11 Julkiseen taiteeseen liittyvät sopimukset

Yksi taidehankkeiden tärkeimmistä vaiheista on riittävän kattavien ja selkeiden sopimusten tekeminen tilaajan ja taiteilijan välillä. Sopimusten muotoilu on vapaa, mutta julkisen taiteen osalta tulee luonnosten ja toteutettavien teosten tilauksesta laatia aina kirjallinen sopimus. Vaikka useimmilla organisaatioilla on hankintasopimuspohjat jo valmiiksi olemassa, pätee sopimuksen syntymisen osalta samanlainen tarjous/vastaus-menettely kuin muussakin kaupankäynnissä.

Hyvä sopimus on selkeä ja jättää mahdollisimman vähän tulkinnanvaraa. Sen sisällössä on syytä käydä läpi menettelytavat keskeisten kysymysten osalta. Sopimuksessa olisi hyvä sopia ainakin seuraavista asioista:

1. Mihin sitoudutaan eli tilataanko esimerkiksi luonnos vai valmis teos. 2. Aikataulu eli milloin on minkäkin työvaiheen aikaraja ja missä järjestyksessä ne toteutetaan. 3. Vastuukysymykset eli kuka vastaa mistäkin osa-alueesta ja missä vaiheessa, kustannusten jakautuminen, maksuaikataulu, alv:n sisältyminen, vakuutukset sekä teoksen ylläpitovastuu valmistumisen jälkeen. 4. Mitä tekijänoikeuden piiriin kuuluvia oikeuksia teokseen siirtyy sopimuksessa tilaajalle.

Esimerkiksi miten tilaaja saa hyödyntää teosta tai siitä otettuja valokuvia omassa sisällöntuotannossaan.

Sopimuksen rakenne

1. Taiteilijan ja tilaajan vastuut ja velvollisuudet 2. Mitä sopimus koskee? 3. Aikataulut, joihin sisältyy myös maksuaikataulu 4. Miten sopimusta tarvittaessa muutetaan? 5. Miten mahdollisessa ristiriitatilanteessa toimitaan? 6. Viitataanko mahdollisesti yleisiin sopimusehtoihin?

Hyvä sopimus on selkeä ja jättää mahdollisimman vähän tulkinnanvaraa. Sen sisällössä on syytä käydä läpi menettelytavat keskeisten kysymysten osalta.

Teoksen huoltokirja

Hankintasopimukseen tulisi taiteilijan vastuisiin kirjata edellytys huoltokirjan laatimisesta tilattavan teoksen ylläpitoa varten. Huoltokirja sisältää kuvauksen teoksesta, siinä käytetyistä materiaaleista ja niiden värityksestä, sijoitusympäristöstä sekä kuvia teoksesta sijoitettuna paikoilleen. Kuvallinen dokumentaatio auttaa vertaamaan tulevaisuudessa alkuperäistä teosta ja sen sijoitusolosuhteita mahdollisten vahinkojen tai muiden muutosten yhteydessä. Huoltokirjassa tulee nimetä teoksessa käytetyt materiaalit ja valmistumistapa, materiaalitoimittajat, alihankkijat, materiaalien värikoodit ja tietoja teoksen kiinnitystavasta.

Teoksen osalta on jo sopimusvaiheessa syytä määritellä, ylläpidetäänkö teosta toistaiseksi eli pysyvästi vai määritelläänkö sille elinkaari eli aika, jonka sisällä teosta ylläpidetään. Elinkaaren jälkeen teos joko poistetaan julkisesta tilasta tai harkitaan sen esillä pitämisen jatkamista. Vastuut ylläpidon ja huollon osalta on syytä kirjata myös huoltokirjaan.

Huoltokirjassa kuvataan lisäksi ohjeet teoksen hoitoon ja huoltoon sekä puhdistusohjeet.

Jan-Erik Andersson, Sateenkaaren salaisuus, Sydänsilta, 2007. Turun kaupungin taidekokoelma. Biolinja, kevyen liikenteen väylä, Turku. Raakkel Närhi / Turun museokeskus. © Kuvasto 2021.