Presentación inspecciones alcaldia de chacao agosto 2013 2 nr

Page 1

¿COMO ACTUAR EN CASO DE INSPECCIONES? Yanet C. Aguiar Norton Rose Fulbright Agosto 2013


CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE LAS OBLIGACIONES LEGALES Y CONVENCIONALES DEL EMPLEADOR La relación de trabajo conlleva una serie de obligaciones de distinta índole para el empleador. Obligaciones frente al trabajador: •

De origen legal: constituye la fuente primaria de las obligaciones laborales. Establecimiento de beneficios mínimos y condiciones de trabajo indispensables.

De origen convencional: beneficios y condiciones laborales adicionales establecidos en contratos individuales y en convenciones colectivas.

Obligaciones frente al Estado: •

De origen legal: frente al Estado como garante del cumplimiento de las contribuciones parafiscales (IVSS, BANAVIH, INCES) y la normativa laboral (a nivel individual- frente al trabajador y a nivel colectivo-frente al sindicato y la comunidad laboral en general) (Programa Nacional de Aprendizaje, constitución de Comités de Seguridad y Salud Laboral).


FUENTES DE LAS OBLIGACIONES LABORALES •

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Leyes, reglamentos, resoluciones y decretos: 

Ley Orgánica del Trabajo, LOS Trabajadores y las Trabajadoras (“LOTTT”) y su Reglamento (“RLOT”)

Reglamento de la derogada Ley Orgánica del Trabajo.

Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social.

Ley del Seguro Social y su Reglamento.

Ley del Régimen Prestacional de Empleo

Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo y su Reglamento (“LOPCYMAT”)

Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo en lo que sea aplicable


FUENTES DE LAS OBLIGACIONES LABORALES 

Ley de Alimentación para los Trabajadores y su Reglamento

Ley para las Personas con Discapacidad

Ley para Protección de las Familias, la Maternidad y la Paternidad

Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat

Ley de Conscripción y Alistamiento Militar

Ley del Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista

Resolución N° 271 del Ministerio del Trabajo y del Ministerio de Salud de fecha 22/09/06 que extiende el período de lactancia a 9 meses.


FUENTES DE LAS OBLIGACIONES LABORALES • Convención Colectiva de Trabajo, Laudo Arbitral • Contrato Individual de Trabajo • Principios que inspiran la legislación laboral: contenidos en las declaraciones constitucionales, Convenios o Recomendaciones de la Organización Internacional del Trabajo, jurisprudencia y doctrina nacional • Uso y costumbre • Principios universalmente admitidos por el Derecho del Trabajo • Normas y Principios Generales del Derecho • Equidad


ÁMBITO DE COMPETENCIA DE LA INSPECTORÍA DEL TRABAJO 

Los Inspectores del Trabajo o quienes hagan legalmente sus veces podrán practicar inspecciones en los centros de trabajo (artículo 506 y ss LOTTT) •

El funcionario debe acreditar su identidad

Sólo podrá efectuar la inspección dentro del ámbito de su jurisdicción

No es necesaria la previa notificación de la empresa

Podrá efectuar la inspección a cualquier hora

Si es un hogar doméstico el funcionario no podrá entrar sin permiso del jefe de familia u orden judicial

Para el acceso a los lugares de trabajo podrán solicitar el apoyo de la fuerza pública (artículo 231del RLOT)


ÁMBITO DE COMPETENCIA DE LA INSPECTORÍA DEL TRABAJO 

Facultades del funcionario administrativo durante la inspección •

Evacuar pruebas, ordenar investigaciones

Interrogar al patrono y trabajadores. Carácter confidencial de la declaración del trabajador.

Exigir exhibición de libros, registros u documentos requeridos por la Ley

Exigir la colocación de los avisos que ordena la ley (cartel de horarios)

Las inspecciones se realizan a través de la Unidad de Supervisión (artículo 232 del RLOT)

Se verifica el cumplimiento de la normativa laboral sobre condiciones de trabajo, empleo, seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.


ÁMBITO DE COMPETENCIA DE LA INSPECTORÍA DEL TRABAJO 

Imparcialidad y confidencialidad

Verificación de incumplimientos: notificación y lapso de subsanación

Asesoría e información técnica al patrono sobre la forma más efectiva de cumplir los ordenamientos (artículo 233 RLOT)

Reinspección: a falta de subsanación propuesta de sanción

8


ÁMBITO DE COMPETENCIA DEL INPSASEL


ÁMBITO DE COMPETENCIA DEL INPSASEL 

El INPSASEL podrá practicar inspecciones en los centros de trabajo (artículo 136 LOPCYMAT) a los fines de verificar condiciones de seguridad y salud en el trabajo

Para el acceso a los lugares de trabajo podrán solicitar el apoyo de la fuerza pública (artículo 136 LOPCYMAT)

Los funcionarios de supervisión e inspección podrán interrogar a los trabajadores y a los empleadores y sus representantes y requerir toda la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones

El funcionario de supervisión e inspección levantará un informe reflejando: • Hechos constatados • Infracción presuntamente cometida y el precepto vulnerado • Propuesta de sanción • Los informes tienen carácter de documento público

El funcionario puede advertir por una vez en lugar de iniciar el procedimiento sancionatorio.


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Jornada de Trabajo

• • • • • • • • • • • •

Carteles visibles y aprobados por la Inspectoría del Trabajo Anuncios con la concesión de los días y horas de descanso Letras grandes y en lugares visibles Si la empresa tiene distintos horarios, jornadas o turnos debe indicarse en el cartel Cumplimiento de los límites legales de la jornada Otorgamiento del descanso intrajornada No puede laborarse más de 5 horas continuas Pago de la hora extra Pago del bono nocturno cuando proceda Pago de días feriados y de descaso no trabajados Pago por trabajo en días feriados y de descaso no trabajados Otorgamiento del descanso compensatorio


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Libros • • • • •

Horas extras (Registro) Descanso Compensatorio – No es obligatorio Trabajo en Descanso? Vacaciones (Registro) Entrega de contratos de trabajo

Permiso para laborar días feriados • • •

Motivación y forma de pago Días feriados que se van a laborar Firmas de trabajadores


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •

Permiso para trabajar horas extraordinarias − Naturaleza del servicio prestado − Identificación y cargo ocupado por los trabajadores involucrados − Número de horas extras consideradas necesarias y total de horas acumuladas por cada trabajador involucrado − Oportunidad de la prestación de servicios − Circunstancias que justifican el trabajo − Salario corresponda.

adicional

que


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Salario • • • • • •

Cumplimiento del salario mínimo Forma y lugar de pago del salario Dinero efectivo o cheque Recibos de pago discriminados Deducciones ilegales Salario variable – cartel con forma de cálculo

Prestaciones sociales •

Verificación del depósito o acreditación trimestral (salario)

Pago de los 2 días adicionales: Sobre el salario promedio devengado en el año respectivo


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Prestaciones sociales 1.

Garantía – durante la relación • •

15 días calculados al último salario devengado o promedio de los últimos seis meses + días adicionales de prestaciones Intereses sobre prestaciones sociales?

2. Re-Cálculo – al término de la relación •

30 días por año o fracción superior a 6 meses calculado al último salario devengado o promedio de los últimos seis meses

2. Pago •

Al finalizar la relación de trabajo el patrono paga el monto mayor entre 1 y 2


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •

Manifestación de la voluntad del trabajador en cuanto al fideicomiso o contabilidad del patrono

Otorgamiento de anticipos de hasta un 75% del monto acumulado para: • • • •

Construcción, adquisición, mejora o reparación de vivienda Liberación de hipoteca u otro gravamen sobre vivienda Pensiones escolares para él o familia Gastos médicos de él o su familia

Anticipos una vez al año salvo por causa médica

Informar trimestralmente a los trabajadores sobre monto acreditado o abonado por concepto de prestaciones sociales

Pago anual de intereses


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Utilidades •

Distribución del 15% de los beneficios líquidos obtenidos al final del ejercicio.

Total de beneficios repartibles/total de salarios devengados por todos los trabajadores = cociente.

Cociente x salarios devengados por el trabajador en el respectivo ejercicio anual.

Beneficios repartibles atiende al concepto de unidad económica.

Oportunidad de pago: 30 días antes del 15/12. El resto, dentro de los 2 meses siguientes al cierre del ejercicio económico.


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Vacaciones

• Libro de vacaciones No hay que sellarlos • •

– – – – –

Días mínimos de disfrute: 15 hasta 30 días hábiles

Pago del bono vacacional: 15 días salario hasta 30 días (salario normal) • Disfrute de las vacaciones en su oportunidad legal • Pacto por el cual el patrono paga las vacaciones y el trabajador no las disfruta. • Consecuencias. Posibilidad de prestar servicios en los días adicionales? Vacaciones colectivas Oportunidad de disfrutar. Hasta 3 meses a partir del derecho. Excepción: vacaciones escolares y acumulación hasta dos periodos Fraccionamiento de vacaciones. Hasta en dos períodos.


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Tercerización •

Contratación con terceros

Tipo de actividad contratada

Beneficios otorgados a los trabajadores de los terceros

Constatación de si la prestación del servicio se realiza dentro o fuera de las instalaciones de la beneficiaria del servicio


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Registro Nacional de Empresas y Establecimientos (RNEE)

• •

• Inscripción (Número de Identificación Laboral). Inscripción en la página web Ministerio del Trabajo Consignación de Registro Mercantil, RIF, constancia inscripción IVSS, INCES, BANAVIH. • Declaración trimestral de empleo, horas trabajadas y salarios Online •

Porcentaje de trabajadores venezolanos: 90%

Solvencia laboral •

NIL, solvencia INCES, BANAVIH, IVSS


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS De la Gravidez y la Familia •

Otorgamiento de los descansos pre y post natal – – – –

Prenatal = 6 semanas Postnatal = 20 semanas Si el parto sobreviene después de la fecha prevista se extiende sin que se pueda reducir el reposo postnatal Solicitud de vacaciones inmediatamente después de la licencia de maternidad


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •

Cumplimiento de los descansos para lactancia.

Permisos remunerados para atención consultas pediátricas: 1 día al mes en el primer año.

Licencia de paternidad –

Licencia remunerada por 14 días continuos a partir del nacimiento

Inamovilidad = padre y madre – Desde la concepción – Hasta dos años después del parto


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Guardería •

El Patrono que ocupe más de 20 trabajadores debe mantener guarderías o servicios de educación inicial. •

Se atiende al concepto de unidad económica

El beneficio es para los trabajadores que perciban un salario que no exceda de 5 salarios mínimos hasta que los hijos cumplan 6 años de edad.

Si el patrono incumple el beneficio deberá indemnizar al trabajador con el monto en dinero que corresponda más los intereses

El patrono debe informar a la Inspectoría del Trabajo anualmente sobre el cumplimiento de su obligación.


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Modalidades de cumplimiento: •

Instalación a cargo de uno o varios patronos de guarderías o educación inicial

Pago de matrícula y mensualidades a la guardería o servicios hasta 40% del salario mínimo por matrícula y cada mensualidad 

Constatar que la Guardería está certificada por el Ministerio

Cualquier otra modalidad establecida por el Ministerio


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Alimentación •

Comedores

Menú autorizado

Tickets de alimentación o tarjeta electrónica • • •

Para los trabajadores que devenguen un salario normal menor a 3 salarios mínimos 1 ticket por cada jornada de trabajo entre 0,25 UT y 0,50 UT No puede exceder el 30% del monto que resulte sumar al salario mensual el valor de los tickets


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS INCES •

Inscripción en el Registro Nacional de Aportantes

Cumplimiento de los aportes. • 2% del total del salario normal pagado a los trabajadores (pago trimestral) • Retención del ½% de las utilidades

Cumplimiento del Programa Nacional de Aprendizaje


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS IVSS

• • • •

Inscripción patronal (Sistema Tiuna)

Inscripción de los trabajadores en el seguro social (3 días siguientes)

Aportes al Seguro Social Obligatorio

Trabajador: 4% Patrono: de 9 a 11% Base de Cálculo: 5 salarios mínimos. Salario Base: Salario Normal. •

Descuento y pago oportuno de cotizaciones

Declaración de retiros, reposos, permisos no remunerados, aumentos de salario, entre otras novedades


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS IVSS • Providencia del IVSS (GO 39.788 del 28/10/2011) • Exhibición y presentación de documentación: • Forma 14-01 o Registro en TIUNA sellada por IVSS • Forma 14-02 o Registro de Trabajador emitido por TIUNA • Forma 14-03 o Constancia de Egreso de Trabajador emitido por TIUNA • Forma 14-133 o Constancia emitido por el Sistema TIUNA por convenimiento de pago • 3 últimas órdenes de pago emitidas por el IVSS, junto a los respectivos depósitos bancarios • Nómina de trabajadores: (i) nombres y apellidos, (ii) número de cédula de identidad, (iii) cargo, (iv) salario (diario, semanal y mensual), (v) fecha de ingreso de cada uno de los trabajadores (correspondiente a los tres últimos años) • Declaración Trimestral de Trabajadores ante MINTRASS de los tres últimos ejercicios fiscales • Copia de la declaración de ISLR de los tres últimos ejercicios fiscales • Acta Constitutiva y últimas Actas de Asamblea referentes a modificaciones estatutarias.


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS IVSS •

• • • • • • •

Registro Patronal de Asegurados, el cual debe contener la siguiente información referente a cada asegurado: (i) Nombres, apellidos y dirección; (ii) Número de registro en el Seguro Social; (iii) Fecha de ingreso a la empresa o establecimiento; (iv) Salario diario, semanal o mensual; (v) Ocupación; (vi) Cotización semanal del trabajador; (vii) Fecha de retiro; (viii) Cualquier otro dato que estime de interés al Instituto. El patrono está obligado a conservar durante 5 años dicho registro. Estados Financieros de los tres últimos ejercicios fiscales y Libros Contables. Cualquier documento público o privado en el cual conste el cese de actividades (si fuere el caso). Copia de recibos de pago de los trabajadores sujetos a su servicio. Copia del último recibo de pago de un servicio público. Contrato de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades (si fuere el caso). Copia de la Cédula de Identidad del empleador, representante legal o apoderado. En los casos que el patrono mantenga instalaciones fuera de la jurisdicción de la casa matriz, dichas instalaciones o centros de trabajo deberán conservar copias fotostáticas de la documentación antes mencionada.


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Régimen Prestacional de Empleo • • • •

Patrono: 2% Trabajador: 0,5% Base de Cálculo: 10 salarios mínimos Salario Base: Salario Normal Fondo de Ahorro Obligatorio para Vivienda (FAOV)

• • •

Afiliación en la entidad financiera Afiliación de los trabajadores Aportes oportunos • Patrono: 2% • Trabajador: 1%. Retención (5 primeros días) • Salario Base: Salario Integral.


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Ley para las Personas con Discapacidad • • •

Cumplimiento del porcentaje de trabajadores con discapacidad: 5% de su nómina total Informe semestral de los trabajadores con discapacidad Condiciones apropiadas para el trabajo de personas con discapacidad

Ley de Conscripción y Alistamiento Militar (GO 39.553 Ext 16/11/10) • • •

Pagar el salario durante el tiempo que un trabajador dure en reentrenamiento o instrucción militar (Artículo 24) Orientar y dar facilidad a los trabajadores para inscribirse en el Registro Militar permanente. No existe la obligación de exigir la presentación del documento que acredite su inscripción militar o haber cumplido el servicio correspondiente y no tiene sanción.


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES DEL INPSASEL


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Salud y Seguridad en el Trabajo •

Servicio de Seguridad y Salud: • Empresas con más 250 trabajadores y • Empresas con 50 a 250 trabajadores y desarrollen las actividades indicadas en las normas técnicas. • Propios y Mancomunados

Práctica de exámenes médicos ocupacionales: • Pre-empleo, • Pre y post vacacional, • Egreso, • Aquellos pertinentes a la exposición de los factores de riesgos

Notificaciones de riesgos y condiciones inseguras

Provisión de equipos de protección personal, ropa adecuada de acuerdo con la labor


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •

Notificación de las enfermedades ocupacionales y accidentes de trabajo. Registro de estadísticas de los mismos

Investigación de las causas de las enfermedades ocupacionales y accidentes de trabajo para realizar las correcciones pertinentes

Sistemas de atención de primeros auxilios y planes de contingencia

Delegados de Prevención  Número  Elecciones  Registro ante el INPSASEL

Constitución del Comité de Seguridad y Salud Laboral  Registro ante el INPSASEL  Informes periódicos


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •

Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo

Señalización y cromatismo industrial

Certificado de Inspección y Control de Incendios vigente, emitido por el Cuerpo de Bomberos

Ubicación de equipos y maquinarias que permitan el rápido y seguro desalojo

Sistemas de extinción de incendios e instruir al personal para su uso

Las instalaciones deben estar limpias y en buen estado

Bebederos y vasos desechables


ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •

Sanitarios suficientes y discriminados por sexo

Iluminación adecuada y lámparas de emergencias

Garantizar las condiciones de temperatura, ventilación y humedad

Puestos de trabajo ergonómicamente diseñados

Creación de planes de recreación y aprovechamiento del tiempo libre

Sillas para el descanso

37


RECOMENDACIONES ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE UNA INSPECCIÓN ADMINISTRATIVA


MEDIDAS PREVENTIVAS •

Practicar una auditoría laboral interna y determinar inconformidades

Subsanación de las inconformidades

Instaurar mecanismos que permitan el fácil acceso a la información requerida al momento de la inspección

Elaboración de carpeta única que incluya la documentación de la lista de ordenamientos revisables

Diseño de un plan de concientización de los supervisores de cada área sobre el cumplimiento de las normas de higiene y seguridad

Supervisión de las empresas contratistas y subcontratistas

Personal calificado en materia de higiene y seguridad industrial

Documentación del cumplimiento de todas las obligaciones laborales


MEDIDAS PREVENTIVAS: CARPETA ÚNICA Administración de Personal Requisitos

Periodo

Nómina de Pago, Nómina Datos Básicos y Recibos de Pago.

Mensual

Abono de Prestaciones, Pago 2 días Adicionales, Guardar Recibos de Pago donde muestre el pago.

Mensual

Nómina Utilidades

Anual

Control de Vacaciones, Finiquitos y Recibos de Pago.

Mensual

Registro Horas Extras

Mensual

Declaración Trimestral (RNEE)

Trimestral

INCES: Voucher, Solvencia, Nómina Aprendices, Contratos de Trabajo Aprendices.

Trimestral

IVSS: Inscripción en el IVSS / Tiuna

Única vez

IVSS: Voucher, Factura, Solvencia y Listado Tiuna

Mensual

FAOV: Voucher, Factura, Listado de Afiliados

Mensual


MEDIDAS PREVENTIVAS: CARPETA ÚNICA Administración de Personal Requisitos

Periodo

Planillas 14-02 nuevos empleados

Mensual

Informe semestral al CONAPDIS

Semestral

Informe anual a la Inspectoría del Trabajo sobre cumplimiento de la obligación de guardería o servicios de educación inicial.

Anual


MEDIDAS PREVENTIVAS Requisitos

Periodo

Acta día Descanso Compensatorio, Licencia de Paternidad

Mensual

Nota de Entrega Cheque de Guardería

Mensual

Nota de Entrega Cesta Tickets y Tickets Prorrateados

Mensual

Nota de Entrega Uniformes y Equipos de Protección Personal

Semestral

Anticipo de Prestaciones

Mensual


MEDIDAS PREVENTIVAS Requisitos

Periodo

Notificación de Riesgo Firmada por el empleado

Mensual

Resultados Médicos Pre-Empleo, Pre-Vacacional, PostVacacional y Egreso.

Mensual

Morbilidad

Mensual

Reportes de Accidentes ante el INPSASEL, Inspectoría del Trabajo e IVSS

Mensual

Minutas Reunión Comité Seguridad y Salud Laboral

Mensual

Certificado de Registro del Comité Seguridad y Salud Laboral

Anual

Plan de Prevención. Programa de Seguridad y Salud Laboral. Plan de Recreación.

Anual


Gracias por su atención! Yanet C. Aguiar yanet.aguiar@nortonrosefulbright.com Despacho de Abogados Miembros de Norton Rose Fulbright, S.C



Turn static files into dynamic content formats.

Create a flipbook
Issuu converts static files into: digital portfolios, online yearbooks, online catalogs, digital photo albums and more. Sign up and create your flipbook.