Bytte av forretningsfører i praksis

Der vi lever våre liv

Solen varmer mer hjemme enn noe annet sted i verden.

Hva trenger dere å gjøre? 1.

Styret vedtar å bytte til Solibo

2.

Signerer avtale med Solibo og fullmakt til bank

Dere er i mål med deres oppgaver!

Bytte av forretningsfører

Dette gjør Solibo

Start oppsigelsesfrist

Organiserer signering av kontrakt Ordner om ønskelig med oppsigelse av tidligere forretningsfører

Å samarbeide med Solibo skal være veldig enkelt, fra start til slutt. Ønsker du å bytte forretningsførsel til oss er det eneste styret trenger å gjøre to enkle signeringsoppdrag.

Resten tar vi oss av!

En ny og enklere styrehverdag

Oppstart med Solibo

BANK

Ved hjelp av fullmakten ordner vi alt det praktiske med banken. Vi oppretter ny bankkonto for sameiet og kobler sammen banken med regnskapssystemet. Når tiden er moden avslutter vi den gamle bankkontoen. Overtakelse av regnskap i dialog med tidligere forretningsfører.

Setter opp deres nye styreportal og hjemmeside med informasjon til beboere. Styret velger om og evt. når de ønsker opplæring. Opplæring er gratis, også for fremtidige styrer. Starter innkreving av felleskostnader. Herfra og ut er vi til styrets disposisjon hver dag, hele året.

Lett å bytte

Hadde Bård Stranheim og styret i Sameiet Wessel Atrium vært klar over hvor enkelt det var å bytte forretningsførsel til Solibo hadde beslutningen vært tatt mye tidligere.

Som styreleder i Sameiet Wessel Atrium byttet vi til Solibo som forretningsfører. Jeg er overrasket over hvor komfortabel prosessen har vært og hvor lite arbeid som havnet på styret. Selve byttet var gjennomført på kun to signeringer med BankID.

Flere frarådet oss å bytte forretningsfører midt i året. Det viste seg å være helt smerte fritt, kanskje enda enklere enn å vente til årsavslutning. Solibo tok seg av hele overgangen med tidligere forretningsfører. Jeg fikk eksepsjonell god oppfølging både før, under og etter byttet. Prosessen gikk mer eller mindre av seg selv og jeg er glad styret tok valget om å gå over til Solibo.

Styreportalen Solibo leverer fra Solibo Home er intuitiv og veldig enkel å ta i bruk på egenhånd. Likevel satte vi pris på den bistanden vi fikk til å importere tidligere dokumenter og historikk, som vi hadde en del av, samt et stående tilbud om gratis opplæring. Vi har tidligere erfaring med en av de store leverandørene av forretningsførsel for sameier. Vi har også i en periode brukt sameiets egne ressurser til å ta ansvar for forretningsførselen. Nå er vi hos Solibo, og jeg er ikke i tvil om hva jeg vil anbefale!

Bård Stranheim, styreleder Sameiet Wessel Atrium

Vi trengte en aktør som kunne forvalte et sameie av vår størrelse

Ellingsrud Boligsameie valgte å bytte forretningsfører og gikk over til Solibo i august 2021. De er godt fornøyd med beslutningen.

En viktig årsak til at Ellingsrud Boligsameie valgte å skifte forretningsfører var at de ønsket en bedre økonomioppfølging enn det de hadde hatt:

– Gjennom Solibos løsning kan jeg nå hente ut regskapsoversikter selv, rett fra regnskapet. Det er en stor fordel siden jeg da alltid får helt oppdaterte regnskapstall og slipper å vente på at noen skal sende meg de rapportene jeg vil ha. Det gjør blant annet budsjettoppfølgingen enklere, sier Øystein Mogensen som er styreleder i boligsameiet.

Styrelederen trekker også frem fordelene med at de kan få bistand til langt mer enn bare selve forretningsførselen. Blant annet kan de få hjelp til styrearbeid, innhenting av tredjepartsopplysninger, utarbeidelse og utsendelse av årsmøtepapirer, og ikke minst gir styreportalen dem mulighet til å følge opp HMSarbeidet på en skikkelig måte og effektiviserer også kommunikasjonen med beboerne.

– Det siste er spesielt viktig siden vi er et stort boligsameie som består av 292 leiligheter fordelt på åtte blokker. Da er det viktig å ha et godt kommunikasjonssystem, fortsetter Mogensen. God og kvalitetssikret informasjon

Som i alle andre boligsameier er vedlikehold og rehabilitering viktige ingredienser i styrets hverdag. Så også i Ellingsrud Boligsameie. Bygningene var innflyttingsklare på begynnelsen av 1980tallet, og i dag har både fasader og vinduer nådd sin tekniske levealder. Styret har derfor startet arbeidet med å samle inn den informasjonen de trenger for å gjennomføre et prosjekt som innebærer etterisolering, utskifting av vinduer og betongrehabilitering.

– Det er et stort prosjekt som både vil kreve ekstern finansiering og god informasjon til beboerne, sier Mogensen.

Selv er han utdannet revisor og regner derfor med å kunne gjøre de fleste beregninger selv, blant annet hva rehabiliteringen vil koste den enkelte seksjonseier.

– Jeg tror allikevel at vi vil be Solibo om å kvalitetssikre tallene for oss, for det er viktig at vi får færrest mulig overraskelser. Solibo har også signalisert at de kan gi oss bistand til å beregne hvor mye penger vi har økonomi til å låne til de kommende rehabiliteringsarbeidene. Når vi etter hvert kommer i gang vil det også være naturlig at de tar prosjektregnskapet for oss, tilføyer han.

Grunnmuren for en enklere styrehverdag

Mogensen trekker spesielt frem styreportalen som et effektivt verktøy som gjør hverdagen enklere:

– Jeg satt i styret for noen år siden også, da uten et sånt system. Den gang jobbet vi mye tyngre enn vi gjør i dag. Nå ligger for eksempel alle sakene vi skal behandle listet opp i portalen. På den måten blir det lettere å holde oversikten. Det letter dessuten styrearbeidet at vi kan gi bedre og mer målrettet informasjon til beboerne enten via sms eller mail hvis det er noe som må kommuniseres, og vi kan også målrette kommunikasjonen slik at det bare er de som trenger informasjonen som får den, sier Mogensen.

Smidig overgang

Overgangen fra gammel forretningsfører til Solibo var smidig. De fikk raskt oversikt og kontroll over den daglige forretningsførselen og følger nå blant annet opp alle innbetalinger og purrer opp de som eventuelt ikke betaler på forfallsdato.

– Vi er godt fornøyd med de totale løsningene som Solibo kan levere. De har god kundeservice der jeg opplever at de tar telefonen når jeg ringer. De er med andre ord lette å få tak i og svarer raskt hvis vi har spørsmål. Jeg har derfor ingen problemer med å anbefale Solibo for andre boligsameier, avslutter Mogensen.

Øystein Mogensen, styreleder Ellingsrud Boligsameie