إدارة التغيري حقيبة تدريبية
ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
بغض النظر عن دورك في عملية التغيير الفعلي ،البد أن تكون ذات عقلية منفتحة نحوه وتكون قادرا على تقديم مساهمة إيجابية في إحداث التغيير في كل فرصة تواجهك . وتهدف هذه الدورة التدريبية القصيرة إلى مساعدتك على إمعان النظر في ماهية إدارة التغيير وأن تصبح أكثر وعيا بما تتطلبه .
إن هذه الحقيبة سوف تساعدك على :
فهم أسباب صعوبة التغيير التنظيمي . اختبار قدراتك الشخصية على التحمل . تقدم لك نموذجا للتفاهم والتواصل لمعرفة التغيير بشكل كامل . تقدم لك تخطيطا يساعدك على إحداث تغير أكثر سالسة .
عند االنتهاء مع هذا الدرس ،يجب أن تشعر بالراحة ألنك قادر على إدارة التغيير وتكون مستعدا للمساعدة في نجاح عملية التغيير . في المرة القادمة التي تواجه فيها موقفا يحتاج التغيير ،استخدم هذا المصنف مع فريقك حتى يدرك الجميع تحديات التغيير بصورة أفضل .
صعوبة التغيير: التغيير ليس حالة عادية .ويتطلب منك في الغالب أن تفكر أو تتصرف بطريقة لم تألفها سابقا وغالبا ما يكون مصحوبا بقدر كبير من المقاومة الرتباطه بحالة من عدم الثبات . ورغم ذلك كله يبقى التغيير ،ممهدا لنا للحصول على طرق جديدة إلنجاز ما نريد .وهو عنصر ضروري للنمو والتقدم . القول بأن التغيير هو أمر جيد ال يعني بالضرورة تقبل الناس تلقائيا لذلك .أو تبني ذلك التحول بحماس وقبول . أحيانا أفضل وسيلة إلقناع نفسك وآلخرين بايجابية التغيير هو أن تفكر في أثره عليك شخصيا . عندما تتذكر استجابتك لتغيير ما حصل سابقا ،يمكنك تبني موقف متجدد ومتفهم نحو التغيير الذي تواجهه في الوقت الراهن .
نشاط : استخدام التمرين التالي للتفكير في التغييرات التي قمت بها سابقا ،والمقاومة التي واجهتها في البداية ،ومن ثم استخدام هذه التجارب لوضع التغيير في المنظورالصحيح . ( األف ضل استخدام هذا التمرين مع عملية تغيير قادها أو شارك فيها شخص آخر سواك ) . ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
فكر في تغيير كبير تعرضت له أو شاركت فيه سابقا ً وقدم وصفا ً مختصراً للموقف... .................................................................................... .................................................................................... ماهو التأثير المباشر للتغير عليك؟ .................................................................................... .................................................................................... كيف علمت األول عن هذا التغيير؟ أو كيف تعلمت التغيير ؟ .................................................................................... .................................................................................... عد بذاكرتك للوراء وصف شعورك األول تجاه التغيير؟ .................................................................................... .................................................................................... كيف تغيرت مشاعرك ونظرتك وتفهمك للتغيير على مر الزمن ؟ .................................................................................... .................................................................................... ما الذي أثر على رؤيتك للتغيير ؟ .................................................................................... .................................................................................... التفكير في التغيير من وجهة نظرك الحالية سيقدم وصف لعملية التغيير ولنتائجها .................................................................................... .................................................................................... الحظ االختالفات بين شعورك بينها وشعورك اآلن وسجل باختصار السمة المميزة لهذه الفروق .................................................................................... .................................................................................... هذا هو تمرين كبير لنفسك وفريقك كلما كنت تواجه تغيير أو تواجه تنفيذ التغيير .من خالل فهم ردود الفعل الخاصة بك تجاه التغيير ،فمن األسهل بكثير أن تتواصل مع اآلخرين الذين يتعرضون لتغيير ومساعدتهم بأقصى ما تملك من طاقة . بعد انتهائك من التمرين البد أن تكون أكثر فهما حيال تفاعل الناس مع التغيير بشكل عام ومن الطبيعي جدا أن يكونوا مستاءين قلقين وحتى عدوانيين في البداية ومع مرور الوقت وبرؤيتكم لمزايا التغيير ونتائجه الجيدة سيتحول شعورك نحوه بشكل ايجابي تذكرك لردود أفعالك تجاه التغيير يساعدك على التعاطف مع اآلخرين ويجعلك مستعدا أكثر لمواجهة المقاومة المتوقعة .
ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
تحمل الغموض والمجهول تفهمك لردود أفعالك تجاه التغيير فعال جدا لكنه مفيد أيضا في معرفة قدرتك على تحمل عدم الثبات والغموض اللذين يتسم بهما التغيير بشكل عام . لدى الجميع قدرات متفاوتة على التعامل مع التغيير كل بيئته . وبالنظر إلى قدراتك الشخصية في التعامل مع التغيير يمكنك أن تفهم بشكل أفضل ردود أفعالك وكذلك ردة فعل الفريق المصاحب لك وحتى المتأثرون بالتغيير . ارتفاع مستوى الوعي ال ذاتي لديك سوف يساعدك على إعداد اآلخرين وقيادتهم في عملية التغيير . وتستند األسئلة التالية على مقياس Budner .الذي تم تقديمه سنة 2691بعنوان " التعصب من الغموض كمتغير في الشخصية " ( .الحساسية تجاه الغموض كمتغير في الشخصية ) . اإلجراء : اجب على كل عبارة ببيان الحد الذي تتوافق فيه معها حسب اآلتي : 2 1 3 4 5 9 7
أوافق بشدةأوافق باعتدالأوافق قليالال أوافق وال أرفضارفض قليالارفض إلى حد ما-أرفض بشدة
ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
م
الجملة
2
إذا لم يتمكن المتخصص من تقديم إجابة واضحة وحاسمة فهذا يعني بأنه ال يمتلك ما يكفي من المعلومات . شي ممتع فعال أن نجرب العيش في بلد جديدة وان ننخرط في ثقافة مختلفة . كل مشكلة ،البد أن يتوفر لها حل . إذا كنت تتبع نمط حياة روتينية ،مجدولة ومنظمة فلن تتمكن من االستمتاع بالحياة . الوظيفة التي أفضل القيام بها هي التي تكون فيها مسؤولياتي وواجباتي محددة وواضحة . أحب أن أشارك في حل المشاكل المعقدة . إن تكفيك قضية وتقسيمها إلى عدد من المشاكل الصغيرة نادرا ما يحقق النجاح على المدى الطويل . االنفرادية وعدم الخوف من أن تكون مختلفا ،هي ميزة األشخاص الملهمين والمثيرين للشغف . من األفضل لنا دائما أن نتعامل مع األمور التي نعرفها .وذلك أفضل لنا من األمور التي نجهلها . إن نظرتنا إلى األمور بأن له صياغة واحدة أي بمعنى أنها ابيض أو اسود فأننا لن ندرك حجم الصعوبة التي في الموضوع ستكون في وضع تحسد عليه ،إذا ما كنت تنتهج نمط حياة معروفه للجميع ويمكن توقع ما يحصل فيها . العديد من القرارات الهامة التي نتخذها في الحياة تكون معتمدة على معلومات ناقصة وغير مرضية في أي لقاء اجتماعي أفضل أن أتعرف على األشخاص بدال من أن انفرد بمجموعة محددة من الناس أو أن اقتصر الحديث مع أشخاص ال اعرفهم عندما تعطي تعليمات غامضة فان هذا يفتح الفرصة أمامك لتظهر إبداعك ومهاراتك . العالم المثالي هو الذي يتحلى فيه األشخاص بذات القيم واألخالقيات العالمة التي تدل على أنك تتعامل مع قائد جيد هي عندما يثير هذا القائد نزعة التحدي لديك ويدفعك إلى رؤية ماحولك بمنظور مختلف.
1 3 4 5 9 7 8 6 21 22 21 23 24 25 29
التصويب
احتساب النتيجة : لقد وضع هذا ميزان نقيس به مدى حماسك لألمور الغامضة ( المجهول ) . كلما ارتفع الرقم الناتج دل على مقدار ارتياحك أو عدمه من األمور الغامضة . قبل أن تدلي بتصويتك هنا يجب أن تالحظ أن الحقائق المرقمه والتي ذكرت أعاله يجب أن تعكس بمعنى رقم 7تصبح 2ورقم 9تصبح 1ورقم 5تصبح 3والعكس بالعكس . ثالثة من الحقائق هذا تم تفيمها وفقا ل : الحداثة والتجديد –بحيث نقيس إلى أي مدى تشعرك بعض المواقف بالتهديد أو تثير فيك التحدي ولم تواجهها من قبل . التعقيد – وبه تقاس قدرتك على تحمل المواقف الصعبة والمتغيرة . التماسك – و به يعرف كيف تشعر تجاه المواقف الغامضة حيث ال يتوفر هناك حلول واضحة . ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
اجمع كل نسبة لوحدها ثم انظر كم المجموع الذي حققته ( انتبه و اختار الرقم الصحيح عند كل عبارة ) .
المعدل هو بين 44و 48و إذا حققت مجموع أعلى من ذلك فسيدل على أن نسبة رفضك لألمور الغامضة عالية وإدراكك ألهمية التغيير اقل من المعدل المطلوب .عموما هذا اختبار ذاتي والنتائج لم يتم التحقق من صحتها تماما . من المهم أن تعكس مفرداتك طبيعة تصرفاتك والسلوك الذي تنتهجه للتغيير .ومن المهم أيضا أن ترى الجوانب المشرقة في التغيير بشكل عام .
مالحظة : هذه وسيلة جيدة يمكن أن تتقاسمها مع زمالئك ستساعدهم هذه الطريقة على التعامل مع كل ما هو جديد وغامض المعرفة الذاتية ستنمي داخلهم القدرة على التحمل وهذا يعكس قدرة األشخاص على تقييم ما يحصل من حولهم سواء حصل بالصدفة أو أفسح لهم المجال ليختاروا وهذا سيظهر طبيعة تعامل الناس مع األمور الغامضة ( المجهول ) .
تعديل وتطويع التغيير مع ( نموذج لوين للتغيير المنظم ) إذا حددت شعورك تجاه التغيير فأنك ستتوقع كيف سيكون شعور من حولك تجاه األمر ويمكنك أن تساعدهم في التعامل مع ذلك وهناك طريقة أخرى هي أن تجعل فكرة التغيير حقيقة وملموسة بالنسبة لهم غالبا ما يظهر التغيير بشكل غامض إذا قمت بتقديمه بشكل مفهوم للناس كأن تناقش الذي يحصل و ما شعور الناس حوله . من األساليب المقتضبة التي يتم التعامل بها مع التغيير هي طريقة ( كير تلوين ) عام 2651كعالم فيزيائي فقد طرح التغي ير بصورة ملموسة عندما قام بتغيير الخصائص الفيزيائية للمياه أطلق على هذا النموذج اسم ( التذويب unfreezingو أطلق على التغيير اسم إعادة التجميد ( refreezingاقرأ
ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
المزيد في هذه النشرة البريدية ) .إذا طبقت نموذج التغيير هذا فأنك ستقوم بإيصال مفهوم التغيير بشكل فاعل وسترى أنت ومن حولك كيف تبلور هذا التغيير . نموذج ليوين Lewinقام فيه بعرض عملية التذويب وإعادة التجميد لقطعة من الثلج وعرضها بعدة أشكال . يمكنك أنت أيضا أن تتصور التغيير كقطع من الجليد وتصنع الشكل الذي تريد .
تمرين : فكر في تغيير تتوقعه في محيط عملك وتغيير أجريته فعال . صف لنا الوضع الحالي واكتب ما لديك في قطعة الثلج التي أمامك .
تخيل أول خطوة في التغيير كقطع الجليد الصلب وقم بإذابته أثناء الذوبان قمت بوضعه الثلج في ظروف تسمح له بالتغيير وفي أي عملية منظمة يدل ذلك على بدء التغيير وبدء تقبل التغيير . سأذكر لك هنا 8مبادئ أساسية للتغيير والتي يجب أن تضعها في اعتبارك عند تفكر في أفضل طريقة تبرز بها التغيير : يجب أن يكون التغيير منظم وهذا يعني جمع المعطيات عن الوضع القائم ورصد ما حصل أثناء محاوالت التغيير الجيدة أو السيئة وتحليل ما وجدت لديك و انتهاج أسلوب منظم للوصول إلى النهاية المطلوبة إذا حصل التغيير للتو سيدفع الجميع إلى التفاعل معه يجب أن تدركمدى استعداد من حولك للتغيير واألخطاء الماضية حتى ال تقوم بتكرارها التغيير الناجح يكون عالي المستوى :التغيير صعب وحتى في أفضل الظروف عندما تصعب األمور يبحث الناس غالبا عن دور القائد يجب أن تتأكد بأن القائد يعمل بشكل جيد ويوفرون الدعم للنتيجة المنتظرة .
ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
نجاح عملية التغيير يشمل الجميع .التغيير يحتاج إلى قيادة عالية المستوى ولكن ال يجب أن يفرض على الناس بل يجب أن يخطط له ويناقش من قبل المنظمة إذا فعلت ذلك ستؤمن الدعم الالزم للموظفين والت غيير المطلوب في أول عملية سيعلمون فيها .لن يشعر العمال هذا أن التغيير فرض عليهم بل سيشعرون أن المشكلة تعنيهم والحل يخصهم . التواصل ..التواصل ..التواصل ..التغيير يشكل ضغط وعدم توقع ما سيحصل يسبب القلق والخوف والشك والغضب وعدم االستقرار . برنامج التغيير يجب أن يوضح للجميع لماذا التغيير ضروري وان يفصل لهم توقعاته و يزودهم بتغذية راجعة لما حصل المعلومات المطمئنة يجب أن تبث في جميع أقسام الشركة و أن تفتح مزيد من قنوات التواصل لبعث هذه الرسائل الموجهة عن التغيير ز وهذا ال يعني بالطبع التواصل الزائد عن الحاجة . رسائلك عن التغيير يجب أن تكون ذاتية . تذكر بان التغيير يؤثر على من حولك اخبر الناس ما المطلوب منهم بالضبط وحدد لهم في نقاط واجباتهم ومسؤولياتهم ووفر لهم مصادر دعم يرجعون إليها عند الحاجة وهذا سيظهر مدى تعاونك وحرصك على من حولك وسيعكس اهتمام المنظمة لتحقيق تغيير ناجح في النهاية . يجب أن يكون هناك توافق بين التغيير الذي أجريته وبين المطلوب من المرؤوسين لديك من الصعب دفع الناس إلى عمل شئ ال يرغبونه او يقتنعون به .إذا وضعت برنامج للتغيير تأكد بأنه يناسب األهداف التي ترغب الوصول لها ز إذا راعيت الجانب العاطفي والتواصل مع من حولك ستصل للتغيير الناجح . يجب أن تعرف كيف تقيس التغيير الحاصل . عملية التغيير مرتبطة بالوقت إذا كنت تتطلع إلى إجراء تحوالت ضخمة وليس مجرد رصد ردود أفعال يجب أن تكون واضحا في المستوى الذي ترغب تحقيقه . والكيفية التي وصلت بها إليه يجب أن يكون لديك أهداف سهلة القياس حتى تتمكن من رصدها و الحكم على مستواها يشكل منتظم . احتكم إلى العقل دائما . الناس غالبا يكونون عقالنيين ويستمعون إلى الشرح الوافي رعن ضرورة التغيير إذا أجريت ذلك بخطة منظمة ستسمح للناس باتخاذ قرار في ما إذا كانوا سيدعمون هذا التغيير وسيعلمون المطلوب لتحقيقه . إن عملية تكوين تغيير مقبول وهذا سيساعد الرؤساء أيضا لإللمام بالموضوع وإدارته بشكل جيد خاصة عند وقوع عقبات . عنصر األمان ( طمأن من حولك ) . ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
القلق على الوظيفة وعلى األوضاع هو رد الفعل األول للكثير من الناس إذا ما تم إخبارهم بضرورة التغيير األشخاص الذين قدموا الكثير في ظل الوضع الراهن قد يتعرضون للكثير من الخسائر والبعض يقلق بال داعي والبعض يفضل االنسحاب بدل من أن يتم إجباره على العمل فكر في كيفية تقليص آثار التغيير في نفوس الناس وكيف تتعامل مع األمور الطارئة .
نشاط : فكر في مبادئ التغيير التي تم تناولها باألعلى ،واكتب طرق ستستخدمها إلعداد فريقك ، زمالئك بالعمل ،أصحاب المصلحة والمؤسسة ككل للتغيير ومساعدتهم على تقبله ببركة الماء باألسفل .
عندما تضع إدارتك في حالة من التأهب ،فأنك بحاجة إلى صناعة واقع جديد .باستخدام نموذج الماء ،ساعد فريقك ،يمكنك سكب الماء في الماء في مصبوب جديد .هذا هو التغيير الذي يتم تنفيذه . في هذه المرحلة من التغيير نجد اإلدارة ومنسوبيها تبدأ في التصرف بالطرق التي تدعم التغيير المنشود .للقيام بذلك بنجاح تحتاج إلى أن تكون على بينة من التكتيكات الناجحة للتغيير . جون كوتر شخصية رائدة معترف بها في مجال تكتيكات إدارة التغيير .وهو أستاذ في جامعة هارفارد ،الرائدة ذات الشهرة العالمية في مجال القيادة والتغيير ،ومؤلف كتاب يحظى باحترام كبير عام ، 2668بعنوان " الفوز والتغيير قائد إلى قائد "هذه هي الخطوات السبعة األولى من الخطوات الثماني التي قضاها لتنفيذ التحوالت ناجحة . تشكيل حالة طوارئ – ألهم الناس للتغيير عن طريق تحديد والتواصل مع واقع الوضع الراهن ز ما هي القوى التي تلعب دورا هاما في جعل التغيير ضرورة ؟ حدد العواقب الناتجة من عدم التغيير ،وتحقيق نتائج ناجحة للتغيير في الحياة .
ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
تشكيل ائتالف إرشادي _ تشكيل فريق من القادة الذين لديهم القدرة على إلهام اآلخرين وتشجيع الجميع للعمل معا .هؤالء الناس بحاجة إلى التزام عاطفي فضال عن التزام عقالني للتغيير وعادة يكونون على استعداد لنشر شغفهم وعاطفتهم في جميع أنحاء اإلدارة . تكوين رؤية إستراتيجية – حدد طريقك وإلى أين تتجه ،وخطط لتصل إلى قادة التغيير والفريق ككل لديهم تصور واضح لهذه الرؤية . نشر الرؤية -تطبيق مبدأ رئيسي من مبادئ التغيير ،واستخدام كل الوسائل المتوفرة لديك إليصال ما كنت تنوي تغييره ،لماذا ،وكيف .تذكر أن واحدا من وسائط االتصال الرئيسية الخاصة بك هو أن تجعل رؤسائك كنموذج للسلوك المطلوب. تمكين موظفيك من التنفيذ -تمهيد الطريق للتغيير عن طريق إزالة العقبات وتوفير الدعم ، الموارد ،والتعليقات قدر االستطاعة .تأكد من االعتراف بجهود الموظفين وتمكينهم من إحداث تغييرات بطريقتهم الخاصة . حقق نجاحات على المدى القصير – ضع أهداف التغيير بزيادات صغيرة بحيث يمكنك التمتع بالنجاح في وقت مبكر .هذا يبني زخم من أجل التغيير ،ويشجع الجميع على المضي قدما والمشاركة . توطيد المكاسب الخاصة بك إلنتاج المزيد من المكاسب – واستخدم النتائج الناجحة لتوليد المزيد من األفكار من أجل التغيير .واستفد من الزخم الخاص بالتغيير ،قيم كل ما تبذلونه من النظم والسياسات لعدم االنسجام مع حركة التغيير الحالية .إذا كنت ال تتوقف للراحة ،فلن تخاطر بفقدان الحماس والتفاني الذي أسست له .
نشاط : تأمل تكتيكات كوتر لتنفيذ التغيير حدد كيف ستساعد إدارتك على البدء في اتخاذ شكل جديد وتنفيذ التغييرات المطلوبة .ما لذي تتوقع أن يحدث وما الذي ينبغي على الموظفين القيام به إلحداث التغيير المطلوب .ما الذي يمكنك أن تقوم به للمساعدة في هذه العملية ؟ أكتب أفكارك في قالب االسطوانة على الصفحة التالية .
ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
الخطوة األخيرة في نموذج لوين وتتطلب إعادة تجميد الماء لخلق الشكل الجديد .أنتم هنا تضمنون أن التغيير تم انجازه بنجاح .مهمة التأكد من أن التغيير يتم تضمينه في جميع جوانب المنظمة تسمى إعادة التجميد . الخطوة األخيرة لكوتر لتنفيذ تحوالت ناجحة تتعلق بعملية إعادة التجميد :
اجعل التغييرات جزء من الثقافة – للحصول على نتائج طويلة األمد ،يجب أن تصبح ثقافة التغيير متأصلة في ثقافة اإلدارة .عند تعيين موظفين جدد في اإلدارة ،تأكد من انحياز سلوكهم مع التغييرات التي نفذت ز وضع خطط لضمان نجاح القيادة مع الحفاظ على الرؤية . اربط التغييرات بالنجاح على مستوى البإدارة كلما سنحت الفرصة .
نشاط : فكر في الطرق التي يمكن ضمان إدراج تغيير في نسيج اإلدارة الخاصة بك .كيف سيتم تطبيقها لصالحك وبهدف االعتراف ببرنامجك ؟ كيف سيتم اإلعالن عن هذه التغييرات ؟ كيف سيتم غرس الفخر واالنتماء للتغيير في الموظفين الذين يعملون في اإلدارة ؟ اكتب أفكارك في االسطوانة المجمدة أدناه .
ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010
نقاط التعلم األساسية سواء كنت قائد تغيير أو جزءا من الفريق ،احرص على فهم الطريقة التي ينظر بها للتغيير وكيف باإلمكان توفير الدعم لنفسك واآلخرين من خالل مبادرة التغيير وهي مهارة مفيدة جدا . إن فهم ردة فعلك شخصيا تجاه التغير وقدرتك الشخصية على احتمال التغيير سوف تعطيكم معلومات قيمة حول كيف يمكن لآلخرين تصور الموقف .عند التفكير في التغيير ،ونموذج لوين الذي يوفر تفسير ملموس ورائع من السهل أن تنطبق على االتصال والتخطيط لمبادرة التغيير . وستكون لديك الفرصة بال شك للمشاركة في إدارة التغيير بشكل أو بأخر .إن جاهزيتك واستعدادك لمتطلبات الموقف وكذلك استعداد فريق العمل من حولك سيساعدك على لعب دور إيجابي وفعال في مجمل العملية .
ف /المال
© مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة
mind Tools Ltd ,2007-2010