كتابة التقارير اإلدارية صياغة التقرير اإلداري
ترمجة إقبال الشهيل نورة النغموش
ف /املال
© مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة
ختيل هذا السيناريو ،أنت مدير مشغول ،رفيع املرتبة ،وتشرف على عدة مدراء حديثي العهد بالعمل . يف كل ربع سنة ،كل عضو من الفريق اإلداري جيب أن يعطي تقريرا عن تقدم قسمه أو قسمها ، يصف هذا التقرير العوائد ،التكاليف اإلنتاجية وتوصيات الربع القادم من السنة . قراءة كل التقارير يستغرق أياماً ولكن األكثر إحباطا كونها خمتلفة كلياً ،يضع قسم من املدراء بيانات وإحصائيات صحيحة يف البداية ،بينما يستخدم األخرون الربع القادم ،ويضم البعض ملخصا تنفيذيا أو قسما مع التفاصيل عن توصيات الربع القادم .هذا يعين أنك جيب أن تقضي وقتا إضافيا للتصيد من خالل كل تقرير إلجياد املعلومات اليت حتتاجها حقا . كيف ميكنك إختصار الوقت الذي تقضية للبحث يف كل التقارير عن املعلومات املهمة ؟ وكيف ميكنك التأكد من أن التقارير اليت سلمتها متت قراءتها وتصديقها وفهمها ؟ من احملتمل أن يرغب القراء يف إجياد ما حيتاجونه يف نصف الوقت إذا اتبع الكل نفس الصياغة متاما . وهذا سبب تسمية معيار البنية ،اليت غالبا ما يسمى تصميم التقرير اإلداري ،واليت طورت عرب السنني . يف هذه الفقرة تناولنا أهمية استخدام صيغة مو حدة ومن ثم سوف نوجز ماهية الصيغة . ملاذا تعترب الصياغة مهمة ؟ واحد من أكثر األسباب أهمية يف إتباع صياغة موحدة للتقرير اإلداري أن األشخاص الذين يقرؤون تقريرك ليس لديهم الكثري من الوقت . مبعنى أنهم لن يتمكنوا من قراءة التقرير أوله إىل آخره وعليه فإن استخدام صياغة موحدة يسمح للقراء إجياد املعلومات اليت هم يف حاجة هلا بسرعة وسهولة ويتخطوا ماال حيتاجون إليه . إن إتباع صياغة موحدة يساعد يف تنظيم املعلومات املناسبة ،فمحتوى التقرير قد يكون مربكا خصوصا إذا كان لديك الكثري من البيانات ،هذه البنية تضمن ترتيب املعلومات بشكل منطقي متكن القراء من إتباعها وقراءتها بشكل أكثر سهولة كما أنها تضمن عدم إغفال أي معلومات هامة .
ف /املال
© مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة
صياغة موحدة للتقارير اإلدارية هذه العناصر األساسية للصياغة املوحدة : 1
صفحة العنوان أو ( قسم العنوان ) : -
يتضمن عنوان التقرير ،اسم الكاتب والتاريخ و هي فكرة جيدة لتضم السبب من قراءة التقرير و بهذه الطريقة أنت تعمل ربطا يف عقل القارئ الوصول إىل املعلومة بشكل مباشر .
2
امللخص التنفيذي : -
يفضل أن يكون امللخص من صفحة واحدة ز وتتضمن التلخيص ،املشكلة والتوصيات ن وتفصل خطوات أي قسم توصي به .بالنسبة لكثري من الناس تعد هذه الصفحة ،الوحيدة اليت لديهم وقت لقراءتها . وبناء عليه فهي فكرة جيدة أن تكتب كتقرير منفصل .استخدام القوائم املرقمة إللقاء الضوء على النقاط املهمة .
3
-املنهجية :
يصف األساليب اليت تستخدمها يف حبثك لتصل إىل نتائجك النهائية .على سبيل املثال ،هل تناق اللقاءات ،تبحث عن تقدم الشركة ،أو تستخدم مصادر خارجية مثل ( االستشارة ) . إن أساسيات البحث يتضمن تفاصيل تقدم حبثك .وتشرح ملاذا استخدمت املصادر .
4
املقدمة : -
خترب القراء ملاذا عليهم قراءة التقرير وتعطي رؤية ملخصة عما ستغطيه احملتوى األساسي للتقرير . احملتوى الرئيسي : 5 هذا هو قلب التقرير – تقدم تقريرك وتبني وضعك – وتذكر أن تضع املعلومات األكثر أهمية أوال . 6
اخلامتة : -
ويتضمن حتليل البحث ،وأهم جزء يف البحث ،لذا البد أن تكون واضحة ومتسلسلة حبيث يسهل على القارئ فهمها .
ف /املال
© مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة
- 7التوصيات : ضع قائمة باألفعال اليت تعتقد أن القراء أو الشركة جيب أن تأخذ بها حلل املشكلة اليت تواجهها ، استخدام الدوائر أو النقاط املرقمة هلذه القائمة .هذا القسم هو األكثر قراءة ،هلذا البد أن تكون واضحا يف رأيك .لقد أنهيت حبثك ،لذا عليك أن خترب الناس ما الذي جيب أن حيدث بعد ذلك . إذا اقرتحت تغيريات هامه ثم حتدث إسرتاتيجية لتنجز التغيريات األكرب على مبدأ خطوة ...خطوة .
- 8الفهرس : تضم كل مصادرك ومعلومات البحث بالتفصيل .القليل من الناس يقرؤون الفهرس بدقة ولكن هذه املعلومات هي اليت تدعم أدلتك ،لذا ال بد من ضمنها .
هذه بعض االقرتاحات اإلضافية لكتابة التقارير الفعالة واملنظمة : 1
-افهم أهدافك :
قبل أن تبدأ حبثك أو تقريرك ،تأكد أنك تستوعب بوضوح ملاذا تكتب التقرير وإىل أي فئة سيوجه .
2
استخدم أسلوبا لطيفا : -
إذا كان ممكنا ،أحتفظ بأسلوب كتابة عل ى حنو غري رمسي وسهل القراءة .كن حمرتفا ولكن ضع قراءك دائما يف ذهنك .إذا كتبت بطريقة حديثك ،فإنهم غالبا يستغرقون وقتا أسهل لفهم ما حتاول أن ختربهم به .
3
حافظ عليه موجزا : -
تذكر أن الناس إىل حد ما ليس لديهم الكثري من الوقت .أسع إىل أن حتافظ على مجلك قصرية وواضحة .
4
استخدام البيانات ،احلقائق واملصادر : -
استخدام اإلحصائيات وأستشهد متى استطعت .مييل الناس للثقة باألرقام أكثر من اآلراء .
ف /املال
© مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة
5
نظم موضوعك باستخدام عناوين واضحة : -
جزئ موض وعك بالعناوين والعناوين الفرعية ،هذا جيعل القراءة أسهل ويسمح للقراء إجياد املعلومات األكثر مالئمة هلم .
6
ابدأ باملعلومات األكثر أهمية : -
يف كل قسم من تقريرك ،ضع املعلومات األكثر أهمية أوال ومرة أخرى تذكر أن أكثر الناس ليس لديهم الكثري من الوقت .أخربهم ما الذي هم حباجة ملعرفته بسرعة .
7
حافظ على املعلومات السابقة : -
ما أن تنتهي من حبثك األولي ،رمبا يكون لديك الكثري من املعلومات اليت ال حتتاجها يف احلقيقة وهذا يعين أنك البد أن تراجع كل البيانات لتحدد ما الذي حتتاج للذهاب إليه يف تقريرك .أحذر من اختيار ما يعجبك فقط ال ختتار ما تفضله أو يدعم هدفك .أحتفظ بسجالت لكل جزء من املعلومات اليت ضممتها (واليت مل تضمها ) فقط يف حالة أن سألت أن تدافع عن نتائج حبثك .
8
استخدام مسودتني على األقل : -
املسودة األوىل :تتضمن مجيع املعلومات الالزمة والغري الزمة . يف املسودة الثانية :تستطيع أن تنتقي املعلومات وتعيد ترتيبها بالشكل املناسب.
النقاط األساسية : صياغة التقرير اإلداري املوحدة التالية :جتعل من السهل لألشخاص قراءة التقرير وحتديد ما الذي حيتاجونه بسرعة ،إنهم يعرفون األقسام اليت ستجيب عن أسئلتهم وسريون بوضوح توصياتك .أما بالنسبة لألشخاص الذين على عجلة من أمرهم فإن ذلك ضرورة أساسية .
ف /املال
© مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة
قائمة املالحظة استخدام هذه القائمة ملراجعة تقريرك Title page صفحة العنوان هل تتضمن : العنوان ؟ اسم معد التقرير ؟ تفاصيل عن الوحدة ؟ Acknowledgements شكر وتقدير هل اعرتفت بكل اجلهات الداعمة ؟
Contentsاحملتوى هل مت تعداد مجيع األقسام الرئيسية بالتسلسل ؟ هل يتضمن قائمة بالرسوم التوضيحية ؟
خالصة هل توضح ؟ املهام األساسية ؟ الطرق واألساليب املتبعة ؟ النتائج اليت مت التوصل إليها ؟ التوصيات اليت قدمت ؟
Introductionاملقدمة هل تتضمن : املعطيات ؟ حدود التقرير ؟ اإلطار املنهجي ؟ خلفية موجزة عن املوضوع ؟
ف /املال
© مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة
املنهجية هل يتضمن هذا : نوع التقرير ؟ الطريقة اليت مت من خالهلا مجع املعلومات ؟
Reports and findings نتائج التقرير هل الرسوم التوضيحية واضحة وبسيطة ؟ هل مت وضع عالمات تصنيف واضحة ؟ هل ترتبط بشكل مباشر بالنص ؟
Discussion املناقشة هل مت تعريف القضايا الرئيسية ؟ هل اقرتحت تفسريات للنتائج اليت توصلت إليها ؟ هل حددت أي مشاكل واجهتك ؟ هل قدمت عرض متوازن ؟
Conclusions and recommendations االستنتاجات والتوصيات هل ربطت كل األفكار األساسية ؟ هل جتنبت أي معلومات جديدة ؟ هل كل التوصيات واضحة ودقيقة ؟
ف /املال
© مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة
References املراجع هل مت فهرسة مجيع املراجع أجبديا ؟ هل ضمنت كل املعلومات األساسية ؟ هل املراجع املستخدمة دقيقة ؟
Appendices املالحق ؟ هل مت تضمينها املعلومات ذات العالقة فقط ؟ هل القارئ حباجة لقراءة هذه املالحق ؟
Writing style أسلوب الكتابة هل استخدمت لغة واضحة وسهلة ؟ هل اجلمل قصرية وخالية من اللغة الدارجة ؟ هل صياغة الفقرات تتسم بالرتكيز ؟ هل استخدمت املبين للمعلوم واملبين للمجهول ؟
Layout الشكل أو املخطط هل مت تنصيف كل قسم بوضوح ؟ هل التصنيف متسق وثابت يف التقرير ؟ Presentation العرض هل تركت هوام كافية للتغليف /التغذية الراجعة ؟ هل العناوين واضحة ؟ هل مت التدقيق اإلمالئي للتقرير ؟ ف /املال
© مجيع حقوق الرتمجة حمفوظة ملركز امللك فهد بن عبدالعزيز للجودة