte al no existir una organización legal que respalde el negocio.

8. Control sobre las decisiones que se tomen en el negocio: Al tener constituida una sociedad usted evita el riesgo que alguno de los socios tome decisiones unilaterales que afecten el negocio dado que en los estatutos de constitución de la sociedad, usted regulara quienes son los autorizados a tomar las decisiones a nombre de la empresa.

9. Fácil Transferencia de la propiedad: Al constituir una sociedad usted puede fácilmente transferir toda la unidad del negocio con la simple Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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transferencia de sus participaciones en la sociedad. Esto puede ser de enorme ayuda cuando quiera buscar inversionistas que participen en el negocio como socios del mismo.  Oportunidades: Las MYPES como persona jurídica tienen mayores oportunidades en muchos ámbitos, como son los siguientes:  Pueden participar en concursos públicos y adjudicaciones como proveedores de bienes y servicios.  Pueden realizar negocios con otras personas jurídicas del país, sean estas micro, pequeñas, medianas o grandes empresas, siendo su proveedor de servicios o de productos. Debemos recalcar que la mayoría de las grandes empresas buscan a las MYPES también para tercerizar sus procesos, pero piden como requisito fundamental que estén constituidas como persona jurídica.  Un mercado importantísimo es el extranjero, y las MYPES pueden aprovecharlo bien a través de la exportación de sus productos, sin embrago para poder ingresar a esos mercados un primer paso es la constitución de su empresa ya sea como persona natural o jurídica pero es mucho mejor si la empresa opta por una personería jurídica, puesto que los clientes extranjeros verían con mayor seguridad los productos que les venden.  No tienen limitaciones para realizar negocios con otras empresas y competir en el mercado nacional e internacional.  Pueden expandir su empresa ampliando su capital social o abriendo nuevas filiales.

6.3 Formas de constitución de Persona Jurídica: Algunas de las formas de constitución como persona jurídica más adecuadas a las necesidades de la pequeña y micro empresa son las que presentamos a continuación:

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Empresa Individual de Responsabilidad Limitada E.I.R.L:

Persona Jurídica

D.L. Nº 21621

Sociedad Anónima S.A. Sociedad Anónima Abierta S.A.A. Sociedad Anónima Cerrada S.A.C.

Sociedad Colectiva S.C.

Ley General de Sociedades Nº 26887

Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada S.C.R.L.

MARCO JURÍDICO SOCIETARIO Y EMPRESARIAL 6.4 Conceptos Básicos: Después de elegir ser una persona jurídica y a una de sus formas de constitución para la empresa, debemos también tener claro algunos conceptos básicos antes de ir al notario. Las empresas se regulan bajo la Ley General de Sociedades Nº 26887, ley en donde se puede encontrar con más detalle las características y obligaciones de las distintas formas societarias, como son:  Sociedad Anónima S.A.  Sociedad Colectiva.  Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada S.R.L. Una sociedad cualquiera sea su forma, para constituirse deberá de hacer una minuta de constitución, donde tendrían que definir a la empresa en los siguientes puntos: Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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1º Denominación: Podrá adoptar cualquier nombre o razón social, con la

indicación de una de las formas societarias como por ejemplo: Dulcería Candy Sociedad Anónima o Dulcería Candy S.A. 2º Objeto Social: Toda empresa tiene que definir a que se dedicará, cuales serán

las actividades a lo largo de su existencia, ese concepto puede ser tan amplio como las actividades que la sociedad piense abarcar y deberán ser colocadas en la minuta, por ejemplo: Producción y comercialización de diversos dulces, panes y tortas. Dictado de cursos y talleres sobre el área de panificación.

3º Capital Social: En este punto, los socios deberán de especificar cual ha sido su

aporte en la empresa ya sea en soles o en bienes materiales (dinerarios y no dinerarios).

4º Socios: Los socios lo constituyen los integrantes de la empresa y que han

aportado en ella, los socios pueden trabajar dentro de las áreas de la empresa, sin embargo no es obligatorio, por lo que pueden ser solo socios aportadores, colocando a un administrador para que dirija la empresa y les reporte la situación económica-financiera de la empresa cada cierto periodo de tiempo.

Para la constitución de la empresa, la Ley establece que las sociedades pueden ser constituidas por cualquier persona, en cuyo caso puede ser:  Personas Naturales: Toda persona humana que pueda ser sujeto de derechos y obligaciones de carácter mercantil, comercial o societario que tenga capacidad jurídica.  Personas Jurídicas: Son todas las organizaciones de personas naturales o jurídicas que la Ley concede existencia legal, sin embargo no tiene existencia física como la persona natural y pueden ser representadas por una o más personas naturales.

6.5 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCION DE UNA EMPRESA

1. Búsqueda y reserva del nombre de la empresa en los Registros Públicos (sólo Persona Jurídica).

Debemos en primer lugar acudir a la Oficina de Registros Públicos - SUNARP, y verificar que no exista en el mercado un nombre (razón social) igual o similar al que le queremos poner a nuestra empresa.

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Al buscar los nombres existentes, debemos asegurarnos de que éstos no se parezcan ni suenen igual al que vamos a usar, debe haber un mínimo de 3 letras diferentes.

Una vez realizada la búsqueda y confirmado de que no existen nombres iguales o similares al que vamos a usar, debemos reservar nuestra razón social para que otra empresa no pueda inscribirse con ese nombre, siendo efectiva la reserva por un plazo de 30 días.

En caso de que la búsqueda resulte positiva tendrá que escoger otro nombre y reiniciar él tramite.

2. Elaboración de la minuta (sólo Persona Jurídica).

La minuta es un documento previo en el cual los miembros de sociedad manifiestan su voluntad de constituir la empresa, y en donde se señalan todos los acuerdos respectivos.

La minuta consta del pacto social y los estatutos, además de los insertos que se puedan adjuntar a ésta.

Los elementos fundamentales de una minuta son:  Los generales de ley de cada socio: sus datos personales, nombres, edad, documentos de identificación, etc.  Giro de la sociedad.  Tipo de sociedad: por ejemplo, S.R.L, S.A, etc.  Tiempo de duración de la sociedad: si es plazo fijo o indeterminado.  Cuándo se van a empezar las actividades comerciales.  Dónde va a funcionar la sociedad (domicilio comercial).  Cuál es la denominación o razón social de la sociedad.  Dónde van a funcionar las agencias o sucursales, si es que las hubieran.  Quién va a administrar o representar a la sociedad.  Los aportes de cada socio. Los cuales pueden ser: 

bienes dinerarios: dinero y sus medios sustitutos tales como cheques, pagarés, letras de cambios, etc.

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

bienes no dinerarios: inmuebles o muebles tales como escritorios, sillas, etc.



Otros acuerdos que establezcan los socios.



El capital social o patrimonio social (aporte de los socios).

3. Elevar la minuta a escritura pública (sólo Persona Jurídica).

Consiste en acudir a una notaría y llevarle la minuta a un notario público para que la revise y la eleve a Escritura Pública. Es el documento legal que el notario otorga para dar fe de la conformación de la empresa.

Por lo general los documentos que debemos llevar junto con la minuta son:  Minuta de constitución.  Constancia o comprobante de depósito del capital aportado en una cuenta bancaria a nombre de la empresa.  Inventario detallado y valorizado de los bienes no dinerarios.  Certificado de Búsqueda Mercantil emitido por la Oficina de Registros Públicos de la inexistencia de una misma o similar razón social.

Una vez elevada la minuta, no se puede cambiar. Al final, se genera la Escritura Pública, Testimonio de Sociedad o Constitución Social, que es el documento que da fe de que la minuta es legal. Ésta debe ser firmada y sellada por el notario.

4. Elevar la escritura pública en los Registros Públicos (sólo Persona Jurídica).

Una vez que hemos obtenido la Escritura Pública, debemos llevarla a los Registros Públicos - SUNARP, en donde se realizarán los trámites necesarios para inscribir la empresa en los Registros Públicos.

La Persona Jurídica existe a partir de este paso, es decir, a partir de su inscripción en los Registros Públicos.

5. Obtención del número de RUC. El RUC (Registro Único de Contribuyentes) es lo que identifica a una persona o a la empresa ante la SUNAT para el pago de los impuestos.

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Toda persona natural o jurídica está obligada a inscribirse en el RUC, de lo contrario serán sancionadas de acuerdo con el Código Tributario, igual que los inscritos en el RUC que no presenten la declaración.

Para obtenerlo debemos acudir a la SUNAT, llenar un formulario de justificación, y esperar notificación.

6. Elegir régimen tributario.

En la misma SUNAT, a la vez que tramitamos la obtención de nuestro RUC, debemos determinar a que régimen tributario nos vamos a acoger para el pago de los impuestos, ya sea al Régimen Único Simplificado (RUS), al Régimen Especial de Impuesto a la Renta (RER), o al Régimen General.

Una vez que contamos con nuestro número de RUC, y elegido el régimen tributario, podemos imprimir los comprobantes de pago (boleta y/o factura) que vamos a utilizar.

7. Comprar y legalizar libros contables.

En este paso compramos los libros contables necesarios dependiendo del régimen tributario al cual nos hayamos acogido; y posteriormente, acudimos a una notaria para que sean legalizados por un notario público, o por un juez de paz letrado ante la ausencia de notario público.

- RUS, no están obligados a llevar contabilidad.

- RER, llevan registros de compra y ventas.

- Régimen General, contabilidad completa.

8. Legalizar el Libro de Planillas en el Ministerio de Trabajo (si fuera el caso).

Según la ley, todos los trabajadores de una empresa, no importa las horas que trabajen, deben estar en planilla (lo que implica recibir beneficios tales como gratificaciones, compensación por tiempo de servicio, etc.).

Para este paso, debemos acudir al Ministerio de Trabajo, en donde se legalizarán las planillas.

9. Inscribir a los trabajadores en ESSALUD (si fuera el caso).

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Igualmente debemos registrar a los trabajadores en las oficinas de ESSALUD para que puedan acceder a sus servicios.

Los trámites se realizan en las oficinas de ESSALUD correspondiente a la jurisdicción.

Por lo general, los documentos a presentar son:  Fotocopia del RUC.  Planillas en blanco legalizadas.  Fotocopia del DNI del representante.  Formulario llenado en la oficina del ESSALUD para la inscripción de los trabajadores.

10. Solicitud de licencia municipal Consiste en acudir a la municipalidad del distrito en donde va a estar ubicado el negocio, y tramitar la obtención de la licencia de funcionamiento.

Por lo general, los documentos a presentar son:  Fotocopia del RUC.  Certificado de Zonificación (zona industrial, zona comercial, zona residencial, etc.).  Croquis de la ubicación de la empresa.  Copia de contrato de alquiler o título de propiedad.  Fotocopia de la escritura pública.  Recibos de pago por derecho por licencia.  Formulario de solicitud.

6.61

Marco Jurídico Societario y Empresarial de las MYPES:

Las MYPES como empresas están sujetas a algunas leyes y reglamentos que deben ser consideradas por el empresario con el fin de tomar decisiones en su quehacer empresarial.

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Para la constitución de empresas, como ya veremos a continuación, tenemos a:  Decreto Legislativo Nº 21621 que Responsabilidad Limitada (E.I.R.L).

regula

la

Empresa

Individual

de

 Ley General de Sociedades Ley Nº 26887.

6.6.1 Empresa Individual de Responsabilidad Limitada E.I.R.L. La empresa individual de responsabilidad limitada se rige bajo el Decreto Legislativo Nº 21621. Es un tipo de persona jurídica de derecho privado, constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio distinto al de su titular.

La E.I.R.L. se forma con el fin de desarrollar actividades económicas exclusivas de micro y pequeña empresa, la responsabilidad de la empresa esta limitada al patrimonio y el titular de la misma no responde personalmente por las obligaciones contraídas por esta: Características: Denominación:

Al nombre que se le dé a la empresa deben seguirle las siglas E.I.R.L. o a la frase Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.

Ejemplo: “LIBRERÍA EL SABER E.I.R.L.” (La denominación que elijamos debe ser original y no como la de otras empresas, para evitar que éste sea rechazado por los Registros Mercantiles).

Capital Social:

Constituido inicialmente por los bienes que aporta quien la constituye y es determinado por el titular, estos pueden ser: Bienes dinerarios (efectivo).

Bienes no dinerarios (muebles, enseres, maquinas, equipos, etc.)

Bienes mixtos (efectivo y no dinerarios).

Actividad de comercio, manufactura, servicio, extracción y otros.

Objeto Social: Órganos de la empresa: Titular:

Es el dueño de la empresa. La empresa sólo puede ser propiedad de una persona, tiene a su cargo la disposición de los bienes y actividades.

Gerencia:

Órgano que tiene a su cargo la administración y la representación de la empresa, es designado por el titular.

El titular, puede asumir el cargo de gerente, en cuyo caso asumirá las facultades, deberes y responsabilidades de ambos cargos, debiendo denominársele Titular Gerente.

Son los bienes con los que se forma el capital de la empresa.

Patrimonio:

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Responsabilidad:

En la E.I.R.L. el patrimonio tiene que estar conformado obligatoriamente con los aportes del propietario.

Este tipo de persona jurídica responde a sus compromisos con el patrimonio de la empresa.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

 Tiene un menor costo de legalización.

 Implica un alto desgaste personal.

 Brinda una gran libertad de gestión a su propietario.

 El propietario asume el riesgo total de la empresa.

 Toda la utilidad es para el propietario.

 Tienen menor capacidad para conseguir capital que una sociedad.

 Presenta un riesgo limitado para el capital de la empresa.  Un mismo propietario puede tener varias E.I.R.L.

6.6.2Empresas Asociativas: Son empresas regidas bajo la Ley General de Sociedades Ley Nº 26887. Las sociedades comerciales o empresas asociativas son personas jurídicas que están constituidas como sociedades. Están pueden estar integradas por:  Varias personas naturales.  Personas naturales y personas jurídicas.  Varias personas jurídicas.

Las más importantes son:  Sociedad Anónima (S.A.)  Sociedad Anónima Abierta (S.A.A.)  Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.)  Sociedad Colectiva (S.C.) y  Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (S.C.R.L.).

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VENTAJAS

DESVENTAJAS

 Posibilitan unir pequeños capitales para formar una empresa mas solida.

 Un mal entendimiento entre los socios puede traer problemas de autoridad y de poder que podrían debilitar a la empresa.

 La gestión empresarial es colectiva y el poder de decisión esta menos concentrado.  Aprovechan los contactos financieros y comerciales que tengan los socios para las gestiones de la empresa.  Los riesgos son compartidos entre los socios.

6.6.3

SOCIEDAD ANÓNIMA

LIBRO SEGUNDO: SOCIEDAD ANÓNIMA (Ley General de Sociedades Arts. 50º al 264º, Ley Nº 26887)

Se trata de personas jurídicas constituidas como sociedades y son las más conocidas.

En ella participan varios socios, cuyos derechos están representados por un titulo al que se le denomina acción.

Su capital está compuesto por las acciones de los socios, las cuales tiene un valor asignado en el momento de conformar la sociedad. Las deudas contraídas por la empresa afectan solamente a sus acciones y no a los bienes personales ni otras inversiones de los socios.

El proceso de fundación de las S.A. es más compleja que el de otros tipos de organizaciones empresariales.

Características: Nombre:

El nombre que se elija seguido de las siglas S.A. por ejemplo: “EL TROME S.A.”

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Clase de Socios:

Los socios son denominados accionistas.

Número de Socios:

Un mínimo de dos y un máximo ilimitado.

Aportes de socios:

Solo aportan capital en forma de acciones.

Representación de socios:

los

Los socios están representados por el número de acciones.

Responsabilidad de los socios:

Su responsabilidad se limita al aporte efectuado en acciones a la empresa.

Órganos de la sociedad:

1. Junta General de Accionistas.

2. Directorio.

3. Gerencia.

Los socios son libres de transferir sus acciones, debiéndose comunicar el hecho por escrito a la Junta General y anotarse el cambio en el Registro de Acciones.

La modificación se realiza por acuerdo de la mayoría de la representación de acciones de la empresa.

Transferencias:

Modificación estatutos:

de

Repartición utilidades:

de

Las utilidades conseguidas se reparten en proporcional a las acciones que posea cada socio.

forma

La Ley General de Sociedades (Ley Nº 26887) incluye de manera específica dos tipos de Sociedad Anónima, Denominadas: a. Sociedad Anónima Cerrada: (S.A.C.) Art 234º, Ley 26887. b. Sociedad Anónima Abierta: (S.A.A.) Art. 249º, Ley 26887.

6.6.4

Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.)

La Sociedad Anomia Cerrada (S.A.C.) es un régimen especial facultativo, operar en sociedades anónimas que no deben tener más de 20 accionistas y además no deben tener accionistas en el Registro Publico del Mercado de Valores. Las características especiales de su régimen son los siguientes: 1.

Derecho de Adquisición Preferente (Art. 237º de la NLGS).- se contempla que ante la eventualidad de que un accionista se proponga transferir total o parcialmente sus acciones a cualquier persona (otra accionista o un tercero) deberá posibilitar el derecho de adquisición preferente de los demás accionistas o prorrata de su participación en el capital.

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Se regula de esta forma el derecho de preferencia o de tanteo, que beneficia tanto a los socios como a la sociedad y que tienen el carácter de inderogable en este tipo de sociedad anónima.

2.

La S.A.C. se constituye en un acto único.

3.

Esta compuesta por un mínimo de dos (2) accionistas y un máximo de veinte (20) accionistas.

4.

No tienen acciones inscritos en el Registro Publico del Mercado de valores.

5.

Las transferencias de acciones y su valuación se encuentran reguladas en el Estatuto mediante el cual se establecen pactos, plazos y condiciones.

6.

Los órganos de la sociedad son los siguientes: - Junta General de Accionistas, integrado por el número de socios, para resolver asuntos relacionado con la marcha de sociedad.

- Directorio, órgano colegiado compuesto por los Directores con facultades de gestión y representación legal, el directorio puede ser unipersonal o no existir en la S.A.C. - Gerente, persona encargada de la Administración directa e inmediata de la sociedad anónima y ejecutar las decisiones del Directorio.

6.6.5

Sociedad Anónima Abierta (S.A.A.)

La Sociedad Anónima Abierta (S.A.A.), es abierta forzosamente en circunstancias (numerales 1,2 y 3 del Artículo 249º de la NLGS).

- Si se ha hecho oferta pública primaria de acciones u obligaciones convertibles en acciones.

- Si se tiene más de setecientos cincuenta (750) accionistas.

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- Si más de treinta y cinco por ciento (35%) de su capital pertenece a ciento setenta y cinco (175) o mas accionistas, sin considerar dentro de este número aquellos accionistas cuya tenencia accionaria individual no alcance al dos por mil del capital o exceda del cinco por ciento (5%) del capital.

Asimismo, la sociedad anónima es abierta facultativamente en los siguientes supuestos (numerales 4 y 5 del Art. 249º de la NLGS).

- Si se constituye como tal.

- Si todos los accionistas con derecho a voto aprueban por unanimidad la adaptación a dicho régimen.

Características de la Sociedad Anónima Abierta (S.A.A.) 1. Inscripción (Art. 252º L.G.S.).- Las acciones deben inscribirse en el

Registro Público del Mercado de Valores.

2. Control de CONASEV (Art. 253º L.G.S.).- Entre las facultades de

CONASEV se encuentran el control del funcionamiento de las juntas de accionistas conforme a ley, pudiendo efectuarlo directamente la CONASEV cuándo la sociedad no cumpla con hacerlo en las oportunidades establecida por la Ley o el Estatuto.

3. Estipulaciones no validas (Art. 254º L.G.S.).- El derecho de

preferencia y cualquier restricción a la libre transferencia de acciones.

4. Número de accionistas para solicitud de convocatoria (Art. 225º

L.G.S.).- Se reduce el número de accionistas de 20 a 5% que representa una proporción de las acciones suscritas con derecho a voto para celebrar la sesión de junta general.

5. Quórum reducido (Art. 257º L.G.S.).- Acuerdos trascendentes como

la modificación de estatutos, emisión de obligaciones, reorganización, etcétera. Puede llegar a materializarse con un quórum mas reducido; pudiendo celebrarse en tercera convocatoria con las que se encuentran presentes.

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6. Auditoria externa anual (Art. 260º L.G.S.).- A cargo de auditores

externos escogidos que se encuentren hábiles e inscritos en el Registro Único de Sociedad de Auditoria.

6.6.6

SOCIEDAD COLECTIVA (S.C.)

LIBRO TERCERO: OTRAS FORMAS SOCIETARIAS (Ley General de Sociedades Arts. 265º al 277º, Ley Nº 26887) Es el tipo de sociedad que conviene a grupos homogéneos de personas (relaciones familiares y/o de confianza).

La sociedad colectiva establece aportes y cuidados especiales para que no ingresen a la empresa personas que no tengan el consentimiento de todos los socios.

Características: Nombre de la sociedad:

La ley señala que debe ser el nombre de los socios seguido de las siglas S.C. por ejemplo: Pérez y Dávila S.C.

Duración:

Clases de Socios:

La duración de la sociedad puede ser por un plazo determinado o indeterminado (Art. 19º L.G.S.). Puede ser prorrogado con anterioridad, vencido el plazo determinado la sociedad se disuelve en pleno derecho (Art. 267º – 275º L.G.S.).

Colectivos.

Número de socios:

A partir de dos (2) personas.

Representación capital.

del

A la parte de dinero o bien industrial que forma el capital otorgado por cada socio se le denomina APORTE.

Aportes:

Todos los socios aportan en partes iguales. Estos aportes pueden ser en dinero o en equipo de industria.

Responsabilidad:

Solidaria, las obligaciones afectan en partes iguales a los aportes hechos por los socios a la empresa.

Administración:

Los socios.

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Transferencias modificación:

y

Órganos:

Deben realizarse con el consentimiento de todos los socios.

1. Junta General de Socios.

2. Los representantes de la sociedad son los indicados en la escritura de constitución o los que posteriormente sean designados por la mayoría de socios.

Repartición utilidades:

de

En partes iguales.

6.6.7 SOCIEDAD COMERCIAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (S.R.L.) LIBRO TERCERO: OTRAS FORMAS SOCIETARIAS (Ley General de Sociedades Arts. 283º al 294º, Ley Nº 26887)

Es una persona jurídica conformada por un mínimo de dos socios y un máximo de veinte, valida para personas naturales y/o personas jurídicas.

Es administrada por los gerentes designados por los socios.

Características: Nombre de la sociedad:

El nombre que se elija seguido de las siglas S.R.L. Ltda., por ejemplo “El Pacifico S.R.L.”

Clases de Socios:

Participacionistas.

Número de socios:

Un mínimo de dos (2) personas y un máximo de veinte (20).

Representación capital.

del

A la parte de dinero o bien industrial que forma el capital otorgado por cada socio se le denomina APORTE.

Aportes:

Pueden existir socios mayoritarios en relación al aporte realizado al capital.

Responsabilidad:

Es en proporción al aporte de cada socio.

Administración: gerentes

Puede estar a cargo de uno o más gerentes, sean socios o no.

Transferencias:

Es posible realizar la transferencia de aportes, teniendo prioridad los socios de la empresa. Si pasado un tiempo los socios no las adquieren, pueden transferirse a cualquiera.

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Órganos:

1. Junta General de Participacionistas.

2. Gerente.

Repartición utilidades:

de

En proporción al aporte realizado.

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VII. VII.

CONCEPTOS CLAVE CONCEPTOS CLAVE

Gran parte del éxito administrativo de una organización depende de la determinación exacta de los resultados que se pretende obtener, así como del análisis del entorno para prever el escenario futuro, los riesgos y las oportunidades, los recursos y las alternativas óptimas que se requieren para lograr dichos resultados. Todas estas actividades se realizan a través de la planeación, en la que se trata no sólo de predecir el camino que habremos de transitar sino también de anticipar su rumbo, minimizar riesgos y, si es posible, mejorar las condiciones futuras. De esta forma, la planeación es una actividad clave para cualquier empresa en la que la aplicación de los principios de factibilidad, objetividad, cuantificación, flexibilidad, unidad y cambio de estrategias es imprescindible para planear correctamente las actividades de la organización.

De acuerdo con el nivel jerárquico en el que se realice, con el ámbito de la organización que abarque y con el periodo de tiempo que comprenda, la planeación puede ser: a) Estratégica. La realizan los altos directivos, para establecer las directrices y los planes generales de la organización; generalmente es a mediano y a largo plazos y abarca a toda la empresa. b) Táctica. Es responsabilidad de los jefes o gerentes de área, con el fin de lograr el plan estratégico; se refiere a un área específica de la organización y puede ser a mediano y a corto plazos. c) Operacional. Es a corto plazo, depende de la planeación táctica y se realiza, como su nombre lo indica, en niveles de sección u operación.

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La planeación estratégica comprende una serie de elementos que se plasman en el plan estratégico. Estos deben determinarse por la alta dirección y sirven como base para la elaboración de los planes tácticos y operacionales.

Cada uno de los elementos que a continuación se mencionan forma parte de un plan estratégico.

•

• •

• • • • • • •

Filosofía. Conjunto de valores, prácticas, objetivos, creencias y políticas que son la razón de ser de la empresa y representan el compromiso de la organización ante la sociedad. Es imprescindible para darle sentido y finalidad a todas las acciones futuras de la organización.

Credo. Conjunto de valores, postulados o creencias que orientan la conducta de la organización.

Valores. Pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los individuos en la organización. Los valores deben compartirse y practicarse por todos los miembros de la empresa.

Compromiso. Responsabilidad de la empresa ante la sociedad.

Visión. Enunciado que describe el estado deseado en el futuro. Provee dirección y forja el futuro de la organización estimulando acciones concretas en el presente.

Misión. Definición amplia del propósito de la organización y la descripción del negocio al que se dedica la compañía.

Objetivos estratégicos. Resultados específicos que se desean alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo, para lograr la misión.

Políticas estratégicas. Lineamientos generales que deben observarse en la toma de decisiones; son guías para orientar la acción.

Estrategias. Cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos.

Programa. Conjunto de acciones, responsabilidades y tiempos necesarios para implantar las estrategias.

El plan estratégico o plan maestro es el documento en el que se plasman los elementos anteriormente mencionados. En la figura 3.1 se describe el proceso de planeación estratégica.

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En esta figura es posible observar que en el proceso de planeación es muy importante cada uno de estos elementos, pero, sobre todo, que para el desarrollo de un plan estratégico es indispensable contar con sistemas de información y de investigación oportunos y actualizados, ya que a través de éstos es posible efectuar un análisis del entorno, de las premisas extremas e internas, de las fortalezas y las debilidades de la empresa, de los riesgos y las restricciones y de las condiciones presentes y futuras que pueden afectar el logro de los objetivos. La filosofía, la misión, los objetivos y las políticas estratégicas deben establecerse en la alta dirección con un conocimiento

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pleno y fidedigno de todos los factores que influyen en las situaciones actual y futura de la organización.

Mediante la planeación se responde a las preguntas: ¿qué queremos?, ¿quiénes somos?, ¿hacia dónde nos dirigimos? y ¿cómo debemos hacerlo? De esta forma, con la planeación se promueve la eficiencia, se optimizan recursos, se reducen costos y se incrementa la productividad de la empresa al establecer claramente los resultados que se pretende alcanzar, y minimizar riesgos con bases objetivas para prever y cambiar el futuro. En la figura 3.2 se muestra un ejemplo de un plan estratégico.

ESTRATEGIAS Las estrategias son alternativas o cursos de acción que muestran los medios, recursos y esfuerzos que deben emplearse para lograr los objetivos en condiciones óptimas. A través de las estrategias se plantea el cómo lograr específicamente y de la mejor manera los objetivos. Por ello es que existen tantas estrategias como objetivos se planteen en una organización. Sin embargo, a nivel corporativo se determinan cuatro tipos de estrategias básicas, que se refieren al rumbo que puede tomar la empresa, en cuanto a crecimiento y producto. Éstas son: Estrategias de crecimiento Una de las estrategias más importantes es la de crecimiento, ya que da respuesta a preguntas tales como: ¿cuánto crecimiento deberá darse?, ¿qué tan rápido?, ¿dónde y cómo debería ocurrir?1 Estrategias de integración Consisten en el incremento de la eficiencia y del control de todas las operaciones mediante la realización de actividades y procesos que normalmente llevan a cabo otras organizaciones ajenas a la empresa. La integración se puede dar en tres sentidos: • •

•

Hacia adelante. Su finalidad es lograr un alto grado de dominio sobre los sistemas de distribución, para lo cual la empresa que produce se dedica también a distribuir.

Hacia atrás. Se realiza para obtener un mayor control sobre los sistemas de suministros, es decir, los proveedores de la empresa, para evitar problemas en la adquisición de la materia prima, lo que se logra cuando la organización produce sus propios insumos.

Horizontal. Se refiere a efectuar un mejor control sobre los elementos de la competencia, mediante alianzas o fusiones estratégicas.

Estrategias intensivas Su propósito es el aprovechamiento de las oportunidades que se presenten para intensificar la penetración, el desarrollo de productos, servicios y mercados

existentes. Éstas se utilizan como un medio de crecimiento con sustento en la diversificación, cuando por el grado de desarrollo de la Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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organización se encuentran grandes posibilidades de crecimiento. Las dos estrategias de desarrollo intensivo son: •

•

Desarrollo de producto. Se pretende incrementar las ventajas competitivas mediante el desarrollo de productos nuevos o la mejora de los actuales, de manera que éstos se vuelvan más competitivos en los mercados que le son propios.

Desarrollo de mercado. Su finalidad es lograr una expansión de los productos de la empresa a través de la penetración de nuevos mercados y/o nichos de mercado.

Estrategias de consolidación Su propósito es lograr un equilibrio entre todas las áreas funcionales de la organización, mediante el desarrollo económico y tecnológico integral de la empresa, con lo cual se obtiene una mayor estabilidad y desarrollo de la misma.

Estrategias de diversificación Éstas tienen sentido cuando la empresa no encuentra muchas oportunidades para el desarrollo futuro de sus productos, o cuando las oportunidades en otras ramas son superiores a las actuales. Existen tres tipos de diversificación: •

•

•

Concéntrica. La finalidad de ésta es agregar un nuevo producto o servicio que sea compatible con la línea de productos que maneja la empresa, aprovechando el tipo de tecnología, el estilo de gestión y los recursos existentes.

Horizontal. Su función básica es la de buscar la satisfacción de los clientes actuales de la empresa, mediante una nueva línea de productos, sin que exista relación tecnológica con los productos actuales.

Conglomerada. Se aplica cuando se busca una diversificación total de la empresa.

Estrategia de estabilidad organizacional Se realiza un análisis de posición que comprende la revisión de la misión y una evaluación en forma directa de las oportunidades que se le Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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presentan a la empresa, además de que se evalúan los riesgos, los escenarios y el rendimiento de la inversión. Con este análisis se determina la amplitud, la rentabilidad y la estabilidad del mercado en relación con el grado de certeza referente a la competencia y al entorno.

Estrategia de contracción El concepto contracción o contraségmentación es lo contrario a la segmentación de mercado; se refiere a una revisión y evaluación de los segmentos establecidos por la organización, con el objeto de determinar los que son rentables y los innecesarios.

Como resultado de esta evaluación, los segmentos se agrupan de tal manera que se reduce el número de ellos, lo que no significa que desaparezcan, sino más bien que se agrupan.

La contracción se realiza cuando la empresa se ha diversificado mucho, y los costos de producción aumentan o están dispersos; su finalidad es lograr que todos los segmentos de mercado sean rentables y se satisfagan totalmente. La ventaja de aplicar esta estrategia es que se reducen los costos de producción al no tener que fabricar una gran diversidad de productos para cada segmento. La desventaja es que se corre el riesgo de perder a consumidores al momento de retirar el producto que los satisfacía, aun cuando éstos pertenezcan a un mercado cautivo.

Estrategias combinadas Cuando los objetivos de rendimiento que busca la empresa no se alcanzan con la aplicación de una sola estrategia, se recurre a la mezcla de dos o más estrategias, para lo que es necesario un especial cuidado con el fin de que éstas no se contrapongan. En ocasiones la empresa persigue diversos objetivos que no pueden abarcarse mediante una sola estrategia, y se requiere mezclar o aplicar dos o más estrategias con el fin de optimizar recursos.

Los diferentes tipos de estrategias deben elegirse de acuerdo con la misión y con los objetivos que persiga la empresa. Las estrategias seleccionadas forman parte del plan estratégico. En la figura 3.3 aparece la clasificación de las estrategias.

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TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Existen diversas herramientas o técnicas que auxilian al ejecutivo, administrador o empresario para efectuar el proceso de planeación con bases científicas, lógicas y racionales. Las técnicas de planeación son imprescindibles para anticiparnos al futuro, minimizar riesgos y optimizar recursos, además de que pueden utilizarse en todas las etapas del proceso administrativo, específicamente en el momento de tomar decisiones. Las técnicas de planeación pueden ser generales, cuando apoyan la planeación y la toma de decisiones a nivel general o corporativo, y funcionales o específicas cuando se utilizan en cada área de la organización. En el cuadro 3.1 se registran las principales técnicas de planeación y de toma de decisiones.

En esta unidad se analizarán brevemente las técnicas de planeación para cada una de las áreas funcionales, con la recomendación de que el lector interesado en aplicarlas las estudie con mayor detenimiento en libros especializados de la materia. Se reitera

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que todas estas herramientas pueden utilizarse en las diversas fases del proceso administrativo.

Las técnicas de administración pueden ser cuantitativas cuando se aplican métodos matemáticos o estadísticos, y cualitativas cuando se utilizan métodos no matemáticos, el criterio y/o la experiencia.

TÉCNICAS CUALITATIVAS Tormenta de ideas Se reúnen los gerentes o directivos e individualmente empiezan a aportar ideas para la toma de decisiones; se anotan todas las ideas por más descabelladas que parezcan y una vez que se han generado una gran cantidad de alternativas se analizan y se toma la decisión por consenso. El propósito de este enfoque es mejorar la solución de Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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problemas con soluciones nuevas e inusuales. En las sesiones de tormenta de ideas se busca la multiplicación de ideas. Las reglas son las siguientes: nunca se critican las ideas; mientras mas radicales sean las ideas es mejor; se insiste en la cantidad de producción de ideas; se estimula la mejoría de las ideas por otros, y todos aportan ideas.

Delphi Es una técnica para tomar decisiones de manera individual. Se pide a los gerentes o directivos involucrados que generen por escrito sus opiniones o alternativas en forma anónima. Se recopilan todas las ideas, se analizan y se elige la mejor.

Grupos TGN La técnica de grupo nominal (TGN) es una reunión estructurada en la que participan varios gerentes para generar ideas acerca de un problema o tomar decisiones bajo el siguiente procedimiento: • • • •

Todos los participantes en silencio ponen sus ideas por escrito.

Los miembros del grupo se retroalimentan registrando en una pizarra o rotafolio las ideas.

Se discuten cada una de las ideas registradas, con fines de aclaración y evaluación.

Se vota de manera individual sobre la prioridad de las ideas; la decisión se toma por votación puntuando aritméticamente las alternativas.

Círculos de calidad y equipos de mejora Son grupos que se reúnen con el fin de definir y analizar problemas y mejorar procesos o funciones. Los círculos de control de calidad, o simplemente círculos de calidad (CC), son grupos de personas, por lo general entre seis y 12 de la misma área organizacional, que se reúnen periódicamente y comparten de modo voluntario ideas para solucionar problemas o mejorar sus funciones o productos, con el fin de incrementar la calidad y la productividad. Tratan de identificar problemas, analizan sus causas y proponen soluciones (véase unidad 8 para mayor información).

Todas estas técnicas cualitativas se utilizan tanto en la etapa de planeación como en la de dirección.

Técnicas cuantitativas Árboles de decisión o cadena de fines y medios Este modelo consiste en una representación de los sucesos posibles que pueden influir sobre una decisión. Su forma es diagramática; se inicia con un punto de decisión de donde surgen varias acciones o sucesos posibles y de los cuales pueden surgir otros; la diagramación se representa con líneas rectas que llegan a un punto del cual salen otras líneas rectas, de tal forma que él efecto total parece un árbol.

Los árboles de decisiones presentan, bajo la forma "árbol", los puntos de decisión, los acontecimientos fortuitos y las posibilidades existentes en los diversos cursos que se podrán seguir. El árbol de decisión hace posible observar las principales alternativas y Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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el hecho de que las decisiones y repercusiones de éstas dependen de acontecimientos en el futuro. Al incorporar al árbol las posibilidades de varios sucesos se puede comprender la variedad de posibilidades de que una decisión conduzca a los resultados deseados. Los árboles de decisiones reubican criterios amplios con un centro de atención sobre los elementos importantes, hacen resaltar premisas que con frecuencia están escondidas y muestran el proceso de razonamiento mediante el cual se toman las decisiones bajo ineertidumbre.3 Con este método es posible identificar las principales alternativas y se muestra cómo las decisiones que siguen dependen de sucesos futuros. En el árbol se anotan las posibilidades de cada uno de los hechos, por lo que puede observarse claramente cuáles son los resultados y cuál de las alternativas es la más conveniente' y la que produce un mayor rendimiento. Sus componentes son: • "Alternativas de decisión en cada punto de decisión."

• "Eventos que pueden ocurrir como resultado de cada alternativa de decisión."

• "Probabilidades de que ocurran los eventos posibles como resultado de las decisiones."

• "Resultados (casi siempre expresados en términos económicos) de las posibles interacciones entre las alternativas de decisión y los eventos."

Ejemplo: Un fabricante tiene las alternativas de establecer tres sucursales en distintas provincias o continuar con una sola fábrica. Estas dos posibles acciones se muestran emergiendo del punto de decisión a la izquierda de la gráfica. Se les asigna un valor a cada una de las alternativas de acción, se evalúa y se selección la óptima (fig. 3.4).

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GRÁFICA DE GANTT La gráfica de Gantt es uno de los métodos más utilizados en la planeación de proyectos y en la planeación y el control de actividades. En este diagrama se detallan las actividades para lograr un objetivo y los tiempos (semanas, meses o días) necesarios para realizarlas, así como los responsables. Se utilizan una línea de un color o continua para definir el tiempo planeado para cada actividad y otra línea de distinto color o continua para definir el tiempo planeado para cada actividad y otra línea de distinto color o punteada para señalar el tiempo real en el que se realizó la actividad. Esta información se muestra mediante un par de corchetes, uno de los cuales indica la fecha de inicio y el otro la de la terminación para cada tarea. La gráfica de Gantt permite al gerente tomar decisiones basándose en los tiempos planeados de terminación (fig. 3.5).

Programa de fabricación de tractores (1998) Actividad

Ene Feb Mar Abr. May Jun Jul .

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Ago Sep Oct Nov Dic

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Emisión de planos de partes Emisión de planos de ensambles Requisición de partes Requisición de materia prima Recepción de partes Recepción de materia prima Procesos de fabricación Diseño de troqueles Const. de troqueles y pruebas Diseño de motores Fabricación de motores Fabricación de partes Dis. de sist. electromecánico Inst. electro-mecan. y pruebas Ensamble Interiores y equipos Pintura y acabados Pruebas de operación Entregas sucesivas Figura 3.5. Gráfica de Gantt. El método del camino crítico (CPM, Critical Path Method) El método del CC es una herramienta que facilita la función de planeación. Un proyecto está formado por un objetivo y el conjunto de actividades que deben realizarse para lograrlo. Para efectos de este método, es necesario conocer, además de la lista de actividades, las fechas de terminación, el tiempo necesario para realizarlas, su interdependencia y la secuencia u orden de ejecución. Lo anterior constituye las Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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características del proyecto. El método del CC consta de dos partes: la construcción de la gráfica del proyecto y el cálculo del camino crítico y de los tiempos libres de las actividades.

De esta forma, a través del camino crítico se determina el tiempo óptimo para realizar un proyecto mediante la determinación de las actividades que pueden realizarse simultáneamente, los márgenes de holgura y las actividades críticas o de mayor relevancia.

Una vez que se determina la lista de actividades con sus duraciones y secuencias, es conveniente elaborar una gráfica, la cual sirve para demostrar la secuencia de actividades. Los símbolos que se usan son: • Un círculo para representar cada actividad. Anotando dentro la clave de la actividad y su duración. Clave, A, O, duración.

• Una flecha para señalar la secuencia de las actividades. A continuación se definen los términos necesarios para el cálculo del CC y el tiempo de holgura de cada actividad.

• Duración (D). Tiempo necesario para realizar una actividad dada.

• Tiempo próximo de iniciación (TPI). Momento más cercano al inicio de un proyecto, en el que ya se puede iniciar una actividad.

• Tiempo lejano de terminación (TLT). Momento más lejano en que se puede terminar una actividad, sin retrasar el proyecto.

• Tiempo próximo de terminación (TPT). TPI + D. • Tiempo lejano de iniciación (TLI). TLT — D. • Tiempo de holgura (TH). Resultado de: TLI - TPI o TLT - TPT. Las ventajas del método del camino crítico son: • Permite tener una gráfica que señala la secuencia y la relación entre las actividades.

• Se determina el tiempo necesario para terminar el proyecto, así como el tiempo de holgura de actividades, lo cual facilita la toma de decisiones para reducir los costos del proyecto, mejorando el uso de los recursos.

• Sirve para controlar un proyecto, ya que, conforme se ejecutan las actividades, podemos hacer la gráfica de las actividades pendientes de realizar y calcular el nuevo camino crítico. | • Conocer cuáles son las actividades críticas, facilita la administración del proyecto y el análisis de las actividades verdaderamente importantes, considerando la duración del proyecto. De este modo se evita acelerar actividades "no críticas" que no colaboran a la reducción del tiempo de terminación del proyecto.

En la figura 3.6 aparecen tres gráficas que muestran las etapas para elaborar el camino crítico. En la primera se presenta la| secuencia de actividades para diseñar y distribuir un nuevo producto, y el tiempo estimado para realizarlas, éste se anota en un Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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paréntesis. En la segunda se calculan los tiempos más tempranos de iniciación y terminación del proyecto con los números que aparecen en los extremos de paréntesis.

En la última gráfica se calcula el tiempo más lejano de iniciación y terminación con la finalidad de determinar la ruta crítica que se indica mediante una línea más gruesa.

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PERT (Técnica de evaluación y revisión de programas) Sistema de análisis de red de tiempo en el cual se identifican los diversos acontecimientos en un programa proyecto, con el tiempo planeado para cada uno y colocados en una redi que muestra las relaciones de cada evento con otros; a partir de la secuencia de eventos interrelacionados, la trayectoria de aquellos en que hay tiempo de holgura (o el mínimo) en términos de terminación planeada es la "ruta crítica"; los sistemas PERT/Tiempo tratan sólo del tiempo; los sistemas PERT/Costo introducen los costos de cada acontecimiento y se combinan con el tieimpo transcurrido de cada evento o serie de eventos.6 PERT (siglas del término inglés Program Evaluation Review Technique) es una extensión lógica de la famosa gráfica de Gantt. Con frecuencia conocida como técnica de evaluación y revisión de programas (PERT), y en sus aspectos esenciales como método de la ruta crítica (CPM), esta técnica de planeación y control tiene un amplio potencial de uso en muchas aplicaciones. Sin embargo, PERT

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y sus diversas modalidades, como PERT/Costo, tienen un considerable potencial para su uso en muchos aspectos de la planeación y el control de operaciones. En la figura 3.7 aparece un ejemplo de una gráfica PERT. Investigación de operaciones: Es la aplicación de métodos científicos al estudio de alternativas para la toma de decisiones, con la finalidad de obtener una base cuantitativa para elegir la mejor solución. Las características esenciales de la investigación de operaciones en cuanto a su aplicación en la toma de decisiones son: • Se utilizan modelos mediante la representación de una realidad o un problema.

• Las metas de un área de problema y el desarrollo de medidas de eficacia se determinan para comprobar si en la solución existe certeza de alcanzar estas metas.

• Incorpora las variables de un problema o las que parezcan ser importantes para su solución.

•

•

El modelo, las variables, las limitaciones y las metas se especifican en términos matemáticos para que puedan ser claramente identificados y simplificados, con el fin de ser utilizados con rapidez para el cálculo j mediante la sustitución de las cantidades por símbolos.

Las variables de un problema se cuantifican, ya que solamente los datos cuantificables pueden ser transferidos a un modelo para que ofrezca un resultado mensurable.

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De todas estas características, quizá la principal contribución de la investigación de operaciones es la construcción y el uso de modelos conceptuales; algunos de éstos presentan las relaciones lógicas entre las variables. Podrían llamárseles "simulativos o descriptivos" si están diseñados solamente para describir la relación de los elementos en una situación.

Programación lineal "Es una técnica que sirve para determinar la combinación óptima de recursos limitados a fin de obtener la meta deseada; es una de las aplicaciones más exitosas de la investigación de operaciones."' Se basa en la suposición de que; existe una relación lineal o de línea recta entre las variables y que pueden determinarse los límites de las variaciones. El desarrollo de la programación lineal para la administración se le atribuye al matemático George Dantzing, quien presentó, en 1947, su método simpléx.

La programación lineal es similar a muchos de los métodos matemáticos para la resolución de problemas, ya que su primer paso es elaborar un modelo del problema por resolver. La eficacia de esta técnica depende de que el modelo planteado se aproxime razonablemente a las condiciones reales, sólo así el resultado será una buena solución del problema real.

Esta técnica es particularmente útil cuando los datos de los insumos pueden ser cuantifica-dos y los objetivos están sujetos a una medición definitiva. Se aplica en áreas como: planeación de la producción, tiempos y rutas de embarques, cálculos de producción y almacenamiento para conseguir los costos globales más bajos, incluyendo los costos de transporte.

La programación lineal debe utilizarse en la resolución de problemas que presenten las siguientes características: •

• • •

Variables de decisión. Existe la posibilidad de determinar los valores numéricos para dos o más de éstas. Las variables de decisión son factores que se encuentran bajo el control de quien toma la decisión y si éste se modifica, tienen como efecto diferentes resultados.

Función objetivo. Es una ecuación matemática que permite medir el resultado de cualesquiera de las alternativas propuestas.

Objetivo. El propósito es encontrar los mejores valores para las variables de decisión, es decir, aquellos valores que produzcan el valor máximo (o el mínimo) para la función objetivo.

Restricciones. Los valores que pueden darse a las variables de decisión están restringidos, limitados o constreñidos; no existe completa libertad de elección en la práctica. Los valores permitidos o factibles para las variables de decisión están definidos por ecuaciones variables de restricción.

Tasa interna de retorno (TIR) Es un índice de rentabilidad que se define como la tasa de interés que reduce a cero el valor presente de los flujos de efectivo neto. Lo anterior significa que en la tasa interna Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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de retomo, el valor presente de los ingresos es igual al valor presente de los gastos. El criterio de la tasa interna de retorno establece que una inversión se acepta si su TIR es superior al costo de capital para la empresa. Cuando se contemplan diferentes proyectos de inversión, se elige aquel que tenga la mayor tasa interna de retorno. El cálculo de la tasa interna de retomo valúa el proyecto de inversión con la tasa de interés del costo de capital. Si con el cálculo anterior, el valor presente neto es positivo, se incrementa la tasa de interés del cálculo, hasta acercarla lo más posible a cero.

Teoría de juegos La teoría de juegos trata de predecir cómo se conducirán las personas racionales en situaciones competitivas. De ese modo, ayuda a la gente que compite a idear estrategias que combinen grandes ganancias con costos reducidos. Al analizar lo que probablemente hagan los competidores en ciertas circunstancias, la teoría de juegos ayuda a los gerentes a desarrollar estrategias efectivas.8 Hasta aquí se han mencionado algunas de las técnicas generales de planeación que usualmente se utilizan a nivel corporativo o gerencial en todas las áreas de la empresa.

A continuación estudiaremos las técnicas que pueden utilizarse en cada área funcional.

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN DE PRODUCCIÓN En el área de producción existen diversas técnicas que pueden utilizarse indistintamente en planeación y organización. Las más usuales son: Estudio de métodos Consiste en el registro y examen crítico de la forma de llevar a cabo el trabajo para simplificarlo y optimizar recursos. A través de la ingeniería de métodos se logra una mejor disposición de la planta, el equipo, la maquinaria y las instalaciones, se mejora el uso de los materiales, se optimizan recursos y procedimientos y se mejoran las condiciones de trabajo. Las principales técnicas que se utilizan para efectuar un estudio de métodos son: Diagrama de flujo. Representación gráfica de todas las operaciones inmersas en un proceso de producción, en una secuencia lógica y ordenada para el logro de los objetivos.

Diagrama de proceso de operaciones. Representación gráfica del curso de acción que siguen los materiales al entrar al proceso de producción, así como el tiempo requerido para realizar en cada uno de los pasos y el lugar de localización de los mismos.

Cursogramas. Diagramas que presentan de manera general o analítica un proceso o procedimiento. Los cursogramas analíticos pueden ser de operario, materiales o maquinaria.

Distribución de planta. Gráfica que sirve para ubicar de manera óptima la maquinaria y el equipo, de modo que la secuencia del proceso sea fluida y al mínimo costo.

Diagrama bimanual. Cursograma en el que se describen las actividades realizadas por cada mano del operario para llevar a cabo el trabajo.

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Diagrama tridimensional de recorrido. Es una modalidad del diagrama de recorrido que se emplea cuando es necesario estudiar movimientos en varios pisos de un mismo edificio. Este tipo de diagrama es particularmente útil para estudiar las fábricas de hilados, los molinos y todas las empresas donde hay que subir o bajar material dentro del edificio en el curso de la elaboración.

Diagrama de hilos. Plano o modelo a escala en que se sigue y mide con un hilo el trayecto de los trabajadores y de los materiales del equipo durante una sucesión determinada de hechos. Este diagrama viene a ser un diagrama de recorrido especial, que sirve para medir las distancias con ayuda de un hilo. Por eso tiene que estar dibujado exactamente a escala, y no como el diagrama de recorrido común, que puede ser aproximado, siempre y cuando se anoten las distancias que interesan. El diagrama de hilos se empieza en la misma forma que todos los demás estudios de métodos: registrando todos los hechos pertinentes a partir de observaciones de primera mano.

Estudios de tiempos y movimientos Análisis de las actividades básicas y determinación del tiempo óptimo para cumplirlas, con el fin de simplificarlas y reducir el tiempo de ejecución.

Presupuestos Son instrumentos de planeación y control para las operaciones, ya que comprenden la estimación de gastos, ingresos, ventas y costos de distribución, así como la cantidad de materia prima necesaria y las unidades producidas al concluir determinado tiempo. Los distintos presupuestos de producción son: materia prima, compras, mano de obra directa, gastos directos e indirectos.

Software Los paquetes de programas de computadora ayudan a planear y controlar el proceso de producción de cada una de las fases. Algunos de los más comunes son: CAD-CAM. Una de las aplicaciones más útiles es el diseño asistido por computadora.

CAD (Computer Assisted Design) son las siglas de Diseño Asistido por Computadora en inglés y CAM (Computer Assisted Manufacture), Manufactura Asistida por Computadora. A través de estos paquetes se diseñan y manipulan los factores de la producción. Mediante el CAD es posible preparar el diseño del producto, y las instrucciones para la fabricación se envían directo a la fábrica; con el CAM se planifica el proceso y las trayectorias de la maquinaria y de la herramienta, ya que éstas son controladas a través de la computadora.

El diseño y la manufactura del producto han cambiado demasiado en los últimos años, en gran medida debido a la aplicación de la tecnología computarizada. El diseño asistido por computadora (CAD), la manufactura asistida por computadora (CAM) y el protocolo de automatización de la manufactura (MAP -Manufacture Automatized Production-) son solamente algunas de las piedras angulares de la fábrica del futuro.

El sistema CAM incluye el uso de la computadora para ayudar a vigilar y controlar el equipo, en las diversas fases de la producción. Cuando está unido al diseño asistido Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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por computadora (CAD) en una manufactura integrada por computadora (CIM), recibe también el nombre de CAD/CAM. Los diseños CAD/CAM ayudan a los ingenieros a diseñar productos mucho más rápido que con el enfoque tradicional de papel y lápiz. Estos se tornarán cada vez más importantes ya que los ciclos vitales de los productos se están reduciendo.

INGENIERÍA DEL VALOR Un producto puede ser mejorado y su costo reducido por medio de la ingeniería del valor, que consiste en analizar la operación del producto o del servicio, estimar el valor de cada operación e intentar mejorar la operación tratando de mantener los costos bajos en cada etapa. Para efectuarla, se sugieren los siguientes pasos: • • • •

Dividir el producto en partes y operaciones.

Identificar los costos de cada parte y operación.

Identificar el valor relativo de la contribución de cada parte final.

Encontrar un nuevo enfoque para aquellos elementos que parezcan tener un costo alto y poco valor.

PLANEACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS Son actividades que determinan qué bienes y servicios se generarán, en qué cantidades y cuándo. El diagrama de la producción y el control de inventario es un diagrama de flujo que contiene las principales actividades que se realizan en esta área.

Inicia con pronósticos de la demanda que constituye el fundamento del plan de producción. El plan maestro de producción establece las necesidades específicas de materiales y de capacidad de almacenaje.

Sistema del inventario justo a tiempo La elevada productividad en Japón se debe a la cultura de Calidad Total y a las reducciones en costos que se logran a través del método de inventario justo a tiempo.

Esto significa que el proveedor entrega los componentes y las partes a la línea de producción "justo a tiempo" para ser ensamblados. Este método también se conoce como inventario cero y producción sin inventario. Para que el método justo a tiempo funcione, deben cumplirse diversas condiciones: •

• •

Los proveedores deben proporcionar insumos de alta calidad y con puntualidad, pues los insumos defectuosos pueden detener la línea de producción. Es necesario capacitar a los proveedores.

Mantener relaciones estrechas y una firme cooperación con los proveedores.

Preferentemente, los proveedores deben estar ubicados cerca de la empresa y contar con sistemas de transporte confiables.

Simplificación del trabajo Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Los métodos de trabajo también pueden ser mejorados por medio de la participación de los trabajadores en la simplificación de sus labores. Muchas empresas analizan y mejoran continuamente los procedimientos y procesos don el fin de mejorar la calidad y la eficiencia, reducir la supervisión y aumentar el autocontrol. Esto se puede lograr a través de cursos de capacitación para enseñar a los operarios y supervisores los conceptos y los principios de técnicas tales como los estudios de tiempos y movimientos, el análisis de flujo de trabajo y el diseño de procedimientos y mejora continúa.

RECURSOS HUMANOS Pronósticos Método simplex Método de transporte Método de camino crítico Diagrama de carga Modelos de programación lineal Control de inventarios Figura 3.8. Técnicas de planeación de producción.

Son instrumentos que prevén las necesidades futuras de los empleados en una organización, pueden ser técnicas, muy elementales o más complejas; ninguna de

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éstas es totalmente exacta; sin embargo, son un punto de referencia. Hay dos tipos de pronósticos en el área de recursos humanos: a) Basados en experiencia. Se fundamentan en el criterio y el conocimiento de las personas, con visión amplia sobre las futuras necesidades de recursos humanos. b) Basados en tendencias. Miden la proyección de las tendencias de la organización durante el pasado. Los métodos más utilizados son: • Indexación. Método útil para el cálculo de las necesidades de personal en el futuro. Ésta busca que coincida la tasa de crecimiento o de descenso del empleo con un índice determinado.

• Extrapolación. Se prolongan las tendencias del pasado; es decir, se toman en cuenta las necesidades del pasado y se proyectan las necesidades futuras de personal.

Fuentes de reclutamiento Existen dos: • Interna. Son los empleados actuales que pueden ser promovidos o transferidos a un área superior o del mismo nivel dentro de la organización.

• Externa. Diversos medios de los que se puede obtener mano de obra del exterior. Ejemplos: periódicos, recomendaciones, etcétera.

• Inventario de recursos humanos Es un informe detallado que registra a todo el personal de la empresa y sus características; sirve para planear necesidades de esta área, considerando a los empleados actuales para futuras oportunidades en relación con el progreso dentro de la empresa.

Análisis de puestos Consiste en la descripción detallada de las actividades y los requisitos que se necesitan para desempeñar una unidad de trabajo específica e impersonal o puesto.

Técnicas de selección de personal Dentro de la selección de personal existen varios instrumentos: a) Pruebas de idoneidad. Son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los solicitantes y el requerimiento del puesto. b) Pruebas psicológicas. Sirven para analizar el perfil del individuo en relación con su personalidad y su perfil psicológico. Se refieren a exámenes o baterías de pruebas que proporcionan información acerca de los rasgos de personalidad, las habilidades Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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y las capacidades intelectuales de una persona. Sirven para evaluar tres aspectos básicos: • • •

Inteligencia. Las pruebas más comunes son Raven, Domino's, Army-Beta.

Personalidad. Pruebas Figs, Rorschach, Bender, McKiver.

Habilidades. Pruebas Thurstone, Flanagan, etcétera.

c) Entrevistas de selección. Consisten en una plática formal y profunda en la que se analiza al sujeto en relación con sus objetivos y metas, y lo que espera del puesto al cual aspira. Existen diversos tipos de entrevista: libres, estructuradas, de selección, de salida, etcétera.

Valuación de puestos Técnica que permite determinar e al personal. Existen diversos métodos valor de un puesto; sirve para remunerar equitativamente de valuación: por alineamiento, de escalas o grados predeterminados, comparación de factores y por puntos.

Encuesta regional de salarios.

Se realiza en la localidad para determinar la remuneración que existe en otras industrias del mismo sector o en diferentes, en los puestos similares a los de la empresa. Sirve para la administración de sueldos y salarios.

Software En el área de recursos humanos existen paquetes de computadora con las técnicas mencionadas que facilitan la planeación.

FINANZAS Las herramientas del planeación financiera se refieren a cuatro factores: inversión, financiamiento, decisiones de dividendos y descripción de la situación de la empresa.

Las herramientas son: Análisis del entorno Análisis presente y futuro del entorno económico, político, tecnológico y legal en el que se desenvuelve la empresa. Mediante el análisis de dichos factores se elaboran gráficas en las que se representan los aspectos más relevantes de cada uno, con el fin de tomar decisiones acertadas.

Estados financieros En éstos se plasma la situación financiera de la empresa. Sirven para analizar los resultados financieros y detectar cómo funciona la empresa y sus áreas. Los estados financieros son: Balance General, Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Ganancias, Razones Financieras, Estado de Origen y Aplicación de Recursos, Estados Financieros proyectados, Estados Financieros comparativos, Presupuestos.

Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Es un reporte que muestra los resultados de las operaciones realizadas durante un periodo determinado de tiempo, normalmente cada uno, tres, seis o 12 meses. Se elabora con el propósito de visualizar los niveles de ventas, costos, gastos y utilidades obtenidos de la operación neta de la actividad preponderante durante un periodo determinado Presupuestos Sirven para planear y controlar os recursos financieros de la organización mediante el cálculo de la futura operación de cada área. Nos permiten examinar las funciones financieras a un año dividido en trimestres o incluso en meses para hacerlo más exacto, para lo cual se consideran dos aspectos primordiales: los presupuestos de ingresos y de egresos. Los presupuestos de ingresos son: producción, ventas en efectivo, cobros de cuentas por cobrar, ventas de activos fijos, rentas, dividendos. Los presupuestos de egresos; son: compra de equipo y de materias primas, asignación de recursos para sueldos y salarios, diferentes tipos de gastos y costos, pago a proveedores, pago de impuestos, intereses por préstamos y dividendos, entre otros.

Estado de flujo de efectivo (Cash-Jlow) Es el reporte que reúne las fluctuaciones, los ingresos y los egresos de efectivo inmediatos durante un periodo determinado. Puede ser realizado cada día, quincenal, semanal y/o mensual-mente. Este reporte permite pronosticar las necesidades de efectivo en forma anticipada. Ejemplo:

EMPRESA CHOCLITO S.A.

Estados de origen y aplicación de recursos Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Tienen por objeto analizar de dónde provienen los recursos que adquiere la empresa en el periodo y a dónde son canalizados, para así tener un control interno de los mismos.

Punto de equilibrio Por medio de esta herramienta se establece el punto de venta y de productos terminados que tenemos que fabricar, para que no existan pérdidas ni ganancias; es el punto exacto de producción en que la empresa no gana ni pierde. Para calcular el punto de equilibrio se consideran los siguientes elementos: volumen de ventas en unidades (X), precio de venta por unidad (P), costo fijo de operación por periodo (F) y costo variable de operación por unidad (V).

MERCADOTECNIA Algunas de las herramientas de planeación más conocidas en el área de mercadotecnia son: programas, análisis y estrategias de mercado, sistema de información de mercadotecnia o SIM, pronósticos, mezcla de mercadotecnia (producto, precio, plaza y promoción), presupuestos, investigación de mercado, ecuación de utilidades y venta, software y benchmarking.

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Análisis del rendimiento del negocio. Es la herramienta que nos permite definir costos, ventas y utilidades que se esperan en el futuro para productos ya existentes y nuevos.

Pronósticos de ventas. Es la estimación de ventas totales del periodo que comprende el presupuesto, tomando en cuenta lo factores económicos externos, la capacidad de producción, el posicionamiento en el mercado y el desarrollo de productos nuevos.

Estos pronósticos se pueden realizar con bases históricas, si se fundamentan en las opiniones de ejecutivos, o utilizando elementos estadísticos como la regresión, la extrapolación, etc. Se determina la cantidad de un producto o un servicio que se puede vender con los gastos de comercialización en las mezclas existentes de mercados, dentro de un ambiente externo específico. Esta herramienta ayuda al proceso de asignación de recursos para mercadotecnia, según la proyección que tengan los diferentes negocios por desarrollar.

Programas. Éstos se establecen con base en un área específica; por ejemplo: ventas, lanzamiento de un nuevo producto, publicidad, promoción, logística, etc. Son una herramienta esencial para la planeación, ya que a través de éstos se definen cuantitativamente cada uno de los elementos de la mercadotecnia, especificando rubro por rubro la distribución de los egresos e ingresos.

Investigación de mercado. Es el estudio cuidadoso, normalmente una búsqueda o experimentación crítica y compleja acerca del producto y de los clientes, del mercado o de la competencia. Es un enfoque sistemático para obtener la información que es aplicable a la planeación de mercadotecnia. La investigación de mercado se apoya en varias herramientas como: cuestionarios, observación, entrevistas, encuestas y muestreo estadístico. El objetivo primordial que tiene el estudio de mercado es determinar el posible éxito o el fracaso de una empresa dentro de un segmento o nicho de mercado y la formulación de una estrategia de mercado acorde con las necesidades de los clientes del segmento que se desea abarcar.

Segmentación: Consiste en la división del mercado en diversas o grupos de consumidores que tienen las mismas características. La segmentación puede ser geográfica, cuando o regiones; demográfica, que toma en cuenta se realiza en base en zonas, climas o regiones; demográfica, que toma en cuenta el sexo y/o la ocupación, la edad, y psicográfica, que considera la clase social, los ingresos, la educación, etcétera.

Sistema de información de mercadotecnia (SIM). Es una de las herramientas más poderosas para efectuar la planeación de mercadotecnia. Consiste en un banco de datos por computadora actualizado, oportuno, eficiente y accesible que contiene toda la información presente, pasada y proyectada a futuro acerca de datos estratégicos, como productos y líneas de productos de la empresa, clientes, competencia, resultados, segmentos y todas las variables que intervienen en el área de mercadotecnia.

Mezcla de mercadotecnia. "La mezcla de mercadotecnia es el conjunto de variables controlables que una organización utiliza para influir el mercado." Es necesario definir la asignación y utilización de recursos a esta mezcla que comúnmente está integrada por las cuatro "p", que son:

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Producto. Conjunto de características tangibles e intangibles: envase, empaque, marca, etiqueta, etcétera.

Precio. Cantidad de dinero que los consumidores tienen que pagar por el producto, para lo que se toman en cuenta factores como: demanda, participación en el mercado, competencia, costos, etcétera.

Promoción. Actividades mediante las cuales se da a conocer el producto, como publicidad, promoción, ventas y relaciones públicas.

Plaza. Medios a través de los cuales se hace llegar el producto al consumidor: logística, canales de distribución, posicionamiento.

Benchmarking. Consiste en realizar un análisis exhaustivo del producto y/o del servicio, de los clientes y del mercado, del rendimiento del negocio, en relación con la competencia, de tal manera que todas las debilidades del producto se conviertan en fortalezas y se supere a la competencia mediante un mejor conocimiento de ésta.

En resumen, la planeación estratégica es una actividad vital en el proceso administrativo, y para realizarla correctamente es necesario conocer y aplicar las técnicas más adecuadas, así como tener el sentido común para utilizar las más acordes con las necesidades y los recursos de la «impresa.

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VIII

CONCEPTOS CLAVE

Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia sólo es posible a través del ordenamiento y la coordinación racional de todos los recursos que forman parte de un grupo social. Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer", es decir, los objetivos por alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar "cómo hacerlo", qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización.

En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeación.

Mediante la organización se determinan funciones y responsabilidades y se establecen los métodos tendientes a la simplificación del trabajo. Al organizar es imprescindible aplicar los siguientes principios: del objetivo, de especialización, jerarquía, paridad de Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusión, tramo de control, coordinación y continuidad.

Un error muy común en esta fase consiste en la rigidez y falta de visión que derivan de considerar a los procedimientos y las reglas como leyes inmutables a las que debe subordinarse la empresa sin tomar en cuenta a los clientes. En aras de una "eficaz organización" se cometen aberraciones como la burocratización, la falta de atención a los clientes, la parálisis de funciones y de decisiones.

El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y recursos; en otras palabras: que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa y para los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad y el diseño de esquemas coherentes que fomentan la eficiencia e iniciativa del personal.

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. A continuación se describen las principales técnicas de organización.

Organigramas Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ésta.

Manuales Documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática información acerca de la organización de la empresa.

Diagramas de procedimiento o de flujo También conocidos como flujogramas, son representaciones gráficas que muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes símbolos:

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Carta de distribución del trabajo o de actividades A través de ésta se analizan los puestos que integran un departamento o una sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.

Sirve para analizar labores relacionadas entre diversas áreas.

Análisis de puesto Técnica en la que se detallan pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto); incluye también la descripción de las características, los conocimientos y las aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.

MANUALES ADMINISTRATIVOS Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indicará las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente. Los documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.

Tiene como objetivos:     

Instruir al personal acerca de aspectos tales como objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

Precisar funciones y relaciones de cada unidad administrativa, deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de labores y propiciar uniformidad en el trabajo.

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.

Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

Existen distintas clasificaciones de manuales administrativos, algunas de las más importantes son: Por su contenido:  De políticas  Departamentales  De bienvenida  De organización  De procedimientos  De contenido múltiple Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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 

De técnicas De puesto

Son de gran utilidad ya que:       

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Delimitan, actividades responsabilidades y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.

Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.

Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

Son una base para el mejoramiento de sistemas.

Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Formato e índice de manuales El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas.       

Índice.

Objetivos y antecedentes del manual.

Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.

Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.

Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.

Redacción clara, concisa y ordenada.

Complementarse con gráficas.  Manuales de organización

Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:  Finalidad de cada elemento de la organización.  Declaración de funciones.  Glosario de términos utilizados.

Contienen: Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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           

Objetivos generales de la organización.

Políticas generales.

Glosario de términos administrativos.

Nombres de áreas o departamentos y puestos.

Procedimiento de organización Responsabilidades de los altos niveles.

Funciones.

Cartas de organización.

Descripción de puestos.

Descripción de actividades.

Introducción y objetivos del manual.

Historia de la empresa.  Manuales departamentales

Contienen: a) Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus básicas. b) Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. c) Carta de organización general y departamental. d) Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. e) Análisis de puestos. f) Gráfica de proceso, y de flujo.

Ventajas: I. II. III. IV. V.

Describen el funcionamiento de un departamento.

Se emplean para dar instrucciones en el departamento.

Presentan el flujo de trabajo.

Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.

Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.  Manuales interdepartamentales

Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información.  Comprenden a todos los departamentos de la organización.  Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos. 

DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO

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También se les conoce como flujo gramas. George Terry los define como: la representación gráfica de que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.

Los diagramas de procedimiento permiten: a) Una mayor simplificación del trabajo. b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física. c) Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso. d) Eliminar demoras. e) Una mejor distribución de la planta.

Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento.    

Gráfica de flujo de operaciones.

Gráficas esquemáticas de flujo.

Gráfica de ubicación de equipo.

Gráfica de flujo de formas.  Simbología

En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes símbolos:

Operación: Se dice que hay operación cuando algo está siendo creado, cambiado o añadido, es decir, cuando se modifican las características de ese algo.

Inspección: Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser alterado en sus características.

Transporte: Acto de mover de un lugar u otro.

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Espera o demora: Etapa en que lago permanece ocioso en espera de que algo acontezca.

También se le llama almacenamiento o archivo temporal.

Almacenamiento: cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con carácter definitivo.



Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento.

Para la elaboración de un diagrama de procedimiento ordenada la siguiente secuencia. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)

es conveniente seguir

en forma

Escoger el procedimiento por realizar.

Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse.

Analizar el trabajo.

Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.

Establecer el procedimiento más factible.

Presentar la proposición.

Obtener la aprobación.

Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.

Implantar el nuevo procedimiento.

Observar el procedimiento implantado.

Preparar una guía de adelantos logrados.

Llevar registros adecuados de realización.

 Como interpretar un diagrama de flujo: Existen dos niveles de interpretación, comprensión del proceso y mejora del mismo. La mejor manera de adquirir conocimiento sobre un proceso en curso es recorrer el proceso representando en el diagrama de flujo, paso a paso, siguiendo el flujo indicado por las flechas.

Por esto, y dado que los equipos de mejora suelen estar constituidos por representantes de departamentos que sólo conocen en profundidad una de las partes del proceso, es recomendable planearse como primer objetivo el adquirir un mejor conocimiento común completo del proceso en su conjunto. El error más común es no documentar el proceso real o no actualizarlo.

DIAGRAMAS DE PROCESO  Administración de procesos Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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Introducción De acuerdo con Voehl, el propósito de la administración de procesos, es asegurarse de que todos los procesos claves trabajen en armonía para maximizar la efectividad organizacional. La meta es alcanzar una ventaja competitiva a través de una mayor satisfacción del cliente.

Desarrollar políticas de mejoramiento continuo y solución de problemas es una actividad principal. Las herramientas y técnicas principales usadas en éstos procesos son: diagrama de flujo, tormenta de ideas, votación, diagrama de Pareto, y gráficas. Si éstas son implementadas eficazmente, se obtienen tres resultados principales.

1. Un lenguaje común para documentar y comunicar actividades y decisiones para procesos clave en el mejoramiento de procesos de calidad total.

2. Un sistema de indicadores de calidad total encadenados a través de toda la institución educativa.

3. Ganancias inmediatas y a largo plazo, a través de la eliminación de desperdicio, cuellos de botella y trabajo doble.

Un proceso se define como una serie de cambios a través de los cuales algo se desarrolla. En el contexto de ésta investigación se utiliza dicho término para referirse a forma en que un trabajo se lleva a cabo en la institución educativa. Todo trabajo involucra procesos.

Cualquier proceso de trabajo, no importando si sea pequeño o grande, complicado o sencillo, involucra tres componentes principales: 

Entradas: Recursos subsistemas.



Procesos de Transformación: Las actividades de trabajo que transforman las entradas, las salidas del subsistema.

del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de otros



Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por otro sistema en el ambiente externo.

El uso de este modelo, ayuda a identificar tres fases principales del mejoramiento de procesos y sus objetivos.  FASE de diseño: Mejorar el esfuerzo que se enfoca en: I. Información acerca de las necesidades del cliente.

II. Pasos de diseño en la transformación de procesos.

III. Especificación de requerimientos de las entradas IV. Planeación de desarrollo Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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V.  I. II. III. IV. V. VI.

Información de la capacidad de los proveedores.

Fase de producción: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en las entradas para producir los productos y/o servicios deseados. Esto incluye temas relacionados con: Conformidad para diseñar especificaciones.

Efectividad y eficiencia por ejemplo errores, fracasos y trabajos dobles.

Producir en un tiempo oportuno.

Costos Conocer las necesidades de recursos de los empleados.

Cumpliendo con requerimientos regulares.



Sistema de retroalimentación: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en expandir la información reciba desde dos sistemas de retroalimentación: I. Información del ambiente interno y efectividad y eficiencia de la fase de diseño.

II. Información desde el ambiente externo, o los clientes, basándose si el producto cumple con sus especificaciones de calidad.  Implantando Administración de Procesos Las entradas apropiadas no son suficientes más si necesarias para producir salidas apropiadas.

El diseño, proceso y salidas basadas en las necesidades de los beneficiarios, definen entradas apropiadas. Las entradas apropiadas maximizan el sistema, mientras las entradas inapropiadas, crean limitaciones en el sistema. Por consiguiente, es más fácil pensar en entradas apropiadas o inapropiadas, que en términos de calidad.

Los pasos para llevar a cabo la administración de procesos son: Identificar los procesos principales Análisis de procesos I. Definición de límites.

II. Recolección de datos.

III. Listado de actividades secuenciales.

IV. Estudio del diagrama de flujo.

Identificar los problemas Búsqueda de soluciones Implementación Evaluación.  ANÁLISIS DE PUESTOS Y CARTA DE ACTIVIADES

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

Carta de distribución del trabajo o de actividades:

A través de ésta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirven para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

Ventajas: a) b) c) d) e)

Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden.

Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.

Normaliza y estandariza procedimientos.

Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.

Delimita funciones, enviando fugas de responsabilidad.

Formulación: Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los siguientes pasos: a) b) c) d) e) f) g)

Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.

Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo sección.

Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades.

Se complementa la información con la observación y la entrevista.

Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.

Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc.

Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

 ANÁLISIS DE PUESTOS El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Esta función tiene como metal análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.  ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN SOBRE PUESTOS: perspectiva general.

Antes de la creación de un departamento de personal los gerentes de cada área suelen tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal. Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que están a su cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren por lo común sistemas de información, al menos durante las primeras etapas de la actividad de una empresa a Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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medida que aumenta el grado de complejidad de una organización, más funciones se delegan en el departamento de personal el cual no suele poseer información detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa información se debe obtener mediante el análisis de puestos.

Las principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre el análisis de puestos son:  Obtención de la información para el análisis de puestos Antes de estudiar cada puesto los análisis estudian la organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organización y desempeño, se realizan los siguientes pasos: 1) Identificación de puestos Es una tarea sencilla en una organización pequeña. En una empresa grande es posible que se deba recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o una investigación directa, con los empleados, supervisores y gerentes.

2) Desarrollo de cuestionario Tiene como identificación de labores, responsabilidades, conocientes habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico. 

Identificación y actualización: Se procede primero a identificar el puesto que se describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la última descripción. Es preciso verificar esta información para no utilizar datos atrasados y no aplicar la información a otro puesto.  Deberes y responsabilidades: Muchos formatos especifican el propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Los deberes y responsabilidades específicos permiten conocer a fondo las labores desempeñadas.  Aptitudes humanas y condiciones de trabajo: Describe los conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencias y otros factores necesarios para la persona que desempeñará el puesto. Es vital para proceder a llenar una vacante o efectuar una promoción. Así mismo permite la planeación de programas de capacitación específica.  Niveles de desempeño: Se deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores, los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar dichos niveles.  FUNDAMENTO DE LA DIRECCIÓN:  CONCEPTOS La palabra dirección proviene del verbo dirigiré éste se forma a su vez del prefijo di, intensivo, y regiré, de regir, gobernar. Este último se deriva del sánscrito raj, que significa preeminencia.

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Es curioso observar la similitud que tiene esta etimología con la de la palabra administración que no es extraño puesto que la dirección viene siendo el alma de la administración.

La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumpla en la forma adecuada todas las ordenes emitidas.

Este es el punto central y más importante de la administración, pero quizá en el que existe mayor número de discrepancias, aunque estas sean accidentales.  Elementos del concepto: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

Motivación.

Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

Comunicación.

Supervisión.

Alcanzar las metas de la organización.

La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.  Importancia: La dirección es trascendental porque: 1. Pone en marcha todos organización.

los lineamientos establecidos durante la planeación

y la

2. A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

3. La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

4. Su calidad se reflejaba en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y eficacia de los sistemas de control.

5. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.  PRINCIPIOS DE LA DIRECCION 1. De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Los objetivos de la empresa sólo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si éstas no se contraponen a su autorrealización.

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Asimismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.

2. Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.

3. De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación, que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicencon mayor facilidad.

4. De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo.

5. De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que parezca, pude originar que éste se desarrolle y provoque problemas graves colaterales. La anterior situación puede asemejar a la de una pequeña bola de nieve que surja en la cima de la montaña y que al ir descendiendo puede provocar una avalancha.

6. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Los conflictos no son más que pequeños “focos rojos” que surgen en la vida normal de cualquier empresa; proporcionan indicios de que algo esta funcionando mal. Este principio aconseja el análisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante el establecimiento de opciones distintas a las que aparentemente puedan existir.

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IX CONCEPTOS CLAVE El proceso de mejoramiento de la calidad es una cultura que surgió en las empresas japonesas al fmalizar la Segunda Guerra Mundial y que ha redituado impresionantes resultados en cuanto a incrementos de calidad y productividad en Japón y en empresas de Occidente.

Aunque el control estadístico del proceso fue una aportación del Dr. Edwards Deming, es indudable que la filosofía de calidad total surge y se desarrolla en Japón.

El éxito de las organizaciones japonesas se fundamenta en la cultura del pueblo japonés, ya que el sentido del honor, la lealtad y el nacionalismo son valores inherentes a la mayoría de los individuos que conforman la sociedad. Por otra parte, el sistema económico provee estructuras educativas que tienen una estrecha interrelación con el sector privado, lo cual a su vez propicia una mayor eficiencia en los sistemas organizacionales, como se verá más adelante.

La administración de las empresas japonesas se caracteriza por el trato de intimidad, sutileza y confianza que prevalece entre todas las personas que conforman la organización; situación que a su vez provoca un sistema de relaciones "holistas", en donde lo fundamental es el todo y no las partes; en otras palabras: el interés por el grupo, por el trabajo, por la calidad, por la empresa y por el país. De esta manera, la presión del grupo es tan fuerte que los mecanismos tradicionales de control explícito no son necesarios, ya que el trabajador que llega a fallar se siente rechazado y deshonrado, perdiendo así no sólo el respeto de sus compañeros, sino inclusive el sentido de su vida, debido a que el trabajador es un valor vital, por lo que generalmente los trabajadores siempre tratarán de desempeñarse eficientemente.

Las características de la organización japonesa que han hecho posible la implantación de la cultura de calidad total a nivel nacional son:' 1. Empleo de por vida     

A los 55 años todos los empleados, excepto los directores, deben retirarse de su lugar de trabajo.

No, hay pensión ni Seguro Social.

El sistema de empleo de por vida está vinculado por el Zaitbatsu (grandes corporaciones y empresas satélite constituidas en monopolio bilateral).

Estratificación entre compañías y entre las instituciones educativas.

La combinación de bonificaciones, empleos temporales y empresas satélite mitiga los efectos de la incertidumbre.

2. Evaluación y promoción



Es un proceso lento.

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 

Todos los empleados desde los niveles más altos hasta los más bajo pueden llegar a pertenecer a varios grupos de trabajo a la vez, cada uno con una labor diferente.

Los miembros del grupo están unidos por un sentimiento fraterno.

3. Caminos profesionales no especializados





Existe una rotación permanente de puestos en el personal.  Todos los empleados conocen las funciones, los procedimientos y los problemas de otras áreas dentro de la organización.

Las carreras se orientan más hacia el trabajo en equipo que hacia el desarrollo de expertos.

4. Mecanismos de control

      

Minuciosidad.

Exigencia.

Férrea disciplina y flexibilidad.

Los objetivos de la empresa representan los valores de los dueños, de los empleados y de las autoridades gubernamentales.

El mecanismo básico de control está engoblado en la filosofía de la administración.

La cultura organizacional consta de una serie de símbolos, ceremonias y mitos que comunican al personal de la empresa los valores y las creencias más arraigadas dentro de la organización.

La cultura común crea un ambiente de coordinación que facilita el proceso de toma de decisiones.

5. Proceso de toma de decisiones

     

Para tomar una decisión importante participan todos aquellos que de algún modo pudieran verse afectados por sus consecuencias.

En ocasiones, las "mejores" decisiones pueden fallar y las "peores" funcionar. Se prueban decisiones por consenso aunque parezcan descabelladas.

Existe una ambigüedad intencional en cuanto a la definición de responsabilidades en el área de decisiones.

Nadie tiene la responsabilidad individual de un área particular, sino que un grupo o equipo de empleados asumen la responsabilidad conjunta de una serie de tareas.

La toma de decisiones forma parte de una complejidad de elementos que dependen de la confianza y la sutileza que se desarrollan en un ambiente de intimidad.

Es un proceso lento.

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Valores colectivos

   

La organización se rige por valores colectivos.

Existe una marcada orientación hacia valores colectivos, particularmente hacia el sentido colectivo de responsabilidad.

El colectivismo es eficaz desde un punto de vista económico, pues produce que las personas trabajen en armonía y se motiven entre sí para brindar su mejor esfuerzo.

El colectivismo no es ni un objetivo individual por el cual se tenga que luchar, ni una meta corporativa; es un proceso natural que hace que no ocurra nada significativo como resultado del esfuerzo individual.

7. Interés holista    

La orientación holista de la organización japonesa es producto de fuerzas históricas, sociales y culturales muy poderosas.

Implica que un todo integrado, la empresa, posee una realidad independiente y mayor que la suma de las partes.

La vida social y económica están integradas en un todo único.

La intimidad, la confianza y la comprensión se cultivan en un ambiente en que los individuos están unidos por múltiples vínculos.

A raíz de los impresionantes avances en la productividad de las empresas japonesas los países de Occidente se interesaron por conocer y aplicar la cultura y las características de dichas organiza- ciones, con el fin de hacer eficientes los procesos y lograr una mayor competitividad; de esta manera, la cultura de calidad total se extendió a nivel mundial.

Con el proceso de establecimiento de estándares de calidad a nivel internacional, como el ISO 9000, los enfoques de calidad total resultan imprescindibles para el administrador, empresario o ejecutivo, por lo que esta filosofía se describirá brevemente en esta unidad. Tres son los autores más representativos de la calidad total: Ishikawa, Deming y Crosby.

ISHIKAWA Y EL CONTROL TOTAL DE CALIDAD Para Kaouru Ishikawa, el Control Total de Calidad (CTC) puede definirse como "un sistema eficaz para integrar los esfuerzos en materia de desarrollo y mejoramiento de calidad realizados por los diversos grupos en una organización, de modo que sea posible producir bienes y servicios que satisfagan a los clientes".2 Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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El control de calidad es una forma de administrar que va más allá de los objetivos convencionales de las organizaciones; la diferencia radica en que su propósito es que las empresas que apliquen el CTC "se conviertan en instrumentos para mejorar la calidad de vida no solamente de los japoneses, sino la de todos los pueblos, para de esta manera traer la paz al mundo"?

Seis son las características que distinguen al control de calidad japonés respecto del enfoque tradicional:

1. Control de calidad en toda la empresa; participación de todos los miembros de la organización.

2. Capacitación y educación en control de calidad.

3. Círculos de control de calidad.

4. Auditoría de calidad (premio de aplicación Deming y auditoría de calidad).

5. Utilización de métodos estadísticos.

6. Actividades de promoción de control de calidad a escala nacional.

Practicar el control de calidad es "desarrollar, diseñar, manufacturar y mantener un producto de calidad que sea el más económico, el más útil y siempre satisfactorio para él consumidor".4 El control total de calidad hace hincapié en aplicar el proceso de calidad a todas las funciones de la empresa; utiliza el proceso PHVA (planear, hacer, verificar, actuar) para impedir que los defectos se repitan en todos los niveles, pues la calidad corresponde a toda la organización (véase fig. 8.1).

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DEMING Y EL MÉTODO DE MEJORA CONTINUA DE LA CALIDAD íntimamente relacionado con el control de calidad, está el método Deming, también conocido como el proceso de mejoramiento de la calidad o mejora continua. El Dr. Edwards Deming fue quien introdujo en Japón después de la Segunda Guerra Mundial los métodos de control estadísticos de calidad; de hecho, la cultura de calidad japonesa tuvo como fundamento el control estadístico propuesto por Deming. Como experto en estadística, Deming se propuso buscar las fuentes del mejoramiento de la calidad. Debido a que los métodos estadísticos no funcionaban, reflexionó acerca de las causas de dicho fracaso. Gradualmente llegó a la conclusión de que lo que se necesitaba era una filosofía básica de administración, que fuera compatible con los métodos estadísticos. A esta filosofía el Dr. Deming la bautizó como "Los catorce puntos",5 mismos que pueden reunirse de la siguiente forma: 1. Ser constante en el propósito de mejorar los productos y los servicios.

Deming sugiere una nueva definición radical del papel que desempeña una compañía. En lugar de que el objetivo primordial de una empresa sea hacer dinero, su finalidad debe ser permanecer en el negocio y proporcionar empleo por medio de la innovación, la investigación, el constante mejoramiento y el mantenimiento. De esta manera, las utilidades se darán implícitamente.

2. Adoptar la nueva filosofia de absoluto rechazo a permitir defectos. Es necesario olvidar la tolerancia frente a un trabajo deficiente y a un mal servicio. Se requiere una nueva religión, o filosofía de empresa y trabajo, en la que los errores y el negativismo sean inadmisibles.

3.

Eliminar prácticas de inspección masiva. Normalmente, las organizaciones inspeccionan un producto cuando sale de la línea de producción o en etapas importantes. Los productos defectuosos se desechan o se reprocesan; ambas soluciones son innecesariamente costosas.

La calidad no se logra mediante la inspección, sino mediante el mejoramiento del proceso. Con la capacitación, los trabajadores pueden buscar y conseguir el mejoramiento de calidad y evitar errores.

4. Acabar con la práctica de adjudicar contratos de compra basándose exclusivamente en el precio. Los departamentos de compras tienen la costumbre de elegir al proveedor que ofrezca el precio más bajo, lo que con frecuencia conduce a materiales de baja Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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calidad. Deberían, en cambio, buscar la mejor calidad y trabajar para lograrla con un solo proveedor.

5. Mejorar continuamente y por siempre el sistema de producción y de servido. El mejoramiento no se logra de buenas a primeras. La gerencia está obligada a buscar continuamente la manera de reducir el desperdicio y de mejorar la calidad.

6. Ofrecer capacitación en el trabajo en todos los niveles. Con frecuencia los trabajadores han aprendido sus funciones de otro trabajador que nunca fue entrenado apropiadamente, y no pueden desempeñar su trabajo de manera correcta porque nadie les dice cómo hacerlo. Deming concuerda con Ishikawa en que la calidad empieza con educación y termina con educación.

7. Dar a conocer cómo hacer bien el trabajo. La función de un supervisor no es decirle al personal qué hacer o castigarlo, sino orientarlo. Orientar es ayudarle a la gente a hacer mejor el trabajo y proporcionar ayuda por medio de métodos objetivos a quien la requiera.

8. Impulsar las comunicaciones y la productividad. Muchos empleados temen hacer preguntas o asumir una posición, aun cuando no entiendan en qué consiste el trabajo o qué está bien o mal. La pérdida económica producida por el temor es impresionante. Para mejorar la calidad y la productividad es necesario que la gente se sienta segura, mediante la comunicación y la retroinformación continuas.

9. Derribar las barreras que haya entre distintos departamentos y las áreas de staff Con frecuencia, las áreas de staff, los departamentos y las secciones están compitiendo entre sí o tienen metas que chocan continuamente. No trabajan en equipo para poder resolver los problemas o para preverlos y, lo que es peor, las metas de un departamento pueden causarle dificultades a otro. La única manera de incrementar la calidad es mediante un sistema integral en el que participe toda la empresa.

10. Eliminar los slogans, las exhortaciones y los carteles. Éstos nunca le sirvieron a nadie para hacer un buen trabajo; piden aumentar la productividad, pero no enseñan cómo hacerlo.

11. Utilizar métodos estadísticos para mejorar continuamente la productividad y la calidad. La capacitación en la utilización de herramientas estadísticas para mejorar la calidad es indispensable.

12. Derribar las barreras que impiden el sentimiento de orgullo que produce un trabajo bien hecho. La gente está ansiosa por hacer un buen trabajo y se siente angustiada cuando no puede hacerlo. Con frecuencia sucede que la actitud equivocada de los supervisores, los equipos defectuosos y los materiales deficientes constituyen un obstáculo. Estas barreras deben eliminarse.

13. Establecer un vigoroso programa de educación y de reentrenamiento. Tanto la gerencia como los empleados tendrán que ser entrenados en el empleo de los nuevos métodos, incluyendo el trabajo en equipo y las técnicas estadísticas.

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Tomar medidas para lograr la transformación. La gerencia deberá adoptar un compromiso permanente con la calidad. Se requiere de un equipo de altos ejecutivos con un plan de acción para llevar a cabo la tarea que busca la calidad. Los trabajadores no están en condiciones de hacerlo por su cuenta, sino que necesitan el apoyo y el compromiso de todos los niveles de la organización.

CROSBY Y LA FILOSOFÍA CERO DEFECTOS Para Philip Crosby, el proceso de mejoramiento de calidad debe partir de un compromiso de la alta dirección y de una filosofía en la que todos los miembros de la organización comprendan sus propósitos. Lograr la calidad sólo es posible a través de un cambio de cultura de la empresa en donde se le conceda al personal la oportunidad de vivir con dignidad, brindándole un trabajo significativo y un ingreso suficiente.

Crosby destaca que los círculos de calidad y las estadísticas representan una mínima parte de la tarea encaminada a lograr la calidad. Las fases del cambio para lograr la calidad son:

a) b) c)

Convicción de la dirección.

Compromiso de la alta gerencia y de todo el personal.

Conversión de la cultura organizacional.

Por otra parte, Crosby señala que "la empresa que desee evitar conflictos, eliminar el incumplimiento de los requisitos, ahorrar dinero y mantener satisfechos a sus clientes debe vacunarse".6 Esta vacuna comprende tres estrategias administrativas bien definidas: 1. Determinación Surge cuando los miembros de un equipo de trabajo deciden que no están dispuestos a tolerar por más tiempo una situación inconveniente y reconocen que sus propias acciones constituyen el único instrumento que permitirá cambiar las características de la organización. En estas circunstancias, se debe tomar conciencia y aplicar los siguientes cuatro principios absolutos, que son el fundamento conceptual del proceso de mejoramiento de la calidad: a) Calidad se define como cumplir con los requisitos.' Para mejorar la calidad, todo el personal debe estar consciente de que se deben hacer las cosas bien desde la primera vez, pero para que esto se lleve a cabo, los directivos, por su parte, tienen que establecer claramente los requisitos que deben cumplir los empleados, suministrar los Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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medios necesarios para que el personal cumpla con los requisitos y dedicar todo su tiempo a estudiar y ayudar al personal en dicha finalidad. b) El sistema de la calidad es la prevención.' Es más fácil y menos costoso prevenir las fallas que corregirlas. La prevención se basa en la comprensión del proceso, por tanto, hay que observar el proceso y determinar las posibles causas de error. Siempre logrará salir adelante la organización que convierta a la prevención en parte esencial de la vida diaria. c) El estándar de realización es cero defectos.9 Crosby creó el concepto de cero defectos porque afirma que el personal debe saber precisamente lo que la empresa espera de él. Por esta razón no deben establecerse "niveles de calidad" o estándares de trabajo, sino más bien un estado ideal de trabajo.

d)

Cero defectos es hacer lo acordado en el momento indicado; es hacer bien las cosas desde la primera vez; es tomar en serio los requisitos. Los errores son ocasionados por dos causas: la falta de conocimientos y la falta de atención. Por tanto, deben ser eliminados con mayor capacitación, cambio de actitud y renovación de valores morales de todas las personas.

e) La medida de la calidad es el precio del incumplimiento.10 Aquí se menciona una forma de evaluar la calidad dentro de la empresa, costeando todas las actividades que se tienen que realizar por haber hecho las cosas mal (costos de no calidad), desde correcciones hasta reprocesos, el pago de garantías y reclamaciones o incluso la entrega de nuevos productos por los defectuosos. Crosby indica que determinar este costo sirve para saber en qué grado una compañía está mejorando en su calidad; además de que con éste se pueden aplicar medidas correctivas.

2. Educación Una vez que la alta dirección ha decidido conseguir la calidad de sus productos y terminar con sus problemas, requiere de un programa de educación continuo para todo el personal. La educación tiene que llegar a ser un proceso cotidiano, para que todos comprendan los cuatro principios absolutos, el proceso de mejoramiento de la calidad y lo que implica propiciar la calidad total dentro de la organización. Los cursos de capacitación deben impartirse en los siguientes niveles:

 Ejecutivos. Para que los ejecutivos comprendan su posición como causantes de problemas y propiciadores del mejoramiento de calidad.  Gerentes. El objetivo de este curso es que los gerentes defiendan y luchen por el mejoramiento de la calidad.  Todo el personal. Con el propósito de concientizar al personal acerca de la importancia de la calidad, para que apliquen los conocimientos adquiridos y comprendan con hechos reales los conceptos estudiados.

3. Implantación Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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La implantación consiste en establecer el proceso de mejoramiento dentro de la organización en forma metódica, para lo cual Crosby propone 14 pasos:

1. Compromiso de la dirección. La alta dirección debe elaborar una política de calidad. El tema principal de la discusión en sus reuniones debe ser la calidad, y los directores general y de operaciones realizarán pláticas periódicas sobre dicho tema con todo el personal. Además, ejecutarán todas las acciones que reflejan un compromiso real con el mejoramiento de la calidad.

2. Equipo para el mejoramiento de la calidad. Se integran grupos de personas de nivel supervisión, cuyo propósito sea guiar el proceso y promover su evolución. Este equipo tendrá un presidente y un coordinador, quien deberá ser alguien que tenga fácil comunicación con la alta gerencia para establecer la estrategia general por seguir.

3. Medición. Todo el personal debe pensar en su trabajo y cómo medirlo, pues así todos conocerán su grado de eficiencia. A través de la medición, los requisitos de cada actividad o trabajo se van consolidando y definiendo.

4.

Costo de la calidad. Consiste en establecer un procedimiento para determinar el costo de las actividades, con el fin de utilizarlo como medida del mejoramiento de calidad (cuarto principio absoluto de la calidad).

5.

Crear conciencia sobre la calidad. Se debe concientizar al personal por medio de "información", de lo que está costando hacer las cosas mal y los resultados que se están obteniendo con el mejoramiento de la calidad.

Además, las personas deben conocer las acciones que realiza la dirección con respecto a la calidad, para observar el compromiso que tiene la misma con el proceso de mejoramiento.

6.

Acción correctiva. Se refiere a establecer un sistema de corrección, el cual se basará en información relevante de los problemas y en el análisis detallado de éstos que muestre las causas que los originan, para eliminarlos.

7.

Planear el día cero defectos. Elaborar un plan y/o programa de desarrollo de una convivencia social de la empresa, en el cual participarán oradores que representen a los clientes, al sindicato, a la comunidad, a los empleados y a todos los que estén interesados en la calidad y en los resultados que se obtendrán de ella, para establecer un día a partir del cual se trabajará con cero defectos.

8.

Educación al personal. Después de que los directivos han comprendido y aplicado los cuatro principios absolutos, se debe educar al personal para concientizarlo de la importancia de dichos principios a fin de que los aplique y sea menos tolerante a los defectos y errores, lo que dará como resultado el mejoramiento deseado.

9.

Día cero defectos. Consiste en llevar a cabo un día del año lo planeado previamente por la compañía respecto a que ninguna actividad se realizará con defectos; la dirección debe reafirmar las intenciones serias acerca del Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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mejoramiento frente a sus empleados, clientes, proveedores, autoridades, etcétera.

10. Fijar metas. Esta etapa se realiza después de que se han determinado y obtenido mediciones (paso 3), porque como resultado se fijan nuevos objetivos definidos por los equipos de calidad, encaminados hacia cero defectos.

11. Eliminar las causas de error. Se solicita a los empleados que señalen los problemas existentes dentro de sus actividades o relaciones laborales, para que se resuelvan las causas del error.

12. Reconocimiento. Es muy importante organizar la entrega de premios o reconocimientos a los empleados que se consideren como "modelos de calidad" o que hacen bien las cosas sin necesidad de presión. La elección de estas personas estará a cargo de los propios empleados. . Consejos de calidad. Consiste en reunir a todos los gerentes de áreas profesionales de la calidad, con la finalidad de que exista retroalimentación y comenten sus experiencias en la eliminación de problemas, para que se estimule entre ellos y los empleados la certeza de alcanzar cero defectos.

14. Repetir todo el proceso. En el momento en que se ha alcanzado cierta madurez en el proceso, el equipo de mejoramiento de la calidad debe transferir todas sus responsabilidades a un nuevo equipo que revitalice el proceso e inicie innovaciones para obtener aún mayores mejoras.

HERRAMIENTAS ESTADÍSTICAS DEL CONTROL TOTAL DE CALIDAD El control estadístico es una técnica mediante la cual se recopilan y analizan los datos aleatorios relacionados con las variables del proceso, con el fin de tomar decisiones para mejorar la calidad y reducir los defectos en los productos. Para aplicar el control estadístico del proceso es necesaria la observación objetiva, precisa y repetitiva de los posibles fenómenos que pueden causar los defectos.

Generalmente los errores son el resultado de la variación de uno o varios de los factores que intervienen en el proceso conocidos como las 4 "M": materiales, mano de obra, maquinaria y método (operadores, materiales, herramientas, maquinaria, equipo y suministros), ya que si todos éstos no fallaran, los productos elaborados cumplirían con los requisitos de calidad establecidos.

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Lo verdaderamente importante con las herramientas de calidad es que mediante la observación repetitiva de los factores que intervienen en el proceso podemos detectar las variaciones y los errores, además de que nos permiten conocer más a fondo el proceso y las formas de mejorarlo, ya que a través de su aplicación es posible proponer alternativas no sólo para solucionar los problemas sino también para obtener una mejora continua.

Una de las más grandes aportaciones del control total de calidad es el método estadístico elemental, que también se conoce como las siete herramientas de la calidad," las cuales se describen a continuación.

Hojas de registro o inspección Son formatos para recopilar datos en forma ordenada y de manera simultánea al proceso. Las hojas de registro son consideradas también como un instrumento para el autocontrol orientado a la inspección, a partir del cual se pueden trazar gráficas lineales y diagramas de Pareto, con el fin de profundizar sobre las causas de defectos en el producto."

La hoja de inspección sirve para reunir datos basados en la observación de las muestras, con el fm de empezar a detectar tendencias. Con la hoja de inspección es posible determinar la frecuencia o periodicidad con que ocurren ciertos eventos.

Es importante que en la elaboración e interpretación de hojas de inspección se consideren los siguientes aspectos:

  

Asegurarse de que las muestras/observaciones sean representativas.

Certificar que el proceso de muestreo es eficiente, de manera que las personas tengan tiempo de hacerlo.

La población universo por ser muestreada debe ser homogénea, de lo contrario, el primer paso deberá ser la estratificación y agrupación para el análisis de las muestras, el cual debe ser hecho individualmente.

Las hojas de inspección deben ser lo más claras y precisas posible, para lo cual es necesario diseñar hojas de registro que faciliten anotar y organizar los datos. Cabe mencionar que del correcto uso de estos formatos dependerá el fácil entendimiento y procesamiento de la información obtenida.

En la figura 8.3 se presenta una hoja de registro donde se detallan el número de piezas defectuosas producidas en un margen de tiempo expresado en días, además de la frecuencia de piezas defectuosas.

Histograma Es un diagrama de barras que permite analizar cómo se distribuyen las variaciones, con el fin de concentrarse en estudiar y resolver aquellas que rebasan los límites previamente establecidos. "Un histograma se usa para medir la frecuencia con que ocurre algo."" Se sugiere utilizarlo cuando se requiera descubrir y mostrar la distribución de datos Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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graficando con barras el número de unidades de cada categoría. Un histograma toma datos de mediciones y muestra a su vez la distribución de los mismos.

El manejo de grandes cantidades de datos de una población en estudio hace difícil su comprensión y manejo, aun cuando la información pueda ser organizada y presentada en tablas. En estos casos es aconsejable elaborar un histograma en donde se represente la distribución de variaciones por intervalos de frecuencia, con el fm de comprender la población y los sucesos de manera más objetiva.

Hoja de registro En la

Departament

figura

o: Fecha:

Lím inf.

Estándar

Lím. sup.

Día

Piezas defectuosas Frecuencia 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X

X X X X

X X X X X X X X X X

50—

Total•

45—

5 10 15 20 30 40 50 30 15 10 5 230

Productos defectuosos

40— 3535

Figura 8.3. Hoja de registro.

30252015105— o _____ I 1

Máquina I

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Diagrama de Pareto Es una gráfica que organiza los elementos en orden descendente de frecuencia.

En ésta se aplica el principio de "pocos vitales, muchos triviales", o Ley del 80.20, que sirve para analizar las causas más importantes que originan un problema.

El diagrama de Pareto es una forma especial de gráfica de barras verticales que ayuda a determinar cuáles problemas resolver y en qué orden. Se elabora a partir de una hoja de inspección, de tal manera que se dirijan la atención y los esfuerzos a problemas realmente importantes, ya que esta herramienta permite detectar los problemas en orden de importancia.

Este diagrama se basa en el principio llamado de Pareto, establecido por Wilfrido Pareto, quien señala que el 20 % de las variables causa el 80 % de los efectos, por lo que se le ha denominado Ley del 80-20. De acuerdo con este principio, el 80 % de los errores que se cometen son causados por el 20 % de los empleados, o bien el 80 % del desperdicio de recursos lo genera el 20 % del personal. El principio de Pareto establece lo siguiente: "Un pequeño número de causas tiene gran efecto (los pocos vitales), y Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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muchas causas (muchos triviales) tiene sólo efectos menores (es decir, la mayoría de los problemas se originan en 20 % de las causas)"."

Operario No obstante que las causas de variación de los factores en los procesos pueden ser numerosas, algunas de ellas inciden en mayor grado, por lo que es conveniente tener en cuenta que necesitamos encontrar las pocas causas vitales de los productos defectuosos.

Los diagramas de Pareto pueden ser de dos tipos: diagramas de fenómenos, que representan datos de calidad, costo, entrega, seguridad, etc., y los diagramas de datos, que presentan información sobre operarios, maquinaria, materiales, condiciones de proceso, etcétera.

Este diagrama es de gran utilidad en el proceso de mejora continua ya que permite determinar qué variables son de mayor impacto, definiendo así las prioridades y dejando para después otros muchos defectos triviales. Generalmente, en un problema hay pocas variables que causan la mayor parte del problema, mientras que existe un gran número de variables que sólo ocasionan una pequeña parte del problema.

A través del diagrama de Pareto es posible analizar los diferentes grupos de datos, por ejemplo, por producto, por maquinaria, por turno, etc. También se pueden desglosar y estudiar con profundidad las causas que originan un problema.

En la figura 8.5 puede observarse el porcentaje de piezas defectuosas por operario; aproxima. damente el mayor número de piezas defectuosas se produjeron por los operarios 6 y 7.

Productos defectuosos

ma. Las causas se determinan a partir de una lluvia de ideas que puede conducir a encontrar las causas 100 más probables que originan las —90 variaciones —80 en los atributos de —70 calidad.

Estos —60 diagramas —50 se forman con una —40 estructura —30 parecida a la espina —20 dorsal de un pescado, —10en el que la cabeza es la 1

F-1

1 2 3 7 8 9 10 11 característica de calidad en estudio, o el efecto, y los huesos principales representan en Lic. RAFAEL AMERICO TORRES SOTELO

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sus extremos las causas mayores o principales de las que derivan huesos más pequeños que indican las causas secundarias o menos importantes. Generalmente cada causa mayor es una de las 4 "M". Una vez que se ha elaborado el diagrama se determina la causa mayor y, mediante la aplicación de las otras herramientas, se plantean alternativas de solución.

Se sugiere aplicar este tipo de diagramas después de haber utilizado los diagramas de Pareto, ya que después de haber detectado el atributo principal de calidad que incide en el próceso pueden encontrarse la causa principal y las subcausas que lo originan.

En la figura 8.6 puede observarse cómo mediante el diagrama de Ishikawa se determinaron las principales causas que originan que los productos no reúnen los estándares establecidos, como son materiales, sistemas ineficientes, carencia de información y falta de capacitación del personal. Cabe mencionar que para determinar la causa que tiene mayor incidencia es necesario analizar el proceso detalladamente.

CÍRCULOS DE CALIDAD Y EQUIPOS DE MEJORA Tienen su origen en la administración japonesa y son uno de los medios más efectivos para lograr una cultura de calidad. Todas las filosofías de la calidad total anteriormente estudiadas requieren de la creación de estructuras que fomentan la calidad, entre las cuales destacan los círculos de calidad y los equipos de mejora.

Los círculos de calidad son grupos pequeños de trabajadores generalmente operarios y/o empleados administrativos, de una misma área, departamento o sección, que se reúnen voluntariamente para identificar y analizar problemas de trabajo con el fin de mejorar la calidad del proceso, la actividád o la función. Las actividades son realizadas en forma voluntaria y pueden presidirse o coordinarse con el jefe inmediato.

A continuación se enumeran las principales características de los círculos de calidad: 1.

2.

Son grupos pequeños de cuatro a 10 personas.

Son voluntarios.

3. Los participantes pertenecen a una misma área.

4. Preferentemente utilizan herramientas estadísticas para la identificación y solución de problemas.

5. Su objetivo es la mejora continua del trabajo.

6. Todos los miembros participan equitativamente.

7. Sus actividades son permanentes y forman parte de la cultura de calidad total.

8. Todos los integrantes comparten la filosofía y los valores de la calidad total.

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Los círculos de calidad reportan ventajas a nivel tanto organizacional como individual, ya que se fomenta la comunicación, la iniciativa y la autorrealización del personal, mediante la participación activa en la mejora del proceso, lo que obviamente incide en el mejoramiento de la calidad de vida de los participantes.

Por otra parte, estos círculos promueven la mejora del proceso, la innovación tecnológica y la cultura de calidad con la reducción consecuente de costos.

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