Boletín
PARA REGISTRADORES CIVILES N° 21 / ENERO 2016
LA REPOSICIÓN DE ACTAS CON PARTICIPACIÓN DEL CIUDADANO
E
s el procedimiento por el cual se reponen las actas o partidas de nacimiento, matrimonio o defunción, perdidas o destruidas total o parcialmente por negligencia, accidentes o actos delictivos. Este tramite es iniciado a solicitud del ciudadano. Son requisitos que debe presentar el ciudadano: la copia simple de la partida o acta, o el medio probatorio que asegure que se realizó la inscripción que se solicita reponer. Excepcionalmente se aceptará la Declaración Jurada del ciudadano afectado, corroborada por dos testigos. Los registradores atenderán las solicitudes de Reposición observando lo dispuesto en la Ley N° 29312 y la Directiva del RENIEC DI-250-GRC/013. El trámite de la Reposición, así como la emisión de la primera copia del acta repuesta, son gratuitos.
¿Cuál es el plazo del trámite? Luego que la solicitud de Reposición haya sido presentada por el ciudadano, el registrador tendrá un plazo de 05 días hábiles para calificarla. El registrador verificará la legitimidad del solicitante a través de los medios documentales correspondientes, los medios probatorios documentales presentados
(pudiendo requerir información adicional que considere necesaria para una mejor calificación), y el control de testigos, de haberse propuesto este medio. Luego de la calificación, y de considerarse sustentada la solicitud, el registrador emitirá la resolución correspondiente ordenando la reposición, no tomando para ello más de 05 días hábiles.
Elaborado por la Escuela Registral
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BOLETÍN PARA REGISTRADORES CIVILES N° 21
¿Quiénes pueden solicitar la Reposición de un acta?
Los mandatarios se acreditarán con poder especial fuera de registro, o poder por carta con firma legalizada por notario o juez de paz, o autenticada por fedatario. Si el titular del acta hubiese fallecido, podrán solicitar la reposición sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad, sus herederos, legatarios o albacea, así como el Ministerio Público.
Oficinas Registrales donde se puede realizar la Reposición: En las Oficinas Registrales RENIEC (OR), Oficinas de Registro del Estado Civil de las municipalidades (OREC), y en las Oficinas Registrales Consulares. El interesado puede solicitar la Reposición de la partida o acta ante la Oficina en la que se produjo la desaparición o destrucción de ésta; también en la Oficina correspondiente a su domicilio actual. Si la partida o acta correspondiese a una OREC u Oficina Registral Consular, su reposición también podrá ser
solicitada ante cualquier Oficina Registral RENIEC.
¿Cómo se solicita la Reposición de actas con participación del ciudadano? La Reposición debe ser solicitada por escrito, adjuntando el o los medios probatorios y señalando lo siguiente: Prenombres y apellidos completos, edad, número de DNI y domicilio. De ser el caso, la calidad de mandatario y el nombre de la persona a quien representa; o el grado de consanguinidad o afinidad, condición de heredero, legatario o albacea, y los documentos que así lo acrediten. El tipo de inscripción a la que corresponde la partida o acta que se desea reponer (nacimiento, matrimonio o defunción), indicando el lugar y año en que se emitió originalmente, y la situación de destrucción o desaparición en la que se encuentra. Lugar, fecha, firma y huella digital. La Oficina ante a la cual se presenta la solicitud. La relación de los medios probatorios y anexos que acompañan la solicitud.
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Con la solicitud de Reposición, el registrador formalizará el respectivo expediente administrativo. El registrador deberá verificar en su archivo o en el Sistema de Registros Civiles (en caso que la solicitud sea presentada en una OR), la existencia de una partida o acta con la misma inscripción que se solicita reponer. De no existir, el registrador realizará la Reposición.
Solicitudes presentadas Registral RENIEC
ante
Si la SGIRC confirma a la Oficina Registral RENIEC que ya se ha iniciado un procedimiento de reposición de oficio, el registrador declinará su competencia, enviando a la SGIRC el expediente administrativo, y notificándole al solicitante lo realizado.
Oficina
El registrador deberá solicitar a la Subgerencia de Integración de los Registros Civiles (SGIRC) y a la Subgerencia de Archivo Registral Físico (SGARF), información sobre la partida o acta que se desea reponer. Si se confirma la existencia de una partida o acta registral con la misma inscripción que se desea reponer, el registrador emitirá una resolución denegando la solicitud, a menos que ésta presente destrucción parcial, afectando datos de la inscripción, por lo que se amerite continuar con el procedimiento de reposición. Personal de la SGARF atendiendo solicitud de información sobre acta registral a reponer.
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Medios Probatorios El medio idóneo es la copia certificada o simple de la partida o acta registral que se desea reponer, u otro documento que acredite su inscripción previa en los Registros del Estado Civil. Estos documentos pueden ser:
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Reposición con declaración jurada Es excepcional y se podrá realizar únicamente cuando el solicitante no tenga ningún documento probatorio de la inscripción. El solicitante presentará como documentos de sustento su declaración jurada, indicando por escrito y bajo juramento que el hecho vital o acto modificatorio fue asentado en la partida o acta que se desea reponer, por encontrarse desaparecida o destruida.
La declaración jurada del solicitante indicará además: Prenombres y apellidos, edad, número de DNI y domicilio del declarante. Datos que contenía la partida o acta a reponer: la Oficina que la emitió originalmente y la sección a la que corresponde (nacimiento, matrimonio, defunción), su titular o sus titulares con sus prenombres y apellidos.
Lugar, fecha, firma y huella digital del declarante; firma y sello del registrador civil ante quien se realiza la declaración. Esta declaración deberá respaldarse con las declaraciones juradas de dos (02) testigos, y deberá contener lo antes mencionado, precisando que los deponentes aceptan conocer lo declarado por la persona que solicita la reposición.
El procedimiento: El procedimiento previo de evaluación de la solicitud de reposición, termina con la resolución registral del registrador civil pronunciándose sobre la solicitud. Esta resolución deberá ser debidamente motivada, conforme el artículo 6 de la Ley N° 274444. Luego de emitida la resolución registral que aprueba la solicitud del interesado, la reposición se realiza considerando los medios probatorios.
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Si existiesen rectificaciones y/o anotaciones marginales, estás se anotarán en el rublo de anotaciones textuales de la nueva acta. En los casos de reposición por destrucción parcial, el registrador dispondrá en su resolución registral la anotación de archivamiento de la partida o acta que haya sido repuesta. La anotación de archivamiento la hará el en el rubro de anotaciones textuales o marginales del acta materia de reposición, señalando la resolución registral que la dispuso y el número de acta repuesta. En la nueva acta se pondrá por fecha de registro el día en el que se realiza la reposición, así como los datos de la Oficina Registral en que se hace este trámite. La reposición se hará en el acta de nacimiento, matrimonio o defunción de los libros de actas en formato RENIEC, consignando el texto “ACTA REPUESTA” en el rubro “Observaciones”. En la reposición de partidas o actas de nacimiento se usarán actas en formato RENIEC de color celeste (sin CUI). Adicionalmente, en el rubro “Observaciones” se debe consignar el número de acta materia de reposición, el año de inscripción originaria y el número de CUI si lo tuviese.
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El registrador no consignará los datos del medio probatorio que no se exijan en el formato actual del acta. Asimismo, los datos que no estén en el medio probatorio y que sean exigidos por el formato actual del acta, deberán ser testados. El acta repuesta es firmada y sellada por el registrador. No debe ser firmada por el solicitante, a menos que quien solicite la reposición hubiere intervenido como declarante de la partida o acta primigenia. La resolución del registrador sobre la procedencia o denegatoria de la solicitud de reposición, se notificará al interesado mediante cédula.
Luego de la reposición del acta El registrador de OREC y de Oficina Registral Consular, deberá considerar a las partidas o actas repuestas en el Cuadro Estadístico de Hechos Vitales (CEHVAMEC), y lo enviará a la Subgerencia Técnica
de los Registros Civiles (SGTRC), adjuntando los duplicados de las actas repuestas. Si el acta repuesta ha sido emitida en otra Oficina Registral distinta a la que obraba la partida destruida o desaparecida, el registrador que ha realizado la reposición informará sobre ello a su colega, remitiendo a la oficina de éste la copia certificada de la partida o acta repuesta. Si la Oficina en donde se produjo la desaparición o destrucción del acta hubiese sido incorporada al RENIEC, el aviso, con la respectiva copia certificada del acta, deberá hacerlo llegar a la Sub Gerencia de Depuración de los Registros Civiles (SGDRC). El registrador de la OREC o de la Oficina Registral Consular en donde se produjo la desaparición o la destrucción de la partida o acta, confrontará con su archivo registral la copia certificada de la partida o acta repuesta que le haya sido enviada. Si detectara duplicidad de inscripción o modificación de datos, lo comunicará a la Jefatura Regional respectiva, para el caso de OREC, o la Gerencia de Registros Civiles (GRC), en caso de Oficina Registral Consular.
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Crónica de una
REPOSICIÓN de
Partida.
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Doña Natividad necesitaba su partida de nacimiento, también la de su hermana. Ella vive en Lima y su hermana fuera del país, pero les resulta indispensable contar con sus partidas de nacimiento para diferentes trámites. Sabe que al igual que su hermana y hermanos, está inscrita en el distrito de Barranca, provincia del Daten del Marañón de Loreto y por más que ha llamado por teléfono, no logra que le envíen su partida. Le dijeron distintas cosas: “no encuentran esos libros”, “se los comió el caballo”, “se los comió el comején”. Los libros de esos años están dañados, es como si no existieran. Después se enteró que la Municipalidad, debía haber informado los daños y la situación de los libros registrales, así como los cambios habidos de registrador, registros o incluso en los sellos. Doña Natividad, al conocer que existe una ley que le permite tramitar la “Reposición” de su partida, decidió viajar a Barranca “cueste lo que cueste”. Ella necesitaba presentar en Lima, un documento del Municipio de Barranca, que certifique que esa partida si existió, pero ha sido destruida. Para ello decidió viajar cruzando pueblos y ríos, hasta llegar a esa parte de nuestro Perú profundo. No había otra alternativa, juntó recursos familiares y partió para su pueblo, de donde salió casi niña. Logró que un familiar la acompañe, también viajó con su madre. Llegar a Barranca, le permitirá tener su partida y con ella realizar trámites pendientes; su madre podrá obtener la visa tan ansiada para visitar a su hija, a quien no ve hacen muchos años. Llegar a Barranca, en el corazón de nuestra Amazonía, cerca a la frontera con el Ecuador, le demoró 10 días. Viajó desde Lima a Tarapoto en avión, allí tomó un bus que la llevó hasta Yurimaguas, luego un mototaxi la llevó hasta el embarcadero del lugar, para cruzar el río Marañón. Navegó 8 horas en transporte rápido. Llegó a San Lorenzo, donde abordó otro bote, que en 1 hora, le permitió llegar al puerto de Barranca. Finalmente caminó 40 minutos más, para llegar a su destino. Su viaje fue en medio de la más bella vegetación, pueblitos pequeños, simpáticos, pero sin los más elementales servicios (sin luz, sin agua potable, sin salubridad), compartió con alegría frutos y comidas del lugar; más difícil fue encontrar dónde dormir. Todo esto le costó más de 1,200 soles. Si bien el registrador civil fue amable en su atención, no sabía bien cómo hacer el documento que le solicitaban, ni cómo buscar las actas. Eran demasiados libros dañados, todos en el suelo húmedo. Con ayuda de su acompañante, buscaron entre los libros semi destruidos, hasta que encontraron las actas que buscaban. Allí estaban ilegibles, rotas, alguna mejor que la otra. Este registrador – agricultor, poco sabía del trámite de Reposición, nunca antes se lo pidieron. Cuando recibió la visita de la ciudadana y su solicitud de una constancia, comprendió la importancia de comunicar de inmediato al RENIEC, sobre la situación de los libros, sobre los cambios habidos de registrador, también sobre cualquier cambio en el sello. Después de atender la solicitud, refirió que tendrá comunicación más directa con el RENIEC, para avisar los cambios que existan en su Oficina Registral y para solicitar orientaciones que le permitan atender mejor a sus paisanos y paisanas, y a personas que al igual que doña Natividad, hacen esfuerzos para tramitar la reposición de sus actas o partidas de nacimiento.