Hei, me hankimme palveluita

HEI, ME HANKIMME PALVELUITA

Minulla on valitettavan hyvässä muistissa tapaus, jossa tilaajan edustaja ilmoitti olevansa tyytymätön saatuun palveluun, joka ei hänen mielestään vastannut sitä mitä oli tilattu. Lakimiehenä kysyin, että millä tavalla teitte tilauksen, löytyykö tarjouspyyntöä, jossa on tarkemmin yksilöity, mitä ollaan tilaamassa tai miten tarjouksessa on palvelu yksilöyty ja mitä sopimuksessa lukee. Valitettavasti vastauksen perusteella jouduin toteamaan, ettei mistään asiakirjasta käynyt selvästi ilmi, mitä oli tilattu, tarjottu ja mistä loppujen lopuksi oli sovittu. Jouduin vastaamaan, että jos olette tyytymättömiä

eikä palvelu vastaa sovittua, kannattaa tietenkin reklamoida, mutta jos palvelutarjoaja on eri mieltä, niin on erittäin vaikeaa todeta, että palvelu ja suoritus olisi sopimuksen vastainen. Mitä me tästä opimmekaan?

Mitä tarvitaan, mitä halutaan?

Aina kun ollaan palvelua hankkimassa, kannattaa aloittaa sitä, että pohditaan, mitä me tarvitsemme ja mitä me haluamme. Tarjouksia pyydetään välillä jopa pohtimatta, millaista palvelua taloyhtiössä halutaan ja tarvitaan. Tällöin sopimuskumppaniehdokkaille annetaan ikään kuin mahdollisuus tarjota mitä tahansa, eikä taloyhtiössä kukaan välttämättä edes ymmärrä tarjouksen sisältöä. Se voi sisältää kaikenlaista, mitä taloyhtiö ei oikeasti tarvitse.

Lisäksi saatuja tarjouksia voi olla mahdotonta vertailla, jos tarjouspyynnössä ei ole yksilöity mitä oikeasti halutaan ja tarjoukset on laadittu tarjouspyynnön pohjalta. Taloyhtiön on erittäin hankalaa arvioida ja päättää, mikä tarjous vastaa parhaiten taloyhtiön tarvetta ja olisi kokonaisharkinnassa paras.

Kun taloyhtiössä on ratkaistu, mitä halutaan, kannattaa laatia kirjallinen tarjouspyyntö, jossa avataan mahdollisimman tarkasti mitä ollaan tilaamassa. Tarjouspyyntöön siis kirjataan nimen omaan, mitä halutaan.

Kilpailutus ja neuvottelu

Vaikkei taloyhtiötä sido laki julkisista hankinnoista, eikä taloyhtiöllä ole velvollisuutta kilpailuttaa tai noudattaa kilpailutuslainsäädäntöä kilpailutuksessa, on selvää, että hankinnat kannattaa kilpailuttaa. Pyydetään siis kirjalliset tarjoukset, jotka tulee antaa tarjouspyynnön perusteella ja joiden tulee vastata pyynnössä esitettyä. Tarjouspyynnössä asetetaan myös määräaika tarjousten antamiselle.

Tämän jälkeen on mahdollisten neuvottelujen aika. Mitä ns. pienempi palvelu, joka on kyseessä, sitä useammin huomaan, että neuvottelut halutaan jättää väliin. Kun pitää mielessä, että neuvottelun tärkein tehtävä on varmistaa, että tarjouksen antaja on ymmärtänyt tarjouspyynnön, näkisin että neuvottelu tai ainakin keskustelu tarjouksen sisällöstä on paikallaan. Näin saadaan varmistettua, että tilaajalla ja palveluntarjoajalla on sama käsitys palvelusta.

Varsinkin, jos tarjous joltain osin poikkeaa tarjouspyynnöstä, mutta tarjouksen antaja muuten on taloyhtiön kannalta hyvä ja sopiva, kannattaa tähän poikkeamaan ehdottomasti palata neuvottelussa tarjouksen antajan kanssa ja ratkaista poikkeaman merkitys sopimuksen kannalta. Se mitä poikkeamaan liittyen sovitaan, kannattaa selvästi dokumentoida neuvotteluun liittyvässä pöytäkirjassa.

Kirjallinen sopimus

Vaikka juridisesti sopimussyntyy, kun saatuun tarjoukseen vastataan myöntävästi, on sekä taloyhtiön että palveluntarjoajan edun mukaista tehdä sopimus. Taloyhtiön tulee jo tarjouspyyntöön kirjata maininta siitä, että sitova sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen alle kirjoittamisella.

Palveluun liittyviin yksityiskohtiin on hyvä palata ja kannattaa varmistaa, että kirjaukset ovat sen mukaiset, mitä ollaan tilaamassa ja että ne vastaavat sitä palvelua, mitä taloyhtiö haluaa ja tarvitsee. On erittäin hyvä, että taloyhtiössä on harkittu mitä tarvitaan ja taloyhtiössä tunnetaan ja tiedetään sopimuksen sisältö. Yksi hallituksen tärkeimpiä tehtäviä on valvoa, että sopimus toteutuu nimenomaan sen mukaisesti mitä on sovittu. Mikäli palvelutarjoajan toiminnassa huomataan puutteita, voidaan reklamoida. Reklamaatio kannattaa tehdä viipymättä. Jos erimielisyyttä syntyy siitä, vastaako palvelua sovittua, palataan sopimukseen ja tarvittaessa hankintaprosessiin ja arvioidaan sen pohjalta, pystytäänkö virhettä palvelussa näyttämään toteen.

Mitä me opimmekaan?

Ensinnäkin haluan,että ymmärrätte, että hallituksen jäsenenä teidän ei tarvitse olla kiinteistöalan palveluiden osto-osaajia. Tärkeintä on, että hankintaprosessi hoidetaan huolellisesti ihan alusta lähtien, eli siitä lähtien, että pohditaan, mitä halutaan ja mitä tarvitaan ja hankitaan sen mukaiset palvelut. Palvelua hankittaessa on tärkeää huolehtia siitä, että sopimukseen kirjataan tarkasti, mitä taloyhtiö tilaa. On myös tärkeää tuntea sopimuksen sisältö.•

Teksti: Kristel Pynnönen, asumisasioiden lakimies