Copersucar multiplica eficiência fiscal no Porto de Santos e na distribuição de açúcar

Com a aplicação de novas tecnologias e área dedicada, companhia busca aprimoramento constante por meio de uma rede colaborativa de melhorias

A Copersucar desenvolveu siste− mas que otimizaram o tempo e pro− porcionaram mais segurança no pro− cessamento de notas fiscais geradas no seu terminal portuário localizado em Santos e na operação de distribuição de açúcar entre as suas usinas associa− das e seus clientes industriais.

No caso do recebimento de açúcar e grãos para exportação no Porto de Santos,o controle dos documentos fis− cais, que era feito a partir da checagem manual das notas impressas associadas às cargas dos trens, caminhões e navios, e levava em torno de seis horas, passou a ser concluído em apenas dez minutos.

Terminal Açucareiro Copersucar localizado na margem direita do Porto de Santos

O aumento da produtividade foi alcançado a partir da parceria entre os times Operacional e de Tecnologia e Processos da companhia. Ajustes no sistema ERP da empresa geraram um consistente ganho operacional, uma vez que o tempo gasto na execução do trâmite fiscal foi reduzido em trinta e seis vezes, e os erros humanos, princi− palmente na transcrição de informa− ções das versões impressas, foram eli− minados. Esta automação também permitiu que o controle e monitora− mento das notas fossem realizados de maneira remota, facilitando a adapta− ção ao trabalho home office. A solu− ção agregou maior segurança aos pro− cessos e aprimorou ainda mais o compliance fiscal da empresa.

Mercado Interno

O outro processo contábil que passou por modernização foi o ras− treamento de notas fiscais dos Big Bags, que contou com investimento em tecnologia RPA. Para abastecer o seus mais de 300 clientes industriais, a Copersucar usa grandes recipientes de polipropileno (Big Bags), com capa− cidade de carregar 1.200 kg de açúcar cada um. Anualmente, mais de 1,5 milhão de Big Bags circulam entre as usinas de cana−de−açúcar associadas à Copersucar, o centro de triagem e as fábricas dos clientes, que precisam ser bem armazenados e administrados para manter a sua vida útil preservada, contribuindo para o processo de lo− gística reversa.

Um ponto importante neste siste− ma circular é o controle fiscal e de emissão de notas de remessa,onde qual− quer erro nestes documentos pode pre− judicar o fluxo de embalagens reutilizá− veis. A gestão das embalagens tomava muito tempo das equipes, que precisa− vam garantir a conciliação entre o físico e o contábil,além de gerar uma deman− da adicional no preenchimento de car− tas de circularização e de geração de ex− trato de Notas Fiscais das embalagens pendentes de devolução, o que poten− cializava alterações de saldo e prazo.

Para aprimorar este acompanha− mento, a Copersucar criou um sistema RPA (Robotic Process Automation) que emite,em poucos minutos,um ex− trato detalhado com todas as notas fis− cais dos bags em posse dos clientes de acordo com as datas de emissão, facili− tando a gestão do inventário e tornan− do o processo de logística reversa desses contentores mais ágil.Além do tempo ganho na execução dos processos, tor− nando−os mais simples, eficientes e acessíveis, o novo sistema tem o obje− tivo de melhorar o compromisso tribu− tário e favorecer a questão econômica, uma vez que reduz a necessidade de produção de novas embalagens para se− rem colocadas no circuito.

Este desenvolvimento partiu de uma estratégia de robotização da companhia iniciada há quase dois anos que envolve 25 robôs executando as mais diversas tarefas, desde lançamen− to de documentos, leitura e tomada de ação com base na análise de e−mails, até a conferência minuciosa de todas as cláusulas dos contratos.

Uma mudança de dentro para fora

A Copersucar, maior comerciali− zadora de açúcar e etanol do mundo, possui uma equipe interna de tecno− logia, para que cada vez mais as mu− danças aconteçam de dentro para fora. Dessa forma, possibilita a autossufi− ciência de sua produção e o seu apri− moramento tecnológico. Composta atualmente por 34 usinas associadas, a companhia incentiva que a área de TI seja uma contribuição para todos.

“Especializar a empresa também na área de tecnologia, utilizando−se das necessidades apontadas pelos colabo− radores como motivadores do aperfei− çoamento de cada setor, possibilita o desenvolvimento de uma rede colabo− rativa de melhorias, um dos pilares de nosso negócio.A companhia e as usi− nas compartilham suas inovações e evoluções, da teoria até a prática. Des− sa forma, conseguimos fazer com que o setor cresça ainda mais ” ressalta Dal− bi Arruda, gerente−executivo de Tec− nologia e Processos da Copersucar.