Boletín
para
Registradores Civiles Elaborado por el Centro de Altos Estudios Registrales
BOLETÍN Nº 11 - DICIEMBRE 2009
La Rectificación Administrativa de Actas por Errores y Omisiones del Registrador Civil.
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l presente texto tiene por finalidad dar a conocer a todos los registradores civiles, las situaciones en las que cabe llevar a cabo una Rectificación Administrativa de Actas por Error y Omisión Atribuible al Registrador, así como las pautas y lineamientos necesarios para su ejecución.
Ya en una edición anterior de este Boletín (Edición Nº 8) se trató el tema de la Rectificación Administrativa, en base a lo expuesto en la Directiva Nº 039-GO/008. Dicha directiva posteriormente fue modificada por la Directiva 229-GRC/010; y a su vez esta última fue reemplazada por la Directiva Nº 260GRC/016, y sobre la cual se fundamenta este texto.
¿Cuándo Procede la Rectificación Administrativa?
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uego de esta introducción podemos empezar a tratar el tema señalando que procede la Rectificación Administrativa cuando, luego de la revisión del Acta o la confrontación de ésta con los documentos de sustento archivados, se hagan evidentes los siguientes errores y situaciones: • Error cometido por el Registrador Civil al momento de la inscripción, específicamente en la consignación de los datos del titular en cualquier campo del Acta, ya sea en el cuerpo principal o en el rubro de anotaciones marginales o textuales. Es importante tomar en cuenta que también involucra error el haber consignado datos que, de acuerdo a los documentos de sustento y normas de la época (tiempo en el que se realizó la inscripción), no debieron de haber sido consignados.
Uno de los casos en los que procede la Rectificación Administrativa es cuando se ha omitido en los datos del Acta la firma y el sello del Registrador Civil.
• Omisión de cualquier dato en el Acta, incluyendo la firma y sellos del Registrador Civil. • Omisión de salvedad de cualquiera de los datos consignados en el Acta, exceptuando los prenombres del titular del Acta. En caso de ocurrir esto último el Registrador Civil, por medio de la agencia u oficina registral del RENIEC más cercana, deberá remitir al Departamento de Dactiloscopía y Grafotecnia del RENIEC una copia certificada del Acta materia de Rectificación. Será este Departamento el que determinará que la enmendadura en los prenombres del titular del Acta corresponden o no al puño gráfico del registrador civil que
Glosario de Términos Adopción: Recibir como hijo al que no lo es naturalmente. Se trata de un acto, en cuya virtud se establece vínculo de filiación ficticia entre dos personas, una llamada “adoptante” y otra “adoptado”, quien recibe la calidad de hijo del adoptante.
Prenombre: Designación que individualiza e identifica a una persona dentro de su familia. También es conocido como nombre de pila. Progenitor: Antepasado en línea directa de una persona: el padre y la madre.
Anotaciones Textuales: escritura que tienen por finalidad dejar constancia de un acto modificatorio del estado civil, y que se realizan al margen o reverso de la Partida o Acta según sea el caso.
Protocolo de Necropcia: Documento pericial en el que consta el examen anatómico de un cadáver. Por medio de la necropsia se revelan las causas de la muerte.
Declaración Judicial de Filiación Extramatrimonial: Procedimiento judicial mediante el cual el juez determina la paternidad o maternidad de un hijo extramatrimonial.
Puño Gráfico: Identifica a la persona, relacionándola o no con las grafías en estudio.
Declaración Jurada: Manifestación que sobre un hecho da el declarante, dando fe del mismo, con las implicancias establecidas en el Código Penal.
Reconocimiento: Acto voluntario por el cual se reconoce la filiación de un hijo extramatrimonial.
Documentos de Sustento: Todos aquellos medios permitidos por la Ley, de los que se vale una persona para probar la existencia de un hecho.
Rectificación Administrativa: Procedimiento administrativo de corrección de las inscripciones de los libros de registro de estado civil por un error del Registrador Civil, el cual se inicia a pedido de parte.
Filiación: Es el Vínculo establecido entre padres e hijos. Inscripción Supletoria: Es una inscripción por mandato judicial (Resolución Judicial) de aquellos actos que no se han realizado a su debido tiempo. No existen actualmente inscripciones supletorias de Nacimiento Medio Impugnatorio: Son aquellos que se interponen contra las resoluciones que se expidan en los procedimientos registrales. Son: la Reconsideración, la Apelación y la Revisión. Buscan revocar la decisión tomada y son de carácter eminentemente administrativo. Notificación por Cédula: Es la notificación que hace el Registrador Civil de una Resolución Registral, en el domicilio de la persona que ha solicitado la Rectificación.
Resolución de Primera Instancia: Es la resolución que pone fin a la instancia, otorgando o denegando lo solicitado. Resolución de Segunda Instancia: Resolución que pone fin al proceso, confirmando o revocando la resolución de primera instancia. Resolución Judicial Firme: Resolución que adquiere la calidad de cosa juzgada, es decir ante la cual no procede ningún recurso impugnatorio. Margen: Espacio en donde se realizan las anotaciones (rectificación, reconocimiento, etc.) presente en el lado izquierdo de las actas históricas. Sumilla: Resumen del cuerpo del acta presente en las actas históricas
Notificación por Nota: Es la notificación al interesado que hace el Registrador Civil de una Resolución Registral, en un espacio predeterminado de su propia oficina. Omisión de Salvedad: Vicio que se presenta en el Acta consistente en que el Registrador Civil realiza un testado sin proceder a realizar su salvedad en el rubro Observaciones del Acta
Testado: Mecanismo mediante el cual se elimina un error cometido en el llenado del Acta. Este mecanismo se completa con la Salvedad, que se debe realizar en el rubro Observaciones del Acta correspondiente. Titular: Aquel beneficiario de un derecho consagrado en la normatividad.
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realizó la inscripción original. Luego de realizado este procedimiento el RENIEC remite el Acta materia de análisis a la Oficina Registral; y de haberse establecido que la enmendadura corresponde al puño y letra del registrador de la época, el registrador actual procederá a emitir su resolución registral y anotará la Rectificación en las anotaciones marginales o textuales del Acta. • Cuando haya omisión de los prenombres del titular en el acta, figurando estos en el margen o sumilla, el Registrador Civil , por medio de la agencia u oficina registral del RENIEC más cercana, deberá remitir al Departamento de Dactiloscopía y Grafotecnia del RENIEC una copia certificada del Acta materia de Rectificación. Este Departamento determinará que la anotación de los prenombres en el margen o sumilla del Acta corresponden o no al puño gráfico del registrador civil que realizó la inscripción original. Luego de realizado este procedimiento el RENIEC devuelve el Acta materia de análisis a la Oficina Registral; y de haberse establecido
que los prenombres consignados en el margen o sumilla corresponde al puño y letra del registrador civil de la época, el registrador actual procederá a emitir su resolución registral y anotará la Rectificación en las anotaciones marginales o textuales del Acta. • Inclusión de las letras “a”, “e”,” "i”, “y” o “de”, consignadas para vincular los prenombres y/o apellidos del o los titulares. En el supuesto que no sea posible establecer el error u omisión por medio de la revisión del Acta o la confrontación de ésta con los documentos de sustento archivados, se declarará la improcedencia de la Rectificación solicitada. Una vez realizada la anotación marginal o textual de la Rectificación en el Acta, el Jefe de la Oficina Registral dispondrá el archivamiento del expediente administrativo que sustentó la referida Rectificación.
¿Quiénes Pueden Solicitar la Rectificación Administrativa? Pueden solicitar una Rectificación: a)
b) c)
El titular o su representante. Si el titular ha fallecido podrá hacerlo cualquiera de sus familiares (dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, sus herederos, legatarios o albacea si la hubiese). El representante legal del incapaz o sus familiares (dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad). El Ministerio Público, en caso que el fallecido no tuviera parientes, herederos ni legatarios.
Sobre el Trámite de la Rectificación Administrativa.
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s responsabilidad del Jefe de la Oficina Registral verificar que efectivamente existe la presencia de error u omisión en el Acta, y corresponde también a este funcionario corroborar que la Rectificación esté fundamentada en el análisis de los Medios Probatorios.
Luego que la parte interesada presente la solicitud de Rectificación, el Jefe de la Oficina Registral tendrá de plazo cinco (05) días hábiles para emitir su Resolución Registral, emitiendo su calificación positiva o no procedente. En el caso de tratarse de rectificaciones calificadas positivamente, el registrador procederá a efectuar la Notificación por Nota de su Resolución Registral, realizando el asiento de Rectificación en el rubro de anotaciones marginales o textuales del Acta.
1658 Quienes pueden solicitar la Rectificación Administrativa son el titular o su mandatario, el representante legal del incapaz o sus familiares, y el representante del Ministerio Público.
En el caso de que la resolución declare no procedente la solicitud de Rectificación, lo dispuesto por dicha resolución deberá ser informado al solicitante por medio de la Notificación por Cédula. En el caso de Rectificación Administrativa calificada positivamente, y que involucre errores en los prenombres o apellidos, en la referencia del sexo o datos similares (resultando estos errores evidentes de la revisión del Acta o de la confrontación de ésta con los documentos de sustento archivados), no será necesaria su publicación en el Diario Oficial el Peruano por parte del solicitante.
Los Medios Impugnatorios.
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l medio impugnatorio es un recurso que se puede presentar contra las resoluciones registrales que hayan sido expedidas y que no hayan favorecido al solicitante. Los medios Impugnatorios son tres: La Reconsideración, la Apelación y la Revisión.
La Reconsideración.- Es aplicable contra las resoluciones emitidas por las oficinas registrales y oficinas registrales consulares, dentro de los 15 días hábiles posteriores a haber sido notificadas. El recurso de Reconsideración se presenta ante la misma oficina que expidió la resolución y debe resolverse a más tardar dentro de los 30 días hábiles a partir de su
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presentación; transcurrido este plazo el interesado que presentó el recurso considerará denegada la Rectificación, y podrá proceder a presentar la Apelación. La Apelación.- Es aplicable contra la resolución de primera instancia o contra la resolución que denegó el recurso de Reconsideración, en un plazo de 15 días hábiles luego de haber sido notificadas. El recurso de la Apelación deberá ser presentado ante la Oficina Registral u Oficina Registral Consular que expidió la resolución impugnada, para que a su vez ésta la eleve a su superior jerárquico en un plazo de 15 días luego de haber sido recibida la Apelación. El recurso de
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Apelación deberá resolverse en un plazo de 30 días contados a partir de la fecha de su recepción; transcurrido este plazo, y sin que medie resolución alguna, el interesado que presentó dicho recurso podrá considerarlo denegado, pudiendo interponer el recurso de Revisión. La Revisión.- Es aplicable contra la resolución de segunda instancia (sólo si esta resolución proviene de una autoridad que
carece de competencia nacional), debiendo interponerse ante la Jefatura Regional del RENIEC que expidió la resolución impugnada, para que ésta lo eleve a la Gerencia de Registro Civiles (GRC) ó a la Gerencia de Registros de la Identificación (GRI), según sea el caso, dentro de un plazo de 15 días a partir de haber sido recibido dicho recurso de Revisión. La Revisión deberá resolverla la GRC ó la GRI en un plazo de 30 días, contados a partir de que ésta recibió dicho recurso.
Los Medios Probatorios.
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ara que una Rectificación Administrativa sea calificada positivamente, necesariamente tiene que acreditar la existencia de error u omisión atribuible al registrador civil de la época. Es decir, que tiene que quedar demostrado que efectivamente el registrador civil que realizó la inscripción cometió un error u omisión al momento del registro.
Para poder demostrar tal cosa se hace necesario echar mano a los medios probatorios. Los medio probatorios son los documentos que dieron origen a la inscripción (expediente). Es del análisis de estos medios probatorios que saldrá a la luz si efectivamente la Rectificación procede o no. Pero el Registrador tiene que tomar muy en cuenta que, al haberse realizado la inscripción en otra época distinta a la que se pretende la rectificación, los medios probatorios también deberán ser aquellos existentes en aquel tiempo en que se realizó el registro. No se admite nueva prueba instrumental. Bajo lo expuesto, son considerados como medios probatorios para los casos de Rectificación Administrativa: En Casos de Actas de Nacimiento: • La propia Acta materia de rectificación. • La Resolución Judicial que dispuso la inscripción supletoria. • El mandato de adopción judicial, notarial o administrativo. • El expediente administrativo que generó la inscripción. • Resolución Judicial y documentos de sustento que dispongan anotaciones marginales o textuales.
En Casos de Matrimonio: La propia Acta materia de Rectificación. El Acta de Celebración. La declaración, pliego o expediente matrimonial. La Resolución Judicial que dispuso la inscripción supletoria. • Acta de Celebración en el caso de matrimonio celebrado por párroco y /o en los matrimonios en peligro de muerte. • Acta de Celebración traducida oficialmente en los casos de inscripciones de matrimonio celebrado fuera del territorio de la República. • Resolución Judicial y documentos de sustento que dispongan anotaciones marginales o textuales. • • • •
En Casos de Defunción: • La propia Acta materia de Rectificación. • El Certificado de Fallecimiento. • En los casos de muerte violenta: el Protocolo de Necropcia, Certificado Médico Legal, Parte Policial o parte Judicial que obre en el archivo local. • En los casos de inscripción supletoria y/o muerte presunta: Resolución Judicial que dispuso la inscripción supletoria y/o que estableció la muerte presunta. • Resolución Judicial y documentos de sustento que dispongan anotaciones marginales o textuales.
La Ejecución de la Rectificación.
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a resolución registral que disponga la Rectificación Administrativa tendrá que estar debidamente motivada y anotada en el rubro de anotaciones marginales o textuales del Acta materia de Rectificación.
Todo error u omisión deberá rectificarse mediante un asiento en el rubro de anotaciones marginales o textuales del Acta, precisando claramente el error cometido o el dato omitido. La Rectificación Administrativa deberá ser suscrita y sellada por el registrador civil encargado del procedimiento. Por último, los documentos empleados para el proceso de Rectificación Administrativa deberán archivarse junto con la resolución registral que dispuso la Rectificación. Para mayor amplitud de lo referido en este artículo consultar la Directiva del RENIEC: DI-260-GRC/016, aprobada por Resolución Jefatural Nº 594-2009JNAC/RENIEC del 14 de Septiembre de 2009.
El asiento de la Rectificación Administrativa se realizará en el rubro de las Anotaciones Textuales o Marginales del Acta.
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Boletín para Registradores Civiles Casuística Registral: Solicitudes y Procedimientos Erróneos Comunes en la Práctica Registral.
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l Registrador del Estado Civil debe conocer a cabalidad los procedimientos registrales propios de su función, con la finalidad de informar y servir al ciudadano de la mejor manera posible, evitando dilaciones innecesarias y trámites erróneos. Respecto a este particular trata el presente texto que busca exponer casuística concreta, sobre la que (no obstante de haberse realizado correctamente los actos jurídicos correspondientes) algunos actores, por desconocimiento, cuestionan su validez procedimental.
Así pues, en ocasiones, instituciones públicas y privadas solicitan erróneamente alguna regularización jurídica a través de la inscripción, no siendo necesario llevar a cabo tal procedimiento registral para la plenitud de los derechos. Estas solicitudes surgen de pareceres infundados y no se sujetan a ningún amparo legal. Es el Registrador del Estado Civil quien recibe este tipo de solicitudes de parte de los ciudadanos, por lo que debe explicarles, con el debido razonamiento, con los
fundamentos para cada detalle y con el respaldo de la normatividad vigente, que dicha solicitud resulta ociosa y estéril para sus intereses, redundante e innecesaria. El procedimiento registral es especial, único, con caminos y variantes propias, muy diferente al procedimiento administrativo común, por lo que para entenderlo no basta una mera analogía, sino un cabal conocimiento de las fuentes, aplicaciones, antecedentes y jurisprudencia, propias de este ámbito. Para poder identificar y definir estos casos de solicitudes innecesarias, es importante atender a la naturaleza jurídica de los mismos actos registrales, así como a sus particularidades, reconociendo su vigencia y su perfecta aplicación con todos sus efectos. En este sentido se desarrollará a continuación un análisis de la casuística, destacando su validez y logrando construir argumentos esclarecedores para su comprensión.
EN LOS CASOS DE NACIMIENTO: tal experiencia previa pudieron desarrollar los procedimientos registrales modernos en la vía civil.
Validez de la Partida de Bautismo.
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l registro de los hechos vitales, demográficos y actos modificatorios del estado civil que tenemos hoy en día, no empezaron siempre desde la vía civil, sino que tuvieron su origen en el ámbito religioso.
Es así que, de acuerdo a los antecedentes, no eran las oficinas de Registro del Estado Civil de las municipalidades (inexistentes en aquel entonces) a donde antiguamente acudía la población para efectuar este tipo de inscripciones; en su lugar eran las iglesias y parroquias los lugares destinados para la actividad del registro. De tal forma que, por medio del registro, se extendían las partidas y constancias como una condición de adherirse al cabal cumplimiento de los deberes católicos. Con todo este proceder inicial, los estudiosos del Derecho han reconocido la importancia de estas inscripciones provenientes de la administración eclesiástica, y en base a
Sobre esto, en el Artículo Nº 2115 del Código Civil actual se advierte que “Las partidas de los registros parroquiales referentes a los hechos realizados antes del 14 de Noviembre de 1936, conservan la eficacia que les atribuyen las leyes anteriores”. Esto significa que se reconoce la validez de las inscripciones realizadas en los registros parroquiales antes de la aparición del Código Civil de 1936, a fin de que dichas partidas puedan servir como instrumento público oficial, de acuerdo a su antigüedad y valor, sin necesidad de exigirse inscripción obligatoria por la vía civil. Es sólo a partir del 14 de Noviembre 1936 que empieza la obligatoriedad de la inscripción con sujeción a las leyes civiles. Como resultado de esta disposición se afirma concluyentemente que basta la Partida de Bautismo original certificada por Notario Eclesiástico para poder acceder al Documento Nacional de Identidad (DNI), no siendo necesaria la inscripción de un acta de nacimiento por la vía civil. Vemos que la ley le concede todos sus efectos a las partidas parroquiales de estas fechas (antes del 14 de Nov. De 1936), y ninguna institución pública o privada puede desconocer tal reconocimiento jurídico. Validez de las Rectificaciones o Anotaciones Realizadas por Notario Eclesiástico a las Partidas de Bautismo Anteriores al 14 de Noviembre de 1936.
S S El Código Civil, en su Artículo Nº 2115, expresa claramente que las partidas de los registros parroquiales referentes a los hechos realizados antes del 14 de Noviembre de 1936, conservan la eficacia que les atribuyen las leyes anteriores.
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i la Partida de Bautismo (anterior al 14 de Noviembre de 1936) es pasible de alguna rectificación justificada, las anotaciones posteriores que la modifiquen también deberán realizarse ante las autoridades parroquiales (notario eclesiástico), con el respectivo sustento de ley que acredite fehacientemente el pedido, ya sea por parte judicial o notarial, dependiendo el caso, pero de ninguna manera administrativo, por ser éste último tipo de rectificación reservado únicamente a las inscripciones civiles.
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Validez de Inscripción de Nacimiento de Hijo Matrimonial sin Intervención de Uno de los Padres.
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n el caso de padres casados entre sí y ante la dificultad de que ambos puedan estar presentes al momento de la inscripción del nacimiento de su hijo, si uno de ellos acude al Registro del Estado Civil para realizar la inscripción del menor (adjuntando para tal efecto al Certificado de Nacido Vivo, la expedición de la copia certificada de la Partida o Acta de Matrimonio) la finalidad de la aplicación de la inscripción se entiende realizada en toda su plenitud.
La inscripción de nacimiento celebrada bajo esta circunstancia (con la copia certificada de la Partida o Acta de Matrimonio) surte todos sus efectos como si estuvieran ambos padres presentes, sin necesidad de posterior reconocimiento, puesto que el nacimiento inscrito dentro del matrimonio tiene como padre al marido. Si, por ejemplo, la mujer se acerca sola a inscribir el nacimiento de su hijo (que es justamente en esta figura en donde puede presentarse el aparente problema), lo que probará la Partida o Acta de Matrimonio es que el nacido tiene el amparo del vínculo matrimonial, además de existir la presunción de paternidad correspondiente. Es preciso y determinante señalar que el reconocimiento (en acta registral, notarial o testamentaria) sólo se produce en los casos de no existir vínculo matrimonial de por medio, esto es que aparece únicamente en la denominada Filiación Extramatrimonial. Lo afirmado puede comprobarse en la lectura del propio Código Civil cuando, bajo el título “Filiación Extramatrimonial”, comprende al reconocimiento y sus modalidades. De esta manera, al acreditarse un acto dentro del ámbito matrimonial le corresponde también su validez y todos sus alcances legales, no pudiendo estos casos ser cuestionados por instituciones públicas, privadas o particulares. Es importante comentar que desde el 5 de Junio del 2007 entró en vigencia la Ley Nº 29032, por la cual, en mérito al acto del reconocimiento o de la Declaración Judicial de Filiación Extramatrimonial, se obliga al Registrador (en el lapso de tres días) a asentar de oficio una nueva Partida o
Es válida la inscripción de nacimiento de hijo matrimonial, sin la intervención de uno de los progenitores.
Acta de Nacimiento. No obstante debe quedar bien en claro que en el caso presentado líneas arriba (inscripción de hijo matrimonial) la Ley Nº 29032 no es aplicable, puesto que no habría ninguna razón para aplicar la figura del Reconocimiento en una inscripción que cuenta con Partida o Acta de Matrimonio. Entiéndase que el Reconocimiento es aplicable únicamente en los casos de Filiación Extramatrimonial. Con la dación de esta ley, podemos indicar que la expedición de una nueva Acta sólo es aplicable en los casos de Filiación Extramatrimonial y siempre con fecha posterior a la publicación de esta norma en el Diario Oficial “El Peruano”; por lo tanto, nadie puede exigir la expedición de una nueva Acta por un reconocimiento anterior sin tomar en cuenta estas consideraciones. También es de observar que (con fecha posterior a la dación de la Ley) tampoco son objetables los casos en los que se haya expedido una nueva Acta que no contenga la firma de los padres, pues dicha Acta es emitida de oficio por el Registrador del Estado Civil. Validez de Inscripción de Nacimiento en Oficina Registral Consular.
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Son válidos las inscripciones de nacimiento realizadas en el extranjero en las Oficinas Registrales Consulares.
n el supuesto que el niño nazca en el extranjero siendo sus padres de nacionalidad peruana, ellos podrán acudir con los documentos probatorios del nacimiento a la Oficina Registral Consular, ubicada en la embajada peruana del país en que residen, a fin de inscribir el nacimiento de su hijo ante el Estado peruano. Esta inscripción en Oficina Registral Consular surte todos sus efectos en el territorio de la República, no siendo necesario ni admisible que, una vez de vuelta en el Perú, los padres quieran inscribir nuevamente el nacimiento del menor de forma extemporánea. Tal error originaría un caso de duplicidad, pues ya existiría una inscripción idéntica por la misma persona, lo que alteraría la veracidad del Registro. Entonces, queda claro que la inscripción de nacimiento efectuada en la Oficina Registral Consular mantiene todos sus efectos, tanto en el país extranjero en el que se reside como en el Perú.
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EN LOS CASOS DE MATRIMONIO: Validez de la Partida de Matrimonio Religioso.
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a Partida de Matrimonio Religioso tiene valor hasta antes del 8 de Octubre de 1930, año en que se dispuso la obligatoriedad de la inscripción del matrimonio por la vía civil, de acuerdo al Decreto Ley Nº 6889 del 4 Octubre de 1930 y publicado el 8 de Octubre de ese mismo año.
Por medio de esta norma se exigió a los párrocos, pastores y sacerdotes que antes de celebrar un matrimonio religioso debían solicitar a los contrayentes el Certificado de Matrimonio Civil, de lo contrario se les impondría severas sanciones por el hecho de casar sin este requisito. A partir de este momento, y en adelante, se determina de forma clara la obligatoriedad de la inscripción del matrimonio civil. En tal sentido, una Partida de Matrimonio Religioso anterior a la Ley Nº 6889 mantiene todos sus efectos y no puede ser desconocido por ningún motivo. Del mismo modo que ocurre en los casos de las partidas de bautismo, en las partidas de matrimonio efectuadas en los registros parroquiales con anterioridad a la dación de la
La Partida de Matrimonio Religioso asentada hasta antes del 8 de Octubre de 1930 conserva pleno valor para todos sus efectos.
referida ley, también pueden producirse las rectificaciones o anotaciones posteriores con los respectivos documentos probatorios ante el notario eclesiástico, quien dejará constancia de tal hecho mediante una inscripción posterior en la Partida de Matrimonio primigenia. Validez del Acta de Matrimonio Sin las Firmas de los Contrayentes.
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No siempre las actas de matrimonio se encuentran firmadas por los contrayentes, pero este hecho no le quita validez al documento.
n la práctica registral civil se puede apreciar que no siempre las actas de matrimonio se encuentran firmadas por los contrayentes. Esta situación no quita validez al Acta, siendo más bien facultativa la formalidad del cumplimiento de las firmas. Así por ejemplo, cuando el municipio revocado en sus funciones remite a la Oficina Registral RENIEC las actas de celebración de matrimonios que deben ser inscritas en el Registro Civil dentro del plazo respectivo, dichas inscripciones se realizan de oficio (esto quiere decir sin las firmas de los contrayentes). Luego, las actas de matrimonio que se generan tienen toda validez conforme a lo establecido en el Instructivo IN-001-GO/001 de Calificación Registral para Oficinas de Registro del Estado Civil, 3ra. Edición, aprobada por Resolución Gerencial Nº 033-2006GO/RENIEC, que se encuentra vigente.
EN LOS CASOS DE DEFUNCIÓN: Certificado de Defunción Fetal.
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Validez de la Inscripción de Defunción en Oficina Registral Consular.
i durante el alumbramiento el niño nace muerto (es decir que sale del vientre de la madre sin haber mostrado signos de vida) no cabe solicitar la expedición de un Certificado de Defunción Ordinaria, sino que se hace precisa la entrega de un Certificado que Defunción Fetal, el cual acredita este hecho específico. Entonces, es importante saber que con dicho certificado este suceso no resulta un acto inscribible en el Registro del Estado Civil, sino sólo una comprobación estadística y para fines funerarios.
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i se produce el fallecimiento de un ciudadano peruano en el extranjero, puede realizarse la inscripción de este hecho en el consulado peruano respectivo. Esta inscripción también surte todos sus efectos en el territorio de la República, no admitiéndose una nueva inscripción en el Perú por sus allegados, pues se caería en duplicidad. Por ello, la inscripción de defunción efectuada en la Oficina Registral Consular mantiene todos sus efectos, tanto en el país extranjero como en el Perú.
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Boletín para Registradores Civiles La Anotación Textual y la Expedición de una Nueva Acta de Nacimiento.
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omo Registradores del Estado Civil debemos saber que somos nosotros los encargados de conocer, calificar y resolver los procedimientos y actos registrales como lo pueden ser, por ejemplo, la inscripción de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, entre otros.
Así mismo, debemos también tener en cuenta que un Acto Registral es aquel acto administrativo que realizamos los registradores civiles, en cuanto a las inscripción de hechos vitales y actos que modifican el estado civil de las personas. Los hechos vitales son aquellos que les suceden a las personas independientemente de su voluntad, como es el nacimiento y la muerte. Los actos, sin embargo, son aquellos que realizan las personas de acuerdo a su voluntad, como puede ser el matrimonio, el divorcio, el reconocimiento o la adopción. El estado civil de la persona es aquel conjunto de hechos vitales y actos que le suceden a lo largo de su vida, desde su nacimiento hasta su muerte. Adicionalmente resulta bueno que recordemos, brevemente, ciertos temas ya tratados en ediciones anteriores de este Boletín. Así pues, la Ley 28720 que modifica los artículos 20 y 21 del Código Civil. Esta Ley nos dice que bastará la presencia y declaración de uno de los padres (padre o madre) para inscribir en el Registro del Estado Civil a un menor con los apellidos de ambos padres; esto no genera filiación y se salvaguarda el Derecho al Nombre del menor. Recordar también la Ley 29032, que ordena la expedición de una nueva Acta de Nacimiento cuando el reconocimiento de maternidad o paternidad se realiza con posterioridad a la fecha de inscripción, o se decrete judicialmente la Filiación Extramatrimonial. Luego de lo mencionado líneas arriba a modo de recordatorio, trataremos en el presente Boletín el tema de las anotaciones
El Registrador Civil debe conocer, calificar y resolver los procedimientos, actos y hechos registrales que son materia de su competencia.
textuales y la respectiva expedición de la nueva acta de nacimiento. Empezaremos diciendo que todos los hechos y actos modificatorios del estado civil señalados en el Artículo Nº 44 de la Ley 26497 Ley Orgánica del RENIEC (revisar Ley), así como también los señalados en el Artículo Nº 3 de su respectivo Reglamento (revisar reglamento), deben ser anotados en el Acta Registral que corresponda. Ahora, respecto al tema central de nuestro interés, diremos que de todos aquellos hechos y actos, solamente generan en el Registrador Civil la obligación de expedir una nueva Acta, los siguientes: el Reconocimiento, la Declaración Judicial de Filiación Extramatrimonial y la Adopción. Pasaremos a explicar los pasos que debe seguir el Registrador de Estado Civil a la hora de realizar las anotaciones textuales en los casos de inscripción de actos modificatorios del estado civil referentes al Reconocimiento, Declaración Judicial de Filiación Extramatrimonial, y Adopción. Así mismo a cómo proceder para la expedición de una nueva Acta de Nacimiento.
La Anotación Textual.
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a anotación que se realiza en el rubro de Anotaciones Textuales del Acta de Nacimiento (al reverso del documento), dando cuenta que se ha producido un acto inscribible y modificatorio del estado civil, recibe el nombre de Anotación Textual. Anteriormente, en el antiguo formato de Acta de Nacimiento, a esta anotación se le denominaba
Anotación Marginal, pues el rubro para su anotación en el Acta se llamaba Anotaciones Marginales. Veremos el caso de las anotaciones textuales y expedición de nueva Acta de Nacimiento en los casos de Reconocimiento, Declaración Judicial de Filiación Extramatrimonial, y Adopción.
Anotación Textual y Expedición de Nueva Acta de Nacimiento en el Caso del Reconocimiento de Hijo Extramatrimonial.
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quí hay que tener en cuenta que si bien la Ley 28720 permite al declarante inscribir al menor con los apellidos tanto de la madre o el padre, no importando si alguno de los dos se encuentra ausente, esto no implica filiación. Sólo el reconocimiento voluntario o por mandato judicial implica filiación.
En el caso del Reconocimiento de un hijo extramatrimonial posterior a la inscripción y ante la presencia del Registrador, no existe un documento de sustento propiamente dicho, basta la voluntad de quien reconoce; frente a lo cual el Registrador Civil, previamente, le hará firmar al reconocente una declaración jurada en donde quede manifestada su voluntad.
El Reconocimiento se puede realizar en el momento mismo de la inscripción de nacimiento o después de ésta; pero sólo cuando el Reconocimiento es realizado después de la inscripción de nacimiento será necesaria la Anotación Textual o Marginal.
A continuación el Registrador anotará, en el rubro de Anotaciones Textuales o Marginales del Acta original, dicho Reconocimiento, con el título de Acta de Reconocimiento. Y posteriormente el Registrador procederá a llenar una nueva Acta de Nacimiento de un libro de actas sin Código Único de
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Identificación (CUI), y en ella colocará los datos del Acta primigenia, además de los datos y firma del reconocente, y su respectiva firma y sello. A esta nueva Acta se le asignará el mismo número de CUI que tenía el Acta Original.
Sólo cabe la expedición de nueva Acta de Nacimiento en los casos de Reconocimiento, Declaración Judicial de Filiación Extramatrimonial, y Adopción.
Sin embargo, existen también formas de Reconocimiento que no se efectúan frente al Registrador, como es el caso del Testamento que deberá elevarse a Escritura Pública. Esto lo podemos clarificar en el siguiente caso: una persona al final de su vida decide reconocer a un hijo que sabe es suyo. Para eso manifiesta esta voluntad de reconocerlo en su testamento. A fin que lo manifestado en dicho testamento surta los efectos legales y la filiación correspondiente se haga efectiva, el Testamento deberá ser elevado a una Escritura Pública mediante Notario. Es recién en este momento en que el Registrador podrá realizar la anotación textual o marginal respectiva y el posterior llenado de la nueva Acta de Nacimiento, tal cual como se ha descrito líneas arriba, con la diferencia que testará el espacio consignado a la firma del progenitor o progenitores que no se encuentren presentes.
Anotación Textual y Expedición de Nueva Acta de Nacimiento en el Caso de Declaración Judicial de Filiación Extramatrimonial.
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a Declaración Judicial de Filiación Extramatrimonial significa que, luego de un proceso, el Juez a dictaminado la paternidad o maternidad con respecto al menor de edad mediante una Sentencia de Filiación. Para que se dé esta figura es necesaria la sentencia del juzgado competente que así lo dispone, y en el caso de haber apelación, también se hace necesaria la resolución de segunda instancia que corrobora lo dispuesto en la sentencia, o en todo caso la resolución que la declare consentida. Toda esta documentación es remitida, desde el juzgado mediante oficio, a la Oficina de Registro del Estado Civil en donde se encuentra el Acta original.
Una vez que el Registrador Civil tiene esta documentación, procederá a realizar la anotación textual o marginal en el Acta, señalando que el Reconocimiento se ha llevado a cabo por medio de una Declaración Judicial de Filiación Extramatrimonial. Acto seguido, el Registrador llevará a cabo el llenado de la nueva Acta de Nacimiento de un libro de actas sin CUI, y en ella colocará los datos del acta primigenia, testando el espacio reservado al progenitor o progenitores que no estén presentes, y colocará su respectiva firma y sello. A esta nueva Acta se le asignará el mismo número de CUI que tenía el Acta Original.
Anotación Textual y Expedición de Nueva Acta de Nacimiento en el Caso de Adopción.
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a Adopción puede ser de mayor o de menor de edad; en el presente texto nos concentraremos en el caso de la Adopción de Menor de Edad.
La Adopción de Menor de Edad puede ser de dos tipos: por Resolución Administrativa, o por Resolución Judicial de Juez Especializado. La Resolución Administrativa es emitida por la Oficina de Adopciones de la Gerencia de Promoción de la Niñez y Adolescencia del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social (MINDES). Lo que hace esta Resolución Administrativa es declarar la adopción de menores de edad que se encuentran en situación de abandono. El documento de sustento que se presentará al Registrador en este caso, será la Resolución Administrativa emitida por el funcionario correspondiente del MINDES. La Resolución Judicial de Juez Especializado resuelve la adopción de menores de edad que no se encuentran en estado de abandono. El documento de sustento que se presentará al Registrador en este caso, es el Parte Judicial que contiene la Resolución Judicial Firme que aprueba la adopción. Cuando el Registrador reciba la Resolución Administrativa del MINDES, o la Resolución Judicial del Juez Especializado (según sea el caso), deberá verificar que los apellidos del adoptado estén constituidos de acuerdo a la normatividad vigente. Seguidamente procederá a anotar la adopción en las anotaciones textuales o marginales del Acta de Nacimiento
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original. Luego hará una nueva Acta de Nacimiento de un libro de actas sin CUI, en reemplazo de la original y en donde firmarán los adoptantes como declarantes. A la nueva Acta se le asignará el mismo número de CUI que tenía el Acta original. En esta nueva Acta no debe figurar ninguna referencia sobre el hecho de la adopción. REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL – RENIEC Jefe Nacional del RENIEC Dr. Eduardo Ruiz Botto Sub Jefe Nacional del RENIEC Mag. Mariano Cucho Espinoza Director del Centro de Altos Estudios Registrales – CAER Dr. Gonzalo De La Cruz Salas Boletín Editado y Publicado por el Centro de Altos Estudios Registrales Sede Administrativa Av. Bolivia 144, Torre Centro Cívico, Lima 01 Telf.: (511) 315 2700 Página Web www.reniec.gob.pe Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú con Nº 2004-6547
Al servicio de quienes más lo necesitan.