INSPIRATIE & TIPS
Schrijftips voor een krachtig projectplan r ursecto e cultu Voor d
Kunstloc Brabant wil zo veel mogelijk Brabanders deel laten nemen aan kunst en cultuur, want dat inspireert en verrijkt je leven. We zetten ons in voor het brede kunst- en cultuurveld. Van basisschool tot podium, en van professionele maker tot amateurkunstenaar.
Schrijven is doordenken Schrijftips voor een krachtig projectplan
Plannen maken voor je culturele organisatie of beroepspraktijk is een leuk proces. Je gaat brainstormen, partners spreken en lijnen uitzetten. Dan komt de stap om het kort en krachtig op papier te zetten. Een projectplan is niet alleen handig om subsidie mee aan te vragen, maar ook voor jezelf. Je doordenkt en beschrijft wie je bent en wat je gaat doen. Het dwingt je jouw idee te concretiseren en scherpe, realistische doelstellingen te formuleren. Het is een basisdocument dat je kunt gebruiken om anderen te overtuigen om bijvoorbeeld samen te werken en om financiering te vinden. Bovendien biedt het houvast om je project later te kunnen evalueren.
03
04
Vanuit Kunstloc Brabant adviseren we o.a. culturele organisaties, verenigingen en makers over het schrijven van projectplannen. Voor dit boekje verzamelden we tips en tricks op basis van ervaringen van de afgelopen jaren. Dit kan je helpen bij het schrijven van een aanvraag, maar het is geen blauwdruk. Het schrijven van een goed plan is een dynamisch proces, gĂŠĂŠn standaardinvuloefening.
Schrijftips voor een krachtig projectplan
Maar hoe schrijf je een plan dat iedereen kan volgen, waar de artistieke kwaliteit tastbaar in wordt, en waar je aansluit bij doelen van jezelf, overheden, samenwerkingspartners en de financier? Daar willen wij met dit boekje een handje bij helpen. We nemen je mee in het proces waar de focus zal liggen op het schrijven van een goede tekst.
05
06
Schrijftips voor een krachtig projectplan
Voordat je begint met schrijven
Ti p !
Denk je nu al: dat schrijven van een subsidieaanvraag is niets voor mij? Er zijn goede fondsenwervers te vinden die je hierbij kunnen helpen! Kijk eens rond in je eigen netwerk of vraag ons om tips.
Schrijftips voor een krachtig projectplan
→ Start ruim op tijd met het schrijven van een projectplan en het daaraan gekoppelde fondsenwervingstraject. In de kleine lettertjes van fondsen en subsidieregelingen lees je vrijwel altijd dat je een aanvraag in moet dienen voordat het project daadwerkelijk start. Vaak is dat minimaal 3 à 4 maanden vooraf.
07
Schrijftips voor een krachtig projectplan
Ti p !
08
Begin niet bij wat je gaat doen, maar waarom je het gaat doen. Een interessante theorie over waarom je iets wilt doen komt van Simon Sinek; “Start with why”. Lees hier meer over op www.startwithwhy.com.
→ Bedenk goed wat je wilt vertellen en aan wie. Wat is je doel? Je beantwoordt in ieder geval waarom je iets wilt doen, hoe je dat wilt gaan doen en wat je gaat doen. In je projectplan moet je de lezer namelijk overtuigen van de urgentie van je plan.
→ Maak het plan op maat. Wees kritisch over welke teksten je wel en niet opneemt in je plan. Bekijk goed welke eisen er worden gesteld aan het plan. Je kunt bijvoorbeeld een moederplan maken waar je de elementen per financier uitpikt. Check voordat je een aanvraag schrijft bij de subsidieverstrekker of je plan wel past bij de doelen van de regeling waarop je aan wilt vragen. Zo ja: ga na of er specifieke eisen zijn. Denk aan een maximum van het aantal pagina’s of een meerjarenbegroting.
Schrijftips voor een krachtig projectplan
→ Maak een structuur met een logische opbouw van je plan. Een heldere structuur helpt de lezer om snel inzicht te krijgen in je verhaal. Een lezer van een projectplan bekijkt vaak meerdere plannen achter elkaar. Een snel te doorgronden plan draagt bij aan het begrijpen van je project.
09
Onderdelen van 1. Aanleiding →
Waarom gaan we dit doen en wat is de context?
Schrijftips voor een krachtig projectplan
2. Artistieke visie en positionering →
Vat kort en krachtig samen wat het kunstproject bijzonder maakt.
3. Algemene projectbeschrijving →
Omschrijf kort en bondig wat je gaat doen.
4. Doelen & doelgroepen →
Voor wie doe je het? Hoeveel bereik verwacht je?
5. Resultaten →
Wat is de beoogde impact/effect? Maak dit aannemelijk.
6. Plan van aanpak met concrete acties →
10
Wat ga je concreet doen om je doel te bereiken?
een goed plan 7. Samenwerkingspartners →
Met wie werk je samen? Wat is de rolverdeling? Wie denkt er mee over de inhoud? (Een financier is dus geen partner.)
→
Hoe bereik je de doelgroep, partners, media etc.? Welke middelen zet je daarvoor in?
9. Tijdsfasering / planning →
Uit welke stappen bestaat je project? Hoeveel tijd is daarvoor nodig?
10. Projectorganisatie →
Schrijftips voor een krachtig projectplan
8. Communicatie
Hoe is je team opgebouwd? Wat is de organisatieof bestuursvorm?
11. Begroting / financiering →
Wat kost het en hoe ga je dat financieren?
11
12
Schrijftips voor een krachtig projectplan
Schrijftips voor een krachtig projectplan
13
Schrijftips voor een krachtig projectplan
Over de inhoud → Zorg ervoor dat de inhoud en doelstellingen op elkaar aansluiten en beschrijf zo goed mogelijk hoe je dat gaat aanpakken. Maak het concreet. Omschrijf ook hoe je daartoe bent gekomen. Maak ook inzichtelijk waarom de te ondernemen stappen bijdragen aan je beoogde doel. Laat zien dat je verwachtingen realistisch en aannemelijk zijn.
Ti p !
Formuleer je doelstellingen volgens de SMART methode: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden.
→ Omschrijf je doelgroepen en marketingstrategie zo concreet mogelijk. Op wie richt je je en waarom? Geef aan welke resultaten je wilt bereiken en geef inzicht in cijfers die je opvoert. En het belangrijkste: hoe ga je je doelgroepen bereiken en activeren? → Zorg ervoor dat plan en begroting op elkaar aansluiten. Een specifieke doelstelling zou je terug moeten zien in de begroting. Wil je bijvoorbeeld extra inzetten op het vinden en binden van nieuw publiek dan moet je meer begroten dan je reguliere marketingbudget.
14
→ Beschrijf je organisatiemodel en de bestuursvorm. Hoe is je organisatie ingericht en bij wie kun je terecht voor advies? Is er een bestuur of een Raad van Toezicht? Werk je met een klankbord?
Ti p !
De Governance Code Cultuur is een instrument voor goed bestuur en toezicht in de culturele sector.
→ Verwoord hoe jouw doelen aansluiten bij de doelen van anderen. In een aanvraag leest een financier graag hoe jij bijdraagt aan hun doelen. Bekijk dus goed wat het doel is van een subsidiënt of fonds en hoe jij daaraan kan bijdragen.
Schrijftips voor een krachtig projectplan
→ Geef voorbeelden. Artistieke inhoud laat zich moeilijk vatten in woorden. Het worden vaak algemene omschrijvingen met daarin de doelen verweven. Gebruik voorbeelden om de lezer mee te nemen in de sfeer die je neer wilt zetten.
15
Ti p !
Schrijftips voor een krachtig projectplan
Begin bij jezelf of jouw organisatie. Begin niet met een droge tekst of moeilijke beleidstaal, maar geef de woorden kleur met jouw eigen stem.
16
Tijdens het schrijven
Ti p !
Heb je er moeite mee om dit kernachtig op te schrijven? Laat je interviewen door iemand die echt doorvraagt naar de kern. Laat deze persoon de vraag ‘waarom?’ meerdere keren stellen en je komt tot de kern.
Schrijftips voor een krachtig projectplan
→ Maak je punt. Begin je verhaal met een korte pitch. Maak in drie zinnen helder wie je bent, waarom je iets wilt, wat je wilt gaan doen en hoe je dat wilt bereiken. Dan hoeft de lezer niet eerst door een lange inleiding te ploegen voordat het duidelijk wordt waar het verhaal heen gaat.
→ Pas op voor algemeenheden en clichés. Door iets kernachtig op te schrijven kun je in de valkuil trappen om het te algemeen te maken. Ga na wat jou als maker of organisatie uniek maakt. Een omgevingsanalyse kan je daarbij helpen. Hoe verhoud je je tot andere partijen in het veld? Met wie werk je samen? Hoe onderscheid je jezelf van anderen? Wat zijn je “unique selling points”? Denk ook na over (maatschappelijke) trends en ontwikkelingen. Wat maakt jouw project bijzonder of relevant?
17
18
Schrijftips voor een krachtig projectplan
Over stijl → Voor wie schrijf je? Wie zijn de lezers? Wat weten ze al? Pas je taalgebruik aan op de lezer en vermijd jargon.
Houd iemand in gedachte die niet thuis is in jouw wereld.
→ Enthousiasme, overzichtelijke informatie en heldere taal zorgen er voor dat je stuk eruit springt. → Schrijf zoals je praat. Maak korte en actieve zinnen. → Tussenkopjes en witregels maken de tekst leesbaar en verduidelijken de structuur.
Ti p !
Schrijftips voor een krachtig projectplan
Ti p !
Probeer eerst in een regel te zeggen wat je wilt doen, en licht dit dan in enkele regels toe.
19
20
Schrijftips voor een krachtig projectplan
Na het schrijven
→ Laat je plan door andere mensen lezen. Het liefst ook door mensen die je plan niet kennen. Begrijpt iedereen je plan? Is je boodschap helder? → Gebruik de mogelijkheden voor feedback. Adviseurs die betrokken zijn bij een specifieke regeling of fonds willen vaak je plan tegenlezen en je adviseren. Maak daar gebruik van! → Kun je je plan nu ook in één zin vertellen? Dan zit je plan goed in elkaar!
Schrijftips voor een krachtig projectplan
→ Gebruik beeldmateriaal van eerdere projecten. Lezers maken plaatjes in hun hoofd als ze aan het lezen zijn. Help ze een handje door dat plaatje alvast met jouw sfeer in te vullen. Ook kan je je plan verrijken door bijvoorbeeld met links te verwijzen naar interessant videomateriaal op je website.
21
Meer weten over het schrijven van een krachtig projectplan?
Schrijftips voor een krachtig projectplan
De adviseurs van Kunstloc geven graag hun feedback op je plannen, ook als je je aanvraag ergens anders indient. Joosje Duindam joosje.duindam@kunstlocbrabant.nl
Evelien Nelemans-Wouters evelien.nelemans@kunstlocbrabant.nl
22
Colofon Tekst Joosje Duindam & Evelien Nelemans-Wouters Redactie Arne Broekhoven Ontwerp Edhv, Architects of Identity Opmaak Kaftwerk Fotografie Ben Nienhuis (1-24, 4, 8, 12-13, 20), Imara Angulo Vidal (6, 18), Ilse Wolf (16), Rhiannon Coolen (22) Volg ons @kunstloc!
kunstlocbrabant.nl
