Administración de proyectos:
Definición de Proyecto Existen múltiples definiciones del concepto de proyecto, dependiendo del enfoque que se enfatiza, por ejemplo, sus productos finales o sus procesos, a continuación se muestran algunas:
"Conjunto de actividades con un inicio y fin determinados y que obtiene un producto final calificable y cuantificable"
"Un esfuerzo consciente e intencional para crear un producto o servicio único"
“Es un esfuerzo único, complejo y no rutinario limitado en tiempo, costo, recursos y especificaciones de desempeño diseñado para cumplir con los requerimientos del cliente”. Project Management Institute
Los proyectos tienen ciertas características que los hacen diferentes del trabajo que constituye la operación normal de los negocios:
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Principio y fin Objetivo claro Líder y equipo de Trabajo Involucra varias áreas, departamentos y profesionistas de la organización Requerimientos específicos de tiempo, costo u desempeño
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito
Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
Todos los proyectos tienen características básicas que se comparten en cualquiera de las disciplinas en las que se desarrollan, por ejemplo:
Principio y Fin. Todos los proyectos deben tener una fecha de inicio y una de terminación, que al no cumplirse crean la sensación de estar realizando proyectos interminables o fuera de control. Esto no quiere decir que la fecha de terminación deba estipularse al inicio del proyecto sino que debe estimarse de acuerdo al avance del proyecto y a medida de que se soluciona la incertidumbre inherente que existe en los proyectos
La característica que determina la satisfacción del cliente es el cumplimiento de sus requerimientos que se reflejan en los objetivos claros del proyecto, y que son necesarios para planear las actividades y coordinar su desarrollo.
Los proyectos son desarrollados por un grupo de personas que son coordinadas y dirigidas por un líder de proyecto y un administrador del mismo. El líder es el responsable del desempeño técnico del proyecto mientras que el administrador del proyecto asegura la calidad y el cumplimiento de todos los factores de éxito, incluyendo los entregables.
El administrador del proyecto realiza actividades de coordinación de un equipo multidisciplinario, que proviene de varias áreas de la organización y que en ocasiones se encuentra físicamente disperso y trabajando en varios proyectos a la vez.
La diferencia entre un proyecto y un trabajo radica en que el proyecto realiza actividades que generan un producto no realizado anteriormente, ya que aun siendo un producto similar, las condiciones de tiempo, equipo de proyecto, herramientas y condiciones generales lo hacen distintivo.
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Por ejemplo, cuando se construye una serie de casas con las mismas características y planos de construcción, cada una de ellas es un proyecto diferente por las condiciones del terreno, el grupo de personas que lo construyen, las condiciones climáticas, el flujo de efectivo asignado y el cliente
El desarrollar un proyecto mediante una metodología estructurada de proyectos implica analizar no solo el producto final sino todos los factores de éxito, como el tiempo, el costo y la satisfacción de los miembros del equipo participante que al terminar, seguirá participando en nuevos proyectos en los que aplicará el aprendizaje adquirido en la disciplina y en los procesos administrativos
Los proyectos difieren de la operación normal de un negocio por lo que es importante que se evalúe bien si lo encomendado se trata de un proyecto. Cuando no se hace esta distinción el proyecto no tendrá éxito ya que ambos tienen características administrativas particulares que hacen que existan diferencias en la evaluación de sus logros. Por ejemplo, si se habla del mantenimiento de software:
Si este es preventivo, como instalar un antivirus en todas las computadoras del departamento de compras, puede tratarse como un proyecto ya que tiene principio y fin, un objetivo claro y un equipo de trabajo. Si se tratara de un mantenimiento correctivo en el que un grupo de personas atiende una oficina para resolver los problemas requeridos en la organización, se está realizando un trabajo, una operación normal
Dado que el éxito de un proyecto puede medirse de una manera cualificable y cuantificable, se considera un resultado exitoso si cumple con lo siguiente:
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Para que se logren los factores de éxito se requieren ciertos conocimientos y habilidades, por ejemplo, para generar un producto final que exceda las expectativas del cliente debe conocerse ampliamente la disciplina. Una casa la construye un Ingeniero civil que conoce las metodologías de construcción, al igual que un sistema computacional, requiere conocimientos en desarrollo de software, bases de datos y múltiples tópicos de la disciplina. Sin embargo, dado que el éxito del proyecto involucra otros factores, en este curso se enfatizan las habilidades administrativas y las herramientas e instrumentos que permiten controlar las variables durante la planeación y la coordinación del proyecto. Todos los proyectos deben pasar por una serie de etapas que constituyen su ciclo de vida y que derivan las actividades administrativas que se realizan en su desarrollo:
Aunque las etapas del ciclo de vida son relativas a la industria o al tipo de proyecto, se utilizan como base para la Administración de proyectos en todas las disciplinas colocándoles características relativas a las metodologías, por ejemplo, las fases en el desarrollo de Software serían:
Definición Diseño Código Integración/Pruebas Mantenimiento
De acuerdo con las especificaciones del Project Management Institute, en el ciclo de vida del proyecto se desarrollan las siguientes actividades:
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Project Management Institute En cada una de las etapas del ciclo de vida se desarrolla lo siguiente:
Definición. Se establecen las metas del proyecto y las especificaciones para lograrlas, con ello, se descomponen las tareas que deben realizarse para lograr el producto final y se asignan a los responsables de llevarlas a cabo conformando los equipos del proyecto.
Planeación. Es una de las fases de mayor relevancia en el proyecto ya que se establece el calendario del proyecto y se asignan los recursos y costos a las tareas. Se evalúa el riesgo de las tareas a fin de lograr un calendario estable asignado precisamente a los participantes seleccionados
Ejecución. Consiste en llevar a cabo las actividades planeadas y medir el avance conforme a lo planeado. Requiere un alto control de la calidad del producto y del control de los cambios y el impacto que tienen en los factores de éxito
Entrega. Consiste en las bases para marcar el fin del proyecto, realizando actividades como la capacitación y el entrenamiento del cliente, la documentación del proyecto y la reasignación de los recursos empleados.
Estos procesos administrativos ofrecen soluciones a las causas más comunes de fracaso en los proyectos, entre las que se pueden mencionar:
Falta de involucramiento del usuario Requerimientos incompletos o confusos
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Falta de recursos durante el desarrollo Expectativas fuera de la realidad Cambio en los requerimientos Falta de planeación Obsolescencia del proyecto Falta de administración de la tecnología Desconocimiento de los beneficios del uso de la tecnología
Hasta el momento, se han mencionado todas las ventajas de la administración de proyectos para el éxito de los mismos, sin embargo, también debe considerarse la pertinencia de su aplicación ya que al hacerlo se presentan algunas circunstancias:
1. La administración de proyectos constituye un costo adicional que se aplica al proyecto 2. En ocasiones se presentan alteraciones organizacionales dado que los participantes posiblemente pertenecen a un área funcional de la organización pero deben ser coordinados por el Administrador del proyecto, esto ocasiona una dualidad de autoridad. 3. Por lo tanto, existe un cuestionamiento sobre si aplicar los procesos formales de administración de proyectos a todos los proyectos. La respuesta a este cuestionamiento es que todos los proyectos son diferentes y debe evaluarse el costo beneficio de asignar una estructura administrativa formal. Por ejemplo, si el proyecto requiere de pocos participantes, no es complejo y tiene una duración breve, tal vez será útil seguir los principios administrativos con una estructura sencilla, con herramientas comunes, por ejemplo hojas de Excel y con un control mas casual. Finalmente, la Administración de proyectos propone estrategias para el logro de los objetivos que serán explicadas en los temas de este curso:
Dividir en paquetes de trabajo
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Crear productos intermedios que pueden ser evaluados Puntos específicos de revisión Establecer pruebas de aceptación Asignar responsabilidades Control de cambios y efectos
En los últimos tiempos ha habido un gran interés y un rápido crecimiento en la Administración de Proyectos que ha permitido la expansión de los miembros del Project Management Institute. En sus inicios, estos miembros eran mayormente provenientes de las industrias relacionadas con la construcción, sin embargo, en la actualidad este sector representa sólo un tercio de los miembros y se ha incrementado el ingreso de participantes de otras áreas como Telecomunicaciones, Ingeniería de Software y Desarrollo de Productos. Si desea conocer la importancia de la disciplina en su área, solamente revise las ofertas de trabajo y notará que ahora los contratantes solicitan personal con habilidades en la administración de Proyectos.
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