Guia organizar eventos no 1 jal by Jaime Alberto Londoño Briceño

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: Técnico en asistencia Versión: administrativa Nombre del Proyecto: Ejecutar una propuesta metodológica para la formalización empresarial de las pymes del sector comercio del Departamento del Quindío Fase del proyecto: Actividad (es) del Proyecto: Diseñar un cronograma de Actividades teniendo en cuenta el tipo de evento y las políticas Institucionales.

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Código:

Actividad (es) de Aprendizaje: 1. Concepto, Clasificación y Agentes que intervienen en un evento, Fecha y duración del evento 2. Etapas y Estructura general de un evento (Organigrama). 3. Objetivos: general y específicos, y Directrices para la organización de eventos en la Unidad Administrativa.

701410 Ejecución Ambiente de formación ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

MATERIALES DE FORMACIÓN DEVOLUTIVO (Herramienta equipo)

Computadores con conectividad a internet. Mesas y sillas.

CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa)

 Marcadores  Borradores  Hojas de papel

 Sacapuntas  Lápiz  lapiceros

4. Población objeto y Tipos de participantes Página 1 de 15

Resultados Aprendizaje: 21060100201

de Competencia: 210601002

Realizar eventos en la unidad administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la conformación de comités, la coordinación de las diferentes actividades, y las políticas institucionales. Duración de la guía ( en horas):

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1. INTRODUCCIÓN

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.

40 horas

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019

La organización de eventos es una de las tareas para la que más preparación se requiere ya que se debe tener en cuenta el hecho de que la mayoría de los eventos, necesita que todo lo que lo compone funcione a la perfección, de esta manera es mucho más fácil no solo lograr las expectativas de la empresa, la de todos aquellos que están presentes en dicho evento. La mayoría de las empresas realizan diversos tipos de eventos los cuales se caracterizan por representar diferentes aspectos empresariales, tales como las presentaciones de publicidad, las planificaciones de mercado y hasta incluso las fiestas de fin de año, por eso en muchos casos son las mismas empresas quienes destinan uno de sus departamentos a la organización de eventos empresariales. Los eventos pueden ser conferencias, los congresos y las exposiciones y exposiciones entre otros, los cuales pueden ser muy importantes para explicar algún tipo de planificación que se realice con respecto a los contenidos de la empresa.

En este resultado se aterrizaran concepto de precedencias y orden jerárquico, tipos de eventos, montaje de mesas, etiqueta en la mesa y conceptos protocolarios en la organización de un evento.

ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1

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Actividades de Reflexión inicial.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019  ¿Considera Usted que por medio de la realización de eventos se logre la fidelización de los clientes?  ¿Considera Usted benéfico el recibir capacitación en técnicas de comunicación para obtener buenos resultados en la realización de eventos empresariales?  ¿Si aprendemos a trabajar en equipo, los eventos empresariales darán mejores resultados?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) ¿Cree Usted que los eventos empresariales son la mejor estrategia para establecer contacto directo con los clientes actuales o potenciales? ¿Considera Usted que la organización de eventos empresariales se convierte en una herramienta fundamental de comunicación, que permite transmitir información acerca de nuevos productos y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización? ¿Cree Usted que una buena capacitación en organización de eventos mejoraría la productividad y competitividad de una empresa? El SENA capacita a los aprendices a través de un proceso constante de retroalimentación entre la teoría y la práctica, para enfrentar los problemas encontrados en las empresas en cuanto a la deficiente organización de eventos empresariales, con el fin de mejorar su productividad y competitividad. Teniendo en cuenta el objeto de estudio, el aprendiz debe desarrollar actividades que den respuesta a la situación problemática planteada, mediante la estrategia del aprendizaje por proyectos y la aplicación de técnicas didácticas activas, tales como: talleres, simulación de casos, juego de roles, entre otras, aplicadas al desarrollo curricular propios del objeto de estudio. Además, debe comprender e interpretar los diferentes conceptos pertinentes, apoyándose en los Página 4 de 15

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 documentos suministrados como material didáctico. Su trabajo autónomo, trabajo en equipo, y colaborativo, le permiten un mejor desempeño en sus actividades de aprendiz, garantizando un óptimo resultado. Su condición de librepensador y sentido crítico, lo llevará a la adquisición de nuevos conocimientos, asociándolos a sus conocimientos previos y a la retroalimentación recibida de su instructor y compañeros de curso. 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Actividad 1: Nombre de la Actividad: Desarrollo de las habilidades para Administrar Instrucciones para el Desarrollo de las actividades

a) Una vez leído y analizado el Material de estudio, (Desarrollo de las Habilidades para Administrar), elabore Mapa Conceptual sobre los temas tratados, presentando sus conclusiones sobre los siguientes conceptos: 

El administrador moderno



Comprensión del proceso de dirigir



Desarrollo de la capacidad profesional para administrar y decidir



El cambiante entorno de los negocios

Se requiere identificar:



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Las principales características de un administrador

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 

Las capacidades para administrar y decidir



Los elementos del entorno de los negocios



Comprender el proceso de dirigir

(Herramienta TIC recomendada https://www.examtime.com/es/)

b) Resuelve la actividad lúdica sopa de letras (ver anexo). Demuestra tu dominio del tema y tu habilidad con las letras descubriendo al menos diez palabras o términos vistos en la lectura Nombre de la actividad: Elaboración del diagnóstico empresarial para la elaboración de la ficha técnica del evento

c) Haga una pequeña historia sobre la importancia de la temática haciendo uso de las herramientas de diseño de tiras cómicas o comics (Herramienta TIC recomendada http://www.pixton.com/)

d) Consulte sobre el tema de liderazgo y presente su opinión a la pregunta ¿Cómo alcanzar el liderazgo? Sustente su respuesta.

Lecturas recomendadas: 8 tareas para hacer de tu hijo un líder ( http://www.cnnexpansion.com/micarrera/2015/02/02/8-tareas-para-hacer-de-tu-hijo-un-lider) ¿Cómo despertar en tus hijos el espíritu emprendedor? (http://www.cnnexpansion.com/mi-carrera/2015/02/02/8-tareas-para-hacer-de-tu-hijo-unlider)

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 El peor enemigo de tu liderazgo es tu voz interior (http://www.cnnexpansion.com/especiales/2014/12/08/el-enemigo-numero-uno-que-poneen-riesgo-tu-liderazgo) INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:  Lea detenidamente la información de la guía de aprendizaje para el desarrollo de esta actividad.  Trabaje de forma individual y / o equipo, de acuerdo a los parámetros establecidos por el instructor  Verifique en la plataforma el material de apoyo correspondiente a:  Eventos y clasificación  Organizar eventos  Aclare las dudas correspondientes al material de apoyo con el instructor responsable de la formación objeto de esta guía y /o la bibliografía sugerida.

•

Orientar contenidos usando las herramientas informáticas, información en la nube, (web), videos.

•

Pensamiento empresarial planeación estratégica

•

Análisis del entorno empresarial, políticas de desarrollo regional y nacional, caracterización zonal y tipología, análisis global del entorno

•

Diferentes modelos de organización de eventos

•

Las herramientas adecuadas para la organización de eventos.

•

Tipos de herramientas y criterios para utilizarlas.

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•

Identificar la planeación como punto de partida para elaboración de un evento

•

Diagnosticar la viabilidad productiva y financiera de un evento

•

Pensamiento empresarial (Emprendimiento)

•

Presenta modelo para la presentación de un evento

•

Identificar la idea de negocio o proyecto.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento. 1. Concepto, Clasificación y agentes que intervienen en un evento, Fecha y duración del evento 2. Etapas y Estructura general de un evento (Organigrama). 3. Objetivos: general y específicos, y Unidad Administrativa.

Directrices para la organización de eventos en la

4. Población objeto y Tipos de participantes de acuerdo con la clase de evento. 5. Protocolo. Concepto y clases 6. Perfil de los asistentes. Con el fin de evidenciar la aplicación o transferencia de los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas en su proceso de aprendizaje a contextos reales, los aprendices deben realizar la organización de un evento en la I.E. a la cual pertenece y/o empresas del municipio. 3.5 Actividades de evaluación. Evidencias de Aprendizaje

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Criterios de Evaluación

Técnicas e Instrumentos de Evaluación

 Diagnostico empresa  Ficha técnica del evento  Organigrama  Cronograma de actividades Plan de trabajo para actividades

Evidencias de Desempeño:

Evidencias de Producto:

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•

Estructura eventos menores aplicando las etapas, los conceptos básicos y las directrices de la organización. • Selecciona los recursos humanos, técnicos y tecnológicos requeridos para la planeación, coordinación y ejecución del evento. • Selecciona los medios técnicos y tecnológicos para la divulgación del evento. • Realiza la divulgación del evento, de acuerdo con las políticas de la organización • Conserva los documentos, producto del evento, de acuerdo con el soporte y la legislación vigente. • Selecciona las propuestas de los proveedores, teniendo en cuenta los requerimientos para el evento y cumpliendo con el presupuesto asignado. • Determina las medidas de seguridad necesarias para la realización del evento. Realiza el evento de acuerdo con lo planeado y las políticas institucionales.

Observación directa , valoración de producto y Lista de chequeo

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DURACIÓ N (Horas)

RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas)

Materiales de formación (consumibles)

Talento Humano (Instructores)

ACTIVIDADES DEL PROYECTO Descripción

Diseñar un cronograma de Actividades teniendo en cuenta El tipo de evento y las políticas Institucionales.

40 horas

Video Beam, Computadores con conectividad a internet. Mesas y sillas.

Cantidad

De 30 a 35

Descripción

Marcadores Borradores Hojas de papel Sacapuntas Lápiz lapiceros , etc.

Cantidad

De acuerdo al número de aprendices

Especialidad

Economista o Administrador de empresas

Cantidad

AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente Ambientes de aprendizaje de la Institución Educativa que cumplan con los elementos mínimos de conectividad; salud ocupacional, como ventilación, luz, fácil acceso y salida en momentos de emergencia y preservación del medio ambiente.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Organización: La organización es el resultado de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines propuestos. Evento: Acontecimiento, suceso eventualidad Definición evento según NTS OPC: Término genérico que designa cualquier tipo de reunión de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole, que facilite el intercambio de ideas o conocimientos y de experiencias entre los participantes. Evento empresarial: En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual. De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo. Congreso: Reunión generalmente periódica que trata un tema de interés particular, tiene una participación abierta a todo el que le interese, requiere gran cantidad de servicios y Alternos dentro de su programa como actividades recreativas y turísticas, por Página 11 de 15

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 lo general trabaja con comités y sesiones generales y su proceso de organización, desarrollo y conclusiones están destinadas a recibir una gran publicidad. Su objeto incluye el permitir el intercambio y asimilación de ideas, información y conocimiento técnico entre personas que tienen los mismos intereses. Convenciones: Reunión de un grupo de personas en su propia representación o las de entidades que comparten intereses comunes, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole. Dimensión: Categoría del evento, que se divide en nacional o internacional, y de carácter público, privado o mixto. Ferias: Evento donde se expone bienes y/o servicios por un tiempo determinado en un mismo recinto a un grupo de personas interesadas, con el fin de estimular las relaciones comerciales. OPC: Son operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones. Son personas naturales o jurídicas legalmente constituidas que se dediquen a la organización de certámenes como congresos, convenciones, ferias, seminarios y reuniones

GLOSARIO DE TERMINOS Página 12 de 15

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3. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-planificar-yorganizar-un-evento http://www.smart-events.net http://www.iccaworld.com/ http://www.slideshare.net/will0903/manual-sobre-la-organizacin-de-eventos11758963#btnNext http://www.slideshare.net/mcielak/el-poder-de-una-buena-organizacin-de-eventos-byjochoa-ofarril Recomendada http://blog.eventioz.com Video http://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcY Como organizar eventos Página 13 de 15

4. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Alberto valencia Galvis, Instructor Centro de Turismo y Comercio. Armenia, junio 09 de 2014. Ajustado por: Jaime Alberto Londoño Briceño Centro de Comercio y Turismo

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