Memoria y Cuenta 2011 Consejos de Administraci贸n y Vigilancia
Caracas, Abril 2012
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Presidente: Prof. Rafael Martínez (Núcleo Palo Verde) Vicepresidente: Prof. Ángel Corona (Núcleo Los Teques) Tesorero: Prof. Ángelo Messano (Núcleo Palo Verde) Secretaria: Luz Aída Contreras (Núcleo Palo Verde) Vocal: Prof. Nieves Dalila Cadenas (Núcleo Palo Verde)
CONSEJO DE VIGILANCIA Presidente: Prof. Maigualida Bernal (Núcleo Valles del Tuy) Vicepresidente: Prof. Margarita Obregón (Núcleo Los Teques) Secretaria: Prof. Elsa Solano de Alberto (Núcleo Palo Verde) PERSONAL ADMINISTRATIVO Lic. María Yorley Sandoval TSU Lucesita Rodríguez
MEMORIA Y CUENTA Para la estructuración de la presente memoria y cuenta se consideraron los resultados de la auditoría efectuada a los estados financieros al 31 de diciembre de 2011, los cuales se encuentran ajustados a los principios de contabilidad y a los criterios contables exigidos por la Superintendencia de Cajas de Ahorro. Seguidamente se presenta un resumen de la labor desarrollada en el ejercicio económico durante el año 2011, comparada con ejercicios anteriores.
1.- ACTIVIDAD CREDITICIA Durante el año 2011 se aprobaron 158 solicitudes de préstamos personales, 10 solicitudes de préstamos de Vehículos y 03 solicitudes de préstamos Hipotecarios, por un monto total de Bs. 1.984.677,79. 13 solicitudes de préstamos de Línea Blanca por un monto de Bs. 143.099,49 y se aprobaron 19 solicitudes de financiamiento de seguro de Vehículo por un monto de Bs. 137.904,98. Igualmente se otorgaron 149 retiros parciales por Bs. 1.484.241,99. Toda esta actividad crediticia se distribuyó de acuerdo al Gráfico Nº 1 y el Cuadro Nº 1
Grafico No. 1 Relación de Préstamos y Retiros Parciales Años 2009, 2010 y 2011.
La actividad crediticia durante el año 2011, alcanza el 50% aproximadamente del patrimonio y como se observa el renglón que más movimiento fue el correspondiente a los retiros parciales, manteniéndose la tendencia durante los últimos tres años, esto genera que al momento de la repartición de los dividendos afecte al asociado que haya efectuado dicha operación y el monto que le corresponda por tal concepto sea pequeño. Asimismo, se reflejan dos nuevas modalidades para el financiamiento de dos actividades importantes en los hogares de nuestro a asociados como es el equipamiento y por otro lado el aseguramiento de su vehículo a una tasa de interés para el financiamiento muy por debajo del mercado. Igualmente un crecimiento en los préstamos personales, que es la modalidad más indicada para el profesor de obtener dinero a baja tasa sin afectar su capital.
2.- SÍNTESIS DE LA GESTIÒN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÒN DURANTE EL AÑO 2011 Durante el año 2011, se realizaron 78 reuniones ordinarias, efectuadas los días martes y jueves de cada semana, en la sede de CADOCIUNESR, 12 de ellas se efectuaron conjuntamente con el Consejo de Vigilancia.
A continuación se presentan las actividades realizadas por el Consejo de Administración durante el año 2011. Revisión continúa y sistemática de los saldos bancarios y de las colocaciones para efecto de las conciliaciones y de las renovaciones según las tasas de interés del mercado. En cuanto a las tasas de interés, es de todos conocidos que el sector financiero disminuyó las tasas pasivas, por ello ha sido difícil conseguir rendimientos atractivos en bancos, y por otra parte hay limitaciones para efectuar colocaciones en algunas entidades bancarias. Apertura de Cuenta Corriente en el Banco Provincial. En materia de gastos causados durante el año 2011, los mismos se mantuvieron ajustados e inclusive por debajo del presupuesto y orientados al racional y conveniente funcionamiento administrativo de la Caja. Control y seguimiento permanente de todas las operaciones Contables-Administrativas, acorde con la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y de los Estatutos de CADOCIUNESR. Reuniones del Presidente, Vicepresidente y Tesorero con las autoridades de la UNESR, para replantear la deuda de aportes patronales, correspondientes a los años 2004 y 2005; envío de comunicaciones al Vicerrectorado Administrativo para solicitar dicho pago. Atención permanente a los asociados de CADOCIUNESR, en cuanto a la tramitación diligente y oportuna en la recepción, estudio y aprobación de las solicitudes de los diferentes tipos de préstamos y de retiros parciales, y el correspondiente depósito en las cuentas bancarias de los socios, mediante la transferencia y/o el depósito manual, cuando procede, para la mayor inmediatez del proceso administrativo. Recepción, revisión y aprobación de préstamos personales, de vehículos, hipotecarios, de electrodomésticos y retiros parciales solicitados por los asociados, previo cumplimiento de los requisitos pertinentes en cada caso. Se logró la cancelación del 50% de los intereses por concepto de Vebonos que adeudaba CATUNESR. Se sigue en conversaciones para el pago del saldo de los intereses restantes. Se creó el seguro de flota de vehículos con la Compañía Aseguradora Mapfre. Se realizaron todas las acciones requeridas para las convocatorias, preparación y realización de las Asambleas de Núcleos y Ordinaria de Delegados efectuadas en marzo 2011. Se modificó y ajustó el sistema contable de acuerdo a nuevos requerimientos de la Superintendencia Nacional de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Se contrató personal especializado para elaborar la Página Web de CADOCIUNESR.
Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Econ贸mico 2012
INGRESOS Intereses por Préstamos Corto, Mediano y Largo Plazo
Bs.
139.500,00
Intereses por Préstamos de Vehículos
Bs.
163.100,00
Intereses por Préstamos Hipotecarios
Bs.
84.000,00
Intereses generados por Depósitos y Colocaciones
Bs.
406.000,00
Otros Ingresos
Bs.
20.000,00
Total Ingresos Estimados para 2012
Bs.
812.600,00
Sueldos, Bonos, SSO, PH, y Paro Forzoso
Bs.
93.650,00
Prestaciones Sociales
Bs.
28.370,00
Aporte a Caja de Ahorro
Bs.
6.830,00
Viáticos y gastos de transporte
Bs.
11.100,00
Servicio Telefónico e Internet
Bs.
5.780,00
Condominio
Bs.
64.670,00
Servicio de Electricidad y Aseo
Bs.
8.420,00
Correo y Encomiendas
Bs.
1.340,00
Dietas Junta Directiva
Bs.
73.800,00
Otros gastos Junta Directiva
Bs.
1.830,00
Gastos Asamblea Ordinaria y Proceso Electoral
Bs.
69.560,00
Avisos y Publicidad
Bs.
5.500,00
Materiales de oficina
Bs.
21.160,00
Materiales de limpieza
Bs.
4.310,00
Adquisición Mobiliario y Equipos
Bs.
9.500,00
Acondicionamiento de Sede
Bs.
17.710,00
Honorarios Profesionales (Abogados y otros)
Bs.
50.850,00
Gastos Auditoría Externa
Bs.
18.000,00
Honorarios Profesionales Contador
Bs.
32.000,00
Mantenimiento Sistema Simpadsa
Bs.
19.000,00
Mantenimiento Equipos de Computación
Bs.
14.770,00
Asociación Cajas de Ahorro
Bs.
12.000,00
Gastos Notarías y Registros
Bs.
1.170,00
Gastos de Depreciación
Bs.
450,00
Comisiones Bancarias
Bs.
11.000,00
Seguridad Patrimonial
Bs.
7.500,00
Otros Egresos
Bs.
12.500,00
Total Egresos Estimados para 2012
Bs.
602.770,00
EGRESOS
TOTAL UTILIDAD ESTIMADA
Bs. 209.830,00
PLAN DE ACTIVIDADES 2012 1)
2)
Continuar con el programa de evaluación de estrategias para la colocación de las inversiones con la mayor rentabilidad y el menor riesgo para el capital de los asociados. a) Análisis de ofertas. b) Evaluación de instrumentos. c) Elaboración del portafolio
Considerar la modificación de los Estatutos Sociales en los artículos relacionados con el monto de préstamos para vehículos, viviendas y retiros parciales de haberes. a) Articulo No. 31, 33,37, 55, 70, 82 3) Estudiar la posibilidad de establecer un seguro funerario. 4) Diseñar un programa de financiamiento para planes turísticos en destinos nacionales. 5) Diseñar el manual de normas y procedimientos para mejorar el funcionamiento de los procesos administrativos de la Caja de Ahorro. 6) Mantener una buena comunicación con las Autoridades Universitarias, con la finalidad de lograr el pago de la deuda de los años 2004 y 2005. 7) Continuar con la actualización de los equipos y software para optimizar el proceso administrativo. 8) Implementación de la página web, a partir del mes de mayo 2012 9) Continuar con la gestión de cobranza de los intereses generados por los Vebonos administrados por CATUNESR. 10) Realizar la revisión continua del pago de los aportes patronales a los profesores que se han retirado de la Caja de Ahorros.
ARTÍCULOS A MODIFICAR DE LOS ESTATUTOS SOCIALES
SECCIÓN VI: DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ARTÍCULO 32 Para ser miembro del Consejo de Administración se requiere: a.
Ser asociado de la Caja de Ahorro con una antigüedad no menor de dos (2) años ininterrumpidos.
b.
Poseer conocimiento en materia contable, de administración y afines.
c.
Ser de comprobada solvencia económica y reconocida solvencia moral.
d.
Ser mayor de edad.
e.
Estar residenciado en la ciudad o las localidades periféricas donde tiene su sede la Caja de Ahorro.
f.
Estar en pleno goce de sus derechos civiles.
g.
No haber sido destituido por dolo, negligencia, o por imprudencia manifiesta en el cumplimiento de sus actividades en la Caja de Ahorro.
h.
Estar solvente con la Asociación.
i.
No haber sido separado de su cargo como consecuencia de una intervención legal a la Caja de Ahorro.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los miembros del Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Delegados, principales y suplentes, durarán en el ejercicio de sus funciones tres (3) años, y podrán ser reelectos para un período consecutivo de igual duración mediante un proceso electoral, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro similares en su artículo 34. Aquel Directivo electo por dos (2) períodos consecutivos, independientemente del cargo ostentado, no podrá optar a cargos en ningún Consejo o de Delegado, mientras no haya transcurrido el lapso de tres (3) años contados a partir de su última gestión. ARTÍCULO 32 (MODIFICADO) PARÁGRAFO SEGUNDO: Los miembros del Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Delegados, principales y suplentes, durarán en el ejercicio de sus funciones tres (3) años, y podrán ser reelectos mediante un proceso electoral, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro similares en su artículo 34. ARTÍCULO 33 El Consejo de Administración se reunirá con carácter ordinario una vez al mes y extraordinariamente cuantas veces sea necesario, para resolver los asuntos que requieran una inmediata solución. Las resoluciones se tomarán por mayoría de votos (la mitad más uno). Todas las resoluciones deberán constar en el libro de Actas del Consejo de Administración.
ARTÍCULO 33 (MODIFICADO) El Consejo de Administración se reunirá con carácter ordinario dos (2) veces a la semana y extraordinariamente cuantas veces sea necesario, para resolver los asuntos que requieran una inmediata solución. Las resoluciones se tomarán por mayoría de votos (la mitad más uno). Todas las resoluciones deberán constar en el libro de Actas del Consejo de Administración. ARTÍCULO 37 Los miembros principales y suplentes de los Consejos de Administración y de Vigilancia, podrán percibir una dieta por cada reunión. Sólo tendrán derecho a la misma hasta por un número máximo de reuniones por mes, el cual será fijado por el Reglamento que se dicte al efecto. El monto de la dieta será fijado por la Asamblea. ARTÍCULO 37 (MODIFICADO) Los miembros principales y suplentes (estos sólo en caso de suplir el miembro principal) de los Consejos de Administración y de Vigilancia, podrán percibir una dieta por cada reunión. El monto de la dieta será fijado por la Asamblea. CAPÍTULO X DE LOS PRÉSTAMOS SECCIÓN I: DE LAS CLASES DE PRÉSTAMOS ARTÍCULO 55 Los préstamos deberán ser cancelados mediante cuotas consecutivas mensuales, deducidas del sueldo o salario respectivo en cada fecha de pago, dentro de los plazos establecidos en cada una de las clases y modalidades contempladas en los presentes Estatutos y en el Reglamento de Préstamos. PARÁGRAFO PRIMERO: En el caso que se omita en nómina de pago el descuento de los abonos del crédito concedido, el Asociado deberá cancelar su cuota correspondiente a la Asociación en los siguientes cinco (5) días al cobro de su sueldo. ARTÍCULO 55 (MODIFICADO) PARÁGRAFO PRIMERO: En el caso que se omita en nómina de pago el descuento de los abonos del crédito concedido, el Asociado deberá cancelar su cuota correspondiente a la Asociación en los siguientes cinco (5) días al cobro de su sueldo, si no pagare en el tiempo establecido, se descontará la deuda de sus haberes conforme señalado in fine del Artículo 62 de estos Estatutos. ARTÍCULO 70 La Caja de Ahorro, en la medida de sus posibilidades financieras podrá conceder préstamos a largo plazo o hipotecarios hasta por la cantidad de setecientas noventa unidades tributarias (790 UT) cuando los mismos se destinen a la adquisición de vivienda o construcción sobre terreno propio, para liberar de gravamen la propia vivienda, o para ampliarla o repararla, todo de acuerdo a la capacidad económica del asociado para pagar las cuotas que se le fijen.
ARTÍCULO 70 (MODIFICADO) La Caja de Ahorro, en la medida de sus posibilidades financieras podrá conceder préstanos a largo plazo o hipotecarios hasta por la cantidad de ochocientas noventa Unidades Tributarias (890 UT), cuando los mismos se destinen a la adquisición de vivienda o para ampliarla o repararla, todo de acuerdo a la capacidad económica para pagar las cuotas que se fije. El asociado deudor hipotecario deberá suscribir una póliza de seguros de vida a favor de CADOCIUNESR, y renovarla anualmente mientras esté vigente el préstamo. La póliza será sufragada por el deudor hipotecario. ARTÍCULO 82 Los préstamos para la adquisición de vehículos a los que se hace referencia en estos Estatutos, serán otorgados únicamente para la adquisición de vehículos nuevos o usados hasta cinco (5) años de antigüedad. El plazo de cancelación del préstamo nunca será mayor de cuarenta y ocho (48) meses. La adquisición del vehículo se hará con reserva de dominio y póliza de seguro a favor de CADOCIUNESR, la prima de la póliza será sufragada por el prestatario. ARTÍCULO 82 (MODIFICADO) La Caja de Ahorro en la medida de sus posibilidades financieras podrá conceder préstamos a largo plazo hasta por la cantidad de ochocientas noventa Unidades Tributarias (890 UT), para la adquisición de vehículos nuevos o usados hasta cinco (5) años de antigüedad. El plazo de cancelación del préstamo nunca será mayor de cuarenta y ocho (48) meses. La adquisición del vehículo se hará con reserva de dominio y póliza de seguro de casco contra todo riesgo y de responsabilidad civil a favor de CADOCIUNESR renovable anualmente, mientras esté vigente el préstamo del vehículo. La prima de la póliza será sufragada por el prestatario.
INFORME CONSEJO DE VIGILANCIA
INTRODUCCION El Consejo de Vigilancia de la Caja de Ahorro del Personal Docente y de Investigación de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez, (CADOCIUNESR), presenta el Informe correspondiente al período Enero 2011 a Diciembre 2011, basado en el artículo 45 de sus Estatutos. Así mismo, se da cumplimiento a la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro similares, de su Reglamento, y de los Estatutos de esta Caja de Ahorro y de las decisiones de Asambleas, para velar por el correcto manejo de los recursos económicos de sus asociados.
ACTIVIDADES REALIZADAS 1.- Durante este período se asistió a Doce (12) reuniones ordinarias conjuntas con el Consejo de Administración a objeto de establecer estrategias de trabajo conjunto, dar seguimiento a las decisiones del Consejo de Administración y emitir opinión respecto a estados financieros y decisiones relativas a socios. 2.- Revisión del libro de Actas del Consejo de Administración a efectos de efectuar seguimiento de las decisiones y verificar el cumplimiento de la normativa vigente de CADOCIUNESR. 3.- Realización de 10 reuniones del Consejo de vigilancia con la finalidad de considerar diferentes temas relacionados a actividades propias de la Caja de Ahorro CADOCIUNESR. 4.- A efectos de constatar el correcto manejo de los fondos de los asociados, se realizó análisis y seguimiento de cada una de las colocaciones realizadas por el Consejo de Administración. 5.- Seguimiento a las diligencias practicadas para la recuperación de los intereses de VEBONOS en posesión de CATUNESR, habiéndose recuperado al 31 de Diciembre 2011, un monto de Bs. 61.254,25, correspondiente aproximadamente al cincuenta por ciento de los intereses adeudados (con la promesa de cancelar el monto remanente en el primer cuatrimestre del año 2012). 6.- Revisión periódica de la disponibilidad en Caja Chica, Cuentas Corrientes, Cuentas de Ahorro y Certificados de Ahorro así como la constatación de la solidez de los bancos en los que se encuentran dichos fondos. 7.- Revisión de los Informes Trimestrales contentivos de los Estados Financieros de la Caja de Ahorro y su correspondiente envío a la Superintendencia de Cajas de Ahorro. 8.- Seguimiento permanente de haberes, préstamos y retiros parciales concedidos a los socios de CADOCIUNESR. 9.- Seguimiento de las múltiples gestiones realizadas ante el Vicerrectorado Administrativo por el Consejo de Administración para el cobro del aporte patronal y los aportes que nos adeudan correspondientes a los años 2004 y 2005 por un monto de Bs. 690.776,49. 10.- Revisión conjunta con el Consejo de Administración a los procesos que a nivel informático se manejan con la finalidad de optimizarlos y brindar a los socios una respuesta oportuna a sus solicitudes y una información más detallada. 11.- Revisión periódica del Presupuesto de Gastos Operativos para el ejercicio 2011, constatando su correcta ejecución. 12.- Se ha ejercido la supervisión de las decisiones de inversión y de la administración del personal.
INFORME DE LA CARTA DE GERENCIA Con base en la Carta de Gerencia, en la que se presenta un estudio de la situación contable y de control interno de la Caja de Ahorro CADOCIUNESR por parte del Auditor Externo, se procede a señalar lo siguiente:
A.- CAPITAL: Muestra un eficiente manejo administrativo reflejado por el descuento domiciliado en una entidad bancaria y el aporte patronal por la inclusión en nómina de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez de los asociados a CADOCIUNESR. Los beneficios son producto de los intereses devengados de los préstamos otorgados a los socios, así como de las colocaciones en certificados de ahorros y plazo fijo, participaciones y cuentas de ahorro, así como en instrumentos de deuda pública y privada.
B.- SISTEMA CONTABLE Y ADMINISTRATIVO: La contabilidad de la Caja de Ahorro se procesa internamente y es supervisada por un contador público colegiado, y cumple todas las disposiciones emanadas de la Superintendencia de Cajas de Ahorro. Así mismo los procesos contables son sistematizados a través de un sistema integrado que permite a la Caja de Ahorro ofrecer un servicio eficiente a sus asociados.
C.- CONCILIACIONES BANCARIAS: El control mensual de las conciliaciones bancarias llevado por el Consejo de Administración ha permitido un mayor seguimiento de los movimientos en los bancos con los cuales se opera.
D.- APORTE PATRONAL: Se recibió el aporte mensual de los asociados durante el año 2011 y se han hecho múltiples gestiones ante el Vicerrectorado Administrativo para el cobro de los aportes patronales correspondientes a los años 2004 – 2005 que se nos adeudan.
E.- PRESTACIONES SOCIALES: Se supervisó el sistema de cálculo de prestaciones sociales del personal adscrito a la caja de ahorro CADOCIUNESR.
F.- LIBROS: Se contrató personal especializado para mantener al día los libros de carácter contable de la Caja de Ahorro CADOCIUNESR.
ASPECTOS ECONOMICOS- FINANCIEROS Y CONTABLES Referente a la evaluación de las operaciones contenidas en los Estados Financieros se puede señalar: .- Los Estados Financieros fueron auditados por una Contadora Pública Colegiada: Lic. Lennys Almeida, inscrita en el C.P.C. con el Nº 93613.
PATRIMONIO El patrimonio de la Caja de Ahorro del Personal Docente y de Investigación de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez (CADOCIUNESR), para el año 2011 es de Bs. 7.961.090,89 de los cuales Bs. 690.736,49 corresponden a la deuda del aporte patronal que la UNESR tiene contraída con CADOCIUNESR y que corresponde a los años 2004 y 2005 sin incluir intereses de mora.
FONDO DE RESERVA: El total del fondo de Reserva al 31 -12 -2011 es de Bs. 41.941,00
ESTADOS DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Ingresos: Los ingresos obtenidos del 01-01 -2011 al 31-12-2011 alcanzaron la cantidad de Bs. 754.369,16. Egresos: Los egresos del período fueron por Bs. 337.764,02 por concepto de: .- Gastos de Personal .- Gastos de Personal Directivo .- Honorarios Profesionales y Técnicos .- Condominio Sede CADOCIUNESR
Bs. Bs. Bs. Bs.
99.103,75 19.540,65 88.701,76 49.744,05
RESULTADO DEL EJERCICIO El beneficio del ejercicio culminado el 31-12-2011 fue de Bs. 337.165,68, una vez deducida la reserva correspondiente por mandato de la Ley.
RECOMENDACIONES Al examinar la gestión de la Caja de Ahorro del Personal Docente y de Investigación de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez CADOCIUNESR, correspondiente al ejercicio económico 01 -01- 2011 al 31- 122011, se puede observar que la eficiencia en la ejecución de las actividades administrativas y financieras ha permitido que los recursos sean utilizados racionalmente en beneficio de los asociados. El pago periódico del aporte patronal, el crecimiento de algunos índices financieros, cuentas como patrimonio, préstamos concedidos y flujo de caja indican el incremento en los beneficios directos a los socios y de la propia CADOCIUNESR. Las perspectivas positivas para el año 2012 de la Caja de Ahorro permiten al Consejo de Vigilancia recomendar a los miembros del Consejo de Administración y Delegados tomar en consideración los siguientes aspectos: 1.- Continuar brindando información a los asociados con la finalidad de dar a conocer la eficiencia en la gestión actual y crear un clima de confianza en esta administración. 2.- Promover la captación de nuevos socios, de manera que a mayor cantidad de socios mayor beneficio y oportunidades de crecimiento. 3.- Promover la optimización de los programas de financiamiento a los socios, ajustándolos a las condiciones económicas actuales para evitar el dinero inactivo y la obtención de recursos. En virtud de lo anteriormente expuesto, este Consejo de Vigilancia recomienda a la honorable Asamblea de Delegados, la aprobación de este informe elaborado por el Consejo de Administración y que refleja la correcta utilización de sus recursos en pro de los beneficios de los asociados
POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA
Prof. Maigualida Bernal Mor铆n Presidenta
Prof. Elsa Solano de A. Secretaria
Prof. Margarita Obreg贸n Vicepresidenta
ANEXOS (DICTAMEN DE AUDITORIA)