ECM WORLD Titelstory

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5-2015 August

䊏 Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

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ECM World 2015

Die digitale Zukunft erfolgreich gestalten Ingo Wittrock, Ricoh, über die Veränderung von Arbeitsstrukturen durch die Digitalisierung.

Jochen Maier, Summ-it: Entscheidende Trends des digitalen Wandels in Unternehmen.

Dirk Backofen, Telekom, über die Digitalisierung made in Germany und das Wirtschaftswunder 4.0

Bernhard Prüger, Beta Systems: Moderne Output-Management-Systeme zur Aufbereitung von Druckoutput.

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ECM World Titelstory

ECM World 2015: Die digitale Zukunft erfolgreich gestalten

Im Zeichen der Digitalisierung Die Digitalisierung ist in der Arbeitswelt angekommen, wird jedoch oftmals nicht ganzheitlich abgebildet. Welche Herausforderungen der digitale Wandel mit sich bringt und welche Trends und Entwicklungen derzeit im ECM-Markt tonangebend sind, erfahren die Besucher der zweiten ECM World am 15. und 16. September 2015 im Maritim Hotel Düsseldorf.

„Zuverlässige Informationen sind unbedingt nötig für das Gelingen eines Unternehmens“ – diese Weisheit gilt nicht erst seit Beginn des digitalen Zeitalters. Nein, sie reicht bis ins 15.

Jahrhundert zurück und stammt vom Seefahrer und Entdecker Amerikas, Christoph Kolumbus. Denn nur valide Informationen befähigen zu fundierten Entscheidungen – und damit zu wettbewerbsfähigem Handeln. Diese aus der zunehmend rapide anwachsenden Flut unstrukturierter Daten – unter Umständen auch kontextübergreifend – zu filtern, sinnvoll zu verarbeiten sowie vorzuhalten, ist unter anderem Aufgabe des Enterprise-ContentManagement (ECM).

Welche Trends und Entwicklungen im ECM-Markt derzeit den Ton angeben und welche Herausforderungen der digitale Wandel mit sich bringt, erfahren Besucher auf der zweiten ECM World. In diesem Jahr lautet deren Motto: „Digitale Arbeitswelt – Mit ECM die digitale Zukunft erfolgIm Mittelpunkt der ECM World stehen Wissenstransfer und Networking mit dem Ziel, die Sichtbarkeit von ECM und seinen Möglichkeiten zu erhöhen.

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reich gestalten“. Der anbieterübergreifende Branchenevent findet am 15. und 16. September 2015 im Düsseldorfer Maritim Hotel statt. Er

richtet sich an IT- bzw. speziell ECMVerantwortliche sowie strategische Entscheidungsträger in Unternehmen.

Exklusiver Verbandspartner der Veranstaltung ist der Branchenverband Bitkom. Die ECM World versteht sich als Trendkongress, der die aktuellen Diskussionen rund um die veränderten Rahmenbedingungen und Zielsetzungen beim unternehmensweiten Informations-Management bündelt. Dieses Mal steht vor allem der Wandel durch neue digitale Arbeitsweisen auf der Agenda sowie dessen Auswirkungen auf die Unternehmen.

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Wichtiger Wettbewerbsfaktor Die Digitalisierung ist in der Arbeitswelt angekommen. PerformanceVorteile erzielen Unternehmen daher mittlerweile durch die Optimierung der digitalen Prozesse. Hier gilt es, die Geschwindigkeit und den Durchsatz bei der Prozessbearbeitung zu verbessern. So benötigen Prozessarbeiter jederzeit Zugriff auf alle relevanten Geschäftsinformationen. Darüber hinaus sind sie von Routinetätigkeiten zu entlasten und sollten bei der Bewältigung der stetig wachsenden digitalen Informationsflut auf „smarte“ Weise unterstützt werden.

Dabei ist jedoch stets zu gewährleisten, dass wichtige Geschäftsinformationen nachweisbar und unveränderbar aufbewahrt und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. Die Unternehmensrealität spiegelt dieses Szenario in der Regel jedoch noch nicht wider.

In vielen Organisationen ist der Alltag noch immer von einer Vielzahl nicht-digitaler Informationen und Prozesse geprägt. Die digitale Welt wird also (noch) nicht ganzheitlich abgebildet, so dass an so mancher Stelle zusätzlicher, zum Teil sogar doppelter Aufwand entsteht. Selbst bei der vollständig digitalisierten Geschäftskommunikation über E-Mail oder Web gibt es nach wie vor Bruchstellen im Prozess und bei der Verknüpfung der Informationen mit den jeweiligen Geschäftsvorgängen. Hier besteht für viele Unternehmen dringender Handlungsbedarf.

Als wichtigen Treiber für Veränderungen auf Unternehmensebene hat der Branchen-Insider Dr. Olaf Holst, Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement bei Optimal Systems, die „smarte“ Mobilisierung der Arbeitskräfte identifiziert: „Mit jedem Smartphone im Betrieb steigt das Anspruchsdenken der Mitarbeiter, sowohl in Bezug auf eine rasche Informations1

Den Besucher erwartet in Düsseldorf neben einer Fachausstellung ein abwechslungsreiches Programm aus Keynotes, Diskussionsrunden, Fachpaneln und BestPractice-Berichten.

bereitstellung als auch eine unkomplizierte Teilhabe an Prozessen. Hier haben wir eine kritische Masse erreicht, welche die Unternehmen zum Umdenken zwingt, insbesondere wenn deren Organisation auf mobilen Kundenbetreuungskräften basiert. Höhere Sicherheitsanforderungen für die Unternehmen sind eine weitere Folge.“1

Den Anschluss nicht verlieren Bisher konnten sich die Firmen auf die Ungenauigkeiten in den Bestimmungen über die digitalen Dokumentationspflichten berufen. Mit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 14. November 2014 hat der Gesetzgeber jedoch eine neue Grundlage für die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung geschaffen. Diese bringen wichtige Änderungen und Verbesserungen mit sich.

Des Weiteren haben sich Standards etabliert, wie z. B. im letzten Jahr das einheitliche Rechnungsdatenformat ZUGFeRD für den elektronischen Rechnungsaustausch. Es sorgt für eine nahtlose digitale Geschäftskommunikation jenseits von EDI, so dass sich Medienbrüche künftig vermeiden lassen. Unternehmen tun also gut daran, auch ihre Beleg- und

Schriftgut-Dokumentation schnellstens vollständig zu digitalisieren. Denn nur teilweise digitalisierte Informationsprozesse stellen mittlerweile klare Wettbewerbsnachteile dar. Fehlt eine ganzheitliche Sicht auf Unternehmensinformationen, sprich findet die Belegund Schriftgut-Archivierung getrennt von der ERP- und Geschäftsprozesswelt statt, so birgt dies nicht nur Prozessineffizienzen. Vielmehr wirkt sich dieses Manko als klarer Kostentreiber aus. Das Gebot der Stunde lautet daher nachzubessern, um im digitalen Zeitalter nicht den Anschluss zu verlieren.

Der Kunde entscheidet heute digital Die Digitalisierung hat nicht nur das Potenzial, bestehende Geschäftsprozesse zu optimieren. Als willkommener Nebeneffekt verändert und erweitert sie die Abläufe auch, in deren Mittelpunkt die Geschäftsinformationen rücken. Unternehmen sind heutzutage gut beraten, ihren Kunden mit digitalen Services einen Mehrwert zu bieten, denn der Kunde entscheidet „digital”. Im Zuge dessen sollten Geschäftsinformationen im Sinne kundenorientierter Dienste und Prozesse genutzt und eingebunden werden können. Sei es im Rahmen

Quelle: Videointerview vom 17.04.2015 http://blog.ecm-world.com/2015/04/17/ dr-olaf-holst-mobiles-arbeiten-treibt-die-ecm-entwicklung BIT 5–2015

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Technologisches Konzept im Umbruch

Der anbieterübergreifende Branchenevent richtet sich an ITbzw. speziell ECMVerantwortliche sowie strategische Entscheidungsträger in Unternehmen.

von Dokumenten-Portalen, SelfService-Prozessen oder Info-Diensten, bei denen auf dokumentenbezogene Informationen zurückgegriffen wird.

Der globale Wettbewerb erfordert eine neue Flexibilität und Innovationsfähigkeit auf Unternehmensseite.

Mit Hilfe besserer, sprich wissensbasierter Zusammenarbeit auf digitaler Ebene, sollte sich eine höhere „Business-Agilität” ermöglichen lassen.

Geschäftsinformationen müssen hierfür flexibel, aber dennoch sicher und rechtsgültig „geteilt”, „bearbeitet” oder „kommentiert” werden können.

Lösungen für das Informationsmanagement sollten daher die digitalen Prozesse innerhalb und außerhalb der Organisationen abbilden. Gleichzeitig sind die jeweiligen ComplianceAnforderungen einzuhalten. „An dieser Stelle braucht es ein Überdenken der bisherigen Strukturen und technologischen Konzepte. Monolithische Ansätze helfen hier nicht mehr weiter. Die ECM-Technologien müssen diesen Trend unterstützen“, so Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. Dies könne durch das Zusammenspiel mit Cloud-Diensten wie auch durch 2

„benutzerfreundlichere und smartere” Anwendungen geschehen.2 Zu guter Letzt führt die digitale Transformation zu einem Kulturwandel in den Unternehmen, der sich auch im Konzept für das Informationsmanagement wiederfinden muss. Der Wert einer Information bemisst sich nicht nur aus der Zugehörigkeit zu einem einzelnen Geschäftsprozess. Vielmehr entspricht er dem Mehrwert, der entsteht, wenn die Informationen in weiteren, nicht direkt in Beziehung stehenden Prozessen verwendet und geteilt werden. Entlang der Informationskette resultieren so neue Wertschöpfungspotenziale. „Das digitale Unternehmen von heute vernetzt Informationen, Prozesse, Tätigkeiten und Menschen so, dass wir effizienter und effektiver zusammenarbeiten können. Das Resultat sind höherwertige Produkte und Dienstleistungen“, sagt John Newton, CTO und Mitgründer von Alfresco Software. „Es ist unsere Aufgabe, einfache und smarte ECMLösungen für Geschäftsprozesse zu entwickeln, die zu einem angenehmen Arbeitsumfeld und optimaler Produktivität beitragen.“3

Es ist noch unklar, welche Art von Systemen künftig die führende Rolle im Technologie-Stack übernehmen werden. Die bisherigen streng hierarchisch definierten und organisierten Prozesslösungen wie ERP oder ECM oder neue Lösungen wie solche für das Enterprise-File-Sharing (Dropbox) oder für Social-Collaboration, die eine nicht vordefinierte Zusammenarbeit ermöglichen? Zahlreiche Experten sehen ECM als Ansatz für die Erfassung, Koordination, Extraktion, Archivierung und Bereitstellung relevanter Geschäftsinformationen weiterhin als richtig an – aber immer weniger im Sinne einer geschlossenen Anwendung, sondern vielmehr als Basis-Infrastruktur, die sich nahtlos in die Geschäftsprozesslösungen und Kollaborationswerkzeuge integriert.

In der Unternehmensrealität gibt es hier allerdings noch hohen Nachholbedarf. Denn bislang wurde noch nicht einmal der erste Schritt hin zu einem ganzheitlichen Informations-Management abgeschlossen. Ganz zu schweigen von Schritt zwei, der Einführung neuer digitaler Wertschöpfungskonzepte bei der Zusammenarbeit und im digitalen Kunden-Management.

Es bleibt daher noch viel Aufklärungs- und Diskussionsbedarf. Hier will die ECM World ihren Beitrag leisten. Zu Wort kommen zum einen Experten, die valide Vorgehensweisen für die Umsetzung eines ganzheitlichen Ansatzes empfehlen. Zum anderen Anwender, die über ihre Erfahrungen in der Praxis und den produktiven Nutzen von ECM für die eigene Projektarbeit berichten. Im Mittelpunkt des Events stehen damit der Wissenstransfer und das Networking mit dem Ziel, die Sichtbarkeit von ECM und seinen Möglichkeiten zu erhöhen. (www.ecm-world.com)

Quelle: Videointerview vom 11.03.2015 http://blog.ecm-world.com/2015/03/11/karl-heinz-mosbach-ecm-technologien-muessen-das-

digitale-zusammenarbeiten-effektiv-unterstuetzen 3

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Quelle: Pressemitteilung www.alfresco.com/de/news/pressemitteilungen/alfresco-50-macht-unternehmen-fit-fuer-den-digitalen-wandel

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ECM World: Geballtes Fachwissen und Networking

Eine perfekte Plattform Den Besucher erwartet in Düsseldorf neben einer Fachausstellung ein kuratiertes, fünfgleisiges Programm aus Keynotes, Diskussionsrunden, rund 40 Fachpaneln bzw. Best-Practice-Berichten. Mit von der Partie sind rund 40 Aussteller und Sponsoren. Die ECMHersteller Alfresco, Docuware, Dvelop, ELO Digital Office, IBM, Optimal Systems und Windream finden sich in beiden Rollen. Zu den reinen Ausstellern zählen zum einen Hardware-Hersteller, die ihr Produktportfolio rund um das Drucken und Scannen vorstellen.

Aber auch die Software-Seite kommt nicht zu kurz. Hier reichen die Themen von PDF-Technologien zur E-Mail-Archivierung bis hin zum Output-Management mit Lösungen für das mobile Drucken über Cloud-Dienste und für die elektronische Signatur. Last but not least repräsentieren diverse ITSystemhäuser den Lösungsansatz, beispielsweise für die Themen Archivierung und Storage-Management.

ECM und die digitale Arbeitswelt So lautet der gemeinsame Nenner der fünf Keynotes, die den Aspekt unter speziellen Blickwinkeln beleuchten.

Hier bringen sich z. B. die ECMBeratungshäuser Zöller & Partner und Pentadoc Consulting ein. Sie äußern sich zu den Unterschieden zwischen klassischen DMS-Systemen und Collaboration-Plattformen sowie deren „Zusammenwachsen“ bzw. zu den Erfolgsfaktoren der Informationslogistik im Rahmen der Digitalisierungsvorhaben. Über „Konzepte für die Datensicherheit von morgen“ spricht dagegen Prof. Dr. Peter Buxmann, Leiter Wirtschaftsinformatik der TU Darmstadt und Vorstand House of IT. Zum Thema „ECM & der digitale Arbeitsplatz der Zukunft“ referiert Dr. Peter Schütt, Leader Collaboration Solutions Software Strategy bei der IBM Deutschland GmbH. Und für einen Höhepunkt fern der Technik sorgt der Autor Werner Tiki Küstenmacher mit seiner Keynote „Simplify your Business“.

Darüber hinaus finden in weiteren vier Sälen Diskussionen, Fachreferate und Best-Practice-Berichte zu folgenden Themenkomplexen statt: • Dokumente & Daten effektiv managen • Rechnungen elektronisch verarbeiten • Informationen optimal bereitstellen • Zusammenarbeit digital unterstützen Schließlich beweist Dirk-Peter Kuballa vom Finanzministerium

Schleswig-Holstein, dass sich trockene Materie zugleich informativ und unterhaltsam aufbereiten lässt. Er klärt darüber auf, welche steuerlichen Anforderungen ein DMS erforderlich machen und gibt praxisrelevante Erläuterungen zur GoBD-Richtlinie.

Zwischen den Vorträgen laden die Pausen zum intensiven Erfahrungsaustausch ein. Besonders hervorzuheben ist hier das im Vorfeld organisierte Mittagstisch-Matching. Hier werden Kongressteilnehmer exakt ihren Interessen und Bedürfnissen entsprechend mit dem passenden Lösungsanbieter zusammengebracht, um über ihre spezifischen Problemstellungen und konkreten Herausforderungen zu diskutieren oder Wissen aufzubauen.

Auch der Abend des ersten Kongresstages bietet Gelegenheit zum Netzwerken oder zu vertiefenden Gesprächen: Bei einem „Get-together“ wird nicht nur für das leibliche Wohl gesorgt, sondern es stehen auch alle Sponsoren und Aussteller in lockerer Atmosphäre als kompetente Gesprächspartner bereit. (www.ecm-world.com) Die ECM World versteht sich als Trendkongress, der die aktuellen Diskussionen rund um die veränderten Rahmenbedingungen und Zielsetzungen beim unternehmensweiten Informations-Management bündelt.

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ECM World Ausblick

Veränderungen durch Cloud-Computing

Der Cloud gehört die Zukunft Prof. Dr. Peter Buxmann von der Technischen Universität Darmstadt geht in seinem Vortrag darauf ein, wie Cloud-Computing die Softwareindustrie und IT-Landschaften verändert.

Prof. Dr. Peter Buxmann, Technische Universität Darmstadt: „Ich würde bezweifeln, dass die Mehrheit der Unternehmen in der Lage ist, ihre Software sicherer oder besser zu betreiben, als es große Cloud-Anbieter können.“

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Häufig hört man, dass Cloud-Computing mittlerweile ein alter Hut sei und es sich ja im Grunde genommen um nichts anderes als klassisches Outsourcing handelt. Das ist einerseits richtig – die ersten Veröffentlichungen zum Thema Cloud-Computing sind vor mehr als zehn Jahren entstanden und auch Angebote wie Application-Service-Providing weisen große Ähnlichkeiten zu heute gängigen Software-asa-Service-Lösungen (SaaS) auf. Andererseits versperrt die Sichtweise „das ist ja nichts Neues“ aber den Blick darauf, dass Cloud-Computing jetzt dabei ist, sowohl die Softwareindustrie als auch die IT-Landschaften in Unternehmen grundlegend zu ändern.

Betrachten wir zunächst die Veränderungen in der Softwareindustrie: Die meisten Standardsoftwarehäuser bieten mittlerweile Cloud- bzw. SaaS-Lösungen an. Dabei stehen diese neuen Services häufig in Konkurrenz zu den eigenen etablierten Produkten. Diese Kannibalisierung wird dabei sogar durch Anreizsysteme forciert, da Vertriebsmitarbeiter so „incentiviert“ werden, dass sich für sie der Verkauf einer Cloud-Lösung mehr rentiert, als der eines etablierten On-PremisesProdukts. Dies ist insbesondere insofern bemerkenswert, als das Cloud-Geschäft – zumindest kurzfristig – weniger Umsätze und Rendite verspricht als das klassische Lizenzgeschäft. Dass der Cloud die Zukunft gehört und die neue Form des Bezugs von IT-Dienstleistungen sein wird, zeigen auch die sehr hohen Börsenbewertungen von CloudUnternehmen. Dennoch sind sie begehrte Kaufobjekte, wie die Vielzahl von Unternehmensübernahmen

– beispielsweise durch SAP – in der letzten Zeit zeigt. Aus Sicht der Software-Industrie stehen also große Veränderungen bevor.

Und wie sieht es bei den Kundenunternehmen aus? Auch hier wird sich allerhand ändern: Zunächst einmal werden die Anwender vermutlich von den (etwas) günstigeren Konditionen profitieren. Ich glaube zwar nicht an die von den Anbietern zitierten Beispiele, wonach die Total Costs of Ownership bei den Kunden auf (nicht um!) 10 Prozent der bisherigen Kosten fallen werden. Dennoch werden vermutlich signifikante Ersparnisse für die Anwender möglich sein. Daneben wird Cloud-Computing zu Flexibilitätsvorteilen führen. So wird es einfacher möglich sein, kurzfristig die Anzahl der Nutzer an die Erfordernisse des Unternehmens anzupassen. Daneben existieren weitere Vorteile, wie die schnelle Implementierbarkeit von Cloud-Lösungen, der Fokus auf Kernkompetenzen oder die einfache und moderne Bedienbarkeit, die fast alle Lösungen besitzen. Hinzu kommt die Möglichkeit eines ortsunabhängigen Zugriffs von unterschiedlichen Geräten. Ein weiterer Punkt, der für viele zu Beginn gar nicht so im Fokus der Entscheidung für die Cloud stand, ist die Verbesserung und Effizienzsteigerung der zwischenbetrieblichen Kooperation.

Cloud-Computing wird darüber hinaus – ähnlich wie das beim klassischen Outsourcing bereits der Fall war – die IT-Abteilungen und die Rolle des CIO verändern. Hierbei werden sich die Anforderungen an die Mitarbeiter in den Unternehmen verändern. Der Stellenwert von reinen Technikern

wird eher abnehmen; demgegenüber wird Know-how an der Schnittstelle zwischen IT, Management und Recht tendenziell an Bedeutung gewinnen.

Auch das vieldiskutierte Thema ITSicherheit kann ein Argument für die Nutzung von Cloud-Angeboten sein.

Natürlich werden Sicherheitsaspekte häufig als Grund dafür angeführt, nicht in die Cloud zu gehen. Ich persönlich würde aber bezweifeln, dass die Mehrheit der Unternehmen in der Lage ist, ihre Software sicherer oder besser zu betreiben, als es große Cloud-Anbieter können – denen die Bedeutung von Sicherheit als Wettbewerbsfaktor längst klar ist.

Ist aus Sicht der Anwenderunternehmen also alles bestens? Vieles, aber nicht alles. Ein wichtiger Punkt, über den sich die Anwender bei der Entscheidung für eine Cloud- bzw. SaaSLösung stets im Klaren sein sollten, ist, dass es sich um eine Software mit einem sehr hohen Standardisierungsgrad handelt. Auch wenn die Anbieter natürlich das Gegenteil behaupten: Zurzeit sind die Anpassungs- bzw.

Customizing-Möglichkeiten im Vergleich zu einer klassischen ERP-Software stark limitiert. Das bedeutet, dass sich die Anwender die zuvor dargestellten Vorteile, insbesondere Kosteneinsparungen sowie schnellere Implementierbarkeit, durch einen erheblichen Individualitätsverlust erkaufen.

Es gilt aus Anwendersicht abzuwägen, in welchen Bereichen der Kundenunternehmen Software ein Differenzierungsmerkmal darstellen sollte. Für diese Prozesse ist die Cloud vermutlich nicht die beste Lösung – in hochstandardisierten, einfachen und weniger wettbewerbsrelevanten Bereichen hingegen in der Regel schon. Für die Softwarehersteller demgegenüber ist der Weg in die Cloud der einzig richtige.

Die Softwareindustrie ändert sich – Anbietern, die das nicht erkennen, droht das Schicksal, wie wir es beispielsweise von Kodak kennen.

Vortrag: Keynote, 16. September, 10.15 Uhr, ECM World.

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Vielfältige Vorteile von ECM im direkten Vergleich

ECM in all seinen Facetten Windream ist Silbersponsor der ECM World in Düsseldorf und sieht nach Ansicht von Pressesprecher Dr. Michael Duhme in der Veranstaltung eine herausragende Gelegenheit zur umfassenden Information über das Thema ECM. Die Windream GmbH ist Sponsor der ECM-World, weil eine derartige ECMVeranstaltung im Westen Deutschlands dazu beiträgt, dass Thema „EnterpriseContent-Management“ in all seinen Facetten weiter bekannt zu machen und den Teilnehmern der Konferenz

aufzuzeigen, welche Möglichkeiten moderne ECM-Systeme den Anwendern bieten. Neben der CeBIT im Norden und der IT & Business im Süden Deutschlands bietet sich eine weitere ECM-Veranstaltung im Westen geradezu an.

Wege zu einer 2-Säulen-ECM-Strategie

DMS + Collaboration = ECM? Bernhard Zöller vom Beratungshaus Zöller & Partner beleuchtet in seinem Keynote-Vortrag die Unterschiede, Abgrenzungen und Überschneidungen von DMS und Collaboration.

Für Anwender ist der Markt für Enterprise-Content-Management (ECM) unübersichtlich. Der Begriff ist unkonkret, schlecht übersetzbar und steht in Marktpraxis für viele unterschiedliche Funktionsthemen wie DokumentenManagement, elektronische Archivierung, Output Management etc.

Eine relativ neue Gattung zur Content-Verwaltung und Prozessorganisation mit neuen Einsatzfeldern und Zielgruppen wird als Collaboration bezeichnet. Darunter werden häufig Anwendungen verstanden, die typischerweise auf Basis moderner Web-Technologien für die interne und externe Projektmitarbeit unterschiedliche Anwendungskomponenten wie Teamräume, Audio-/Video-Messaging, Diskussionsforen, Blogs, Portalfunktionen, aber auch Dokumentablage und Dokumentenworkflows für Freigabe und Geneh-

migungsprozesse zur Verfügung stellen. Gerade bei Letzterem besteht eine funktionale Überlappung mit den „klassischen“ DMS-Lösungen am Markt, die seit Jahren mit wachsendem Erfolg die Anforderungen zur ordnungsgemäßen Ablage und Archivierung, Dokumenten-Management und E-Akte und die für diese Aufgaben notwendigen Prozesse abdecken. Diese funktionale Überlappung lässt sich aber in der Praxis selten vermeiden, weil es derzeit faktisch so ist, dass die für die genannten Collaboration-Funktionen geeigneten Systemangebote schlechte Plattformen für DMS/Akte/Archivierung sind. Es funktioniert, aber nur mit sehr hohem Aufwand, weil die Collaboration-Plattformen für hochvolumige, transaktionale Massendokumentverarbeitung architektonisch und funktional nicht designt wurden.

Deshalb ist es nur logisch, dass auch im großen Rhein-Ruhr-Wirtschaftsraum eine Veranstaltung zum Thema „ECM“ stattfindet, und der Standort Düsseldorf mit seiner zentralen Lage ist quasi das Zentrum der gesamten Wirtschaftsregion. Allein schon deshalb empfehlen wir allen Unternehmen den Besuch der ECM-World; ganz zu schweigen von der einmaligen Chance, die vielfältigen Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements im direkten Vergleich unterschiedlicher Systeme kennenzulernen.

Vortrag: Archivierung reicht nicht mehr beim E-Mail-Management, 15. September, 16.15 Uhr, ECM World.

Außerdem fehlen die in diesen Märkten zwingend notwendigen Peripheriefunktionen wie tief integrierte Scan-Software, Integrationsschnittstellen für SAP und andere Fachanwendungen, die Schutzfunktionen zur einfachen Erfüllung regulatorischer Anforderungen etc. Umgekehrt verfügen die meisten DMS-Angebote derzeit bestenfalls über rudimentäre Collaboration Funktionen – wenn überhaupt.

Es ist für manchen Anwender schwer, die funktionalen Eignungen und Unterschiede der verschiedenen Anwendungskonzepte voneinander abzugrenzen und zu einer Eignungsbewertung für die eigenen Anforderungen zu kommen. Häufig erliegen Anwender bei oberflächlicher Marktbetrachtung dem Trugschluss, dass man für diese beiden Kernfunktionssäulen eine einzige Plattform einsetzen könne. Das mag für große Anwender gelten, die bereit sind, Aufwand in umfangreiche Anpassungen zu investieren, für kleinere Anwender ist das jedoch kaum möglich. Der Vortrag beleuchtet beide Marktkategorien und zeigt Wege zu einer 2-Säulen-ECMStrategie auf.

Vortrag: Keynote, 16. September, 9.30 Uhr, ECM World.

Dr. Michael Duhme, Pressesprecher der Windream GmbH: „Die ECM World trägt dazu bei, das Thema EnterpriseContent-Management weiter bekannt zu machen.“

Bernhard Zöller, Geschäftsführer Zöller & Partner und stellvertretender Vorstandsvorsitzender des ECM Geschäftsbereiches im Bitkom: „Für Anwender ist der Markt für Enterprise-ContentManagement unübersichtlich.“ BIT 5–2015

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ECM World Ausblick

ECM und der digitale Arbeitsplatz der Zukunft

Neue intelligente Ansätze Über global integrierte Unternehmen ohne Wissensinseln, bessere Lösungen für den Arbeitsplatz und virtuelle Assistenzsysteme referiert Dr. Peter Schütt von IBM Deutschland Dr. Peter Schütt, Leader Collaboration Solutions Software Strategy, IBM Deutschland GmbH: „Der klassische Ansatz allein mit Telefon, E-Mail und Office zu arbeiten, führt allenfalls immer weiter in die Überflutung.“

Die CAMSS-Technologien (Cloud – Analytics – Mobile – Social – Security) haben ein enormes Veränderungspotenzial in allen Industriebereichen, weil sie die Globalisierung mit neuen, digitalen Geschäftsmodellen in einem hohen Tempo vorantreiben. Selbst für Marktführer werden so auch Start-ups zu gefährlichen Wettbewerbern. Die Neuaufstellung geht einerseits in Richtung Kunden, die mit innovativen Apps die neu entstehenden Angebote nutzen sollen. Das erfordert andererseits, innerhalb der Unternehmen, aber auch eine entsprechende Aufstellung als global integriertes Unternehmen, in

dem es keine Wissensinseln mehr gibt.

Mitarbeiter müssen in dem Moment auf Informationen zugreifen können, wenn sie diese brauchen.

Wissensarbeiter haben es heute schon im Schnitt mit 128 E-Mails pro Tag zu tun – was ihnen im Mittel 28 Prozent der Arbeitszeit raubt. Der klassische Ansatz allein mit Telefon, E-Mail und Office zu arbeiten, führt allenfalls immer weiter in die Überflutung. Deshalb sind die Hersteller heute gefordert, auf Basis der CAMSS-Technologien bessere Lösungen für den Arbeitsplatz neu zu entwickeln. Smartphones und Tablets sind zur flexibleren Ar-

Aktuelle Trends der digitalisierten Arbeitswelt

Zweidimensionaler Ansatz Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten bei der Umsetzung ihrer Digitalstrategien. Guido Schmitz von der Pentadoc Consulting AG weiß, worauf es zu achten gilt.

Guido Schmitz, Vorstand der Pentadoc Consulting AG: „Wenn sich Unternehmen bei der Digitalstrategie nur Eindimensional entwickeln birgt das Gefahren für die Wettbewerbsfähigkeit.“

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Der Trendforscher Sven Gabor Janszky stellte kürzlich in einem Artikel fest: „Was ich in den vergangenen sechs Monaten an angeblichen Digitalstrategien in den Unternehmen gesehen habe, verdient leider in vielen Fällen den Namen nicht. Nur sehr wenige Unternehmen haben bislang eine Digital-Strategie aufgesetzt.“ Kein Unternehmen kann es sich heute noch leisten den Digitalisierungswandel zu ignorieren! 6o min ist nach Angaben der Allianz die vom Kunden erwartete Reaktionszeit auf eine E-Mail zu lau-

fenden Vertragsfragen. Das DISQ (Deutsches Institut für Service-Qualität) gibt die durchschnittliche Reaktionszeit auf eine Kunden-E-Mail bei Kfz-Filialversicherern mit 46 Stunden an. Was ist Wunsch, was ist Wirklichkeit? Eine Wahrheit lässt sich dagegen nicht verdrängen: 66 Prozent der Versicherungskunden würden im Falle negativer Service-Erlebnisse den Anbieter wechseln (Capgemini). Was läuft bei den Digitalstrategien in den Unternehmen falsch? Viele Unternehmen setzen Digitalisierung gleich mit Digitalem

beitsplatzgestaltung oder auch zur Erreichung von mehr Kundennähe bereits weit verbreitet. Die interne Nutzung von Social Services zur effektiveren Zusammenarbeit und Bewahrung des Wissens von Gruppen und Communitys ist zwar in der Automobilbranche schon länger erfolgreich, in anderen Branchen beginnt man aber damit erst jetzt. Social Daten und Inhalte von ECM-Systemen bleiben aber Datengräber, wenn sie nicht als Wissensquelle für die vor der Markteinführung stehenden, auf Analytics-Verfahren des Cognitive-Computings aufsetzenden Assistenzsysteme zum Einsatz kommen. Diese virtuelle Assistenten übernehmen zunächst einfache Standardaufgaben, bevor virtuelle Experten, die Fragen ähnlich wie wirkliche Menschen beantworten, zum Zuge kommen. Sie werden den Arbeitsplatz der Zukunft neu definieren und aus der Überflutung führen.

Vortrag: Keynote, 15. September, 10.45 Uhr, ECM World.

Marketing. Also der Optimierung der Facebook-, Twitter oder Youtube-Aktivitäten oder dem Aufbau eines OnlinePortals mit Experten-Chats und der Möglichkeit des Self-Services mittels zur Verfügung gestellter Online-Formulare. Doch wie bei einer Münze, so hat eine gute Digitalstrategie auch zwei Seiten oder besser gesagt zwei Dimensionen. Neben dem Digitalen Marketing muss eine gute Digitalstrategie auch das Digitale Büro konsequent adressieren. Wenn sich Unternehmen bei der Digitalstrategie nur Eindimensional entwickeln birgt das Gefahren für die Wettbewerbsfähigkeit. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und sich selbst in die Lage zu versetzen, auf neue Digitale Geschäftsanforderungen zu reagieren werden Unternehmen ihre Sachbearbeitungsprozesse überdenken und digitalisieren müssen.

Vortrag: Keynote, 15. September, 10 Uhr, ECM World.

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ECM World liefert Antworten zu Wirtschaftsthemen

Aktive Mitgestaltung notwendig Als Goldsponsor ist sich Optimal Systems über den Stellenwert der ECM World im Klaren. Geschäftsbereichsleiter Sven Kaiser hebt vor allem den Networking-Charakter des Kongres-

Höchstleistung im Kleinformat.

Kodak i2000 Scanner Serie kodakalaris.de/go/i2000 wissensaustausch.com

ses als auch die Funktion als Antwortengeber hervor.

Sven Kaiser, Geschäftsbereichsleiter Marketing & Markenstrategie, Optimal Systems GmbH: „Jeder kann heute wählen, wie und wo er arbeitet, denn mobile Geräte sind der Arbeitsplatz der Zukunft.“

Die Digitalisierung im Mittelstand beeinflusst die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen im internationalen Vergleich. In nahezu allen Branchen ist ein Handlungsdruck vorhanden, das bestehende Geschäft fit für die Zukunft zu machen und gleichzeitig neue Businessmodelle zu kreieren.

Wer diese Zeit nicht aktiv mitgestaltet, droht vom Markt absorbiert zu werden. Dabei ist vor allem der standortunabhängige Zugriff auf Informationen ein entscheidender Faktor. Jeder kann heute wählen, wie und wo er arbeitet, denn mobile Geräte sind der Arbeitsplatz der Zukunft. Ein Unternehmen, das keinen mobilen Zugriff auf Informationen ermöglicht, erzeugt Medienbrüche, verlangsamt Entscheidungen und produziert unnötige Kosten. Wenn Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf Daten und Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen steigert das die Effizienz der Zusammenarbeit und fördert die Reaktionsfähigkeit. Abstimmungen unter Mitarbeitern werden erleichtert, weil jederzeit und überall die passenden Informationen bereitstehen.

Dies lässt sich noch durch den Einsatz

von digitalen Workflows steigern.

Anwender von ECM-Software sind von den Vorteilen der darin enthaltenen Workflows so überzeugt, dass sie diese zu den unterschiedlichsten Zwecken einsetzen. Z. B. für Anlageninventar, Arbeitsplatzgruppenänderungen, Bedarfsmeldungen, Beschaffung, Angebotserstellung, Qualitätsmanagement, Investitionsfreigabe, Bewerbermanagement und natürlich auch für den Klassiker – der Workflow für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Was nutzt ein schnelles Bewerbungsverfahren, wenn bis zur vollständigen Einrichtung eines Arbeitsplatzes Tage oder Wochen ins Land gehen?

Mit einem Personalworkflow können alle Prozesse, die mit dem Eintritt, der Veränderung oder dem Austritt eines Mitarbeiters verbunden sind, vollständig digital abgebildet werden. Dies ist viel effizienter als die Laufzettel-Praxis, die noch in vielen Unternehmen verwendet wird. Mittelständische und große Unternehmen können sich auf der ECM World über die Leistungsfähigkeit von ECM-Software informieren, vergleichen. Die ECM World ist nicht nur deshalb interessant, weil sie als Networking-Kongress in einem der stärksten Wirtschaftsräume in Deutschland stattfindet, sondern vor allem, weil sie Antworten zu den derzeit aktuellsten Wirtschaftsthemen Digitalisierung, digitale Transformation und Industrie 4.0 liefert.

Vortrag: Über die Chancen und Grenzen des mobilen Arbeitens heute, 15. September, 14.40 Uhr, ECM World.

Soviel Leistung in einem kleinen Gerät.

Die neuesten Scanner der Kodak i2000 Serie sind einfach zu bedienen, überzeugen durch eindrucksvolle Produktivität und sind äußerst kompakt.

So teilen Sie Informationen schneller und beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse.

© 2015 Kodak Alaris Inc. Das Kodak Markenzeichen und die Handelsaufmachung werden unter Lizenz von Eastman Kodak Company verwendet. 07/15

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ECM World Ausblick

Einen neuen Partner mit an Board

Digitale Arbeitswelt Herwig Diessner vom ECM-World-Sponsor IBM freut sich über die neue Partnerschaft mit einem Cloud-Spezialisten und nutzt die ECM World in erster Linie, um auf neue MöglichHerwig Diessner, Marketing & Communications Analytics Platform, IBM Deutschland: „Auf der ECM World zeigt IBM, wie sich die neue Partnerschaft mit Box auf die digitale Arbeitswelt auswirkt.“

keiten für die unternehmerische Datenanalyse und Wissensmanagement, die sich im ECM-Umfeld ergeben, hinzuweisen.

Zur ECM World 2015 in Düsseldorf bringt IBM ihren jüngsten Partner mit – den Cloud-Spezialisten Box. Das Startup bietet eine Cloud-Umgebung, über die Unternehmen Daten und Informationen sicher speichern, freigeben und verwalten können. Die Bandbreite reicht vom Schutz vertraulicher Unternehmensdaten über die Entwicklung mobiler Apps bis hin zur

integrierten Datenanalyse. Die Partnerschaft mit IBM fokussiert sich auf die drei Schwerpunkte Inhaltsverarbeitung, Watson-Analytics sowie Social Business.

Auf der ECM World zeigt IBM, wie sich die neue Partnerschaft auf die digitale Arbeitswelt auswirkt. So steuern beispielsweise Versicherungen ihr Schadensmanagement mobil über

Vier Trends stellen ECM-Systeme auf den Prüfstand

Risikofaktoren ausmustern Um dem sich rasant ausbreitenden Content-Chaos Einhalt zu gebieten, ist eine neue Generation an ECM-Systemen nötig. Darauf weist auch Matthias Bauer vom ECM-WorldMatthias Bauer, Senior Solutions Engineer, Alfresco: „Ältere Systeme werden zum Risikofaktor. Sie sind nicht anpassungsfähig und damit nicht zukunftssicher.“

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Goldsponsor Alfresco, in seinem Vortrag hin.

ECM befindet sich im Umbruch. Vier aktuelle Trends verlangen nach völlig neuen Ansätzen: Neue Arbeitsweisen: Wenn Mitarbeiter auf Geschäftsunterlagen zugreifen und gemeinsam daran arbeiten, darf das nicht komplizierter sein als die Online-Buchung eines Hotelzimmers.

Außerdem erwarten sie mobiles Arbeiten und effiziente Zusammenarbeit.

Unternehmensgrenzen verschwinden: Unternehmen sind heute keine vollkommen eigenständigen Einheiten mehr. Sie sind Teil eines Netzwerks aus Unternehmen, Lieferanten, Händlern, internen Mitarbeitern, Freiberuf-

lern und Kunden. Daher ist es nötig, Content und Prozesse in diesem erweiterten Geschäftsumfeld gemeinsam mit anderen nutzen zu können.

Digitaler Content wächst exponentiell: Laut IDC-Prognosen wird die Menge an digitalen Inhalten zwischen 2010 und 2020 um das 50-fache steigen; 90 Prozent davon in Form unstrukturierter Daten, wie E-Mails, Dokumente und Video. Dieses „Big Data“-Problem macht Content-Management zu einer größeren und komplexeren Herausforderung denn je.

Hybride IT-Strukturen: ECM-Systeme müssen heute traditionelle lokale

die Cloud. Mit cloudbasierten ECMWerkzeugen beschleunigen Versicherer den Genehmigungsprozess, weil Außendienstmitarbeiter in Echtzeit auf aktuelle Informationen zugreifen können. Alle Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit zur sicheren Zusammenarbeit, nicht nur in den eigenen Teams, sondern auch mit Kunden und Partnern. Unternehmen analysieren in der Cloud auch unstrukturierte Daten aus Bildern, Videos oder E-Mails, um aus vorhandenem Wissen neue und oft unerwartete Erkenntnisse zu gewinnen.

Mit der Partnerschaft von IBM und Box eröffnen sich im ECM-Umfeld neue Möglichkeiten für die unternehmerische Datenanalyse und Wissensmanagement. Die ECM-World bietet den perfekten Rahmen dafür, um in persönlichen Gesprächen auszuloten, was dies für konkrete Kundenszenarien bedeutet.

Deployments (On-Premises), Virtualisierungen in der privaten Cloud und SaaS-Lösungen in der öffentlichen Cloud unterstützen – sowie alle denkbaren Zwischenstufen. Nur flexible Bereitstellungsoptionen bieten der IT die nötige Flexibilität, den sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen zu begegnen.

ECM System der ersten Generation bieten meist keine Antworten auf diese Herausforderungen. Sie basieren auf einer zwanzig Jahre alten Technologie. Da diese vielen Mitarbeitern zu behäbig ist, teilen sie Unternehmensdaten über File-Sharing-Dienste in der Cloud oder über private E-MailAccounts. Diese Schatten-IT bietet jedoch nicht die nötige Kontrolle, Sicherheit und Compliance. Ältere Systeme werden so zum Risikofaktor. Um dem Content-Chaos Einhalt zu gebieten, ist eine neue, moderne Generation an ECM-Systemen nötig.

Vortrag: Vier Trends, die die ECM-Welt verändern, 15. September, 12.20 Uhr, ECM World.

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Papier war und ist der größte Hemmschuh

ECM treibt Digitalisierung voran Wie der elektronische Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD und das Smartphone-Scannen den Siegeszug des ECM in den Unternehmen vorantreibt, verdeutlicht Jürgen Biffar, Geschäftsführer der Docuware-Gruppe und Sponsor der ECM World.

Die Digitalisierung der Wirtschaft schreitet voran – in ihren administrativen Prozessen spielt Enterprise-Content-Management (ECM) die Schlüsselrolle. Einerseits bietet ECM mit Dokumenten-Management, Workflow und Archivierung schon seit Jahren alle Elemente zur effizienten digitalen Abbildung betrieblicher Strukturen und Prozesse. Andererseits war und ist immer noch das Papier der größte Hemmschuh. Zwei wesentliche Technologien zur Beseitigung der Papierwirtschaft sind der elektronische Rechnungsaus-

tausch mit ZUGFeRD und das Smartphone-Scannen.

Immer mehr ERP-Hersteller unterstützen mittlerweile das ZUGFeRD-Format für Rechnungsversand und -verarbeitung. Zusätzlich bieten die ECMHersteller so genannte End-to-End-Lösungen, mit denen nicht nur der ZUGFeRD-Rechnungseingang automatisiert verarbeitet wird, sondern auch Lieferanten die Möglichkeit erhalten, mit geringem Aufwand und kostengünstigZUGFeRD-Rechnungen zu versenden.

So steigen Unternehmen jeder Größe

Social ECM: Herzstück der Digitalen Transformation

Willkommen im Wandel Social ECM beschreibt die logische und konsequente Weiterentwicklung des klassischen ECM-Ansatzes. Davon ist Mario Dönnebrink von der Dvelop AG überzeugt. Das Unternehmen ist Silbersponsor der diesjährigen ECM World.

Trends wie Cloud-Computing, soziale Netzwerke oder mobiles Arbeiten verändern Bedürfnisse und schaffen neue Herausforderungen – laufend. Darum ist Wandlungsfähigkeit ausschlaggebend für den zukünftigen Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art. Voraussetzung dafür ist die konsequente Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Fachverfahren.

Social ECM sorgt dafür, dass das gesamte fachliche, organisatorische und soziale Wissen einer Organisation jederzeit und überall in einer einfa-

chen Art und Weise zugänglich ist – und in vielfältiger Form nutzbar. Der Begriff beschreibt die logische und konsequente Weiterentwicklung des klassischen ECM-Ansatzes. Social ECM kombiniert klassisches Dokumentenmanagement mit dem unmittelbaren Informationsaustausch und Kollaboration in dynamischen Arbeitsgruppen und einem sicheren CloudSpeicher für individuelles Teilen von Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg. Vom digitalen Archiv über spezifische Workflows bis zu

sehr einfach vom papiergebundenen auf den elektronischen Rechnungsaustausch um. Die Rechnung als einer der Haupt-Papiererzeuger entfällt.

Als zweite sehr interessante Technologie hat das Scannen von Papierdokumenten mit dem Smartphone einen Reifegrad erreicht, der den produktiven Business-Einsatz erlaubt. Natürlich ersetzt ein Smartphone keinen leistungsfähigen Einzugsscanner oder Multifunktionskopierer. Aber es kann nun problemlos für das gelegentliche Scannen am Arbeitsplatz, zu Hause oder unterwegs verwendet werden – der Papieranfall wird damit bereits an der Quelle beseitigt. Heute sind die besten Scan-Apps genauso einfach zu bedienen wie man das von einer Smartphone-App gewohnt ist. Sie integrieren sich gleichermaßen in On-Premise- und Cloud-ECM-Lösungen und liefern sehr gute Scanergebnisse. Diese können einfach mit OCR bearbeitet und automatisiert den ECM-Prozessen zugeführt werden.

hoch-integrierten Unternehmensprozessen bildet Social ECM das Rückgrat moderner, flexibler Abläufe. Dabei stehen Anwenderfreundlichkeit, Skalierbarkeit sowie ein Höchstmaß an Sicherheit und Mobilität im Fokus.

Denn der Social-Trend verändert auch Arbeitsweisen und den Umgang mit Informationen grundlegend. Social ECM stellt sicher, dass Mitarbeiter jederzeit innerhalb des Unternehmens oder sogar über Organisationsgrenzen hinaus in Arbeitsgruppen zusammenarbeiten können.

Dabei entsteht der Bedarf, Informationen und Dokumente aus gesicherten digitalen Unternehmensprozessen mit externen Beteiligten und sogar privaten Empfängern zu teilen.

Darum beinhaltet durchdachtes Social ECM auch sichere Cloud-Services.

Jürgen Biffar, Geschäftsführer der Docuware GmbH: „Das Scannen von Papierdokumenten hat mit dem Smartphone einen Reifegrad erreicht, der den produktiven Business-Einsatz erlaubt.“

Mario Dönnebrink Vorstand Vertrieb & Marketing, CMO, Dvelop AG: „Social ECM bildet das Rückgrat moderner, flexibler Abläufe.“

Vortrag: Social ECM als Antwort auf den digitalen Wandel, 15. September, 12.55 Uhr, ECM World.

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ECM World Ausblick

Hybride Archivierung mit PDF/A-3

Archivtaugliche Variante Was sind die Besonderheiten des PDF/A-Standards für die Langzeitarchivierung? Wo liegen die Vorteile der hybriden Archivierung? Diese und weitere Fragen sind Gegenstand Thomas Zellmann, Geschäftsführer, PDF Association: „Solange sich ein Dokument noch im Lebenszyklus befindet, ist nicht vorhersehbar, welche Version die finale sein wird.“

des Vortrages von Thomas Zellmann von der PDF Association.

PDF/A-3 lässt sich sowohl mit digital erzeugten als auch mit gescannten Dokumenten sehr gut verwenden. Bei „Born Digital“-Dokumenten steht die hybride Archivierung als Anwendungsfall an erster Stelle, die durch die Verwendung von PDF/A-3 wesentlich verbessert wird. Solange sich ein Dokument noch im Lebenszyklus befindet, ist nicht vorhersehbar, welche Version die finale sein wird. Um sicherzustellen, dass man zu jeder Zeit eine archivtaugliche Variante hat, wird zu jeder neuen Version eine PDF/A-Datei

erstellt. Ergebnis sind zwei Dateien, die eigentlich zusammengehören – die Quelldatei und das PDF/A-Pendant, beide werden archiviert, daher „hybride Archivierung“. So können bei der E-Mail-Archivierung in einer PDF/A-Datei, die Original-E-Mail im MSG-Format sowie Attachments, integriert werden. Der Vorteil: In einer Datei sich die langfristig lesbaren PDF/A-Dokumente und Dateien im nativen Format organisiert und stehen damit zentral im Zugriff. Ein weiteres Beispiel ist der elektronische Rech-

Automatisierung vs. kollaborative Arbeitsformen

Hin zur digitalen Transformation Karl Heinz Mosbach, ELO-Geschäftsführer und Goldsponsor der ECM World, betrachtet Lösungsstrategien zur Prozess-

Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH: „In Zukunft wird es eine Vermischung geben, bei der sowohl automatisierte Prozesse als auch das kollaborative Arbeiten verzahnt erfolgen.“

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optimierung. Schwerpunkt ist dabei die Verzahnung von automatisierten Prozessen und kollaborativem Arbeiten.

Die Welt wird digital – im Geschäftsalltag ist dies jedoch noch kein Selbstverständnis. Mittlerweile gehören Computer, Tablet-PC und Smartphone zu unseren Standardarbeitswerkzeugen.

Doch noch immer dominieren Papier und die manuelle Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten, Rechnungen und Belegen. Diese Rückständigkeit kostet die Wirtschaft gesamtheitlich gesehen Milliarden. Die Antwort lautet: hin zur digitalen Transformation und automatisierten Prozessen. Am liebsten „out-of-the-box“. In diesem

Sinne stellt die ECM-Branche Lösungen für das automatisierte Management von Rechnungen, Reisekostenabrechnungen oder Verträgenbereit. Vorgefertigte Musterlösungen lassen sich z. B. innerhalb kürzester Zeit kundenspezifisch anpassen. Dabei geht das volle Nutzenpotenzial weit über das bloße Archivieren und Wiederfinden von Dokumenten hinaus. Den Mehrwert bringen deren intelligente Erfassung und kontextbezogene Verarbeitung. Dazu kommen das mobile Arbeiten, die einfachere Erfüllung

nungsaustausch auf ZUGFeRD-Basis.

Als Übertragungsformat wird das PDF/A-3-Format bevorzugt. In diesen PDF/A-3-Dateien sind dann die visuell erfassbare Rechnung im PDF/A-Format sowie ein maschinell verarbeitbarer XML-Datensatz enthalten. Der Rechnungsempfänger nutzt diesen Datensatz nur einmal, nämlich zur Übergabe an sein Buchhaltungssystem.

Danach wird er nicht mehr gebraucht.

Hingegen der Archivteil der PDF/ADatei, also das visuelle Abbild, wird langfristig archiviert. Für den Fall, dass der Rechnungsempfänger nicht in der Lage ist, XML-Daten zu verarbeiten, ist das Attachment sogar bedeutungslos. Er nutzt dann nur das digitale Image der Rechnung und übergibt die darin enthaltenen Daten an die Buchhaltung.

Vortrag: Erfolgsfaktoren bei der hybriden Archivierung mit PDF/A-3, 16. September, 11.50 Uhr, ECM World.

von Compliance-Richtlinien, der Aufbau eines Risiko-Managements oder die inhaltliche Auswertung unstrukturierter Daten.

Für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb bedarf es heute insbesondere auch der richtigen Kommunikation und Zusammenarbeit. Galt früher eher der Ansatz „Wissen ist Macht“, so hat sich inzwischen eine Kultur des Teilens entwickelt. Maßgeblich dazu beigetragen haben die mobilen Endgeräte sowie Social-Media-Plattformen. Diese Entwicklung ist zwischenzeitlich auch im B2B-Bereich angekommen.

Wissenschaftlich gesehen versucht man oftmals, Mitarbeitern Rollen zuzuweisen. In Zukunft wird es eine Vermischung geben, bei der sowohl automatisierte Prozesse als auch das kollaborative Arbeiten verzahnt erfolgen.

Vortrag: Automatisiert versus Kollaborativ – Lösungsstrategien zur Prozessoptimierung, 16. September, 12.25 Uhr, ECM World.

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Fragen und Missverständnisse zur GoBD

Praxisnah erläutert Eine moderierte Fragen & Antwort Session zur GoBD gibt es in diesem Jahr auf der ECM World mit Dirk-Peter Kuballa, vom Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein und Mitautor der GoBD, der hier als freiberuflich Vortragender tätig ist, sowie Bernhard Zöller von Zöller & Partner.

Manchmal wundert man sich ein wenig. Wir haben in Deutschland seit 1995 eine schriftliche Erlaubnis des BMF zur Implementierung papierloser Prozesse inkl. der Erlaubnis, die gescannten Originale zu vernichten (GoBS1 vom 7.11.1995). Nun ist ein diese DMS-freundliche Haltung bestätigende Neuauflage erschienen (GoBD2 vom 14.11.2014) und eine Welle der Diskussionen erweckt den Anschein, als sei etwas Schlimmer passiert.

Der Reihe nach: Seit 1995 gab es mit der GoBS eine vom Bundesminister der Finanzen öffentlichelegitimierte Anleitung, wie man elektronische Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt.

Diese Anleitung war mit 17 Seiten übersichtlich, der Text nicht sonderlich kompliziert und damit auch les- und verstehbar. Was häufig übersehen wird: mit der GoBS erteilte das BMF auch die schriftliche Erlaubnis für das so genannte ersetzende Scannen, was nach unserem Kenntnisstand in Europa einmalig war und den Anwendern erlaubte, die alten Papierprozesse konsequent abzulösen. Im Laufe der

Jahre war klar, dass eine Renovierung der Texte notwendig ist, auch weil es seit 2002 mit der GDPdU3 eine weitere Verwaltungsanweisung gab, die zwar eine andere Zielsetzung hatte (maschinell auswertbare Daten) aber mit der GoBS in Teilen doch überlappend war.

Im November 2014 wurde dann das Nachfolgedokument, die GoBD veröffentlicht. Nach Sichtung ist klar: das BMF setzt die bisher angewandte Technologie-freundliche Haltung fort und vereinfacht vielen Anwendern die Umsetzung der Anforderungen zur ordnungsgemäßen Ablage elektronischer Unterlagen, wie beispielweise in einem DMS. Die GoBD sind mit 37 Seiten etwas umfangreicher, ersetzen aber nicht nur die 17 Seiten GoBS sondern auch die seit 2002 geltenden GDPdU und die bisher zu berücksichtigenden Fragen & Antwort-Dokumente des BMF zur GDPdU, weil sie auch einige Beispiele aus der Praxis zur Erläuterung beinhalten. Mit anderen Worten: Umfang und Inhalt lassen sich einfach erschließen und das BMF bestätigt

Fußnoten: 1

Grundsätze ordnungsmäßiger IT-gestützter Buchführungssysteme. Die GoBS wurden von der AWV

seine DMS-freundliche Grundhaltung.

Trotzdem kommt es nach unserer Wahrnehmung zu vielen Diskussionen zu Detailaspekten aus den 184 Randziffern der GoBD wie beispielsweise: Ist ersetzendes Scannen trotz der TR Resiscan des BSI unter den gleichen Bedingungen erlaubt wie bisher? Darf man E-Mail-Formate konvertieren?

Wann muss man das OCR-Ergebnis der Dokumentenklassifikation aufbewahren? Muss man ein DMS verwenden oder darf man auch im File-System ablegen? Darf man ZUGFeRD-Rechnungen in Tiff konvertieren? Ist Farbscanning jetzt Pflicht? Darf man Excel-Dokumente in PDF konvertieren? Darf man eingehende Tiff-Dokumente in PDF wandeln? Diese Liste lässt sich beliebig erweitern.

Auf der diesjährigen ECM World wird eine Art moderierte FAQ zu den häufigsten Fragen und Missverständnissen zur GoBD stattfinden.

Interessenten können im Vorfeld unter info@zoeller.de Fragen an die beiden Moderatoren senden.

Vortrag: Die häufigsten Fragen zu den GoBD aus der Praxis, 15. September, 16.50 Uhr.

Moderatoren der Fragen & Antwort Session sind DirkPeter Kuballa (oben), vom Finanzministerium Schleswig-Holstein, sowie Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH.

Leading ECM Technology

Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung erarbeitet und mit einem BMF-Begleitschreiben am 7. November 1995 veröffentlicht (IV A 8 – S 0316 – 52/95- BStBl 1995 I S. 738).

2

Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,

Cloud

Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Veröffentlicht am 14. November 2014 (GZ IV A 4 – S 0316/13/10003, DOK 2014/0353090).

3

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Verwaltungsanweisung, die mit

On Premise

Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 17. Juli 2001 veröffentlicht wurde mit Wirkung zum 1.1.2002. Im Herbst 2012 aktualisiert wegen des Wegfalls der Signaturpflicht bei vorsteuerabzugsfähigen,

docuware.com

elektronischen Eingangsrechnungen.

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ECM World Ausblick

Eine neue Flexibilität für das Arbeiten

Ganzheitliche Sicht notwendig Björn Negelmann von Kongress Media und Programmverantwortlicher der ECM World über die neue Herausforderungen für die nächste Generation des ECM, die über Verwaltung und Björn Negelmann, Head of Conferences von Kongress Media und Programmverantwortlicher der ECM World: „Ich verfolge die Vision, dass wir mit der Veranstaltung einen Beitrag zur digitalen Renaissance des unternehmensweiten Informationsmanagement leisten.“

Archivierung von digitalisierten Dokumenten hinausgeht.

Als Programmverantwortlicher der ECM World 2015 verfolge ich die Vision, dass wir mit der Veranstaltung einen Beitrag zur digitalen Renaissance des unternehmensweiten Informationsmanagement leisten. ECM ist ein wichtiger Baustein im Prozesssystem der Unternehmen. Wie aber jüngste Studien z. B. der Industry Watch 2015 der AIIM zeigen, sind immer noch nicht alle Unternehmen soweit, dass man von einem ganzheitlichen Ansatz bei der Sicherung und Verwahrung geschäftskritischer Unternehmensinfor-

mationen sprechen kann. Ferner stehen die Unternehmen unter dem Druck, dass sie ihre Mitarbeiter mit besseren und relevanteren Informationen versorgen müssen. Die digitale Arbeitswelt verlangt eine neue Flexibilität für das Arbeiten – bei gleichzeitiger Festschreibung der Sicherheitsund Compliance-Standards der analogen Welt. Der Mitarbeiter braucht eine optimale Unterstützung im Geschäftsprozess. Suchzeiten für Informationen müssen vermieden bzw. dezimiert werden. Relevante Informationen soll-

ECM World stellt Anwender in den Vordergrund

Keine Digitalisierung ohne ECM Die Digitalisierung führt zu tiefgreifenden Veränderungen in der Unternehmensorganisation. Ein Thema, dass auch die

Frank Früh, Bereichsleiter ECM im Bitkom: „Auf der ECM World steht der Anwender im Vordergrund, der zunehmend auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen beheimatet ist.“

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ECM World beschäftigt. Der Branchenverband Bitkom ist auch 2015 wieder Partner der zweitägigen Konferenzmesse, sehr zur Freude von Bereichsleiter Frank Früh.

Die Digitalisierung ist allgegenwärtig.

Bankgeschäfte erledigt man heute ganz selbstverständlich im Internet und das Taxi wird per App bestellt. Dienste wie iTunes und Netflix haben den Musikund Videomarkt revolutioniert, Anbieter wie Amazon und Ebay verändern das Kaufverhalten der Konsumenten.

Laut einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Bitkom geben 70 Prozent der Unternehmen an, dass die Digitalisierung eine große Herausforderung

für sie darstellt. 86 Prozent der Unternehmen sehen sie als Chance.

Die Digitalisierung prägt nicht nur Produkte und Geschäftsmodelle, sondern führt auch zu tiefgreifenden Veränderungen in der Unternehmensorganisation. In acht von zehn Unternehmen beschleunigt die Digitalisierung nach eigenen Angaben die externe Kommunikation mit Kunden, und in drei von vier Unternehmen die interne Kommunikation unter den eigenen

ten im Kontext der Tätigkeit und Prozesse verfügbar gemacht werden. Zu jedem Zeitpunkt ist eine ganzheitliche Sicht auf den Geschäftsvorgang nötig – von überall und von jedem Endgerät.

Zu guter Letzt müssen in der digitalen Arbeitswelt von Morgen die Prozesse neu vom digitalen Kunden her gedacht werden. Digitale Selbstbedienungsprozesse ersetzen klassische Dokumenten-basierte Prozesse – die Anforderung nach Dokumentation der Geschäftsvorfälle bleibt aber. Hier stellen sich neue Herausforderungen für die nächste Generation des ECM, die über Verwaltung und Archivierung von digitalisierten Dokumenten hinausgeht.

Diese und weitere Weiterentwicklungen des ECM-Ansatzes diskutiert – auf Twitter auch unter dem Hashtag #ECMnext. Die ECM World 2015 macht diese Trends und ihre Konsequenzen für den Lösungsansatz zum Schwerpunkt der zweitägigen Veranstaltung. Und darauf freuen wir uns!

Mitarbeitern. Das stellt Unternehmen vor ganz neue Herausforderungen.

Deshalb sind geeignete Tools notwendig, die den Mitarbeitern eine effizientere Arbeitsweise erlauben. Mit Enterprise-Content-Management-Systemen sind Unternehmen bestens gerüstet.

Der Trend, jederzeit und am besten überall arbeiten zu können bringt auch die Notwendigkeit mit sich, mobile Dokumente und Prozesse zu unterstützen. In genau diesem Spannungsfeld treffen sich Kunden und Anbieter von ECM-Lösungen auf der ECM World zum Informations- und Erfahrungsaustausch. Dabei steht der Anwender im Vordergrund, der zunehmend auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen beheimatet ist. Als Kombination aus Kongress und NetworkingEvent ist die ECM World für Geschäftsführer, IT-Leiter, Führungskräfte und ECM-Experten eine gute Plattform zum Erfahrungsaustausch. Bitkom freut sich daher, auch 2015 Partner der ECM World zu sein.

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ID-Netsolutions: Für kundenindividuelle Lösungen

Optimale Prozesse ID-Netsolutions bietet Unternehmen nachhaltig wirkende IT-gestützte Lösungen zur Verbesserung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse. Dabei liegen die Kernkompetenzen auf der Beratung und erfolgreichen Umsetzung von Lösungen zu den Themen EIM, ECM, Rechnungs-, Dokumenten- und Workflow-Management sowie Archivierung.

Kunden der ID-Netsolutions GmbH suchen Lösungen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren. „Wir betrachten Projekte ganzheitlich und konzipieren kundenindividuelle Lösungen und ITProdukte. In unseren Kerngeschäftsfeldern Enterprise-Content-Management (ECM) sowie Dokumenten- und Workflow-Management betreuen wir bundesweit eine Vielzahl an Unternehmen unterschiedlichster Größen und Branchen auf ihrem Weg in die Digitalisierung“, skizziert Adrian Ave, geschäftsführender Gesellschafter der ID-Netsolutions, den Beratungsansatz. Als ELO Business-Partner setzt ID-Netsolutions das Dokumenten-Management-System (DMS) ELO sowie das unternehmenseigene Produkt docufied smartInvoice ein. Letzteres ermöglicht Unternehmen, ihr Rechnungsmanagement effizienter und transparenter in die Unternehmensabläufe einzubinden.

Digitale Verarbeitung

Digitalisierung der Eingangspost genutzt wurde, galt es anschließend, die Eingangsrechnungsverarbeitung durch integrierte Workflows zu steuern. Heute werden bei Cadooz Eingangsrechnungen und -gutschriften digital verarbeitet, Rechnungen zentral gescannt und automatisch in ELO Enterprise importiert. Die buchhalterischen Informationen der Belege werden mit der Belegerkennung ELO DocXtractor Invoice ausgelesen und an den bereits in ELO archivierten Beleg übergeben. Es folgt ein automatisierter Workflow in docufied smartInvoice zur Rechnungseingangsverarbeitung.

Sind alle Schritte des Workflows durchlaufen, ist die Bearbeitung des

Eingangsbeleges abgeschlossen. Wurde die Rechnung als gültig erkannt, wird sie über Microsoft Dynamics NAV bezahlt. Sollte hingegen die Rechnung sachlich oder buchhalterisch nicht korrekt sein, wird der Beleg als ungültig markiert, der Workflow beendet und es erfolgt eine Vorgangsklärung.

Wichtig: Zu den Rechnungen gehörende E-Mails werden als „mitgeltende Dokumente“ in docufied smartInvoice mit dem Beleg verknüpft.

Dies erfüllt automatisch die Gesetzesvorgaben an Unternehmen zur Archivierung geschäftsrelevanter Unterlagen.

Circa 20000 Dokumente werden bei Cadooz pro Jahr in ELO verwaltet, rund 80 Arbeitsplätze profitieren von dieser Digitalisierung. Sebastian Achenbach, Projektleiter bei Cadooz, zieht ein positives Fazit: „Wir haben unsere Ziele in kürzester Zeit erreicht: den direkten Zugriff auf jetzt schnelle Prozesse und weniger Papiereinsatz.

Als nächstes Teilprojekt führen wir zusammen mit ID-Netsolutions die digitale Vertragsakte ein. Die Zusammenarbeit hat sich für uns bewährt.“ Auf die Integration der IT-Lösungen folgen Schulungen vom Admin bis zum Anwender sowie IT-Service und Support. Experten der ID-Netsolutions begleiten die Projekte: Entwickler, Business und Technical Consultants – damit Lösungen nachhaltig wirken. (www.id-netsolutions.de)

Adrian Ave, geschäftsführender Gesellschafter der ID-Netsolutions: „Wir betrachten Projekte ganzheitlich und konzipieren kundenindividuelle Lösungen und IT-Produkte.”

Die Lösung docufied smartInvoice bietet eine invididuell anpassbare Benutzeroberfläche.

Für die Hamburger Cadooz GmbH, einem der führenden Full-ServiceAnbieter für Produkt- und IncentiveLösungen in Deutschland, digitalisierte ID-Netsolutions die Geschäftsprozesse und organisierte diese mit dem DMS ELO Enterprise. Zielsetzung: Vermeidung von Papier bei dokumentenbasierten Arbeitsabläufen.

Nachdem ELO zunächst nur für die BIT 5–2015

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ECM World Fokus

Kodak Alaris: Neue Modelle für mehr Produktivität und Sicherheit

Wenn Effizienz zählt Gerade wenn es darum geht, große Mengen an Papierdokumenten zu digitalisieren, ist der Faktor Zeit bares Geld. Bei den Scannern der neuen Kodak i4000er Serie hat Kodak Alaris viele Details umgesetzt, die für einen reibungslosen Workflow oder besser gesagt Papierflow sorgen. Die neuen Scannermodelle werden erstmals auf der ECM World vorgestellt.

Der brandneue Kodak i4850 ist mit einem Durchsatz von bis zu 150 Blatt pro Minute das Flaggschiff der neuen Kodak i4000 Serie.

Kodak Alaris hat stets ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge und lässt diese in die Weiterentwicklung ihrer Geräte einfließen. So auch bei den Scannermodellen Kodak i4250 und i4650 sowie bei dem brandneuen Kodak i4850. Es ist nicht alleine die Geschwindigkeit, die beim Scannen zählt, vielmehr gilt es, Unterbrechungen zu eliminieren und damit die Produktivität und Sicherheit zu erhöhen.

Perfektes Handling Ein gutes Beispiel dafür ist die neue Handhabung bei einem Doppeleinzug.

Die betreffenden Blätter werden nicht vollständig ausgeworfen, sodass der Nutzer sofort erkennt, was den Fehler verursacht hat. Am Display der Scanner kann nun entschieden werden, ob

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ein Rescan erforderlich ist. Hilfreich ist auch die neue Pause-Taste. Wird Schmutz auf einem Scan erkannt, kann so der Scanvorgang unterbrochen und der Scanner gereinigt werden.

Der intelligente Dokumentenschutz (IDP) „hört“ buchstäblich auf die Arbeitsgeräusche im Gerät und stoppt den Papiereinzug, wenn Geräusche von zerknitterndem Papier registriert werden – zur Verhinderung von Papierstaus, Papierschäden und Fehleinzügen.

Intelligentes Imprinting hilft große Stapel ohne Unterbrechung zu organisieren. Bei dem neuen Kodak i4850 können Datum, Uhrzeit und andere Informationen auf die gescannten Dokumente gedruckt werden, was die Verarbeitung von großen MultiBatch-Jobs nachvollziehbar macht.

Intelligente Funktionen Das integrierte Barcode-Lesesystem erkennt bis zu vier Barcodes auf einer Seite und kann so die Daten entsprechend in Unternehmensanwendungen integrieren. Eine zusätzliche BarcodeSoftware ist nicht nötig, da die neue Kodak i4000 Serie das Lesen von QRCodes und zehn gängigen Barcodes unterstützt.

Die Kodak Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie sorgt für scharfe und klare Scanergebnisse, unabhängig vom Zustand des Originaldokuments.

Das vereinfacht nachgelagerte Prozesse wie OCR und bringt präzisere Ergebnisse. Das integrierte Bildkompressionsverfahren ist Resiscan konform.

Kodak Capture Pro Software Limited Edition bietet Funktionen wie Drag-and-Drop-Texterkennung (OCR), Volltext-OCR für durchsuchbare PDFs, unterstützt PDF/A, Stapeltrennung und die direkte Anbindung an Microsoft SharePoint.

Die Scanner der neuen Kodak i4000 Serie kommen überall dort zum Einsatz, wo großen Mengen an Papierdokumenten digitalisiert werden müssen: in Poststellen von Unternehmen, Versicherungen, Banken und Behörden, bei Scan-Dienstleistern und Service-Anbietern. Während die Modelle Kodak i4250 und i4650 nun 110 bzw.

130 Blatt pro Minute verarbeiten – ist der brandneue Kodak i4850 mit einem Durchsatz von bis zu 150 Blatt pro Minute das Flaggschiff der neuen Serie.

Verschiedene Servicepakete wie vorsorgliche Inspektionen, Installation, Training, priorisierte Reaktionszeiten, Fernwartung, 24-Stunden-Ersatzbeschaffung und Software-Versicherungen garantieren, dass die Scanner von Kodak Alaris dauerhaft mit maximaler Performance und Effizienz arbeiten. (www.kodakalaris.com/go/di)