多COMO ACTUAR EN CASO DE INSPECCIONES? Yanet C. Aguiar Norton Rose Fulbright Agosto 2013
CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE LAS OBLIGACIONES LEGALES Y CONVENCIONALES DEL EMPLEADOR La relación de trabajo conlleva una serie de obligaciones de distinta índole para el empleador. Obligaciones frente al trabajador: •
De origen legal: constituye la fuente primaria de las obligaciones laborales. Establecimiento de beneficios mínimos y condiciones de trabajo indispensables.
•
De origen convencional: beneficios y condiciones laborales adicionales establecidos en contratos individuales y en convenciones colectivas.
Obligaciones frente al Estado: •
De origen legal: frente al Estado como garante del cumplimiento de las contribuciones parafiscales (IVSS, BANAVIH, INCES) y la normativa laboral (a nivel individual- frente al trabajador y a nivel colectivo-frente al sindicato y la comunidad laboral en general) (Programa Nacional de Aprendizaje, constitución de Comités de Seguridad y Salud Laboral).
FUENTES DE LAS OBLIGACIONES LABORALES •
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
•
Leyes, reglamentos, resoluciones y decretos:
Ley Orgánica del Trabajo, LOS Trabajadores y las Trabajadoras (“LOTTT”) y su Reglamento (“RLOT”)
Reglamento de la derogada Ley Orgánica del Trabajo.
Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social.
Ley del Seguro Social y su Reglamento.
Ley del Régimen Prestacional de Empleo
Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo y su Reglamento (“LOPCYMAT”)
Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo en lo que sea aplicable
FUENTES DE LAS OBLIGACIONES LABORALES
Ley de Alimentación para los Trabajadores y su Reglamento
Ley para las Personas con Discapacidad
Ley para Protección de las Familias, la Maternidad y la Paternidad
Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat
Ley de Conscripción y Alistamiento Militar
Ley del Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista
Resolución N° 271 del Ministerio del Trabajo y del Ministerio de Salud de fecha 22/09/06 que extiende el período de lactancia a 9 meses.
FUENTES DE LAS OBLIGACIONES LABORALES • Convención Colectiva de Trabajo, Laudo Arbitral • Contrato Individual de Trabajo • Principios que inspiran la legislación laboral: contenidos en las declaraciones constitucionales, Convenios o Recomendaciones de la Organización Internacional del Trabajo, jurisprudencia y doctrina nacional • Uso y costumbre • Principios universalmente admitidos por el Derecho del Trabajo • Normas y Principios Generales del Derecho • Equidad
ÁMBITO DE COMPETENCIA DE LA INSPECTORÍA DEL TRABAJO
Los Inspectores del Trabajo o quienes hagan legalmente sus veces podrán practicar inspecciones en los centros de trabajo (artículo 506 y ss LOTTT) •
El funcionario debe acreditar su identidad
•
Sólo podrá efectuar la inspección dentro del ámbito de su jurisdicción
•
No es necesaria la previa notificación de la empresa
•
Podrá efectuar la inspección a cualquier hora
•
Si es un hogar doméstico el funcionario no podrá entrar sin permiso del jefe de familia u orden judicial
•
Para el acceso a los lugares de trabajo podrán solicitar el apoyo de la fuerza pública (artículo 231del RLOT)
ÁMBITO DE COMPETENCIA DE LA INSPECTORÍA DEL TRABAJO
Facultades del funcionario administrativo durante la inspección •
Evacuar pruebas, ordenar investigaciones
•
Interrogar al patrono y trabajadores. Carácter confidencial de la declaración del trabajador.
•
Exigir exhibición de libros, registros u documentos requeridos por la Ley
•
Exigir la colocación de los avisos que ordena la ley (cartel de horarios)
Las inspecciones se realizan a través de la Unidad de Supervisión (artículo 232 del RLOT)
Se verifica el cumplimiento de la normativa laboral sobre condiciones de trabajo, empleo, seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.
ÁMBITO DE COMPETENCIA DE LA INSPECTORÍA DEL TRABAJO
Imparcialidad y confidencialidad
Verificación de incumplimientos: notificación y lapso de subsanación
Asesoría e información técnica al patrono sobre la forma más efectiva de cumplir los ordenamientos (artículo 233 RLOT)
Reinspección: a falta de subsanación propuesta de sanción
8
ÁMBITO DE COMPETENCIA DEL INPSASEL
ÁMBITO DE COMPETENCIA DEL INPSASEL
El INPSASEL podrá practicar inspecciones en los centros de trabajo (artículo 136 LOPCYMAT) a los fines de verificar condiciones de seguridad y salud en el trabajo
Para el acceso a los lugares de trabajo podrán solicitar el apoyo de la fuerza pública (artículo 136 LOPCYMAT)
Los funcionarios de supervisión e inspección podrán interrogar a los trabajadores y a los empleadores y sus representantes y requerir toda la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones
El funcionario de supervisión e inspección levantará un informe reflejando: • Hechos constatados • Infracción presuntamente cometida y el precepto vulnerado • Propuesta de sanción • Los informes tienen carácter de documento público El funcionario puede advertir por una vez en lugar de iniciar el procedimiento sancionatorio.
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Jornada de Trabajo
• • • • • • • • • • • •
Carteles visibles y aprobados por la Inspectoría del Trabajo Anuncios con la concesión de los días y horas de descanso Letras grandes y en lugares visibles Si la empresa tiene distintos horarios, jornadas o turnos debe indicarse en el cartel Cumplimiento de los límites legales de la jornada Otorgamiento del descanso intrajornada No puede laborarse más de 5 horas continuas Pago de la hora extra Pago del bono nocturno cuando proceda Pago de días feriados y de descaso no trabajados Pago por trabajo en días feriados y de descaso no trabajados Otorgamiento del descanso compensatorio
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Libros • • • • •
Horas extras (Registro) Descanso Compensatorio – No es obligatorio Trabajo en Descanso? Vacaciones (Registro) Entrega de contratos de trabajo
Permiso para laborar días feriados • • •
Motivación y forma de pago Días feriados que se van a laborar Firmas de trabajadores
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •
Permiso para trabajar horas extraordinarias − Naturaleza del servicio prestado − Identificación y cargo ocupado por los trabajadores involucrados − Número de horas extras consideradas necesarias y total de horas acumuladas por cada trabajador involucrado − Oportunidad de la prestación de servicios − Circunstancias que justifican el trabajo − Salario corresponda.
adicional
que
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Salario • • • • • •
Cumplimiento del salario mínimo Forma y lugar de pago del salario Dinero efectivo o cheque Recibos de pago discriminados Deducciones ilegales Salario variable – cartel con forma de cálculo
Prestaciones sociales •
Verificación del depósito o acreditación trimestral (salario)
•
Pago de los 2 días adicionales: Sobre el salario promedio devengado en el año respectivo
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Prestaciones sociales 1.
Garantía – durante la relación • •
15 días calculados al último salario devengado o promedio de los últimos seis meses + días adicionales de prestaciones Intereses sobre prestaciones sociales?
2. Re-Cálculo – al término de la relación •
30 días por año o fracción superior a 6 meses calculado al último salario devengado o promedio de los últimos seis meses
2. Pago •
Al finalizar la relación de trabajo el patrono paga el monto mayor entre 1 y 2
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •
Manifestación de la voluntad del trabajador en cuanto al fideicomiso o contabilidad del patrono
•
Otorgamiento de anticipos de hasta un 75% del monto acumulado para: • • • •
Construcción, adquisición, mejora o reparación de vivienda Liberación de hipoteca u otro gravamen sobre vivienda Pensiones escolares para él o familia Gastos médicos de él o su familia
•
Anticipos una vez al año salvo por causa médica
•
Informar trimestralmente a los trabajadores sobre monto acreditado o abonado por concepto de prestaciones sociales
•
Pago anual de intereses
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Utilidades •
Distribución del 15% de los beneficios líquidos obtenidos al final del ejercicio.
•
Total de beneficios repartibles/total de salarios devengados por todos los trabajadores = cociente.
•
Cociente x salarios devengados por el trabajador en el respectivo ejercicio anual.
•
Beneficios repartibles atiende al concepto de unidad económica.
•
Oportunidad de pago: 30 días antes del 15/12. El resto, dentro de los 2 meses siguientes al cierre del ejercicio económico.
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Vacaciones
–
• Libro de vacaciones No hay que sellarlos • •
– – – – –
Días mínimos de disfrute: 15 hasta 30 días hábiles
Pago del bono vacacional: 15 días salario hasta 30 días (salario normal) • Disfrute de las vacaciones en su oportunidad legal • Pacto por el cual el patrono paga las vacaciones y el trabajador no las disfruta. • Consecuencias. Posibilidad de prestar servicios en los días adicionales? Vacaciones colectivas Oportunidad de disfrutar. Hasta 3 meses a partir del derecho. Excepción: vacaciones escolares y acumulación hasta dos periodos Fraccionamiento de vacaciones. Hasta en dos períodos.
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Tercerización •
Contratación con terceros
•
Tipo de actividad contratada
•
Beneficios otorgados a los trabajadores de los terceros
•
Constatación de si la prestación del servicio se realiza dentro o fuera de las instalaciones de la beneficiaria del servicio
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Registro Nacional de Empresas y Establecimientos (RNEE)
• •
•
• Inscripción (Número de Identificación Laboral). Inscripción en la página web Ministerio del Trabajo Consignación de Registro Mercantil, RIF, constancia inscripción IVSS, INCES, BANAVIH. • Declaración trimestral de empleo, horas trabajadas y salarios Online •
Porcentaje de trabajadores venezolanos: 90%
Solvencia laboral •
NIL, solvencia INCES, BANAVIH, IVSS
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS De la Gravidez y la Familia •
Otorgamiento de los descansos pre y post natal – – – –
Prenatal = 6 semanas Postnatal = 20 semanas Si el parto sobreviene después de la fecha prevista se extiende sin que se pueda reducir el reposo postnatal Solicitud de vacaciones inmediatamente después de la licencia de maternidad
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •
Cumplimiento de los descansos para lactancia.
•
Permisos remunerados para atención consultas pediátricas: 1 día al mes en el primer año.
•
Licencia de paternidad –
•
Licencia remunerada por 14 días continuos a partir del nacimiento
Inamovilidad = padre y madre – Desde la concepción – Hasta dos años después del parto
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Guardería •
El Patrono que ocupe más de 20 trabajadores debe mantener guarderías o servicios de educación inicial. •
Se atiende al concepto de unidad económica
•
El beneficio es para los trabajadores que perciban un salario que no exceda de 5 salarios mínimos hasta que los hijos cumplan 6 años de edad.
•
Si el patrono incumple el beneficio deberá indemnizar al trabajador con el monto en dinero que corresponda más los intereses
•
El patrono debe informar a la Inspectoría del Trabajo anualmente sobre el cumplimiento de su obligación.
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Modalidades de cumplimiento: •
Instalación a cargo de uno o varios patronos de guarderías o educación inicial
•
Pago de matrícula y mensualidades a la guardería o servicios hasta 40% del salario mínimo por matrícula y cada mensualidad
•
Constatar que la Guardería está certificada por el Ministerio
Cualquier otra modalidad establecida por el Ministerio
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Alimentación •
Comedores
•
Menú autorizado
•
Tickets de alimentación o tarjeta electrónica • • •
Para los trabajadores que devenguen un salario normal menor a 3 salarios mínimos 1 ticket por cada jornada de trabajo entre 0,25 UT y 0,50 UT No puede exceder el 30% del monto que resulte sumar al salario mensual el valor de los tickets
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS INCES •
Inscripción en el Registro Nacional de Aportantes
•
Cumplimiento de los aportes. • 2% del total del salario normal pagado a los trabajadores (pago trimestral) • Retención del ½% de las utilidades
•
Cumplimiento del Programa Nacional de Aprendizaje
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS IVSS
• • • •
•
Inscripción patronal (Sistema Tiuna)
•
Inscripción de los trabajadores en el seguro social (3 días siguientes)
•
Aportes al Seguro Social Obligatorio
Trabajador: 4% Patrono: de 9 a 11% Base de Cálculo: 5 salarios mínimos. Salario Base: Salario Normal. •
Descuento y pago oportuno de cotizaciones
•
Declaración de retiros, reposos, permisos no remunerados, aumentos de salario, entre otras novedades
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS IVSS • Providencia del IVSS (GO 39.788 del 28/10/2011) • Exhibición y presentación de documentación: • Forma 14-01 o Registro en TIUNA sellada por IVSS • Forma 14-02 o Registro de Trabajador emitido por TIUNA • Forma 14-03 o Constancia de Egreso de Trabajador emitido por TIUNA • Forma 14-133 o Constancia emitido por el Sistema TIUNA por convenimiento de pago • 3 últimas órdenes de pago emitidas por el IVSS, junto a los respectivos depósitos bancarios • Nómina de trabajadores: (i) nombres y apellidos, (ii) número de cédula de identidad, (iii) cargo, (iv) salario (diario, semanal y mensual), (v) fecha de ingreso de cada uno de los trabajadores (correspondiente a los tres últimos años) • Declaración Trimestral de Trabajadores ante MINTRASS de los tres últimos ejercicios fiscales • Copia de la declaración de ISLR de los tres últimos ejercicios fiscales • Acta Constitutiva y últimas Actas de Asamblea referentes a modificaciones estatutarias.
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS IVSS •
• • • • • • •
Registro Patronal de Asegurados, el cual debe contener la siguiente información referente a cada asegurado: (i) Nombres, apellidos y dirección; (ii) Número de registro en el Seguro Social; (iii) Fecha de ingreso a la empresa o establecimiento; (iv) Salario diario, semanal o mensual; (v) Ocupación; (vi) Cotización semanal del trabajador; (vii) Fecha de retiro; (viii) Cualquier otro dato que estime de interés al Instituto. El patrono está obligado a conservar durante 5 años dicho registro. Estados Financieros de los tres últimos ejercicios fiscales y Libros Contables. Cualquier documento público o privado en el cual conste el cese de actividades (si fuere el caso). Copia de recibos de pago de los trabajadores sujetos a su servicio. Copia del último recibo de pago de un servicio público. Contrato de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades (si fuere el caso). Copia de la Cédula de Identidad del empleador, representante legal o apoderado. En los casos que el patrono mantenga instalaciones fuera de la jurisdicción de la casa matriz, dichas instalaciones o centros de trabajo deberán conservar copias fotostáticas de la documentación antes mencionada.
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Régimen Prestacional de Empleo • • • •
Patrono: 2% Trabajador: 0,5% Base de Cálculo: 10 salarios mínimos Salario Base: Salario Normal Fondo de Ahorro Obligatorio para Vivienda (FAOV)
• • •
Afiliación en la entidad financiera Afiliación de los trabajadores Aportes oportunos • Patrono: 2% • Trabajador: 1%. Retención (5 primeros días) • Salario Base: Salario Integral.
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Ley para las Personas con Discapacidad • • •
Cumplimiento del porcentaje de trabajadores con discapacidad: 5% de su nómina total Informe semestral de los trabajadores con discapacidad Condiciones apropiadas para el trabajo de personas con discapacidad
Ley de Conscripción y Alistamiento Militar (GO 39.553 Ext 16/11/10) • • •
Pagar el salario durante el tiempo que un trabajador dure en reentrenamiento o instrucción militar (Artículo 24) Orientar y dar facilidad a los trabajadores para inscribirse en el Registro Militar permanente. No existe la obligación de exigir la presentación del documento que acredite su inscripción militar o haber cumplido el servicio correspondiente y no tiene sanción.
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES DEL INPSASEL
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS Salud y Seguridad en el Trabajo •
Servicio de Seguridad y Salud: • Empresas con más 250 trabajadores y • Empresas con 50 a 250 trabajadores y desarrollen las actividades indicadas en las normas técnicas. • Propios y Mancomunados
•
Práctica de exámenes médicos ocupacionales: • Pre-empleo, • Pre y post vacacional, • Egreso, • Aquellos pertinentes a la exposición de los factores de riesgos
•
Notificaciones de riesgos y condiciones inseguras
•
Provisión de equipos de protección personal, ropa adecuada de acuerdo con la labor
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •
Notificación de las enfermedades ocupacionales y accidentes de trabajo. Registro de estadísticas de los mismos
•
Investigación de las causas de las enfermedades ocupacionales y accidentes de trabajo para realizar las correcciones pertinentes
•
Sistemas de atención de primeros auxilios y planes de contingencia
•
Delegados de Prevención Número Elecciones Registro ante el INPSASEL
•
Constitución del Comité de Seguridad y Salud Laboral Registro ante el INPSASEL Informes periódicos
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •
Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo
•
Señalización y cromatismo industrial
•
Certificado de Inspección y Control de Incendios vigente, emitido por el Cuerpo de Bomberos
•
Ubicación de equipos y maquinarias que permitan el rápido y seguro desalojo
•
Sistemas de extinción de incendios e instruir al personal para su uso
•
Las instalaciones deben estar limpias y en buen estado
•
Bebederos y vasos desechables
ASPECTOS CONSTATADOS DURANTE LAS INSPECCIONES ADMINISTRATIVAS •
Sanitarios suficientes y discriminados por sexo
•
Iluminación adecuada y lámparas de emergencias
•
Garantizar las condiciones de temperatura, ventilación y humedad
•
Puestos de trabajo ergonómicamente diseñados
•
Creación de planes de recreación y aprovechamiento del tiempo libre
•
Sillas para el descanso
37
RECOMENDACIONES ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE UNA INSPECCIÓN ADMINISTRATIVA
MEDIDAS PREVENTIVAS •
Practicar una auditoría laboral interna y determinar inconformidades
•
Subsanación de las inconformidades
•
Instaurar mecanismos que permitan el fácil acceso a la información requerida al momento de la inspección
•
Elaboración de carpeta única que incluya la documentación de la lista de ordenamientos revisables
•
Diseño de un plan de concientización de los supervisores de cada área sobre el cumplimiento de las normas de higiene y seguridad
•
Supervisión de las empresas contratistas y subcontratistas
•
Personal calificado en materia de higiene y seguridad industrial
•
Documentación del cumplimiento de todas las obligaciones laborales
MEDIDAS PREVENTIVAS: CARPETA ÚNICA Administración de Personal Requisitos
Periodo
Nómina de Pago, Nómina Datos Básicos y Recibos de Pago.
Mensual
Abono de Prestaciones, Pago 2 días Adicionales, Guardar Recibos de Pago donde muestre el pago.
Mensual
Nómina Utilidades
Anual
Control de Vacaciones, Finiquitos y Recibos de Pago.
Mensual
Registro Horas Extras
Mensual
Declaración Trimestral (RNEE)
Trimestral
INCES: Voucher, Solvencia, Nómina Aprendices, Contratos de Trabajo Aprendices.
Trimestral
IVSS: Inscripción en el IVSS / Tiuna
Única vez
IVSS: Voucher, Factura, Solvencia y Listado Tiuna
Mensual
FAOV: Voucher, Factura, Listado de Afiliados
Mensual
MEDIDAS PREVENTIVAS: CARPETA ÚNICA Administración de Personal Requisitos
Periodo
Planillas 14-02 nuevos empleados
Mensual
Informe semestral al CONAPDIS Informe anual a la Inspectoría del Trabajo sobre cumplimiento de la obligación de guardería o servicios de educación inicial.
Semestral Anual
MEDIDAS PREVENTIVAS Requisitos
Periodo
Acta día Descanso Compensatorio, Licencia de Paternidad
Mensual
Nota de Entrega Cheque de Guardería
Mensual
Nota de Entrega Cesta Tickets y Tickets Prorrateados
Mensual
Nota de Entrega Uniformes y Equipos de Protección Personal
Anticipo de Prestaciones
Semestral
Mensual
MEDIDAS PREVENTIVAS Requisitos
Periodo
Notificación de Riesgo Firmada por el empleado
Mensual
Resultados Médicos Pre-Empleo, Pre-Vacacional, PostVacacional y Egreso.
Mensual
Morbilidad
Mensual
Reportes de Accidentes ante el INPSASEL, Inspectoría del Trabajo e IVSS
Mensual
Minutas Reunión Comité Seguridad y Salud Laboral
Mensual
Certificado de Registro del Comité Seguridad y Salud Laboral
Anual
Plan de Prevención. Programa de Seguridad y Salud Laboral. Plan de Recreación.
Anual
Gracias por su atenci贸n! Yanet C. Aguiar yanet.aguiar@nortonrosefulbright.com Despacho de Abogados Miembros de Norton Rose Fulbright, S.C