Uue töötaja virtuaalne sisseelamine

5Oleme harjunud inimest tööle võtma ja kollektiivi sulandama (onboarding) ettevõttes kohapeal kohtudes, sest otsekontakt on vahetum ja nii on lihtsam sammu uue töötaja virtuaalseks sisseelamiseks ELLE MUUGA kõike korraldada. Kuidas aga korraldada uue töötaja sisseelamist virtuaalselt, personalikonsultant kui ettevõte soovib töötajaid hajutada ja suunata pigem kodukontoritesse?

1. samm. Onboarding algab juba viimase vooru töövestlusel, kus tööandja tutvustab oma visiooni ja missiooni ning jagab infot ettevõtte struktuuri ja töökultuuri kohta. Samuti räägib täpsemalt vastava ametikoha tööülesannetest ning infovahetusest töötaja ja üksuste/osakondade/kolleegide vahel.

2. samm. Kui tulevast töötajat on teavitatud tema sobivusest kas telefoni või e-posti teel, tuleb kindlasti ära oodata vastus.

3. samm. Kui tööpakkumisele vastatakse jaatavalt, siis peab kohe saatma: a) töölepingu allkirjastamiseks, b) töövahendite ja tööplatvormide (arvutid, programmid jm) üleandmise info (kui inimene hakkab töötama kodukontoris), c) töökorralduse info, d) ettevõtte juhi tervitus, milleks sobib nii kirjalik kui ka virtuaalne videotervitus. Tunnustust leiavad juhid, kes on tutvustuse videosse võtnud või on valmis uue töötajaga kohtuma ka virtuaalselt. See annab uuele töötajale tunde, et ka juhtkond on temast kui kolleegist ja töötajast huvitatud. Tervitus peaks üle kordama nii missiooni kui ka visiooni, struktuuri ja töökultuuri ning ettevõtte konkreetsed eesmärgid. Juht tutvustab ennast ja teisi kolleege üldsõnaliselt, et anda ülevaade tulevastest kolleegidest. Mida selgem sõnum ja suurem pilt ettevõttest, seda kergem on uuel töötajal ennast ettevõttega samastada ning mõista ettevõtte olemust ja üldisi tegevussuundi.

4. samm. Virtuaalne kokkusaamine otsese juhiga esimesel tööpäeval (kindlasti live- kohtumine). Töötaja tutvub otsese juhiga, saab tööks täpsed instruktsioonid ja kui ettevõttes on mentor või vanema kolleegi programm, siis tutvustatakse ka mentorit või vanemat kolleegi. Kui tegemist on keerukamate tööülesannetega, siis peaks ülesanded üle andma inimene, kes sel ametikohal varem töötas. Live-kohtumine on oluline, et töötaja saaks otse küsimusi esitada. Samuti saab selles etapis rääkida läbi otsese juhi ja töötaja ootused, kuidas tööd sujuvamalt korraldada nii, et ei tekiks arusaamatusi. Vahetu suhtlemine kogu katseaja jooksul on ülioluline.

5. samm. Tutvumine kolleegidega. Selleks sobib nii live-tutvustus kui ka videosalvestus. Miks eelistada live’i? Vahetu inimestega kohtumine annab mõlemale poolele võimaluse esitada küsimusi, samuti jagada tööandjal infot, mis hoiab meeskonda koos (näiteks ühisüritused, reedesed võileivahommikud või väljasõidud). Sel kohtumisel tutvustab iga kolleeg oma vastutusvaldkondi ja paari sõnaga ka ennast kui isiksust. Hea, kui iga üksus või osakond saaks oma inimesed kokku koguda ja teha tutvumise korraga, siis on uuel töötajal võimalik tunnetada meeskonna ühtsust. Samas hoiab see kokku ka aega, sest iga kolleegiga ei pea ükshaaval kohtuma.