Manual de expositores expopartes 2015 by Juan Carlos Diaz León

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TABLA DE CONTENIDO

1. Equipo Organizador 2. Planos 3. Agenda del Expositor 4. Horarios 5. Ingreso y salida de mercancía 6. Bodega de muestras 7. Póliza de seguros 8. Servicios especiales 9. Estacionamiento de vehículos 10. Invitaciones 11. Actividades Complementarias

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¿POR QUE ES IMPORTANTE QUE USTED LEA ESTE MANUAL?

Este manual tiene el fin de orientar al Expositor para que su participación en la versión XXII de la Feria Internacional Expopartes 2015, sea todo un éxito. A continuación se detallan todos los aspectos relativos a la organización y desarrollo del evento, con lo cual usted encontrará la mejor manera de optimizar su participación. Si

desea despejar

dudas

adicionales,

consulte

nuestro

sitio

web:

www.expopartes.com.co o comuníquese con la dirección del evento al teléfono:

(571)

3150506,

email:

expopartes@asopartes.com,

asistenteferia@asopartes.com Además es muy importante que la empresa participante

asista a la

Reunión de expositores que se realizara el día jueves 19 de marzo de 2015 a las 10:00 am a 12:00 m, en los salones 1 al 3 edificio conector, Corferias en la carrera 37 24 – 67 Bogotá D.C, Colombia. En esta reunión se tratarán todos los aspectos relativos a la logística y condiciones de participación de los expositores en la XXII Feria Internacional Expopartes 2015 y se atenderán las inquietudes y dudas que surjan entre los asistentes.

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1. EQUIPO ORGANIZADOR El siguiente es el equipo que estará disponible para apoyarlo, tanto en las oficinas de la organización, como en el recinto ferial a partir del 31 de mayo de 2015:

TULIO ZULOAGA REVOLLO Presidente Asopartes

CLAUDIA GARCIA VASQUEZ Directora de la Feria

ANA MILENA LEAL Asistente de la feria

Dirección: Calle 55 37 A – 14 Barrio Nicolás de Federman Teléfono: (57 1) 3150506 / 4148688 / 5714502 Correo: Expopartes@asopartes.com asistenteferia@asopartes.com Bogotá D.C – Colombia Página web: www.expopartes.com

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2. PLANOS

PABELLÓN 1 - VEHÍCULOS PESADOS

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PABELLÓN 3 - VEHÍCULOS LIVIANOS

PABELLÓN 4 - INTERNACIONAL

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3. AGENDA DEL EXPOSITOR ACTIVIDAD Fecha límite para el pago total del área contratada.

FECHA 30 de Mayo de 2015

Fecha límite para entrega del formulario Catalogo de expositores.

15 de mayo de 2015

Solicitud de escarapelas.

15 de mayo de 2015

Reunión de expositores en los salones del 1 al 3 en el edificio conector Corferias, a partir de las 10:00 am.

19 de marzo de 2015

Inicio del montaje oficial de stands.

31 de mayo 8:30 am a 5:00 pm 1 de Junio 8:00 am a 5:00 pm 2 de Junio 8:00 am a 5:00 pm 2 de Junio

Acto Inaugural en el Auditorio 6:30 pm a 9:00 pm. Ingreso Expositores y personal de servicios 12:00 m a 8:00 pm.

3, 4 y 5 de Junio de 2015

Ingreso de Visitantes 1:00 pm a 8:00 pm.

3, 4 y 5 de Junio de 2015

Evento de Clausura y celebración 40 años de Asopartes, a partir de las 7:00 pm

5 de Junio de 2015

Desmontaje de stand

6 de Junio de 2015 8:00 am a 13:00 pm

 De cualquier manera el expositor no podrá solicitar las credenciales ni tomar posesión de su stand sin la presentación del recibo que certifique la cancelación del contrato de arrendamiento

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 Es importante su colaboración para cumplir con el compromiso de que su stand esté listo antes de la hora señalada de lo contrario se generara una multa del 5% sobre el valor de su área.  El stand siempre debe estar bajo la responsabilidad del expositor. Corferias y la organización de la feria no se hacen responsables de robos o hurtos que ocurran cuando los expositores han dejado solo su stand o lo han descuidado, en las horas de atención a los visitantes, así como en los de montajes y desmontaje de stands, se debe tener en cuenta que la seguridad de su área es su responsabilidad en el momento que usted la recibe su stand oficialmente. 4. HORARIOS A. EXPOSITORES No se permitirá el ingreso anticipado al recinto ferial, para el inicio de labores de montaje sin excepción alguna. Montaje de stands Domingo 31 de Mayo de 2015 de 8:30 am a 5:00 pm, lunes 1 de Junio de 2015 de 8:00 am a 5:00 pm y martes 2 de Junio de 2015 de 8:00 am a 5:00 pm. Desmontaje de stand Sábado 6 de junio de 2015 de 8:30 am a 13:00 pm. Ingreso de Expositores a Pabellones Junio 3 al 5 de 2015 de 12:00 m a 8:00 pm

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B. VISITANTES Ingreso al recinto ferial Junio 3 al 5 de Junio de 2015 de 1:00 pm a 8:00 pm C. BOLETERIA DE TAQUILLA: Valor $15.000

5. INGRESO Y SALIDA DE MERCANCIA Por disposición de la DIAN, toda mercancía que ingrese o salga de CORFERIAS, sin excepción deberá ser registrada previamente en el formulario de ingreso de mercancías de CORFERIAS. Este será exigido por los controladores de acceso al momento de entrada y salida de mercancía del recinto ferial. Los formularios de Movimiento de mercancías para el ingreso al evento son de carácter obligatorio, no tienen costo, tenga en cuenta que no solo la mercancía de productos deben estar relacionadas en este formulario al igual se debe hacer con los materiales para su stand, mercancía, licor u otros elementos como comida en caso de que se realice alguna actividad social en su stand. Para mayor claridad, creamos el paso a paso para diligenciar el formulario de ingreso de mercancía de las empresas expositoras en Expopartes 2015. Lo invitamos a realizar este procedimiento antes del 25 de mayo, con el fin de poder brindarle soporte técnico en caso de ser necesario.

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 Ir a la página www.corferias.com  Ingresar a Ferias y Eventos (2015)

 Buscar el evento: Expopartes JUNIO 2015

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 Ingresar usuario, contraseña y seleccionar la opción “expositor”.

USUARIO: Correo electrónico del contacto responsable de la participación, inscrito en el contrato. CONTRASEÑA: Número del NIT sin código de verificación y/o número de pasaporte.  Hacer Click en captura de formularios.

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 En este momento usted debe empezar a diligenciar el formulario. En tipo de operación debe seleccionar: entrada; En tipo de formulario depende del tipo de mercancía si es nacional o nacionalizada, le damos crear, en este momento la página le generará un número que es el que identifica el formulario. En este formulario deben ir relacionadas mercancías, muestras, material publicitario,

material

montaje

stand,

sillas,

mesas,

ayudas

audiovisuales y cualquier elemento que vaya a ingresar a CORFERIAS. Para el desmontaje, se le entregará el paz y salvo de Expopartes con el sello de comercio exterior de Corferias y la firma del coordinador del Pabellón por parte de Corferias. Cualquier inquietud con respecto al área de comercio exterior de Corferias, puede comunicarse al teléfono (57 1) 3810000 con Rodrigo Santos Ext. 5657, Michael Sarmiento Ext. 5608, Andrés Felipe Rodríguez Ext. 5567, Paula Daza Ext. 5128 o al correo pdaza@corferias.com

6. BODEGA DE MERCANCIA Y MATERIALES La bodega de expositores estará ubicada en el pabellón 1 segundo piso. Ingreso de mercancías y material de embalaje a la Bodega: 31 de mayo a 2 de junio de 8:00 am a 6:00 pm Salida de mercancías y material de embalaje de la Bodega: 2 al 4 de junio de 8:00 am a 6:00 pm 5 de junio de 4:30 pm a 8:00 pm EXPOPARTES 2015 - ASOPARTES Calle 55 # 37A-14, Barrio Nicolás de Federmán, Bogotá-Colombia Teléfonos: (57-1) 7006539-5101073, Correo: expopartes@asopartes.com Copyright © 2015 Asopartes

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6 de junio de 8:00 am a 12 m Para retirar el material de embalaje de la bodega, el expositor debe presentar el formulario de ingreso de Mercancía de Corferias. El personal de Expopartes y Corferias no se hace responsable por el material de embalaje o elementos de decoración de stands consignados en la bodega, así como por ningún tipo de mobiliario, elementos o mercancías que permanezcan en bodega o en el recinto ferial después de que finalice la jornada de desmontaje de stands.

7. POLIZA OBLIGATORIA DE SEGUROS PARA EL STAND Y SUS MERCANCIAS Como requisito indispensable para su participación, los expositores deben asegurar contra todo riesgo la totalidad de la mercancía a exhibir en el evento y todos los elementos de decoración que compongan su stand, ya sean de su propiedad ó de terceros. Para tal fin, tiene 2 opciones de tomarlo con la extensión de cobertura por parte de su aseguradora o directamente

Plus

Corferias,

ventanilla

presentando

documentación relacionada a continuación:  Copia Rut (en caso de que la empresa sea extranjera, se solicita copia de pasaporte u cedula de extranjería).  Copia Contrato.  Relación de mercancía (según formato establecido). Amparos otorgados: Incendio, caída de rayo, explosión, Amit (actos mal intencionados de terceros) asonada, daños por agua, anegación o inundación, extended

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corverage (vendaval, caída de granizo, caída de aviones), terremoto al 100%, hurto calificado (hurto con violencia). Costo del seguro: $70.000 (IVA incluido) como prima mínima y con valor asegurado de hasta por 35.000.000 millones. En caso de que sus bienes (muebles y mercancías) superen estos 35.000.000 millones, se debe cancelar $2.000 por millón adicional incluido IVA. Cualquier inquietud comunicarse con la oficina de SUBROKER DE SEGUROS al Tel. 3810000 Ext. 5631 o a los teléfonos 3158457 – 3158458 – 3158459 Ext. 101 o 110 seguros@corferias.com. La organización no se hace responsable por omisiones del expositor en este sentido. 8. MONTAJE – DESMONTAJE DE STAND A. MONTAJE Para iniciar las labores de montaje del stand, el expositor deberá estar a paz y salvo por todo concepto con Expopartes, adicionalmente debe presentar el formulario de ingreso de Mercancías al guarda de seguridad, en las puertas de acceso a CORFERIAS. B. DESMONTAJE Las labores de desmontaje de la mercancía inician a partir de las 5:00 pm del día 5 de junio, puede retirarlas de CORFERIAS o dejarlas en la bodega de expositores hasta las 12:00 m del día siguiente. En cualquier caso, la salida del pabellón de exhibición se autoriza, presentando al guarda de seguridad del pabellón, el certificado de PAZ

y SALVO expedido por

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Expopartes con firma del supervisor de CORFERIAS a cargo del pabellón, al igual tenga en cuenta que para poderlo obtener usted debe tener primero el paz y salvo de comercio exterior. La organización no se hace responsable por la mercancía dejada en el stand el día 5 de Junio después de las 13:00 pm, pues el sábado desde las 8:00 am ingresan las empresas de montaje a retirar la carpintería. El expositor recibirá el PAZ y SALVO a partir del Viernes 5 de junio en las horas de la mañana a través de la organización de la feria. Es requisito obligatorio presentar el carnet de EPS y ARL

de todas las

personas que realicen labores de montaje y desmontaje a la entrada del recinto ferial. Sin este documento no se permitirá el ingreso. 9. SERVICIOS ESPECIALES CORFERIAS ofrece a los expositores de Expopartes

la instalación de

servicios de telefonía, montajes especiales de energía, internet, y mobiliario, entre otros, para la adecuación de su área de exhibición. Consultar el catálogo de servicios generales de CORFERIAS y solicitar los productos en el Centro Único de Atención Plus, Pabellón 2 A de la Corporación o a través de internet en la página www.corferias.com, ingresando a la sección información expositor y posteriormente a servicios generales. Descargue el formulario de servicios, diligéncielo y siga las instrucciones para realizar el pago correspondiente. Tenga en cuenta que CORFERIAS tiene hasta 48 horas para procesar su solicitud y brindarle el servicio requerido.

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10. INVITACIONES Cada empresa expositora recibirá invitaciones oficiales de acuerdo al metro cuadrado contratado, que podrá distribuir entre sus clientes e invitados especiales. Número de m2

Número de Invitaciones

1 - 15

16 - 30

31 - 60

100

61 - En adelante

200

11. ESTACIONAMIENTO DE VEHICULOS Los expositores de Expopartes podrán adquirir por un valor de $43.300, el bono de parqueadero en el Centro Único de Atención Plus, Pabellon 2 A de la corporación, válido para el ingreso de un (1) vehículo diario al estacionamiento que señale CORFERIAS. EL bono tendrá cubrimiento del 1 al 5 de Junio del 2015.

12. RESTRICCIONES Las siguientes actividades NO

están permitidas por la organización de

EXPOPARTES:  Ingresar menores de edad al evento, desde el día de montaje hasta el desmontaje del mismo y durante la Feria es importante lo

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comunique a sus clientes para no tener inconvenientes en el momento del acceso a la Feria.  Entregar material publicitario o promocional en pasillos, accesos a los pabellones, en áreas sociales o de circulación común en CORFERIAS sin previa autorización, si requiere este servicio consulte con el area comercial sobre su costo.  Exhibir productos fuera del stand.  Perforar, picar o pintar la Panelería entregada por CORFERIAS.  Ingresar grupos musicales de ningún tipo.

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