البلورة السحرية لإلجراءات الوقائية ثالثة أدوات قوية ميكنها التنبوء باملستقبل البد أن أي شخص قد شارك يف أي نوع من األنظمة اإلدارية قد صادف مصطلح “اإلجراءات الوقائية”. فمصطلح كهذا قد جيعل الكثريمن احملرتفني حيكون رؤوسهم يف حرية وتسائل ملا ميكن أن يقصد باإلجراءات الوقائية حقيقة .والبد أن أقر بأن هذا املصطلح بكافة مفاهيمه قد يكون مربكاً للغاية أو حتى ذو معنى جمرد. يعرف قاموس ويبسرت كلمة وقائي :بأنها “احلماية ,عكس الفشل :الصد واملنع .أن متنع أحدهم من العمل أوالتصرف”. كما تعرف اجلمعية األمركية للجودة ( )ASQاإلجراءات الوقائية بأنها “إجراء أو تدبري يتخذ للتخلص من أو تطوير عملية ما وذلك ملنع أحتمال أي حوادث مستقبلية قد ال تطابق املواصفات”. اعتماداً على ما أقرته معايري نظام إدارة اجلودة أيزو ,1009فقرة ” – 3.5.8اإلجراءات الوقائية ”,املنظمة العاملية للمعايريأو املقاييس (“ :)ISOالبد للمنظمة أو اإلدارة املسئولة أن تقوم بإجراء جازم إلزالة األسباب احملتملة لعدم املطابقة وذلك ملنع حدوثها ,كما جيب أن تتناسب هذه اإلجراءات الوقائية مع تأثريات املشاكل احملتمل حدوثها” .وهنا نرى أن كلمة “حمتمل” تظهر جمددا. يعرف قاموس ويبسرتهذه الكلمة على أنها “شيء غري فعلي أو حقيقي” .وكيف ألحد أن يتخلص من سبب عدم املطابقة إذا كان غري فعلي أو حقيقي؟ البد أن يتم ذلك من خالل استخدام البلورة السحرية لإلجراءات الوقائية ,أليس كذلك؟ لألسف الشديد فليس هنالك وجود ملثل هذه األداة ولكن حبوزتنا ثالثة أدوات قوية تستطيع أن تتنبأ باملستقبل أال وهي :احلدس واخلربة والتعليم. احلدس ما هو احلدس؟ يعرف ويبسرتهذه الكلمة بأنها ” القدرة على املعرفة بدون استخدام العمليات املنطقية بالعقل” .وقد يكون هذا سببا لعجزنا عن فهم هذا املصطلح أو املدلول .فنحن عقالنني كبشر ونعمل عادة بتأثريحافز ما .على سبيل التوضيح ,حيدث شيء معني وحنن بدورنا حنفز على اإلستجابة (كإختاذ إجراءات تصحيحية مثال) .استخدام حدس املرء يكون بالشكل املعاكس متاما .فال شيء حيدث وكل شيء يسري على ما يرام واألعمال تتم كما هي عادة .وفجأة وبشكل غري متوقع حتدث الكارثة .وككائنات إنسانية ذكية فإننا نعلم مجيعا أن األشياء الحتدث فجأة وبدون إنذار مسبق.
السؤال املطروح :من منا يتوقف ملالحظة العوامل املسببة واحملتملة اليت ميكنها أن تؤدي ملنع عدم املطابقة؟ فنحن مجيعا مشغولون مبا فيه الكفاية عن التفكري فيما قد حيدث من مساويء .وميكن للحدس اجليد أن جيعل الشخص يرى ماال يراه اآلخرون .حينما كنت مديرا للجودة يف الشركة ,تقرر نقل وتصدير أقسام معينة من الشركة ملنشأة تصنيع يف الصني .وقد مت اختاذ هذا القرار ولذلك لتوفري ماليني الدوالرات على الشركة .وهكذا تشغل اإلدارة بهذا األمر عوضا عن اإلهتمام بتحقيق ضوابط ومواصفات حمددة كما هواألمر يف املقر الرئيسي .ومبجرد أن أصبحت على بينة من األمرحتى بدأ حدسي بالعمل .وطالبت بإجراء مراجعة خارجية للتمويل اخلارجي للبضائع باملنشأة للتحقق من املمارسات واملعايري املستخدمة بالعمل .ومل ينتظر هذا املشروع املوفر ملاليني الدوالرات طويال حتى بدأ بالتقدم حيت بدون التقييم املبدئي للموردين التجاريني. وقد كانت اإلدارة تظن أن منشأة التصنيع متتلك األكفاء واملتدربني من املوظفني .ومبا أن الواليات املتحدة األمريكية العديد من املنتجات من الصني ,فإننا البد أن نتقدم بالعمل ومن ثم نتحقق الحقا .هنا أخربني حدسي بأننا يف طريقنا اىل كارثة ما .وبالفعل فقد حدثت الكارثة بعدها بثمانية أشهر وازدادت سوءا بالتدريج .فقد بدأنا بتلقي معدات جاهزة ذات حلامات التتوافق مع املوصفات اآلمنة وال تستطيع حتمل األثقال اليت صممت من أجلها .فبدأت اللحامات املوضوعة على القطع املعدنية بالتفكك وبدأت املعدات بالتساقط مسببة عدد من اإلصابات .ف قام عميلنا بإنهاء هذه العملية يف النهاية مطالبا أن يتم فحص كل حلامات القطع اجملمعة على نفقة شركتنا .كما قام بفرض غرامة مالية على شركتنا مما جعلنا نفقد كمية كبرية من األموال. قررت شركتنا املضي يف اداء املراجعة اخلارجية ولذلك لتقييم ضوابط اجلودة ملنشأة التصنيع مما استعدى خماوف عدة ذات عالقة باستخدام مواصفات اللحام والفحص و اجراءات األختبارات وسجالت تدريب فنيي اللحام .وأرسل فريق من شركتنا للمنشأة يف الصني مكمال باملهندسني .وبإعتقادي بأن هذا مثال جيد ملا تعنيه فقرة نظام األيزو ,1009رقم – 3.5.8بأنه “البد للمنظ مة أو اإلدارة املسئولة أن تقوم بإجراء جازم إلزالة األسباب احملتملة لعدم املطابقة وذلك ملنع حدوثها .كما جيب أن تتناسب هذه اإلجراءات الوقائية مع تأثريات املشاكل احملتمل حدوثها” .كان لدى شركتنا الفرصة لتنفيذ هذه اإلجراءات الوقائية ولكن القرار كان بالرتكيز على اإلجراءات التصحيحية عوضا عن ذلك. اخلربة والتعليم يبدو أحيانا أننا نقلل من شأن خربتنا وتعليمنا يف جمال األعمال عندما نقوم بتنفيذ اإلجراءات الوقائية. وغالبا ما يتم التغاضي عن حكمتنا التقليدية وذلك بإسم اإلنتاجية أو الفوائد واألرباح أو قلة الوقت أو أي مربرات أخرى .قد تتطلب حتسني اإلجراءات الوقائية مزيداً من الرتوي ووقتا أطول من اإلجراءات التصحيحية .ولكن أن نقيس تسع مرات أكثر فعالية من حيث التكلفة من أن نقص مرة واحدة .وقد جيادل
البعض قائلني بأن إجراءات القياسات ملرة واحدة أكثر توفرياً للوقت والتكلفة ولكن قد ال طخطر ببال هؤالء بأنهم قد يضطرون للقص تسع مرات متتابعة نتيجة خلطأ يف القياسات. البد أن يستعمل مدراء األعمال خربتهم وتعليمهم عند التنبوء بأسباب عدم املطابقة احملتمل حدوثها. وبالعودة اىل مثالي فإنين ما أن وجدت أن صاحب العمل كان ميول جزءاً من العملية التصنيعية خارجياً ملنشأة يف الصني ,إال بدأت خربتي وتعليمي كمدير للجودة بالتحرك والعمل .ومبجرد أن مسعت عن ذلك فقد تذكرت فوراً فقرة 1.9من معايري نظام إدارة اجلودة أيزو 1009واليت تنص على أنه “ حينما ختتار املنظمة أي جهة خارجية لتأدية عملية تؤثر على مطابقة املنتج لل متطلبات فالبد من ضمان مراقبة التحكم املطبق على مثل هذه العمليات .والبد أن التحكم املطبق على هذه العمليات املؤداة من اخلارج أن يكون مطابقا لنظام إدارة اجلودة” .وقد كان لشركتنا أيضا فريق متكامل من املهندسني وخمتصي املشرتيات والذين أنه قد كان لديهم أفكارا مشا بهة نتيجة خلربتهم وتعليمهم يف جماالتهم املختلفة. ولنعد اآلن لتعريف قاموس ويبسرت لكلمة وقائي وهو “أن متنع أحدهم من العمل أوالتصرف” .من خربتنا فإننا نعلم متاماً بأن البشر غالباً ما ميثلون مدخالت وخمرجات متكاملة ألي عملية .فهم من يقومون بالعمل فعال أوكما أوردت يف مثالي من يقوم بالتلحيم .وكنتيجة حلادثة فشل اللحامات املوضوعة على القطع املعدنية فقد قررت الشركة أن هناك بعض املشكالت اإلضافية واليت ختتص بتدريب املوظفني والرتخيص .وهذا يثبت بأن خربات املوظفني وتدريبهم وتعليمهم البد أن يتم التحقق منها كإجراء وقائي .وإذا كان املوظفون غري أكفاء فإن حوداث انعدام املطابقة تصبح من املمكن التنبوء بها بسهولة وهكذا فإن املوظف البد أن مينع من القيام بأي تصرف حتى يتم اختاذ اإلجراء الوقائي املناسب. ترمجة وحتقيق: د .عذاري املرطخي مدرسة متوسطة وثانوية الغويبة