Energa BW draft

Baza Wiedzy Grupy Kapitałowej ENERGA

Broszura informacyjna

Spis treści Wstęp Co to jest Baza Wiedzy?

W jakim celu powstała Baza Wiedzy?

Co zawiera system Baza Wiedzy?

W jakim celu możemy wykorzystać Bazę Wiedzy?

Jak wygląda organizacja Bazy Wiedzy?

Dla kogo jest dedykowana Baza Wiedzy?

Biznes, a IT w Bazie Wiedzy W jaki sposób modelowana jest Baza Wiedzy?

Kto jest kim w Bazie Wiedzy – czyli role i odpowiedzialności w systemie Jaką zmianę przyniosło nam wdrożenie systemu Baza Wiedzy?

Jakie są najbliższe plany rozwojowe systemu?

W jaki sposób monitorowana jest Baza Wiedzy?

Najczęściej zadawane pytania?

Instrukcje Fotoreportaż z warsztatów BW

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Wstęp Oddajemy w Państwa ręce broszurę informacyjną o systemie Baza Wiedzy Grupy Kapitałowej ENERGA, elektronicznym repozytorium dokumentów generowanych w Grupie. Dla części z Państwa narzędzie jest doskonale znane, w codziennej pracy przyczyniają się Państwo do jego aktualizacji i modyfikacji.

Baza Wiedzy funkcjonuje od września 2011 roku w 16 spółkach GK ENERGA – wdrożenie rozpoczęto od spółek bezpośrednio uczestniczących w procesie prywatyzacji przekazujących informacje i dokumenty do VDR. Najbliższe plany rozwojowe systemu zakładają wdrożenie Bazy Wiedzy we wszystkich Spółkach Grupy Kapitałowej ENERGA. Mamy nadzieję, iż informacja zawarta w niniejszej broszurze pozwoli na utrwalenie wiedzy o systemie aktualnym użytkownikom, a pracownikom, którzy dołączają do grona korzystających z narzędzia użytkowników stanie się źródłem podstawowej informacji o systemie.

Staraliśmy się zebrać w jeden zbiór najczęściej zadawane przez użytkowników pytania dotyczące funkcjonowania systemu Bazy Wiedzy. Znajdą tutaj Państwo również miejsce na komentarze i notatki. Przyświecał nam cel stworzenia materiału informacyjnego przyjaznego dla użytkownika.

Korzystając z okazji chcieliśmy Państwu pokazać, kto na co dzień zajmuje się systemem i przyczynia się do weryfikacji zgłaszanych przez Państwa problemów i pomysłów na modyfikację, kto nadzoruje i monitoruje poprawność aplikacji - przedstawiając ich w troszkę innym świetle. Podsumowaniem merytorycznej informacji jest fotoreportaż z naszych wspólnych warsztatów.

Wypracowany przez Nas materiał to tak naprawdę nasze wspólne dzieło i zebrane dotychczas doświadczenia – nasz bazowiedzowy know – how.

3

Zachęcamy do lektury, w razie potrzeby zwiększymy nakład lub przygotujemy drugie wydanie.

Co to jest Baza Wiedzy? ›› e lektroniczne repozytorium dokumentów generowanych w Grupie ENERGA; ›› chronologicznie i tematycznie poukładane zbiory dokumentów w podziale na poszczególne spółki Grupy; ›› źródło informacji i wspólne dla wszystkich podmiotów Grupy ENERGA miejsce gromadzenia dokumentów i informacji; ›› narzędzie informatyczne spełniające światowe standardy (Filenet); ›› bezpieczne miejsce do udostępniania przez podmioty Grupy ENERGA dokumentów i informacji.

4

W jakim celu powstała Baza Wiedzy? ›› bieżący dostęp do zawsze aktualnych dokumentów; ›› jednakowa treść dokumentów dla wszystkich; ›› informacje i dokumenty uporządkowane w logiczny i dostosowany do potrzeb organizacji sposób; ›› jeden powszechnie znany kanał komunikacji; ›› wyeliminowanie doraźnych „akcji” zbierania danych; ›› narzędzie do realizacji zapisów Porozumienia holdingowego.

5

Co zawiera system Baza Wiedzy? ›› d okumenty w formacie .pdf, standardowe rejestry w formie edytowalnej; ›› każda ze spółek zasila foldery BW ułożone w jednakowej strukturze (formularz zasilania); ›› zagadnienia: Prawne, Techniczne, Środowiskowe, Finansowe, Podatkowe ›› każde zagadnienie zawiera liczne podfoldery, drzewo folderów stanowi Formularz Zasilania. Formularz zasilania stanowi złącznik do Porozumienia Holdingowego i na jego podstawie Spółki określają uprawnienia do poszczególnych typów folderów.

6

W jakim celu możemy wykorzystać Bazę Wiedzy? ›› zarządzanie wiedzą w Grupie ENERGA; ›› platforma wymiany informacji i dokumentów; ›› prywatyzacja.

7

Jak wygląda organizacja Bazy Wiedzy?

Baza Wiedzy kształtowana jest pod względem narzędziowym i organizacyjnym przez zespół osób reprezentujących potrzeby organizacji. Są to: ›› Zespół BW – zespół ekspertów – składający się z menedżerów ENERGA SA, radcy prawnego, przedstawicieli Biura Organizacji – opiniowanie zmian rozwojowych, wytyczanie kierunków rozwoju; ›› Biuro Organizacji – właściciel biznesowy – Zespół BW i Dokumentacji Korporacyjnej – koordynacja funkcjonowania BW; ›› Wytypowani reprezentanci spółek – modelowanie narzędzia pod bieżące potrzeby; ›› Warsztaty raz na kwartał – wypracowane rozwiązania przekazywane do realizacji – projekt w Centrum IT ENERGA SA.

8

Dla kogo jest dedykowana Baza Wiedzy?

Baza Wiedzy to narzędzie dla pracowników spółek Grupy Kapitałowej. Aktualnie wdrożone w 16 spółkach - wdrożenie rozpoczęto od spółek bezpośrednio uczestniczących w procesie prywatyzacji i przekazujących informacje i dokumenty do VDR. Najbliżej plany rozwojowe systemu zakładają wdrożenie Bazy Wiedzy we wszystkich Spółkach Grupy Kapitałowej ENERGA. Dedykowane dla kadry zarządzającej (dostęp do zawsze aktualnej informacji, niezależnie od miejsca pobytu), dla potencjalnych inwestorów w procesie prywatyzacji dla wszystkich pracowników Grupy ENERGA wykorzystujących w swojej pracy dokumenty korporacyjne.

9

Biznes, a IT w Bazie Wiedzy.

Baza Wiedzy to narzędzie informatyczne spełniające światowe standardy, wykorzystujące możliwości produktu IBM – Filnet.

Biuro Organizacji ENERGA SA od strony biznesowej koordynuje funkcjonowanie Bazy Wiedzy. Od strony informatycznej wsparcie otrzymujemy od spółki ENERGA Informatyka i Technologie oraz od firmy zewnętrznej. Od strony ENERGA SA powołano projekt „Rozwój i stabilizacja systemu Baza Wiedzy na potrzeby Grupy Kapitałowej ENERGA. Celem projektu jest stabilizacja systemu, realizacja wymaganych przez biznes zmian oraz rozszerzenie wdrożenia systemu na pozostałe spółki Grupy ENERGA.

10

W jaki sposób modelowana jest Baza Wiedzy?

Baza Wiedzy to rozwiązanie kształtowane pod potrzeby organizacji. Wypracowywane przez przedstawicieli Spółek (użytkowników BW) na cyklicznych warsztatach propozycje rozwiązań są opiniowane przez Zespół Bazy Wiedzy i przekazywane do realizacji - do projektu.

Do projektu kierowane są również wymagania biznesowe, które są tam weryfikowane i realizowane częściowo przez pracowników ENERGA Informatyka i Technologie Sp. z o.o. oraz firmę zewnętrzną.

11

Kto jest kim w Bazie Wiedzy – czyli role i odpowiedzialności w systemie.

W systemie zdefiniowano 3 podstawowe role: ›› koordynator, ›› wł. biznesowy na poziomie Spółki oraz ENERGA SA, ›› czytelnik.

Koordynator – osoba odpowiedzialna za wprowadzenie dokumentów do systemu; Właściciel biznesowy Spółki – osoba odpowiedzialna za weryfikację wprowadzonych dokumentów pod względem poprawności wprowadzenia oraz merytorycznym; Właściciel biznesowy ENERGA SA – osoba odpowiedzialna za nadzór nad właściwym zasilaniem BW w dokumenty, publikację dokumentów zatwierdzonych przez wł. biznesowego na poziomie Spółki oraz weryfikację dokumentów wprowadzonych przez koordynatora z ENERGA SA.

12

Czytelnik – osoba z uprawnieniami do odczytu określonych dokumentów zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

Jaką zmianę przyniosło nam wdrożenie systemu Baza Wiedzy?

Z punktu widzenia organizacji wdrożenie Bazy Wiedzy to duża zmiana. Dotychczas spółki (w większości przypadków) nie informowały i nie udostępniały dokumentów spółce zarządzającej w sposób systematyczny. Tylko na wyraźne wskazanie ENERGA SA. Informacje przekazywano w formie papierowej, elektronicznej.

Baza Wiedzy stanowi usystematyzowaną elektroniczną platformę informacji. Naturalną konsekwencją wdrażania systemu są zmiany. Tak było również i w tym przypadku.

Zmiany wynikające z uruchomienia Bazy Wiedzy zostały skategoryzowane następująco: ›› Zmiana Mentalna – dokonana w nas samych. Musieliśmy oswoić się z nowym sposobem dostarczania informacji, a także dostrzec i zrozumieć swoją rolę w procesie zmiany. ›› Zmiana Organizacyjna – przestawienie się na inny schemat działania i sposób obiegu informacji w Spółce Grupie Kapitałowej. ›› Zmiana Narzędziowa – elektroniczny, nowoczesny system, umożliwiający dostęp do zawsze aktualnych dokumentów, zgrupowanych w jednym miejscu z różnych zagadnień.

13

Jakie są najbliższe plany rozwojowe systemu?

Aktualnie dysponujemy intuicyjnym narzędziem, w którym wdrażamy funkcjonalności optymalizujące pracę użytkowników. Dążymy do tego, aby mieć jedno wspólne repozytorium, jedną platformę wymiany dokumentów dla wszystkich spółek Grupy Kapitałowej ENERGA.

14

W jaki sposób monitorowana jest Baza Wiedzy?

Cyklicznie, dwa razy w miesiącu Zespół Bazy Wiedzy i Dokumentacji Korporacyjnej rozsyła do tzw. „osób kontaktowych” (osoby wyznaczone przez Zarządy swoich Spółek) ze Spółek raport przedstawiający stan zasileń Bazy Wiedzy w dokumenty oraz braki.

Ponadto, istnieje możliwość generowania raportów przez użytkowników BW.

15

Najczęściej zadawane pytania? a) Co to jest formularz zasilania Formularz zasilania stanowi załącznik do Porozumienia Holdingowego podpisanego przez Zarządy Spółek wchodzących w skład użytkowników Bazy Wiedzy.

Zawiera zbiór informacji, które Spółki zasilają w BW wraz z określoną częstotliwością, przypisanie osób w roli koordynatora, wł. biznesowego, czytelnika danego zagadnienia. b) Gdzie oraz kto może zgłosić zmianę uprawnień?

Zmiana/nadanie/odebranie uprawnień można zgłaszać na dwa sposoby: ›› bezpośrednio – zgłasza na Serwis Desk właściciel biznesowy ›› pośrednio – zgłasza na Serwis Desk koordynator pozyskaniu akceptacji wł. biznesowego danego zagadnienia.

Zgłoszenia powinny zawierać podstawowe informacje: ›› KOMU – uprawnienia mając zostać zmienione/nadane/odebrane - wskazać imię i nazwisko oraz numer login osoby ›› DO JAKICH ZAGADNIEŃ – wskazać numer oraz nazwę zagadnienia ›› W JAKIEJ ROLI – wskazać czy uprawnienia mają zostać nadane w roli koordynatora/wł. biznesowego/czytelnika

16

Instrukcje Szczegółowy opis postepowania dla poszczególnej roli w systemie określony został w następujących instrukcjach: ›› ›› ›› ›› ›› ›› ››

Instrukcja koordynatora BW Instrukcja Właściciela Biznesowego BW Instrukcja Czytelnika BW Dostepne są również: Instrukcja edycji dokumentów Instrukcja obsługi Abby Fine Reader Instrukcje zamieszczone są w Folderze Nr 98 – Instrukcje BW Grupy Kapitałowej ENERGA w głównym drzewie folderów.

17

Fotoreporta偶 z warsztat贸w BW

18

Serwis Desk http://serwisdesk.energa.pl Kontakt telefoniczny w dni robocze w godzinach 7:00 – 15:00 0 800 114 876 zgłoszenia z telefonu stacjonarnego

+48 24 266 27 00 zgłoszenia z telefonu komórkowego

Zespół Bazy Wiedzy i Dokumentacji Korporacyjnej Ewa Oświecińska - Kierownik Zespołu Marlena Łyzińska Natalia Zamiela bazawiedzy@energa.pl www.energa.pl