Meta de Vendas em serviços Coordenar equipe de vendas, criar indicadores de aproveitamento da equipe sempre foi e sempre será um grande desafio para os gerentes de vendas. Para atender esta necessidade vamos passar alguns conhecimentos pertinentes a este assunto para que todos possam criar uma ferramenta personalizada de gestão baseado em suas características. Abaixo irei detalhar diversos modelos de gestão que culminam em conhecer a taxa de conversão, da sua equipe, por região ou conforme sua necessidade. Existe uma grande diferença entre meta de vendas para produtos(varejo) como descrevemos em nosso post anterior, para metas em serviços. Isso porque no varejo além de termos vendas diárias temos venda em d0 ou seja, o cliente compra no ato da visita, criando um algoritmo diário para as vendas. Quando tratamos de venda em serviços existe um delay entre a apresentação do produtos e sua venda, para isso diversos fatores influenciam, como por exemplo os itens que iremos detalhar abaixo • • • • • •
Prospects: São nossos clientes target que desejamos focar nossas vendas Visita: Devemos saber quem desses prospects devemos visitar e quando Abertura de ciclo: Ocorre quando um prospect é visitado e este demonstra interesse receber uma apresentação comercial Ciclo de Proposta: Ocorre quando um prospect deseja receber uma proposta do serviço Ciclo de pedido: Ocorre quando a proposta é enviada e este deseja contratar o Serviço Faturamento: Ocorre quando o Serviço é dado início.
Olhando estes dados acima tudo é muito comum e simples, porém o importante é saber trabalhar com os dados e criar uma estrutura gerencial que nos possibilite a realização da gestão da carteira, cobertura da carteira taxa de performance, etc. Após definido o conceito será necessário criar um banco de dados que facilite a gestão de todas as informações.
EMPRESA Cliente 192 Cliente 191 Cliente 361
RG SP SP NNE
Vendedor Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 1
LOJAS 44 36 31
Cliente 336
RJ
Vendedor 4
26
Cliente 301 Cliente 302 Cliente 270 Cliente 328 Cliente 338 Cliente 260
RS RS RS RS RJ RS
Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 4 Vendedor 8
23 21 20 19 19 19
Lembrando sempre de focar as vendas em função de clientes target, neste caso nosso target é em função de tamanho, ou seja, quantidade de lojas. O Banco de dados pode estar organizado por, cliente, região, equipe responsável pelo atendimento, dados dos clientes e outros dados necessários para identificar os cliente conforme peculiaridade de cada negócio Após criado um banco de dados bem estruturado algumas informações de foco de vendas é necessário: 1. Definir o foco de atendimento, quais os clientes mais interessantes devem ser atendidos de curto prazo. 2. Passar para a equipe de vendas o foco de vendas, a cobertura da carteira quem e quando deve ser atendido EMPRESA Cliente 323 Cliente 322 Cliente 225 Cliente 176 Cliente 315 Cliente 309 Cliente 308 Cliente 328 Cliente 270 Cliente 302
RG RS RS SP SP RS RS RS RS RS RS
Vendedor Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8
Cliente 301 Cliente 191
RS SP
Vendedor 8 Vendedor 8
Jan Fev Mar 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
3. Após passado o Foco será iniciada a gestão da equipe de vendas: Das visitas traçadas, quantas o Vendedor conseguiu realizar e mais, descobrir se ele perdeu foco em vendas e começou a visitar clientes que não eram foco naquele momento. Para isso seu banco deve ter capacidade de receber novos clientes, ou seja, cada visita o vendedor deve informar os dados de um novo cliente visitado.
EMPRESA Cliente 323 Cliente 176 Cliente 315 Cliente 309 Cliente 308 Cliente 328 Cliente 270 Cliente 302
RG RS SP RS RS RS RS RS RS
Vendedor Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8
Cliente 301
RS
Vendedor 8
Visitas Jan Fev Mar Realizadas 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1
4. Depois de identificarmos quem foi visitado é necessário identificar quais abriram ciclos de proposta.
EMPRESA Cliente 323 Cliente 315 Cliente 308 Cliente 270 Cliente 302 Cliente 301
RG RS RS RS RS RS RS
Vendedor Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8 Vendedor 8
Visitas Jan Fev Mar Realizadas 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Ciclos Abertos 1 1 1 1 1 1
5. Após identificar quem foi visitado, quem teve interesse em proposta identificar quem fechou as propostas. a. Podemos notar que a lista inicial continham 9 clientes visitados, passamos para 6 com ciclos abertos e neste ponto apenas 1 fechamento.
EMPRESA Cliente 301
RG RS
Vendedor Vendedor 8
Visitas Jan Fev Mar Realizadas 1 1
Ciclos Abertos 1
Fechamentos 1
Análise gerencial Por Regional: Conhecer a cobertura de mercado, ou seja, das visitas previstas quantas foram realizadas. Identificando a Cobertura da Carteira. Ex: neste caso, regional de RS não conseguiu cobrir a carteira Relatório Sintético de Gerenciamento da equipe - Visitas Visitas Previstas SP RS NNE RJ Total
Mar Abril Mai Jun 32 37 35 38 23 14 29 23 7 11 10 4 3 4 5 2 65 66 79 67
Jul Ago 20 13 0 0 6 1 0 0 26 14
Set Out Nov Dez 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 0 0 0
Total 187 89 39 14 329
Visitas Realizadas SP RS NNE RJ Total
Mar Abril Mai Jun 34 51 0 0 11 20 0 0 12 1 0 0 9 2 0 0 66 74 0 0
Jul
Set Out Nov Dez 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 85 31 13 11 140
Cobertura de Mercado SP RS NNE RJ Cobertura Total
Mar 106% 48% 171% 300% 102%
Abril Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez 138% 0% 0% 0% 0% 0% #### #### #### 143% 0% 0% ##### #### #### #### #### #### 9% 0% 0% 0% 0% #### #### #### #### 50% 0% 0% ##### #### #### #### #### #### 112% 0% 0% 0% 0% 0% #### #### ####
Total 45% 35% 33% 79% 43%
0 0 0 0 0
Ago 0 0 0 0 0
Análise dos Ciclos Para chegar neste relatório é necessário primeiro conhecer a taxa de conversão de seu negócio, assim que tiver conhecimento você poderá criar sua meta de ciclos, ou seja, para quantas visitas são necessárias para um cliente ter interesse em receber mais informações sobre o produto. Relatório Sintético de Gerenciamento da equipe - Ciclos Ciclos Previstos SP RS NNE RJ Total
Abril Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total 16 19 18 19 10 7 6 94 12 7 15 12 45 4 6 5 2 3 1 20 2 2 3 1 7 32,5 33 40 34 13 7 6 0 0 165
Ciclos Realizados SP RS NNE RJ Total
Abril Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total 22 0 0 0 0 0 0 0 0 28 12 0 0 0 0 0 0 0 0 15 2 0 0 0 0 0 0 0 0 8 2 0 0 0 0 0 0 0 0 2 38 0 0 0 0 0 0 0 0 53
Cobertura de Ciclos SP RS NNE RJ Cobertura Total
Abril Mai Jun Jul Ago Set 138% 0% 0% 0% 0% 0% 104% 0% 0% 0% #### #### 57% 0% 0% 0% 0% 0% 133% 0% 0% 0% #### #### 117% 0% 0% 0% 0% 0%
Out 0% #### #### #### 0%
Nov #### #### #### #### ####
Dez #### #### #### #### ####
Total 30% 34% 41% 29% 32%
Pedidos Em serviço sempre existe um delay entre a visita e o fechamento de fato, são poucos os momentos em que realizamos uma visita e já saímos com o pedido. Muito importante é saber esse delay, ou seja, se visito um cliente em Janeiro, qual o tempo médio para ele fechar esse pedido. Relatório Sintético de Gerenciamento da equipe - Pedidos Pedidos Previstos SP RS NNE RJ Total
Mar
Pedidos Fechados SP RS NNE RJ Total
Mar
Abril
0
Mai
0 Abril
0 0 0 0 0
Jun
0 Mai
2 1 0 0 3
Jul
0 Jun
0 0 0 0 0
Ago Set Out Nov Dez Total 7 8 7 8 4 33 5 3 6 5 0 18 1 2 2 1 1 8 1 1 1 0 0 3 0 13,3 13,5 16,2 13,7 5,33 62,1
Jul 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
Ago Set Out Nov Dez Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Todos os estudos acima podem ser realizados pela equipe de vendas, grupo, filiais, etc.
Conhecendo a taxa de conversão Para entendermos a taxa de conversão precisamos calcular os seguintes dados: Visitas realizadas x ciclos abertos x Pedidos x Faturamentos Gestão de Ciclos Região Visitas Ciclos Pedidos Faturamento SP 85 28 2 RS 31 15 1 1 NNE 13 8 0 RJ 11 2 0 Total 140 53 3 1 Tx de Conv Região Ciclos Pedidos Faturamento SP 33% 7% RS 48% 7% 100% NNE 62% RJ 18% Total 38% 6% 33%
Podemos entender que: • •
•
Para 140 visitas realizadas apenas 53 tiveram interesse em entender mais sobre o produto 38% sobre as visitas Dos 53 que tiveram interesse em entender mais sobre o produto somente 3 tiveram interesse em receber uma proposta. 2% sobre as visitas ou 6% sobre os ciclos. Das 3 propostas enviadas apenas 1 teve interesse em fechar o pedido. 0,7% sobre as visitas ou 33% sobre os pedidos
Baseando neste modelo primeiro deve-se identificar a taxa de conversão de sua empresa, identificando estes dados é possível criar uma ferramenta de meta de vendas baseado na taxa de conversão de seu negócio, além de saber a taxa de conversão é muito importante estudar o Delay entre visita e fechamento O Delay x Frustrações Comerciais O delay é importante ser conhecido porque o esforço de vendas atual terá reflexo no futuro, ou seja, as vezes o imediatismo passa a ser frustrante para os gestores do negócio, por isso é muito importante conhecer o historio de seus produtos para saber criar um meta de vendas baseado em fatos reais pertinentes ao próprio negócio. O esforço de hoje será o sucesso do amanha
Por Joel Mingatos