PROCESAMIENTO DE PEDIDOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Definición: El procesamiento del pedido está representado por el número de actividades incluidas en el ciclo del pedido del cliente. Específicamente, incluyen la preparación, la transmisión, la entrada, el surtido y el informe sobre el estado del pedido. El tiempo requerido para completar cada actividad depende del tipo de petición implicada. El procesamiento del pedido para una venta al menudeo quizá será diferente al de una venta industrial.
Preparación del Pedido: Se refiere a las actividades de recopilar la información necesaria sobre los productos y servicios deseados, así como a la requisición formal de los productos que se vayan a comprar. Puede incluir elegir un vendedor apropiado, llenar un formulario de pedido, determinar la disponibilidad de existencias, comunicar por teléfono la información del pedido a un empleado de ventas o seleccionarlo de un menú en la página web. Por ejemplo los códigos de barras y los catálogos en páginas de internet.
Transmisión del Pedido: Después de la preparación de la preparación el pedido, la transmisión de la información del mismo es la siguiente actividad dentro del ciclo de su procesamiento. Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta el lugar donde pueda manejarse su entrada. La transmisión del pedido se realiza de dos maneras fundamentales: manual y electrónica. La transmisión manual puede incluir el envío por correo de los pedidos o que el personal de ventas los lleve físicamente hasta el punto de entrada del pedido (método obsoleto en nuestros días). La transmisión electrónica incluye el uso de llamadas telefónicas, páginas web, sistemas EDI y comunicaciones por satélite (costos bajos y confiabilidad al reducir el tiempo de realización de la transmisión de información).
Entrada del Pedido: Se refiere a las muchas tareas que tienen lugar antes de efectuar el levantamiento real del pedido. Estas incluyen: 1) comprobación de la precisión de la información, como descripción del artículo y número, cantidad y precio 2) comprobación de la disponibilidad de los artículos solicitados; 3) preparación de la documentación de órdenes atrasadas o de cancelaciones, si fuera necesario; 4) comprobación del estado de crédito de los clientes, 5) transcripción de la información del pedido según sea necesario, y 6) facturación. Estas tareas son necesarias porque la información que se solicita del pedido no siempre está en la forma adecuada para seguir procesándola, puede no estar representada con precisión o se puede requerir trabajo adicional de preparación antes que el pedido pueda ser liberado para levantarlo.
Ejemplo: El código de barras ha sido clave para controlar los costos de compra y de inventario en compañías como Wal-Mart y Home Depot. Por otra parte la industria médica, donde la reducción de costos es una preocupación prioritaria y donde se gastan $83 mil millones anuales en suministros quirúrgicos y médicos, sólo la mitad de los suministros médicos están codificados con barras, se estima que podrían eliminarse $ 11 mil millones mediante mejores prácticas en la cadena de suministros.
Surtido del Pedido: El surtido del pedido se representa por las actividades físicas requeridas para 1) adquirir los artículos mediante la recuperación de existencias, la producción, o la compra 2) empacar los artículos para el envío; 3) programar el envío para su entrega, y 4) preparar la documentación del envío. Algunas de estas actividades pueden tener lugar en forma paralela con las de entrada del pedido, lo que abrevia los tiempos de procesamiento. Manejar las prioridades del surtido del pedido y de los procedimientos asociados afecta al tiempo total del ciclo del pedido en pedidos individuales. A menudo, las empresas no han establecido ninguna regla formal por al cual los pedidos tengan que introducirse y manejarse durante las etapas iniciales del surtido del pedido.
Ejemplo: Una compañía experimentaba retrasos significativos para levantar pedidos de clientes importantes cuando los encargados de los pedidos, durante las épocas de mucho trabajo, manejaban los menos complicados primero. Las prioridades al procesar pedidos pueden afectar la rapidez con la que todos los pedidos se procesan o la velocidad con la que se manejan los más importantes. Algunas alternativas de prioridad podrían ser las siguientes: a) primero en ser recibido, primer en ser procesado; b) tiempo más corto de procesamiento; c) número especificado de prioridad; d) primero los pedidos más pequeños, menos complicados; e) fecha de entrega prometida más próxima y f) pedidos que tengan el menor tiempo antes de la fecha prometida de entrega.
Informe sobre el estado del pedido: Esta actividad final del procesamiento del pedido asegura que se suministre un buen servicio al cliente, manteniéndolo informado de cualquier retraso en el procesamiento del pedido o en su entrega. Esto incluye a) rastreo y localización del pedido en todo el ciclo; b) comunicación con los clientes sobre dónde puede estar el pedido dentro del ciclo y cuándo puede ser entregado. Esta actividad de seguimiento no afecta al tiempo general para procesar el pedido.
OTROS FACTORES QUE AFECTAN EL TIEMPO DE PROCESAMIENTO DEL PEDIDO
La selección del hardware y de los sistemas de procesamiento delos pedidos representan sólo una parte de las consideraciones del diseño. Puede haber numerosos factores que agilizan o retrasan el tiempo de procesamiento, estos factores son resultado de los procedimientos de operación, de las políticas de servicios al cliente y de las prácticas del transporte.
Prioridades del procesamiento: Algunas empresas pueden otorgar prioridades a su lista de clientes como una manera de distribuir los recursos limitados de tiempo, capacidad y esfuerzo a favor de las órdenes más beneficiosas. Haciéndolo así, alterarán los tiempos de procesamiento de los pedidos. Una forma es dar prioridad a los pedidos de alta prioridad, en otras empresas los pedidos suelen procesarse en el orden en que se reciben. Aunque una forma parezca justa para todos los clientes puede afectar, en promedio, no necesariamente es así. Por ejemplo un fabricante de papel no había establecido prioridades en el procesamiento de los pedidos de bolsas y papel para envolver que les solicitaban las cadenas de comida; sin embargo, había prioridad implícita en el procesamiento de pedidos. Cuando el plazo de procesamiento era muy corto, los empleados de los pedidos procesaban primero los más pequeños y sencillos. Los pedidos más grandes, que por lo regular eran los más rentables, quedaban relegados a procesamiento posterior.
Procesamiento paralelo versus secuencial: En algunos casos, los tiempos de procesamiento pueden reducirse en forma significativa ordenando con cuidado las tareas del procesamiento de pedidos. Los tiempos más largos de procesamiento pueden alcanzarse cuando todas las tareas se completan en una secuencia. Si se llevan a cabo algunas tareas simultáneamente, el tiempo total de procesamiento puede reducirse.
Precisión en el surtido del Pedido: Si se puede completar el ciclo de procesamiento del pedido sin tener errores en el requerimiento del pedido de un cliente, es probable que se minimice el tiempo de procesamiento. Tal vez ocurran algunos errores, pero su número debería ser cuidadosamente controlado si el tiempo de procesamiento del pedido es una consideración prioritaria en la operación de la compañía.
Acumulación de pedidos: Reunir pedidos de múltiples clientes en grupos para realizar un procesamiento por acumulación puede reducir los costos de procesamiento del pedido. Por otra
parte, retener pedidos hasta alcanzar el tamaño de un lote quizás añada más tiempo al procesamiento, en especial para aquellos pedidos que entraron primero en el lote.
Tamaño del Lote: El pedido de un cliente puede ser demasiado grande para surtirlo de inmediato de las existencias disponibles. En vez de esperar a que esté completamente surtido, pueden prepararse y enviarse pequeños lotes del pedido total. En vez de esperar a que se complete el pedido, el cliente lo recibe parcialmente y dispone antes de una parte del producto ordenado. Aunque se puede mejorar el tiempo de procesamiento para parte del pedido, los costos de transporte tal vez serán más altos debido al envío de pedidos de menor tamaño
Consolidación del embarque: Muy parecido a la acumulación de pedidos, estos pueden retenerse para crear un tamaño de envío económico. Consolidar algunos pedidos pequeños para construir un volumen más grande de envío reduce los costos de transporte. El tiempo de procesamiento puede incrementarse para que el costo de transporte pueda descender.