Réaménagement de bureau - Maintenance volume 7 - numéro 4

RÉAMÉNAGEMENT DE BUREAUX

La SSQ a mis en place des espaces collaboratifs modulables pour plus d’efficacité MALISA GALANT, COURTOISIE SSQ

L’OPTIMISATION DES ESPACES DE TRAVAIL

BÂTIR UNE STRATÉGIE SOLIDE ET UNE VISION INTÉGRÉE Par Christophe Leduc, journaliste

C’EST SUR LE THÈME DE

ESPACES DE TRAVAIL VISE NON SEULEMENT À AMÉLIORER LE BIEN-ÊTRE

L’OPTI­M I­S ATION DES ESPACES

DES EMPLOYÉS, MAIS AUSSI À AUGMENTER LA PERFORMANCE GÉNÉRALE

DE TRAVAIL QUE S’EST TENU LE

ET À OPTIMISER LES ESPACES, ET DONC LES COÛTS. DES DÉFIS À RELEVER

DÎNER-CONFÉRENCE BOMIDI DU

QUI DEMANDENT UNE SOLIDE STRATÉGIE ET UNE VISION INTÉGRÉE DE

17 OCTO­BRE 2017, ORGANISÉ PAR

LA GESTION DU CHANGEMENT.

BOMA QUÉBEC À L’HÔTEL HILTON DE QUÉBEC. EXEMPLES À L’APPUI, LES TROIS CONFÉRENCIÈRES DE PRESTIGE ONT EXPOSÉ LES ENJEUX SOULEVÉS, EN MATIÈRE DE GESTION DES ESPACES, PAR UN MONDE DU TRAVAIL EN MUTATION. LES MÉTHODES, L’ÉTAT D’ESPRIT ET ÉV OLU ENT. ET LA TENDANCE DES ENTREPRISES À OFFRIR DE NOUVEAUX AMÉNAGEMENTS ET

BOMA QUÉBEC

LES OUTILS TECHNOLOGIQUES Dîner-conférence BOMidi

Hiver 2017 —

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RÉAMÉNAGEMENT DE BUREAUX

U

ne soixantaine de professionnels avaient répondu à l’invitation de BOMA Québec à écouter Hélène Pâquet, directrice principale Construction et exploitation de SSQ Groupe financier, Marie-Claude Duchesne, directrice Solutions et planification immobilière du Groupe immobilier Desjardins, et Sylvie Lefebvre, directrice générale du Soutien à la gestion immobilière de la Société québécoise des infrastructures (SQI).

Les trois conférencières ont exposé les stratégies d’optimisation des espaces de travail à travers leurs expériences et expertises respectives.

LE BIEN-ÊTRE, LA PARTIE ÉMERGÉE DE L’ICEBERG D’emblée, Mme Duchesne résumait l’un des enjeux auxquels un nouvel aménagement doit répondre. « Les employés changent, les façons de travailler aussi, constatait-elle avant de déclarer : nous voulons nous adapter. » En effet, les environnements de travail se sont beaucoup transformés ces dernières années en raison des développements technologiques et des nouveaux besoins des employés. Selon Mme Pâquet, l’un des objectifs principaux de SSQ en réaménageant ses locaux était de proposer « un environnement attrayant et fonctionnel pour favoriser le bien-être et la rétention des employés », ainsi que de « renforcer les synergies et briser les silos ». Dans ce but, chez SSQ comme chez Desjardins, on a établi des plans standards reprenant de grands principes à appliquer à chaque local concerné.

L’un de ces principes directeurs était de « décloisonner pour laisser entrer la lumière ». « Les fenêtres sont redonnées à tout le monde et les espaces individuels sont diminués au profit d’espaces collectifs », résumait la directrice principale Construction et exploitation de la SSQ. Destinés à favoriser la collaboration, les espaces communs sont conçus pour être multifonctionnels et donc utilisés plus souvent. « Nous voulions accroître l’agilité et l’efficacité des équipes Desjardins par un environnement plus dynamique, avec des zones de travail adaptées et des outils de travail modernes », expliquait Mme Duchesne.

MALISA GALANT, COURTOISIE SSQ

BOMA QUÉBEC

DES OCCASIONS D’OPTIMISATION Les autres enjeux sont en fait financiers.

L’espace étant devenu rare et cher dans les villes, il est impératif pour les entreprises ou institutions publiques de rationaliser leurs locaux. Ces nouvelles pratiques de travail leur ouvrent justement plusieurs possibilités. D’abord, celle d’optimiser leurs synergies d’affaires : par exemple, SSQ a pu regrouper les employés de ses quatre sites de Montréal dans une seule tour à Longueuil. Ensuite, celle d’opérer une densification, génératrice d’économies.

Ainsi, la superficie de certains postes de travail a été réduite (de 49 pi2 selon le mobilier utilisé antérieurement à 36 pi2 à la Tour SSQ à Longueuil) et les services d’archivage ou d’impression mis en commun.

La nouvelle organisation de l’espace et du travail permet donc d’additionner gain de performance et gain d’espace. « Selon l’ancien aménagement d’un étage que nous venons de rénover à notre siège social, on pouvait y installer des postes de travail pour 75 employés. Selon notre nouveau concept, 99 postes de travail sont maintenant aménagés. Ainsi, nous augmentons le nombre d’employés à cet étage de 32 % tout en ajoutant de nombreux espaces communs », précisait Hélène Pâquet.

Première rangée, de gauche à droite, les conférencières : Hélène Pâquet, directrice principale Construction et exploitation de SSQ Groupe financier, Marie-Claude Duchesne, directrice Solutions et planification immobilière du Groupe immobilier Desjardins, et Sylvie Lefebvre, directrice générale du Soutien à la gestion immobilière de la Société québécoise des infrastructures (SQI) Derrière, deux membres du comité organisateur qui ont chapeauté l’organisation de la conférence : Danielle Jacques, directrice, Gestion immobilière Desjardins et Éric Deblois, directeur principal, SSQ Immobilier 32

— Hiver 2017

Pour la SSQ « décloisonner l’espace et laisser rentrer la lumière » était une priorité

Technologie et collaboration sont au cœur des nouveaux aménagements de la SSQ

D’après Marie-Claude Duchesne, de Desjardins immobilier : « 30 à 40 % de nos espaces étaient inutilisés. Soit parce que les personnes étaient malades, en déplacement, en transit vers un autre bâtiment, en télétravail, etc. ». La mobilité des postes est donc un axe d’optimisation de l’espace et des coûts. Le but est d’arriver à proposer un ratio postes-employés optimal.

Pour cela, il faut travailler sur trois axes : humain, immobilier et technologique.

UNE VISION INTÉGRÉE ET TRANSVERSALE Car, comme l’expliquait Sylvie Lefebvre de la SQI, « parler simplement d’aménagement de milieu de travail est insuffisant » : il s’agit plutôt « d’un projet d’entreprise vers une nouvelle façon de travailler dont la résultante est un espace réduit et de meilleure qualité ». Cette nouvelle approche a des conséquences transversales, qu’il faut savoir anticiper, notamment en matière d’infrastructures selon Mme Lefebvre : « Les propriétaires d’immeubles doivent s’adapter, car les besoins des gestionnaires changent. Ils doivent vérifier qu’ils peuvent absorber une plus grande densité, par exemple en termes de ventilation, de nombre de fenêtres, etc. Ils doivent se préparer. » Les entreprises ou institutions publiques qui veulent optimiser leurs espaces de travail doivent avoir conscience qu’il ne s’agit pas seulement d’embaucher un architecte d’intérieur et un ergonome. Pour relever ce défi, il faut avoir une stratégie globale impliquant toutes les parties concernées. Une planification de qualité est essentielle, tout comme il est recommandé de prendre son temps. « Nous avons travaillé sur le projet de construction

Une des manières de conjuguer optimisation de l’espace et bien-être selon la SSQ

et d’aménagement de la Tour SSQ de 2012 jusqu’à sa livraison en 2016, en prenant soin d’intégrer la gestion du changement dans le processus », insistait Hélène Pâquet.

D’autant que l’une des difficultés à ne pas sous-estimer est la résistance humaine aux changements. L’adhésion des employés étant indispensable, il faut se donner les moyens de l’obtenir. « Notre accompagnement de la gestion du changement se fait en deux phases », détaillait Marie-Claude Duchesne : « une démarche de communication de haut en bas » constitue la phase préalable, puis « une préparation de 12 mois d’avance est nécessaire pour présenter les outils, le concept et susciter l’adhésion ». Car c’est bien là l’un des défis principaux : changer les habitudes prend beaucoup plus de temps que de changer le mobilier !

100e

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ANNIVERSAIRE

1917-2017

1955, rue Cabot, Montréal (Québec) H4E 1E2 | 514 766-3531 Hiver 2017 —

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