SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
GUÍA DE APRENDIZAJE
Código: GFPI-F-019
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº
01
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Programa de Formación: Código: 122121 Técnico en Asistencia Versión: 2 Administrativa Nombre del Proyecto: Ejecutar una propuesta metodológica para la formalización empresarial de Código: las mi pymes, del sector comercio del departamento del Quindío. Fase del proyecto: Ejecución Actividad (es) de Aprendizaje:
Actividad (es) del Proyecto: Realizar gestión administrativa en las mipypes del sector comercio de la localidad, con énfasis en organización de eventos
Resultados de Aprendizaje: 21060100201 Realizar eventos en la unidad administrativa teniendo en cuenta el tipo de
-Realizar el diagnóstico empresarial para la elaboración de la ficha técnica del evento -Elaborar la ficha técnica del evento para el diseño del plan de trabajo -Elaborar el plan de trabajo para el evento
Ambiente de formación ESCENARIO: Ambientes de aprendizaje de la Institución Educativa que cumplan con los elementos mínimos de conectividad; salud ocupacional, como ventilación, luz, fácil acceso y salida en momentos de emergencia y preservación del medio ambiente.
MATERIALES DE FORMACIÓN DEVOLUTIVO CONSUMIBLE (Herramienta - (unidades equipo) empleadas durante el Computadores programa) con conectividad a internet. Mesas y sillas.
N/A
Competencia: 210601002 Organizar eventos que promuevan las Página 1 de 11
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evento, la conformación de relaciones comités, la coordinación de las empresariales, diferentes actividades, y las teniendo en cuenta el políticas institucionales. objeto social de la empresa. 21060100202 Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propósito, objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización. 21060100203 Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la organización. Duración de la guía ( en horas): 120 2. INTRODUCCIÓN
En el contexto empresarial, la organización de eventos y en especial los empresariales, son una herramienta fundamental para potenciar su imagen o un determinado producto, servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual. En necesario aclarar que un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir, importa beneficios tanto para la consecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano y largo plazo. A través de un evento se puede conseguir llamar la atención, despertar interés y movilizar a toda o a una parte de nuestro público (Target Group) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los procesos de fabricación, distribución, comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre algunos aspectos de nuestra organización menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la consideración del público Adicional, es una herramienta que facilita la comunicación interna, ayudando a la mejora de la
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organización. En el desarrollo de esta guía de aprendizaje reconocerán lo que es un evento, su clasificación, los agentes que intervienen en su organización y las funciones que ayudan a su mejor desarrollo. 3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial. ¿Considera Usted que por medio de la realización de eventos se logre la fidelización de los clientes? ¿Considera Usted benéfico el recibir capacitación en técnicas de comunicación para obtener buenos resultados en la realización de eventos empresariales? ¿Si aprendemos a trabajar en equipo, los eventos empresariales darán mejores resultados?
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje. ¿Cree Usted que los eventos empresariales son la mejor estrategia para establecer contacto directo con los clientes actuales o potenciales? ¿Considera Usted que la organización de eventos empresariales se convierte en una herramienta fundamental de comunicación, que permite transmitir información acerca de nuevos productos y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización? ¿Cree Usted que una buena capacitación en organización de eventos mejoraría la productividad y competitividad de una empresa? El SENA capacita a los aprendices a través de un proceso constante de retroalimentación entre la teoría y la práctica, para enfrentar los problemas encontrados en las empresas en cuanto a la deficiente organización de eventos empresariales, con el fin de mejorar su productividad y competitividad. Teniendo en cuenta el objeto de estudio, el aprendiz debe desarrollar actividades que den respuesta a la situación planteada, mediante la estrategia del aprendizaje por proyectos y la aplicación de técnicas didácticas activas, tales como: talleres, simulación de casos, juego de roles, entre otras, aplicadas al desarrollo curricular propios del objeto de estudio. Además, debe comprender e interpretar los
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diferentes conceptos pertinentes, apoyándose en los documentos suministrados como material didáctico. Su trabajo autónomo, trabajo en equipo, y colaborativo, le permiten un mejor desempeño en sus actividades de aprendiz, garantizando un óptimo resultado. Su condición de librepensador y sentido crítico, lo llevará a la adquisición de nuevos conocimientos, asociándolos a sus conocimientos previos y a la retroalimentación recibida de su instructor y compañeros de curso. 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Actividad 1: Nombre de la Actividad: Desarrollo de las habilidades para Administrar Instrucciones para el Desarrollo de las actividades a) Una vez leído y analizado el Material de estudio, (Desarrollo de las Habilidades para Administrar), elabore Mapa Conceptual sobre los temas tratados, presentando sus conclusiones sobre los siguientes conceptos: El administrador moderno Comprensión del proceso de dirigir Desarrollo de la capacidad profesional para administrar y decidir El cambiante entorno de los negocios Se requiere identificar: Las principales características de un administrador Las capacidades para administrar y decidir Los elementos del entorno de los negocios Comprender el proceso de dirigir (Herramienta TIC recomendada https://www.examtime.com/es/) b) Resuelve la actividad lúdica sopa de letras (ver anexo). Demuestra tu dominio del tema y tu habilidad con las letras descubriendo al menos diez palabras o términos vistos en la lectura Nombre de la actividad: Elaboración del diagnóstico empresarial para la elaboración de la ficha técnica del evento c) Haga una pequeña historia sobre la importancia de la temática haciendo uso de las herramientas de diseño de tiras cómicas o comics (Herramienta TIC recomendada http://www.pixton.com/)
d)
Consulte sobre el tema de liderazgo y presente su opinión a la pregunta ¿Cómo alcanzar el
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liderazgo? Sustente su respuesta. Lecturas recomendadas: 8 tareas para hacer de tu hijo un líder ( http://www.cnnexpansion.com/mi-carrera/2015/02/02/8-tareaspara-hacer-de-tu-hijo-un-lider) ¿Cómo despertar en tus hijos el espíritu emprendedor? (http://www.cnnexpansion.com/micarrera/2015/02/02/8-tareas-para-hacer-de-tu-hijo-un-lider) El peor enemigo de tu liderazgo es tu voz interior (http://www.cnnexpansion.com/especiales/2014/12/08/el-enemigo-numero-uno-que-pone-en-riesgo-tuliderazgo) INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: Lea detenidamente la información de la guía de aprendizaje para el desarrollo de esta actividad. Trabaje de forma individual y / o equipo, de acuerdo a los parámetros establecidos por el instructor Verifique en la plataforma el material de apoyo correspondiente a: Eventos y clasificación Organizar eventos Aclare las dudas correspondientes al material de apoyo con el instructor responsable de la formación objeto de esta guía y /o la bibliografía sugerida. En el ámbito empresarial, los eventos son una herramienta de comunicación y de marketing, que sirven como apoyo a la proyección de la imagen de la empresa, de manera interna y externa. En esta primera fase se realizara la identificación del perfil de una empresa , para determinar qué tipo de empresa es la que vamos a asesorar , para así realizar una mejor organización del evento Para esto deberán elaborar un formato para el diagnóstico empresarial como insumo para la planeación del evento, teniendo en cuenta los siguientes parámetros - Datos de la empresa (razón social, dirección , teléfono - Actividad económica - Tamaño - Misión - Visión - Valores corporativos - Estructura organizacional - Productos o servicios
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Clientes de la empresa
Una vez elaborado el formato deberá ser aplicado a la mí pyme seleccionada para asesorar
Actividad 2: Nombre de la actividad: Elaboración de ficha técnica del evento para el diseño del plan de trabajo INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: Lea detenidamente la información de la guía de aprendizaje para el desarrollo de esta actividad. Trabaje de forma individual y / o equipo, de acuerdo a los parámetros establecidos por el instructor Verifique en la plataforma el material de apoyo correspondiente a: Tipología de eventos Organización de eventos Servicios complementarios Aclare las dudas correspondientes al material de apoyo con el instructor responsable de la formación objeto de esta guía y /o la bibliografía sugerida. Una vez elaborado el diagnostico, se procede a determinar que tipo de eventos va a desarrollar la empresa asesorada ya sea de tipo interno o externo, o de acuerdo al objetivo este. Para garantizar una mejor planeación es importante contar con la información de que tipo de evento se va a organizar , cual es el objetivo, que tipo de actividades se van a realizar, para esto deberán elaborar un herramienta (ficha técnica) , para la recolección de la información, la cual pueda ser aplicada para cualquier tipo de evento. Los puntos de la ficha técnica servirán para poder identificar información y requerimientos como: Tipo de evento Objetivo del evento Focus Group Personas VIP Participantes Lugar: capacidad instalada Fecha: Tipo de actividades: culturales, sociales , deportivas , académicas , foro , panel Requerimientos para las actividades Alojamiento: Transporte:
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Alimentos y bebidas: Activos de operación: Memorias (Handouts) Souvenir Este formato será entregado y diligenciado con los datos de un evento de carácter interno y otro externo según las necesidades del mismo Actividad 3: Nombre de la actividad: Elaborar plan de trabajo para el evento INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: Lea detenidamente la información de la guía de aprendizaje para el desarrollo de esta actividad. Trabaje de forma individual y / o equipo, de acuerdo a los parámetros establecidos por el instructor Verifique en la plataforma el material de apoyo correspondiente a: Organización de eventos Planeación Aclare las dudas correspondientes al material de apoyo con el instructor responsable de la formación objeto de esta guía y /o la bibliografía sugerida. Una vez se tienen todos los datos de la empresa , del evento , se procede a realizar la planeación para la ejecución del evento, para esto deberán elaborar el listado de las actividades a realizar para antes, durante y después del evento , una vez elaborada esta lista , se agruparan las actividades principales, y se determinara que comités serán necesarios y quien será el responsable para cada comité , para esto deberán entregar -Organización de comités (organigrama) -Actividades antes durante y después del evento para cada comité -Responsables directos de cada comité -Cronograma de actividades del evento Con esta información , deberán determinar para cada actividad -Que se va a realizar -Donde se va a realizar -Cuando se va a realizar -Quienes lo van a realizar -Que recursos físicos utilizaran para realizar esta actividad -Que requerimientos especiales tienen esta actividad -Cuál es el plazo límite para el desarrollo de esta actividad.
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3.4. Actividades de transferencia del conocimiento. Con el fin de evidenciar la aplicación o transferencia de los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas en su proceso de aprendizaje a contextos reales, los aprendices deben realizar la organización de un evento en la I.E. a la cual pertenece y/o empresas del municipio. 3.5. Actividades de evaluación. Evidencias de Aprendizaje
Criterios de Evaluación
Evidencias de Producto: Diagnostico empresa
Ficha técnica del evento Organigrama Cronograma de actividades Plan de trabajo para actividades
Estructura eventos menores aplicando las etapas, los conceptos básicos y las directrices de la organización. Selecciona los recursos humanos, técnicos y tecnológicos requeridos para la planeación, coordinación y ejecución del evento. Selecciona los medios técnicos y tecnológicos para la divulgación del evento. Realiza la divulgación del evento, de acuerdo con las políticas de la organización Conserva los documentos, producto del evento, de acuerdo con el soporte y la legislación vigente. Selecciona las propuestas de los proveedores, teniendo en cuenta los requerimientos para el evento y cumpliendo con el presupuesto asignado. Determina las medidas de seguridad necesarias para la realización del evento. Realiza el evento de acuerdo con lo planeado y las políticas institucionales.
Técnicas e Instrumentos de Evaluación Observación directa , valoración de producto y Lista de chequeo
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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas) ACTIVIDADES DEL PROYECTO
AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS
Talento Humano (Instructores)
Cantidad
ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente
1
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DURACIÓN (Horas) Descripción
Realizar gestión administrativa en las mipypes del sector comercio de la localidad, con énfasis en organización de eventos.
Materiales de formación (consumibles)
30
Cantidad
Computadore s con conectividad De 30 a 35 a internet. Mesas y sillas.
Descripción
N/A
Cantidad
N/A
Especialidad
Economista o Administrador de empresas
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5. GLOSARIO DE TERMINOS
Organización: La organización es el resultado de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines propuestos. Evento: Acontecimiento, suceso eventualidad Definición evento según NTS OPC: Término genérico que designa cualquier tipo de reunión de corte científico, técnico, cltural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole, que facilite el intercambio de ideas o conocimientos y de experiencias entre los participantes. Evento empresarial: En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual. De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo. Congreso: Reunión generalmente periódica que trata un tema de interés particular, tiene una participación abierta a todo el que le interese, requiere gran cantidad de servicios y Alternos dentro de su programa como actividades recreativas y turísticas, por lo general trabaja con comités y sesiones generales y su proceso de organización, desarrollo y conclusiones están destinadas a recibir una gran publicidad. Su objeto incluye el permitir el intercambio y asimilación de ideas, información y conocimiento técnico entre personas que tienen los mismos intereses. Convenciones: Reunión de un grupo de personas en su propia representación o las de entidades que comparten intereses comunes, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole. Dimensión: Categoría del evento, que se divide en nacional o internacional, y de carácter público, privado o mixto. Ferias: Evento donde se expone bienes y/o servicios por un tiempo determinado en un mismo recinto a un grupo de personas interesadas, con el fin de estimular las relaciones comerciales. OPC: Son operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones. Son personas naturales o jurídicas legalmente constituidas que se dediquen a la organización de certámenes como congresos, convenciones, ferias, seminarios y reuniones
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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-planificar-yorganizar-un-evento http://www.smart-events.net http://www.iccaworld.com/ http://www.slideshare.net/will0903/manual-sobre-la-organizacin-de-eventos-11758963#btnNext http://www.slideshare.net/mcielak/el-poder-de-una-buena-organizacin-de-eventos-by-jochoaofarril Recomendada http://blog.eventioz.com Video http://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcY Como organizar eventos http://www.youtube.com/watch?v=jE4sBpNLFLE Como organizar eventos empresariales
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR) ELABORADA POR: Diana Katherine Giraldo. Carlos Andrés Ocampo Luis Alberto Naranjo INSTRUCTORES ESCUELA DE TURISMO Y GASTRONOMIA Agosto 21/08/2013
AJUSTADA POR: Jaime Alberto Londoño Briceño Armenia, Febrero 16 de 2015
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