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SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES DE LA CENTRAL DE ESTERILIZACION Autor: Juan Carlos Albarracin Miranda – Instrumentador Quirúrgico Especialista en Esterilización de Dispositivos Médicos– Santiago de Cali, Colombia – 2009 – contacto@jamsterilization.com CENTRALES PRODUCTIVAS.
DE
ESTERILIZACIÓN Pero para ello, lo primero que debe conocer el gerente de la CE son los costos y los gastos de sus actividades así como el precio de sus productos y/o Actualmente las Centrales de Esterilización (CE) son servicios finales; con el fin de poder tener información un sector del área de la prestación de servicios confiable, oportuna y lo más exacta posible para una asistenciales que no solo tiene la responsabilidad de correcta toma de decisiones. De estos tres preparar y esterilizar todos los dispositivos médicos conceptos, la asignación del costo a las diferentes (DM) de la institución para brindar seguridad en la actividades, especialmente a los productos atención de los pacientes, sino también proyectarse y terminados, es sin lugar a dudas el problema más estructurarse como una unidad generadora de importante a resolver de cualquier sistema de costos ingresos ya sea para su auto-sostenimiento y/o para y más aun para la CE. generar utilidad a la institución de salud. Las CE deben dejar de verse como áreas de gasto y alto El modelo de cálculo de los costos para toda costo y convertirse en áreas rentables y empresa es de suma importancia, ya que estos son productivas. los que determinan la viabilidad del negocio, y la CE debe verse como un negocio. Los costos son los Las CE deben determinar claramente cuáles son las que determinan el grado de productividad y de actividades atribuibles a su naturaleza productora de eficacia en la utilización de los recursos. Por eso DM estériles, así como determinar cuáles actividades un modelo de costos no puede basarse solamente en no son propias de una CE. Esto claramente se ve asignar los costos sobre un factor determinado, que reflejado, por ejemplo, cuando se cree que el para el orden empresarial puede ser insignificante o instrumental quirúrgico que posee la institución de poco representativo de lo que en realidad simboliza. salud para realizar las actividades quirúrgicas debe cargarse al centro de costos de la CE. Si pertenece a Lo que se pretende a continuación es la CE lo mínimo que debe hacer esta para recuperar explicar, de forma clara, el fundamento y los dicha inversión económica es crear una cuota de componentes del sistema de costos basado renta para el área de Cirugía que retorne la inversión en las actividades (Activity based costing) o realizada. Otro claro ejemplo de este tipo de ABC que puede llevarse a cabo en las CE desorientación administrativa es cuando se piensa para gerenciar eficientemente y proyectar el que la adquisición de prendas quirúrgicas debe impactar el centro de costos de la CE y no el de negocio de la esterilización a un nivel Cirugía. Se debe recordar que la CE solo procesa las rentable. prendas, no necesita adquirirlas para realizar su producto final; sin prendas quirúrgicas también puede Las CE no pueden seguir realizando actividades que existir la CE. Lo anteriormente descrito ayuda a no le generen valor, deben eliminarse todas aquellas entender claramente que una CE moderna debe ser actividades que entorpezcan o no ayuden al eficiente, segura, económica y productiva. Debe desempeño eficaz de los factores productivos y es tratar de que sus actividades no solamente dependan ahí donde el sistema ABC emerge como un sistema de las actividades quirúrgicas sino que también de gestión integral y no como un sistema cuyo puedan depender de ingresos de otros clientes objetivo prioritario es el cálculo del costo del producto internos, clientes externos y hasta de los mismos o servicio; ahora son las actividades el centro del sistema contable. proveedores que se posea. Visítanos en: www.jamsterilization.com Facebook: http://www.facebook.com/pages/JAMSterilization/302475163212776
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El sistema ABC permite mayor exactitud en la asignación de los costos de las CE y permite la visión de ellas por actividad, entendiendo por actividad según definición dada en el texto de la maestría en Administración de Empresas del MG Jaime Humberto Solano “es lo que hace una empresa, la forma en que los tiempos y las salidas de los procesos se consumen, es decir transformar recursos (materiales, mano de obra, tecnología) en salidas”.
Esencialmente, cada componente de los costos indirectos es causado por alguna actividad, es por ello que el principio del ABC es que cada producto debiera ser cargado por la parte del componente en que participa, teniendo en cuenta el impacto que causa en esa actividad. A partir de este principio los análisis que se realizan sobre el ABC colocan el énfasis en las actividades, resaltando los siguientes rasgos de esta filosofía:
MODELO DE APLICACIÓN DEL SISTEMA ABC EN LAS CENTRALES DE ESTERILIZACION.
1. Gestionar las realizaciones, lo que se hace más, que lo que se gasta. Significa la necesidad de controlar las actividades más que los recursos.
Desde este punto de vista, se trata de concebir un sistema de costos que permita vincular cada concepto de costo a una única actividad, puesto que lo que determina el consumo de los factores son las actividades que deben realizarse y la forma en que éstas se ejecutan. Esta orientación en torno a las actividades, permite conocer las verdaderas causas que motivan la ocurrencia de los costos, para tomar decisiones que lleven a la CE a conseguir una estructura de costos competitiva, y también para poder identificar y suprimir los costos vinculados a actividades innecesarias o que no generan valor al producto final. La filosofía del costeo basado en la actividad se erige en el principio de que la actividad es la causa que determina la incurrencia en costos y de que los productos consumen actividades, por tal motivo, el ABC pone de manifiesto la necesidad de gestionar las actividades, en lugar de gestionar los costos (Ver Tabla Nro 1).
2. Intentar satisfacer al máximo las necesidades de los clientes pues ellos son quienes realmente determinan qué actividades se deben realizar. 3. Analizar las actividades como parte de un proceso productivo y no de forma aislada. 4. Eliminar las actividades que no añaden valor a la organización, en lugar de mejorar lo que es realmente suprimible. Es preciso entonces que las actividades deban enmarcarse en un plan de actuación global. Es decir, respaldar, comprometer y buscar el consenso de aquellos directamente implicados en la ejecución de las actividades, ya que son ellos los que realmente encuentran posibilidades de mejora y diferenciación en las actividades que realizan habitualmente.
ETAPA ACTIVIDAD Análisis de los Procesos a Costear. Análisis del diseño de los procesos y actividades. Identificación de los Elementos del Costo de Análisis de las actividades primarias y de apoyo. cada Proceso. Elección de los inductores. Cálculo del costo de las actividades primarias y de apoyo. Determinación del Costo de los Procesos Asignación del costo de las actividades de apoyo Operativos. a las primarias. Asignación del costo de las actividades a los procesos operativos. Tabla Nro 1. Etapas para el Desarrollo del Costeo ABC Fuente: Grisel Pérez Falco (CV) / Universidad de Cienfuegos, Cuba / gpfalco@ucf.edu.cu
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Junto a los responsables de las actividades CIBERGRAFÍA. costeables se debe mantener un objetivo de mejora permanente en el desarrollo de las actividades, y la presunción de que siempre existe una forma de 1. http://www.gerencie.com/costos-abc.html mejorar en el desempeño de las actividades. A continuación se describe un modelo de costeo para 2. http://www.monografias.com/trabajos establecer el costo total de un ciclo de esterilización 15/abc-costos/abc-costos.shtml teniendo en cuenta todas las actividades implicadas en el proceso. 3. http://www.gerenciaynegocios.com /teorias/abc_cba/02%20-%20 CONCLUSION. como_surge_abc.htm El sistema de costeo ABC es más que una herramienta para gestionar adecuadamente los recursos y actividades para la determinación del costo de la producción de la Central de Esterilización, la información que suministra es vital para la toma de decisiones por parte del gerente de la CE permitiéndole analizar el costo de sus productos y servicios, analizar sus procesos, evaluar su gestión, realizar seguimiento de las utilidades generadas y efectuar una administración basada en el valor de sus actividades.
4. http://www.gestiopolis.com/recursos/ documentos/fulldocs/fin/abcmarvin.htm 5. http://www.eafit.edu.co/NR/ rdonlyres/9D69C9C6-BDEE-4A29-A0C78C91EF4E0AB4/0/Boletin69introducci %C3%B3nalcosteoABC.pdf 6. http://www.sht.com.ar/ ARCHIVO/Management/costeo.htm 7. http://www.eumed.net/ce/2007b/gpf.htm
Constituye para la Central de Esterilización un potente sistema de gestión que se presenta a partir de este articulo como una alternativa a los sistemas tradicionales, en un intento de superar las deficiencias presentadas por éstos en el cálculo de los costos y, como un sistema que ayuda en la gestión de las Centrales de acuerdo a las nuevas exigencias de información en las instituciones de salud modernas y del entorno en que están actualmente se están desenvolviendo.
8. http://www.monografias.com/trabajos23/ sistema-costos-fabricacion/sistema-costos-f abricacion.shtml
Este modelo de costeo para las CE presentado en este artículo (Ver Tabla Nro 2) puede ser aplicado a cualquier otro proceso de la CE que necesite establecer sus costos y gastos. Con el empleo de estas y otras herramientas que se presentaran en el futuro a través de esta publicación el cálculo del costo de las actividades de la CE pretende promover una administración con base al costo de las actividades de la CE que permita reducción de sus costos basándose en el análisis de las tareas generando ahorro y cambios en el modelo de producción eliminando o mejorando determinadas actividades en la cadena de producción. Visítanos en: www.jamsterilization.com Facebook: http://www.facebook.com/pages/JAMSterilization/302475163212776
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CONCEPTO Costo Indicador Químico monitoreo de la carga.
empleado
para
el
2
Costo Indicador Biológico monitoreo de la carga.
empleado
para
el
3
Costo Indicador tipo Test de Bowie & Dick para el monitoreo del sistema de esterilización.
4
Costo de la Emisión de Registro Físico por parte del sistema de esterilización.
5
Costo de la Mano de Obra empleada para poder llevar a cabo un ciclo de esterilización.
6
Costo del Consumo de Energía del Ciclo de esterilización.
7
Costo del Agente Esterilizante.
8
Costo de la esterilización.
9
Otros Costos:
10
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ACTIVIDAD
1
Depreciación
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del
sistema
Totalización de los Costos de las Actividades
de
Determinar el valor con impuestos de la presentación comercial del indicador químico. Determinar el número de indicadores necesarios para monitorear la carga. Determinar el costo por unidad de cada indicador químico dividiendo el valor total con el número de indicadores que vienen en la presentación comercial. Determinar el valor con impuestos de la presentación comercial del indicador biológico. Determinar el número de indicadores necesarios para monitorear la carga. Determinar el costo por unidad de cada indicador biológico dividiendo el valor total con el número de indicadores que vienen en la presentación comercial. Determinar el valor con impuestos de la presentación comercial del Test. Determinar el número de indicadores necesarios para monitorear el sistema. Determinar el costo por unidad de cada Test dividiendo el valor total con el número de Test que vienen en la presentación comercial. Determinar cuántas cargas en promedio se realizan diariamente. Prorratear el costo del numero de Test empleados diariamente para el monitoreo del sistema, dividiendo el costo del monitoreo con el numero de cargas promedio por día. Determinar el valor con impuestos de la presentación comercial de cada insumo necesario para que el sistema emita el registro físico, por ejemplo: el cartucho de tinta de la impresora y el rollo de papel. Determinar el costo del registro físico emitido por cada carga realizada, dividiendo el costo del rollo de papel con la longitud que tiene el registro físico emitido por el esterilizador luego de cada carga. Determinar el salario mensual del responsable de la actividad incluyendo las prestaciones legales. Determinar el costo de un minuto de salario del responsable de la actividad. Determinar cuánto tiempo le toma al operario o responsable realizar todas las actividades que implican realizar una carga de esterilización, por ejemplo: tiempo que se tarda cargando la cámara de esterilización y programar el sistema. Determinar el costo total del tiempo empleado multiplicando el tiempo de la actividad por el valor del tiempo por ejemplo el valor en minutos. Determinar el consumo de energía por ciclo del sistema de esterilización. Determinar el valor con impuestos si es el caso, del kilovatio que paga el área de esterilización. Determinar el costo del consumo de energía por ciclo de esterilización multiplicando el consumo de energía por ciclo por el valor del kilovatio. Determinar el costo con impuestos del agente esterilizante. Si el agente esterilizante es vapor, es preciso realizar las actividades realizadas en el concepto numero 6. Determinar el costo con impuestos del sistema de esterilización. Determinar el costo con impuestos de la instalación del sistema de esterilización. Determinar el tiempo de depreciación establecido para el sistema de esterilización instalado. Determinar el costo de depreciación del sistema dividiendo el costo total de depreciación (costo del sistema más el costo de instalación) con el tiempo establecido para la depreciación. Determinar otros costos del proceso, por ejemplo, el costo de la bioseguridad del personal, el costo por ciclo del mantenimiento del sistema de esterilización, el gasto administrativo, el margen de utilidad, etc. Determinar el costo de la carga, lote o ciclo de esterilización sumando los costos encontrados tras efectuar cada una de las actividades descritas.
Tabla Nro 2. Modelo de Costeo de una Carga o Lote de Esterilización. Fuente: Juan Carlos Albarracin Miranda – contacto@jamsterilization.com
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