TALLER ACERDO 060 DE 2001 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA
JORGE LEONARDO VELOZA CONTRERAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA 2014
TALLER ACERDO 060 DE 2001 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA
JORGE LEONARDO VELOZA CONTRERAS
DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTA D.C 2014
INTRODUCCIÓN
En el siguiente trabajo, abordaremos el acuerdo 060 de 2001 y como las entidades públicas y privadas han adaptado sus unidades de correspondencia a dicha normatividad. El archivo general de la nación AGN es una entidad motivo de orgullo ya que podemos decir que contamos con unas de las más ricas entidades y leyes archivísticas en América latina. Los estudiantes de bibliotecología de la universidad del Quindío deben destacarse en la UI en la que se desempeñen o en la organización que trabajen en algún momento de su vida y para lograr sobresalir deberán conocer este acuerdo 060 que es de suma importancia para la archivística colombiana.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
RECONOCER LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir que es la correspondencia y conocer sus aspectos más relevantes. Adquirir conocimientos sobre el ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) del AGN. Conocer y aplicar la metodología para organizar una unidad de correspondencia en una entidad. Identificar y manejar los formatos de correspondencia de uso general de las entidades y los instructivos para su diligenciamiento. Reconocer la importancia de los manuales de correspondencia y las bases para su elaboración.
TALLER ACERDO 060 DE 2001 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA ACTIVIDAD PROPUESTA DEFINA QUÉ ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA, CUÁLES SON SUS FUNCIONES Y POR QUÉ SE CONSIDERA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA: área que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, central e histórico.
¿QUÉ ENTIDADES DEBEN ESTABLECER CORRESPONDENCIA Y PARA QUÉ?
UNA
UNIDAD
DE
Las entidades que deben establecer unidades de correspondencia dentro de sus organizaciones son aquellas de carácter público y aquellas privadas que realicen funciones públicas. Ejemplo: Entidad pública
Entidad privada con funciones públicas
¿CUANDO EXISTAN REGIONALES DE UNA ENTIDAD CON CUÁNTAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA DEBE CONTAR DICHA ENTIDAD?. “Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.”1
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Extraído del acuerdo 060 de 2001 página 3, Articulo 3, Párrafo 2
ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES.
CORRESPONDENCIA Son todas aquellas comunicaciones de carácter privado y externas a las entidades.
COMUNICACIONES OFICIALES Son todas aquellas comunicaciones que se generan entre las dependencias de las entidades, y cuyas características esenciales son: ciertos aspectos formales tanto de forma, como de fondo que le imprimen tanto en el interior como al exterior de las misma entidad un carácter se seriedad.
¿CUÁLES SON LAS CLASES DE COMUNICACIONES OFICIALES?
ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y REGISTRO DE COMUNICACIÓNE OFICIALES. REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
Responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones producidas, dejando constancia de: La fecha y hora de la fecha de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
QUÉ SON FIRMAS RESPONSABLES EN UNA ENTIDAD, EN QUÉ DOCUMENTO DEBEN QUEDAR ESTABLECIDAS? Son las firmas autorizadas para la correspondencia tanto interna como externa son: Directivos, Jefes de oficina y delegados asignados para la recepción. La oficina de Gestión Documental velará por el estricto cumplimiento de esta norma, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
¿QUÉ
PROCEDIMIENTOS DEBEN TENERSE EN CUENTA EN LA RADICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Los procedimientos que se deben tener en cuenta en la radicación de documentos y su respectiva numeración son los siguientes: Antes de la Radicación:
Verificar que el documento cumpla con todos los requisitos establecidos por la entidad para que este pueda ser recibido en la unidad de correspondencia.
Verificar que la documentación no contenga elementos que no corresponden a la finalidad de los documentos, incluidos sus anexos.
Verificar que la documentación cumpla con la diplomática adecuada incluyendo aspectos de forma y fondo .
Verificar que la entidad a la cual se remite dicha documentación sea la competente para resolverle las inquietudes que tenga el usuario.
Durante la radicación:
Verificar que los documentos estén completos.
Que el funcionario o remitente trabaje actualmente en la entidad.
Asignar el numero consecutivo y el sello radicador sea este manual o electrónico.
Después de la radicación:
Darle al usuario la copia radicada del documento.
Informarle al usuario los plazos y horarios de respuesta a la solicitud.
En caso de contar con software avanzado en gestión documental, informarle al usuario que puede recibir la respuesta a su solicitud vía correo electrónico.
QUÉ PROCEDIMIENTOS DEBEN TENERSE EN CUENTA EN LA NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS?
Solo la el coordinador del área de gestión documental o quien haga sus veces será la encargada de asignar la numeración de actos administrativos de las entidades públicas.
En las entidades privadas, los encargados de realizar dicha numeración será el coordinador de las áreas de gestión documental o los encargados de del área de archivo todo esto con el beneplácito de los directores administrativos.
Solo las personas con firma responsable, serán los encargados de cualquier acto administrativo.
La numeración, debe ser consecutiva, no debe ser tachada, a reservada.
Los actos administrativos que no estén firmados por la persona responsable, no serán radicados.
¿CUÁLES SON LOS CONTROLES QUE DEBE TENER LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DE UNA ENTIDAD PARA LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y OFICIALES? Según el artículo 7mo del acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 “Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados”. ESTOS CONTROLES PODRÁN SER DIGITALES: las organizaciones cada vez más están optando por sistemas de gestión documental que reduzcan sustancialmente el uso del papel uno de estos software especializado como el sistema de gestión de contenidos de ORACLE que permite que la ingreso y circulación de la documentación hasta su destino final en forma totalmente digital.Permitiendo el monitoreo de todo el ciclo vital de los documentos
¿CUÁLES SON LOS CONTROLES CUANDO SE ENTREGA LAS COMUNICACIONES A UNA EMPRESA DE MENSAJERÍA. o Debe contratarse una empresa de mensajería que cuente con seriedad y servicio en las entregas, ya que esto afecta la imagen corporativa de la entidad. o Debe entregarse los paquetes totalmente sellados. o Debe entregarse la dirección, teléfono y/o otra ubicación del usuario a quien se le contesta la petición. o Cuando son objetos delicados, tanto la unidad de correspondencia como la empresa de envíos deben garantizar la integralidad del objeto envínate tomando las medidas necesarias. o debe llamarse al usuario para verificar la entrega de la comunicación. o También gracias las TICs puede hacerse seguimiento de la entrega por medio de GPS (sistema de posicionamiento global) ¿QUÉ PROCESO SE ESTÁ LLEVANDO A CABO CON LAS INVITACIONES PÚBLICAS Y PROCESOS DE LICITACIÓN? Los procesos de licitación se radicaran y llevaran a cabo el proceso normal de gestión documental salvo nota interna. Las invitaciones se remitirán en la unidad de correspondencia o directamente a la persona a la cual le llega la invitación. ¿QUÉ SON FIRMAS RESPONSABLES EN UNA ENTIDAD, EN QUÉ DOCUMENTO DEBEN QUEDAR ESTABLECIDAS?. Las firmas responsables son las de aquellas personas, que sostienen en la organización o entidad una jefatura de una dependencia o que administran bienes, dinero o servicios y para adquirir o realizar alguno de estos esa persona debe firmar dicho documento nadie más.
CONSULTE QUÉ ES UN MANUAL DE CORRESPONDENCIA O CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO Y PARA QUÉ SIRVE. VERIFIQUE Y DIGA CÓMO SE EVIDENCIA SU UTILIZACIÓN EN LA ENTIDAD VISITADA.
Un manual de correspondencia y archivo es un documento de consulta que plasma y contiene todos los procedimientos que se realizan en una unidad de correspondencia se utilizan principalmente para conocer o reconocer los procesos que se llevan a cabo en dicha unidad y como se reflejan en entidad, y también es un documento con información primaria para el funcionario nuevo o de otra dependencia que desconoce los procedimientos específicos de dicha unidad. AVERIGÜE EL PROCESO (PASO A PASO) QUE SE LLEVA A CABO PARA REALIZAR EL RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA) Y CUÁLES SON LOS FORMATOS QUE UTILIZAN.
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Los formatos se encuentran en http://documental.ucc.edu.co/site/PyP/Index.html
MEDIANTE UN EJEMPLO PRÁCTICO EXPLIQUE LAS FUNCIONES DE DICHA UNIDAD: RECEPCIÓN CLASIFICACIÓN DISTRIBUCIÓN PROCESO SALIDA
¿CUÁLES DOCUMENTOS NO SE RECIBEN EN UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
¿QUÉ SE DEBE HACER SI HAY FALLAS EN EL SISTEMA O SE VA LA ENERGÍA? Si se llegase a presentar alguna falla en el suministro eléctrico, las unidades de correspondencia, los archivos, las bibliotecas y en fin todas las UI deben contar con sistemas alternos que le proporcionen estabilidad a sus servicios y más si estos cumplen con funciones públicas. De no ser así debe tratar de llevarse un control manual de los documentos y/o procesos más importantes para así poder responderle al usuario con la petición que requiere, estos sistemas nos servirán de apoyo ya que en Colombia contamos con una buena red de suministro eléctrico (exceptuando algunas regiones) que ha reducido en forma sustancial los apagones que en décadas pasadas 70s,80s, 90s, eran una realidad en el país. ANALICE LOS RIESGOS, DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA VISITADA (ORDEN, SEGURIDAD, OTROS)
CONSULTE LOS PERFILES Y ROLES QUE TIENEN LOS EMPLEADOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
RECUERDE QUE EN EL MOMENTO DE EFECTUAR EL ENVÍO DE DOCUMENTOS ES MUY IMPORTANTE PRECISAR EL EMBALAJE, DEBIDO A QUE DEBE ADAPTARSE A LA FORMA, NATURALEZA DEL CONTENIDO Y CONDICIONES DE TRANSPORTE. POR TANTO, TENIENDO EN CUENTA ESTO, REALICEN LO SIGUIENTE: CLASE DE ELEMENTO ENVIADO Objetos de gran tamaño como mapas, planos, fotografías
Impresos
Objetos pequeños
Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse Objetos Frágiles
CLASE DE EMBALAJE Cajas adecuadas al tamaño de estos objetos, enrollados en vinipel (plástico delgado) en varias capas. Cajas de archivo adecuadas al tamaño de los impresos. Objetos de plástico adecuados a estos tamaños, embalados en vinipel e icopor y guardados en cajas. Icopor adecuado para el tamaño del objeto, guardado en cajas de cartón exclusivas de archivo. icopor adecuado al tamaño + plástico adecuado al tamaño +vinipel en varias capas + cajas adecuadas al archivo
AVERIGÜE CUÁL ES LA NORMATIVIDAD QUE TIENEN EN CUENTA EN DICHA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
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TEXTO COMPLETO NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA http://www.ucc.edu.co/asuntos-legales/ResolucionesRectorales2014/Resolucion_656_de_2014.pdf
INVESTIGUE ACERCA DEL SISTEMA QUE UTILIZA LA UNIDAD DE INFORMACIÓN.
Oracle Content Management reduce los costos al ofrecer estos beneficios:
Procesos automatizados—Mejora los procesos que utilizan papel y al mismo tiempo reduzca el almacenamiento de documentos y los costes de envío.
Mayor productividad—Aumenta la productividad de todos los usuarios y grupos de trabajo.
Infraestructura unificada—Unifica los puntos de creación de documentos, archivos, contenidos web y activos digitales
CONCLUSIONES 1. En el trabajo anterior pudimos destacar los aspectos mas importantes del acuerdo 060 de 2001 sobre las unidades de correspondencia. 2. El acuerdo 060 de 2001 marca una pauta sobre la directriz general que enmarcan en un primer momento la recepción de los documentos, hasta su distribución. 3. Es importante señalar que el acuerdo modernizo la gestión archivística del país podemos decir en un antes y un después. 4. Genera también, una cultura organizacional en la cual se resalta la importancia de un adecuado tratamiento de los archivos para cualquier organización. 5. El acuerdo en mi concepto debe modificarse en parte de acuerdo a los alcances tecnológicos de la actualidad y las nuevas posibilidades para el desarrollo de un PGD.