Programar la vuelta al trabajo

Appian Workforce Safety Durante estos últimos meses, muchas empresas tuvieron que adoptar precipitadamente el teletrabajo, aunque, según un estudio de Forrester, hasta un 70% de ellas mantienen todavía procesos que dependen del papel. Ahora, en pleno proceso de transición hacia la “nueva normalidad”, es posible llevar a cabo ese camino de una manera más planificada, aunque sin perder un segundo, retomando lo antes posible la velocidad de crucero en las

Uno de los temas más sensibles en esta vuelta al trabajo es la incorporación de los empleados a sus puestos en las instalaciones de las empresas. Este es un proceso especialmente delicado porque está relacionado con la salud de las personas y hay que tener en cuenta aspectos tales como la incorporación paulatina de la plantilla, conocer si existen casos especiales que habría que abordar con un cuidado más singular, etc. De hecho, la incorporación por turnos escalonados o el mantenimiento del teletrabajo para determinados roles están suponiendo importantes quebraderos de cabeza para los departamentos de recursos humanos. Sin duda, la automatización va a permitir abordar estos procesos de forma ágil y eficiente. En este sentido, Appian ha desarrollado Workforce Safety, una solución de automatización low-code con la que es posible programar una vuelta al trabajo sin necesidad de sobrecargar al departamento de RRHH. La respuesta a este reto se desarrolla a través de las denominadas certificaciones inteligentes: antes de su incorporación a la oficina, los empleados rellenan una serie de cuestionarios y sus respuestas se cruzan, de forma automatizada, con las políticas internas establecidas, así como con la normativa legal (nacional, autonómica...) y las recomendaciones sanitarias.

De ese modo se determina si su regreso al trabajo es seguro o es mejor que continúen trabajando en remoto. Cada empleado autorizado a volver recibe automáticamente una de estas certificaciones inteligentes, que, además, pueden basarse en su ubicación, su equipo, el puesto que desempeña, o su riesgo sanitario por sus condiciones personales específicas.

AGILIDAD MÁXIMA

La flexibilidad y la agilidad han sido dos de las premisas clave en el desarrollo de esta solución. Por ejemplo, se haya regresado al puesto o se continúe trabajando en remoto, las organizaciones cuentan con una panorámica transversal de la salud de todo su personal gracias a un centro de mando unificado en tiempo real. Mediante su uso, los trabajadores pueden actualizar su estado de salud en cualquier momento, y los gestores de la empresa pueden contar con información actualizada y fiable. Todo ello desde un ordenador o utilizando cualquier dispositivo móvil. Ante posibles cambios en el estado de salud de un empleado, es posible revocar las certificaciones previas de manera automática, no solo a él, sino también a los compañeros de equipo con los que haya tenido contacto directo. De este modo se previenen posibles contagios que, sin lugar a dudas, supondrían mayor perjuicio para la empresa que apostar por una cuarentena para determinados empleados. Por otro lado, esta plataforma también permite a la función de RRHH confeccionar equipos de personas más fuertes, e incluso fomentar la solidaridad entre empleados. Por ejemplo, se puede facilitar que algunos se presten voluntarios para ayudar a los compañeros que tienen que estar confinados — pasando una cuarentena— y llevándoles alimentos o material de la oficina a sus domicilios.

SEGURIDAD Y PRIVACIDAD

Workforce Safety se ejecuta en el cloud de Appian, lo que trae consigo una serie de ventajas. En primer lugar, la seguridad, ya que ofrece una total confidencialidad sobre datos tan sensibles como son los relacionados con la salud. La solución cloud cuenta con certificación HITRUST y cumple con los requisitos de la HIPAA. Además, Appian también ofrece la posibilidad de utilizar esta solución en modelo on-premise. Pero esta no es la única ventaja de ejecutarse en cloud. En estos tiempos de cambios, también es importante destacar que en esta modalidad resulta muy sencillo actualizar la plataforma a los nuevos criterios que se determinen, ya sean sanitarios, normativos o de políticas internas, y los cambios se aplican de forma inmediata a las certificaciones inteligentes. Por ejemplo, el Bexley Health Neighbourhood Care (BHNC), que forma parte del Sistema Nacional de Salud (NHS por sus siglas en inglés) británico, ya está haciendo uso de esta solución. Este organismo londinense coordina la atención y los servicios de 600 empleados y de más de 240 000 pacientes, y se despliega por diferentes localizaciones con hasta 25 prácticas de medicina general. Desde luego, el desafío no es menor. En tan solo una semana, el BHNC fue capaz de desplegar la solución gracias a la plataforma low-code de Appian. De este modo, y gracias al centro de mando unificado en tiempo real, la gerencia realiza un seguimiento diario de la salud de toda su plantilla, que puede informar desde sus teléfonos móviles sobre incidentes relacionados con el personal, las instalaciones y los proveedores. Como resultado, la dirección dispone de visibilidad en tiempo real de los volúmenes de pacientes, lo que redunda en una coordinación mucho más efectiva y posibilita la colaboración entre los múltiples equipos involucrados en la atención al paciente.

*Su centro de mando unificado

permite contar con una panorámica de la salud de todo el personal en tiempo real

EL RETO UNIVERSITARIO

El ámbito de la educación no se escapa tampoco de esta desescalada. De hecho, la problemática a la que se enfrenta es muy similar a la del mundo empresarial. Para estos casos, Appian ha desarrollado una solución específica denominada CampusPass. Con ella, los administradores de las universidades ven simplificado su trabajo a la hora de planificar la vuelta de forma ordenada, no solo de los estudiantes, sino también del profesorado, el personal administrativo, los proveedores, los visitantes... Con idénticas garantías de seguridad que Appian Workforce Safety, esta solución ha sido desarrollada en colaboración con la Universidad del Sur de Florida, que ha sido decisiva a la hora de determinar las diferentes casuísticas e incidencias que se pueden dar en el regreso a las aulas de decenas de miles de estudiantes. Como sucedía en el ámbito empresarial, Appian CampusPass también cuenta con su centro de mando unificado para gestionar el estado y la salud de toda la comunidad académica, que, además de tener que rellenar aspectos relacionados con su salud en las encuestas previas, también es consultada sobre sus preferencias de incorporación. El resultado es la obtención de una certificación inteligente que llega directamente a los teléfonos móviles de los usuarios a través de Mobile Pass. De esta forma, pueden moverse por todo el campus sin problemas y es posible verificar su estado en cualquier momento. Esto permite simplificar y acelerar la gestión de cualquier incidencia o potencial riesgo de contagio, algo crucial en esta coyuntura. Además, el motor de reglas de Appian automatiza todo el proceso, tanto el de inicio como las posteriores modificaciones que fuera necesario introducir en cuanto a las políticas del campus. La propia Universidad del Sur de Florida ha adoptado esta solución, con la que este centro estatal de investigación aborda la gestión de una comunidad que, solo en estudiantes, supera las 50 000 personas.