Filosofias Administrativas usadas para reducir costos Licda. Iselda Morales
Filosofías administrativas usadas en la actualidad para reducir costos y su importancia para posicionar los productos de las empresas en base a los costos bajos y la alta calidad, tomando en cuenta la gran competencia que significa los acuerdos de libre comercio que se están firmando en el día de hoy en todos nuestros países.
BREVE HISTORIA DEL JUSTO A TIEMPO Existen distintas versiones sobre el origen de la filosofĂa administrativa conocida como Justo a Tiempo. una de ellas establece que este concepto tiene su origen desde inicios del siglo XX, en los Estados Unidos.
Desarrollada por el empresario de ese país Henry Ford al racionalizar sus líneas de ensamble móviles para fabricar automóviles, pero no se desarrolla en este país, sino en el Japón, a partir de la Segunda Guerra Mundial.
• La otra concepción que se tiene sobre su origen
establece que es en la década de 1930 en el Japón y que ésta surge en las funciones de aprovisionamientos de los astilleros japoneses. El exceso de capacidad de los fabricantes de acero permitía entregas muy rápidas a los constructores de barcos. • Dichos constructores aprovecharon la situación
haciendo que sus proveedores suministraran en menores cantidades con mayor frecuencia, con lo que se conseguía reducir sustancialmente los inventarios de materia prima.
• Este tipo de suministro (justo cuando se necesita)
se extendió a otras empresas, que empezaron a exigir a sus proveedores entregas justo a tiempo, a la vez que aplicaban esta forma de trabajar en sus operaciones internas. • En los astilleros japoneses también se introdujeron técnicas de calidad total y sistemas de reducción de tiempo de cambio, en particular en las grandes prensas, lo que constituiría el origen de buena parte de las técnicas justo a tiempo actuales.
Breve historia del JAT Aunque ya en Japón habían otras compañías que aplicaban conceptos y técnicas que luego se conocieron con el nombre genérico de justo a tiempo, el sistema de producción de Toyota se mostró como uno de los sistemas de producción Justo a Tiempo más avanzados, con ideas muy innovadoras sobre la producción en la industria repetitiva.
Para la década de 1970 es cuando este método existente desde los inicios del siglo XX comienza a tomar vigencia, cuando uno de los principales ejecutivos de la empresa Toyota Motors en el Japón Tai IchiOhno utilizó el JAT para colocar los vehículos de Toyota en la vanguardia en términos de tiempo de entrega y calidad.
Luego de la segunda crisis mundial del petróleo en 1976, los japoneses observaron que su curva de crecimiento que venía en ascenso desde hacía 25 años, comenzaba a resquebrajarse, además de que en el futuro se iban presentando altibajos en la industria manufacturera, tal como sucedía en las naciones occidentales. Los dirigentes del mundo de los negocios comenzaron a buscar maneras de mejorar la flexibilidad de los procesos fabriles y así descubrieron el sistema de la empresa Toyota.
A inicios de la década de los 80, algunos empresarios de los Estados Unidos se reunieron para estudiar el porqué del gran éxito de las principales industrias japonesas, en cuyo primer estudio identificaron catorce puntos, siete de los cuales se referían a lo que se llamó “respeto por la gente”. Los siete puntos restantes eran de índole más técnica; tenían que ver con la eliminación de los desperdicios.
Entre esos empresarios se encontraba el seĂąor Wayne Fortun, de Hutchinson Technology, Inc., una empresa dedicada a la fabricaciĂłn de piezas para computadoras, que ante la envestida de productos de manufactura japonesa estaba en la encrucijada de producir con la misma o mejor calidad pero a mĂĄs bajo costo.
El señor Fortun entendió la aplicación de la
filosofía industrial del Justo a Tiempo y pensó que era la salvación de su empresa. Estaba
consciente de que para aplicar con éxito esta tecnología necesitaba eliminar desperdicios,
para lo que existían tres componentes básicos:
Imponer el equilibrio en base a la sincronización y flujo en el proceso fabril, ya sea donde no exista o donde no se pueda mejorar.
Actitud de la empresa hacia la calidad, desarrollando la idea de hacer el producto u ofrecer el servicio bien, desde la primera vez.
Participación de los empleados. Debe existir en la empresa un espíritu de trabajo en equipo, desde el nivel más bajo de la empresa hasta el más encumbrado; todos dirigidos hacia un mismo fin, para lo cual la empresa debe inculcar en todos sus miembros la visión de la misma, de modo tal que todos los empleados contribuyan, cada uno desde su área de trabajo, a lograr los objetivos que se han impuesto.
En la República Dominicana existen empresas que ya han
entendido esta realidad mundial y han adoptado una serie de medidas para enfrentarla. Entre estas medidas se
encuentra la aplicación de las filosofías administrativas tendentes a reducir costos, como son: la Reingeniería, la certificación con el ISO 9,000, como el caso de Industrias Nigua y en proceso de certificación Pinturas Popular, Laboratorios de Referencia, y sobretodo la aplicación del Outsourcing y el Benchmarking.
En una economía abierta y más aún si el Estado no establece una política de protección a las industrias y empresas nacionales a través de los impuestos y de políticas proteccionistas, éstas corren el riesgo de salir del mercado, debido a que los productos que entran al país
libres de impuestos pueden ser de más calidad y a más bajo costo que los producidos en el país.
Peor aún cuando sabemos que por cultura el dominicano antepone el uso de productos fabricados fuera del país a los producidos dentro, lo que hace más incierto el camino que se transitara como una economía globalizada. El Justo a tiempo conocido como “JIT” por sus siglas en inglés de “Just In Time”. Muchos consideran que su creador es el japonés Tai IchiOhno un ex -vicepresidente de Toyota Motors Company.
El JAT comenzó a desarrollarse en empresas que deseaban preparar estrategias competitivas. Es por ello que en donde más se desarrolla esta filosofía es en la industria automotriz y otras áreas de la industria tecnológica. El concepto JAT comenzó a desarrollarse poco después de la Segunda Guerra Mundial, como el sistema de producción Toyota y su red de proveedores claves. A mediados de los años 60, el mundo fijó la vista en el Kanban japonés, o sistema de inventario JAT (JIT), el cual trata de
llegar a un estado ideal, donde las cantidades de la producción sean iguales a las cantidades de las entregas.
En el 1978 se inicia el proyecto de “copiar” esta modalidad de producción y a tratar de implementar el concepto aplicado en Toyota. Muchas empresas de Occidente – sobretodo en Estados Unidos– fracasan. Inmediatamente surgen estudios para verificar las razones del éxito en la implementación del “JAT” en algunas industrias, mientras otras que siguen los mismos pasos para su instalación, sólo tienen consecuencias negativas. El Justo a Tiempo, es una filosofía empresarial que busca eliminar el despilfarro
en todas las actividades internas de la organización y en todas las actividades de intercambio externas.
QUÉ ES EL DESPILFARRO Observamos en la definición de justo a tiempo, el término eliminación de despilfarros, lo cual significa eliminar todos los insumos o recursos que no añaden valor al producto.
Muchas veces se tiende a relacionar el Justo a Tiempo con las actividades de producción y dentro de ésta, en especial el tema de los inventarios, pero en realidad el término es mucho más amplio, que aplica
por igual en los tres elementos del costo y a las empresas comerciales y de servicios, pero incluyendo también a los proveedores y a los clientes.
Del mismo modo que mantener un inventario ocioso es una forma de despilfarro, también lo es mantener un personal innecesario o subutilizado de acuerdo a su
capacidad, lo que sucede, por ejemplo, cuando la empresa posee un profesional del derecho (abogado),
haciendo
labores
secretariales
y
también
existe
despilfarro cuando una maquinaria tiene capacidad para fabricar 5,000 unidades al día y por cualquier razón solo produce 2,800 unidades al día.
Sin embargo, la filosofía industrial JAT, define los desperdicios como todo lo que excede a la inversión mínima precisa en materia prima, mano
de obra y costos indirectos de fabricación, necesarios para elaborar un producto. ¿Qué se
entiende por desperdicios desde el punto de vista gerencial?
Existen
elementos del costo:
desperdicios
en
los
tres
Desperdicios en materias primas La presencia cada vez mayor de productos extranjeros de alta calidad y bajo costo, provoca que los empresarios locales cambien la filosofĂa tradicional de mantener inventarios innecesarios por la filosofĂa JAT. Su aplicaciĂłn tiene dos objetivos fundamentales:
Aumentar las utilidades al eliminar los costos que generan los inventarios innecesarios.
Mejorar la posici贸n competitiva de la empresa al incrementar la calidad y flexibilidad en la entrega a los clientes.
Mediante la aplicaci贸n del JAT, tanto en compras como en producci贸n, se eliminan todas aquellas actividades que no agregan valor, lo que origina efectos positivos en las utilidades y en la competitividad de la empresa.
Al hablar del JAT, siempre se visualiza como una técnica cuya misión
es reducir los costos de los inventarios. Sin embargo, ésta, además de lo anterior, impulsa a mejorar el proceso de producción en su totalidad, no sólo de los inventarios.
Lo fundamental de esta filosofía administrativa, es diseñar las estrategias necesarias para mantener los inventarios que se necesiten, lo cual conlleva un análisis cuidadoso de compras, producción y ventas, evitando de esta manera mantener inventarios innecesarios.
Objetivo del Justo a Tiempo El objetivo principal del JAT es garantizar la completa satisfacci贸n del cliente, a la vez que se minimizan los costos, entendiendo la satisfacci贸n al cliente como Calidad Total. La Estrategia consiste en un programa de mejoramiento continuo, el cual proporciona:
Productos de perfecta calidad; En las cantidades necesarias; En el momento en que se necesitan;
Costo total de entrega m谩s bajo.
Para aplicar con éxito esta filosofía empresarial, se precisa del involucramiento de todos los sectores de la empresa, desde la cúspide gerencial (alta gerencia), hasta el empleado de más bajo nivel, debido a que debe haber cambio radical de la cultura en la empresa para cosechar éxitos con esta herramienta administrativa. El Justo a
Tiempo tiene su principal desarrollo en empresas que desean preparar estrategias competitivas agresivas. Es por
ello que donde más se desarrolla esta filosofía es en la industria automotriz y en otras áreas de la industria tecnológica.
Es
importante
aclarar
que
la
mentalidad
del
empresariado
norteamericano de los años 60 hasta finales de los 80 establecía que el empresario más próspero era aquel cuyo almacén de materiales y/o productos terminados mostraba una mayor cantidad de mercancías, sin dedicarse a analizar las consecuencias de mantener un alto nivel de inventario, como son: •
Paralización de un capital que pueda ser usado en otras áreas más productivas para la empresa;
•
Pago de seguro sobre la mercancía almacenada;
•
Arrendamiento del local de la mercancía almacenada;
•
Pago de empleados del almacén;
•
Riesgo de daño u obsolescencia de la mercancía, entre otros.
El empresario japon茅s Fujio Cho, en su definici贸n de desperdicios identifica varios tipos, los cuales deben ser eliminados para obtener una buena rentabilidad en la empresa.
Por sobreproducci贸n; Por sobreinventario;
Por tiempo de espera; Por transporte;
Por procesamiento; Movimiento; Defectos de productos.
Desperdicios por sobreproducción.
Esta situación se produce cuando la empresa elabora sus productos en exceso a las necesidades de los clientes. No toma en cuenta las recomendaciones de la gerencia de mercadeo que conoce el comportamiento del los clientes. El industrial japonés, antes de elaborar la
mercancía, determina qué desea el cliente y qué precio puede pagar; entonces fabrica el producto. Esto se logra a través del estudio de las necesidades del mercado conocido como Marketing.
Sin
embargo,
la
cultura
del
empresariado
dominicano era la de elaborar el producto y luego buscar quién lo desea, lo que conllevaba
un alto riesgo, ya que no se carecía de un parámetro real que les permitiera establecer
cuándo producir y cuándo no. Además, con la creencia de que una sobreproducción era
favorable para la empresa, estaban incurriendo en desperdicios.
Cuando se trataba de una empresa manufacturera, la situación se tornaba aún peor, ya que los desperdicios se podían encontrar en los tres elementos del costo (materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación), lo que hacía que la inversión paralizada fuera aún mayor. El JAT elimina todas esas barreras. Recordemos que esta filosofía trata de eliminar desperdicios, o sea, que trata de producir lo necesario en el tiempo necesario
Desperdicio por sobre-inventario. El
empresario
del
Continente
Americano
se
caracterizó, hasta hace algunos años, por creer que se es más exitoso en los negocios en la medida que podamos
mostrar
un
inventario
mayor
de
mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, sin analizar el uso posterior del exceso de esos inventarios.
La ventaja aparente obtenida por la empresa al adquirir esta mercancĂa en exceso, puede ser
menor a la pĂŠrdida de valor del dinero dejado de usar, tomando en cuenta el costo de oportunidad,
es decir, lo que la empresa puede lograr si utiliza ese dinero en otra actividad mĂĄs productiva.
El dinero tiene un valor en el tiempo. Cuando una empresa adquiere mercancĂas por encima de la cantidad necesaria, paraliza dinero que podrĂa ser usado en actividades mĂĄs productivas para la empresa, como es el caso del Ejercicio No. 7-1, donde
la
$24,000,000.00.
empresa
tiene
inmovilizado
Ventajas del Justo a Tiempo
De acuerdo a rigurosos estudios que se han realizado, se ha llegado a la conclusión de que entre las principales ventajas de aplicar el JAT tenemos las siguientes: Aumentos del 20-50% en la productividad de mano de obra directa o indirecta; Aumentos del 30-40% en la capacidad de los equipos; Reducción del 30-40% en el tiempo de fabricación; Reducción del 40-50% en los costos por fallas; Reducción del 8-15 % en los costos de materiales comprados; Reducción del 50-90 % en los inventarios; Reducción del 30-40 % en requerimientos de espacio.
LA REINGENIERIA Conceptos generales.
Naturaleza de la Reingeniería de los procesos empresariales.
Principios de la Reingeniería. El proceso de Reingeniería.
Técnicas y herramientas de rediseño de los procesos.
Reingeniería y gerencia de calidad total.
Integración de la Reingeniería y del mejoramiento del proceso. Ventajas y desventajas en su aplicación. Ejercicios prácticos. Reconstrucción de los procesos.
¿Quién realiza la Reingeniería?
La calidad se define como: “La totalidad de los rasgos y
características de un producto o servicio que se relaciona con su capacidad para satisfacer determinadas necesidades del mercado.” Concepto de Calidad Total: La calidad total consiste en un conjunto
de filosofías y sistemas de administración orientadas al logro eficiente de los objetivos de la organización, para garantizar la satisfacción del cliente e incrementar al máximo el valor ante los
grupos con intereses en el negocio. La calidad total se alcanza a través del mejoramiento continuo del sistema de calidad, sistema social, sistema técnico y sistema de administración, por lo que se convierte en un modo de vida para hacer negocios en toda la organización.
El hecho de concentrarse en la calidad, al final de
cuentas incrementarรก y mejorarรก la productividad. El no concentrarse en ella, erosionarรก rรกpidamente
las utilidades, ya que a los clientes les desagrada tener que pagar por productos que consideran de
baja calidad.
El concepto de calidad total establece que la empresa deberá
diseñar
sus
productos
con
eficacia
y
no
inspeccionarlos para buscarla después de producidos. El sistema de calidad se concentra primordialmente en el “por qué”; va más allá del “cómo” para incluir por qué. Trata de identificar la causa de los defectos y eliminarla. Constituye un ciclo continuo en el que se encuentran
defectos, se identifican sus causas y se mejora el proceso para eliminar dichas causas.
CADENA DE VALORES
Concepto de Cadena de Valores. Pasos de la Cadena de Valores. Identificación de los generadores de costos. Identificación de los generadores de valor. Desarrollo de una ventaja competitiva sostenible. Análisis de las actividades u operaciones de la organización. Ejercicios prácticos Concepto de Cadena de Suministros
EL OUT SOURCING
Qué es el Out Sourcing? Cinco razones para adoptar el Out Sourcing. Ventajas del Out Sourcing. Beneficios del Out Sourcing. Empresas y áreas donde aplica el Out Sourcing. Riesgos del Out Sourcing. El Proceso de Out Sourcing. Ventajas y desventajas en su aplicación. Ejercicios prácticos.
LA GLOBALIZACION
Concepto de Globalización. La Globalización, la competencia y el surgimiento de un nuevo paradigma de eficiencia. Efectos de la Globalización. Alianzas entre países e importancia de estas alianzas. Efectos de las alianzas en la pequeña economía. Ventajas y desventajas en su aplicación. Ejercicios prácticos.