การเขียนรายงาน ผศ.ดร.วสุ อมฤตสุทธิ์ ศูนย์สารสนเทศชุมชน คณะเกษตรศาสตร์ มหาวิทยาลัย อุบลราชธานี
30/07/55
การเขียนรายงาน ผศ.ดร.วสุ อมฤตสุทธิ์ ศูนย์สารสนเทศชุมชน คณะเกษตรศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
การเขียนรายงาน การเขี ย นรายงาน คื อ การเขีย นรายละเอี ย ดต่ า ง ๆ เกี่ยวกับการดาเนินงานของบุคคลในหน่ วยงาน ซึ่งรายงาน แต่ละประเภทนัน้ ก็จะมีวธิ กี ารเขียนทีแ่ ตกต่างกันออกไป
1
30/07/55
การเขียนรายงาน รายงานจึงเป็ นสิง่ จาเป็ นและสาคัญในการบริหารงาน และการ ที่ จ ะ เ ส น อ ก า ร เ ขี ย น ร า ย ง า น นั้ น ใ ห้อ อ ก ม า อ ย่ า ง มี ประสิทธิภาพ สามารถผลิตออกมาได้อย่างรวดเร็วนัน้ ควร ที่จะมีการวางแผนกาหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของแต่ ละรายงานไว้ดว้ ย
ประโยชน์ของรายงาน 1. ทํ า ให ทราบผลการดํ า เนิ น งานในอดี ต และป จจุ บั น รวมทั้งปญหาและอุปสรรคในการ ปฏิบัติงาน 2. เปนการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ทํามาแลว 3. เปนแนวทางในการกําหนดโครงการหรือแผนปฏิบัติงาน ในอนาคต 4. เปนสื่อกลางในการติดตอระหวางผูรวมงาน
2
30/07/55
ประโยชน์ของรายงาน 4. เปนสื่อกลางในการติดตอระหวางผูรวมงาน 5. เปนเอกสารอางอิงในการศึกษาและปฏิบัติงานครั้ง ตอไป 6. เปนเครื่องมือประกอบการตัดสินใจเพื่อดําเนินการทั้งโดย
ฉับพลันและในระยะยาว
การเขียนรายงาน 1. ควรเขียนให้สนั้ เอาแต่ขอ้ ความทีจ่ าเป็ น 2. ใจความสาคัญควรครบถ้วนเสมอว่า ใคร ทาอะไร ที่ ไหน เมือ่ ไหร่ อย่างไร 3. ค วร เ ขี ย นแ ยก เ รื่ องร าว ออก เป็ นป ร ะเ ด็ น ๆ 4. เนื้อความทีเ่ ขียนต้องลาดับไม่สบั สน 5. ข้อมูล ตัวเลข หรือสถิตติ ่าง ๆ ควรได้มากจากการพบ เห็นจริง
3
30/07/55
การเขียนรายงาน 6. ถ้า ต้อ งการจะแสดงความคิ ดเห็น ประกอบ ควรแยก ความคิดออกจากตัวข่าวหรือเรื่องราวทีเ่ สนอไปนัน้ 7. การเขียนบันทึกรายงาน ถ้าเป็ นของทางราชการ ควร เป็ นรูปแบบทีใ่ ช้แน่นอน 8. เมือ่ บันทึกเสร็จแลว้ ต้องทบทวนและตัง้ คาถามในใจว่า ควรจะเพิ่มเติมหรือตัดทอนส่วนใดทิ้ง หรือตอนใดเขียน แล ้วยังไม่ชดั เจน ก็ควรจะแก้ไขเสียให้เรียบร้อย
ประเภทรายงานตามหน้าที่ 1.1 รายงานขอสนเทศ รายงานประเภทนี้ มุ ง บรรยายขอเท็ จ จริ ง โดยไมวิ เ คราะหแสดงความ คิดเห็นหรือใหขอเสนอแนะใดๆ เชน รายงานสภาพ การเงิน รายงานสถิติการขาย รายงานสภาวะการค าหุน รายงานการประชุม เปนตน
4
30/07/55
ประเภทรายงานตามหน้าที่ 1.2 รายงานการตีความ เปนรายงานที่ใหขอเท็จ จริงและอธิบาย หรือตีความขอเท็จจริง แตไมให ข อเสนอแนะ เชน รายงานซึ่งผูเชี่ยวชาญเสนอ ตอผู บังคับบัญชาซึ่งไมใช ผู เชี่ยวชาญ จําเปน จะตอง อธิบายขยายความ หรือมีการตีความเพื่อใหผูที่ไมใช ผูเชี่ยวชาญสามารถ เขาใจเรื่องนั้นได
ประเภทรายงานตามหน้าที่ 1.3 รายงานการวิเคราะห เปนรายงานการศึกษา ค นคว าเฉพาะการที่ เ กี่ ย วกั บ สถานภาพหรื อ ปญหา สิ่งที่ศึกษา รายงานเชิงวิเคราะหสวนมาก เปนรายงานการวิ เ คราะห ปญหาโดยมุ ง อธิ บ าย สาเหตุ ข องปญหา ผลที่ เ กิ ด จากปญหานั้ น ๆและ แนวทางในการแก ไขป ญหา มี ก ารเสนอข อมู ล วิเคราะห สรุป และใหขอเสนอแนะ 5
30/07/55
ประเภทรายงานตามเวลา 2.1 รายงานตามวาระ หมายถึง รายงานที่กําหนด ระยะตายตั ว เชน รายงานการเงิ น ประจํ า เดื อ น รายงานประจําป เปนตน
ประเภทรายงานตามเวลา 2.2 รายงานความกาวหนา เปนรายงานที่ บ อก สถานภาพของโครงการที่ดําเนินการอยู ว ามีความ กาวหนามากนอยเพียงใด เปนรายงานที่บอกถึงงาน ที่ทําแลวเสร็จในอดีต งานที่กําลัง ทําอยู ในปจจุบัน และงานที่ จ ะต องทํ า ในอนาคต รวมทั้ ง ป ญหา อุปสรรคและขอเสนอแนะ
6
30/07/55
ประเภทรายงานตามเวลา 2.3 รายงานเฉพาะกิจ เปนรายงานซึ่งทําขึ้นเพื่อแก ปญหาใดปญหาหนึ่งซึ่งเปน ปญหาพิเศษ ไมใชเหตุ การณที่เกิดขึ้นตามปกติ รายงานชนิดนี้หาก ตองทํา หลายครั้ ง ในเหตุ ก ารณ เดี ย วมั ก จะต องลํ า ดั บ ความกาวหนาของเหตุการณดวย
ส่วนประกอบรายงาน 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ปกรายงาน คํานํา สารบัญ บทสรุปผู้บริหาร บทคัดย่อ เนื้อเรือ่ ง วิธีการดําเนินการ
8. 9. 10. 11. 12. 13.
ผลการดําเนินการ วิจารณ์ผล สรุป คํานิยม ภาคผนวก เอกสารอ้างอิง
7
30/07/55
ปกรายงาน 1. 2. 3. 4. 5. 6.
ชื่อรายงาน ผู้รายงาน/ผู้ร่วมงาน เสนอต่อ.................. หน่วยงานต้นสังกัด องค์กร ช่วงเวลาที่ดําเนินงาน อื่นๆ เช่น ภาพ สัญลักษณ์ ฯลฯ
คานา(Introduction) คํานําควรสั้น ง่าย กระจ่าง สามารถสื่อให้ผู้อ่าน ซึ่งไม่มีความรู้ สามารถเข้าใจที่มา ความสําคัญของ เนื้อหา ส่วนใหญ่ความยาวไม่ควรเกิน 25 บรรทัด( 1 หน้ากระดาษ) อาจมีการอ้างอิงหรือไม่ก็ได้
8
30/07/55
สารบัญ สารบัญ หมายถึง บัญชีบอกบท • สารบัญภาพ • สารบัญตาราง
บทคัดย่อ ส่ ว นประกอบที่ ใ ช้ บ่ ง บอกรายละเอี ย ดของ เนื้อหา โดยเป็นการย่อรวบรัดเนื้อหา เฉพาะใจความ ที่สําคัญ ทําให้เสมือนผู้อ่านได้อ่านเนื้อหาครบถ้วน สามารถตัดสินใจว่ามีความสนใจเนื้อหาหรือไม่
9
30/07/55
บทคัดย่อ (Abstract) บทคั ด ย่ อ ที่ ดี ค วรบรรจุ ก ารสรุ ป ส่ ว นของ หลักการและเหตุผล วัตถุป ระสงค์ วิธีการ ผลและ การสรุป ควรเขียนเพียง 1 ย่อหน้าไม่ควรเกิน 200 คํา (300 คํา สําหรับภาษาอังกฤษ) มักเขียนหลังจากเขียนเนื้อหาทั้งหมดแล้ว
คานา(Introduction) ส่ ว นที่ บ่ ง บอกให้ ผู้ อ่ า นได้ ท ราบถึ ง สาเหตุ ความสํ า คั ญ ความน่ า สนใจ วั ต ถุ ป ระสงค์ และ หลักการ
10
30/07/55
บทสรุปผู้บริหาร (Executive Summary) การสรุป สาระสําคัญของผลงานอยางคราวๆ เพื่อใหผู บริหารและบุคคลทั่วไป ซึ่งไมจําเปนตองเปนผู เชี่ยวชาญ ใน สาขานั้นๆ รับทราบ บทสรุปจึงตองสั้น กระชับ และไดใจความ และใชถอยคํา ที่เขาใจงาย ไมเนนศัพทเทคนิคมากจนเกินไป
บทสรุปผู้บริหาร (Executive Summary) ควรมีองคประกอบ คือ ความเปนมาของปญหา และเหตุ จู ง ใจ วั ต ถุ ป ระสงค ระเบี ย บวิ ธี ก ารโดยย อ ผลการการ ดํ า เนิ น งาน สรุ ป ผลกระทบที่ เ กิ ด ขึ้ น ความก าวหน าเชิ ง วิชาการ/เทคโนโลยี การใชประโยชนเชิงพาณิชย หรือเชิงสา ธารณประโยชน
11
30/07/55
เนื้อหา(Content) เขียนขอมูลใหความถูกต้องสมบูรณเพื่อใหผูอ่านเกิด ความรูความเขาใจสามารถ ตอบสนองความตองการของผู อานไดตามวัตถุประสงคของผูเขียน ควรจําแนกหัวขอหรือประเด็นให้ชัดเจน เพื่อความ สะดวกในการอานและการทําความเขาใจหัวขอตางๆใน เนื้อหาต้องเป็นคําขอความหรือวลี ที่สมบรูณ์
วิธีการดาเนินงาน(proceedure)
• เป็นส่วนที่บ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือ ควรสั้ น กระชั บ อธิบ ายให้ ล ะเอี ย ด สามารถให้ •ผู้อ่านสามารถนํ าไปดําเนินการซ้ําได้
12
30/07/55
วิธีการดาเนินงาน
• • •
อุปกรณ์ วิธีการ แผนการดําเนินงาน
ผลการดาเนินงาน(Results) เป็นส่วนที่บ่งบอกถึงการดําเนินงานได้ประสบพบสิ่ง ใดบ้าง ทั้ง นี้ผู้รายงานต้องตัดสิน ใจเลือกรูปแบบในการ แสดงผล เพื่อสามารถสื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างสิ่งที่ ประสบกับสมมติฐานหรือวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
13
30/07/55
ผลการดาเนินงาน(Results) • ควรเขียนให้สั่น กระจ่าง ชัดเจน ไม่ซับซาก • เลือกรูปแบบ กราฟ ตาราง รูปภาพ เพื่อนําเสนอ โดย อธิบายรายละเอียด ระบุหน่วยวัด อย่างชัดเจน • อย่าเขียนเกินผลที่ประสบ • ควรเขียนให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์
วิจารณ์ผล(Discussion) เป็ น ส่ ว นที่ อ ธิ บ ายความสั ม พั น ธ์ ร ะหว่ า งผลกั บ สมมติ ฐานหรือ วัตถุ ประสงค์ ที่ตั้ง ไว้ ต้องตอบได้ว่าผลที่ ประสบมีความหมายที่แสดงออกอย่างไร การวิจารณ์ที่ดี ควรมีการอ้างอิงเพื่อสนับสนุนและสร้างความเชื่อถือ
14
30/07/55
วิจารณ์ผล(Discussion) • อธิบายเหตุผลที่ทําให้ได้รับผลเช่นนั้น • สนับสนุนหรือคัดค้านการดําเนินงานที่มีมาก่อน • เพื่อเปรียบเทียบผลการดําเนินงานและแนวคิดของผู้อื่น • เพื่อเน้นปัญหา หรือ สาระสําคัญในการดําเนินงาน
สรุปผล(Conclusion) • เป็ น ส่ ว นสรุ ป สาระสํ า คั ญ ของการดํ า เนิ น งาน ต้ อ ง กระชับ ชัดเจน อาจเขียนเป็นข้อๆ • ต้องตอบตามชื่อเรื่อง วัตถุประสงค์ หรือ สมมติฐาน ที่ตั้งไว้ • อาจกล่าวถึงการนํา ผลไปใช้ประโยชน์ห รือกล่าวถึ ง ข้อเสนอแนะ
15
30/07/55
คานิยม(Acknowledgement) • เป็นส่วนสรุป ใช้แสดงการขอบคุณต่อผู้มีส่วนร่วมหรือ ผู้ให้การสนับสนุน • ปกติจะมีหรือไม่มีก็ได้ • ปกติจะมีการขอบคุณ 2 ด้าน คือ ผู้ช่วยเหลือในการ ดําเนินงาน และ ผู้ให้การสนับสนุน
เอกสารอ้างอิง(References) • เป็นส่วนที่นําความคิดหรือสิ่งที่มีผู้ค้นพบมารวบรวม โดยต้องแสดงให้เห็นถึงแหล่งที่มา • การเขียนต้องเริงตามลําดับอักษร •การเขียนควรปฏิบัติตามระเบียบที่กําหนดของแต่ละ หน่วยงาน หากไม่มีกําหนดให้เลือกรูปแบบที่เหมาะสม โดยมุ่งให้ผู้อ่านรายงานสามารถสืบค้นหาเอกสารได้
16
30/07/55
ภาคผนวก(References) • เป็นส่วนที่ให้รายละเอียดเพิ่มเติม ที่ผู้รายงานต้องการ ให้ปรากฏให้อยู่ในเอกสาร เช่น แบบสอบถาม ข้อมูลดิบ การวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติ
17