La oficina distribuida

Compartir información de forma eficiente La oficina distribuida es el futuro del trabajo. Hoy podemos asegurar que, con las herramientas adecuadas, trabajar a distancia no impide que se pueda mantener el mismo nivel de eficiencia cuando se trata de trabajar en equipo. Además, se ha demostrado que compartir información entre sistemas no solo capacita a las empresas para ser más ágiles, sino que hace que los empleados estén más satisfechos en su día a día.

Ya ha acabado el estado de alarma. Más de tres meses de restricciones y dos meses de confinamiento absoluto; para algunos, aún más tiempo. Esta experiencia ha sido muy variada para las organizaciones. Algunas se han visto obligadas a un cierre temporal, otras han tenido que ampliar de forma extraordinaria su capacidad de servicio, como los hospitales, y otras han optado por la transformación de la actividad adaptándose para producir material sanitario o de protección. Uno de los mayores retos fue la inmediata necesidad de dotar de medios a los empleados para que pudieran trabajar desde casa, es decir, hubo que establecer lo que podemos llamar “la oficina distribuida”. Por suerte, la infraestructura y la buena capilaridad de las conexiones de Internet en España permitieron pasar, en tiempo récord, de estar conectados en la oficina a estarlo desde casa. Por desgracia, muchas compañías no contaban con las tecnologías adecuadas para trabajar en equipo de manera eficiente y no presencial. Sorprende que, en muchas ocasiones, los sistemas que utilizamos en nuestro tiempo libre estén mucho más avanzados, sean más agiles y sencillos, y estén más enfocados en el usuario final que las soluciones de la esfera corporativa. Así, para mantener la colaboración efectiva, muchos trabajadores debían enviar constantemente correos electrónicos y mensajes para compartir información y trabajar sobre un mismo proyecto. A esto se suma la necesidad de estar pendiente del teléfono móvil en todo momento, bien para responder o hacer llamadas, o bien para recurrir a sistemas de mensajería y poder gestionar y coordinar las prioridades de forma casi instantánea. En muchos casos, la consecuencia es una pérdida de la capacidad de concentración. No en vano, un célebre informe del Instituto de Psiquiatría de Londres indica que las interrupciones provocadas por los dispositivos electrónicos disminuyen más la capacidad intelectual que el no dormir una noche entera.

P E R S O N A S , A P L I C A C I O N E S Y DISPOSITIVOS

La existencia de software empresarial, que funciona como silos estancos dentro de la organización, ha evidenciado además el alto riesgo, y el coste, que supone la incapacidad de compartir información de manera eficiente. Opciones tan sencillas como poder marcar cambios en un documento compartido, o mantener un chat referido al cierto contenido, pueden evitar mensajes intrusivos que desconcentren a los trabajadores de su tarea productiva. Más aún, suprimir esos silos no solo mejora la colaboración entre personas, sino también entre aplicaciones. De esta manera pueden automatizarse procesos de registro de información, como, por ejemplo, los sistemas que gestionan el pago de nóminas o de facturas de proveedores, haciendo que reflejen automáticamente los resultados en contabilidad, lo cual reduce la intervención humana a un mero control para asegurar la calidad del resultado. Estos cambios permiten no solo disminuir el tiempo dedicado a labores de bajo valor añadido, sino que también facilitan y agilizan la comunicación y la colaboración entre equipos. Lo mismo ocurre con los dispositivos. El trabajo en la nube — soportado con aplicaciones nativas para equipos móviles— es clave para mantener una óptima experiencia del empleado a través de los diferentes medios por los que accede a los sistemas corporativos. Esta es la piedra angular de la oficina distribuida eficiente, que da mayor flexibilidad al empleado y le permite acceder a toda su información y sus aplicativos para que pueda trabajar, indistintamente, desde un ordenador de trabajo, uno personal, un smartphone o una tablet. El servicio prestado, y los medios necesarios, se apalancan en la nube para que sea la oficina la que vaya con el trabajador, donde y cuando quiera; para que sea capaz de compartir la información con sus compañeros, clientes o proveedores. Pocas cosas han sido tan relevantes en los últimos meses.

ACTIVAR LA INFORMACIÓN

Igualmente, estos sistemas pueden configurarse para que los departamentos de recursos humanos y administración hagan un análisis centralizado de datos que facilite su gestión, identifique problemas o evidencie oportunidades de mejora. Un ejemplo práctico es la obtención de estadísticas de aplicación del teletrabajo, con datos tales como el número de empleados que desarrollan su función desde casa o en qué días y horas suelen ir a la oficina, para poder tener información, en tiempo real, de dónde se encuentran los empleados. Con estos análisis, en los próximos meses se podrá obtener información relevante de las horas pico de presencia en las instalaciones de la empresa o de las zonas donde más personas se concentran, y, con ella en la mano, tomar medidas preventivas que aseguren que se respeta la distancia social en todo momento. La captación de datos estructurados de las aplicaciones, su centralización y posterior análisis permiten implantar y aplicar soluciones de inteligencia artificial que simplifiquen la labor de los empleados. Se pueden analizar los correos y destacar aquellos más relevantes, u ofrecer respuestas sencillas a preguntas frecuentes por parte de los empleados. Con estas sencillas acciones se crea una experiencia muy positiva; según un informe de ServiceNow, seis de cada diez trabajadores de compañías europeas que han implantado procesos de automatización se sienten más satisfechos con sus trabajos. Además, señalan que estos sistemas incrementan el tiempo que Santiago Trillo los empleados pueden dedicar a tareas creativas y de mayor VP y Managing valor añadido. Director Cloud Infrastructure Services

BASARSE EN LA NUBE

Otra de las tendencias claras es el uso de la nube para cenCAPGEMINI tralizar y compatibilizar datos entre sistemas. Esto permite reducir los trámites que restan tiempo de trabajo productivo, automatizando y agilizando procedimientos que para el capgemini.com empleado tienen un carácter administrativo. Por ejemplo, a través de una app corporativa o un bot, el empleado puede solicitar vacaciones, reservar una plaza de aparcamiento o tramitar tickets y gastos de forma rápida y sencilla. Estas soluciones suponen una importante mejora en la experiencia de los empleados, que ven solucionadas sus peticiones de forma ágil y directa, simplificando los puntos de interacción y los trámites administrativos que generan frustración y reducen el tiempo dedicado a trabajo productivo. Además, los servicios de la oficina conectada, apalancada en la nube, permiten que el departamento de TI gestione de manera centralizada los dispositivos que se conectan a la red corporativa, tanto los sistemas desplegados como sus correspondientes actualizaciones, reforzando la ciberseguridad y minimizando el riesgo de accesos indebidos y filtraciones de información. También facilitan que los equipos de TI puedan responder rápidamente para resolver incidencias técnicas, acceder a estadísticas anónimas sobre cómo, cuándo y cuánto se usa cada sistema, y anticiparse a posibles fallos optimizando los recursos y reduciendo el coste tecnológico por usuario. * Hay que conseguir que sea la oficina la que vaya con el trabajador,

donde y cuando quiera