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PLANIFIER LES MESURES À PRENDRE EN CAS DE PANDÉMIE PAR JOHANNE LANDRY, JOURNALISTE
Protéger ses employés, ses locataires et le public, minimiser les risques de transmission des virus et de pertes financières, communiquer adéquatement et avec les bonnes personnes : propriétaires et gestionnaires d’immeubles, êtes-vous bien préparés pour faire face à une éventuelle pandémie ?
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pidémie, pandémie et transmission de maladies infectieuses font l’actualité. Le coronavirus 2019-nCoV est sous haute surveillance en ce moment, et l’avenir nous précisera sa gravité et son degré de propa gation. Si tous espèrent qu’il ne cause pas de ravages au Québec, ou très peu, la situation fait tout de même réfléchir. Qu’ils soient de la famille des Coronaviridae ou qu’ils proviennent d’autres souches, des virus contagieux peuvent apparaître n’importe quand ; qu’on se souvienne, par exemple, du syndrome respiratoire aigu sévère (SRAS), de la grippe H1N1 ou de l’épidé mie de virus Ebola. Sans être alarmiste, il faut avoir un plan au cas où… Dans les immeubles de bureaux modernes, de plus en plus d’employés travaillent dans des aires ouvertes, ils sont davantage en contact les uns avec les autres ; les modèles de collaboration d’aujourd’hui font en sorte que la population
dans les bâtiments est densifiée, qu’il y a plus de personnes au pied carré. Dans notre société, la population est vieillissante, et nous sommes à l’ère de la mondialisation. Conséquence : les maladies peuvent se propager plus rapidement que par le passé. Une équipe de BOMA Canada a colligé, dans son Guide de planification en cas de pandémie, une documentation sur des pratiques poten tielles pour faire face à une pandémie qui serait déclarée par un organisme de santé gouverne mental, par l’Organisation mondiale de la Santé (OMS), ou par un propriétaire d’immeuble ou un gestionnaire immobilier en vertu de son propre plan de pandémie. Le document d’une vingtaine de pages, dont la première version a été produite à la suite de l’éclosion du SRAS au Canada, vise à aider les membres de BOMA à protéger les locataires, les visiteurs et le personnel de leurs immeubles. MAINTENANCE IMMOBILIÈRE : : PRINTEMPS 2020
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« Votre entreprise a-t-elle un plan de pandémie à jour ? Vos employés ont-ils reçu une formation sur le plan et l’ont-ils pratiquée ? Comprennent-ils comment votre propriété sera exploitée pendant la pandémie, comment leurs rôles et leurs responsabilités peuvent changer en cas de pandémie, et comment leur santé et leur sécurité seront protégées en milieu de travail ? », demande BOMA en introduction du document. LES COMMUNICATIONS EN CAS DE PANDÉMIE Une stratégie de communication est une composante essentielle d’un plan en cas de pandémie, indique le document de BOMA. Que faut-il communiquer ? Ce qu’il importe de savoir sur la pandémie ; les révisions de la politique des congés de maladie ou de vacances ; les politiques de télétravail et les autres mesures pour limiter la propagation ; les ressources à la disposition des employés, le programme d’aide aux employés, les lignes d’assistance et autres, par exemple. Il faut aussi penser à la rétroaction et permettre aux employés de communiquer leurs préoccupations et leurs problèmes et y répondre. Comment ? Par la mise en place d'un portail intranet ou d’une ligne d’assistance qui offre un moyen de répondre en temps opportun.
Comment communiquer ? À cet égard, le guide BOMA propose une série de questions, notamment : votre plan de communication en cas de pandémie comprend-il des méthodes permettant de faire part des changements apportés aux opérations commerciales au fur et à mesure que la pandémie évolue, avec des informations claires sur la façon dont ces changements toucheront le personnel ? Utiliserez-vous des lignes téléphoniques directes, des médias sociaux, une page intranet particulière ou d’autres mécanismes ? Avez-vous pensé aux employés atteints d’une déficience sensorielle ? À ceux dont le français ou l’anglais n’est pas la langue maternelle ? « Il est important d’élaborer des messages avec sensibi lité, ajoute-t-on dans le guide. Si la pandémie est grave, certains employés peuvent perdre des membres de leur famille ou des amis à cause de la maladie. Fournissez des moyens pour votre personnel d’accéder aux services de consultation et de soutien. » On y rappelle aussi les meilleures pratiques en cas de crise : la communication doit être opportune, précise, honnête, crédible, cohérente, appropriée, régulière et pertinente.
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Le guide parle également de communications externes avec les locataires, les détaillants, les vendeurs et fournisseurs, les médias et le public en général. On conseille de planifier le contenu, le moment et le moyen de com muniquer avec ces publics. Il faut également préparer des modèles afin d’être prêt à communiquer rapidement en cas de besoin et nommer un porte-parole clé en cas de pandémie, secondé par plusieurs suppléants au besoin.
de services de sécurité quant aux effectifs supplémentaires requis ou disponibles, les équipements et les uniformes, ainsi que la formation pour les nouveaux effectifs. Le guide suggère enfin d’officialiser les accords par écrit.
LES ASPECTS LIÉS AUX TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION Pendant une pandémie, les technologies de l’information tiennent une place essentielle pour gérer l’augmentation du télétravail et du contact à distance avec les employés et les clients, souligne le guide BOMA. Création de plateformes, service de téléassistance, portail intranet, réunions virtuelles, entre autres, il y aura sollicitation accrue des technologies. On conseille de négocier des conditions préférentielles avec les fournisseurs d’outils et de conférence Web. Parmi les facteurs supplémentaires à consi dérer figurent la détermination de ses capacités actuelles en matière d’accès à distance, l’évaluation des capacités requises durant une pandémie, l’augmentation des ressources pour y répondre, ainsi que l’éta blissement de procédures d’accès à distance pour le personnel. AU CHAPITRE DE LA SÉCURITÉ Advenant une pandémie grave, tous les secteurs de la société subiraient un fort taux d’absentéisme, notamment celui du maintien de l’ordre. Les sociétés doivent anticiper une plus faible disponibilité de leur propre personnel de sécurité comme des premiers intervenants de la collectivité et mettre au point des plans évolutifs, tenant compte de différents scénarios sur la gravité de la pandémie, pour augmenter leur personnel et leurs ressources en matière de sécurité, rappelle-t-on dans le guide BOMA. Certains facteurs sont à considérer comme la représentation du service de sécurité de l’entreprise dans le comité de planification en cas de pandémie, différentes discussions avec les fournisseurs et prestataires indépendants
Entretenir aussi de bonnes relations, ça c’est brillant. ROY-20-109_1-2ilot_Magazine.indd 1
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LA CONTINUITÉ DES ACTIVITÉS Une pandémie pourrait gravement menacer la maind’œuvre des établissements commerciaux, compromettant l’exploitation des installations ou limitant les services offerts. La maladie peut en outre se propager facilement dans les établissements commerciaux, car de grands groupes de personnes s’y rassemblent quotidiennement. Cela pourrait avoir un effet économique sur les entre prises si les clients choisissent de rester à la maison plutôt que de risquer d’être infectés, lit-on dans le Guide de planification en cas de pandémie 2019 de BOMA Canada. Les entreprises peuvent s’attendre à trois principaux problèmes de continuité des activités. Premièrement, l’absentéisme, non seulement parce que des employés eux-mêmes seraient atteints, mais aussi parce que certains devraient s’occuper de membres de leur famille ou de leurs enfants si les écoles et les garderies étaient fermées. D’autres encore pourraient choisir de rester à la maison par crainte de la contagion. Deuxièmement, un changement dans les modèles de commerce, notamment dans les articles en demande, mais aussi dans les heures d’affluence, car des consomma teurs, en effet, pourraient faire leurs achats aux moments les moins fréquentés pour réduire leurs contacts avec d’autres personnes. Un nombre accru de personnes pourraient également utiliser les services de livraison à domicile ou rechercher des services de point de retrait automobile pour limiter au minimum les contacts interpersonnels. Troisièmement, une interruption de l’approvisionnement ou de la livraison pour des articles provenant de régions gravement touchées. Votre plan de continuité des activités, conseille-t-on, doit être fondé sur des hypothèses associées aux éléments suivants : le taux d’infection et de mortalité, la sensi bilité et la vulnérabilité de la population, le niveau d’absentéisme des travailleurs, la durée de la pandémie, ainsi que la possibilité de multiples vagues de maladie et de pandémie. À cet égard, le guide BOMA énumère 16 considérations dont il faut tenir compte conformément aux directives de l’OMS sur la gestion des risques de pandémie de grippe.
Le document complet Guide de planification en cas de pandémie 2019 de BOMA Canada est divisé en plusieurs chapitres comportant des informations générales, des questions à se poser, des conseils et recommandations, ainsi que des liens vers des organisations, agences et autres ressources pouvant apporter du soutien en regard des consi dérations relatives à la santé et à la sécurité des employés ; aux milieux physiques ; aux communications en cas de pandémie ; aux fournitures et fournisseurs ; aux aspects liés aux technologies de l’information, à la sécurité ; ainsi qu’aux considérations juridiques pour les propriétaires d’immeu bles et les gestionnaires immobiliers. Vous pouvez le consulter au bomacanada.ca/fr/pandemic-2019. Ce guide est commandité par Bakak Consulting et DCS Global Enterprise.
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LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ DES EMPLOYÉS Mesures à prendre pour protéger son personnel : la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) nous renseigne.
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il n’y a pas d’obligation légale pour les employeurs d’établir un plan des mesures d’urgence en cas de pandémie, il existe néanmoins celle de protéger la santé et d’assurer la sécurité et l’intégrité physique des travailleurs. « Selon l’article 51 de la Loi sur la santé et la sécurité du travail (LSST), l’employeur a l’obligation de prendre les mesures nécessaires, notamment l’aménagement des lieux de travail, l’instauration de méthodes de travail sécuritaires ainsi que l’information et la formation des travailleurs. L’employé a l’obligation, selon l’article 49 de la Loi, de prendre les mesures nécessaires pour protéger sa santé, sa sécurité ou son intégrité physique et veiller à ne pas mettre en danger celles des autres personnes », rappelle Marie-Josée Caron, conseillère en préventioninspection, experte en risques biologiques à la CNESST. Bien entendu, les moyens varient selon le type de virus en cause et la gravité de la situation. On parle cependant de mesures de base comme le lavage fréquent des mains avec de l’eau et du savon de préférence ou, à défaut, avec un gel désinfectant ou une lingette alcoolisée ; il est aussi question d’hygiène respiratoire, c’est-à-dire de tousser ou d’éternuer dans le pli du coude. D’autres moyens
MARIE-JOSÉE CARON Conseillère en prévention-inspection, experte en risques biologiques CNESST
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peuvent également être recommandés comme se faire vacciner, s’il existe un vaccin ; respecter une distance de deux mètres par rapport aux personnes symptomatiques ; éviter les réunions en face à face et, s’il faut absolument réunir les gens, le faire dans une pièce assez grande pour qu’ils puissent se disperser ; et utiliser plutôt les outils technologiques pour communiquer, énumère Marie-Josée Caron. Si la gravité de la pandémie le requiert, un employé en contact avec un grand nombre de personnes, un réceptionniste à l’accueil d’un immeuble, par exemple, pourra être isolé derrière un écran de verre ou de plastique. Si les autres moyens ne peuvent être mis en place, le port d’un masque N95 ajusté au visage de la personne est recommandé. Le plan de mesures d’urgence en cas de pandémie demeure certes fortement recommandé. « À la
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CNESST, nous favorisons la prise en charge des milieux pour éviter que l’absentéisme des travail leurs atteigne un niveau tel qu’il pourrait perturber les opérations et la continuité des services », insiste l’experte en risques biologiques. Selon l’article 51.11 de la LSST, l’employeur a l’obligation de fournir gratuitement aux travailleurs tous les moyens et les équipements de protection individuels et collectifs requis et de s’assurer que les travailleurs les utilisent adéquatement. « Encore faut-il, en effet, que les personnes soient formées sur la façon correcte de porter et de retirer les masques et autres équipements », ajoute MarieJosée Caron. Les personnes infectées ont-elles droit à des congés payés ? « La Loi sur les normes du travail ne prévoit pas de congés particuliers en cas de pandémie,
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« La Loi sur les normes du travail ne prévoit pas de congés particuliers en cas de pandémie, ce sont les règles générales encadrant les congés de maladie qui s’appliquent. » – Alexandre Bougie
ALEXANDRE BOUGIE Porte-parole CNESST
ce sont les règles générales encadrant les congés de maladie qui s’appliquent. En effet, lorsqu’une personne doit s’absenter du travail pour cause de maladie, les deux premières journées peuvent être rémunérées à condi tion que cet employé dispose d’au moins trois mois de service continu. De plus, il peut s’absenter jusqu’à un maximum de 26 semaines sur une période de 12 mois sans rémuné ration », précise Alexandre Bougie, porteparole de la CNESST.
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La situation est toutefois différente pour les femmes enceintes ou les personnes qu’un système immunitaire affaibli rend vulnérables. Selon l’article 32 de la LSST, si l’exposition à un contaminant comporte pour elles des dangers, ces personnes ont droit au retrait préventif. Elles peuvent alors être affectées à des tâches ne comportant pas une telle exposition ou être retirées du milieu de travail et recevoir des prestations de la CNESST.
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CONSIDÉRATIONS JURIDIQUES Les obligations des propriétaires et des gestionnaires d’immeubles sont-elles d’ordre légal ou social ? Une avocate spécialisée nous renseigne.
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es gestionnaires et les propriétaires d’immeubles ont l’obligation de préserver la sécurité du public dans leurs établissements ; en ce sens, ils doivent s’assurer d’être prêts s’il survient une pandémie, afin de ne pas engager leur responsabilité, celle d’avoir négligé de prendre les mesures sanitaires nécessaires pour limiter la propagation d’un virus, énonce Me Katherine Poirier, avocate associée chez Borden Ladner Gervais, qui exerce en particulier dans les domaines des droits de la personne, ainsi que de la santé et de la sécurité. Pourrait-il y avoir poursuite ? « Oui, répond-elle, si, par sa négligence sur le plan civil, le gestionnaire ou le proprié taire a contribué à la propagation d’un virus. Il est toutefois difficile de démontrer la négligence lorsqu’une maladie peut être contractée dans n’importe quel lieu public. » Un exemple ? Sans être alarmiste, imaginons un cas hypothétique où un propriétaire d’immeuble aurait été avisé d’un foyer d’éclosion important dans les locaux d’un locataire et qu’il aurait laissé la ventilation de cet endroit communiquer avec d’autres étages sans intervenir. « C’est hypothétique, et j’insiste, car en situation de pandémie, la maladie en cause devient à déclaration obligatoire, et la Santé publique interviendrait. Il reste que propriétaires et gestionnaires d’immeubles ne veulent pas être pris en défaut, comme ils ne veulent pas qu’une maladie ou que le taux d’absentéisme entraîne une interruption de l’activité des locataires qui viendrait affecter leur capacité de remplir leurs obligations aux termes du bail. Il est donc question de protéger la santé du public, de prévenir une responsabilité civile, mais également d’assurer un milieu sain pour que les gens puissent continuer à fonctionner le plus longtemps possible dans les meilleures conditions », expose Me Poirier. L’obligation consiste à agir de façon responsable et diligente, mais elle ne précise pas les moyens pour y arriver. Faisant référence au guide de BOMA Canada, dont elle a pris connaissance et qu’elle dit être complet, Me Poirier mentionne les échangeurs qui font entrer de l’air extérieur ainsi que des mesures de protection de base comme nettoyer fréquemment les boutons d’ascenseur ainsi que toutes les surfaces dures que touchent fréquemment de très nombreuses personnes, installer un distributeur de gel désinfectant dans les entrées et inciter les locataires à prendre des mesures proactives
Me KATHERINE POIRIER Avocate associée Borden Ladner Gervais
comme refuser l’accès aux personnes symptomatiques et limiter les rassemblements. Si l’éclosion est telle qu’il y a mise en quarantaine par la Santé publique, le propriétaire et le gestionnaire d’immeubles ont alors l’obligation de se conformer à la lettre à ce que l’organisme demande. Doit-on prévoir des clauses spécifiques dans le bail ? « De façon générale, la plupart des baux actuels comprennent la faculté d’adopter des règles et des directives en cas de besoin, et ils sont suffisants pour imposer un cadre plus strict si jamais des mesures devaient être prises en cas de pandémie. Toutefois, au moment de la renégociation, il pourrait être intéressant d’inclure des clauses en cas d’urgence sanitaire donnant une plus grande latitude au propriétaire ou au gestionnaire et de prévoir des dédommagements si des mesures sanitaires additionnelles qui engendrent des coûts s’imposaient », explique Me Katherine Poirier. MAINTENANCE IMMOBILIÈRE : : PRINTEMPS 2020 13