Boletín
PARA REGISTRADORES CIVILES N° 23 / MARZO 2017
La
DEPURACIÓN
REGISTRAL
¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE LA DEPURACIÓN REGISTRAL?
Conviene saber:
E
s un procedimiento que busca relacionar y/o vincular mediante el cotejo y/o aviso registral la información relativa a los hechos vitales y actos
matrimonio y/o defunción, con las de nacimiento según sea el caso. Con ello se logra:
1
Actualizar la información del Registro Civil, facilitando el
2
Facilitar las investigaciones relativas a la identidad basada en los documentos de registros, evitando el uso inadecuado o indebido de las actas registrales
El contenido del presente bol etín está basado en la normativi dad vigente del RENIEC, sien do el procedimiento descrito de cumplimiento obligatorio por parte de los Registradores de Estado Civil. La aplicación del procedimi ento de Depuración realizado en las Civil (OREC), es superv isado
Salvaguardar la seguridad jurídica de los registros de estado civil.
encuentran en las Jefatu ras Regionales del RENIEC.
de la Depuración registral, describiendo sus procedimientos, tanto por “Cotejo” como por “Aviso Registral”, y que deben ser cumplidos por los Registradores de Estado Civil en el cumplimiento de sus funciones.
(OR) RENIEC, deben rea lizar la Depuración de las actas registradas en Línea.
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Elaborado por la Sub Gerencia de Publicaciones - Escuela Registral
Acta registral: Documento en el que consta el registro de un hecho
ACTAS
REGISTRA LES
BOLETÍN PARA REGISTRADORES CIVILES N° 23
técnicas. Actas incorporadas: de Registros del Estado Civil incorporadas al RENIEC, y que forman parte de su Archivo Digital (Sistema de Registros Civiles y Microformas - SIRCM ). Acta en Línea: Actas asentadas directamente en el Sistema Integrado (OR) Línea. Archivo
digital:
Documentos
registrales,
almacenados
y
depósitos electrónicos de conservación permanente, con medidas de preservación adecuadas, garantizando el acceso y la seguridad de la información.
Archivo tradicional: Documentos registrales que se encuentran en
¿CÓMO SE REALIZA LA DEPURACIÓN REGISTRAL? El Registrador Civil debe realizar la Depuración Registral de aquellas actas de matrimonio y/o defunción registradas en tradicionales y/o digitales, con las Actas Registrales de Nacimiento o las de Matrimonio, como consecuencia de corresponda. Se trata de contrastar el acta de matrimonio o de defunción registrador debe realizar la Depuración, de forma permanente e ininterrumpida en resguardo de la Seguridad Cuando el registrador civil de OREC advierta en las actas registrales alguna situación irregular que le impida realizar la vinculación registral (Depuración), deberá informarlo a la Jefatura Regional de su jurisdicción. Los registradores de las OR también deben realizar la Depuración Registral, ya sea por Cotejo o por Aviso Registral, de las Actas de Matrimonio y Defunción registradas en Línea. En el caso que se intente realizar la Depuración Registral
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en un acta registral obrante en el SIRCM y se encuentre alguna irregularidad que le impida realizar la Depuración Registral, se deberá informar a la Sub Gerencia de Depuración. Como ya se ha mencionado, el procedimiento de la De- puración Registral puede realizarse por Cotejo o por Aviso Registral.
BOLETIN PARA REGISTRADORES CIVILES N° 23
La Depuración por Cotejo
Situación
Consiste en la confrontación de las actas registrales de defunción y de matrimonio, con las de nacimiento y/o Autorizada, procediendo de la siguiente manera:
Que uno o ambos contrayentes de un acta un acta de nacimiento del Archivo de la OREC u OR :
• Si se cuenta con un Archivo Digital, las confrontaciones se harán con los documentos almacenados y
Aquí, el registrador civil de OREC realizará, en la parte marginal o textual del acta de nacimiento, la anotación del matrimonio, la disolución del vínculo matrimonial (notarial, municipal o judicial), y/o la nulidad del
• Si se cuenta con un Archivo Tradicional, las confrontaciones se harán con las actas correspondientes.
de registro, anotación del acta y referencia del asiento registral (ver siguiente imagen).
-
Situaciones que se presentan durante la Depuración por Cotejo Situación
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nacimiento y/o de matrimonio del Archivo de la OREC u OR.
LO QUE SE DEBE HACER:
El registrador civil de OREC realizará, en la parte marginal o textual del acta de nacimiento y/o en la de matrimonio, la anotación del referencia del asiento registral de la defunción (ver siguiente imagen).
LO QUE SE DEBE HACER:
Adicionalmente, para la confrontación del acta de matrito que esté incluida en el Expediente Matrimonial.
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Para las actas de matrimonio registradas en Línea en la OR , el registrador civil será quien realice la anotación textual según lo señalado anteriormente.
LA DEPURACIÓN POR AVISO REGISTRAL El registrador la realiza dirigiendo una comunicación desde su OREC u OR, hacia aquella otra en donde se encuentra inscrito el nacimiento y/o matrimonio del defunción, matrimonio, disolución de vínculo matrimonial o textualmente en el acta de nacimiento y/o matrimonio para su debida actualización.
Para las actas de defunción registradas en Línea en la OR, el registrador civil será quien realice la anotación textual según lo señalado anteriormente.
Para ello el registrador emplea el formato “Depuración por Aviso Registral”, de acuerdo a lo siguiente: El registrador civil de la OREC, en un plazo no mayor a 15 días de realizado el registro (defunción, matrimonio, disolución de vínculo matrimonial y/o nulidad de matrimonio), enviará los avisos de Depuración Registral a la OREC u OR en donde se encuentra registrado el nacimiento la depuración correspondiente (ver la siguiente imagen).
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BOLETÍN PARA REGISTRADORES CIVILES N° 23
El registrador civil de OR, en un plazo no mayor a 15 días de realizado el registro en Línea (defunción, matrimonio, disolución de vínculo matrimonial y/o nulidad de matrimonio), enviará los avisos de Depuración Registral a la OREC u OR en donde se encuentra registrado el realice la depuración correspondiente. Las actas registrales que ya han sido incorporadas al RENIEC y que aún estén pendientes de Depuración,
El registrador civil que reciba el Aviso Registral,
RENIEC, vía Aviso Registral, a las OREC u OR en donde
matrimonio, divorcio o nulidad de matrimonio) en la parte marginal o textual del acta de nacimiento y/o matrimonio de ser el caso.
registrador realice la depuración correspondiente. Excepcionalmente solo las OREC de las comunidades
la anotación en el acta de nacimiento y/o matrimonio correspondiente, indicando el hecho o acto registrado, así como la OREC u OR que lo realizó.
Depuración Registral en un plazo no mayor de 30 días.
Nacimiento Incorporadas (Registro en Línea)
1
Para ello el registrador ingresará al Sistema (SIRCM) con su Usuario y su Contraseña. Seguidamente irá al Menú Principal y dará clic a Registro en Línea. Luego dará clic a Defunciones o Matrimonios, según sea el caso, y realizará la inscripción de la defunción o del matrimonio.
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REGISTRO EN LINEA
MODULOS DE OFICINA REGISTRAL
NACIMIENTOS MATRIMONIOS DEFUNCIONES RECTIFICACIONES DE CNV RECTIFICACIONES DE CDEF
Módulo de Enlace de Actas de Defunción Nacimiento, en el que el registrador podrá
De aparecer Posibles Coincidencias se dará clic en el número del Acta de Nacimiento.
Reporte AM
NTE
PRIMER CONTRAYE PRIMER APELLIDO
PRE NOMBRES
LIDO
SEGUNDO APEL
PEDRO PABLO
BEJARANO
SALINAS
50
EDAD NATURAL DE
AMERICA / PERU
/ LIMA / LIMA
DNI
Reporte AM
Buscar
IDENCIAS :
POSIBLES COINC
MODULODE DE ENLACE ENLACE DE DE DEFUNCION - NACIEMIENTO MODULO DEACTAS ACTAS DE DEFUNCION - NACIMIENTO
Ubigeo
Fecha Nac.
res Apellidos y Nomb idencias No existen Coinc
Acta
RAYENTE
SEGUNDO CONT PRIMER APELLIDO
ACTAS DE DEFUNCION - NRO 5000545344
ALVARADO
DIFUNTO PRIMER APELLIDO YUFRA
SEGUNDO APELLIDO SALAZ
EDAD
PRE NOMBRES
NATURAL DE
MARIA ELENA
DNI
PRE NOMBRES EVELYN YANELA
ROJAS 32 AMERICA / PERU
CAYO / JUNIN / HUAN
37
NATURAL DE
AMERICA / PERU / LIMA / LIMA
POSIBLES COINC res Apellidos y Nomb idencias No existen Coinc ELENA YUFRA SALAZ, MARIA
DNI POSIBLES COINCIDENCIAS :
Fecha Nac. 10/01/1980
Buscar
Fecha Nac.
Ubigeo
Acta
10/02/2017
NUEVA
3000493598
/ HUANCAYO
43709562 IDENCIAS :
EDAD
Apellidos y Nombres
LIDO
SEGUNDO APEL
Buscar
Ubigeo HUARAL
Guardar
No existen Coincidencias YUFRA SALAZ, MARIA ELENA
Guardar
Ejemplo en caso de Defunción
4
Ejemplo en caso de
Matrimonio
Acta 3000493434
BOLETÍN PARA REGISTRADORES CIVILES N° 23
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ACTA DE NACIMIENTO
AC TORES
REGISTRO EN LINEA
El registrador revisará minuciosamente
ACTA DE NACIMIENTO
Tipo de Acta
3000493493
Numero
ACTA VIGENTE
Estado del Acta Numero CUI
existencia de coincidencias con los datos
900000018 0
Numero CNV Fecha y hora de Evento
10/02/2017 10:00AM
Ubigeo de Evento
AMERICA / PERU / PIURA / PIURA / CASTILLA 19 01 03 000 HOSPITAL REGIONAL III CAYETANO HEREDIA AV. INDEPENDENCIA CON AV MIRAFLORES
Lugar de Evento
. IRAZOLA S/T1
FEMENINO
Sexo
NACIDO Pre Nombres
MARIA ELENA
Primer Apellido
YUFRA
Segundo Apellido
SALAZ
PADRE
Si el Acta de Nacimiento pertenece al
Pre Nombres
MADRE PAULA MARGARITA
GUSTAVO FLAVIO
Primer Apellido Segundo Apellido Nacionalidad
YUFRA
SALAZ
PALOMINO
QUINTO
PERUANA
PERUANA
Busqueda de Acta
de registrar, se dará clic al nombre de la persona y seguidamente clic en Guardar.
Reporte AM
MODULO DE ENLACE DE ACTAS DE DEFUNCION - NACIEMIENTO
De no haber coincidencias, el registrador dará clic en No Existen Coincidencias.
ACTAS DE DEFUNCION - NRO 5000545344
DIFUNTO PRIMER APELLIDO
SEGUNDO APELLIDO
YUFRA
PRE NOMBRES
SALAZ
MARIA ELENA
EDAD
37
NATURAL DE
AMERICA / PERU / LIMA / LIMA
DNI POSIBLES COINCIDENCIAS : Apellidos y Nombres
Buscar
Fecha Nac.
Ubigeo
Acta
10/02/2017
NUEVA
3000493598
No existen Coincidencias YUFRA SALAZ, MARIA ELENA
REGISTRO EN LINEA
MODULOS DE OFICINA REGISTRAL
Guardar
MODULO DE ENLACES DE ACTA DE MATRIMONIO-NACIMIENTO MODULO DE ENLACES DE ACTA DE DEFUNCION-NACIMIENTO CONSULTA Y CERTIFICACIONES DE ACTAS CIERRE DE AGENCIAS ACTIVACION DE ACTAS REGISTRADAS EN LINEA HOJA DE COORDINACION REPORTE DE EMISION DE COPIA CERTIFICADA REPORTE DIARIO DE RESGISTROS EN LINEA
CONSULTA DE ACTAS Tipo de Acta
Nacimiento
Buscar Tipo de Busqueda
Busqueda por el Titular
900000018
Numero CNV Primer Apellido
YUFRA SALAZ
Pre Nombres Fecha de Evento
Busqueda por datos del Titular
30000085357
Segundo Apellido
MARIA ELENA AÑO
MES
Mes
Menu Principal
7
5 6
Nuevamente en el Menú Principal, dando clic a Actas, el registrador podrá consultar el
REPORTE DE CERTIFICACIONES DE HECHOS VITALES
ACTA DE NACIMIENTO
En el recuadro Consulta de Actas ingresará el Número de Acta de Nacimiento o el nombre del Buscar.
AC TORES
Detalle de Anotacion
ANOTACION MARGINAL
REGISTRO EN LINEA
Aparecerá el Acta de Nacimiento requerida, y le dará clic en Depuración de Defunción. Inmediatamente se podrá visualizar un Anotación Marginal, que da cuenta de la defunción del
Tipo de Acta Numero Estado del Acta Numero CUI Numero CNV Fecha y hora de Evento
ACTA DE NACIMIENTO
3000493493 ACTA VIGENTE 900000018 0 10/02/2017 10:00AM
Ubigeo de Evento Lugar de Evento Sexo
AMERICA / PERU / PIURA / PIURA / CASTILLA 19 01 03 000 HOSPITAL REGIONAL III CAYETANO HEREDIA AV. INDEPENDENCIA CON AV MIRAFLORES
. IRAZOLA S/T1
FEMENINO
NACIDO Pre Nombres
MARIA ELENA
Primer Apellido
YUFRA
Segundo Apellido
SALAZ
PADRE Pre Nombres Primer Apellido Segundo Apellido
Cada vez que el registrador saque una copia
Nacionalidad
SALAZ
PALOMINO
QUINTO
PERUANA
PERUANA
ANOTACIONES Id
anotación de la depuración.
MADRE PAULA MARGARITA
GUSTAVO FLAVIO YUFRA
1
Proceso
Fecha 21/03/2017
DEPURACION DE DEFUNCION
Regresar
Extracto
DEPURACION REGISTRAL POR DEFUNCION
Busqueda de Acta
Menu Principal
Registral por Matrimonio: de la SGPRC a la OREC Este procedimiento sólo lo podrán realizar los registradores civiles que previamente se encuentren matriculados para la y que avisos de depuración registral por Matrimonio registrador que ingrese al Portal Web del Registrador Civil podrá realizar la depuración de actas registrales en línea.
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BOLETÍN PARA REGISTRADORES CIVILES N° 23
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Reduce
Mejora la administración de los Avisos de Depuración, recibidos y atendidos.
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atención, ya que todo se hace por Sistema (no se reciben ni envían documen-
BENEFICIOS
Mejora la seguridad jurídica de
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del país.
los recursos.
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por Matrimonio serán atendidos a través del Portal Web del Registrador Civil. Es por ello que conviene que el registrador ingrese diariamente a este Portal,
¿Cuáles son los pasos para realizar este procedimiento?
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3
de Procesamiento de los Registros Civiles (SGPRC) a las OREC Para atender los Avisos de Depuración el registrador debe ingresar al Portal Web del Registrador Civil, registrando su usuario y contraseña. Seguidamente le aparecerá la siguiente pantalla, en la que deberá seleccionar la opción Aviso de Depuración Registral.
Seguidamente se visualizará un listado con los avisos de Depuración pendientes de atención.
El registrador puede realizar búsquedas de los avisos por Estado (Enviado, Leído, Atendido, Devuelto); por rangos de fecha y también por Número de Aviso. El registrador debe dar atención inmediata a los avisos Enviados y/o Leídos. Seleccionadas las opciones de Búsqueda, presionar el botón Buscar para ver el resultado. Para ver un Aviso de Depuración, dar clic al botón Detalle, a la derecha del aviso.
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BOLETÍN PARA REGISTRADORES CIVILES N° 23
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Acta de Matrimonio y el número de Aviso. En la parte inferior hay cuatro pestañas: Aviso, Evento, Nacimiento e Historial. Al dar clic a la pestaña Aviso, aparecerá: • Su estado (Leído), • Así como la Fecha de Registro del Acta.
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Al dar clic a la pestaña Evento, aparecerá: • Tipo de Acta, • Número del Acta, • Fecha del Evento, • DNI y nombre del registrador.
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Al dar clic en la pestaña Nacimiento, aparecerá: • Fecha de Nacimiento del Titular del Acta de Matrimonio,
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Al dar clic a la pestaña Historial, aparecerá: • El Estado del Aviso, • La Fecha y hora del Estado, • El número del DNI del Usuario.
El registrador procederá a realizar la búsqueda del Acta de
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atenderá el Aviso de Depuración Registral. Para Atender el Aviso de Depuración Registral se debe: • Dar clic al botón Atender. Se abrirán dos campos: Libro y Folio. • Ingresar el número de Libro en el que se encuentra el Acta de Nacimiento. • Ingresar el número de Folio del Acta de Nacimiento. • Dar clic al botón . En caso no haya conformidad entre los datos de las actas, se procederá a Devolver el Aviso de Depuración Registral. Para Devolver el Aviso de Depuración Registral se debe: • Dar clic al botón Devolver. Se abrirán dos campos: Observación.
y
• Dar clic al botón
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BOLETÍN PARA REGISTRADORES CIVILES N° 23
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Luego aparecerá los datos del Aviso: • Estado del Aviso: Devuelto • Fecha de Registro • Observación.
El Aviso Registral Es el documento que genera mediante el Sistema de Registros Civiles y Microformas - SIRCM una OREC
El registrador ingresa al SIRCM, luego al Menú Principal, despliega Hoja de Coordinación, luego Generación de Hoja de Coordinación y le da clic al Matrimonio o Defunción, según lo requiera.
¿Cuál es el procedimiento?
Aparecerá la Generación de Hoja de Coordinación. Podrá seleccionar los envíos de acuerdo a: Ayer, Esta Semana, Este Mes. Luego dará clic a Buscar y arrojará el reporte de Avisos de Depuración que deben ser enviados, correspondientes.
Se podrá imprimir un solo aviso o todos a la vez. Para imprimir uno sólo se dará clic a uno de los Ubigeos, y Reporte de Hoja de Coordinación. Luego se dará clic en el botón Imprimir.
Finalmente se visualizará e imprimirá el Acta de Depuración que se realice la anotación correspondiente.
Para cualquier consulta sobre estos procedimientos: informesrrcc@reniec.gob.pe
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(01) 315-4000 anexos: 1714 - 1878 - 1882 - 1886 4062 - 4060 - 1779
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