UNIDAD DE TRABAJO 3 Conducci贸n de reuniones
Cuaderno de________________________________________________________
Habilidades Sociales. Cuaderno del Alumno
UNIDAD DE TRABAJO 3 Conducción de reuniones •
REFLEXIÓN INICIAL. Unidad 3
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sección 1 LA REUNIÓN COMO TÉCNICA DE TRABAJO EN GRUPO o EXPERIMENTA sección 1 La última reunión a la que asistí o EXPLORA sección 1 Codifica, Anota, Valora o REFLEXIONA sección 1 o APLICA sección 1
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sección 2 TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO o EXPERIMENTA sección 2 Autoinforme de temor a la comunicación o EXPLORA sección 2 Codifica, Anota, Valora o REFLEXIONA sección 2 o APLICA sección 2
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CUESTIONARIO. Unidad 3
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BALANCE DE COMPETENCIAS. Unidad 3
José Ángel del Pozo Flórez
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Unidad de trabajo 3 CONDUCCIÓN DE REUNIONES REFLEXIÓN INICIAL. Unidad 3 •
¿Has participado en alguna reunión que se haya desarrollado de forma especialmente positiva? Explica qué ocurrió.
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¿Sueles hablar en una reunión? En caso de que la respuesta sea negativa explica por qué.
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¿Tienes miedo a hablar en público? ¿Cómo reaccionas? ¿Qué sientes? ¿Qué se te pasa por la cabeza?
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Recuerda la última vez que te tuviste que enfrentar a una audiencia ¿Cómo te sentiste? ¿Cómo te preparas cuando tienes que exponer un tema ante un grupo?
José Ángel del Pozo Flórez
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sección 1 LA REUNIÓN COMO TÉCNICA DE TRABAJO EN GRUPO EXPERIMENTA sección 1
La última reunión a la que asistí… Recuerda la última reunión a la que asististe, reflexiona sobre cómo se desarrolló, finalmente, indica qué se debe hacer para que la reunión funcione mejor en una próxima convocatoria. Fecha:
Duración: Baja efectividad 1 2 Falta de objetivos Falta de “orden del día” Inicio y fin a destiempo Hay interrupciones constantes Se sale de los temas constantemente No se hacen resúmenes ni conclusiones Poca participación de los asistentes Poca satisfacción personal No se cumplen los objetivos No se fija el seguimiento posterior Observaciones
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Convocada por: Alta efectividad Objetivos claros y específicos “Orden del día” completo Inicio y fin a tiempo Sin interrupciones Todo el tiempo se dedica al “orden del día” Se resume cada punto tratado Alta participación de los asistentes Alta satisfacción personal Cumplimiento de los objetivos de la reunión Se fijan responsables y seguimiento
¿Cómo se puede mejorar?
José Ángel del Pozo Flórez
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EXPLORA sección 1 (ver manual) Cuando hayas LEÍDO esta sección: Codifica, Anota y Valora CODIFICA el texto resumiendo las principales ideas que has leído usando tus propias palabras
ANOTA el texto escribiendo cuatro o cinco frases que expliquen algunas de sus ideas principales
VALORA lo que has leído y escrito. ¿Qué parte de esta sección te ha parecido más interesante y por qué? ¿Qué más te gustaría aprender sobre este tema? Primero revisa lo que has escrito, luego compártelo y discútelo con otros y finalmente, lee y discute las respuestas de tus compañeros.
José Ángel del Pozo Flórez
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REFLEXIONA sección 1 •
¿Qué es lo más importante? Selecciona los elementos más importantes, aquellos que hacen que la experiencia que has vivido durante el desarrollo de esta sección sea única.
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Apunta las tres cosas que te hayan gustado más.
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Escribe una pregunta que te haya suscitado esta sección importante.
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Haz una lista de las palabras-clave de la sección. Comenta por qué crees que son importantes.
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¿Cómo me sentí? Describe qué emociones has experimentado durante el desarrollo de la sección y al finalizar esta. Recuerda que los sentimientos se van modificando con el paso del tiempo.
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¿Que puedo sacar de todo esto? Analiza lo que has aprendido, las oportunidades para cambiar y mejorar que te ha dado esta experiencia.
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¿Cómo puedo llevar a mi vida diaria lo que he aprendido en esta sección? Describe todo aquello que debes hacer o la ayuda que necesitas para ser capaz de aplicar en otros contextos las habilidades que has desarrollado.
José Ángel del Pozo Flórez
y argumenta por qué crees que es
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APLICA sección 1 1. Convocatoria de una reunión a) Subraya la información más importante de la convocatoria
Estimado/a Compañero/a: Tengo el placer de invitarte a la reunión que se celebrará el próximo lunes 15 de Junio, a las 15.00 horas, en la sala de educadores. La duración aproximada de la misma será de 45 minutos. El tema de la reunión será la organización de una fiesta para celebrar el fin del trimestre y el objetivo fundamental consistirá en recoger tu opinión sobre las actividades que pueden realizarse. El orden del día será el siguiente: − − − −
Propuesta de actividades y fechas Determinación de plazos Reparto de tareas y responsabilidades Ruegos y preguntas.
Te ruego que confirmes vía e-mail (javi@hmail.com) la recepción de esta convocatoria, que llegues con puntualidad y que lleves tus notas y tus propuestas sobre el tema de la reunión. Sería conveniente que leyeras el documento que te adjunto. Recibe un cordial saludo
b) Teniendo en cuenta la información de la reunión anterior, rellena el modelo de convocatoria adjunto. Señala la información que falta
PROGRAMACIÓN DE REUNIONES Fecha:______________ Hora:_______________ Duración aproximada:________________ Lugar:_________________________________________________ Objetivos de la reunión
Información previa y material de apoyo
Actividades previas a la reunión
Actividades previstas durante la reunión. Orden del Día
José Ángel del Pozo Flórez
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2. Practica la habilidad de conducir una reunión Conducir una reunión es una habilidad que mejora con la práctica y el autoanálisis. Te proponemos la siguiente escala de estimación para que autoevalúes tus habilidades para moderar reuniones. •
Busca una oportunidad coordinar una reunión
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Pide a alguien que grabe tu intervención.
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Revisa la grabación y autoevalúate utilizando la plantilla que se muestra más abajo. Para tener más información puedes pedir a otra persona que te observe y te dé retroalimentación usando la misma plantilla.
Escala de Estimación para la autoevaluación de las habilidades para dirigir reuniones Señale, para cada una de las afirmaciones, su grado de acuerdo según la escala central. Añada los comentarios que considere para reflexionar más detalladamente sobre la habilidad que ha valorado cuantitativamente PocoNadaNunca
Normal
Bastante
MuchoSiempre
Comentarios
Tengo preparada la sala y sus materiales Empiezo puntualmente Favorezco que todos los asistentes toman parte en la discusión Utilizo diferentes tipos de preguntas para favorecer la participación Evito ser autócrata favoreciendo el brote de las ideas y su libre discusión Mantengo la discusión sobre el tema evitando desviaciones Escucho y dejo hablar al grupo Animo constante a los asistentes a dar su opinión, teniéndola en cuenta y respetándola Me abstengo de tomar partido en las controversias Evito emitir juicios sobre las opiniones y las ideas provenientes del grupo Resumo leal y brevemente, anotando los puntos de acuerdo y desacuerdo Modero el diálogo Mantengo constantemente despierta la atención de todos Cuido mis propios gestos y actitudes No salto ninguna etapa de lo José Ángel del Pozo Flórez
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programado Hago concluir al grupo y hago un plan común de acción Elaboro un resumen de la discusión y de las decisiones tomadas Termino la reunión a la hora prevista Dedica unos minutos para reflexionar sobre tu intervención al final de una reunión que hayas moderado. Lee cada afirmación y elige la valoración que mejor muestre tu grado de desempeño. Aplica este cuestionario en varias ocasiones diferentes para detectar tus puntos fortalezas y debilidades. Con los datos obtenidos elabora un listado de tus puntos fuertes y débiles. Finalmente, establece un plan de mejora para transformar progresivamente tus debilidades en fortalezas. Mis Puntos fuertes son:
Mis puntos débiles son:
Mi plan de mejora es:
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sección 2 TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO EXPERIMENTA sección 2
Autoinforme de temor a la comunicación. Este autoinforme, intenta medir el grado de ansiedad que se produce en cuatro situaciones concretas y específicas que hacen referencia a la comunicación personal en los siguientes momentos: • • • •
Situaciones de grupo (ítems del 1 al 6) Reuniones (ítems del 7 al 12) Conversaciones (ítems del 13 al 18) Hablar en Público (ítems del 19 al 24)
AUTOINFORME DE TEMOR A LA COMUNICACIÓN (Personal Report of Communication Apprehension) PRCA-24 McCroskey, J. C. (1982) Conteste indicando al margen según esta escala el grado de acuerdo con estas afirmaciones: 1 = Totalmente de acuerdo; 2 = De acuerdo; 3 = Unas veces sí y otras no; 4 = En desacuerdo; 5 = Totalmente en desacuerdo. Existen frases muy parecidas, no se trata de ningún error, sino que debes contestar de forma rápida, sin pensar mucho a cada uno de los ítems. Item Grado 1. No me gusta participar en discusiones en grupo. 2. Generalmente me siento cómodo mientras participo en discusiones en grupo. 3. Estoy tenso y nervioso mientras participo en discusiones en grupo. 4. Me gusta implicarme en discusiones en grupo. 5. Enzarzarme en discusiones en grupo con gente no conocida me pone tenso y nervioso. 6. Me siento tranquilo y relajado mientras participo en una discusión en grupo. 7. Generalmente me pongo nervioso si tengo que asistir a una reunión. 8. Generalmente me siento tranquilo y relajado mientras participo en reuniones. 9. Me siento muy tranquilo y relajado si se me pide que exprese mi opinión en una reunión. 10. Me da miedo expresarme en reuniones. 11. Tener que hablar en reuniones me hace sentir incómodo. 12. Me siento muy relajado cuando contesto a preguntas en una reunión. 13. Mientras converso con un nuevo conocido me siento muy nervioso. 14. No me da miedo hablar en las conversaciones. 15. Normalmente estoy muy tenso y nervioso en una conversación. 16. Normalmente estoy muy tranquilo y relajado en las conversaciones. 17. Me siento muy relajado mientras converso con un nuevo conocido. 18. Me da miedo hablar en las conversaciones. 19. No me da miedo pronunciar un discurso. 20. Ciertas partes de mi cuerpo están tensas y rígidas mientras pronuncio un discurso. 21. Me siento relajado mientras pronuncio un discurso. 22. Mis ideas se nublan y vuelven confusas mientras estoy pronunciando un discurso. 23. Afronto con confianza la idea de pronunciar un discurso. 24. Mientras estoy pronunciando un discurso me pongo tan nervioso que olvido cosas que realmente sé. Clave para la corrección del autoinforme Vamos a obtener cinco puntuaciones diferentes. Una puntuación total de temor a la comunicación y cuatro puntuaciones pertenecientes a cada una de las subescalas. Su cálculo viene dado por las siguientes fórmulas: (Los números entre paréntesis se refieren a los ítems que pertenecen a cada subescala. El número 18 es una constante)
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Subescala Situaciones de grupo Reuniones Conversaciones Hablar en Público Total
Fórmula 18 - (1) + (2) -(3 )+ (4) - (5) + (6) 18 - (7) + (8) + (9) - (10) - (11) + (12) 18 - (13) + (14) - (15) + (16) + (17) - (18) 18 + (19) - (20) + (21) - (22) + (23) - (24) Suma de las cuatro puntuaciones anteriores.
Interpretación Subescala Situaciones de grupo Reuniones Conversaciones Hablar en Público
• • • • • • • • • •
Total
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Puntuaciones De 6 a 15 puntos: bajo temor ante las situaciones de grupo De 16 a 30 puntos: alto temor ante las situaciones de grupo De 6 a 16 puntos: bajo temor ante las situaciones de reunión De 17 a 30 puntos: alto temor ante las situaciones de reunión De 6 a 14 puntos: bajo temor ante las situaciones de conversación De 15 a 30 puntos: alto temor ante las situaciones de conversación De 6 a 19 puntos: bajo temor ante las situaciones de hablar en público De 20 a 30 puntos: alto temor ante las situaciones de hablar en público De 24 a 52 puntos: bajo temor ante las situaciones de comunicación interpersonal De 53 a 74 puntos: temor medio ante las situaciones de comunicación interpersonal De 75 a 130 puntos: alto temor ante las situaciones de comunicación interpersonal
Analiza los resultados que has obtenido Subescala
Puntuación
Comentario
Situaciones de grupo
Reuniones
Conversaciones
Hablar en Público
TOTAL •
• •
¿Cuál es tu opinión sobre los resultados que has obtenido?
¿Te ves reflejado en los mismos?
¿Qué debes mejorar?
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EXPLORA sección 2 (ver manual) Cuando hayas LEÍDO esta sección: Codifica, Anota y Valora CODIFICA el texto resumiendo las principales ideas que has leído usando tus propias palabras
ANOTA el texto escribiendo cuatro o cinco frases que expliquen algunas de sus ideas principales
VALORA lo que has leído y escrito. ¿Qué parte de esta sección te ha parecido más interesante y por qué? ¿Qué más te gustaría aprender sobre este tema? Primero revisa lo que has escrito, luego compártelo y discútelo con otros y finalmente, lee y discute las respuestas de tus compañeros.
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REFLEXIONA sección 2 •
¿Qué es lo más importante? Selecciona los elementos más importantes, aquellos que hacen que la experiencia que has vivido durante el desarrollo de esta sección sea única.
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Apunta las tres cosas que te hayan gustado más.
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Escribe una pregunta que te haya suscitado esta sección importante.
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Haz una lista de las palabras-clave de la sección. Comenta por qué crees que son importantes.
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¿Cómo me sentí? Describe qué emociones has experimentado durante el desarrollo de la sección y al finalizar esta. Recuerda que los sentimientos se van modificando con el paso del tiempo.
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¿Que puedo sacar de todo esto? Analiza lo que has aprendido, las oportunidades para cambiar y mejorar que te ha dado esta experiencia.
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¿Cómo puedo llevar a mi vida diaria lo que he aprendido en esta sección? Describe todo aquello que debes hacer o la ayuda que necesitas para ser capaz de aplicar en otros contextos las habilidades que has desarrollado.
José Ángel del Pozo Flórez
y argumenta por qué crees que es
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APLICA sección 2 1. Practica la habilidad de hablar en público Hablar en público no es algo que se hereda genéticamente sino que se puede aprender y mejorar con la práctica y el autoanálisis. Es importante no evitar la situación de enfrentarse a una audiencia, sino, al contrario, afrontarla. Si se va evitando la situación cuando llegue el día clave de una presentación, todavía va a ser mayor la ansiedad. Es preciso, por tanto, practicar y ensayar con personas de confianza o en contextos pequeños o menos importantes. A veces, simples ejercicios cotidianos como solicitar algo en una tienda, parar a una persona en la calle preguntándole la hora, etc. pueden ser momentos y oportunidades que ayudan a soltarse para ocasiones más significativas. Te proponemos la siguiente práctica: •
Busca una oportunidad para hablar en público.
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Pide a alguien que grabe tu intervención.
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Revisa la grabación y autoevalúate utilizando la plantilla que se muestra más abajo. Para tener más información puedes pedir a otra persona que te observe y te dé retroalimentación usando la misma plantilla.
Plantilla para el auto-análisis después de una Volumen de la voz El volumen con frecuencia es muy débil para ser escuchado por toda 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 la audiencia
presentación El volumen es lo suficientemente alto para ser escuchado por toda la audiencia durante toda la presentación
Postura del Cuerpo Postura excesivamente cerrada o tensa
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Tiene buena postura, se ve relajado y seguro de sí mismo.
Contacto Visual No mira a las personas durante la presentación
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Establece contacto visual con todos durante la presentación
Entusiasmo Muy poco uso de expresiones faciales o lenguaje corporal. No genera mucho interés en la forma de presentar el tema.
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Las expresiones faciales y el lenguaje corporal generan un fuerte interés y entusiasmo sobre el tema en la audiencia
Pausas Las pausas no se usaron durante la presentación
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Las pausas se usaron varias veces durante la presentación para mejorar el significado y/o el impacto dramático del mensaje
Oraciones Completas Raramente habla usando oraciones completas.
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Habla con oraciones completas siempre.
Habla Claramente A menudo habla entre dientes o no se le puede entender o tiene mala pronunciación.
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Habla claramente todo el tiempo y no tiene mala pronunciación.
Vocabulario Usa varias (5 o más) palabras o frases que no son entendidas por la audiencia.
José Ángel del Pozo Flórez
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Usa vocabulario apropiado para la audiencia. Aumenta el vocabulario de la audiencia definiendo las palabras que podrían ser nuevas.
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Dedica unos minutos para reflexionar sobre tu intervención al final de una presentación. Lee cada afirmación y elige la valoración que mejor muestre tu grado de desempeño. Aplica este cuestionario en varias ocasiones diferentes para detectar tus puntos fortalezas y debilidades. Con los datos obtenidos elabora un listado de tus puntos fuertes y débiles. Finalmente, establece un plan de mejora para transformar progresivamente tus debilidades en fortalezas. Mis Puntos fuertes son:
Mis puntos débiles son:
Mi plan de mejora es:
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CUESTIONARIO. Unidad 3 1. ¿Qué afirmación de las que se presentan a continuación refleja mejor lo que es una reunión eficaz? − La reunión es el procedimiento esencial de trabajo en equipo, es el espacio donde se toman decisiones consensuadas y que posibilita el intercambio de ideas, pensamientos o sentimientos entre los participantes. − Una reunión la constituye un grupo de personas de parecido perfil profesional y/o con intereses comunes que, durante un tiempo determinado, comparten un espacio de encuentro con el fin de debatir algún tema y coordinar actuaciones posteriores. − Al final de la reunión se debe elaborar un plan en el que se expliciten las tareas a realizar, las personas responsables, las actividades necesarias a desarrollar, sus responsables y los plazos de realización. 2. Una reunión cuya finalidad es estudiar soluciones a problemas que tiene planteado un equipo de trabajo, se denomina: − Reunión consultiva − Reunión informativa − Reunión decisoria 3. Elige la afirmación correcta: − Cierto grado de ansiedad es normal a la hora de hablar en público − Algunas personas aumentan su ansiedad al hablar porque perciben al auditorio como amigable − En el momento de hablar en público el orador siempre piensa en cosas negativas − Los ejercicios de relajación son poco útiles para eliminar la ansiedad antes de dirigirse a un auditorio 4. ¿Qué se debe evitar hacer si se desea tener éxito en una presentación oral ante una audiencia? − Mantener contacto visual con la audiencia − Obstaculizar las ayudas visuales − Usar un lenguaje sencillo − Hablar con claridad y seguridad 5. Antes de convocar una reunión se debe determinar: − El propósito de la reunión − Si es necesaria − Quiénes necesitan participar en la reunión − El plan de la reunión − Todas son correctas 6. Preparar una reunión implica: − Controlar las interrupciones y las conversaciones paralelas entre los asistentes − Determinar si realmente es necesaria − Distribuir la convocatoria con suficiente antelación − Comenzar con puntualidad − Todas son correctas 7. Elaborar el plan de la reunión implica: − Redactar el tema − Fijar las sucesivas etapas − Establecer su duración − Todas son correctas 8. Una persona que en una reunión crea tensiones, pasa de discutir aspectos técnicos a ataques personales, desviando la atención del objetivo, está ejerciendo un rol: − Discutidor − Liante − Obstinado − Preguntón José Ángel del Pozo Flórez
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9. Recoger una opinión realizada por un participante y devolverla al grupo para su consideración, se denomina: − Reflejo − Resumen − Reformulación − Reestimulación 10. La reestimulación se realiza cuando: − La aportación de un participante es interesante para la consecución de los objetivos de la reunión − Se necesita favorecer la interacción de los asistentes − Convenga tener en cuenta varias aportaciones y haya que entresacar lo que tienen en común o de diferencia 11. Cuando el moderador de una reunión devuelve al participante su propia pregunta y le pide que sea él quien responda, está utilizando: − La pregunta rebote − La pregunta eco − La pregunta recuerdo 12. Qué afirmación, en relación con la habilidad de hablar en público, es cierta: − Es fundamental detectar los posibles pensamientos positivos que pueden aumentar la ansiedad y sustituirlos por instrucciones negativas. − Un poco de tensión disminuye la concentración del orador y resta eficacia al mensaje. − El público debe ser percibido por el orador como un grupo de personas con interés en el tema. 13. Algunas pautas que ayudan a realizar presentaciones con éxito son: − Tener un guión de lo que se va a decir − Tener preparados algunos temas que se puedan utilizar en el caso de perder el hilo del discurso − Realizar algún ejercicio de relajación − Todas son correctas − Ninguna es correcta 14. Cuál de los siguientes pensamientos anticipa consecuencias negativas antes de empezar a hablar en público: − “Qué lo mal que lo pasé la primera vez que hablé en público”, − “Me pongo de los nervioso con sólo pensar lo mal que se pasa” − “Ya verás cómo van a pensar que sólo digo tonterías y se van a reír de mí” − “A ver si esto acaba cuanto antes”, − “voy a ir lo más rápido que pueda para acabar pronto y pasar este mal rato” − “Odio tener que ponerme delante de la gente a hablar, no me gusta nada” − “Me estoy poniendo muy nervioso y se van a dar cuenta” − “Se están fijando constantemente en cómo me tiemblan las manos y la voz” 15. Cuál de las siguientes afirmaciones sobre las ayudas visuales de una presentación es incorrecta: − Se debe comprobar que las ayudas visuales se puedan leer desde el asiento más lejano de la sala donde se realizará la presentación − Los gráficos, diagramas y tablas deben ser sencillos y llenos de datos − Cada diapositiva debe contener una idea − Los gráficos de varios colores son más atractivos que las de blanco y negro − Los colores se deben elegir con cuidado, puede ser que abrume a su audiencia con un exceso de colorido o combinaciones cromáticas que sean difíciles de leer − Todas son incorrectas
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BALANCE DE COMPETENCIAS. Unidad 3 Una vez que has realizado la unidad de trabajo 3 te proponemos que realices un balance de las competencias que has adquirido. El resultado de aprendizaje correspondiente a esta unidad se compone de varios criterios de evaluación. Lea atentamente los criterios de evaluación. Para cada criterio de evaluación marca con una cruz el indicador de autoevaluación que considere más ajustado a tu grado de dominio. Los indicadores son los siguientes: 1. 2. 3. 4.
No sé hacerlo. Lo puedo hacer con ayuda Lo puedo hacer sin necesitar ayuda Lo puedo hacer sin necesitar ayuda, e incluso podría formar a otra persona.
Resultado de aprendizaje 3: Conduzco reuniones analizando las distintas formas o estilos de intervención y de organización en función de las características de los destinatarios o destinatarias y el contexto
INDICADORES DE AUTOEVALUACIÓN 1 2 3 4
a) Describo los diferentes tipos y funciones de las reuniones. b) Describo las etapas del desarrollo de una reunión. c) Aplico técnicas de moderación de reuniones, justificándolas. d) Demuestro la importancia de la capacidad de exponer ideas de manera clara y concisa. e) Describo los factores de riesgo, los sabotajes posibles de una reunión, justificando las estrategias de resolución. f) Valoro la necesidad de una buena y diversa información en la convocatoria de reuniones. g) Describo la importancia de la motivación y de las estrategias empleadas, para conseguir la participación en las reuniones. h) Aplico técnicas de recogida de información y evaluación de resultados de una reunión. i) Demuestro actitudes de respeto y tolerancia en la conducción de reuniones. •
Mi plan para mejorar mis puntos débiles es:
Quiero mejorar
Mediante
Durante
Demostrando
(describe qué actividades, tareas o acciones llevarás a cabo)
(establece el tiempo de inicio y fin de las actividades)
(determina los productos que evidencien la mejora)
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Comentarios del formador:
Josﾃｩ ﾃ］gel del Pozo Flﾃｳrez
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Josﾃｩ ﾃ］gel del Pozo Flﾃｳrez
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