Trabajo de contabilidad

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Elaborado por:

JOSÉ C. CONTRERAS DUQUE CI. 11.839.840

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ÍNDICE

CONTENIDO

Pag.

Introducción

3–4

CAPÍTULO I. El Efectivo.

Concepto, Efectivo en moneda extrajera, Intereses no registrados, Depósitos en tránsito, Asientos.

5 – 26

CAPÍTULO II. Provisiones para Cuentas Incobrables.

Concepto, Métodos, Casos, Asiento de cada método y casos, Presentación de un balance general.

27 – 43

CAPÍTULO III. Gastos Pagados por Anticipado.

Concepto, Cuentas que se ajustan, Métodos, Asientos.

44 – 48

CAPÍTULO IV. Depreciación de Activos Fijos.

Concepto, Cuentas que se ajustan, Métodos de depreciación, Tabla de depreciación, Asientos, Presentación de un balance general.

49 – 63

CAPÍTULO V. Cargos Diferidos.

Concepto, Cuentas que se ajustan, Asientos.

64 – 65

CAPÍTULO VI. Gastos Acumulados por Pagar.

Concepto, Cuentas que se ajustan, Asientos.

66 – 67

CAPÍTULO VII. Créditos Diferidos.

Concepto, Cuentas que se ajustan, Asientos.

68 – 70

CAPÍTULO VIII. Asientos de Cierre.

Concepto, Cierre de las Cuentas que forman el grupo de ingresos normales, Cierre de las cuentas que forman el grupo de costos de venta, Cierre de las cuentas costos de venta, Cierre de las cuentas de gastos operacionales, Cierre de ingresos y egresos financieros, Cierre del impuesto sobre la renta, Cierre de Ganancias y Pérdidas.

71 – 82

Conclusiones

83 - 84

Bibliografía

85

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INTRODUCCIÓN

La contabilidad es una ciencia que tiene por objeto la organización y el control de las operaciones de una empresa, enseña y expone las reglas para el registro de las mismas; y es fundamental dentro de un sistema contable.

Para organizar y controlar estas operaciones se deben conocer y aplicar las reglas que conducen a este fin. La contabilidad implica el manejo financiero de una empresa, cuando se toca la palabra “financiero” automáticamente nos da una idea de la moneda o sea del efectivo, el cual constituye toda la suma de dinero que se encuentra a disposición de la empresa en forma amplia y absoluta, que puede ser utilizado para efectuar pagos de cualquier naturaleza, éste esta constituido por los billetes, monedas, cheques recibidos, depósitos a la vista, giros postales, entre otros que se consideren dentro de este género.

El efectivo se encuentra disponible en Caja, Caja chica y Bancos; es de suman importancia llevar un control estricto del mismo por parte de la empresa y hacer los Registro en los Libros de Diario (Auxiliares y General) y su pase al mayor en su debida oportunidad.

La mayor parte de las ventas que realizan los negocios en la actualidad son efectuadas a crédito, y en muchos casos respaldadas por facturas o letras de cambio, las cuales están reflejadas en la contabilidad como Cuentas por Cobrar y Efectos por Cobrar, respectivamente. Puede ser que algunas de estas facturas o letras se haga imposible su cobro, ya sea por quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio; cuando esto sucede estas Cuentas por Cobrar se deben traspasar a las Gastos del ejercicio, ya que la incobrabilidad constituye una pérdida para la empresa. Como para el cierre del ejercicio en la mayoría de los casos no se tiene la certeza de la incobrabilidad se procede a hacer una estimación sobre las posibles pérdidas y en consecuencia crear una cuenta de Provisión para Cuentas Incobrables para absorber estas pérdidas que coso que las hubieran.

Las erogaciones de dinero hechas por adelantado, por gastos que se van a causar o por servicios que se van a percibir en el futuro, representan los gastos pagados por

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anticipado, al realizar la operación la empresa entra en la posesión de un activo o un derecho, que al ser usado se convierte en gasto. Solo se considera como egresos la parte consumida y se lleva a una cuenta de gastos y la parte no utilizada se incluye en una cuenta de activo circulante prepagado.

Todos aquellos bienes que posee una empresa con características más o menos permanentes en cuenta a la durabilidad, se consideran activos fijos, los cuales sufren depreciación ya sea por el proceso de desgaste, obsolescencia o antigüedad. Cuando se adquiere un activo fijo depreciable, se crea la cuenta en base a ese activo, por ejemplo, maquinaria; automáticamente se crea la cuenta Maquinaria y su contrapartida Depreciación de Maquinaria con el objeto de recuperar a medida que transcurre el tiempo el dinero invertido en el mismo.

Todos aquellos gastos causados y pagados y que sus beneficios van a abarcar varios ejercicios contables, se consideran como cargos diferidos, tales como lo son los gastos de constitución, campañas publicitarias, entre otros.

Al cierre del ejercicio puede ocurrir que estén pendiente pagos y como consecuencia no registrados, algunos gastos de poca importancia, como teléfono, electricidad, etc. Como estos servicios se han utilizado en ese año que finaliza, se debe registrar como gastos del mismo, y por supuesto, por no haberlos cancelado se abonan a una cuenta de pasivo circulante o a corto plazo denominada llamada Gastos Acumulados por Pagar.

Los créditos diferidos son ingresos que se registran previamente en razón a que su cobro ocurre antes de que sea prestado el servicio o entregado el bien; dentro de estos conceptos tenemos los alquileres, intereses, publicidad y suscripciones, todos cobrados por adelantado.

Al finalizar un período contable, comúnmente del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año, se deben efectuar los asientos de Cierre, a fin de conocer el estado de situación de la empresa y el resultado de las operaciones.

Por consiguiente, se puede decir que todo registro o asiento que ocurra durante un período económico es fundamental para las cuentas de la empresa.

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CAPÍTULO I: EL EFECTIVO

CONCEPTO: Es la primera partida que aparece en un balance general y representa uno de los renglones más importantes de los rubros del activo para una entidad. El efectivo está representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para fines específicos, como por ejemplo, un fondo fijo para gastos menores, u otras partidas que se puedan considerar equivalentes de efectivo.

Caja: se aceptan como efectivo disponible: •

Dinero en efectivo en moneda nacional (moneda y billetes)

•

Moneda extranjera en efectivo o cheques de gerencia, valorados al cambio oficial suministrado por el banco central.

•

Cheques de terceros pagaderos en moneda nacional, no sujeto a restricciones.

•

Giros postales o bancarios.

•

Boletas de tarjetas de crédito confirmadas.

Caja: no se aceptan como efectivo disponible: •

Cheques con fecha adelantada o con restricciones para su depósito en cuentas corrientes bancarias.

•

Cheques devueltos por falta de fondos. Si es por falta de endoso puede incluirse como efectivo.

•

Vales de caja o adelantos a empleados y vendedores.

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Banco: se aceptan como efectivo disponible: •

Depósitos en cuentas corrientes disponibles para el pago de transacciones operacionales.

•

Depósitos de ahorro disponible para el pago de operaciones.

Banco: no se aceptan como efectivo disponible: •

Depósitos sujetos a algún tipo de restricción. (plazo fijo, cumplimiento de contrato, decisiones judiciales).

•

Depósitos para la creación de fondos. (Pensiones o jubilaciones, ampliación o compra de activos fijos, amortización de deudas).

•

Depósitos en bancos que hayan restringido o suspendido en alguna forma el retiro de fondos.

•

Depósitos en un país extranjero que no tenga libertad de cambio o que de alguna forma imponga restricciones sobre los depósitos en moneda nacional o extranjera.

El efectivo esta compuesto por partidas que son manejadas mediante diferentes cuentas contables, las cuales representan el numerario o sus equivalentes a una fecha determinada. El efectivo por tanto, puede estar representado por los siguientes rubros o conceptos:



Caja: está conformada por el efectivo que se recibe o se desembolsa con fines específicos y predeterminados.



Fondos fijos: están constituidos por segregaciones de efectivo que se realizan del dinero disponible en una cuenta corriente para que su manejo sea asignado a una persona dentro de la compañía y que ésta sea responsable de su custodia. Los fondos

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fijos se diferencian de una cuenta de caja en que en monto de los fondos fijos permanecen constante y sólo varia cuando se toma la decisión de aumentarlos o disminuirlos a una cantidad específica. Los fondos fijos son conocidos con la denominación de caja chica.



Bancos: Está constituida por el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos a la vista en una entidad financiera y las cuales están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria, el cual determina y aclara las diferencias que existen entre los saldos que muestran los registros contables y el saldo reflejado por la entidad financiera en la cual se tiene depositados los fondos.



Depósitos a plazo fijo: están representados por dinero que no ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés. Por lo general, este tipo de depósitos deben tener un vencimiento menor a noventa días a partir de la fecha de presentación del balance general, en caso contrario, la práctica contable no la clasifica como equivalente de efectivo.



Otros conceptos equivalentes de efectivo: estos pueden ser inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas, o convertibles a efectivo y que su vencimiento por lo general sea menor a noventa días a partir de la presentación del balance general y no exista riesgo para su conversión rápida en efectivo.

EFECTIVO EN MONEDA EXTRANJERA: Son conocidas como efectivo en bonos estas cuentas en monedas extranjeras depositadas en los mismos; siempre y cuando en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad, o existan controles de comentario que impidan su libre convertibilidad.

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De ser considerado esta partida como efectivo, deberá ser participante traducida o considerada a moneda nacional, al tipo de cambio que para en ese momento exista en el país.

Las monedas extranjeras en poder de la empresa, siempre que se coticen libremente el Banco local. En las localidades cercanas a la frontera es corriente que muchas manejen indistintamente monedas venezolanas y del país vecino. Esto ocurre con la mayor naturalidad en Paraguaipoa, San Antonio, Guiria, Margarita y otras regiones fronterizas del país. Caso similar ocurre con las empresas que tengan sucursales en el extranjero, o que mantengan extensas relaciones con corresponsales allá.

Estas divisas han de mostrarse como efectivo, en el activo circulante; pero convertidos a bolívares, al cambio oficial para la fecha del balance general.

INTERESES NO REGISTRADOS: Es un problema a ser resulto en los libros del Banco, pero las partidas registradas en nuestros libros o los errores que hayamos cometer si afectaran nuestro saldo. Por otra parte, si hemos omitido del requisito de una operación, al percatarnos de ella es necesario registrarla y en el concepto del asiento manifestar que corresponde a una fecha anterior la cual no se contabilizo por omisión.

DEPÓSITOS EN TRÁNSITO: Son aquellos depósitos que la empresa hace demasiado tarde, cuando el banco ya ha hecho el cierre de cuenta a fin de mes, y no pueden ser incluidos en ese estado de cuenta,

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estos depósitos son registrados en la cuenta de efectivo de la empresa, pero no aparecen en el estado de cuenta del mismo mes elaborado por el banco.

Si al momento del cierre de los libros hay alguna reserva de dinero, que se ha enviado desde alguna sucursal a la casa matriz, o viceversa; tal remesa no aparecerá, lógicamente, como efectivo en ninguna de las contabilidades de dichas casa una vez verificada la cantidad de la remesa de dinero, se ha demostrar. a) Como si todavía estuviera en poder de la casa remitente. b) Como efectivo en transito, en la contabilidad de la casa destinataria.

Hay que estar alerta y tomar todas las precauciones que sean necesarias, a fin de que ninguna partida de efectivo en tránsito se cuente dos veces, es decir, que se muestre en la contabilidad del remitente y en la del destinatario. O, lo que resaltaría igualmente grave, que se deje de contabilizar.

ASIENTOS:

DISTRIBUIDORA ORINOCO C.A. (Objeto: compra venta de carteras)

ENTRADAS DEL EFECTIVO: 10-01-2000, Se vendieron tres (03) docenas de carteras de cuero a 400.000,00 Bs. cada docena, se recibió cheque el cual fue depositado en el banco.

12-01-2000, fue cancelada con cheque Nro. 232221, la factura 1223, por el cliente Pedro Pérez, acreditada el día 09-01-2000, por un monto de Bs. 300.000,00.

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FECHA ENERO

DESCRIPCIÓN -1-

REF

10 BANCO VENTA P/R. VENTA DE MERCANCIA. -212 CAJA CUENTAS POR COBRAR P/R. PAGO DE LA FACTURA N° 1223.

DEBE

05 06

1.200.000,00

07 08

300.000,00

HABER

1.200.000,00

300.000,00

SALIDAS DEL EFECTIVO: 13-01-2000, Se compró mercancía al contado por un monto de 2.300.000,00 cancelada con cheque Nro. 3228938.

14-01-2000, se canceló con dinero en efectivo la factura N° 1349, acreditada por la empresa San José C.A. por un monto de 1.500.000,00.

FECHA ENERO

DESCRIPCIÓN -313 COMPRA BANCO P/R. COMPRA DE MERCANCIA. -414 CUENTAS POR PAGAR CAJA P/R. LA CANCELACION FACT. 1349.

REF

DEBE

09 05

2.300.000,00

10 07

1.500.000,00

HABER

2.300.000,00

1.500.000,00

En las empresas donde el número de entradas y salidas de efectivo son muy altos, es necesario llevar un control especial de esas operaciones. A tal efecto, tanto las entradas como las salidas de efectivo se registran en libros auxiliares con especial rayados especiales. El propósito y el diseño de los libros auxiliares utilizados por una empresa varían según sus necesidades particulares.

Forma de registrar las operaciones en el Diario Auxiliar de efectivo:

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Ejemplo: La empresa DELTA C.A. efectúa en el período contable comprendido entre el 2 y 31 de enero de 2002, las siguientes operaciones en efectivo.

Entradas: 02, vendió mercancía al contado por Bs. 170.000,00.

07, Pedro Pérez, canceló su cuenta de Bs. 200.000,00.

07, Carlos Ramírez, canceló su cuenta de Bs. 300.000,00 y se le concedió un descuento de 2% por pronto pago.

21, Alfonso Linares, canceló su cuenta de Bs. 150.000,00.

31, David Ojeda, canceló su cuenta de Bs. 460.000,00 y se le concedió un descuento del 2% por su pronto pago.

31, vendió mercancía al contado por Bs. 510.000,00 con rebaja del 5%.

Salidas: 03, Compró mercancías al contado por Bs. 1.430.000,00.

10, Compró artículos de escritorio por Bs. 125.000,00.

17, Canceló a Luis Palma Bs. 280.000,00 y obtuvo un descuento del 1% por pronto pago.

24, Canceló a Bazar Popular Delta, Bs. 340.000,00.

31, Canceló gastos varios de venta por Bs. 37.000,00.

31, Liquidó su cuenta a Marcos Pérez por Bs. 230.000,00 y obtuvo un descuento del 2%.

31, Canceló Bs. 180.000,00 por comisiones a los vendedores.

31, Adquirió mercancías al contado por Bs. 500.000,00 y obtuvo rebaja del 10%.

DIARIO AUXILIAR DE ENTRADAS DE EFECTIVO Fecha

Ventas

02/01 07/01 07/01 21/01

170.000

Descuentos en ventas

6.000

Rebajas en ventas

Cuentas por cobrar 200.000 300.000 150.000

Ingresos por servicios

Otras entradas Cuentas

Bs.

Total 170.000 200.000 294.000 150.000

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31/01 31/01

9.200

460.000

510.000

450.800 484.500

25.500

DIARIO AUXILIAR DE SALIDAS DE EFECTIVO Fecha

Compras

03/01 10/01 17/01 24/01 31/01 31/01 31/01 31/01

1.430.000

Descuentos en compras

Rebajas en compras

Cuentas por pagar

2.800

280.000 340.000

4.600

230.000

Comisión de vendedor

Otras entradas Cuentas

Bs.

Art. escritorio

125.000

Gastos de Venta

37.000

180.000 500.000

50.000

Total 1.430.000 125.000 277.200 340.000 37.000 225.400 180.000 450.000

Al finalizar un tiempo predeterminado – una semana, una quincena o un mes – se hace un corte de cuenta en los Diarios Auxiliares para luego proceder a elaborar el “asiento resumen” en los Libros de Diario General. El corte de cuenta consiste en sumar y totalizar cada una de las columnas del Diario Auxiliar; en el ejemplo referido, en el Auxiliar de Entradas de Efectivo las sumas de las columnas son: Ventas: 680.000,00. Descuentos en Ventas: 15.200,00. Rebajas en Ventas: 25.500,00.

Cuentas por cobrar: 1.110.000,00. Total de Entradas: 1.749.300,00; y se asientan en el Libro Diario General, de la siguiente manera: FECHA ENERO

DESCRIPCIÓN -1CAJA O BANCO DESCUENTOS EN VENTA REBAJAS EN VENTA VENTAS CUENTAS POR COBRAR

REF XX XX XX XX XX

DEBE

HABER

1.749.300,00 15.200,00 25.500,00 680.000,00 1.110.000,00

P/R. RESUMEN DE LAS ENTRADAS DE EFECTIVO DURANTE EL MES DE ENERO SEGÚN DIARIO AUXILIAR.

Del mismo modo se procede con el Libro Diario Auxiliar de Salidas de Efectivo. La Suma de las columnas totalizan:

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Compras: 1.930.000,00. Descuentos en compras: 7.400,00. Rebajas en compras: 50.000,00. Cuentas por pagar: 850.000,00. Comisiones de vendedores: 180.000,00.

Artículos de escritorio: 125.000,00. Gastos varios de venta: 37.000,00. Total de salida de efectivo: 3.064.600,00, y se asientan en el Libro Diario General, de la siguiente manera: FECHA ENERO

DESCRIPCIÓN -2COMPRAS CUENTAS POR PAGAR COMISIONES DE VENDEDORES ARTÍCULOS DE ESCRITORIO GASTOS DE VENTA DESCUENTOS EN COMPRA REBAJAS EN COMPRA BANCO

REF XX XX XX XX XX XX XX XX

DEBE

HABER

1.930.000,00 850.000,00 180.000,00 125.000,00 37.000,00 7.400,00 50.000,00 3.064.600,00

P/R. RESUMEN DE LAS SALIDAS DE EFECTIVO DURANTE EL MES DE ENERO SEGÚN DIARIO AUXILIAR.

De no haber utilizado estos libros especiales para registrar cada una de las transacciones descritas, se habrían necesitado 14 asientos en el Libro Diario general. Con la alternativa de estos auxiliares, el volumen de registro se redujo a sólo dos asientos en el Diario Principal.

Arqueo de Caja: Consiste en contar las existencias física de dinero en efectivo, cheques, boletas de tarjetas de crédito, vales y cualquier otro valor controlado por intermedio de la cuenta de caja y comprobar si el monto encontrado cuadra con el saldo según libros.

El cajero deberá realizar la operación de arqueo diariamente, al finalizar su trabajo, e informará sobre cualquier diferencia que pueda encontrar.

El arqueo de caja es un trabajo delicado y debe hacerse con sumo cuidado. Las empresas acostumbran utilizar formatos especiales para facilitar este trabajo y lograr un mejor

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control. Cada empresa diseña su propio formulario de acuerdo a sus necesidades y exigencias.

MODELO DE ARQUEO DE CAJA Empresa: _____________________________________________________________________________ Fecha: _____________________Caja __________________________________Arqueo N° ___________ a)

DINERO EN EFECTIVO: ____________ x 50.000 ____________ x 20.000 ____________ x 10.000 ____________ x 5.000 ____________ x 2.000 ____________ x 1.000

= Bs. ________ = Bs. ________ = Bs. ________ = Bs. ________ = Bs. ________ = Bs. ________

____________ x 500 ____________ x 100 ____________ x 50 ____________ x 20 ____________ x 10 ____________ x 5

= Bs. ________ = Bs. ________ = Bs. ________ = Bs. ________ = Bs. ________ = Bs. ________

TOTAL EN BILLETES Y MONEDAS: Bs. ________________ b) CHEQUES A CARGO BANCOS LOCALES: Banco _____________ _____________

c)

Nro. Cheque __________________ __________________ TOTAL Bs.

Bs. ________________ ________________ ________________

CHEQUES A CARGO BANCOS DEL INTERIOR: Banco _____________ _____________

Nro. Cheque __________________ __________________ TOTAL Bs.

Bs. ________________ ________________ ________________

d) CHEQUES A CARGO BANCO DEL EXTERIOR: Banco _____________ _____________

e)

Bs. ________________ ________________ ________________

BOLETAS TARJETAS DE CRÉDITO: Banco _____________ _____________

f)

Nro. Cheque __________________ __________________ TOTAL Bs. Nro. Tarjeta __________________ __________________ TOTAL Bs.

Bs. ________________ ________________ ________________

VALES DE OBREROS Y EMPLEADOS: _____________ _____________

__________________ __________________ TOTAL Bs.

________________ ________________ ________________

g) OTROS VALES Y VALORES DIVERSOS: _____________ _____________

__________________ __________________ TOTAL Bs.

________________ ________________ ________________

TOTAL Bs. _________________ TOTAL VALES Y VALORES DIVERSOS: Bs.__________________ TOTAL GENERAL EN CAJA Bs.__________________ CONCILIACIÓN Existencia según libro de caja: Existencias según arqueo de caja DIFERENCIAS ENCONTRADAS

Bs._________________ Bs._________________ Bs._________________

OBSERVACIONES:____________________________________________________________________

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_____________________________________________________________________________________ Arqueo efectuado por: Arqueo supervisado por: Comprobado por: _________________________ _______________________ ____________________________

Faltante y sobrante de efectivo: Si en un arqueo de caja se detecta un faltante o sobrante de efectivo, tal situación se registra mediante un asiento de Diario.

Ejemplo: El recuento del efectivo fue de Bs. 657.20,00, pero los comprobantes muestran que las ventas al contado fueron de 658.920,00, el cálculo indica que hay un faltante de Bs. 1.100,00. El asiento de Diario para registrar las ventas será de la siguiente manera:

FECHA ENERO

DESCRIPCIÓN -115 CAJA O BANCO DIFERENCIA DE EFECTIVO VENTAS P/R. Ventas al contado y faltante del día.

REF

DEBE

XX XX XX

657.820,00 1.100,00

HABER

658.920,00

Si por el contrario, el arqueo de caja hubiera detectado sobrante, el asiento sería: FECHA ENERO

DESCRIPCIÓN -115 CAJA O BANCO VENTAS DIFERENCIA DE EFECTIVO P/R. Ventas al contado y sobrante del día.

El Fondo de Caja Chica:

REF

DEBE

XX XX XX

658.920,00

HABER

657.820,00 1.100,00

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Para efectuar un buen control sobre las salidas del efectivo, todas ellas deben hacerse mediante cheques, excepto las de caja chica, que son fondos de efectivo destinado a cancelar gastos relativamente pequeños, tales como pasajes urbanos, franqueo postal, propinas, timbres fiscales, etc., que deben pagarse en efectivo o no ameritan hacer un cheque por ser cantidades triviales.

Cuando se establece un fondo de “caja chicha” se hace una estimación de la cantidad de dinero necesaria para cancelar los gastos que se van a consumir durante un período breve, no más de un mes.

El encargado de la “caja chica” guarda el dinero en la caja de seguridad. Al hacer cada pago debe llenar una salida de caja o comprobante de caja chica.

Cada uno de estos comprobantes obra como recibo y debe estar firmado por la persona que recibió el dinero. Cada vez que se hace un pago, el comprobante se anota en el “registro de caja chica” y luego se coloca, con el dinero, en la caja del fondo. De esta manera, la caja siempre tendrá los comprobantes de pago, el dinero remanente, y ambos deberán sumar el importe del fondo asignado.

Al crear el fondo de Caja Chica se hace un asiento en el libro Diario, con un cargo a caja chica y abono a banco.

La cuenta Caja Chica se carga cuando se establece el fondo, y no se carga ni se abona otra vez, hasta que se modifique el fondo.

Cada vez que se hace un desembolso de Caja Chica, disminuye el dinero y aumenta la cantidad de comprobantes. Cuando queda poco dinero, es necesario reponer el fondo; para reponerlos, el encargado presenta el registro de Caja Chica y los comprobantes al cajero principal, quien le pone el sello de pagado, con el propósito de evitar que se

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paguen de nuevo, retiene el registro y los comprobantes, y entrega un cheque por la cantidad relacionada en comprobantes,. El encargado del fondo Caja Chica cambiará el cheque y, así, tendrá nuevamente la cantidad original. De esta manera, el fondo esta listo para empezar otra vez el ciclo de sus operaciones.

Si el fondo se termina y hay que reponerlo con mucha frecuencia, debe ser aumentado.

Esto produce un cargo adicional a la cuenta Caja Chica y un abono a la cuenta Banco por el importe del incremento.

Ejemplo: La empresa “Distribuidora Yabonoco C.A. el 1 de abril de 2002 emitió el cheque 35452, por Bs. 100.000,00, para crear un fondo de Caja Chica, para cancelar en efectivo gastos hasta por Bs. 5.000,00, el asiento es el siguiente: FECHA ABRIL

DESCRIPCIÓN -101 CAJA CHICA BANCO P/R.

ESTABLECIMIENTO

DE

CAJA

REF

DEBE

XX XX

100.000,00

HABER

100.000,00

CHICA

CHEQUE N° 35452.

Si el encargado de la Caja Chica efectuó los siguientes pagos durante el mes de abril.

FECHA ABR 03 06 09 14 17 21 24 27 28 29

DESCRIPCION COMPRÓ PAPEL Y TIMBRES FISCALES PAGÓ POR COPIA DE UNA LLAVE PAGÓ LAVADO DE CORTINAS PAGÓ REPARACIÓN DE UNA MÁQUINA DE ESCRIBIR PAGÓ REFRIGERIOS PARA EMPLEADOS DE OFICINA COMPRÓ LÁPICES Y SUJETADORES DE PAPEL PAGÓ LIMPIEZA DE VENTANAS PAGÓ RECIBOS DE AGUA MINERAL COMPRÓ UN CANDADO COMPRÓ FILTRO PARA LA CAFETERA

MONTO BS. 1.700,00 300,00 3.400,00 5.000,00 4.200,00 2.800,00 4.500,00 3.700,00 4.900,00 3.500,00

El responsable de la Caja Chica debe preparar un comprobante de caja para cada uno de los pagos realizados.

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Ejemplo: COMPROBANTE DE CAJA CHICA N°

01

FECHA:

03

PAGADO A: IPOSTEL

DE

ABRIL

DE

2000

IMPORTE Bs. 1.700,00

POR CONCEPTO DE: PAPEL Y ESTAMPILLAS CARGAR A: GASTOS VARIOS DE ADMINISTRACIÓN

PAGO RECIBIDO POR:

APROBADO POR:

Estos comprobantes deben acompañar el Registro de Caja Chica, con que el encargado del fondo solicita su reposición en la caja principal. El registro de caja chica que resumen la operación antes señalada deberá mostrar lo siguiente:

N° 1

REGISTRO DE CAJA CHICA Fecha 01-04 03-04 06-04 09-04 14-04 17-04 21-04 24-04 27-04 28-04 29-04

SALIDAS Gastos Gastos N° de Concepto varios Mant.

Pagos diversas Compra Entradas de Inst. Y cuentas Adm. equipo Establecimiento del 100.000 fondo papel y timbre fiscal 01 1.700 copia de una llave 02 300 lavado de cortinas 03 3.400 Reparación máquina 04 5.000 de escribir Refrigerios 05 4.200 lápices y sujetadores 06 Art. de escritorio limpieza de ventanas 07 4.500 agua mineral 08 3.700 Candado 09 Enseres filtro para cafetera 10 3.500 13.400 12.900 34.000

Monto

Saldo 100.000 98.300 98.000 94.600 89.600

2.800

4.900 7.700

85.400 82.600 78.100 74.400 69.500 66.000

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El Asiento en el Libro Diario que corresponde para hacer la reposición del fondo será: FECHA ABRIL

DESCRIPCIÓN REF -130 GASTOS VARIOS DE ADMINISTRACIÓN XX GASTOS DE MANT. INST. Y EQUIPOS XX ARTÍCULOS DE ESCRITORIO XX ENSERES XX BANCO XX

DEBE

HABER

13.400,00 12.900,00 2.800,00 4.900,00 34.000,00

P/R. REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO, SEGÚN REGISTRO DE CAJA CHICA N° 01. CHEQUE N° 23939.

Conciliación Bancaria: Es una de las actividades que más fortalece el control interno de la empresa. Para cumplir con los principios de control del efectivo, las empresas deben abrir en un banco, por lo menos, una cuenta corriente para facilitar el control de las operaciones de salida de su efectivo.

Una vez abierta la cuenta corriente, el banco queda con la obligación de enterar a cada uno de sus clientes cuentacorrentistas sobre el movimiento de sus cuentas; en ese sentido el artículo 523 del Código de Comercio contempla lo siguiente: “Por lo menos quince días después de terminar cada semestre o período de liquidación, los bancos deberán pasar a sus clientes sus cuentas corrientes, exigiéndoles su conformidad escrita, y ésta o las observaciones a que hubiere lugar, se presentarán dentro de cinco días. Si en este plazo el cliente no contestare, se tendrá por reconocidas las cuentas, en la forma presentada, y sus saldos deudores o acreedores serán definitivos en la fecha de la cuenta.

El estado de cuenta bancario es una relación detallada que los bancos envían mensualmente a cada uno de sus clientes cuentacorrentistas, en la cual se informa de los cargos y abonos efectuados durante el mes a la respectiva cuenta, con indicación del saldo inicial y del saldo remanente después de cada operación.

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Muchas razones pueden causar diferencias entre el saldo manifestado por el estado de cuenta bancario y el registro en los libros de la empresa; los más comunes son: cheques pendientes, depósitos en tránsito, cargos por servicios, cobros, errores del banco, cheques sin fondo.

Procedimiento para la conciliación bancaria: Antes de la conciliación se deben cumplir los siguientes pasos: 1.

Cotejar los cheques emitidos por la empresa con los pagados por el banco a fin de verificar cuales están pendientes. Esta actividad se realiza con el estado de cuenta del banco, el talón de la chequera y el registro auxiliar de la empresa.

2.

Examinar si están en orden, y registrados por el banco, todos los depósitos hechos por la empresa. El chequeo se realiza con el libro de banco, la carpeta de archivo de los comprobantes de los depósitos bancarios y el estado de cuenta del banco.

3.

Revisar todas las notas de débito y crédito que aparecen en el estado de cuenta, con el fin de verificar cuales están registradas en la empresa y cuales no lo están.

4.

Chequear, en el estado de cuenta del banco y el auxiliar de la empresa, si todos los cheques en tránsito del mes anterior fueron cobrados o no.

Métodos para preparar la conciliación bancaria: Una vez seguidos los pasos arriba descritos, y conocidos los errores y omisiones, si los hubieren, se procede a realizar las correcciones necesarias. A tal efecto, el contador debe preparar un borrador siguiendo un conjunto de reglas que caracterizan el método

21

aplicado. El contador cuenta con varios métodos para preparar la conciliación bancaria; los más conocidos y practicados son: 1.

Método de saldos encontrados.

2.

Método de saldos correctos.

3.

Método de los saldos ajustados.

El Método de saldos encontrados: Este método se sigue partiendo del saldo del estado de cuenta bancario para llegar al saldo registrado en el Libro Auxiliar de la empresa, así: 1. Anote el saldo final de efectivo que parece en el estado de cuenta bancario.

2. Sume. a) los depósitos en tránsito. b) Las notas de débito (partidas que en banco ha cargado y la empresa no ha registrado).

3. Reste. a) Las partidas que la empresa ha registrado y el banco no ha cargado (cheques pendientes). b) Las notas de crédito (partidas que el banco ha abonado y la empresa no ha registrado).

Ejemplo:

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Distribuidora MARA C.A. recibe en la primera semana de junio, el estado de cuenta bancario perteneciente al mes anterior. El empleado encargado, después de realizar los pasos previos a la conciliación bancaria, encontró lo siguiente: 1. Saldo del estado de cuenta bancario. Bs. 600.000,00 2. Saldo en el libro auxiliar de la empresa: Bs. 680.980,00 3. Cheques pendientes: N° 12503 por Bs. 10.000,00 N° 12505 por Bs. 12.000,00 N° 12506 por Bs. 23.000,00 N° 12508 por Bs. 45.000,00 4. Dos giros abonados por el banco y no registrado por la empresa: Giro N° 11/12 por Bs. 20.000,00 Giro N° 12/12 por Bs. 35.000,00 5. Tres depósitos en tránsito: Depósito N° 56715 por Bs. 50.000,00 Depósito N° 38218 por Bs. 60.000,00 Depósito N° 64527 por Bs. 70.000,00 6. Cargos del banco: Bs. 2.500,00 por concepto de comisiones y Bs. 1.700,00 por gastos de cobranza.

7. Abonos del banco: Bs. 1.400,00 por concepto de intereses.

8. Cheque N° 853451 de otro empresa, por Bs. 16.000,00, cargado, por error, a cuenta de la empresa.

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9. Cheque N° 34782 por Bs. 23.000,00 emitido por la empresa, que se le extravió al cliente y que la empresa no ha anulado en sus registros.

10. El cheque N° 34780 por Bs. 41.130,00 emitido por la empresa, fue registrado en el banco por Bs. 41.310,00 11. Un cheque de Bs. 50.000,00 depositado por un cliente en la cuenta de la empresa, fue devuelto por el banco por inconforme.

El cuadro de conciliación bancaria que aquí corresponde es el siguiente: DISTRIBUIDORA MARA C.A. Conciliación Bancaria Banco Universal al 31 de mayo de 2000 Bs.

Bs.

Bs.

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Saldo Según Banco……………………………….

600.000,00

Mas: Depósitos en tránsito: N° 56715………………………..………………...

50.000,00

N° 38218………………………..………………...

60.000,00

N° 64527………………………..………………...

70.000,00

Total depósitos en tránsito………………………..

180.000,00

Notas de débito: Gastos por comisión……………………………...

2.500,00

Gastos por cobranza.……………………………...

1.700,00

Cheque devuelto…..……………………………...

50.000,00

Cargos y abonos por error: Cheque ajeno……………………………………..

16.000,00

Cheque registrado en exceso por el banco………..

180,00

Total notas del débito y errores de banco………...

70.380,00

Subtotal…………………………………………...

250.380,00 850.380,00

Menos: Cheques pendientes: N° 12503………………………………………….

10.000,00

N° 12505………………………………………….

12.000,00

N° 12506………………………………………….

23.000,00

N° 12508………………………………………….

45.000,00

Total cheques pendientes…………………………

90.000,00

Notas de crédito: Giros cobrados……………………………………

55.000,00

Intereses a favor…………………………………..

1.400,00

Errores y omisiones de la empresa: Cheque sin anular………………………………...

Total notas de crédito y omisiones de la empresa..

Saldo en libros……………………………………

23.000,00 79.400,00

169.400,00 680.980,00

La conciliación bancaria sirve de base para elaborar los asientos de Diario a que se diera lugar para actualizar la información, en este caso específico, corresponde hacer los siguientes:

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FECHA MAYO

DESCRIPCIÓN -131 BANCO EFECTOS POR COBRAR INTERES BANCARIO GANADO CUENTAS POR PAGAR

REF

DEBE

XX XX XX XX

79.400,00

XX XX XX XX

2.500,00 1.700,00 50.000,00

HABER

55.000,00 1.400,00 23.000,00

P/R. LAS NOTAS DE CRÉDITO COMPRENDIDAS EN LA CONCILIACIÓN BANCARIA DEL MES DE MAYO.

-231 GASTOS POR COMISION BANCARIA GASTOS POR COBRANZA CUENTAS POR COBRAR BANCO

54.200,00

P/R. LAS NOTAS DE DÉBITO MANEJADAS EN LA CONCILIACIÓN BANCARIA DEL MES DE MAYO.

Método de saldos correctos: El método consiste en presentar un contraste de la información en cuatro columnas: dos columnas para la empresa y dos para el banco, con los respectivos encabezamientos del Debe y Haber. El procedimiento a seguir es sencillo: en el par de columnas correspondientes al banco, se carga o abona lo que él dejó de registrar y la corrección de sus errores, mientras que en las columnas correspondientes a la empresa se carga y abona lo que está pendiente por registrar y la corrección de los errores cometidos en sus libros. La misma información que se utilizó para ilustrar el método anterior, sirve también de ejemplo para mostrar el procedimiento a seguir en este segundo método: DISTRIBUIDORA MARA C.A. Conciliación Bancaria.

Banco universal al 31 de mayo de 2000 CONCEPTO 1 Saldo al 31 de mayo 2 Depósitos en tránsito N° 56715 N° 38218 N° 64527 3 Cheques pendientes: N° 12503 N° 12505 N° 12506

LIBRO DE LA EMPRESA DEBE HABER 680.980,00

LIBRO DEL BANCO DEBE HABER 600.000,00 50.000,00 60.000,00 70.000,00 10.000,00 12.000,00 23.000,00

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N° 12508 4 Notas de débito: Gastos por comisiones Gastos de cobranza Cheques devueltos 5 Notas de crédito: Giros cobrados Intereses a favor 6 Errores del banco: Cheque ajeno Exceso pagado en cheque 7 Errores de la empresa: Cheque sin anular Sumas: Saldos Correctos:

45.000,00 2.500,00 1.700,00 50.000,00 55.000,00 1.400,00 16.000,00 180,00 23.000,00 760.380,00 760.380,00

54.200,00 706.180,00 760.380,00

90.000,00 706.180,00 796.180,00

796.180,00 796.180,00

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CAPÍTULO II: PROVISIONES PARA CUENTAS INCOBRABLES CONCEPTO: Se define como una contracuenta de activo o una cuenta de valuación. Ambos términos indican que la provisión tiene un saldo crédito, lo cual se compensa con el activo cuentas por cobrar para producir una medida más útil y confiable de liquidez de una empresa.

No hay forma de afirmar de antemano que cuentas por cobrar se recuperan y cuales no.

Por consiguiente, no es posible acreditar las cuentas a clientes específicos para nuestra estimación de cuentas probablemente incobrables. Tampoco se puede acreditar la cuenta de control de cuentas por cobrar en el mayor general. La única alternativa práctica, por consiguiente, es acreditar una cuenta separada llamada provisión para cuentas de dudoso recaudo por el valor que se estima incobrable.

MÉTODOS Y ASIENTOS: Existen varios métodos para calcular ese estimado con el cual se creará la provisión, son las utilizadas son: 1. Análisis de antigüedad de saldos de cuentas y efectos por cobrar.

2. Porcentaje sobre el saldo de cuentas y efectos por cobrar.

3. Porcentaje sobre las ventas a crédito.

Primer Método: Análisis de antigüedad de saldos de cuentas y efectos por cobrar: Consiste este método en analizar el estado de atraso en los pagos en que se encuentra cada uno de los clientes, así como la lentitud con la que tales clientes van cancelando.

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Ejemplo: La empresa TIPICA C.A. cierra su ejercicio contable cada 31 de diciembre, para el 3112-98, el saldo de Cuentas por Cobrar era de Bs. 182.900,00 compuesto como sigue: CLIENTE

FECHA DE VENTA

FECHA DE

18-11-98 15-10-98 12-05-98 03-09-98 15-12-98 14-11-98 15-10-98 12-11-98 01-07-98 10-10-98 14-09-98 15-06-98 01-05-98 15-09-97 1998

VENCIMIENTO 18-01-99 15-12-98 12-06-98 18-09-98 15-01-99 14-01-99 15-12-98 12-01-99 01-09-98 10-11-98 14-10-98 15-08-98 15-07-98 15-10-97 1999

Femoral C.A. Femoral C.A. Carpo S.A. Alborada SRL Tortosa J. Alvarado El Repuesto C.A. El Repuesto C.A. Palermo S.A. Menisco SRL Menisco SRL Colombo S.A. Colombo S.A. Pentágono S.A. Otro C.A.

MONTO 10.000,00 12.000,00 4.500,00 7.400,00 3.260,00 10.240,00 14.700,00 10.000,00 8.600,00 5.900,00 10.700,00 8.900,00 12.600,00 3.600,00 60.500,00

Es política de la empresa crear provisión aplicando un determinado porcentaje sobre los saldos de cuentas por cobrar dependiendo de la antigüedad de las mismas.

Antigüedad Porcentaje

N° Vencidas 5

01-30 10

31-60 15

DIAS DE VENCIMIENTO 61-90 91-120 121-150 20 25 30

151-180 35

+ de 180 40

La cuenta provisión para cuentas incobrables tiene un saldo de Bs. 1.000,00 al 31-12-98, el cual proviene de la provisión creada al finalizar el ejercicio anterior.

Se pide:

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Calcular y registrar la provisión para cuentas incobrables, por el método de antigüedad de saldos sabiendo que se decidió dar de baja la cuenta del cliente pentágono S.A. En primer lugar, se procede a elaborar una relación donde se mencione a cada cliente, clasificando el saldo que debe en vencido o no vencido.

CLIENTE Femoral C.A. Carpo S.A. Alborada SRL Tortosa J. Alvarado El Repuesto CA Palermo S.A. Menisco SRL Colombo S.A. Pentágono S.A. Otro C.A. TOTAL Porcentaje Total Provisión

TOTAL 22.000,00 4.500,00 7.400,00 3.260,00 10.240,00 24.700,00 8.600,00 16.600,00 21.500,00 3.600,00 60.500,00 182.900.00 23.275

No vencido 10.000

DIAS DE VENCIDO 01-30 12.000

31-60

61-90

91-120

121-150

151-180

+ de 180

Perdido

4.500 7.400 3.260 10.240 10.000

14.700 8.600 5.900

10.700 8.900

12.600 3.600

60.500 94.000 5%

26.700 10%

5.900 15%

10.700 20%

16.000 25%

8.900 30%

12.600 35%

4.500 40%

4.700

2.670

885

2.140

4.000

2.670

4.410

1.800

3.600

La parte de la deuda que haya vencido, será clasificada, a su vez, de acuerdo con la cantidad de días transcurridos después de su vencimiento.

Así, por ejemplo el cliente Femoral C.A. debe un total de Bs. 22.000,00 de los cuales Bs.10.000,00 no han vencido por lo cual se coloca la cifra en la columna de no vencido.

El resto Bs. 12.000,00 venció el 15-12-98, por lo que se encuentra dentro del lapso de 1 a 30 días de vencido, razón por la cual se coloca en la columna encabeza con 1-30.

De esta forma se va actuando con cada uno de los clientes.

Con respecto a la cuenta del cliente Pentágono S.A. por Bs. 3.600,00, debido a que se venció desde hace 14 meses y medio, se decidió considerar esta cuenta definitivamente perdida, razón por la cual se colocó en la última columna destinada a cuentas perdidas.

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Una vez que se han distribuido los saldos de acuerdo con su antigüedad, se procede a sumar las columnas, obteniendo así la cantidad de créditos vencidos dentro de los lapsos indicados.

Se procede a calcular la provisión que le corresponde a cada grupo de cuentas, aplicándole el porcentaje establecido por la empresa. Así, la empresa estima que de los créditos no vencidos, Bs. 94.000,00 se perderá en el futuro el 5% es decir 4.700,00.

De aquellos que ya llevan de vencidos entre 1 y 30 días, se perderá el 10% Bs. 2.670,00 y así sucesivamente.

Hecho esto, se suma la línea para obtener el total de provisión a crear, la cual alcanza a Bs. 23.275,00.

Sin embargo, antes de registrarla, se dará de baja la cuenta de Pentágono S.A. por Bs. 3.600,00.

Para dar de baja la cuenta incobrable, se hará el siguiente asiento: Supongamos, que Cuentas por Cobrar y Provisiones para Cuentas incobrables aparecen en el Mayor general como sigue: CUENTAS POR COBRAR DEBE HABER 182.900,00

PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE DEBE HABER 1.000,00

Luego se registra en el Libro Diario de la siguiente manera: FECHA

DESCRIPCIÓN

REF

DEBE

HABER

31

1999 -1DIC 31 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES UTILIDADES DEL AÑO 1997.

CUENTAS POR COBRAR

XX XX XX

1.000,00 2.600,00 3.600,00

P/R. Baja de la cuenta del cliente Pentágono S.A. por incobrable.

La cuenta se cargo a Provisión hasta donde el saldo existe permitió Bs. 1.000,00, el resto, Bs. 2.600,00 debido a que la cuenta que se está dando por perdida procede de ventas de 1997, debe ser cargada al resultado de ese año. El abono se hace a Cuentas por Cobrar.

Al pasar al libro Mayor, las cuentas quedan: CUENTAS POR COBRAR DEBE HABER 182.900,00

PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE DEBE HABER 1.000,00

3.600,00 179.300,00

1.000,00 - Saldos -

-0-

El Asiento para registrar la provisión que cubrirá las pérdidas estimadas que se producirán en el siguiente ejercicio contable se realiza así: FECHA 1999 DIC 31

DESCRIPCIÓN -1PERDIDA POR CUENTAS INCOBRABLE

PROVISIÓN PARA CUENTAS INC.

REF XX XX

DEBE

HABER

23.275,00 23.275,00

P/R. PROVISIÓN CORRESPONDIENTE AL AÑO 1998.

Al pasar el asiento al Mayor las cuentas quedan: CUENTAS POR COBRAR DEBE HABER 182.900,00

PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE DEBE HABER 1.000,00

3.600,00 179.300,00

1.000,00 - Saldos -

23.275,00 23.275,00

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En caso de que exista Efectos por Cobrar, e procederá a realizar el mismo trabajo de análisis de antigüedad de saldos con esta cuenta y la provisión estimada así calculada, se suma con la de Cuentas por Cobrar para hacer un solo asiento por el total de ambas.

Segundo Método: Porcentaje sobre el saldo de cuentas y efectos por cobrar: Dado el hecho de que provisión para cuentas incobrables es generalmente creada al finalizar cada ejercicio contable, se basa este método en aplicar un determinado porcentaje al saldo que exista en cuentas y efectos por cobrar para ese momento.

Este porcentaje está sustentado en el promedio de pérdidas reales ocurridas en años anteriores. Es decir, en el criterio de que si en los años anteriores se ha venido perdiendo un determinado porcentaje de las cuentas y efectos por cobrar, es de esperarse que, de no presentarse factores distorsionadores, en el próximo ejercicio contable se perderá realmente un porcentaje similar.

Para calcular ese porcentaje, se procede a determinar la relación entre las cuentas y efectos por cobrar que existían al finalizar cada ejercicio contable con la cantidad que de estas cuentas y efectos por cobrar se perdió en el ejercicio siguiente.

Ejemplo: La empresa MATASA C.A. cierra su ejercicio contable al 31 de diciembre de 1999.

Los saldos de cuentas y efectos por cobrar al finalizar los tres últimos ejercicios contables, así como las pérdidas reales habidas fueron:

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FECHA 31-12-96 31-12-97 31-12-98

SALDOS EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR 120.500,00 145.200,00 150.600,00

PERDIDAS REALES EN EL PERÍODO SIGUIENTE 23.800,00 31.900,00 27.560,00

El saldo de cuentas y efectos por cobrar al 31-12-99 es de Bs. 148.300,00, mientras que el saldo de la cuenta provisión para cuentas incobrables es de Bs. 8.500,00 Se pide: calcular y registrar la provisión para cuentas incobrables en base a pérdidas de ejercicios anteriores: El primer paso, será determinar el porcentaje promedio de pérdidas habidas en los ejercicios anteriores, para ello: Se suman los saldos de cuentas y efectos por cobrar que habían al finalizar los ejercicios contables indicados, totalizando la cantidad de Bs. 416.300,00 Se suman las cantidades realmente perdidas de los saldos señalados, totalizando Bs. 83.260,00.

Se determina el porcentaje promedio de pérdida habida en los tres años anteriores, dividiendo el total perdido entre el total de cuentas y efectos por cobrar:

Porcentaje promedio de pérdidas:

83.260,00 416.300,00

X 100 = 20%

Esto quiere decir que en los años anteriores se ha venido perdiendo un promedio de 20% de las cuentas y efectos por cobrar que existían al finalizar cada ejercicio contable.

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Siendo ello así, este método se basa en la presunción de que en el transcurso del próximo año, se perderá un porcentaje similar calculado sobre el saldo que arrojan las cuentas y efectos por cobrar al finalizar el período contable actual.

Se determina la provisión de debe crearse. Para ello, el caso que se estudia las cuentas y efectos por cobrar tiene un saldo al 31-12-99 de Bs. 148.300,00, por lo tanto la provisión requerida se calculará así:

Provisión requerida:

20 x 148.300,00 100

= 29.660,00

Se procede a registrar la provisión. Para ello, debe tenerse en cuenta si en la cuenta provisión para cuentas incobrables existe algún saldo de aquella creada en el período anterior.

En este caso, existe un saldo de Bs. 8.500,00. Es decir, la cuenta provisión para cuentas incobrables aparecería en el Mayor: PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE DEBE HABER 8.500,00

El asiento de Diario para registrar la provisión se hace: FECHA DESCRIPCIÓN 1999 -xDIC 31 PERDIDA POR CUENTAS INCOBRABLES RESULTADOS DEL AÑO ANTERIOR PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOB.

REF XX XX XX

DEBE

HABER

29.660,00 8.500,00 21.160,00

P/R. PROVISIÓN CORRESPONDIENTE AL AÑO 1999.

Analizando el asiento, se puede observar que se ha cargado a pérdidas de1999 Bs. 29.660,00. Es decir, lo que se espera perder definitivamente en el transcurso del próximo

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período. Se abonó a utilidades del año 1998 Bs. 8.500,00 debido a que el saldo que existe en la cuenta provisión para cuentas incobrables procede de aquella creada en ese año. Quiere decir que en el año 1998 se cargó en exceso a pérdidas esa cantidad. Con este abono, se aumenta la utilidad de ese año en la misma cantidad que, con ese exceso, se la había hecho disminuir.

Por último, un abono a provisión por Bs. 21.160,00, es decir: Provisión necesaria

29.660,00

Menos: Provisión existente: Provisión a registrar:

8.500,00 21.160,00

Si el asiento hecho se pasa al mayor, la cuenta provisión para cuentas incobrables queda:

PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE DEBE HABER 8.500,00 21.160,00 29.660,00

Saldo al 31-12-99

Otra forma de hacer el registro sería: Primero, se traslada el exceso de provisión a utilidades de años anteriores.

Segundo, se registra la provisión que se refiere.

Tercer Método: Porcentaje sobre las ventas a crédito:

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Este método es similar al anterior. La diferencia estriba en que el porcentaje de pérdidas se calcula en base a las ventas a crédito realizadas en el ejercicio contable, en vez de hacerlo sobre el saldo de cuentas y efectos por cobrar que existen al finalizar dicho ejercicio.

Ejemplo: La empresa OLIMPIA C.A. cierra su ejercicio contable cada 312 de julio.

Las ventas a crédito de los dos últimos ejercicios contables así como las pérdidas ocurridas sobre esos créditos fueron: VENTAS A CRÉDITO EJERCICIO FINALIZADO EL:

MONTO

31-07-97 31-07-98

840.000,00 1.430.000,00

PERDIDAS REALES EN EL PERÍODO SIGUIENTE 27.500,00 40.600,00

Las ventas a crédito en el ejercicio finalizado el 31-12-99 fueron Bs. 1.560.700,00.

Se pide: Calcular y registrar la provisión requerida para cubrir las pérdidas estimadas que se conocerán en el siguiente ejercicio contable: Se determina el porcentaje de pérdidas reales en los últimos dos períodos, para ello:

-

Se suman las ventas a crédito: Bs. 2.270.000,00

-

Se suman las pérdidas reales: Bs. 68.100,00

-

Se determina el porcentaje.

Porcentaje requerido:

68.100,00 2.270.000,00

X 100 = 3%

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Se calcula el monto de provisión requerida, aplicándole el porcentaje a las ventas a crédito del ejercicio actual:

Provisión requerida:

3 x 1.560.700,00 100

= 46.821,00

Se registra la provisión calculada: FECHA DESCRIPCIÓN 1999 -xJULIO 31 PERDIDA POR CUENTAS INCOBRABLES PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOB.

REF XX XX

DEBE

HABER

46.821,00 46.821,00

P/R. PROVISIÓN CORRESPONDIENTE AL AÑO 1999.

CASOS Y ASIENTOS: Una vez creada la provisión, lo que resta es esperar el comportamiento de los hechos en el siguiente ejercicio contable; en tal sentido se pueden presentar los siguientes casos:

Primer caso: Pérdida por un monto menor a la provisión: La empresa TIPICA C.A. tiene letras por cobrar por Bs. 30.000,00 y facturas por cobrar por Bs. 20.000,00 al 31-12-98.

Para esa misma fecha, tiene creada una provisión para cuentas de cobro dudoso por Bs. 12.000,00

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El 5 de enero de 1999, estando ya en el siguiente ejercicio contable, se determinó que clientes que debían una factura por Bs. 7.000,00 y una letra por Bs. 3.000,00, resultaron ser totalmente insolventes por lo que se decidió darlos de baja.

Se pide: Registrar la baja por pérdida definitiva.

Partimos del hecho que la empresa tiene creadas las siguientes cuentas:

EFECTOS POR COBRAR DEBE HABER 30.000,00

PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES DEBE HABER 12.000,00

CUENTAS POR COBRAR DEBE HABER 20.000,00

Para registrar la pérdida definitiva de la factura por Bs. 7.000,00 y de la letra por Bs. 3.000,00, se le carga a la cuenta provisión para cuentas incobrables el total perdido y se le abona a cuentas por cobrar el valor de la factura y a efectos por cobrar el monto de la letra.

FECHA 1999 ENERO 5

DESCRIPCIÓN -xPROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE CUENTAS POR COBRAR EFECTOS POR COBRAR

REF XX XX XX

DEBE

HABER

10.000,00 7.000,00 3.000,00

P/R. BAJA POR INCOBRABLE DE LA FACTURA N° 13 DEL CLIENTE PEDRO PEREZ Y LA LETRA N° 23 DEL CLIENTE JUAN DIAZ.

Al pasar el asiento al Mayor, las cuentas quedan:

EFECTOS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES

39

DEBE 30.000,00

HABER

DEBE 20.000,00

3.000,00 27.000,00

HABER 7.000,00

DEBE

HABER 12.000,00

10.000,00

13.000,00

2.000,00

Segundo caso: Pérdida por un monto superior a la provisión creada: Con frecuencia pueden presentarse el hecho de que las pérdidas en cuentas y efectos por cobrar realmente habidas, superan los saldos de provisión que para ese momento existe.

Cuando este caso se dé, se tendrá en cuenta si se presentan alguna de las siguientes situaciones: a.

Todas las pérdidas proceden de créditos otorgados en el período anterior: En este caso se actúa de la siguiente manera: -

Se le carga a la provisión para cuentas incobrables hasta por un monto igual al saldo que esta cuenta tenga.

-

El resto de la pérdida se le cargará a resultados del año anterior.

-

El abono, por supuesto, se hará a la cuenta que proceda, dependiendo de si la deuda por cobrar es una factura o una letra.

Ejemplo: La empresa TIPICA C.A. tiene creada una provisión para cuentas de cobro dudoso por Bs. 12.000,00 al 31-12-98.

Durante el período contable que inició el 01-01-99, se perdieron definitivamente facturas por Bs. 7.000,00 y por Bs. 8.000,00. Esta pérdida ocurrió el 15-09-99.

40

Se pide: Registrar la pérdida mencionada.

De acuerdo con la información, existe la cuenta provisión para cuentas incobrables.

PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE DEBE HABER 12.000,00

Se registra la pérdida habida siguiendo las pautas anteriormente mencionadas: FECHA DESCRIPCIÓN 1999 -xSEP 15 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE RESULTADOS DEL AÑO 1998 EFECTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR

REF

DEBE

XX XX XX XX

HABER

12.000,00 3.000,00 8.000,00 7.000,00

P/R. BAJA POR INCOBRABLE DE LA FACTURA N° 166 DEL CLIENTE JUAN PEREZ Y LA LETRA N° 154 DEL CLIENTE PEDRO DIAZ.

Dado el hecho que la pérdida total Bs. 15.000,00 supera el saldo de provisión que para ese momento se tiene creado, Bs. 12.000,00. Se le cargo o utilizó la provisión por el saldo que para ese momento tenía Bs. 12.000,00. La parte que no alcanzó a ser cubierta por la provisión que se tenía creada Bs. 3.000,00 fue cargada a resultados del año anterior. b.

Las pérdidas proceden, una parte del período anterior y otra parte del período actual: En este caso:

-

La pérdida que corresponde a créditos otorgados en el período actual, se carga a la cuenta provisión hasta donde alcance su saldo.

41

-

Si el saldo de la provisión no alcanza para cubrir la pérdida de créditos otorgados en el período anterior, se carga la diferencia a resultados del año anterior.

-

La pérdida que corresponde a créditos procedentes de ventas realizadas en el período actual, se carga a Pérdidas por cuentas incobrables.

-

Se abona a cuentas o efectos por cobrar, según el caso.

Ejemplo: La empresa TIPICA C.A. tiene una provisión creada por Bs. 12.000,00 al 31-12-98.

EL 03-03-99 se determinó que un cliente resultó ser totalmente insolvente.

Para esa fecha debía: a) Factura 2240 por Bs. 7.000,00 vendido el 15-12-98. b) Letra 1410 por Bs. 8.000,00 vendido el 03-12-98. c) Factura 2532 por Bs. 4.000,00 vendido el 15-10-99.

Se pide: Registrar la pérdida definitiva.

FECHA DESCRIPCIÓN 1999 -xMAR 03 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE RESULTADOS DEL AÑO 1998 PERDIDA POR CUENTAS INCOBRABLE EFECTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR

REF XX XX XX XX XX

P/R. BAJA POR INCOBRABLE DE LAS FACTURAS N° 2240, 2532 DEL CLIENTE PEDRO LOPEZ, Y LA LETRA N° 1410 DEL CLIENTE JUAN LIRA.

PRESENTACIÓN DE UN BALANCE GENERAL:

DEBE

HABER

12.000,00 3.000,00 4.000,00 8.000,00 11.000,00

42

Esta cuenta se mostrará en el balance general, seguida de su cuenta de valuación, que es la provisión para cuentas incobrables, la cual se crea (siguiendo cualquiera de los métodos más idóneos para la empresa) de las cuentas por cobrar que según experiencias se suelen perder por insolvencia de los clientes. Aparece de la siguiente forma: …

Cuentas por cobrar Menos: Provisión para cuentas incobrables …

25.000,00 5.000,00

20.000,00

43

CAPÍTULO III: GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: CONCEPTO: Son todos aquellos artículos, suministros o servicios; los cuales al momento de comprarse, se han registrado como gastos y que, al final del ejercicio económico, no se han consumido en su totalidad; por el cual procede entonces un ajuste, para registrar como gasto la parte consumida realmente y como activo, la parte que no se hubiere consumido aún; de manera de cargar al ejercicio que se cierra; la parte consumida y llevar como activo, para el ejercicio siguiente la parte existente. En resumen estos se convierten en gastos solamente a medida que los bienes o servicios se utilizan.

CUENTAS QUE SE AJUSTAN: Seguros pagados por anticipado.

Intereses pagados por anticipado.

Alquileres pagados por anticipado.

Impuestos pagados por anticipado.

Papelería, artículos de escritorio, estampillas, etc.

MÉTODOS: El tratamiento contable aplicado a los gastos pagados por anticipado es relativamente sencillo y el objetivo principal debe ser el de reflejar el monto que se tenga como prepagado y el monto que debe ir al estado de resultados como gasto del período. Los gastos pagados por anticipado, tienen por tanto, dos tipos de operaciones básicas.

44

a) Contabilización de los desembolsos considerados como gastos prepagados. b) Amortización del gasto imputable a un período determinado.

En el primer caso, el registro genérico de un desembolso considerado como gasto prepagado es el siguiente: FECHA XXXX XXX X

DESCRIPCIÓN -xGASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO BANCO

REF XX XX

DEBE

HABER

20.000,00 20.000,00

P/R. GASTO PAGADO POR ANTICIPADOPOR CONCEPTO DE SEGURO.

El segundo registro relacionado con esta cuenta, corresponde a la amortización de gastos relacionado, el cual se muestra a continuación: FECHA XXXX XXX X

DESCRIPCIÓN -xGASTOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIP.

REF XX XX

DEBE

HABER

20.000,00 20.000,00

P/R. EL GASTO CORRESPONDIENTE A INTERESES POR EL PERÍODO DEL XXX AL XXX.

Estos dos registros conforman la primera forma en la cual se pueden contabilizar las dos principales transacciones con los conceptos de prepagados, sin embargo, existe una segunda alternativa de tratamiento contable, la cual consiste en llevar en un principio el desembolso inicial a una cuenta de gastos para luego efectuar un asiento de ajuste que refleje el monto real del gasto respectivo y el saldo que se debe mostrar como prepagado. Por tanto, la cancelación o erogación inicial, será registrada de la siguiente forma:

FECHA XXXX XXX X

DESCRIPCIÓN -xGASTOS BANCO

REF XX XX

DEBE

HABER

40.000,00 40.000,00

45

P/R. EL DESEMBOLSO DE GASTOS POR CONCEPTO DE ALQUILERES.

Posteriormente, cuando se analiza la cuenta de gastos correspondiente, se efectuará un ajuste por el monto que corresponda, el cual deberá reflejarse en el renglón de gastos pagados por anticipado con el siguiente registro contable.

FECHA XXXX XXX X

DESCRIPCIÓN -xGASTOS PAGADOS POR ANTICIP. GASTOS

REF XX XX

DEBE

HABER

20.000,00 20.000,00

P/R. EL AJUSTE CORRESPONDIENTE A LA CUENTA DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Y PARA REFLEJAR EL MONTO QUE SE TIENE QUE CAUSAR COMO GASTO.

En los dos métodos explicados se debe reflejar el saldo razonable que se encuentra por consumir de la cuenta de gastos pagados por anticipado y que tiene que reflejarse en el balance general a la fecha de su presentación.

ASIENTOS: Se pago el 25/06/2001, Bs. 1.480.000,00 correspondientes a la prima del seguro anual de los vehículos de Distribuidora Intercontinental C.A. fecha de cierre del ejercicio 31/08/2001.

Primer método: FECHA DESCRIPCIÓN 2001 -xJUNIO 25 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO BANCO

REF

DEBE

XX XX

1.480.000,00

XX XX

20.274,00

HABER

1.480.000,00

P/R. EL PAGO DE LA PRIMA DE SEGUROS DE LOS VEHÍCULOS.

-x30 GASTOS DE SEGURO SEGUROS PAGADOS POR ANTIC.

20.274,00

46

P/R. EL GASTO DE SEGURO CORRESPONDIENTE A LOS VEHICULOS DE LA EMPRESA PARA EL MES DE JUNIO.

-x-

JULIO

31 GASTOS DE SEGURO SEGUROS PAGADOS POR ANTIC.

XX XX

125.699,00

XX XX

125.699,00

125.699,00

P/R. EL GASTO DE SEGURO CORRESPONDIENTE A LOS VEHICULOS DE LA EMPRESA PARA EL MES DE JULIO.

AGOST

31

-xGASTOS DE SEGURO SEGUROS PAGADOS POR ANTIC.

125.699,00

P/R. EL GASTO DE SEGURO CORRESPONDIENTE A LOS VEHICULOS DE LA EMPRESA PARA EL MES DE AGOSTO.

Los cálculos para contabilizar los gastos de los cinco días restantes del mes de junio se harían:

Gasto:

1.480.000,00 365 días

X 5 días = 20.274,00 Bs.

Los cálculos para contabilizar los gastos de los treinta y un días de los meses de julio y agosto se harían:

Gasto:

1.480.000,00 365 días

X 31 días = 125.699,00 Bs.

Segundo Método: FECHA DESCRIPCIÓN 2001 -xGASTOS DE SEGURO JUNIO 25

REF

BANCO

DEBE

XX XX

1.480.000,00

XX XX

1.208.329,00

HABER

1.480.000,00

P/R. EL PAGO DE LA PRIMA DE SEGUROS DE LOS VEHÍCULOS.

-x31

SEGUROS PAGADOS POR ANTIC. GASTOS DE SEGURO P/R. EL MONTO DE GASTO PAGADOS ADELANTADO, POR SEGURO AL CIERRE EJERCICIO ECONÓMICO.

Se calcula:

POR DEL

1.208.329,00

47

Prima anual: Días transcurridos: 67 (gastos) Días por transcurrir: 298 (pagados por anticipado) Gasto anticipado:

Gasto anticipado:

1.480.000,00 365 días

X 298 días = 1.208.329 Bs.

48

CAPÍTULO IV: DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS:

CONCEPTO: Es la recuperación periódica de una parte de la inversión hecha en un activo fijo tangible.

Con frecuencia se insiste en definir la depreciación apegándose sólo al concepto de deterioro físico que sufren los activos fijos. Sin embargo, la realidad es que el contador debe enfocar el problema desde el punto de vista financiero, más que del físico.

CUENTAS QUE SE AJUSTAN: Se pueden desglosar estas cuentas en tantas como bienes se tenga que depreciar, así tenemos:

-

Edificio.

-

Instalaciones.

-

Maquinarias.

-

Embarcaciones.

-

Aeronaves.

-

Vehículos.

-

Herramientas.

-

Mobiliario.

-

Equipos.

49

MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN: Existen varios métodos que permiten estimar la depreciación a registrar en cada ejercicio contable. Entre ellos tenemos: a) Línea recta. b) Métodos decrecientes.

1) Saldos decrecientes o porcentaje fijo sobre el valor en los libros.

2) Suma de años de vida útil (dígitos invertidos). c) Unidades producidas. d) Horas trabajadas.

Método de Línea recta: Este Método permite distribuir la depreciación equitativamente entre los años de vida útil del activo. La depreciación de cada período vendrá dada por el resultado de dividir el costo menos el salvamento, entre la cantidad de períodos de vida útil estimada.

Ejemplo: EL 11-04-96, fue comprada una máquina por Bs. 82.000,00, la cual fue instalada y estuvo lista para funcionar el 01-05-96. Se pago con cheque.

Para efectos de cálculo de la depreciación, se decidió utilizar el método de Línea Recta, se le estimó una vida útil de 4 años y se le asigno un valor de salvamento de Bs. 10.000,00. La fecha de cierre es el 31 de diciembre de cada año.

D = Depreciación de cada período.

50

C = Costo del Activo.

S = Valor de salvamento.

N = Número de período de vida útil.

Cálculo de la depreciación anual:

Depreciación anual =

C–S N

Depreciación anual =

82.000,00 – 10.000,00 4

Depreciación anual = 18.000,00

La depreciación mensual será:

Depreciación mensual =

Depreciación anual 12

Depreciación mensual =

18.000,00 12

Depreciación mensual = 1.500,00

Métodos de depreciación decreciente: Los métodos decrecientes, también conocidos como métodos de depreciación aceleración, se caracterizan porque en los primeros años se registran cantidades elevadas de depreciación, la cual va disminuyendo período tras período hasta que el activo

51

consumió su vida útil y queda totalmente depreciado (excepto el valor de salvamento).

Estos métodos son: 1) Método de saldos decrecientes: 2) Método de suma de dígitos invertidos: 1) Método de saldos decrecientes: Este método es también conocido como método de porcentaje fijo sobre el valor contable. La depreciación a registrar cada año es el resultado de aplicar un determinado porcentaje al valor contable que tenía el activo al finalizar el último año de trabajo del activo.

Ejemplo: La empresa transporte C.A. adquirió un camión destinado al transporte de carga en los siguientes términos: Fecha de compra: 01-08-97.

Costo: 60.000,00 Condición de compra: contado con cheque.

Los datos para efectuar la depreciación son los siguientes: Método:

Saldo decreciente.

Vida útil:

4 años.

Tasa de depreciación:

40% anual.

Valor de salvamento:

7.776,00

Fecha de cierre:

31 de octubre de cada año.

52

Método de Unidades producidas: Por este método, la depreciación será calculada en base a las unidades producidas, por lo tanto, la vida útil del activo que vaya a ser depreciado por este método, le será estimada en función del total de unidades que se espera producirá mientras este trabajando.

Para calcular la depreciación que corresponde a un determinado período, se actúa de la siguiente manera: 1) Se divide el valor a depreciar (costo – salvamento) entre el total de unidades que se estima se producirán durante toda la vida útil del activo.

2) El resultado así obtenido, se multiplica por las unidades que realmente produjo ese activo en un determinado período.

Ejemplo: La empresa LA COTUFA C.A. adquirió una máquina para empaquetar cotufas por un costo de 50.000,00.

De acuerdo con las especificaciones técnicas, su producción total será de 1.000.000 de paquetes y, en los tres primeros años, produjo: Año 1: 84.000 paquetes.

Año 2: 95.400 paquetes.

Año 3: 72.940 paquetes.

Para determinar la depreciación de cada año, se divide el costo entre la producción estimada total y, el resultado, se multiplica por la producción real de cada año:

53

Depreciación del año 1:

50.000,00 X 84.000,00 = 4.200,00 1.000.000,00

Depreciación del año 2:

50.000,00 X 95.400,00 = 4.770,00 1.000.000,00

Depreciación del año 3:

50.000,00 X 72.940,00 = 3.647,00 1.000.000,00

Método de horas de trabajo: Este método funciona exactamente igual que el de unidades producidas.

La vida útil del activo será estimada en función del total de horas que trabajará y, para calcular la depreciación anual, se procede de la siguiente manera: 1) Se divide el valor a depreciar entre las horas que se estima trabajará el activo en toda su vida útil.

2) El resultado se multiplica por las horas que realmente haya trabajado en cada período.

TABLA DE DEPRECIACIÓN: Método de Línea recta: Ejemplo: EL 11-04-96, fue comprada una máquina por Bs. 82.000,00, la cual fue instalada y estuvo lista para funcionar el 01-05-96. Se pago con cheque.

54

Para efectos de cálculo de la depreciación, se decidió utilizar el método de Línea Recta, se le estimó una vida útil de 4 años y se le asigno un valor de salvamento de Bs. 10.000,00. La fecha de cierre es el 31 de diciembre de cada año.

La tabla de depreciación es el plan de depreciación que se establece para cada activo o para cada grupo de ellos.

Períodos de Depreciación

DEPRECIACIÓN

Lapsos

Meses

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Valor según libro (9)

01-05-96 / 31-12-96 01-01-97 / 31-12-97 01-01-98 / 31-12-98 01-01-99 / 31-12-99 01-01-00 / 30-04-00

8 12 12 12 4

72.000,00 72.000,00 72.000,00 72.000,00 72.000,00

¼ ¼ ¼ ¼ ¼

18.000,00 18.000,00 18.000,00 18.000,00 18.000,00

1.500,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00

12.000,00 18.000,00 18.000,00 18.000,00 6.000,00

12.000,00 30.000,00 48.000,00 66.000,00 72.000,00

70.000,00 52.000,00 34.000,00 16.000,00 10.000,00

Valor a Depreciar

Cuota

Anual

Mensual

A registrar

Acumulada

Explicación de cada uno de sus columnas: Columna (1): Lapsos de depreciación: En ella se anotan las fechas que conforman los lapsos de depreciación. En este caso, los lapsos se han hecho coincidir con el período contable de la empresa. Por ello, el primer lapso va desde la fecha en que la máquina estuvo lista para funcionar, 01-05-96, hasta la próxima fecha de cierre 31-12-96. Ello es así debido a la necesidad de registrar los primeros ocho meses de depreciación dentro del ejercicio contable que finaliza el 31-1296.

Columna (2): Meses de depreciación: Se menciona la cantidad de meses a que se refiere el período que está siendo depreciado.

Columna (3): Costo a depreciar (costo menos salvamento):

55

Se muestra la parte de costo del activo que va a ser recuperado a través de la depreciación, lo cual viene dado por la diferencia entre el costo menos el valor de salvamento. En este caso: 82.000,00 – 10.000,00 = 72.000,00.

Columna (4): Tasa anual de depreciación: Allí será anotada la tasa de depreciación de cada período. En este caso, la vida útil asignada es de 4 años. Por lo tanto, cada año deberá ser depreciado en ¼.

La tasa de depreciación puede expresarse también de términos de porcentaje. En este caso propuesto, la vida útil estimada es 4 años. Por tanto el porcentaje de depreciación será: 100/4= 25%.

Columna (5): Depreciación anual: Es el resultado de aplicar la tasa de depreciación anual al costo por depreciar. En este caso: 72.000,00 / 4 x 1 = 18.000,00 Columna (6): Depreciación mensual: Se trata de la depreciación que corresponde a cada mes y, como es obvio, se obtiene dividiendo la depreciación anual entre 12: 18.000,00 / 12 = 1.500,00.

Columna (7): Depreciación a registrar: Se refiere a la parte de la depreciación anual que debe ser registrada en cada período económico.

En este caso, se observa que en primer período contable debe ser registrada una depreciación de Bs. 12.000,00. Ello es debido a que la máquina estuvo lista para

56

funcionar el 01-05-96 y el ejercicio contable finaliza el 31-12-96, lo cual representa 8 meses de depreciación. De igual forma, el último período es de 4 meses: del 01-01-00 al 30-04-2000.

Columna (8): Depreciación acumulada: En esta columna se irá acumulando la depreciación que va siendo registrada en cada período contable.

Columna (9): Valor en libros o valor contable: Se mostrará en esta columna, el saldo que va quedando por depreciar al finalizar cada período contable; es decir, el valor según los libros o valor contable. Este valor se determina restándole al costo, la depreciación acumulada.

Métodos de depreciación decreciente: Ejemplo: La empresa transporte C.A. adquirió un camión destinado al transporte de carga en los siguientes términos: Fecha de compra: 01-08-97.

Costo: 60.000,00 Condición de compra: contado con cheque.

Los datos para efectuar la depreciación son los siguientes: Método:

Saldo decreciente.

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N° (1) 1 2 3 4

Vida útil:

4 años.

Tasa de depreciación:

40% anual.

Valor de salvamento:

7.776,00

Fecha de cierre:

31 de octubre de cada año.

Períodos de depreciación Lapsos Meses (2) (3) 01-08-97 / 31-10-97 3 01-11-97 / 31-07-98 9 01-08-98 / 31-10-98 3 01-11-98 / 31-07-99 9 01-08-99 / 31-10-99 3 01-11-99 / 31-07-00 9 01-08-00 / 31-10-00 3 01-11-00 / 31-07-01 9

Valor Contable (4)

Cuota (5)

Anual (6)

60.000

0,40

24.000

36.000

0,40

14.400

21.600

0,40

8.640

12.960

0,40

5.184

DEPRECIACIÓN Mensual A registrar (7) (8) 6.000 2.000 18.000 3.600 1.200 10.800 2.160 720 6.480 1.296 432 3.888

Acumulada (9) 6.000 24.000 27.600 38.400 40.560 47.040 48.336 52.224

Valor según libro (10) 54.000 36.000 32.400 21.600 19.440 12.960 11.664 7.776

Columna (1): Números de período de depreciación: Se refiere a los años de depreciación, los cuales deben coincidir con cada año de trabajo del activo.

Columna (2): Lapsos de depreciación: Cuando un determinado activo fijo haya sido adquirido en la misma fecha en que inicia el ejercicio contable, el año de trabajo del activo coincidirá exactamente con le año contable. Cuando esto suceda, toda la depreciación anual deberá ser cargada a un solo ejercicio contable.

Sin embargo, como sucede en este caso, el activo fue comprado en una fecha diferente a la del inicio del ejercicio contable, pues éste comienza el 01-11-96 y finaliza el 31-1097, mientras que el vehículo fue comprado el 01-07-98.

Por tal razón la depreciación del primer año de trabajo del activo que va desde el 01-0897 al 31-07-98, deberá ser dividida en dos partes, la que corresponde al ejercicio

58

contable que finaliza en 31-10-97,es decir desde el 01-08-97 al 31-10-97 que representa 3 meses, y la otra parte que deberá ser registrada en el período contable siguiente; es decir, la que corresponde desde 01.11.97 al 31-07-98 que corresponde a 9 meses.

Columna (3): Meses de depreciación: Se refiere a los meses de depreciación que den ser cargados a cada ejercicio económico.

Columna (4): Valor contable: Se escribirá allí el valor contable o valor en libros que tenía el activo al finalizar el último año de trabajo Columna (5): Tasa o Cuota de depreciación: Se trata de la tasa de depreciación previamente calculada en función del costo, valor de salvamento y de los años de vida útil estimada.

Columna (6): Depreciación anual: Es la depreciación que corresponde por cada año de trabajo del activo. Se calcula aplicando la tasa de depreciación al valor contable. En el caso del primer período sería 40% de 60.000,00 = 24.000,00.

Columna (7): Depreciación mensual: Es la depreciación que corresponde por cada mes de trabajo del activo y se obtiene dividiendo la depreciación anual entre 12 meses: Columna (8): Depreciación a registrar:

24.000,00 / 12 = 2.000,00.

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Es la depreciación que debe ser registrada en cada ejercicio contable. En este caso, la depreciación correspondiente al primer año de trabajo deberá ser distribuida así: la depreciación de 3 meses: Bs. 6.000,00, debe ser registrada en el ejercicio que finaliza el 31-10-97, mientras que la que corresponde a los 9 meses restantes, Bs. 18.000,00 debe ser registrada en el ejercicio económico siguiente.

Columna (9): Depreciación acumulada: Se refiere a la depreciación que estaría acumulada tanto a la fecha de cierre como a la de cada año de trabajo.

Columna (10): Valor según libro: Obviamente, se trata del valor según libros a la fecha de cierre y al finalizar cada año de trabajo del activo.

En la última cifra de esta columna, Bs. 7.776,00 representa el valor de salvamento que la empresa espera recuperar cuando el activo sea desincorporado y vendido.

ASIENTOS: Método de Línea Recta.

EL 11-04-96, fue comprada una máquina por Bs. 82.000,00, la cual fue instalada y estuvo lista para funcionar el 01-05-96. Se pago con cheque.

60

Para efectos de cálculo de la depreciación, se decidió utilizar el método de Línea Recta, se le estimó una vida útil de 4 años y se le asigno un valor de salvamento de Bs. 10.000,00. La fecha de cierre es el 31 de diciembre de cada año.

El registro de la depreciación implica: a) Un cargo a gastos de depreciación con el objeto de hacer disminuir la utilidad según libro, con lo cual, se evita que la directiva de la empresa distribuya esa utilidad entre los accionistas. b) Un abono a la cuenta Depreciación Acumulada con lo cual se logra que, siendo ésta una cuenta de valuación acreedora, tendrá la misión de ir valuando el activo fijo en cuestión, mostrando siempre el valor según libros o valor contable que va teniendo tal activo, a una determinada fecha.

En el caso que se analiza, la depreciación al finalizar cada ejercicio contable será anotada así:

FECHA 1996 DIC 31

DESCRIPCIÓN -x-

REF

DEBE

GASTOS DE DEPRECIACIÓN DE MAQUINARIA DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQ.

XX XX

12.000,00

XX XX

18.000,00

XX XX

18.000,00

XX XX

18.000,00

XX

6.000,00

HABER

12.000,00

P/R. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQUINARIA.

1997 DIC 31

-xGASTOS DE DEPRECIACIÓN DE MAQUINARIA DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQ.

18.000,00

P/R. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQUINARIA.

1998 DIC 31

-xGASTOS DE DEPRECIACIÓN DE MAQUINARIA DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQ.

18.000,00

P/R. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQUINARIA.

1999 DIC 31

-xGASTOS DE DEPRECIACIÓN DE MAQUINARIA DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQ.

18.000,00

P/R. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQUINARIA.

2000 DIC 31

-xGASTOS DE DEPRECIACIÓN DE MAQUINARIA

61

DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQ.

XX

6.000,00

P/R. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQUINARIA.

Método de saldos decrecientes: Ejemplo: La empresa transporte C.A. adquirió un camión destinado al transporte de carga en los siguientes términos: Fecha de compra: 01-08-97.

Costo: 60.000,00 Condición de compra: contado con cheque.

Los datos para efectuar la depreciación son los siguientes: Método:

Saldo decreciente.

Vida útil:

4 años.

Tasa de depreciación:

40% anual.

Valor de salvamento:

7.776,00

Fecha de cierre:

31 de octubre de cada año.

FECHA 1997 OCT 31

DESCRIPCIÓN -x-

REF

DEBE

GASTOS DE DEPRECIACIÓN DE VEHÍCULO DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE VEH.

XX XX

6.000,00

XX XX

21.600,00

HABER

6.000,00

P/R. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE VEHÍCULO.

1998 OCT 31

-xGASTOS DE DEPRECIACIÓN DE VEHÍCULO DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE VEH. P/R. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE VEHÍCULO.

1999

-x-

21.600,00

62

OCT

31

GASTOS DE DEPRECIACIÓN DE VEHÍCULO DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE VEH.

XX XX

12.960,00 12.960,00

P/R. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE VEHÍCULO.

PRESENTACIÓN DE UN BALANCE GENERAL: EMPRESA XXX BALANCE GENERAL

31-12-96 …

Maquinaría

82.000,00

Depreciación acumulada de maquinaria

12.000,00

70.000,00

..

EMPRESA XXX BALANCE GENERAL

31-12-97 …

Maquinaría

70.000,00

Depreciación acumulada de maquinaria

18.000,00

52.000,00

..

CAPÍTULO V: CARGOS DIFERIDOS:

CONCEPTO: Son erogaciones que representan la utilización de servicios o consumo de bienes, pero, debido a que se espera que tales gastos producirán ingresos específicos en un período mayor de doce meses, es por lo que el cargo a los resultados se difiere hasta el ejercicio en el que esos ingresos son realizados.

63

CUENTAS QUE SE AJUSTAN:

-

Gastos de instalación o de organización.

-

Gastos de constitución.

-

Gastos de desarrollo.

-

Gastos de explotación.

-

Mejoras a propiedad ajena o arrendada.

-

Campañas publicitarias.

ASIENTOS: El 30-03-99, pagamos 400.000,00 Bs. por una campaña publicitaria, que decidimos amortizar en el transcurso de 5 años.

Procedemos a realizar el asiento por la adquisición:

FECHA DESCRIPCIÓN 1999 -xMAR 30 CAMPAÑA PUBLICITARIA BANCO

REF

DEBE

XX XX

400.000,00

HABER

400.000,00

P/R. GASTO DE CAMPAÑA PUBLICARIA .

Llegado el 31-12-1999, fecha de cierre, tenemos que proceder a ajustar el Cargo Diferido, por la parte correspondiente a ese año que termina.

Tasa de amortización anual =

400.000,00 5 a.

= Bs. 80.000,00 anual.

64

Pero como para el 31-12-1999, solamente han transcurrido 9 meses, procedemos a amortizar por lo correspondiente a ese lapso que son 60.000,00.

FECHA DESCRIPCIÓN 1999 -xDIC 31 AMORTIZACION CAMPAÑA PUBLICITARIA CAMPAÑA PUBLICITARIA P/R. GASTOS DE PUBLICITARIA.

AMORTIZACION

DE

CAMPAÑA PUBLICITARIA AMORTIZACION

DE

DEBE

XX XX

60.000,00

XX XX

80.000,00

HABER

60.000,00

CAMPAÑA

2000 -xDIC 31 AMORTIZACION CAMPAÑA PUBLICITARIA P/R. GASTOS DE PUBLICITARIA.

REF

80.000,00

CAMPAÑA

Al pasar al Mayor: CAMPAÑA PUBLICATARIA DEBE HABER 400.000,00

AMORTIZACION CAMPAÑA PUBLICITARIA DEBE HABER 60.000,00

60.000,00 340.000,00

80.000,00 80.000,00

260.000,00

CAPÍTULO VI: GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR:

CONCEPTO: Están formados por aquellos aumentos del pasivo, a causa de los gastos incurridos y que no han sido pagados todavía; pero no ha llegado a la fecha del pago total, o por cualquier otro motivo.

CUENTAS QUE SE AJUSTAN:

-

Comisiones devengadas por pagar.

65

-

Sueldos y salarios acumulados.

-

Impuesto Acumulado por pagar.

-

Intereses acumulados por pagar.

-

Alquileres acumulados por pagar.

-

Gastos diversos por pagar.

ASIENTOS Ilustrando este tipo de ajuste en la secuencia de los asientos diarios en el caso de los sueldos y salarios; cuyo ajuste tendrá lugar, siempre que la fecha del cierre del ejercicio económico no coincida con la fecha de pago de los sueldos y salarios. Por ejemplo; si el cierre tiene lugar el 31 de diciembre, y tal día es jueves, para el momento del cierre del ejercicio se habrán pagado los sueldos al personal mensual, pero a los obreros quienes cobran el día sábado se les deberán los días lunes, martes, miércoles y jueves, los cuales no se les pagarán hasta el sábado próximo. Así que el ajuste sería para registrar estos gastos causados y, a la vez, el pasivo contraído por tal motivo.

FECHA DESCRIPCIÓN 1999 -xDIC 31 SUELDOS Y SALARIOS

REF XX XX

SALARIOS POR PAGAR P/R. SALARIOS SEMANALES.

POR

PAGAR

A

LOS

DEBE

HABER

10.000,00 10.000,00

OBREROS

SALARIOS POR PAGAR DEBE HABER 10.000,00

A partir de aquí los obreros y los empleados quedarán ganando más sueldo y más salarios. Al llegar el sábado, se ha de pagar los salarios a los obreros, y tendrá lugar el siguiente asiento, suponiendo que la nómina de los obreros alcance a Bs. 16.000,00.

66

FECHA DESCRIPCIÓN 2000 -xENE 02 SALARIOS POR PAGAR SUELDOS Y SALARIOS BANCO

REF XX XX XX

DEBE

HABER

10.000,00 6.000,00 16.000,00

P/R. SUELDOS Y SALARIOS CANCELADOS A LOS OBREROS Y EMPLEADOS.

Al pasar al mayor quedará cancelada la cuenta Pasivo “Salarios por Pagar”.

SALARIOS POR PAGAR DEBE HABER 10.000,00 10.000,00

SUELDOS Y SALARIOS DEBE HABER 6.000,00

67

CAPÍTULO VII: CRÉDITOS DIFERIDOS:

CONCEPTO: Son los que están formados por todos aquellos cobros que se han hecho por anticipado, por un servicio o contraprestación que se hará más tarde.

CUENTAS QUE SE AJUSTAN:

-

Intereses cobrados por anticipado.

-

Alquileres cobrados por anticipado.

Mientras el servicio de estos cobros no sea prestado, significará para la empresa un autentico pasivo.

ASIENTOS: Asientos en el Diario y en el Mayor.

Al cobrar los intereses anticipados tenemos: FECHA 1998 JUL 01 BANCO

DESCRIPCIÓN -xINTERESES COBRADOS POR ANT.

P/R. INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO.

Al pasar al Mayor.

REF XX XX

DEBE

HABER

7000,00 7.000,00

68

INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO DEBE HABER 7.000,00

BANCO DEBE HABER 7.000,00

Al cerrar el 31 de diciembre, habrán transcurrido 6 meses, por lo que la mitad de tales intereses ya han sido devengados, quedando solamente como pasivo la otra mitad. Se realiza entonces el siguiente ajuste: FECHA DESCRIPCIÓN 1998 -xDIC 31 INTERESES COBRADOS POR ANT. INGRESOS POR INTERES

REF XX XX

DEBE

HABER

3.500,00 3.500,00

P/R. INGRESOS POR INTERES DE LOS INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO.

Al pasar al Mayor.

INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO HABER DEBE 3.500,00 7.000,00

En el caso de los alquileres pagados por anticipado operaremos en forma paecida. A continuación el siguiente asiento Diario.

FECHA 1999 OCT 31 BANCO

DESCRIPCIÓN -xALQUILERES COBRADOS POR ANT

P/R. ALQUILERES COBRADOS POR ANTICIPADO.

Al pasar al Mayor.

ALQUILERES COBRADOS POR ANTICIPADO HABER DEBE 3.000,00

REF XX XX

DEBE

HABER

3.000,00 3.000,00

69

Aquí se muestra el egreso en efectivo y se registra el pasivo contraído, representado por un servicio que se prestará en el futuro. Si el cierre es el 31 de diciembre, habrán devengado 2/3 de lo cobrado y se procede entonces al siguiente asiento de ajuste: FECHA DESCRIPCIÓN 1999 -xDIC 31 ALQUILERES COBRADOS POR ANT. INGRESOS POR ALQUILER

REF XX XX

DEBE

HABER

2.000,00 2.000,00

P/R. INGRESOS POR ALQUILER.

Al pasar al Mayor.

ALQUILERES COBRADOS POR ANTICIPADO DEBE HABER 2.000,00 3.000,00

INGRESOS POR INTERES DEBE HABER 2.000,00

De esta forma, quedan ambas cuentas con sus saldos justos; alquileres cobrados por anticipado con Bs. 1.000,00 y los ingresos por alquiler con 2.000,00.

70

CAPÍTULO VIII: ASIENTOS DE CIERRE: CONCEPTO: En una actividad mediante la cual, los saldos que tengan todas las cuentas nominales son trasladados a la cuenta Ganancias y Pérdidas, razón por la cual después de hacerlo, tales cuentas nominales quedarán con saldo cero. Es decir, quedarán cerradas.

Este trabajo se lleva a cabo, generalmente, al finalizar cada ejercicio contable. Sin embargo, antes de hacer el Estado de Ganancias y Pérdidas y los asientos de cierre, deben ser elaborados los denominados asientos de ajustes, lo cual no es otra cosa que el registro de transacciones normales y extraordinarias que, para la fecha de cierre, aún no hayan sido registradas.

Para realizar los asientos de cierre, se recomienda hacerlo en el mismo orden en que las cuentas son mostradas en el Estado de Ganancias y Pérdidas.

El proceso de cierre consiste en: a) Determinar que signo tiene la cuenta que va a ser cerrada, deudor o acreedor. b) Si la cuenta deudora, se le abona y si es acreedora se le carga. De esta forma la cuenta en cuestión quedará con saldo cero o cerrada. c) La contrapartida del asiento se hará: 1) Contra la cuenta Ganancias y Pérdidas, si la cuenta que está siendo cerrada no forma parte del grupo de cuentas de Costo de Ventas.

2) Contra la cuenta Costo de Venta si la cuenta que está siendo cerrada forma parte del grupo de cuentas de Costo de Venta. Luego, la cuenta Costo de Venta será cerrada contra Ganancias y Pérdidas.

71

Ejemplo: La empresa TIPICA C.A. cierra su ejercicio contable el 31 de diciembre de cada año.

La información siguiente corresponde al ejercicio finalizado el 31-12-1999.

1) El inventario de mercancías al 01-01-99 alcanzó Bs. 20.000 2) Se realizaron venta así: a) De contado: Bs. 80.000 sobre lo cual se concedió descuento del 10% y se depositó neto en el banco. b) A crédito: Mediante aceptación de facturas. Bs. 70.000. Mediante aceptación de letras de cambio Bs. 90.000.

3) Los clientes hicieron las siguientes devoluciones de las ventas realizadas en el punto 2. a) Sobre ventas de contado Bs. 5.000, se devolvió el dinero al cliente con un cheque. b) Sobre ventas a crédito de las que habían sido aceptadas facturas Bs. 3.000, se entregó al cliente la correspondiente nota de crédito.

4) Se compró mercancía para la venta así: a) De contado: Bs. 10.000 habiendo obtenido un descuento del 15%. Se pagó con un cheque. b) A Crédito: Se aceptaron facturas Bs. 20.000. Se aceptaron letras de cambio Bs. 30.000.

5) Se pagó Bs. 4.000 con un cheque por concepto de transporte de la mercancía comprada.

6) El seguro pagado sobre la mercancía comprada ascendió a Bs. 1.000, se canceló con un cheque.

72

7) Se devolvió al proveedor de aquella mercancía comprada a crédito con factura Bs. 2.000, se recibió la correspondiente nota de crédito.

8) Fueron cobradas facturas por Bs. 40.000 concediéndose descuentos por pronto pago por Bs. 2.000. el neto se depositó en el banco.

9) También fueron cobradas letras de cambio por Bs. 60.000. se depositó en el banco.

10) Se cancelaron con cheque facturas por Bs. 15.000 y se obtuvo un descuento por pronto pago por Bs. 1.500.

11) Se pagó con cheque letras de cambio por Bs. 20.000.

12) Fueron cancelados con cheques diversos gastos de venta por Bs. 30.500.

13) Los gastos de administración ascendieron a Bs. 25.500 que fueron pagados con cheque.

14) Se obtuvieron ingresos por Bs. 12.000 por concepto de alquiler de un local que fue dado en arrendamiento. Fueron cobrados y depositados en el banco.

15) Se pagó con cheque Bs. 6.000 por concepto de intereses sobre un préstamo obtenido en el banco.

16) Se hizo una rebaja de Bs. 1.000 a un cliente a quien se le había vendido mercancía a crédito por encontrarse con defectos. Se le entregó la correspondiente nota de crédito.

17) Se pagó impuesto sobre la renta con un cheque por Bs. 14.600 correspondiente al ejercicio que finalizó el 31-12-99.

18) El 31-12-99 se tomó inventario físico y después de valuado resultó así: a) valuado al costo: 13.500 b) Valuado al costo de reposición Bs. 12.000.

73

Asientos en el Libro Diario.

LIBRO DIARIO FOLIO 2 FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -1ENE 01 BANCO VENTAS

REF

DEBE

1 2

72.000

3 4 2

70.000 90.000

5 1

5.000

5 3

3.000

6 1 7 8

58.500

9 1

4.000

HABER

72.000

P/R. VENTAS AL CONTADO.

ENE – DIC

-2CUENTAS POR COBRAR EFECTOS POR COBRAR VENTAS

160.000

P/R. VENTAS A CRÉDITO.

-3DEVOLUCIONES EN VENTA BANCO

5.000

P/R. DEVOLUCIÓN EN VENTA.

-4DEVOLUCIONES EN VENTA CUENTAS POR COBRAR

5.000

P/R. DEVOLUCIÓN EN VENTA.

-5COMPRAS BANCO CUENTAS POR PAGAR EFECTOS POR PAGAR

8.500 20.000 30.000

P/R. COMPRA DE MERCANCIA.

-6GASTOS EN COMPRA BANCO

4.000

P/R. GASTOS EN COMPRA.

VAN…..

FOLIO 03 VIENEN……

-7GASTOS EN COMPRA BANCO

9 1

1.000

7 10

2.000

1 11 3

38.000 2.000

1.000

P/R. GASTOS EN COMPRA.

-8CUENTAS POR PAGAR DEVOLUCIONES EN COMPRA

2.000

P/R. DEVOLUCIÓN EN COMPRA.

-9BANCO DESCUENTO POR PRONTO PAGO EN VENT CUENTAS POR COBRAR

40.000

74

P/R. PAGO DE UN CLIENTE.

- 10 BANCO EFECTOS POR COBRAR

1 4

60.000

7 1 12

15.000

8 1

20.000

60.000

P/R. PAGO DE UN CLIENTE.

- 11 CUENTAS POR PAGAR BANCO DESC. PRONTO/PAGO EN COMPRA

13.500 1.500

P/R. CANCELACION DE UN PROVEEDOR.

- 12 EFECTOS POR PAGAR BANCO

20.000

P/R. PAGO A UN PROVEEDOR.

VAN…..

FOLIO 04 VIENEN….

- 13 GASTOS DE VENTA BANCO

13 1

30.500

14 1

25.500

1 15

12.000

16 1

6.000

17 3

1.000

18 1

14.600

30.500

P/R. GASTOS DE VENTA.

- 14 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN BANCO

25.500

P/R. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

- 15 BANCO ALQUILERES GANADOS

12.000

P/R. ALQUILERES GANADOS

- 16 GASTOS DE INTERES BANCO

6.000

P/R. GASTOS DE INTERES

- 17 REBAJAS EN VENTA CUENTAS POR COBRAR

1.000

P/R. REBAJA EN VENTA DE MERCANCÍA.

- 18 IMPUESTO SOBRE LA RENTA BANCO P/R. PAGO DEL I.S.L.R.

14.600

75

LIBRO MAYOR

INVENTARIO INICIAL DEBE HABER 20.000 20.000

COMPRAS DEBE HABER 58.500 58.500

VENTAS DEBE HABER 72.000 160.000 232.000 GASTOS DE COMPRAS DEBE HABER 4.000 1.000 5.000

DEVOLUCIONES EN VENTA DEBE HABER 5.000 3.000 8.000 DEVOLUCIONES EN COMPRA DEBE HABER 2.000 2.000

DESCUENTO PRONTO PAGO VENTA DEBE HABER 2.000 2.000

DESCUENTO PRONTO PAGO COMPRA DEBE HABER 1.500 1.500

GASTOS DE VENTA DEBE HABER 30.500 30.500

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN DEBE HABER 25.500 25.500

ALQUILERES GANADOS DEBE HABER 12.000 12.000

GASTOS DE INTERES DEBE HABER 6.000 6.000

IMPTO. SOBRE LA RENTA DEBE HABER 14.600 14.600

REBAJAS EN VENTA DEBE HABER 1.000 1.000

76

EMPRESA TIPICA C.A. ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS 1.1.1999

PRODUCTO DE LAS VENTAS VENTAS Menos: Devoluciones en venta Rebajas en venta VENTAS NETAS COSTO DE VENTA INVENTARIO INICIAL COMPRAS Mas: Gastos en compra COMPRAS BRUTAS Menos: Devoluciones en compra COMPRAS NETAS Mercancía disponible para la venta Menos: Inventario Final COSTO DE VENTA UTILIDAD BRUTA GASTOS OPERACIONES GASTOS DE VENTA GASTOS ADMINISTRATIVOS TOTAL GASTOS DE OPERACIONES UTILIDAD EN OPERACIONES INGRESOS Y EGRESOS FINANCIEROS INGRESOS: Alquileres ganados Descto. Pronto pago en compra TOTAL INGRESOS FINANCIEROS EGRESOS: Gastos por interés Descto. Pronto pago en ventas TOTAL EGRESOS FINANCIEROS UTILIDAD NETA ANTES DEL I.S.L.R. Menos: impuesto sobre la renta UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO

AL 31-12-1999.

232.000,00 8.000,00 1.000,00

9.000,00 223.000,00 20.000,00

2.000,00

58.500,00 5.000,00 63.500,00 2.000,00 61.500,00 81.500,00 12.000,00 69.500,00 153.500,00 30.500,00 25.500,00 56.000,00 97.500,00 12.000,00 1.500,00 13.500,00 6.000,00 2.000,00 8.000,00

5.500,00 103.000,00 14.600,00 88.400,00

77

CIERRE DE LAS CUENTAS QUE FORMAN EL GRUPO DE INGRESOS NORMALES: LIBRO DIARIO FOLIO XX FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -XDIC 31 VENTA DEVOLUCIONES EN VENTA REBAJAS EN VENTA GANANCIAS Y PÉRDIDAS P/R. CIERRE NORMALES.

DE

LAS

CUENTAS

DE

REF X X X X

DEBE

HABER

232.000 8.000 1.000 223.000

INGRESOS

CIERRE DE LAS CUENTAS QUE FORMAN EL GRUPO DE COSTOS DE VENTA: LIBRO DIARIO FOLIO XX FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -XDIC 31 COSTO DE VENTA INVENTARIO INICIAL COMPRAS GASTOS DE COMPRA

REF X X X X

DEBE

HABER

83.500 20.000 58.500 5.000

P/R. CIERRE DE LAS CUENTAS DE COSTOS DE VENTA

LIBRO DIARIO FOLIO XX FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -XDIC 31 DEVOLUCIONES EN COMPRA COSTO DE VENTA

REF X X

DEBE

HABER

2.000 2.000

P/R. CIERRE DE LAS CUENTAS DEL COSTOS DE VENTA

LIBRO DIARIO FOLIO XX FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -XDIC 31 INVENTARIO FINAL DE MERCANCIA COSTO DE VENTAS P/R. INVENTARIO FINAL DE MERCANCIA.

REF X X

DEBE

HABER

12.000 12.000

78

CIERRE DE LA CUENTA COSTO DE VENTA: LIBRO DIARIO FOLIO XX FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -XDIC 31 GANANCIAS Y PÉRDIDAS COSTO DE VENTAS

REF

DEBE

X X

HABER

69.500 69.500

P/R. CIERRE DEL COSTO DE VENTA.

CIERRE DE LAS CUENTAS DE GASTOS DE OPERACIÓN: LIBRO DIARIO FOLIO XX FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -XDIC 31 PÉRDIDAS Y GANANCIAS GASTOS DE VENTA GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

REF X X X

DEBE

HABER

56.000 30.500 25.500

P/R. CIERRE DE GASTOS DE OPERACIONES

CIERRE DE INGRESOS Y EGRESOS FINANCIEROS: LIBRO DIARIO FOLIO XX FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -XDIC 31 ALQUILERES GANADOS DESCTO. PRONTO PAGO EN COMPRA GASTOS DE INTERES DESCTO. PRONTO PAGO VENTA GANANCIAS Y PÉRDIDAS P/R. CIERRE INGRESOS Y EGRESOS FINANCIEROS.

REF X X X X X

DEBE

HABER

12.000 1.500 6.000 2.000 5.500

79

CIERRE DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA: LIBRO DIARIO FOLIO XX FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -XDIC 31 GANANCIAS Y PÉRDIDAS

REF X X

IMPUESTO SOBRE LA RENTA

DEBE

HABER

14.600 14.600

P/R. CIERRE DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

CIERRE DE LA CUENTA GANANCIAS Y PÉRDIDAS: LIBRO DIARIO FOLIO XX FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN 1999 -XDIC 31 GANANCIAS Y PÉRDIDAS

REF

RESERVA LEGAL UTILIDADES POR DISTRIBUIR

X X X

DEBE

HABER

88.400 4.420 83.980

P/R. CIERRE DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS.

CIERRE AL PASAR AL LIBRO MAYOR:

INVENTARIO INICIAL DEBE HABER 20.000 20.000 20.000

20.000 20.000

COMPRAS DEBE HABER 58.500

VENTAS DEBE HABER 72.000 160.000 232.000 232.000 232.000 232.000

58.500 58.500

GASTOS DE COMPRAS DEBE HABER 4.000 1.000 5.000 5.000 5.000 5.000

DESCUENTO PRONTO PAGO VENTA DEBE HABER 2.000 2.000 2.000

DESCUENTO PRONTO PAGO COMPRA DEBE HABER 1.500 1.500 1.500

58.500 58.500

DEVOLUCIONES EN VENTA DEBE HABER 5.000 3.000 8.000 8.000 8.000 8.000 DEVOLUCIONES EN COMPRA DEBE HABER 2.000 2.000 2.000 2.000

2.000

GASTOS DE VENTA DEBE HABER 30.500 30.500 30.500

80

2.000

2.000

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN DEBE HABER 25.500 25.500 25.500 25.500 25.500

REBAJAS EN VENTA DEBE HABER 1.000 1.000 1.000

1.000

1.000

INVENTARIO FINAL DEBE HABER 12.000

1.500

1.500

ALQUILERES GANADOS DEBE HABER 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 GANANCIAS Y PÉRDIDAS DEBE HABER 223.000 69.500 56.000 5.500 14.600 88.400 228.500 228.500

RESERVA LEGAL DEBE HABER 4.420

30.500

30.500

GASTOS DE INTERES DEBE HABER 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000

COSTOS DE VENTA DEBE HABER 83.500 2.000 12.000 69.500 83.500

83500

UTILIDAD POR DISTRIBUIR DEBE HABER 83.980

CONCLUSIONES

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Es de suma importancia conocer las partidas que forman el efectivo y sus equivalentes debido a que estas representan el principal elemento del capital de trabajo requerido para cumplir con la gran mayoría de los compromisos, contraidos con terceros a través de pasivo o sencillamente para la cancelación inmediata o futura de un bien o servicio recibido.

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La Provisión para Cuentas Incobrables representa la manera más indicada para recuperar las posibles Cuentas por Cobrar que por incumplimiento del comprador no fuesen saldadas.

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-

Los gastos pagados por adelantado contribuyen a la buena marcha de la empresa ya que se tiene a disposición activo o un servicio al momento de requerirlo.

-

Cuando entra a la contabilidad un activo sujetos a depreciación se le debe estimar un tiempo de vida útil, el valor de salvamento y utilizar el método mas idóneo mas la recuperación del mismo.

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Los cargos diferidos corresponden al balance general de la empresa por ser utilizables por más de un ejercicio fiscal, y los mismos son recuperables a largo plazo a través de la cuenta de amortización que se carga al estado de ganancias y pérdidas.

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Los gastos acumulados por pagar, son pagos pendientes de un ejercicio anterior, pero que deben ser cancelados a corto plazo de lo contrario, pasarían a formar parte de pasivos a largo plazo.

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Cada una de las cuentas correspondientes a los Créditos Diferidos deben reflejar el valor de los montos cobrados y que se encuentran pendientes por entregar en el caso que sean bienes o por prestar el servicio.

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Las cuentas que se cierran al finalizar el ejercicio económico de una empresa son las Cuentas Nominales, de las cuales algunas deben sufrir ajustes para su cierre definitivo.

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Por último se puede afirmar que todas las empresas requiere de la implementación de un sistema contable que se adapte a las características de la misma, que determine las necesidades y la productividad en términos monetarios, de bienes y servicios; que utilice los registros en función del entorno empresarial y que ofrezca los mejores beneficios.

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BIBLIOGRAFÍA

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