APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE CÁLCULO
Aplicaciones informรกticas de hojas de cรกlculo
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ontenido UNIDAD 9: Funciones .................................................................................................................... 5 Funciones matemáticas predefinidas en la aplicación de hoja de cálculo. .............................. 7 Reglas para utilizar las funciones predefinidas. ........................................................................ 8 Utilización de las funciones más usuales. ................................................................................. 9 FUNCIÓN SUMA .................................................................................................................... 9 Función MAX ....................................................................................................................... 10 Función MIN. ....................................................................................................................... 13 Función Promedio. .............................................................................................................. 15 Uso del asistente para funciones. ........................................................................................... 17 UNIDAD 10: Inserción de Gráficos, para representar la información contenida en las hojas de cálculo ......................................................................................................................................... 26 Elementos de un gráfico.......................................................................................................... 27 Creación de un gráfico ............................................................................................................ 29 Modificación de un gráfico...................................................................................................... 30 Estilo de diseño. .................................................................................................................. 31 Diseños de gráfico. .............................................................................................................. 32 Estilo de forma. ................................................................................................................... 35 La fuente.............................................................................................................................. 41 Cambiar fuente a una sola leyenda. .................................................................................... 44 Borrado de un gráfico.............................................................................................................. 44 Eliminar leyenda. ................................................................................................................. 45 UNIDAD 11: Inserción de otros elementos dentro de una hoja de cálculo ................................ 46 Imágenes ................................................................................................................................. 47 Imágenes desde archivo. ..................................................................................................... 50 Autoformas ............................................................................................................................. 52 Texto artístico.......................................................................................................................... 53 Otros elementos...................................................................................................................... 54
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UNIDAD 12: Impresión. ............................................................................................................... 56 Zonas de impresión ................................................................................................................. 57 Especificaciones de impresión ................................................................................................ 60 Impresora: ........................................................................................................................... 60 Intervalo de páginas ............................................................................................................ 61 Imprimir:.............................................................................................................................. 62 Copias: ................................................................................................................................. 62 Configuración de página.......................................................................................................... 63 Márgenes............................................................................................................................. 63 Orientación.......................................................................................................................... 65 Encabezados y pies y numeración de página. ..................................................................... 66 Vista preliminar ....................................................................................................................... 67
ontenido
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UNIDAD 9: Funciones
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En esta sesión vamos a conocer el funcionamiento de las funciones en Excel.
Las Funciones son la primordial característica de una Hoja de Cálculos.
Con el objetivo de sacarle el mayor aprovechamiento al Excel , es importante comprender el manejo de las funciones.
El curso constará de sesiones de teoría y prácticas siempre acompañadas con ordenador. A menudo necesitará realizar cálculos sobre conjunto de celdas que forman una columna o una fila. Visualice el siguiente ejemplo, deseamos sumar 12 números que ocupan desde la celda A2 hasta la A13.
Con el conocimiento que tenemos hasta ahora del Excel la única forma que conocemos es la siguiente.
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Esta labor sería muy tediosa, por ello en esta sesión veremos cómo agilizar nuestras tareas haciendo uso de las funciones que nos proporciona la aplicación Excel. Funciones matemáticas predefinidas en la aplicación de hoja de cálculo.
En puntos posteriores explicaremos el modo de introducción de las funciones. El Excel 2007 tiene un total de 346 funciones predefinidas, distribuidas en diferentes categorías:
Funciones de cubo o
Las funciones de cubo en Excel nos ayudan a obtener información de un cubo OLAP y colocar la información directamente en una hoja de Excel
Funciones de base de datos o
Funciones de fecha y hora o
Utilice esta categoría para localizar valores de un rango Le permitirá trabajar con fechas , horas..
Funciones de ingeniería o
Realizarás cálculos para desarrollos en el campo de la ingeniería.
Funciones financieras o
Realiza cálculos de operaciones financieras tales como tasas de interés, pagos de préstamos, amortizaciones, valor actual, tasa interna de rendimiento o TIR entre muchos otros.
Funciones de información o
Te indica las características del estado de diferentes partes de tu hoja de cálculo, por ejemplo puedes
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comprobar si una celda
está
vacía o no, obtener
información sobre el formato de una celda y
otras
muchas.
Funciones lógicas o
Las podrás usar para obtener valores verdaderos o falsos en tu hoja de Excel en función de que una determinada condición se cumpla o no.
Funciones de búsqueda y referencia o
Realiza comparaciones o consultar valores o referencias de celdas.
Funciones matemáticas y trigonométricas o
Aplícalas para el cálculo de seno, coseno, tangente, logaritmos y determinantes de la matrices entre otras muchas.
Funciones estadísticas o
Aquí
tienes
las
funciones
necesarias
para
calcular
mediana, moda, promedio, máximos, mínimos, además de distribuciones estadísticas, desviaciones, varianzas...
Funciones de texto o
Te ayudaran a trabajar con texto en la hoja de cálculo, convierte a mayúsculas, minúsculas, enlaza cadenas de texto, elimina espacios en blanco y más.
Reglas para utilizar las funciones predefinidas.
Cuando hablamos de reglas para utilizar las funciones, estamos diciendo realmente como es su sintaxis, y con ello indicamos cual es la estructura o como debe escribirse la función.
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Las funciones deben comenzar con el signo "igual", a continuación se escribe el nombre de la función y finalmente, entre paréntesis se escriben sus argumentos.
Por lo tanto la sintaxis de la función sería:
Utilización de las funciones más usuales. FUNCIÓN SUMA
Para entender como es una función veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones más utilizadas, la función SUMA.
LA SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SUMA. Cuando hablamos de sintaxis, nos estamos refiriendo a cual es la estructura o como debe escribirse la función.
Las funciones deben comenzar con el signo "igual", a continuación se escribe el nombre de la función y finalmente, entre paréntesis se escriben sus argumentos.
Para un buen entendimiento de la función suma le sugerimos que copia el siguiente ejemplo en una hoja de cálculo en blanco.
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En la celda A7 escribimos =SUMA (B2:B5)
Explicación de la sintaxis de la función.
Le estamos diciendo al Excel que sume el rango de valores que va desde la celda B2 hasta la celda B5.
El signo de dos puntos en la fórmula =SUMA (B2:B5) no tiene nada que ver con la división, indica el rango, lo que está escrito dentro del paréntesis lo podemos leer así: desde A2 hasta A13. En la medida que leas este manual te irás familiarizando con los nombres y los argumentos de las funciones.
Los argumentos de una función suelen referirse a las celdas o rangos en las cuales operará la función u otro tipo de información que requiera la función. Función MAX Continuamos con el aprendizaje del funcionamiento de las funciones en Excel y en especial el manejo de la función max para el cálculo de valores máximos.
Será capaz de crear funciones matemáticas básicas haciendo uso de la función max.
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Partiendo de la imagen que se muestra a continuación en la cual se está computando los gastos ocasionados para cada uno de los meses del año, necesitamos averiguar cuál ha sido el valor más alto de gasto que hemos tenido en el transcurso del año.
Esta labor sería muy tediosa, por ello en esta sesión veremos cómo agilizar nuestras tareas haciendo uso de las funciones que nos proporciona la aplicación Excel.
Para entender como es una función veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones más utilizadas, la función MAX. LA SINTAXIS DE LA FUNCIÓN MAX. Recuerde que cuando hablamos de sintaxis, nos estamos refiriendo a cual es la estructura o como debe escribirse la función.
Las funciones deben comenzar con el signo "igual", a continuación se escribe el nombre de la función y finalmente, entre paréntesis se escriben sus argumentos.
Para un buen entendimiento de la función Max le sugerimos que copia el siguiente ejemplo en una hoja de cálculo en blanco.
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En la celda b12 escribimos=max (B2:B11)
Explicación de la sintaxis de la función MAX.
Le estamos diciendo al Excel que busque del rango de valores que va desde la celda B2 hasta la celda B11 y que nos devuelva el valor máximo.
El signo de dos puntos en la fórmula =Max (B2:B11) no tiene nada que ver con la división, indica el rango, lo que está escrito dentro del paréntesis lo podemos leer así: desde B2 hasta B11.
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Función MIN. Seguimos con el aprendizaje del funcionamiento de las funciones en Excel y en especial el manejo de la función MIN para el cálculo de valores mínimos.
Será capaz de crear funciones matemáticas básicas haciendo uso de la función MIN.
Partiendo de la imagen que se muestra a continuación en la cual se está computando los gastos ocasionados para cada uno de los contadores, necesitamos averiguar cuál ha sido el valor más bajo de consumo que hemos tenido de todos los contadores de agua.
Esta labor sería muy tediosa, por ello en esta sesión veremos cómo agilizar nuestras tareas haciendo uso de las funciones que nos proporciona la aplicación Excel.
Para entender como es una función veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones más utilizadas, la función MIN.
LA SINTAXIS DE LA FUNCIÓN MIN.
Recuerde que cuando hablamos de sintaxis, nos estamos refiriendo a cual es la estructura o como debe escribirse la función.
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Las funciones deben comenzar con el signo "igual", a continuación se escribe el nombre de la función y finalmente, entre paréntesis se escriben sus argumentos.
Para un buen entendimiento de la función MIN le sugerimos que copia el siguiente ejemplo en una hoja de cálculo en blanco.
En la celda b12 escribimos =min (B2:B11)
Explicación de la sintaxis de la función.
Le estamos diciendo al Excel que busque del rango de valores que va desde la celda B2 hasta la celda B11 y que nos devuelva el valor mínimo.
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El signo de dos puntos en la fórmula =min (B2:B11) no tiene nada que ver con la división, indica el rango, lo que está escrito dentro del paréntesis lo podemos leer así: desde B2 hasta B11. Función Promedio. A continuación seguirá con el aprendizaje del funcionamiento de las funciones en Excel y en especial el manejo de la función Promedio para el cálculo de la media.
Será capaz de crear funciones matemáticas básicas
haciendo uso de la función
promedio.
Partiendo de la imagen que se muestra a continuación en la cual se está computando los ingresos ocasionados para cada uno de los contadores, necesitamos averiguar cuál ha sido el valor más bajo de consumo que hemos tenido de todos los contadores de agua.
Esta labor sería muy tediosa, por ello en esta sesión veremos cómo agilizar nuestras tareas haciendo uso de las funciones que nos proporciona la aplicación Excel.
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LA SINTAXIS DE LA FUNCIÓN PROMEDIO.
Recuerde que cuando hablamos de sintaxis, nos estamos refiriendo a cual es la estructura o como debe escribirse la función.
Las funciones deben comenzar con el signo "igual", a continuación se escribe el nombre de la función y finalmente, entre paréntesis se escriben sus argumentos. Para un buen entendimiento de la función PROMEDIO le sugerimos que copia el siguiente ejemplo en una hoja de cálculo en blanco.
En la celda b12 escribimos =promedio (B2:B11)
Explicación de la sintaxis de la función.
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Le estamos diciendo al Excel que busque del rango de valores que va desde la celda B2 hasta la celda B11 y que nos devuelva la media.
El signo de dos puntos en la fórmula no tiene nada que ver =promedio (B2:B11).
No debe confundirse con la división, indica el rango, lo que está escrito dentro del paréntesis lo podemos leer así: desde B2 hasta B11. Uso del asistente para funciones.
Los asistentes en los programas informáticos ponen al servicio de los usuarios métodos sencillos y abreviados de los pasos a seguir para realizar una tarea. Por lo tanto un asistente es un “ayudante” intuitivo que guía paso a paso al usuario para realizar una tarea. El ayudante de Office es un ejemplo. Aunque las funciones las puedas escribir directamente en la celda, Excel dispone de un asistente de ayuda para hacer más
sencillo
el uso de las funciones.
Para una mejor comprensión de lo que vamos a explicar reproduzca la siguiente hoja de cálculo. Pretendemos calcular la suma total de los ingresos de los alquileres.
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Situarse en la celda donde queremos introducir la función. En este caso en la celda B9
Haga clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
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O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel le da la opción de buscar la función a utilizar. En nuestro ejemplo en Buscar una función escriba SUMA y pulse el botón IR
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Nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Seleccione la función SUMA y pulse Aceptar
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En el argumento Número1 escriba el rango de celdas a SUMAR.
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En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Pulse Aceptar.
Ahora vamos a ver mismo procedimiento pero para la función PROMEDIO. Para una mejor comprensión reproduzca la siguiente hoja de cálculo.
Situarse en la celda donde queremos introducir la función. En este caso en la celda E2
Haga clic en la pestaña Fórmulas.
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Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Excel le da la opción de buscar la función a utilizar. En nuestro ejemplo en Buscar una función escriba PROMEDIO y pulse el botón IR
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Nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Seleccione la función PROMEDIO y pulse Aceptar
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En el argumento Número1 escriba el rango de celdas a SUMAR.
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UNIDAD 10: Inserción de Gráficos, para representar la información contenida en las hojas de cálculo
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Un gráfico es una representación de los datos de modo visual. Gracias a esta representación es más fácil de comprender los datos. Un ejemplo lo tenemos en la “Bolsa” o en “Economía” que los datos se representan con graficas para una mejor comprensión.
Observe la imagen que mostramos a continuación. Imagine que estamos representando los ingresos que una empresa ha obtenido en los meses de Enero, Febrero y Marzo. Gracias a la representación gráfica observamos que la empresa está aumentando los ingresos a medida que han ido pasando los meses.
Elementos de un gráfico. En Excel los gráficos están formados por seis elementos principales que estudiaremos a continuación.
Área del gráfico
Título del gráfico.
Series de datos.
Líneas de división
Título de eje
Leyenda
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Área del gráfico: Es el área que engloba a todo el gráfico así como todos los elementos del mismo.
Título del gráfico: Texto representativo del gráfico, nos informa de manera global el objetivo del gráfico.
Series de datos: Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos.
Líneas de división: Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación.
Título de eje: Texto representativo que nos informa del contenido del eje Horizontal o Vertical.
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Leyenda: Recuadro de color que representa a cada serie de datos.
Creación de un gráfico Para una mejor comprensión reproduzca la siguiente imagen de Excel.
A continuación seleccione el rango de valores A1 hasta D2.
Una vez realizado el paso anterior valla a la ficha Insertar
En el área de gráficos encontrará diferentes representaciones para mostrar los datos de nuestra gráfica.
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Para nuestro ejemplo hemos seleccionado Columna agrupada. Pulse en la flecha
descendente del botón columna
Finalmente una vez realizado los pasos anteriores se le mostrará el gráfico.
Modificación de un gráfico.
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Cuando insertamos un gráfico Excel le asigna un estilo estándar al mismo. Aunque esto sea así podemos personalizar el gráfico con el fin de darle un aspecto más profesional y vistoso.
Estilo de diseño.
En base al gráfico realizado en el punto anterior va a mejorar el aspecto del mismo.
Para ello asegúrese que tiene el gráfico seleccionado. Si no es así haga clic sobre el gráfico.
Ahora en la ficha diseño dentro de Herramientas de gráfico observe la ficha Estilo de diseño.
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Si pulsa en la flecha descendente de la galería de estilo de diseño se le mostrará más estilos a seleccionar.
Una vez elegido el estilo de diseño el gráfico adquiere el aspecto que usted ha seleccionado.
Diseños de gráfico.
Partiendo de la imagen que mostramos a continuación, es difícil interpretar que quiere decirnos el gráfico ya que no sabemos si lo que pretende representar son litros de agua , accidentes , bebes nacidos etc.. Por ello es conveniente añadir algo más de información al mismo para una mejor comprensión del mismo.
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Por todo esto Excel le da la posibilidad de mejorar el gráfico. En el siguiente gráfico observará más información del mismo indicándonos que es un gráfico que evaluamos el consumo de agua en Madrid. Además en el eje de coordenadas “y” nos indica que las cantidades están en litros.
A continuación veremos cómo definir el diseño planteado en la imagen anterior.
Asegúrese de tener seleccionado el gráfico. Si no es así pulse sobre él.
Ahora en la ficha diseño dentro de Herramientas de gráfico observe la ficha Diseño del gráfico.
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Si pulsa en la flecha descendente de la galería de diseños de gráfico se le mostrará más diseños a seleccionar.
Seleccione el diseño 5 El gráfico se mostrará de la siguiente forma.
Haga clic en la etiqueta que dice Madrid y escriba consumo de agua en Madrid.
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En la etiqueta del eje “y” , escriba Litros de agua.
Con todo este proceso ha conseguido dar más valor a su gráfico y una mayor comprensión del mismo. Estilo de forma.
Excel le da la posibilidad de personalizar el gráfico con el fin de darle un aspecto más vistoso y elegante.
Mediante los estilos de forma podrá aplicarle al gráfico bordes, fondos, etc... Para una mejor comprensión le sugerimos que siga los pasos que se indica a continuación.
Reproduzca la siguiente hoja.
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A continuación seleccione el rango de valores A1 hasta E2.
Una vez realizado el paso anterior valla a la ficha Insertar .
En el área de gráficos encontrará diferentes representaciones para mostrar los datos de nuestra gráfica.
Para nuestro ejemplo hemos seleccionado Columna agrupada. Pulse en la flecha
descendente del botón columna
.
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Finalmente una vez realizado los pasos anteriores se le mostrará el gráfico.
A continuación veremos cómo definir el formato a la imagen anterior.
Asegúrese de tener seleccionado el gráfico. Si no es así pulse sobre él.
Ahora en la ficha Formato dentro de Herramientas de gráfico observe la ficha Estilo de forma.
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Si pulsa en la flecha descendente de la galería de Estilos de forma se le mostrará más diseños a seleccionar.
Le hemos aplicado el estilo de forma contorno coloreado, énfasis 6.
A continuación va a cambiar el relleno de forma en la ficha Formato dentro de Herramientas de gráfico observe la ficha Estilo de forma seleccione el relleno de la forma que más le guste.
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Para seleccionar un relleno pulse de la flecha descendente y de la paleta de colores seleccione color.
En el ejemplo hemos seleccionado verde oliva.
Ahora aprenderรก a cambiar el contorno de forma en la ficha Formato dentro de Herramientas de grรกfico observe la ficha Estilo de forma seleccione el relleno de la forma que mรกs le guste.
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Para seleccionar un contorno de forma pulse de la flecha descendente y de la paleta de colores seleccione color.
A continuación aprenderá a aplicar efectos de forma (como por ejemplo, sombras, rotación 3D…) en la ficha Formato dentro de Herramientas de gráfico observe la ficha Estilo de forma seleccione el efecto de formas que más le guste.
Para seleccionar un efecto de formas pulse de la flecha descendente y de la paleta de opciones seleccione el efecto que más le guste.
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El resultado sería el siguiente.
La fuente. Además de poder realizar cambios en los gráficos modificando los valores que se encuentran vinculados al gráfico, podemos modificar el formato. Es fácil cambiar la visualización del gráfico. Para una mejor comprensión le sugerimos que reproduzca la siguiente hoja de cálculo.
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Comenzamos cambiando el área de gráfico. Pulsamos sobre el área de gráfico. En nuestro ejemplo la zona blanca. Aparecen unos puntos recuadrando todo el gráfico. Pulsamos el botón DERECHO del ratón y aparece un menú. Seleccionamos el comando para cambiar el área de gráfico. Podemos modificar el formato, el tipo de gráfico, de que celdas proceden los datos para trazar el gráfico, los títulos del gráfico y la ubicación. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de área de gráfico
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Aparece el cuadro de dialogo fuente en el que podemos cambiar el formato del texto que aparece en el área de gráfico. Nosotros en nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana en Negrita y de Tamaño 8. Y pulsamos Aceptar
También puede hacer esto mediante la ficha Fuente. Haga clic en Inicio y en la cinta de opciones de Fuente encontrará un conjunto de botones que serán explicado a continuación
- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto.
.
Puede también cambiar el tamaño haciendo uso de los botones
, que aumentan
o disminuyen el tamaño por cada clic.
- Cambiar los estilos:
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Activa o desactiva la Negrita.
Activa o desactiva la Cursiva. Activa o desactiva el Subrayado simple.
Cambiar fuente a una sola leyenda. Del mismo modo, es decir marcándolo y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos activar el menú para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro ejemplo seleccionamos Fuente.
Borrado de un gráfico.
Haz clic en el área del gráfico y a continuación pulsa la tecla
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Eliminar leyenda. Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los gráficos pero indudablemente los menús permiten otras múltiples posibilidades como borrar una parte del gráfico como vemos en la siguiente imagen. Si desea eliminar una leyenda del gráfico, sitúate sobre la leyenda, haga clic sobre el botón derecho del ratón y a continuación eliminar.
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UNIDAD 11: Inserci贸n de otros elementos dentro de una hoja de c谩lculo
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Microsoft Excel nos ofrece la oportunidad de añadir imágenes y otro tipo de elementos a nuestras hojas de cálculo. Dando un aspecto más profesional y dinámico a nuestro trabajo. En esta unidad veremos cómo insertar elementos dentro de una hoja de cálculo y algunas opciones para trabajar dichos elementos.
Imágenes A través de unos pasos muy sencillos podemos insertar imágenes en las hojas de cálculo tal y como se puede apreciar en la siguiente figura.
Podemos insertar dos tipo de imágenes: Imágenes prediseñadas e imágenes de archivo. Veamos cómo trabajar con cada una de ellas. ¿Qué son las imágenes prediseñadas? Una imagen prediseñada es el nombre general con el que se denominan los archivos multimedia, como ilustraciones, fotografías, sonidos, animaciones o películas que se proporcionan en Microsoft Office.
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En resumen es una galería de imágenes, sonidos etc... que nos proporciona Excel. ¿Cómo insertar imágenes prediseñadas? Hacemos clic en Pestaña "Insertar".
Una vez realizado el paso anterior se nos mostrará la siguiente barra de herramientas.
Localizamos el botón
y pulsamos sobre él.
A continuación se nos mostrará un panel en el lado derecho de nuestro libro EXCEL en el cuadro de texto buscar, escribimos la categoría de imágenes que deseamos. Por ejemplo plantas, animales, etc.
Pulsamos buscar y del conjunto de imágenes que nos muestra seleccionamos la que mejor nos convenga haciendo clic sobre la imagen deseada.
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La imagen se nos insertará en la hoja.
¿Cómo mover la imagen de lugar?
Pulse la imagen insertada y sin soltar el botón arrastre hasta la posición deseada.
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Imágenes desde archivo. Podemos insertar imágenes propias en nuestra hoja de cálculo. Pulsamos menú insertar y a continuación el botón Imagen
En la ventana de dialogo buscamos la imagen a insertar. Poner una imagen de fondo. Podríamos poner el logotipo de la empresa o cualquier otra imagen que nos interese en el fondo de nuestra hoja de cálculo. Pulsamos solapa diseño de página.
Una vez realizada la acción anterior pulse en el botón
En el cuadro de dialogo de fondo de hoja localizamos la imagen y pulsamos insertar.
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Una vez realizado los pasos indicados, la imagen seleccionada quedarรก como fondo de nuestra hoja.
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Autoformas Al igual que otras aplicaciones de Microsoft Office, Excel permite añadir autoformas a nuestra hoja de cálculo tales como: flechas, líneas, diagramas de flujo... Para añadir una autoforma seleccionar la pestaña "Insertar" y seleccionar "Formas". Se abrirá un menú donde podemos seleccionar la forma deseada.
Seleccionado el elemento deseado para incluirlo en la hoja pulsar sobre ella y manteniendo el botón pulsado arrastrarlo hasta el lugar que deseemos. Observen que cuando insertan el elemento se nos presentan todas las opciones para editar el elemento en una nueva barra llamada "Formato".
Desde esta nueva barra podemos variar el formato del elemento: color, grosor, relleno, ubicación...
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Texto artístico Para añadir textos artísticos en la hoja de cálculo acudir a la pestaña "Insertar" y seleccionar la opción "WordArt". Al pulsar sobre dicha opción se muestran distintos formatos de textos. Seleccionar uno cualquiera.
En el momento que seleccionen un tipo de texto aparecerá un texto con dicho formato en la hoja de cálculo. Escribir el texto que deseen.
Al igual que en el caso anterior, cuando el texto esté seleccionado aparecerá la barra "Formato" donde podremos editar las opciones del texto.
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Otros elementos Además de los elementos que hemos visto es posible añadir otro tipo de elementos tales como videos, diapositivas PowerPoint, Documentos PDF... Para insertar cualquiera de estos elementos seleccionar "Objeto" en la pestaña "Insertar"
Se nos abrirá un pequeño cuadro de diálogo como el que se muestra en la figura.
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En primer lugar debemos seleccionar el tipo de objeto que deseamos insertar. Supongamos en este caso que deseamos insertar un documento PDF, para ello debemos seleccionar la opción "Adobe Acrobat Document" y pulsar sobre Aceptar. Se abrirá un nueva ventana donde debemos seleccionar el archivo PDF que deseemos insertar. Una vez seleccionado pulsar sobre "Aceptar" y el documento se insertará en la hoja de cálculo.
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UNIDAD 12: Impresi贸n.
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Al igual que en otras aplicaciones de ofimática. Las hojas de cálculo nos permiten realizar impresiones del trabajo realizado para aportar en un documento impreso el trabajo realizado. En ésta lección veremos los pasos a seguir para ello y veremos además cómo configurar las distintas opciones que nos ofrece Microsoft Excel para ello.
Zonas de impresión Con Microsoft Excel tenemos la posibilidad de imprimir el documento en el que hemos trabajado. Pero además, nosotros mismos podemos definir qué parte del documento queremos imprimir. En algunas ocasiones puede ocurrir que deseemos imprimir solo una parte del documento en el que estamos trabajando. Veamos cómo hacerlo. Supongamos que estamos trabajando con la siguiente hoja de cálculo.
Supongamos que solamente deseamos imprimir los datos de la hoja de cálculo hasta el mes de Junio, es decir, el siguiente rango seleccionado.
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Para imprimir dicho rango de celdas debemos en primer lugar seleccionarlo a través de los métodos que se han explicado en lecciones anteriores.
Una vez seleccionada el área de impresión debemos ir al botón e inicio de Excel y seleccionar sobre la opción “Imprimir”
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Una vez pulsada dicha opción se nos abrirá una pequeña ventana donde se nos presentarán las opciones de impresión.
En éste nueva ventana debemos seleccionar la impresora en la que vamos a imprimir y además marcar la opción “Selección” para que se imprima el área que hemos seleccionado. Una vez realizado todos éstos pasos pulsar “Aceptar” y se imprimirá el documento.
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Especificaciones de impresión En la ventana que se nos muestra en el último paso del punto anterior pudimos observar que se nos presentaban gran cantidad de opciones para imprimir. Veamos cada una de ellas. Impresora: En éste primer apartado debemos seleccionar la impresora en la que deseamos imprimir el documento. De no estar en el listado podemos buscarla a través de la opción “Buscar impresora…” que se muestra en el panel. A través de un asistente podrá buscar la o las impresoras que tenga conectada a su ordenador.
Seleccionada la impresora podemos variar las opciones de ésta a través del botón “Propiedades…” tales como: calidad de impresión, definir tipo de folio en el que se va a imprimir, imprimir a color o blanco y negro, etc. Destacar que para cada impresora el menú que se muestra tras pulsar sobre el botón “Propiedades…” es diferente porque cada impresora presenta opciones diferentes, pero hay que saber que la base es la misma. A continuación se muestran las propiedades que se presentan tras pulsar dicha opción de una impresora de la marca HP.
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Intervalo de páginas Si el documento que deseamos imprimir está formado por más de una página puede que nos interese imprimir todo el documento completo o quizás imprimir un intervalo de páginas.
Si deseamos imprimir todas las páginas que forman el documento de Excel se debe marcar la opción ”Todas” para que se impriman todas las páginas del documento. En cambio, si deseamos imprimir solo unas páginas del documento debemos seleccionar la opción “Páginas”. Supongamos que deseamos imprimir e intervalo de páginas comprendido entre las páginas 3 y 8. Para ello marcar la opción “Páginas” e
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introducir las páginas en la casillas “Desde” y “Hasta” tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.
Imprimir: Este apartado ya lo comentamos en el punto anterior. A través de éste panel podemos seleccionar qué se va a imprimir. Expliquemos cada uno de ellos.
Selección: Se imprime el área que se haya seleccionada. Hojas activas: Se imprimirá la hoja de cálculo sobre la que se esté trabajando. Todo el libro: Se imprimirán todas las hojas de cálculo que forman el libro de Excel. Si tenemos algún área de impresión definido y queremos que se omita a la hora de realizar la impresión podemos hacerlo marcando la opción “Omitir áreas de impresión”
Copias: A través de éste panel podemos definir el número de veces que deseamos imprimir el documento. Si desea imprimir más de una vez basta con introducir el número de copias deseada en la casilla correspondiente.
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Configuración de página Hasta ahora hemos visto cómo imprimir un documento o una selección de un libro de Excel, pero en ningún momento hemos visto cómo configurar la página donde vamos a imprimir. Destacar que éste proceso de configuración es totalmente editable por el usuario. Veamos cómo realizarlo. Márgenes Al igual que en otras aplicaciones ofimáticas, con Microsoft Excel podemos definir todos los márgenes de la página. Para definir dichos márgenes pulsar sobre la pestaña “Diseño de página”.
Tras pulsar se nos mostrarán todas las opciones que nos ofrece la aplicación para el diseño de la página. En nuestro caso concreto pulsar sobre “Márgenes” Al pulsar en dicha opción podemos observar que la aplicación nos ofrece ciertos valores de márgenes por defecto.
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Observen como cada una de las opciones nos ofrece todos los valores de los márgenes de la página. Si deseamos aplicar alguna de éstos márgenes basta con pulsar sobre el que deseemos y se aplicará automáticamente al documento. Si por el contrario deseamos personalizar los márgenes debemos pulsar en la opción “Márgenes personalizados…”
Al pulsar en dicha opción se nos abrirá una nueva ventana.
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Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo
En ésta ventana el usuario puede introducir los valores personalizados para los márgenes de los páginas. Además, en las opciones que se presentan, el usuario puede imprimir el documento directamente desde esta ventana, ver una vista preliminar de cómo quedarían los márgenes aplicados en el documento y las opciones de impresión.
Orientación Entre las opciones de diseño de página que presenta Excel está disponible la de seleccionar la orientación de la página, pudiendo ser horizontal o vertical. Para seleccionar la orientación de la página tan solo debemos acudir a la pestaña “Diseño de página” y seleccionar “Orientación”.
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A través de un menú desplegable se nos muestran las dos opciones disponibles. Para aplicar una de ellas basta con seleccionar sobre ella y se aplicará automáticamente sobre el documento.
Encabezados y pies y numeración de página. En Excel también tenemos disponible la opción de introducir un encabezado y pie de página para introducir información acerca del documento, para introducir la numeración de las páginas o simplemente por darle un formato al documento. Para insertar un encabezado y pie de página en el documento es necesario seleccionar la pestaña “Insertar”. Entre las opciones que se nos presenta debemos seleccionar “Encabezado y pie de página”
Tras pulsar en él, se nos abrirá un nuevo panel con distintas opciones. Además, podemos observar que la visualización del documento ha cambiado.
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Para el encabezado tenemos dos opciones: -
Una es introducir nosotros mismo el texto que deseamos para el encabezado directamente desde el teclado.
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La otra opción es introducir alguno de los datos que nos ofrece Excel a través del panel de configuración.
Vista preliminar Una vez hayamos configurado la página a nuestro gusto y antes de realizar la impresión podemos realizar una vista preliminar para ver el resultado de todas las configuraciones que hemos realizado con el objetivo de apreciar posibles fallos y corregirlos antes de realizar la impresión definitiva.
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Para observar la vista preliminar del documento ir al botón inicio de Excel. Colocar el puntero del ratón sobre la opción “Imprimir” (sin llegar a pulsar) y en las opciones que se presentan en el panel de la derecha seleccionar “Vista preliminar”. A continuación se les mostrará el documento con todas las configuraciones que hemos definido.
Si el resultado es el esperado podemos imprimir directamente el documento desde la opción “Imprimir” que se muestra en el panel. En cambio si deseamos realizar algún cambio sobre la configuración podemos realizarla pulsando sobre “Configurar página”. Si deseamos cerrar la vista preliminar para realizar otras acciones pulsar sobre “Cerrar vista preliminar”.
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